dyskryminacji aby w zatrudnieniu

Transkrypt

1 6 zasad i 15 przykładów W jaki sposób należy liczyć Zakaz okres dyskryminacji zasiłkowy, aby w zatrudnieniu nie nadpłacić przydatna strategia, zasiłku chorobowego? orzecznictwo sądów pracy 1

2 W jaki sposób liczyć okres zasiłkowy? Odpowiedzi których nie znajdziesz u innych! Sięgnij po magazyn i przekonaj się, jak wiele możesz zyskać: poznasz rozwiązania każdej, nawet niestandardowej sytuacji dotyczącej rozliczania ubezpieczeń społecznych, nie zapomnisz o żadnym obowiązku, który musisz wypełnić w danym miesiącu, sprawdzisz, jakie nowości w prawie mają największy wpływ na rozliczenia ubezpieczeń społecznych w danym miesiącu, zaoszczędzisz dużo cennego czasu. ZAMÓW PRENUMERATĘ ROCZNĄ Z TABLETEM 2 Zadzwoń już dziś do Centrum Obsługi Klienta:

3 6 zasad i 15 przykładów Ubezpieczenia społeczne dla specjalistów WYJĄTKOWEEBOOKIZADARMODLACIEBIE Zajmujesz się ubezpieczeniami społecznymi? Pobierz darmowe ebooki. Jeśli: zajmujeszsięubezpieczeniamispołecznymi, chceszwiedziećozmianachwprzepisachiskutkachtychzmian wpraktyce KLIKNIJ i pobierz bezpłatne e-poradniki! 3

4 W jaki sposób liczyć okres zasiłkowy? W jaki sposób należy liczyć okres zasiłkowy, aby nie nadpłacić zasiłku chorobowego? Aby prawidłowo ustalić okres zasiłkowy i nie dopuścić do nadpłaty zasiłku chorobowego, trzeba pamiętać o najważniejszych zasadach, dotyczących m.in. długości okresu zasiłkowego czy okresów wliczanych i niewliczanych do okresu zasiłkowego. Na początku musimy sprawdzić, czy osoba, która otrzymała zwolnienie lekarskie, nie wykorzystała już przysługującego jej okresu zasiłkowego. Pamiętajmy, że wypłacenie świadczenia po wyczerpaniu okresu oznacza dla nas konieczność zwrotu nadpłaconego zasiłku wraz z odsetkami oraz obowiązek skorygowania dokumentów rozliczeniowych przekazanych do ZUS. Od czego zależy długość okresu zasiłkowego i na podstawie jakich dokumentów podmiot wypłacający świadczenia chorobowe może ustalić jego wymiar? 5 Czy rodzaj ubezpieczenia, z którego wypłacany jest zasiłek chorobowy, ma wpływ na okres zasiłkowy? 9 Jakie okresy, za które nie przysługuje zasiłek chorobowy, należy uwzględnić w okresie zasiłkowym? 11 Kto zwraca nadpłacony zasiłek chorobowy, jeśli nadpłata powstała w wyniku błędu podmiotu wypłacającego świadczenie? 15 Jak skorygować dokumenty rozliczeniowe, w których wykazano nadpłacony zasiłek? 15 4

5 6 zasad i 15 przykładów Zasada 1 długość okresu zasiłkowego Warto przypomnieć, że okres zasiłkowy wynosi 182 dni albo 270 dni w przypadku niezdolności do pracy podczas ciąży oraz gdy dana niezdolność spowodowana jest gruźlicą. Limity te liczone są z uwzględnieniem świąt oraz dni wolnych od pracy przypadających w czasie choroby. Podstawą do zastosowania dłuższego okresu zasiłkowego jest wpisanie w druku zwolnienia lekarskiego ZUS ZLA odpowiedniego kodu. W przypadku gruźlicy będzie to kod D, a w przypadku choroby przypadającej na okres ciąży kod B (art. 57 ust. 1 pkt 2 oraz pkt 4 ustawy chorobowej). WAŻNE ZUS wyjaśnia, że ciąża może być też udokumentowana odrębnym zaświadczeniem lekarskim, które pracownica dołącza do druk ZUS ZLA. W takim przypadku w zwolnieniu lekarskim nie jest wpisywany kod B. Ustawa chorobowa w art. 57 ust. 2 informuje, że na wniosek osoby korzystającej ze zwolnienia lekarskiego lekarz je wystawiający może nie umieszczać w nim kodu B i kodu D, czyli tych uprawniających do dłuższego okresu zasiłkowego. Nie ma wtedy podstaw do wypłacania zasiłku chorobowego przez okres wydłużony, nawet jeżeli pracodawca wie, że przysługuje on danej osobie. Wątpliwości płatników świadczeń chorobowych dotyczą szczególnie zwolnień lekarskich przedkładanych przez kobiety będące w widocznej już ciąży. Jeżeli w druku ZUS ZLA nie ma wpisanego kodu B, a kobieta nie przedłoży dodatkowego zaświadczenia lekarskiego potwierdzającego bycie w ciąży, zasiłek chorobowy można wypłacać tylko przez podstawowy okres zasiłkowy (182 dni). Przed podjęciem wypłaty pracodawca powinien jednak poinformować ubezpieczoną o konsekwencjach braku kodu B w druku zwolnienia oraz odrębnego zaświadczenia lekarskiego o ciąży i zasugerować uzupełnienie brakujących dokumentów. 5

