logika projektowa, regranting, nowe wzory ofert i sprawozdań z realizacji zadań publicznych Opracowała: Magdalena Witkowska

Transkrypt

1 logika projektowa, regranting, nowe wzory ofert i sprawozdań z realizacji zadań publicznych Opracowała: Magdalena Witkowska

2 Co to jest projekt Projekt to określone w czasie działania podejmowane dla osiągnięcia konkretnego celu (bądź szerzej: zorganizowany i ułożony w czasie, z określonym początkiem i końcem, ciąg działań, zmierzających do osiągnięcia konkretnego i mierzalnego wyniku, adresowany do wybranych grup odbiorców). Dodatkowo: jest to przedsięwzięcie jednorazowe, niepowtarzalne, złożone. Wniosek/aplikacja to narzędzie do zaprezentowania swojego projektu grantodawcy opracowała: Magdalena Witkowska 2

3 Charakterystyka projektu Projekt musi być zgodny z celami działania organizacji, jej misją i kierunkami działania odpowiadać na opisane i udokumentowane potrzeby. Wskazywać ściśle określoną grupę odbiorców, czyli grupę docelową-po prostu uczestników mieć jasno określone, realne cele, sposoby ich realizacji oraz rezultaty, produkty koszty projektu muszą być powiązane z przedsięwzięciem, działaniami. Muszą być kwalifikowane, czyli realnie odnosić się do założonych działań, zadań i powinny być oszacowane na podstawie aktualnych cen rynkowych. opracowała: Magdalena Witkowska 3

4 Check list Po co realizować projekt? Jaki jest jego cel? Dla kogo projekt będzie ważny? Kim będą odbiorcy/uczestnicy projektu? W jaki sposób prowadzona będzie rekrutacja? Jakie efekty dla grupy docelowej przyniesie realizacja projektu? Jak projekt będzie realizowany? Jakie zadania zostaną przedsięwzięte? Kiedy projekt będzie realizowany? Jaki będzie harmonogram pracy? Kto powinien być zaangażowany w realizację projektu? Jaka będzie kadra projektu? Jakie występuje ryzyko? Jak projekt będzie zarządzany? Jakie będą koszty jego realizacji? Projekt musi być zgodny z kartą oceny opracowała: Magdalena Witkowska 4

5 Problem Bez problemu nie ma projektu! Problem to określona sytuacja, która w chwili obecnej (i być może od dłuższego czasu) uznawana jest za niekorzystną, czyli niesatysfakcjonująca, ale niekoniecznie dramatycznie złą. Każdy problem ma swoje przyczyny i to od ich usunięcia /złagodzenia zależy sukces działań nastawionych na rozwiązanie problemu. Bez poznania przyczyn problemu i bez odniesienia się do nich w ramach projektu nie mamy szans na osiągnięcie trwałego sukcesu. I ta nasza wiedza musi być przełożona na naszą diagnozę w projekcie. opracowała: Magdalena Witkowska 5

6 Problem Problem występuje w określonym miejscu, czasie, grupie/środowisku. Nawet jeśli jest zjawiskiem dość powszechnym, to w różnych środowiskach występuje z różnym nasileniem i różnie się przejawia. Różne też mogą być przyczyny tego samego problemu dla różnych środowisk. Wiedzę o problemie, jego przyczynach, skutkach, skali itd. czerpiemy z własnej wiedzy z obserwacji, wcześniejszych doświadczeń, znanych nam doświadczeń naszych partnerów oraz ze źródeł zewnętrznych takich jak wyniki badań czy statystyki. opracowała: Magdalena Witkowska 6

7 Problem drzewo problemów problem skutki przyczyny opracowała: Magdalena Witkowska 7

8 Odbiorcy ODBIORCY Odbiorcy pośredni Odbiorcy bezpośredni Beneficjenci ostateczni (BO) opracowała: Magdalena Witkowska 8

