Załącznik nr 4. Znak sprawy: EAD/260/1/2017 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Załącznik nr 4 Znak sprawy: EAD/260/1/2017 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Warunki dotyczące sposobu realizacji zamówienia na realizację świadczenia usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie odbioru, przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów w terminie od dnia r. do dnia r. Zamawiający przewiduje możliwość rozpoczęcia realizacji usługi po 1 stycznia 2018 r. w sytuacji gdy do podpisania umowy dojdzie po 1 stycznia 2018 r., termin realizacji przedmiotu umowy rozpocznie się wówczas z dniem podpisania umowy i zakończy dnia r. Kod/y i nazwa/y Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) usługi pocztowe, usługi pocztowe dotyczące listów, usługi pocztowe dotyczące paczek. 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych dla Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w m. st. Warszawie w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych (w tym paczek pocztowych) oraz ich ewentualnych zwrotów do nadawcy. 2. Przez Wykonawcę rozumie się przedsiębiorcę uprawnionego do wykonywania działalności pocztowej, tj. operatora pocztowego. 3. Usługi będące przedmiotem zamówienia będą świadczone zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529) oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie. 4. W ramach świadczenia ww. usług Wykonawca zobowiązany będzie do wykonywania m.in. następujących czynności: a) potwierdzania w książkach nadawczych lub drukowanych za pomocą aplikacji obiegu dokumentów Zamawiającego, bądź w systemie E-nadawca, nadania przesyłek przeznaczonych do wyekspediowania w kraju i za granicę oraz potwierdzania na zestawieniach ilościowych przesyłek zwykłych. 5. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia, rozumie się przesyłki listowe krajowe i zagraniczne o wadze do 2000 g (gabaryt A i B), z tym, że dla przesyłek krajowych o deklarowanym terminie doręczenia - dla przesyłek priorytetowych D+1 (gdzie "D" oznacza dzień nadania przesyłki do godziny 15.00), dla przesyłek ekonomicznych D+3 (gdzie "D" oznacza dzień nadania przesyłki do godziny 15.00):

2 A. Gabaryt A to przesyłka o wymiarach: minimum wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, maksimum żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 325 mm, wysokości 20 mm, szerokości 230 mm; B. Gabaryt B, to przesyłka o wymiarach: minimum jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 325 mm, wysokość 20 mm lub szerokość 230 mm, maksimum suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. a) Zwykłe ekonomiczne przesyłki nierejestrowane niebędące przesyłkami najszybszej kategorii doręczenia, b) zwykłe priorytetowe przesyłki nierejestrowane najszybszej kategorii doręczenia, c) polecone ekonomiczne przesyłki rejestrowane, przemieszczane i doręczane w sposób zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, nie będące przesyłką najszybszej kategorii doręczenia, d) polecone priorytetowe przesyłki rejestrowane, przemieszczane i doręczane w sposób zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, przesyłki najszybszej kategorii doręczenia, e) polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO)(EPO) przesyłki przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru, przemieszczane i doręczane w sposób zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, które nie są przesyłkami z najkrótszym terminem doręczenia, f) polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO)(EPO) przesyłki przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru, przemieszczane i doręczane w sposób zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, z najkrótszym terminem doręczenia, g) z zadeklarowaną wartością przesyłki listowe rejestrowane, za których utratę, ubytek zawartości lub uszkodzenie operator ponosi odpowiedzialność do wysokości wartości przesyłki podanej przez nadawcę. 