6 W jaki sposób liczyć okres zasiłkowy? Przykład 1. Zwolnienie lekarskie pracownicy w ciąży bez kodu literowego B Płatnik składek wyliczył, że podstawowy okres zasiłkowy pani Karoliny Jabłońskiej kończy się 15 lutego. W dniu 1 lutego przedłożyła ona kolejne zwolnienie lekarskie obejmujące okres od 1 do 28 lutego. Ze względu na to, że pani Karolina jest w zaawansowanej ciąży, płatnik składek zastosował tu dłuższy okres zasiłkowy i wypłacił zasiłek chorobowy za wszystkie dni objęte zwolnieniem, mimo że na zwolnieniu lekarskim nie był wpisany kod B i nie było również przedłożone odrębne zaświadczenie lekarskie potwierdzające ciążę. Postępowanie płatnika składek jest nieprawidłowe, ponieważ jeżeli nie otrzymał wymaganych dokumentów, mógł wypłacić zasiłek tylko za dni przypadające do końca podstawowego okresu zasiłkowego, tj. za dni od 1 do 15 lutego. Zdarza się, że ubezpieczony przedstawia zwolnienie lekarskie uprawniające do wydłużonego okresu zasiłkowego po chorobie objętej okresem podstawowym. Może powstać tu pytanie, czy w takiej sytuacji liczenie 270 dni rozpoczynamy na nowo, czy też uwzględniamy w nich wykorzystane już 182 dni okresu podstawowego. Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy chorobowej do jednego okresu zasiłkowego wlicza się wszystkie okresy nieprzerwanej niezdolności do pracy. Jeżeli więc między jedną a drugą chorobą nie występuje żadna przerwa, to ubezpieczony nabywa prawo do dłuższego okresu zasiłkowego, ale uwzględnione zostaną w nim 182 dni wykorzystanego okresu podstawowego. Przykład 2. Zwolnienie lekarskie z kodem D bezpośrednio po zwykłym zwolnieniu Do 2 września 2016 r. pracownik Michał Nowak przebywał na powypadkowym zwolnieniu lekarskim i wykorzystał z przysługującego mu okresu zasiłkowego 172 dni. Przedstawił pracodawcy kolejne zwolnienie z wpisanym kodem D obejmujące okres od 3 września do 3 października 2016 r. W związku z tym, że pierwszy dzień zwolnienia przypadał bezpośrednio po zakończeniu zwolnień powypadkowych (między obiema chorobami nie było ani dnia przerwy), nie należy na nowo liczyć okresu zasiłkowego. Oznacza to, że z tytułu ostatniego ze zwolnień pan Michał nabył prawo do dłuższego okresu zasiłkowego (270 dni), ale uwzględnia się w nim wliczone 172 dni 6