9 Odbiorcy Ważne jest, by grupa odbiorców projektu była maksymalnie jednorodna, a jeśli z różnych względów nie jest to możliwe to projektodawca powinien zdawać sobie sprawę z tej różnorodności i uwzględniać ją w swojej koncepcji projektu. Liczebność grupy odbiorców musi być dostosowana do potencjału projektodawcy; wielkość grupy musi też dawać gwarancję indywidualizacji działań oraz skutecznego monitoringu osiągania rezultatów z punktu widzenia jednostek. Oceniający chce wiedzieć: Kim są odbiorcy? Ilu ich jest w ogóle, a do ilu kierujemy ofertę projektu? Jakie są specyficzne cechy odbiorców, odróżniające ich od reszty społeczeństwa? Jak grupa odbiorców jest zróżnicowana wewnętrznie? Skąd mamy pewność, że potrzebują takiego właśnie wsparcia i że są (potencjalnie) zainteresowani naszą ofertą? Jak będziemy do nich docierać? Co zrobimy, by nie zrezygnowali? A co zrobimy jak zaczną odchodzić. opracowała: Magdalena Witkowska 9

10 Rekrutacja W zależności od specyfiki grupy można mieć do czynienia z trudnościami w pozyskaniu uczestników, ale można też mieć problem z nadwyżką zgłaszających się kandydatów. Kryteria doboru muszą brać pod uwagę opisane problemy grupy. Kryterium kto pierwszy ten lepszy czy tylko zmotywowani rzadko bywa dobrym kryterium. Warunki rekrutacji powinny być dobrze opisane w projekcie. Tylko przejrzyste warunki rekrutacji dają zapewnienie dobrze dobranej grupy docelowej. Dobrze dobrani BO to połowa sukcesu projektu. Rekrutacja= grupa docelowa= beneficjenci= zrealizowany projekt opracowała: Magdalena Witkowska 10

11 Cel projektu Cel to odpowiedź na problem. Cel główny projektu to pożądany stan w przyszłości, po zakończeniu realizacji projektu. Rolą projektu jest doprowadzenie grupy z sytuacji wyjściowej do sytuacji pożądanej. Cel charakteryzuje sytuację pożądaną na miarę sił i możliwości wykonawcy, w stosunku do danej grupy, w konkretnych okolicznościach (prawnych, społecznych, finansowych, naturalnych itp.). Może to oznaczać, że będzie to tylko sytuacja trochę lepsza od obecnej. Musi być konkretny, dostosowany do potrzeb i okoliczności, mierzalny i weryfikowalny, realny (osiągalny), określony w czasie. Przeprowadzenie szkolenia, zorganizowanie doradztwa, objęcie wsparciem itp. to są działania, a nie cele Cele szczegółowe prowadzą do osiągnięcia celu głównego. Cel projektu musi wiązać się z celami programu, w ramach którego można otrzymać dotację. Każdy projekt musi przyczyniać się do osiągania celów programu. opracowała: Magdalena Witkowska 11

12 Zasada SMART Skonkretyzowany- jasno i konkretnie określony Mierzalny- odniesiony do konkretnych wartości liczbowych, pokazujący planowaną zmianę SMART Akceptowalny osiągalny, spójny z celami działania organizacji Realny cel możliwy do osiągnięcia pod względem posiadanych zasobów Terminowy określony w czasie, możliwy do wykonania w założonym czasie opracowała: Magdalena Witkowska 12

13 Działania Działania mówią o sposobie osiągania celu; muszą być logicznie powiązane z problemem i celem. Działania muszą być prowadzone w taki sposób i z taką intensywnością, aby maksymalnie wspierały odbiorców, utrzymywały ich zainteresowanie projektem, a jednocześnie nie przemęczały oraz by racjonalnie kosztowały, przynosząc w zamian interesujące efekty (rezultaty). Działania niezbędne dla osiągnięcia celu mogą (m.in.) odnosić się do utrzymywania zainteresowania uczestników działaniami projektu (np. zajęcia integracyjne) lub do umożliwienia im wzięcia udziału w projekcie (np. opieka nad dziećmi, finansowanie podróży), o ile taka potrzeba wynika z opisu problemu i specyfiki grupy. Nie powinien być wdrażany projekt, który nie uwzględnia działań istotnych z punktu widzenia zawartej w założeniach projektu logiki problem-cel. opracowała: Magdalena Witkowska 13