6. Przez paczki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się paczki pocztowe krajowe i zagraniczne do g (gabaryt A i B) z tym, że dla paczek pocztowych krajowych o deklarowanym terminie doręczenia - dla paczek priorytetowych D+1 (gdzie "D" oznacza dzień nadania paczki do godziny 15.00), dla paczek ekonomicznych D+3 (gdzie "D" oznacza dzień nadania paczki do godziny 15.00): A. Gabaryt A to przesyłka o wymiarach: minimum wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, maksimum żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm, szerokości 500 mm, wysokości 300 mm. B. Gabaryt B - minimum jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm, szerokość 500 mm lub wysokość 300 mm, maksimum suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość nie może być większa mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć mm. a) paczki ekonomiczne paczki rejestrowane, nie będące paczkami najszybszej kategorii doręczenia D+3, b) paczki priorytetowe paczki rejestrowane, najszybszej kategorii doręczenia, c) ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru paczki rejestrowane ekonomiczne i priorytetowe przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru,

3 d) paczki pocztowe z zadeklarowaną wartością paczki rejestrowane, za których utratę, ubytek zawartości lub uszkodzenie operator ponosi odpowiedzialność do wysokości wartości przesyłki podanej przez nadawcę. 7. Usługa będzie świadczona na całym obszarze Rzeczpospolitej Polskiej oraz poza granicami Polski. 8. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie ich bez ubytku i uszkodzenia na miejsce, zgodnie z adresem przeznaczenia. 9. Opakowanie przesyłek listowych stanowić będzie odpowiednio zabezpieczona koperta Zamawiającego, opakowanie paczki stanowić będzie zabezpieczenie przed dostępem do jej zawartości. 10. Jeżeli przesyłki listowe oraz paczki wymagać będą specjalnego, odrębnego oznakowania lub opakowania właściwego dla danego Wykonawcy Wykonawca dostarczy we własnym zakresie wszelkie materiały niezbędne do tego celu. 11. W przypadku usług nie ujętych umową Wykonawca obciąży Zamawiającego zgodnie z obowiązującym cennikiem, na zasadach powszechnie obowiązujących 12. Do obowiązków Zamawiającego należy w szczególności: a) umieszczanie na przesyłkach w sposób trwały i czytelny informacji jednoznacznie identyfikującej nadawcę i adresata; b) umieszczanie w lewym górnym rogu przesyłek swojej nazwy oraz adresu w pełnym brzmieniu; c) Zamawiający umieści na stronie adresowej, w prawym górnym rogu na przesyłce, w miejscu przeznaczonym na znak opłaty pocztowej napis/nadruk/odcisk pieczęci o treści ustalonej z Wykonawcą, np. Opłata pobrana Umowa nr: ; d) nadawanie przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć przekazywanie przesyłek ułożonych stroną adresową w tym samym kierunku, e) dla przesyłek rejestrowanych wpisanie każdej przesyłki do książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których jeden będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a drugi stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek. Książka nadawcza sporządzana będzie przez Zamawiającego i zawierać będzie nadruk lub pieczęć Zamawiającego jako nadawcy, datę sporządzenia książki, skrót nazwy komórki organizacyjnej nadawcy, nazwę i adres odbiorcy przesyłki, wagę przesyłki, miejsce na wpisanie numeru nadawczego przesyłki, rodzaj i wysokość opłaty za przesyłkę, treść opłaty pobranej, miejsce na nadruk lub pieczęć firmową Wykonawcy W przypadku nadawania za pośrednictwem E-nadawcy zamawiający wypełnia wszystkie potrzebne pola w systemie i tworzy wydruk książki nadawczej lub zapisuje ją w formie pliku. f) dla przesyłek zwykłych przygotowanie zestawienia ilościowego przesyłek, wg poszczególnych kategorii wagowych i wysokości opłaty, sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których jeden będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a drugi stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek. g) w przypadku przesyłek nadawanych za potwierdzeniem odbioru, Zamawiający