7 6 zasad i 15 przykładów wykorzystanego już okresu podstawowego. Zakładając, że po ostatniej niezdolności do pracy (3 września 3 października) pan Michał nadal będzie chorował nieprzerwanie i na zwolnieniach lekarskich będzie wpisywany kod D, prawo do zasiłku chorobowego będzie mu przysługiwać jeszcze przez 67 dni (270 dni pełnego okresu wydłużonego 172 dni wykorzystanego okresu podstawowego 31 dni choroby objętych ostatnim zwolnieniem). Trzeba pamiętać, że jeżeli między chorobami nastąpi przynajmniej jeden dzień przerwy, to 270 dni powinniśmy liczyć od nowa. Zasada ta jednak nie dotyczy sytuacji, gdy obie niezdolności do pracy zostały spowodowane tą samą chorobą i przerwa między nimi nie przekroczyła 60 dni (art. 9 ust. 2 ustawy chorobowej). Żeby w takim przypadku mógł być otworzony nowy okres zasiłkowy, przerwa między obiema niezdolnościami do pracy spowodowanymi tą samą chorobą musi wynosić co najmniej 61 dni. Przykład 3. Zwolnienie z kodem literowym B po zwykłym zwolnieniu W 2016 roku pracownica Maria Jaszczyk wykorzystała już 46 dni z przysługującego jej podstawowego okresu zasiłkowego. Ostatnie zwolnienie lekarskie zakończyło się 31 lipca 2016 r. W dniu 8 września przedstawiła pracodawcy kolejne zwolnienie lekarskie obejmujące okres od 8 do 30 września, w którym wpisane zostały kody B oraz A. Ze względu na to, że choroba przypada na okres ciąży (kod B), pani Maria nabyła prawo do dłuższego okresu zasiłkowego. W związku z tym, że przyczyną obu niezdolności do pracy była ta sama choroba i przerwa między nimi nie przekraczała 60 dni (kod A), w okresie tym uwzględnione powinny być 46 dni wykorzystanego już okresu podstawowego. Po zakończeniu ostatniego zwolnienia pani Maria będzie miała prawo do nieprzerwanego zasiłku chorobowego jeszcze przez 201 dni (270 dni okresu wydłużonego 46 dni wykorzystanych z okresu podstawowego 23 dni objętych ostatnim zwolnieniem lekarskim), pod warunkiem że nadal będzie jej przysługiwał okres wydłużony. Zasada 2 początek roku nie rozpoczyna nowego okresu Zdarza się, że płatnicy składek wraz z rozpoczęciem nowego roku kalendarzowego otwierają nowy okres zasiłkowy, powołując się przy tym na 7

8 W jaki sposób liczyć okres zasiłkowy? zasady obowiązujące przy zasiłku opiekuńczym. Trzeba tu podkreślić, że art. 8 ustawy chorobowej, ustalający wymiar okresów zasiłkowych, nie wspomina o tym, że należy je rozliczać w ramach danego roku kalendarzowego. Rozpoczęcie nowego okresu zasiłkowego wraz z początkiem kolejnego roku może spowodować powstanie nadpłaty zasiłku chorobowego, ponieważ będzie on wypłacany zbyt długo. Przykład 4. Jak liczyć okres zasiłkowy w nowym roku kalendarzowym? Pracownik Jan Maliński przebywał na zwolnieniach lekarskich do 20 grudnia 2016 r., wykorzystując 176 dni z przysługującego mu podstawowego okresu zasiłkowego. Kolejne zwolnienie lekarskie (z wpisanym kodem A) dostarczył pracodawcy 3 lutego 2017 r. na okres od 3 do 28 lutego. Pracodawca, uznając, że wraz z rozpoczęciem nowego roku kalendarzowego okres zasiłkowy liczy się od nowa, za wszystkie dni objęte zwolnieniem wypłacił zasiłek chorobowy. Pracodawca postąpił nieprawidłowo, ponieważ świadczenie to przysługiwało tylko za 6 dni (182 dni okresu podstawowego 176 dni już wykorzystanych). Pan Jan powinien otrzymać zasiłek chorobowy tylko za okres od 3 do 8 lutego 2017 r. Zasada 3 wynagrodzenie chorobowe wliczane jest do okresu zasiłkowego W przypadku pracowników do okresu zasiłkowego wlicza się okres wypłaty wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy z art. 92 kp. Przysługuje ono za pierwsze 33 dni niezdolności do pracy w danym roku kalendarzowym lub 14 dni w przypadku pracowników, którzy ukończyli 50. rok życia. Ten krótszy okres obowiązuje w stosunku do niezdolności do pracy mających miejsce po roku kalendarzowym, w którym pracownik ukończył 50 lat. Przykład 5. Wynagrodzenie chorobowe w okresie zasiłkowym Od 7 lipca do 8 sierpnia 2016 r. 40-letnia pracownica Julita Napiórkowska przebywała na zwolnieniu lekarskim. W związku z tym, że była to jej pierwsza choroba w tym roku, za cały okres objęty zwolnieniem (33 dni) otrzymała wynagrodzenie chorobowe. Ponownie zachorowała we wrześniu i otrzymała zwolnienie lekarskie od 15 do 26 września. Na zwolnieniu le- 8