14 Harmonogram Chronologiczne zestawienie działań z założonym czasem ich realizacji Lepiej być pesymistą zakładajmy marginesy czasowe Jednostka czasu - najlepiej stosować tygodnie czy miesiące, nie stosujmy dat dziennych opracowała: Magdalena Witkowska 14

15 Rezultaty Są wynikiem działań, pokazują, na ile zmierzamy do celu. Są nowym stanem, korzyścią uzyskiwanym przez uczestników projektu już w trakcie jego trwania. Działania charakteryzujemy poprzez dwa pojęcia: produkty i rezultaty (niekiedy dzielone na miękkie i twarde lub na ilościowe i jakościowe). Rezultaty, tak jak cele, muszą być weryfikowalne i mierzalne. Miara i skala musi być znana; musza być znane momenty pomiaru i zapewnione źródła danych. opracowała: Magdalena Witkowska 15

16 Rezultaty Projekt Rezultaty twarde Rezultaty miękkie Produkty opracowała: Magdalena Witkowska 16

17 Rezultaty Rezultaty twarde - określają, jakie zmiany zajdą u odbiorców w wyniku realizacji projektu. Rezultaty te są konkretne i obiektywne, przy ich opisywaniu stosujemy liczby lub dane procentowe wskaźniki pokazujące zmianę. Np.: podniesienie poziomu wiedzy 20 osób o możliwościach rozwoju zawodowego. Produkty to, co wyprodukujemy w ramach projektu. Wszystko, co wychodzi z projektu jest produktem, który powstaje z różnych nakładów pracy ludzkiej, czasu, sprzętu itp. Np.: liczba osób, które zostaną przeszkolone, liczba spotkań, liczba zakupionych sprzętów. Rezultaty miękkie również pokazują zmianę u odbiorców, ale dotyczą rzeczy mniej wymiernych, podmiotowych, bardziej odczuwalnych niż konkretnych korzyści. Wskaźniki należy mierzyć kilka razy przed projektem w trakcie i po jego zakończeniu. Taki pomiar pokaże nam czy faktycznie odbiorcy zmieniają się. Np.: Zwiększenie poczucia własnej wartości u 20 uczestników/ uczestniczek, znalezienie hobby przez 19 osób, opracowała: Magdalena Witkowska 17

18 Budżet projektu W projekcie stosujemy budżet zadaniowy opracowywany na podstawie opisu zadań i harmonogramu Budżet powinien być: dobrze przemyślany i spójny (wewnętrznie i z harmonogramem), ukazujący pełny koszt przedsięwzięcia z naszym wkładem własnym i udziałem innych sponsorów (jeśli chcemy skorzystać ze wsparcia kilku sponsorów), szczegółowy, oparty o konkretne podstawy realne koszty, na podstawie cen rynkowych, proporcjonalny pomiędzy kosztami personelu i administracyjnymi, a kosztami związanymi bezpośrednio z projektem, planowane koszty powinny być uzasadnione i konieczne dla zrealizowania pomysłu. opracowała: Magdalena Witkowska 18

19 Monitorowanie Monitorowanie to coś znacznie więcej niż gromadzenie list obecności i tzw. ankiet ewaluacyjnych. To stałe śledzenie przebiegu projektu po to, by odpowiednio wcześnie zauważać pojawienie się ryzyka niepowodzenia i w konsekwencji odpowiednio wcześnie podjąć działania naprawcze lub korygujące. Monitorowanie służy również wypełnianiu sprawozdań, ale nie może być utożsamiane z tą czynnością: żeby przygotować dobre sprawozdanie, trzeba mieć monitoring, zaś w drugą stronę to, że sprawozdania są wypełniane, nie oznacza, że był prowadzony monitoring. Monitoring nie zawsze wymaga skomplikowanych specyficznych narzędzi, ale wymaga opisu, systematyczności, zorganizowania, czasu, naszego zaangażowania. opracowała: Magdalena Witkowska 19

