INTENSE BUSINESS INTELLIGENCE PLATFORM

Transkrypt

1 0 Business Intelligence w przedsiębiorstwie INTENSE BUSINESS INTELLIGENCE PLATFORM Zmiany w wersji Wersja 6.6

2 1 Spis treści Wstęp... 2 Nowości w wersji... 2 Wersjonowanie załączników... 2 Widoki list... 3 Podstawowa obsługa dokumentów magazynowych... 5 Zdefiniowanie dokumentu magazynowego... 5 Dodanie definicji pozycji magazynowych Stworzenie akcji zatwierdzającej dokument magazynowy... 6 Oznaczenie przedmiotów magazynowych... 7 Wprowadzenie dokumentu magazynowego... 8 Zmiany na zasobach... 8 Korekta dokumentu magazynowego... 9 Słowniki obiektów... 9 Budżety Projektów konsolidacja Zmiany w istniejącej funkcjonalności Zwijanie podglądu załączników Domyślne formularze dla definiowalnych pozycji Węzeł główny na kosztorysie/budżecie Definicja kalkulacji dla węzła i dla pozycji Widok listy na definicji kosztorysu/budżetu Opcje eksportu budżetu do arkusza pomocniczego Kolumna sumująca w budżecie online... 16

3 2 Wstęp W wersji 6.6 systemu INTENSE Platform udostępniono użytkownikowi zarówno zupełnie nowe funkcje jak i wprowadzono zmiany, które usprawniają pracę z istniejącą funkcjonalnością. Poniżej opisano nowości oraz większość zmian. Nowości w wersji W wersji 6.6 Platformy INTENSE wprowadzone zostały całkowicie nowe funkcjonalności. W systemie umożliwiono wprowadzanie wersji załączników. Jeden załącznik może posiadać wersję aktualną i wiele wersji archiwalnych. Została dodana możliwość definiowania widoków list czyli określanie różnych wyglądów dla tej samej listy. Funkcjonalność widoków list została dodana na liście zadań w Inboksie oraz na Liście dokumentów. W systemie wprowadzono również możliwość podziału kosztorysu/budżetu projektu na kosztorysy/budżety podrzędne z możliwością odwołania się z poziomu budżetu głównego do budżetów podrzędnych. W wersji 6.6 systemu INTENSE Platform umożliwiono zamodelowanie przepływów magazynowych poprzez możliwość wprowadzania dokumentów magazynowych bazujących na dostępnych zasobach. W systemie udostępniono również nową listę Składników majątku oraz definicje składników majątku. Wersjonowanie załączników Od wersji 6.6 Platformy INTENSE system umożliwia wprowadzanie kilku wersji dla danego załącznika. Umożliwia to pozostawianie na liście wersji archiwalnych i tworzenie wersji aktualnej po zmianach. System umożliwia: Pobranie pliku do edycji i jednoczesne zablokowanie pliku. Aby pobrać plik i zablokować go do edycji należy wybrać opcję Pobierz do edycji i zablokuj dostępną pod przyciskiem Eksportuj załączniki do pliku Po wybraniu opcji należy wskazać miejsce na dysku, gdzie plik zostanie zapisany. Po zablokowaniu pliku na liście załączników będzie widoczna informacja przez kogo załącznik jest zablokowany. Na liście widoczna jest również ścieżka eksportu, z której można wyedytować pobrany załącznik. System umożliwia pobranie do edycji jednej z archiwalnej wersji załącznika. W takim przypadku na drzewku załączników widoczne będzie, która wersja została zablokowana i pobrana do edycji. Znacznik zablokowania załącznika będzie widoczny również na węźle - pliku aktualnym. Podczas wstawiania nowej wersji załącznika, nową wersja zawsze jest odświeżany węzeł - plik aktualny, a nie plik archiwalny Wstawienie nowej wersji pliku. Aby wstawić nową wersję pliku należy wybrać opcję Wstaw nową wersję pliku dostępną pod przyciskiem Wstaw nową wersję załącznika.

4 3 Po wybraniu opcji należy wskazać lokalizacje pliku, który ma zostać wstawiony i zatwierdzić wybór. Po zatwierdzeniu zostanie wyświetlone pytanie Czy ma zostać zachowana dotychczasowa wersja. Jeżeli zostanie wybrana opcja TAK wówczas dotychczasowa wersja zostanie zapisana na liście załączników jako wersja archiwalna. Jeżeli zostanie wybrana odpowiedź NIE wówczas wersja zostanie nadpisana, a stara wersja nie będzie widoczna na liście. Przywrócenie wersji archiwalnej jako aktualnej. W tym celu należy wybrać opcję Przywróć jako aktualną dostępną pod przyciskiem Wstaw nową wersję załącznika. Opcja ta jest dostępna jeżeli na liście załączników zaznaczona jest wersja archiwalna załącznika. Widoki list Od wersji 6.6 Platformy INTENSE system umożliwia tworzenie dowolnej liczby widoków list dla listy zadań w Inboksie oraz Listy dokumentów. Podczas pierwszego logowania dostępny jest tylko układ Oryginalny działający dokładnie tak jak standardowo działał widok Inboksa lub Listy dokumentów Aby możliwe było utworzenie nowego układu listy należy stworzyć odpowiednie ustawienie listy (wybrać widoczne kolumny, grupowanie, filtrowanie na liście), a następnie wybrać opcję Zapisz jako dostępną na zakładce Widok na ribbonie.

5 4 Po wybraniu opcji zostanie wyświetlone okno, w którym należy określić nazwę układu. W oknie tym można również oznaczyć dodatkowe właściwości układu. W przypadku tworzenia widoku na liście dokumentów układ można zawęzić za pomocą filtra. Po zapisaniu układu będzie on widoczny na liście układów, którą można wyświetlić wybierając opcję Lista układów dostępną na zakładce Widok na ribbonie. Aby wybrać odpowiedni układ listy należy rozwinąć listę dostępnych układów. System umożliwia wprowadzania zmian na istniejącym układzie listy. W tym celu należy wybrać określony układ, wprowadzić zmiany i wybrać opcje Zapisz dostępną na ribbonie.

6 5 Podstawowa obsługa dokumentów magazynowych Od wersji 6.6 Platformy INTENSE system umożliwia zamodelowanie ruchów magazynowych. W ramach funkcjonalności system umożliwia wykonanie następujących czynności: Zdefiniowanie dokumentu magazynowego, Dodanie definicji pozycji magazynowych, Stworzenie akcji zatwierdzającej dokument magazynowy, Oznaczenie przedmiotów magazynowych, Wprowadzenie dokumentu magazynowego Zmiany na zasobach Korekta dokumentu magazynowego. Zdefiniowanie dokumentu magazynowego System umożliwia stworzenie definicji dokumentu magazynowego. Tylko dokumenty wystawione według takiej definicji mogą powodować ruchy magazynowe. Definicję dokumentu magazynowego należy stworzyć na liście definicji dokumentów. Na wyświetlonej karcie definicji dokumentu należy określić Typ dokumentu jako Dokument magazynowy - przychodowy lub Dokument magazynowy - rozchodowy. Definiując dokument magazynowy należy zwrócić uwagę na specyficzne dla magazynu pola, które można położyć na dokumencie. Są to: Data magazynowa, Magazyn - dane z tego pola będą kopiowane do pozycji na dokumencie magazynowym. Magazyn na pozycjach dokumentu magazynowego jest polem obowiązkowym,

7 6 Zatwierdzony magazynowo - flaga, która jest zaznaczona po zatwierdzeniu dokumentu magazynowego. W polu dostępna jest kontrolka "Flaga - tylko do odczytu". Korekta do - umożliwia wskazanie dokumentu korygowanego. Dodatkowo na dokumencie magazynowym powinna zostać położona kontrolka pozycji z opisem analitycznym. Dodanie definicji pozycji magazynowych. Aby możliwe było modelowanie ruchów na magazynie na dokumencie magazynowym musi zostać położona kontrolka pozycji z opisem analityczny. Na definicji takich pozycji powinny się znaleźć specyficzne dane. Definicję pozycji należy dodać na liście Definicji pozycji dokumentów. Definiując formularz pozycji system udostępnia następujące specyficzne pola (lub pola standardowe, które zachowują się specyficznie na dokumencie magazynowym): jednostka miary - jednostka jest kopiowana z karty przedmiotu bez możliwości jej zmiany. koszt - pole koszt nie ma wbudowanej logiki na dokumencie przychodowym, można ja stworzyć podczas tworzenia dokumentu. Pole to ma wyliczana wartość w przypadku dokumentów korekt magazynowych oraz dokumentów rozchodowych. Wartość kosztu jest wyliczana odpowiednio albo na podstawie dokumentu korygowanego (w zależności od ilości na korekcie), albo na podstawie dokumentu przychodowego (w przypadku dokumentu rozchodowego). koszt jednostkowy - pole koszt jednostkowy nie ma wbudowanej logiki. magazyn - pole to jest wymagalne na pozycji dokumentu magazynowego, subpozycje - na kontrolce widać listę subpozycji. Stworzenie akcji zatwierdzającej dokument magazynowy System udostępnia akcję służącą do zatwierdzania dokumentów magazynowych. Aby skonfigurować taką akcje należy wejść na listę Wydruków i akcji w Konfiguracji i wybrać opcje Dodaj rozszerzenie. Zostanie wyświetlona karta rozszerzenia:

8 7 W wyświetlonym oknie należy określić nazwę rozszerzenia oraz wskazać odpowiedni plik oraz metodę z dysku. Następnie należy przejść na zakładkę Połączenia i określić skąd akcja będzie wywoływana. Oznaczenie przedmiotów magazynowych System umożliwia stworzenie zasobów tylko dla przedmiotów magazynowanych. Aby oznaczyć przedmiot jako magazynowany należy na jego karcie zaznaczyć opcję: Przedmiot magazynowany.

9 8 Wprowadzenie dokumentu magazynowego Po stworzeniu definicji dokumentu magazynowego i przypięciu go do odpowiedniego procesu system umożliwia dodanie dokument z poziomu Inboksa, Listy dokumentów lub listy projektów. Dodając dokument magazynowy, i wybierając pozycje na dokumencie należy pamiętać: Jeżeli na nagłówku dokumentu został wskazany magazyn zostanie on przepisany na pozycje z możliwością jego modyfikacji na pozycjach, Jeżeli na pozycjach dokumentu wskażemy przedmiot magazynowany to system będzie wymagał wskazania magazynu. Jeżeli na pozycji zostanie wskazany przedmiot niemagazynowany wówczas magazyn nie będzie wymagany ale po zaakceptowaniu dokumentu magazynowego dla tego przedmiotu nie zostanie utworzony zasób w przypadku dokumentu przychodowego lub wartość nie zostanie ściągnięta z magazynu w przypadku dokumentu rozchodowego. Na dokumencie przychodowym należy podać koszt w momencie wprowadzania pozycji. Na korektach i dokumencie rozchodowym koszt zostanie wyliczony. Na dokumencie rozchodowym nie można wskazać na pozycji większej ilości niż dostępna na magazynie. Jeżeli zostanie wpisana większa ilość zostanie ona zmniejszona do maksymalnej dostępnej ilości. Jeżeli wystawiany jest dokument przychodowy to zasób jest tworzony dopiero po zaakceptowaniu dokumentu. Jeżeli tworzony jest dokument rozchodowy to zasób z magazynu jest ściągany w momencie zapisania dokumentu. Aby zatwierdzić dokument magazynowy należy po jego wprowadzeniu wykonać na nim akcje zatwierdzającą. Jeżeli dokument magazynowy zostanie zatwierdzony nie można modyfikować na nim danych związanych z obrotem m magazynowym: o Nie można usuwać ani dodawać pozycji, na których jest wskazany przedmiot magazynowy, o Nie można zmieniać magazynu, o Nie można zmieniać daty magazynowej. Zmiany na zasobach System udostępnię listę zasobów. Lista ta jest automatycznie aktualizowana w momencie wystawiania dokumentów powodujących ruchy magazynowe.

10 9 Nowy zasób pojawi się na liście w momencie zatwierdzenia dokumentu magazynowego przychodowego lub zatwierdzenia korekty dokumentu magazynowego rozchodowego. Ilość na zasobie zostanie zmniejszona w momencie zapisania dokumentu magazynowego rozchodowego lub korekty do dokumentu magazynowego przychodowego. Korekta dokumentu magazynowego System umożliwia wystawienie korekty do dokumentu magazynowego. W celu wystawienia korekty należy zdefiniować dokument magazynowy i na jego formularzu położyć pole korekta do. Po zaznaczeniu parametru korekta należy wskazać dokument korygowany. Na liście dokumentów możliwych do skorygowania widoczne są dokumenty tego samego typu (dla korekty przychodowej są to dokumenty magazynowe przychodowe, dla korekty rozchodowej są to dokumenty magazynowe rozchodowe). Są to dokumenty zatwierdzone dla których nie istnieją wystawione niezatwierdzone korekty. Po wskazaniu dokumentu korygowanego system umożliwia na pozycjach wybór tylko z pozycji dokumentu korygowanego, na których wskazany jest przedmiot magazynowy. System umożliwia stworzenie korekty całkowitej lub zainicjowanie wszystkich pozycji z wartością 0 w polu ilość. Aby zainicjować pełny zwrot należy wybrać opcję Inicjuj pełny zwrot korekcie. dostępną pod lista pozycji na Aby zainicjować pozycje korekty z wartością 0 należy wybrać opcję Inicjuj pozycje korekty listą pozycji na korekcie. dostępną pod Słowniki obiektów Od wersji 6.6 Platformy INTENSE system udostępnia nową listę Słowników majątku w formie drzewiastej (podległościowej). Aby stworzyć hierarchiczną listę składników majątku należy w pierwszej kolejności stworzyć definicje składników majątku.

11 10 Podczas tworzenia definicji składników majątku należy określić nazwę definicji, stworzyć formularz dla definicji a następnie określić jakie typy składników będą składnikami podrzędnymi danego typu składników majątku. Składniki podrzędne są wybierane z listy wszystkich definicji składników majątku. Na podstawie określonych na definicji składników podrzędnych budowane jest drzewko składników majątku. Budżety Projektów konsolidacja W wersji 6.6 Platformy INTNESE system umożliwił podział kosztorysów/budżetów projektów na mniejsze części poprzez tworzenie budżetów/kosztorysów w ramach projektu i jego podprojektów. Na kosztorysie/budżecie na kontrolce pozycji udostępnione zostały dodatkowe opcje: Dodaj odnośnik, Dodaj odnośnik do aktywnego budżetu. Opcja Dodaj odnośnik pozwala na podpięcie linku do kosztorysu/budżetu w ramach danego projektu i projektów podrzędnych. Opcja Dodaj odnośnik do aktywnego budżetu pozwala na podpięcie linku do aktywnego budżetu w ramach podprojektów. W momencie, gdy aktywny budżet ulegnie zmianie spod linku zawsze wyświetlany będzie aktualnie aktywny budżet. System umożliwia również przekształcenie części kosztorysu/budżetu projektu do kosztorysu/budżetu podrzędnego oraz przeniesienie drzewka pozycji z budżetu podrzędnego do budżetu głównego.

12 11 Aby przekształcić część kosztorysu/budżetu projektu do kosztorysu/budżetu podrzędnego należy zaznaczyć odpowiedni poziom w drzewku pozycji i wybrać opcję Przekształć do podrzędnego dostępną na ribbonie. Aby przenieść drzewko pozycji z kosztorysu/budżetu podrzędnego należy zaznaczyć na liście pozycji odnośnik do kosztorysu/budżetu i wybrać opcję Przenieś z podrzędnego dostępną na ribbonie. Po podpięciu odwołania z listy pozycji możliwe jest wyświetlenie podpiętego kosztorysu budżetu poprzez wybór opcji Pokaż dokument podrzędny lub dwuklik na numerze pozycji.

13 12 Zmiany w istniejącej funkcjonalności Zwijanie podglądu załączników Od wersji 6.6 Platformy INTENSE system umożliwia zwijanie i rozwijanie podglądu załączników. Dzięki funkcjonalności na kontrolce załączników może być widoczna tylko lista załączników bez podglądu. Aby Ukryć lub pokazać podgląd załącznika należy wybrać opcję Ukryj/Pokaż podgląd załącznika dostępną w opisem załączników. Jeżeli podgląd załącznika zostanie ukryty na kontrolce widoczna będzie tylko lista załączników. Jeżeli podgląd będzie widoczny na kontrolce widoczna będzie lista (z możliwością jej zwinięcia) oraz podgląd zaznaczonego załącznika. Domyślne formularze dla definiowalnych pozycji Od wersji 6.6 Platformy INTNESE System udostępnia domyśle formularze dla definiowalnych pozycji. Aby dodać domyślny formularz należy stworzyć definicję pozycji dokumentu, a następnie na zakładce Formularze wybrać jedną z opcji dostępną pod przyciskiem Dodaj.

14 13 System udostępnia dwa standardowe formularze definicji pozycji: Standardowy Magazynowy (dla dokumentów powodujących ruchy magazynowe)

15 14 Węzeł główny na kosztorysie/budżecie Od wersji 6.6 Platformy INTNESE w systemie, na kosztorysach/budżetach projektów dodany został węzeł główny. Jest on widoczny na szablonie w momencie jego tworzenia oraz na kosztorysie/budżecie. Węzła tego nie można usunąć. Węzeł główny posiada wszystkie standardowe właściwości węzła kosztorysu/budżetu projektu. Definicja kalkulacji dla węzła i dla pozycji Na definicji węzła kosztorysu/budżetu projektu umożliwiono wprowadzenie osobnych definicji kalkulacji dla węzła oraz dla pozycji podrzędnych. Umożliwia to wprowadzenie, w prosty sposób innego sposobu obliczania wartości w kolumnie dla węzła oraz dla podrzędnych pozycji.

16 15 Definicje te są tworzone w taki sam sposób, dla węzła możliwe jest określenie dodatkowo typu agregacji węzła. Widok listy na definicji kosztorysu/budżetu Od wersji 6.6 Platformy INTENSE system umożliwił stworzenie widoków listy dla danego typu kosztorysu. Użytkownik może ustalić jakie dane, spośród pól z formularza kosztorysu/budżetu będą widoczne na liście kosztorysów po zaznaczeniu kosztorysu danego typu. Widoki listy można tworzyć na definicji kosztorysu/budżetu. Opcje eksportu budżetu do arkusza pomocniczego W platformie INTENSE wprowadzono dodatkowe możliwości w trakcie eksportu budżetu online do arkusza pomocniczego.

17 16 Są to następujące opcje: Przenieś tylko pozycje Pozostaw definicje węzłów bez zmian. Kolumna sumująca w budżecie online W wersji 6.6 Platformy INTENSE wprowadzona została na budżecie online kolumna sumująca skrajna prawa kolumna.