9 6 zasad i 15 przykładów karz wpisał kod A, co oznacza, że obie choroby powinny być uwzględnione w jednym okresie zasiłkowym, tym samym pani Julita wykorzystała już 45 dni (33 dni wynagrodzenia chorobowego + 12 dni zasiłku chorobowego) z przysługującego jej okresu zasiłkowego. Wynagrodzenie chorobowe nie jest wypłacane, jeśli przyczyną niezdolności do pracy jest wypadek przy pracy albo choroba zawodowa. W takim przypadku już od pierwszego dnia niezdolności pracownikom przysługuje zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego. Zasada 4 rodzaj ubezpieczenia, z którego przysługuje zasiłek, nie ma znaczenia Zgodnie z art. 7 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych przy ustalaniu prawa do świadczenia oraz wypłacie zasiłku chorobowego przysługującego z ubezpieczenia wypadkowego odpowiednie zastosowanie mają przepisy ustawy chorobowej. Oznacza to, że rodzaj ubezpieczenia, z którego wypłacany jest zasiłek chorobowy, nie ma wpływu na przysługujący danej osobie okres zasiłkowy. W jednym okresie uwzględniane są zarówno zasiłki wypłacane z ubezpieczenia chorobowego, jak i wypadkowego. Przykład 6. Najpierw zwolnienie z tytułu wypadku przy pracy, a potem zwykłe Bezpośrednio po zakończeniu zwolnienia powypadkowego pracownica Michalina Jakubowska przedłożyła pracodawcy kolejne zwolnienie lekarskie, tym razem związane z normalną chorobą. Fakt, że zasiłek będzie wypłacany z ubezpieczenia chorobowego, a nie wypadkowego, nie otwiera nowego okresu zasiłkowego pani Michaliny. Dni aktualnej choroby nadal będą rozliczane w ramach okresu zasiłkowego rozpoczętego przez zwolnienie powypadkowe. Zasada 5 okresy wliczane do okresu zasiłkowego Do jednego okresu zasiłkowego wlicza się wszystkie nieprzerwane niezdolności do pracy. Nie ma tu znaczenia, czy poszczególne niezdolności 9

10 W jaki sposób liczyć okres zasiłkowy? spowodowane są tą samą chorobą czy różnymi chorobami. Ma to natomiast znaczenie w sytuacji, gdy między jednym a drugim zwolnieniem lekarskim wystąpi przerwa. Zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy chorobowej do jednego okresu zasiłkowego wlicza się bowiem również okresy poprzedniej niezdolności do pracy, spowodowanej tą samą chorobą, jeżeli przerwa między ustaniem poprzedniej a powstaniem ponownej niezdolności nie przekracza 60 dni. Przykład 7. Przerwa w niezdolności do pracy trwająca 60 dni Równo 60 dni po zakończeniu poprzedniej niezdolności do pracy pracownik Kamil Jończyk ponownie zachorował na tę samą chorobę. Ponieważ przerwa między niezdolnościami do pracy spowodowanymi tą samą chorobą nie przekroczyła 60 dni, nowe zwolnienie powinno być rozliczane w ramach tego samego okresu zasiłkowego co poprzednie. Lekarz wystawiający zwolnienie lekarskie powinien wpisać w nim kod A. Podstawą do uwzględnienia w jednym okresie zasiłkowym choroby występującej po przerwie nieprzekraczającej 60 dni jest kod A wpisany na druku zwolnienia lekarskiego. W praktyce zdarza się, że lekarz nie wpisze w ZUS ZLA (e-zla) tego kodu, mimo że powinien to zrobić. Czasami jest to wynik przeoczenia, a czasami po prostu niewiedzy o poprzedniej chorobie, np. jeżeli zwolnienie jest wypisywane przez innego lekarza i w innej przychodni niż poprzednie. Wprawdzie podmioty uprawnione do wypłaty świadczeń chorobowych nie mają takiego obowiązku, ale warto w problematycznych sytuacjach zwrócić się do ZUS z pytaniem, czy daną chorobę należy uwzględniać w jednym okresie zasiłkowym, mimo że na zwolnieniu lekarskim nie ma kodu A. Można też bez konsultowania się z ZUS rozpocząć naliczanie nowego okresu zasiłkowego pracodawca, który otrzymał zwolnienie bez tego kodu, ma do tego podstawę. Trzeba jednak pamiętać, że jeśli okaże się, iż dana choroba powinna być uwzględniona w rozpoczętym już okresie zasiłkowym, to na płatniku świadczeń chorobowych spoczywać będzie obowiązek skorygowania błędu, a to oznacza dodatkowe obowiązki. Kolejna grupa błędów popełnianych przez płatników świadczeń chorobowych ma związek z tym, że w okresie zasiłkowym uwzględniane są 10