20 Ewaluacja Ewaluacja to oszacowanie lub osąd dotyczący wartości danego procesu, zjawiska lub obiektu. Najbliższym terminem odpowiadającym słowu ewaluacja jest słowo ocena. Najbardziej ogólnie ewaluację zdefiniować możemy jako badanie społecznoekonomiczne realizowane w celu oceny jakości i efektów prowadzonych działań. Ocena taka dokonywana jest w oparciu o odpowiednie kryteria. Najczęściej stosowanymi kryteriami w procesie ewaluacji są: skuteczność, efektywność, użyteczność, trwałość i trafność. Rodzaje ewaluacji ex-ante (przed realizacją projektu) mid-term/on-going/ewaluacja bieżąca (podczas realizacji projektu) ex-post (po zakończeniu realizacji projektu) opracowała: Magdalena Witkowska 20

21 Ewaluacja Ewaluacja wymaga znajomości metod i narzędzi badawczych. Przykładowo: wywiadów kwestiaonariuszowych lub swobodnych (w tym zogniskowanych wywiadów grupowych, zwanych focusami), obserwacji, ankiet, analizy dokumentacji (w tym zebranej podczas monitoringu). Wynikiem ewaluacji jest raport z rekomendacjami do wdrożenia w tym i kolejnych projektach, Ewaluację prowadzić może podmiot zewnętrzny Raport z ewaluacji może być naszą diagnozą do kolejnego projektu opracowała: Magdalena Witkowska 21

22 Ryzyko w projekcie Planowanie zarządzania Monitorowanie i kontrolowanie Rozpoznanie Planowanie reakcji Przeprowadzenie analizy jakościowej Przeprowadzenie analizy ilościowej opracowała: Magdalena Witkowska 22

23 Zarządzanie w projekcie Komunikacja Podejmowanie decyzji Zarządzanie ryzykiem Zarządzanie równością szans w projekcie Monitoring Ewaluacja opracowała: Magdalena Witkowska 23

24 Regranting Art. 16, 16a. uodpp Art a. W przypadku gdy organ administracji publicznej zleca realizację zadania publicznego w sposób określony w art. 16a, ogłoszenie otwartego konkursu ofert, o którym mowa w ust. 2, zawiera dodatkowo informacje o zasadach i warunkach zlecenia realizacji zadania. Art a. Oferta realizacji zadania publicznego w sposób określony w art. 16a oprócz informacji, o których mowa w ust. 1, zawiera także zasady i tryb przeprowadzenia konkursu na realizatorów projektów, w tym warunki i kryteria ich wyboru, oraz zasady i sposób monitorowania i oceny realizowanych przez nich projektów. opracowała: Magdalena Witkowska 24

25 Art Organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3, przyjmując zlecenie realizacji zadania publicznego w trybach, o których mowa w art. 11 ust. 2, zobowiązują się do wykonania zadania publicznego w zakresie i na zasadach określonych w umowie odpowiednio o wsparcie realizacji zadania publicznego lub o powierzenie realizacji zadania publicznego, sporządzonej z uwzględnieniem art. 151 ust. 2 i art. 221 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych oraz przepisów niniejszej ustawy, a organ administracji publicznej zobowiązuje się do przekazania dotacji na realizację zadania. 1a. Umowa, o której mowa w ust. 1, dotycząca zadania realizowanego w sposób, o którym mowa w art. 16a, określa zasady i tryb przeprowadzenia konkursu na realizatorów projektów, w tym warunki i kryteria ich wyboru, oraz zasady i sposób monitorowania i oceny realizowanych przez nich projektów. 1. Operator projektu zleca realizację całości zadania publicznego realizatorom projektów wybranym na zasadach i w trybie określonych w ofercie, o której mowa w art. 14 ust. 1 i 1a (oferta), oraz umowie, o której mowa w art. 16 ust. 1 i 1a opracowała: Magdalena Witkowska 25

26 Regranting Regranting jest odmianą grantodawstwa polegającą na tym, że grantodawca (źródło finansowania) przekazuje środki finansowe w ramach dotacji (grantu) innemu podmiotowi (operatorowi), który za zgodą grantodawcy przekazuje te środki innym organizacjom (grantobiorcom). Podmioty te dzięki przekazanym środkom realizują projekty służące celom określonym przez grantodawcę. Inaczej mówiąc, grantodawca znajduje operatora pośrednika, który w jego imieniu zajmuje się wyborem realizatorów projektów, finansowaniem projektów i kontrolowaniem sposobu ich realizacji. opracowała: Magdalena Witkowska 26

27 Powszechność grantodawstwa wynika z korzyści, które zyskują grantodawcy i grantobiorcy. Grantodawstwo: zapewnia publicznie jawne, przejrzyste i jednakowe dla wszystkich potencjalnych grantobiorców reguły ubiegania się o wsparcie, co wyrównuje szanse w dostępie do grantów, umożliwia również rzetelne przygotowanie projektu i wniosku o jego finansowanie, a także poddaje ten proces kontroli społecznej. wykorzystuje znane, powszechnie stosowane sposoby postępowania (konkurs, wniosek aplikacyjny itp.), co ułatwia grantobiorcom korzystanie z grantów, umożliwia skoncentrowanie aktywności grantobiorców w określonych obszarach (tematycznych lub geograficznych), także takich, w których ta aktywność dotychczas była niewielka, a jest pożądana, opracowała: Magdalena Witkowska 27

28 Grantodawstwo umożliwia osiąganie celów społecznie użytecznych i wykorzystuje w tym celu najskuteczniejsze i najefektywniejsze metody (propozycje projektów), mobilizuje aktywność i kreatywność grantobiorców, stymuluje poszukiwanie nowych rozwiązań i metod działania, pozwala na kreatywność w ogólnych ramach narzuconych przez grantodawcę, zwiększa gwarancje wykorzystania środków uzyskanych w ramach grantu zgodnie z oczekiwaniami grantodawcy, jest dźwignią, która uruchamia dodatkowe zasoby grantobiorcy lub innych grantodawców niezbędne do spełnienia celów założonych przez grantodawcę, opracowała: Magdalena Witkowska 28

29 Grantodawstwo kreuje standardy działań grantobiorców, m.in. osób odpowiadających za rozliczenia finansowe (księgowość), zarządzanie projektem, zatrudnienie czy monitorowanie i ocenę realizowanych działań motywuje do podejmowania pożądanych przez grantodawców sposobów postępowania, np. do realizacji projektów w partnerstwie z innymi podmiotami, a także wzmacnia zespoły w organizacjach, które znajdują się w trudniejszej sytuacji niż inne, np. grantobiorcy z małych społeczności, stanowi optymalny i racjonalny sposób rozwiązywania problemu przewagi popytu na wsparcie nad jego podażą, który powszechnie występuje wśród grantobiorców. opracowała: Magdalena Witkowska 29

30 Grantodawca określa cele wsparcia i oczekiwane efekty, wybiera operatora, podpisuje z nim umowę na realizację konkursu na projekty, akceptuje procedury konkursowe przygotowane przez operatora, przekazuje operatorowi grant na realizację konkursu, finansowanie wybranych projektów oraz ich monitorowanie i rozliczenie, monitoruje działania operatora, rozlicza operatora i ocenia efekty realizacji projektów opracowała: Magdalena Witkowska 30