4 będzie używał druków za potwierdzeniem odbioru dostarczonych przez Wykonawcę. Druki potwierdzenie odbioru Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu bezpłatnie. W przypadku, gdy przesyłki nadawane za potwierdzeniem odbioru będą wymagały stosowania przyjętych wewnętrznie przez Zamawiającego druków za potwierdzeniem odbioru, Zamawiający zapewni odpowiednie formularze potwierdzeń odbioru. Decyzja, który druk zastosować, należy do Zamawiającego. W przypadku nadawania za pośrednictwem E-nadawcy zamawiający wypełnia wszystkie potrzebne pola w systemie i tworzy wydruk książki nadawczej lub zapisuje ją w formie pliku. h) umieszczanie na przesyłkach priorytetowych jednego z poniższych wyróżników: nalepki /nadruku PRIORYTET/PRIORITARE ; napisu/nadruku PRIORYTET ; 13. Sposób doręczania korespondencji powinien być zgodny z treścią art. 43 i 44 Kodeksu postępowania administracyjnego. 14. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w m. st. Warszawie pokwitowane przez Adresata zwrotne potwierdzenie odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak, niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia. Zwrotne potwierdzenie odbioru musi mieć formę papierową, z użyciem druków o których mowa w punkcie 12 g. W przypadku nadania przesyłki za pośrednictwem E-nadawcy wykonawca dostarczy na zdefiniowane adresy elektroniczne potwierdzenie odbioru lub udostępni możliwość pobrania potwierdzenia z systemu teleinformatycznego (podstawowe lub rozszerzone w zależności w jakiej opcji zostało nadane przez zamawiającego) nie później jednak, niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia 15. Zwrotne potwierdzenia odbioru doręczonych przesyłek muszą być zawierać datę odbioru oraz podpis osoby odbierającej. 16. W przypadku nieobecności Adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (awizo) o próbie doręczenia przesyłki, ze wskazaniem miejsca i możliwości odbioru przesyłki w terminie 7 dni od dnia otrzymania zawiadomienia. W przypadku niepodjęcia przesyłki w powyższym terminie, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia. Po upływie terminu odbioru, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nieodebrania przez Adresata. 17. W odniesieniu do przesyłek rejestrowanych, nadawanych w trybie art.165 KPC, art. 57 KPA, art. 12 Ordynacji Podatkowej, art. 83 Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, art. 198 b PZP, Zamawiający dopuszcza zapewnienie skutków, o których mowa w powyższych przepisach w ten sposób, że Wykonawca, z którym Zamawiający podpisze umowę przyjmie przesyłki od Zamawiającego i przekaże je do nadania w placówce operatora wyznaczonego z zastrzeżeniem, że dzień przekazania przesyłki do nadania w placówce operatora wyznaczonego będzie dniem odbioru przesyłki od Zamawiającego. 18. Wykonawca będzie zapewniał doręczanie przesyłek, o których mowa w pkt 5 i pkt 6, z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym wskazanym w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r.

5 w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 1468) rozporządzeniu w tej sprawie, wydanym na podstawie ustawy Prawo pocztowe. lub innym 19. Wykonawca zobowiązany będzie do umieszczania kodów kreskowych na przesyłkach rejestrowanych oraz na dowodach nadania tj. na książkach nadawczych i zwrotnych potwierdzeniach nadania. Jednocześnie Zamawiający dopuszcza umieszczenie na przesyłkach informacji o opłacie za usługę pocztową związanej ze świadczeniem części zamówienia przez podwykonawców, pod warunkiem, że nadawcą zostanie Zamawiający oraz, że nie zostaną zakryte zapisy i oznaczenia umieszczone na kopercie jak i potwierdzeniu odbioru. 20. Dostarczanie przez Wykonawcę przesyłek do Kancelarii Powiatowej Stacji Sanitarno- Epidemiologicznej w m. st. Warszawie, dokonywane będzie codziennie w dni robocze (poniedziałek-piątek) w godzinach pracy Zamawiającego tj Przekazanie do nadania przesyłek przez Zamawiającego dokonywane będzie w placówce nadawczej/stanowisku pocztowym nadawczym Wykonawcy, codziennie w dni robocze (poniedziałek piątek) w godzinach Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich dostarczenia przez Zamawiającego do placówki nadawczej Wykonawcy, pod warunkiem braku zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek. Potwierdzone książki nadawcze,zestawienia ilościowe dla przesyłek zwykłych lub potwierdzenia nadania w systemie teleinformatycznym Wykonawcy będą dostępne dla Zamawiającego nie później niż w następnym dniu roboczym po nadaniu przesyłek do godziny w palcówce nadawczej lub systemie teleinformatycznym Wykonawcy. 