11 6 zasad i 15 przykładów także niektóre okresy, za które mimo pobytu na zwolnieniu lekarskim ubezpieczony nie nabywa prawa do zasiłku chorobowego. Czasami płatnicy wychodzą z założenia, że skoro ubezpieczony nie otrzymał zasiłku, to dany okres nie powinien być brany pod uwagę przy liczeniu okresu zasiłkowego. Tymczasem z ustawy chorobowej oraz komentarza do niej zamieszczonego na stronie internetowej ZUS wynika, że w okresie zasiłkowym uwzględnia się następujące okresy, za które nie przysługuje zasiłek chorobowy: okresy niezdolności do pracy, w których ubezpieczony na podstawie odrębnych przepisów zachowuje prawo do wynagrodzenia; okresy, w których pracownik odsunięty od pracy z powodu podejrzenia o nosicielstwo zarazków choroby zakaźnej nie podjął proponowanej mu przez pracodawcę innej pracy niezabronionej takim osobom, odpowiadającej jego kwalifikacjom zawodowym albo którą może wykonywać po uprzednim przeszkoleniu; okresy niezdolności do pracy, których przyczyną jest umyślne przestępstwo lub wykroczenie popełnione przez ubezpieczonego, jeżeli zostało to potwierdzone prawomocnym orzeczeniem sądu; pierwsze 5 dni niezdolności do pracy spowodowanej nadużyciem alkoholu przez ubezpieczonego (kod C na druku zwolnienia lekarskiego); okres niezdolności do pracy, w czasie której ubezpieczony wykonuje pracę zarobkową lub wykorzystuje zwolnienie lekarskie w sposób niezgodny z jego celem, o ile zostanie to potwierdzone w wyniku kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich przeprowadzonej przez ZUS albo podmiot uprawniony do wypłaty świadczeń chorobowych. Przykład 8. Okresy bez zasiłku uwzględniane w okresie zasiłkowym (kod literowy C) Pracownik Janusz Kowalik przedstawił pracodawcy uprawnionemu do wypłaty świadczeń chorobowych zwolnienie lekarskie obejmujące okres od 9 do 31 stycznia. Lekarz wystawiający zwolnienie wpisał w nim kod C oznaczający niezdolność do pracy spowodowaną nadużyciem alkoholu. W związku z tym pan Janusz otrzymał zasiłek chorobowy tylko za dni od 14 do 31 stycznia (18 dni). W okresie zasiłkowym powinien natomiast być uwzględniony cały okres objęty zwolnieniem, tj. 23 dni. 11