31 Operator podpisuje umowę z grantodawcą na realizację konkursu, przygotowuje procedury konkursowe, ogłasza konkurs, przeprowadza wybór najlepszych projektów, podpisuje umowy na realizację projektów, wypłaca środki realizatorom projektów, monitoruje i kontroluje realizację projektów oraz wydatkowanie środków, rozlicza realizację projektów i ocenia jej efekty, przygotowuje sprawozdanie dla grantodawcy. opracowała: Magdalena Witkowska 31

32 Realizator projektu przygotowuje projekt/wniosek i zgłasza go w konkursie, podpisuje umowę z operatorem na realizację projektu, realizuje projekt zgodnie z umową, wykorzystując środki przekazane przez operatora, przygotowuje sprawozdanie z realizacji projektu dla operatora i rozlicza przekazane środki opracowała: Magdalena Witkowska 32

33 Dotychczasowe doświadczenia w stosowaniu regrantingu w Polsce Działaj Lokalnie to program Polsko-Amerykańskiej Fundacji Wolności realizowany przez Akademię Rozwoju Filantropii w Polsce (ARFP) od 2000 roku. Jego celem jest aktywizowanie społeczności lokalnych wokół różnych celów o charakterze dobra wspólnego. Realizacji programu służy organizowanie konkursów grantowych, dzięki którym wspiera się projekty inicjujące współpracę mieszkańców z małych miejscowości, a także aktywizujące i integrujące społeczności lokalne. Są one najczęściej realizowane przez organizacje pozarządowe i grupy nieformalne. Regranting umożliwia włączenie środków pozyskanych przez operatora pochodzących często ze źródeł niedostępnych dla samorządu, chociażby od prywatnych firm lub programów adresowanych do organizacji pozarządowych, np. rządowego Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich, Fundusz Inicjowania Rozwoju. opracowała: Magdalena Witkowska 33

34 5. Sprawozdanie sporządzane przez operatora projektu zawiera dodatkowe informacje o realizatorach projektów oraz projektach realizowanych w ramach zleconych zadań, dotyczące: 1) nazw i adresów siedzib realizatorów projektów; 2) zrealizowanego zakresu rzeczowego projektów; 3) terminów realizacji projektów; 4) wysokości środków przekazanych na wykonanie poszczególnych projektów; 5) wysokości środków wykorzystanych na realizację poszczególnych projektów. opracowała: Magdalena Witkowska 34

35 Art. 19. Minister właściwy do spraw zabezpieczenia społecznego określi, w drodze rozporządzenia: 1) wzory ofert, o których mowa w art. 14 ust. 1, 1a i 2, 2) ramowe wzory umów, o których mowa w art. 16 ust. 1, 1a i 6, 3) wzory sprawozdań, o których mowa w art uwzględniając konieczność zapewnienia niezbędnych informacji dotyczących wykonania zadania publicznego oraz biorąc pod uwagę liczbę oferentów, sposób i czas realizacji zadania publicznego, a także sposób jego rozliczenia opracowała: Magdalena Witkowska 35

36 7a. Ofertę i sprawozdanie z realizacji zadania, o którym mowa w ust. 1 z pominięciem otwartego konkursu ofert, składa się według uproszczonych wzorów. 7b. Uproszczony wzór oferty, o którym mowa w ust. 7a, zawiera w szczególności: 1) zakres rzeczowy zadania publicznego; 2) termin i określenie miejsca realizacji zadania publicznego; 3) szacunkową kalkulację kosztów realizacji zadania publicznego. 7c. Uproszczony wzór sprawozdania, o którym mowa w ust. 7a, zawiera: 1) opis wykonania zadania; 2) zestawienie wydatków finansowanych z dotacji. 7d. Minister właściwy do spraw zabezpieczenia społecznego określi, w drodze rozporządzenia, uproszczony wzór oferty i uproszczony wzór sprawozdania z realizacji zadania, o którym mowa w ust. 1, uwzględniając konieczność zapewnienia podstawowych informacji dotyczących wykonania zadania publicznego. opracowała: Magdalena Witkowska 36

37 Dziękuję za uwagę opracowała: Magdalena Witkowska 37