Dodatki okresowe w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych

Transkrypt

1 Dodatki okresowe w podstawie wymiaru świadczeń Strona 1 z 18

2 Spis treści 1. Dodatki okresowe w podstawie zasiłków Konfiguracja Premia roczna Premia kwartalna Premia roczna w podstawie wymiaru świadczeń /12 część premii rocznej w podstawie chorobowego /n część premii rocznej w podstawie chorobowego Premia kwartalna w podstawie wymiaru świadczeń /12 premii kwartalnej w podstawie wymiaru świadczeń /n premii kwartalnej w podstawie wymiaru świadczeń Brak wypłaty premii za niektóre kwartały Standardowy algorytm chorobowego Uproszczony algorytm chorobowego...17 Strona 2 z 18

3 1. Dodatki okresowe w podstawie zasiłków Ustawa z dnia r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, określa sposób wliczania dodatków okresowych do podstawy wymiaru świadczeń. Premie kwartalne. Zgodnie z art. 42 ust. 2 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, w podstawie wymiaru świadczeń, składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy kwartalne należy uwzględniać w 1/12 części kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Premie roczne. Zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, w podstawie wymiaru świadczeń należy uwzględniać 1/12 część kwoty nagrody wypłaconej za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. 2. Konfiguracja 2.2 Premia roczna W celu prawidłowego uwzględnienia w podstawie zasiłków premii rocznej, zgodnie ze wskazaną powyżej ustawą, w programie należy odpowiednio zdefiniować element wynagrodzenia. W Narzędzia Opcje Kadry i płace Płace Elementy wynagrodzenia, konfigurując premię roczną, należy na zakładce Ogólne tego elementu ustawić: jako Typ okresu naliczania wybrać opcję Co n miesięcy, a jako okres ( miesiące) uzupełnić 12. Jeżeli premia roczna będzie wypłacana na koniec roku - w miesiącu grudniu, to w polu opóźnienie pozostawiamy zero. Natomiast, jeżeli nagroda będzie wypłacana np. w styczniu za poprzedni rok, to w polu opóźnienie ustawiamy 1, jeżeli w lutym to 2, itd. Poniżej przykład ustawienia premii rocznej wypłacanej w miesiącu styczniu za poprzedni rok: Strona 3 z 18

4 Rysunek 1 Nagroda roczna co n miesięcy Lub jako Typ okresu naliczania wybrać opcję Co n lat, a jako okres ( lata) uzupełnić 1: Rysunek 2 Nagroda roczna co n lat Strona 4 z 18

5 2.3 Premia kwartalna W analogiczny sposób jak powyżej w programie enova można skonfigurować premię kwartalną. W Narzędzia Opcje Kadry i płace Płace Elementy wynagrodzenia, konfigurując premię kwartalną, należy na zakładce Ogólne tego elementu ustawić: jako Typ okresu naliczania wybrać opcję Co n miesięcy, a jako okres ( miesiące) uzupełnić 3. Jeżeli premia kwartalna będzie wypłacana na koniec kwartału ( w ostatnim miesiącu kwartału), to w polu opóźnienie pozostawiamy zero. Natomiast, jeżeli premia będzie wypłacana w kolejnym miesiącu po zakończeniu kwartału np. w miesiącu kwietniu za I kwartał (styczeń marzec), to w polu opóźnienie należy wstawić 1, w drugim miesiącu np. w maju za I kwartał (styczeń marzec), to należy ustawić 2, itd. Poniżej przykład ustawienia premii kwartalnej wypłacanej na koniec kwartału: Rysunek 3 Premia kwartalna co n miesięcy 3. Premia roczna w podstawie wymiaru świadczeń Premię roczną należy dodać w kartotece pracownika na zakładce Etat Dodatki, na okres zawsze od początku roku kalendarzowego, nawet jeżeli pracownik jest zatrudniony w tracie roku, w celu odnotowania w programie okresu za jaki jest należny element. Jeżeli okres elementu nie zostanie domknięty, premia roczna będzie wypłacana pracownikowi co roku. Jeżeli premia roczna zostałaby dodana na rok np , to w kolejnym roku, należy dodać premię roczną na kolejny rok np Strona 5 z 18

6 Rysunek 4 Etat Dodatki Premia roczna 3.2 1/12 część premii rocznej w podstawie chorobowego Przykład. Pracownik zatrudniony od , na czas nieokreślony, oprócz miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego w kwocie 3000zł, otrzymuje premię roczną. Dodatek został dodany w kartotece pracownika na zakładce Etat Dodatki na okres Rysunek 5 Dodatek Premia roczna Pracownikowi w styczniu 2012 roku wypłacono premię roczną za 2011 rok. Jeżeli dodatek jest wypłacany z opóźnieniem jednego miesiąca, naliczając wypłatę za miesiąc styczeń, należy w parametrze miesięcy wstecz wskazać 1, aby program naliczył na liście nagrodę roczną za poprzedni rok. Strona 6 z 18