12 W jaki sposób liczyć okres zasiłkowy? Przykład 9. Praca na zwolnieniu Pracownica Anna Drabikowska przedłożyła zwolnienie lekarskie obejmujące okres od 1 do 31 stycznia, w którym lekarz zaznaczył, że ubezpieczona powinna leżeć. W trakcie kontroli pracodawca będący płatnikiem świadczeń chorobowych stwierdził, że w czasie pobytu na zwolnieniu pani Anna pomagała teściom w pracach rolnych. Po kontroli został sporządzony protokół, od ustaleń którego pracownica się nie odwołała. Na tej podstawie została pozbawiona zasiłku chorobowego za cały okres objęty wspomnianym zwolnieniem. Mimo braku wypłaty okres ten należy uwzględnić w okresie zasiłkowym. Zasada 6 okresy nieuwzględniane w okresie zasiłkowym Trzeba zwrócić uwagę na to, że sposób liczenia okresu zasiłkowego w przypadku choroby przypadającej po przerwie uzależniony jest od tego, czy jest to ta sama choroba co poprzednio, oraz od długości przerwy między poszczególnymi niezdolnościami do pracy. Zgodnie z art. 9 ustawy chorobowej do jednego okresu zasiłkowego wliczamy wszystkie okresy nieprzerwanej niezdolności do pracy. Uwzględniamy tu również okresy poprzedniej niezdolności do pracy spowodowanej tą samą chorobą, jeżeli przerwa między ustaniem poprzedniej a powstaniem ponownej choroby nie przekraczała 60 dni (kod A na druku zwolnienia lekarskiego). Jeżeli więc między dwoma różnymi chorobami wystąpi chociaż jeden dzień przerwy okres zasiłkowy przysługujący danej osobie liczymy od nowa. Przykład 10. Choroba po przerwie Pracownica Justyna Nowak była niezdolna do pracy w dniach od 11 do 29 sierpnia, otrzymując z tego tytułu zasiłek chorobowy, którego płatnikiem był zatrudniający ją pracodawca. We wrześniu pani Justyna przedstawiła kolejne zwolnienie lekarskie obejmujące okres od 2 do 12 września. Na zwolnieniu lekarz nie wpisał kodu A, a oba zwolnienia zostały wystawione przez lekarzy różnych specjalizacji. Drugie ze zwolnień otworzyło nowy okres zasiłkowy, na długość którego nie ma wpływu choroba w sierpniu. Aby można było liczyć nowy okres zasiłkowy w przypadku tych samych chorób, okres przerwy między nimi musi wynosić co najmniej 61 dni. 12

13 6 zasad i 15 przykładów Jeżeli przerwa ta wynosi 60 lub mniej dni, nowa choroba uwzględniana jest w rozpoczętym wcześniej okresie zasiłkowym. Przykład 11. Przerwa krótsza niż 61 dni 35-letni pracownik Adam Namirkowski przebywał na zwolnieniu lekarskim od 1 lipca do 14 sierpnia. W związku z tym, że w tym roku była to jego pierwsza choroba, za dni od 1 lipca do 2 sierpnia otrzymał wynagrodzenie chorobowe, a za pozostały okres objęty zwolnieniem zasiłek chorobowy. Ponownie stał się niezdolny do pracy we wrześniu i otrzymał zwolnienie lekarskie na okres od 8 do 26 września z kodem literowym A. Obie choroby należy rozliczyć w ramach tego samego okresu zasiłkowego. Oznacza to, że z przysługującego okresu pan Adam wykorzystał już 64 dni (45 dni choroby w sierpniu + 19 dni choroby we wrześniu). W okresie zasiłkowym nie uwzględnia się niezdolności do pracy przypadających na okres wyczekiwania (art. 9 ust. 3 ustawy chorobowej). Do okresu tego wlicza się natomiast poprzednie okresy ubezpieczenia chorobowego, jeżeli przerwa między nimi nie przekroczyła 30 dni albo była spowodowana urlopem wychowawczym, urlopem bezpłatnym lub odbywaniem czynnej służby wojskowej przez żołnierza niezawodowego. Ustawa chorobowa określa również grupy osób, którym zasiłek chorobowy przysługuje od pierwszego dnia ubezpieczenia chorobowego (art. 4 ust. 3). Jeżeli niezdolność do pracy przypada na okres wyczekiwania i ubezpieczony nie jest uprawniony do zasiłku chorobowego od pierwszego dnia choroby, to zasiłek mu nie przysługuje, a okres ten nie jest brany pod uwagę przy liczeniu okresu zasiłkowego. Może jednak wystąpić sytuacja, że w czasie pobytu na zwolnieniu lekarskim ubezpieczonemu upłynie obowiązujący go okres wyczekiwania i tym samym nabędzie prawo do zasiłku za część zwolnienia. Te dni z kolei uwzględniamy w okresie zasiłkowym. Przykład 12. Niezdolność do pracy przypadająca na okres wyczekiwania Z dniem 1 lipca pan Janusz Michałowski podpisał umowę zlecenia, z tytułu której przystąpił także do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Jest to jego pierwsza praca zarobkowa. Nie spełnia on warunków uprawniających do zasiłku chorobowego już od pierwszego dnia ubezpieczenia, a więc 13

14 W jaki sposób liczyć okres zasiłkowy? okres wyczekiwania wynosi w tym przypadku 90 dni. Dnia 22 września pan Janusz dostarczył zleceniodawcy uprawnionemu do wypłaty świadczeń chorobowych zwolnienie lekarskie obejmujące okres od 22 września do 10 października. Ze względu na to, że okres wyczekiwania upłynął 28 września, zasiłek chorobowy zastanie wypłacony tylko za dni od 29 września do 10 października. Mimo że zwolnienie obejmowało 19 dni, z okresu zasiłkowego odjęte zostanie tylko 12 dni. W okresie zasiłkowym nie uwzględnia się bowiem dni przypadających na okres wyczekiwania. Przysługującego danej osobie okresu zasiłkowego nie zmniejszają także choroby przypadające w czasie urlopu bezpłatnego albo urlopu wychowawczego. Za okres takiej niezdolności do pracy ubezpieczony nie nabywa prawa do zasiłku chorobowego i okres ten nie jest brany pod uwagę przy liczeniu okresu zasiłkowego (art. 12 ust. 2 pkt 1 2 oraz ust. 3 ustawy chorobowej). Jeżeli jednak zwolnienie lekarskie obejmuje również dni przypadające przed rozpoczęciem albo po zakończeniu jednego ze wspomnianych urlopów, zasiłek przysługuje za te właśnie dni i tym samym są one uwzględniane w okresie zasiłkowym. Przykład 13. Choroba w czasie urlopu bezpłatnego Pracownik Krzysztof Gruszczyński od 1 do 30 września przebywał na urlopie bezpłatnym. Dnia 22 września przedstawił pracodawcy, który jest uprawniony do wypłaty świadczeń chorobowych, zwolnienie lekarskie obejmujące okres od 22 września do 10 października. Za dni choroby przypadające w czasie urlopu bezpłatnego (22 30 września) panu Krzysztofowi zasiłek chorobowy nie przysługuje. Dni te nie powinny też być uwzględnione w okresie zasiłkowym. Z pozostały okres objęty zwolnieniem (1 10 października) zasiłek zostanie wypłacony i dni te zmniejszą okres zasiłkowy przysługujący tej osobie. Do okresu zasiłkowego nie przyjmuje się również niezdolności do pracy przypadających w czasie tymczasowego aresztowania albo odbywania kary pozbawienia wolności. Wyjątkiem są tu okresy choroby, za które dana osoba nabyła prawo do zasiłku chorobowego w związku z objęciem ubezpieczeniem chorobowym z tytułu wykonywania odpłatnie pracy na podstawie skierowania do niej w czasie jednego z wymienionych okresów (art. 12 ust. 2 pkt 3 oraz ust. 3 ustawy chorobowej). 14

15 6 zasad i 15 przykładów Jak rozliczyć nadpłatę zasiłku i jak przygotować korektę dokumentów? Jeżeli podmiot uprawniony do wypłaty świadczeń chorobowych błędnie ustali okres zasiłkowy przysługujący danej osobie albo nieprawidłowo będzie go rozliczał, w wyniku czego zasiłek chorobowy zostanie wypłacony za zbyt długi czas, to na tym podmiocie spoczywać będzie konieczność zwrócenia powstałej nadpłaty wraz z karnymi odsetkami. Odpowiednie zastosowanie będzie miał tu art. 84 ust. 6 ustawy systemowej. Zgodnie z nim, jeżeli pobranie nienależnych świadczeń zastało spowodowane przekazaniem przez płatnika składek lub przez inny podmiot nieprawdziwych danych mających wpływ na prawo do świadczeń lub ich wysokość, obowiązek ich zwrotu wraz z odsetkami obciąża odpowiednio płatnika składek lub inny podmiot. Błąd w okresie zasiłkowym powodujący nadpłatę zasiłku chorobowego pociąga za sobą również konieczność skorygowania dokumentów rozliczeniowych za dany okres. Na złożenie korekty płatnik ma 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania z ZUS zawiadomienia o ich stwierdzeniu przez ten organ. Jeśli nieprawidłowości zostały stwierdzone przez ZUS w drodze: decyzji termin ten wynosi także 7 dni, ale liczonych od dnia uprawomocnienia się decyzji, kontroli termin wynosi 30 dni liczonych od dnia otrzymania protokołu pokontrolnego. Jeżeli zasiłek chorobowy w całości został pobrany bezpodstawnie, trzeba wyzerować imienny raport miesięczny ZUS RSA, w którym świadczenie to zostało rozpisane. Do raportu powinna być dołączona korekta deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, ponieważ nienależnie wypłacony zasiłek pomniejszył w niej globalną kwotę składek. Przykład 14. Zasiłek wypłacony bezpodstawnie korekta raportów We wrześniu 2016 roku pracodawca uprawniony do wypłaty świadczeń chorobowych zauważył, że popełnił błąd w rozliczaniu okresu zasiłkowego w przypadku jednego z pracowników. W wyniku tej pomyłki pracownik 15

16 W jaki sposób liczyć okres zasiłkowy? otrzymał zasiłek chorobowy za okres od 4 do 8 sierpnia, mimo że choroba ta przypadała w całości już po wyczerpaniu okresu zasiłkowego. W ciągu 7 dni od zauważenia błędu pracodawca powinien złożyć następujące dokumenty rozliczeniowe: raport ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia XX, oznaczając go identyfikatorem (zakładając, że będzie to pierwsza korekta za ten miesiąc), jako kod świadczenia/przerwy powinien być podany ten sam symbol co w pierwotnie złożonym raporcie (jeżeli zasiłek był wypłacony z ubezpieczenia chorobowego będzie to cyfra 313), identyczny będzie też okres, pola dotyczące kwoty i dni zasiłkowych/liczby wypłat powinny pozostać puste albo należy w nich wpisać cyfrę 0; do raportu powinna być dołączona deklaracja ZUS DRA oznaczona tym samym identyfikatorem, w której uwzględnione zostaną zmiany wynikające z korekty raportu przede wszystkim z kwoty świadczeń wypłaconych z ubezpieczenia chorobowego odjęta zostanie kwota nienależnie wypłaconego zasiłku, a tym samym skorygowane zostaną kwoty ogólne do przekazania do ZUS. Razem ze złożeniem wspomnianych dokumentów pracodawca powinien uregulować powstałą niedopłatę składek. Jeżeli zasiłek był nienależnie wypłacony tylko za część zwolnienia lekarskiego, w raporcie ZUS RSA korygujemy jego kwotę, okres wypłaty oraz liczbę dni zasiłkowych/liczbę wypłat. Oczywiście tu również dołączamy odpowiednio skorygowaną deklarację rozliczeniową. Przykład 15. Nadpłacony zasiłek korekta dokumentów rozliczeniowych Pracodawca w wyniku błędu powstałego przy liczeniu okresu zasiłkowego nadpłacił zasiłek chorobowy jednej z pracownic. Świadczenie wypłacił za okres od 7 do 18 lipca 2016 r., a powinien tylko za dni od 7 do 16 lipca. Zasiłek wypłacił w kwocie 1.456,78 zł, a przysługiwał w wysokości 1.192,12 zł. Aby skorygować błąd, pracodawca złożył następujące dokumenty rozliczeniowe: 16

17 6 zasad i 15 przykładów raport ZUS RSA oznaczony numerem identyfikatora (przy założeniu, że jest to pierwsza korekta za ten miesiąc), z kodem tytułu ubezpieczenia zaczynającym się od cyfr 01 10, liczbą 313 jako kodem świadczenia/przerwy, okresem od do , liczbą 10 jako liczbą dni zasiłkowych/liczbą wypłat oraz kwotą 1.192,12 zł; deklarację rozliczeniową ZUS DRA oznaczoną tym samym numerem identyfikatora, w której uwzględnione zostaną zmiany wynikające z korekty raportu. Podstawa prawna Art. 92 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 1666). Art. 41 ust. 7a 7b, art. 47 ust. 3 3a, art. 84 ust. 6 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 963 ze zm.). Art. 4, art. 8 9, art. 12, art ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 372 ze zm.). Art. 7 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2015 r. poz ze zm.). Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 222). Bogdan Majkowski specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych 17

18 W jaki sposób liczyć okres zasiłkowy? Kierownik Grupy Wydawniczej: Agnieszka Konopacka-Kuramochi Wydawca: Marlena Prószyńska Redaktor prowadząca: Marta Strupińska ISBN Nr produktowy 2 BC 0097 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2017 Skład i łamanie: Triograf Dariusz Kołacz Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, Warszawa tel , faks Niniejszy e-book chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Zaproponowane w niniejszym poradniku wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w poradniku wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. 18