22. Przesyłki listowe nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i zagranicą. Paczki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i za granicą objętego Porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym. 23. Przesyłki pocztowe będą opłacane za pomocą opłaty skredytowanej z dołu. 24. Każdorazowo, po zakończeniu miesiąca kalendarzowego Zamawiający otrzyma specyfikację ilościowo-wartościową nadanych oraz zwróconych przesyłek pocztowych. 25. Podstawą obliczenia należnego wynagrodzenia będzie suma cen jednostkowych brutto za przesyłki faktycznie nadane i zwrócone w okresie rozliczeniowym, stwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych oraz obowiązujących opłat i ustalonych upustów. W przypadku przesyłek, które nie są rejestrowane ilość i waga przyjętych przesyłek stwierdzona będzie na podstawie zestawienia ilościowego przesyłek, sporządzonego przez Zamawiającego oraz potwierdzonego przez placówkę Wykonawcy. 26. W trakcie realizacji zamówienia rozliczenia pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym będą dokonywane na podstawie rzeczywistych ilości przesyłek nadanych i zwróconych, według cen jednostkowych określonych przez Wykonawcę w Formularzu cenowym. 27. Przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek wykonywane będzie zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe oraz z wydanymi na jej podstawie rozporządzeniami i regulaminami, a w przypadku usługi pocztowej w obrocie zagranicznym zgodnie z międzynarodowymi przepisami pocztowymi.

6 28. Wykonawca, na czas realizacji przedmiotu zamówienia, musi dysponować w granicach administracyjnych m.st. Warszawy, minimum 150 wydzielonymi stanowiskami pocztowymi do wykonywania czynności pocztowych związanych z realizacją przedmiotu zamówienia. Zamawiający uznaje za stanowisko pocztowe, wyznaczone stanowisko w oznaczonej placówce pocztowej lub wyznaczone stanowisko pocztowe w innym miejscu niż placówka pocztowa, pod warunkiem oznaczenia go logo operatora w sposób widoczny i czytelny. Stanowisko pocztowe musi być obsługiwane przez osobę wyznaczoną do wykonywania czynności pocztowych, a warunki świadczenia usług pocztowych muszą zapewniać przestrzeganie tajemnicy pocztowej. Zamawiający dopuszcza funkcjonowanie kilku stanowisk w jednej placówce pocztowej lub w innych miejscach niż placówka pocztowa. Zamawiający wymaga, aby placówki pocztowe oraz stanowiska pocztowe usytuowane w innych miejscach niż placówki pocztowe posiadały adres, zgodnie z obowiązkiem ustalania numerów porządkowych dla budynków przeznaczonych do stałego lub czasowego przebywania ludzi, w tym w szczególności budynków przeznaczonych dla działalności gospodarczej. Placówki pocztowe oraz stanowiska pocztowe, usytuowane w innych miejscach niż placówki pocztowe, muszą być czynne od poniedziałku do piątku przez 8 godzin dziennie, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy, z tym, że minimum 100 z nich musi świadczyć usługi pocztowe do godziny W soboty, 50 stanowisk musi być czynnych przez co najmniej 4 godziny. Wykonawca przystępując do zawarcia umowy będzie zobowiązany do złożenia wykazu stanowisk zgodnie z wyżej określonymi wymaganiami. Wzór wykazu stanowisk przedstawia Załącznik Nr Wykonawca, na czas realizacji przedmiotu zamówienia, powinien dysponować w pobliżu siedziby Zamawiającego (w promieniu 1 kilometra) minimum 1 wydzielonym stanowiskiem pocztowym, nadawczym w którym pracownik Zamawiającego będzie przekazywał Wykonawcy przesyłki do nadania na zasadach pkt 20. W załączniku nr 4 - Wykazie stanowisk, Wykonawca wskaże stanowisko pocztowe/placówkę pocztową w której Zamawiający będzie przekazywał przesyłki. W przypadku braku takiego stanowiska w pobliżu siedziby Zamawiającego, Wykonawca zobowiąże się do codziennego odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego własnym transportem i na własny koszt. 30. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania usług, Zamawiającemu i Adresatowi przysługują procedury reklamacyjne określone w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 1468) oraz w rozdziale 8 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe.