Automatyczne zamykanie miesiąca za pomocą harmonogramu zadań ApwPlan

Transkrypt

1 za pomocą harmonogramu zadań ApwPlan System apteczny KS-AOW umożliwia zastosowanie blokady modyfikacji starych wpisów mogących mieć wpływ na odnotowane wcześniej stany magazynowe. Po ukończeniu danego miesiąca pracy możliwe jest włączenie takiej blokady na dany miesiąc i miesiące wcześniejsze. Przykładowo, jeśli apteka po ukończeniu miesiąca wykonuje wydruki dotyczące przychodów i rozchodów i przekazuje je do księgowości wówczas aby zapewnić, że przyszłe operacje nie zmienią zarejestrowane na tych wydrukach wartości (np. poprzez aktualizowanie starej karty zakupu) możliwe jest zablokowanie takich wcześniejszych wpisów przychodowych i rozchodowych za pomocą funkcji APW21 Inne Zamknięcie miesiąca. Rys. 1. Okno do zamykania miesięcy w module APW21. Wykonanie funkcji zamknięcia miesiąca z poziomu modułu APW21-Zestawienia wykonywane jest przez pracownika apteki w stosownym dla niego momencie. Oczywiście w takiej sytuacji musi on pamiętać, że dany miesiąc który właśnie się zakończył należy zamknąć. Aby zautomatyzować ten proces została napisana funkcja automatycznie zamykająca ukończony miesiąc w wyznaczonym momencie. Zadanie to może zrealizować apteczny harmonogram zadań ApwPlan, w którym funkcja ta została zamieszczona. Ponżej został przedstawiony praktyczny przykład zdefiniowania zadania zamykania miesięcy w harmonogramie zadań ApwPlan. Przykład automatycznego zamykania miesięcy Załóżmy, że chcemy aby harmonogram zadań ApwPlan zamykał ukończony miesiąc każdego 1-go dnia nowego miesiąca o godzinie 8:00. Aby zdefiniować takie zadanie należy w module APW41-Administrator wybrać funkcję Ustawienia Plan zadań, następnie za pomocą [F2] Dodaj zdefiniować nowe zadanie. W tym celu: Strona 1 z 8

2 1. W zakładce Zadanie określamy nazwę dla zadania (np. Zamykanie miesiąca ). Rys. 2. Definiowanie nowego zadania. 2. W zakładce Wyzwalacz ustawiamy cykliczność wybierając comiesięcznie. 3. Określamy dzień od którego rozpocząć zadanie ( ) oraz godzinę wykonania zadania (8:00). 4. Określamy po jakim czasie anulować zadanie oczekujące na wykonanie (np. po 5 dniach, zakładając, że pierwsze 4 dni miesiąca mogą być wolne od pracy). 5. Określamy po jakim czasie przerwać realizację zadania, jeśli z pewnych powodów nie udaje się zadania zakończyć (zadanie pozostanie niewykonane i wznowione po pewnym czasie). Rys. 3. Określanie terminu wykonania Strona 2 z 8

3 6. W zakładce Akcja wybieramy przez F4 Zmień zadanie Zamknij miesiąc. Wyświetlone zostanie okno z ustawieniami dla zamykania miesiąca, gdzie można określić: - czy zamykać wszystkie magazyny, czy tylko wybrany (dotyczy wielomagazynowości); - czy obliczać saldo końcowe w raporcie kasowym po wykonaniu zamknięcia miesiąca; - czy przerwać, jeśli istnieją pozycje sprzedaży pozostawione w kolejce i/lub w rezerwacji. Rys. 4. Ustawienia zadania zamykania miesiąca 7. Po określeniu wszystkich ustawień zatwierdzamy i zapisujemy zdefiniowane zadanie przez F2 Zapisz. Na liście zadań do wykonania pojawi się pozycja Zamykanie miesiąca. Rys. 5. Lista zadań dla harmonogramu ApwPlan. Strona 3 z 8

4 Po tak zdefiniowanym zadaniu w harmonogramie ApwPlan widoczne jest zadanie oczekujące na termin realizacji. Rys. 6. Okno harmonogramu zadań. Ponieważ termin realizacji przypada w sobotę 1 maja 2010 czyli w święto, zatem można przypuszczać że komputer będzie wyłączony aż do poniedziałku, czyli 3 maja Nie przeszkadza to jednak, aby apteczny harmonogram ApwPlan wykonał zadanie jak tylko będzie to możliwe gdyż czas do anulowania zadania z listy zadań oczekujących został ustawiony na 5 dni. Zatem w naszym przykładzie w poniedziałek 3 maja zaraz po uruchomieniu komputera (tym samym po załączeniu się harmonogramu) zadanie zostanie wykonane zamykając miesiąc kwiecień (rys.7). Wchodząc do funkcji zamykania miesiąca w module Apw21 można zobaczyć (rys.8), że zamknięcie zostało zrealizowane i odnotowane jako wykonane przez automat (wpis <automat> ). Należy zwrócić uwagę, że po wykonaniu zadania (rys.7) w harmonogramie ApwPlan data najbliższej realizacji zadania została zmieniona na 1 czerwca 2010 roku. Wtedy to zostanie zamknięty kolejny ukończony miesiąc (maj). Zadanie jest wykonywane zatem cyklicznie w odstępie comiesięcznym. Strona 4 z 8

5 Rys. 7. Wykonanie automatycznego zamknięcia miesiąca przez harmonogram ApwPlan. Rys. 8. zamknięcie miesiąca widziane w module Apw21. Strona 5 z 8

6 Aby pracownik nie został zaskoczony nagłym zamknięciem miesiąca można zdefiniować kolejne zadanie którego celem będzie informowanie o zbliżającym się terminie zamknięcia miesiąca. W tym celu: 1. W oknie definicji zadania (moduł APW41) w zakładce Zadanie określamy nazwę, np. Pierwsze powiadomienie o zamykaniu miesiąca 2. W zakładce Wyzwalacz określamy cykliczność na X dni przed, pomijamy dni wolne od pracy zaznaczając oprócz świąt, oprócz niedziel, oprócz sobót 3. Ustawiamy Rozpocznij zadanie na 2 dni przed końcem miesiąca począwszy od dnia (ustawiony automatycznie pomijając sobotę i niedzielę) o godzinie np. 9: Określamy anulowanie zadania po jednym dniu. Rys. 9. Definiowanie powiadamiania o zamykanym miesiącu 5. W zakładce Akcja wybieramy funkcję (przez F4 Zmień ) Wyświetl komunikat, określamy tytuł powiadomienia i treść oraz czas wyświetlania. Rys. 10. Definiowanie powiadomienia Strona 6 z 8

7 6. Zatwierdzamy i zapisujemy zdefiniowane zadanie. Zadanie pojawia się na liście zadań zdefiniowanych i oczekuje na realizację przez harmonogram w wyznaczonym terminie. Rys. 11. Lista zdefiniowanych zadań Dnia o godzinie 9:00 harmonogram ApwPlan wykona powiadomienie zgodnie z ułożoną definicją (rys.12). Powiadomienie jest tworzone i zapamiętywane w bazie danych, następnie na wszystkich stanowiskach na których pracuje system KS-AOW (a dokładniej, na których jest uruchomiony program Apman) wyświetlone zostanie utworzone powiadomienie jako chmurka obok zegara na pasku zadań (rys.13). Można dwukrotnie kliknąć na ikonkę powiadomień lub w Apmanie skrótem Ctrl+Alt+P wywołać okno z listą powiadomień w celu przejrzenia wszystkich otrzymanych i aktualnie obowiązujących powiadomieniach (rys.14). Analogicznie jak w przypadku zadania zamykania miesiąca w zadaniu utworzenia powiadomienia zmienił się najbliższy czas realizacji na , czyli gotowe do realizacji na następny miesiąc. Strona 7 z 8

8 Rys. 12. Utworzenie powiadomienia przez harmonogram o określonej porze. Rys. 13. Wyświetlenie powiadomienia o wyznaczonej porze. Rys. 14. Podgląd listy powiadomień. Strona 8 z 8