7 Rysunek 6 Miesięcy wstecz Na wypłacie oprócz wynagrodzenia zasadniczego za styczeń 2012, zostanie naliczona także premia roczna za 2011 rok. Rysunek 7 Wypłata premii rocznej Pracownik chorował w okresie Do podstawy wynagrodzenia chorobowego zostało przyjęte wynagrodzenie zasadnicze z 12 miesięcy poprzedzających chorobę, tj Do podstawy wymiaru świadczenia chorobowego została również przyjęta 1/12 premii rocznej za 2011 rok, czyli za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Strona 7 z 18

8 Rysunek 8 Zapis obliczeń Z powyższego zapisu obliczeń widać, że do podstawy chorobowego została wliczona premia roczna za 2011 rok w kwocie w jakiej została wypłacona: 3060,00. Po pomniejszeniu premii o składki ZUS, pozostała kwota 2640,4740, która po podzieleniu przez 12 dała kwotę 220,039500, czyli podstawę chorobowego tylko z dodatków okresowych /n część premii rocznej w podstawie chorobowego Zgodnie z komentarzem do ustawy zasiłkowej do premii rocznych oraz kwartalnych stosuje się zasadę: Jeżeli pracownik nie był zatrudniony u pracodawcy przez okres czterech kwartałów poprzedzających powstanie niezdolności do pracy lub nie był zatrudniony przez cały rok poprzedzający powstanie niezdolności do pracy, premie i inne składniki za okresy kwartalne lub roczne powinny być uwzględnione proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia w tych kwartałach lub roku, z których składnik za okresy kwartalne lub roczne podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku. Przykład. Pracownik zatrudniony od , na czas nieokreślony, oprócz miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego w kwocie 3000zł, otrzymuje premię roczną. Dodatek został dodany w kartotece pracownika na zakładce Etat Dodatki na okres UWAGA: Pomimo zatrudnienia pracownika w trakcie roku, na zakładce Etat Dodatki należy dodać premię roczną od początku roku, tj Strona 8 z 18

9 Rysunek 9 Dodatek Premia roczna Pracownikowi w styczniu 2012 roku wypłacono premię roczną za 2011 rok. Na wypłacie oprócz wynagrodzenia zasadniczego za styczeń 2012, zostanie naliczona także premia roczna za 2011 rok. Okres elementu zostanie ograniczony do okresu zatrudnienia pracownika w 2011 roku, czyli Rysunek 10 Wypłata premii rocznej Pracownik chorował w okresie Do podstawy wynagrodzenia chorobowego oprócz wynagrodzenia zasadniczego z 12 miesięcy poprzedzających chorobę, tj , została również przyjęta 1/6 premii rocznej za 2011 rok, czyli za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Strona 9 z 18

10 Rysunek 11 Zapis obliczeń Z powyższego zapisu obliczeń widać, że do podstawy chorobowego została wliczona premia roczna za 2011 rok w kwocie w jakiej została wypłacona: 1663,57. Po pomniejszeniu premii o składki ZUS, pozostała kwota 1435,4946, która po podzieleniu przez 6 dała kwotę 239,24, czyli podstawę chorobowego tylko z dodatków okresowych. Do podstawy została przyjęta 1/6 część premii rocznej, ponieważ pracownik w 2011 roku był zatrudniony przez 6 pełnych miesięcy kalendarzowych. 4. Premia kwartalna w podstawie wymiaru świadczeń Premię kwartalną należy dodać w kartotece pracownika na zakładce Etat Dodatki. Premię kwartalną należy dodawać na okres kwartału. Jeżeli premia będzie wypłacana co kwartał, to można dodać premię kwartalną od początku kwartału, od którego będzie wypłacana, bez zamykania okresu. Rysunek 12 Etat Dodatki Premia kwartalna UWAGA: W celu prawidłowego wliczenia premii kwartalnej do podstawy świadczeń, należy dodać dodatek na okres za jaki jest należny. Dodawanie premii kwartalnej na okres jednego dnia bądź jednego miesiąca, w którym będzie realizowana wypłata jest błędne i powoduje nieprawidłowe ujęcie elementu w podstawie chorobowego. Strona 10 z 18

11 4.2 1/12 premii kwartalnej w podstawie wymiaru świadczeń Przykład. Pracownik zatrudniony od dnia na stawce miesięcznej 3000zł, otrzymuje premię kwartalną w kwocie 1000zł. Dodatek został dodany w kartotece pracownika na zakładce Etat Dodatki na okres Rysunek 13 Dodatek Premia kwartalna Pracownikowi za każdy kwartał wypłacano premię kwartalną w kwocie 1000zł na koniec kwartału. Przykładowo poniżej wypłata za miesiąc czerwiec 2012, na której została również wypłacona premia kwartalna za II kwartał ( ). Rysunek 14 Wypłata Premii kwartalnej Pracownik zachorował w okresie Do podstawy wynagrodzenia chorobowego zostało przyjęte wynagrodzenie zasadnicze z 12 miesięcy poprzedzających chorobę, tj Do podstawy wymiaru świadczenia chorobowego została również przyjęta 1/12 premii kwartalnych wypłaconych za III i IV kwartał 2011 roku oraz I i II kwartał 2012 roku, czyli 1/12 części kwot wypłaconych za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Strona 11 z 18

12 Rysunek 15 Zapis obliczeń Z powyższego zapisu obliczeń widać, że do podstawy chorobowego zostały wliczone premie kwartalne za cztery kwartały ( III i IV kwartał 2011 oraz I i II kwartał 2012). Po pomniejszeniu premii o składki ZUS, pozostała w sumie kwota 3451,16, która po podzieleniu przez 12 dała kwotę 287,63, czyli podstawę chorobowego tylko z dodatków okresowych /n premii kwartalnej w podstawie wymiaru świadczeń Jeżeli pracownik nie był zatrudniony przez okres czterech kwartałów poprzedzających nieobecność, to przy wliczaniu premii kwartalnej do podstawy chorobowego stosujemy tę samą zasadę, która została przytoczona w punkcie 3.3, czyli premię kwartalną dzielimy przez liczbę pełnych miesięcy kalendarzowych zatrudnienia w tych kwartałach. Przykład. Pracownik został zatrudniony na stawce miesięcznej 2000zł, otrzymuje premię kwartalną w kwocie 500zł. Element został dodany na zakładce Etat Dodatki na okres od początku kwartału czyli Rysunek 16 Dodatek Premia kwartalna Pracownik otrzymał premię kwartalną za część I kwartału, okres elementu na wypłacie został skrócony do okresu zatrudnienia czyli Strona 12 z 18

13 Rysunek 17 Wypłata premii kwartalnej za I kwartał 2012 W wypłacie za miesiąc czerwiec 2012 pracownik otrzymał premię kwartalną za II kwartał Rysunek 18 Wypłata premii kwartalnej za II kwartał 2012 Pracownik zachorował w okresie Do podstawy chorobowego zostało uwzględnione wynagrodzenie zasadnicze za pełne przepracowane miesiące kalendarzowe poprzedzające niezdolność do pracy ( marzec lipiec 2012) oraz premie kwartalne za część I kwartału oraz za II kwartał 2012 roku. Strona 13 z 18

14 Rysunek 19 Zapis obliczeń Premia kwartalna została przyjęta w ¼ części do podstawy chorobowego, ponieważ pracownik był zatrudniony przez 4 pełne miesiące ( marzec czerwiec) w kwartałach, z których jest wliczona premia kwartalna. Suma premii kwartalnej pomniejszonej o składki ZUS 792,6599, podzielona przez 4 dała kwotę 198,16 podstawę chorobowego tylko z dodatków okresowych. 5. Brak wypłaty premii za niektóre kwartały Zgodnie z komentarzem do ustawy zasiłkowej, jeżeli za niektóre z kwartałów pracownik nie otrzyma premii kwartalnej, należy stosować zasadę: Premie kwartalne wlicza się w wysokości stanowiącej 1/12 premii wypłaconych za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy nawet, jeżeli za niektóre z kwartałów poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, pracownik nie otrzymał premii, bez względu na przyczynę nieprzyznania. 5.2 Standardowy algorytm chorobowego W konfiguracji programu Narzędzia Opcje Kadry i płace Płace Zasiłki ogólne jest parametr Uproszczony algorytm wliczania okresowych elementów wynagrodzenia do podstawy zasiłków ZUS. Po ustawieniu parametru na NIE, wypłacając dodatki okresowe, za okresy, w którym pracownik miał prawo do dodatku, ale go nie otrzymał, należy naliczyć zerowy element za ten okres, aby program w podstawie chorobowego podzielił dodatek przez właściwą liczbę miesięcy. Strona 14 z 18

15 Rysunek 20 Uproszczony algorytm chorobowego Przykład. Pracownik zatrudniony od na stawce 2000zł, otrzymuje również premię kwartalną. Za I kwartał 2012 roku pracownik nie otrzymał premii kwartalnej. Na dodatku pracownika została wprowadzona aktualizacja premii na kwotę zero za I kwartał. Rysunek 21 Aktualizacja premii kwartalnej Na wypłacie za miesiąc marzec 2012 na wypłacie pracownika powinna zostać naliczona premia kwartalna w kwocie zero za I kwartał. Strona 15 z 18

16 Rysunek 22 Wypłata premii kwartalnej w kwocie zero za I kwartał 2012 Pracownik był niezdolny do pracy w okresie Do podstawy wynagrodzenia chorobowego zostało przyjęte wynagrodzenie zasadnicze za okres oraz 1/12 część premii kwartalnych wypłaconych za III, IV kwartał 2011 i II kwartał Suma premii po pomniejszeniu o składki ZUS 1553,22, podzielona przez 12 daje kwotę 129,435 stanowiąca podstawę chorobowego tylko z dodatków okresowych. Rysunek 23 Zapis obliczeń Pomimo, że pracownik nie otrzymał premii za I kwartał 2012, do podstawy chorobowego należy przyjąć 1/12 część premii kwartalnych, zgodnie z zasadą zawartą w komentarzu do ustawy zasiłkowej. Uwaga: Jeżeli przy zaznaczonym parametrze Uproszczony algorytm wliczania okresowych elementów wynagrodzenia do podstawy zasiłków ZUS na NIE, nie zostałby naliczony zerowy element za I kwartał, do podstawy chorobowego zostałaby błędnie wliczona premia kwartalna. Strona 16 z 18

17 5.3 Uproszczony algorytm chorobowego Jeżeli w konfiguracji programu Narzędzia Opcje Kadry i płace Płace Zasiłki ogólne parametr Uproszczony algorytm wliczania okresowych elementów wynagrodzenia do podstawy zasiłków ZUS pozostanie zaznaczony na TAK, wypłacając dodatki okresowe, za okresy, w którym pracownik miał prawo do dodatku, ale go nie otrzymał, nie ma konieczności naliczania elementów zerowych, aby program w podstawie chorobowego podzielił dodatek przez właściwą liczbę miesięcy. Przykład. Pracownik zatrudniony jak w przykładzie w punkcie 5.2. Pracownik zatrudniony od na stawce 2000zł, otrzymuje również premię kwartalną. Za I kwartał 2012 roku pracownik nie otrzymał premii kwartalnej. Przy ustawieniu parametru do uproszczonego algorytmu na TAK, nie ma potrzeby naliczania na wypłacie zerowej premii kwartalnej za I kwartał W związku z niezdolnością do pracy pracownika w okresie , do podstawy wynagrodzenia chorobowego zostało przyjęte wynagrodzenie zasadnicze za okres oraz 1/12 część premii kwartalnych wypłaconych za III, IV kwartał 2011 i II kwartał Suma premii po pomniejszeniu o składki ZUS 1553,22, podzielona przez 12 daje kwotę 129,435 stanowiąca podstawę chorobowego tylko z dodatków okresowych. Rysunek 24 Zapis obliczeń Bez naliczania zerowego elementu premii kwartalnej za kwartał, w którym nie została wypłacona, premia została prawidłowo wliczona do podstawy chorobowego w 1/12 części. UWAGA: Należy jednak zaznaczyć, że przy ustawieniu parametru Uproszczony algorytm wliczania okresowych elementów wynagrodzenia do podstawy zasiłków ZUS na TAK, który nie wymaga naliczania elementów zerowych za kwartały, za które pracownik nie otrzymał premii, w sytuacji, gdy firma po zmianie regulaminu wynagradzania zaczyna wypłacać pracownikom np. premie kwartalne, program nie rozróżni czy ta premia nie przysługiwała w ogóle pracownikowi czy nie została wypłacona za okresy przed wprowadzenia do regulaminu wypłaty premii kwartalnych. Przykład. Pracownik zatrudniony od Firma nowym regulaminem wynagradzania wprowadziła premie kwartalne od Pierwsza premia kwartalna została wypłacona pracownikowi za II kwartał 2012 ( ). W miesiącu sierpniu 2012 pracownik zachorował. Do podstawy chorobowego powinna zostać przyjęta premia kwartalna za II kwartał, podzielona przez 3. Jeżeli parametr Uproszczony algorytm wliczania okresowych elementów wynagrodzenia do podstawy zasiłków ZUS byłby ustawiony na NIE, to program nie widząc zerowej premii kwartalnej za okres I kwartału, gdzie nie obowiązywał jeszcze regulamin, do Strona 17 z 18

18 podstawy chorobowego wliczyłby premię kwartalną podzieloną przez 3. Natomiast przy włączonym parametrze Uproszczony algorytm wliczania okresowych elementów wynagrodzenia do podstawy zasiłków ZUS na TAK, program przyjmie do podstawy chorobowego 1/6 część premii kwartalnej zamiast 1/3. Rysunek 25 Zapis obliczeń Strona 18 z 18