PIP o wprowadzaniu zmian w rozkładach czasu pracy

Transkrypt

1 PIP o wprowadzaniu zmian w rozkładach czasu pracy

2 Autor: Joanna Kaleta, Sekcja Kontroli Wewnętrznej GIP Konsultant merytoryczny: Halina Tulwin, dyrektor Departamentu Prawnego GIP Kierownik Grupy Wydawniczej: Agnieszka Konopacka-Kuramochi Wydawca: Agnieszka Gorczyca Redaktor prowadzący: Emilia Wawrzyszczuk ISBN Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2015 Skład i łamanie: Raster Studio Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, Warszawa tel , faks Niniejszy e-book chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Zaproponowane w niniejszym poradniku wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w poradniku wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

3 OKOLICZNOŚCI UZASADNIAJĄCE WPROWADZANIE ZMIAN W ROZKŁADACH CZASU PRACY Pytanie: Czy i w jakich sytuacjach pracodawca może dokonywać zmian w ustalonych harmonogramach czasu pracy? Czy takie modyfikacje są możliwe w każdym przypadku, gdy zajdzie potrzeba po stronie pracodawcy? Jak należy wprowadzać zmiany, aby pracownicy nie zarzucili nam, że są one niezgodne z przepisami? Odpowiedź: W uzasadnionych przypadkach pracodawca może dokonywać zmian w ustalonych i przekazanych pracownikom rozkładach czasu pracy. Za okoliczności usprawiedliwiające modyfikacje harmonogramu uważa się m.in. nagłe nieobecności pracownika (np. z powodu choroby). Nie powinny jednak być nimi potrzeby pracodawcy. Rozkład czasu pracy (harmonogram, grafik) powinien być ustalany na cały okres rozliczeniowy albo na jego część obejmującą co najmniej miesiąc i podany do wiadomości pracowników najpóźniej na tydzień przed rozpoczęciem okresu objętego tym rozkładem. Przepisy nie precyzują, czy można go później zmienić (i ewentualnie w jakich okolicznościach). Przyjmuje się jednak, że w niektórych przypadkach jest to możliwe. Choroba, urlop na żądanie grafik można zmienić Zmiana harmonogramu w trakcie okresu rozliczeniowego jest możliwa z powodu nagłej, niemożliwej do przewidzenia nieobecności innego pracownika. A zatem wtedy, gdy trzeba szybko zorganizować zastępstwo, ponieważ inny pracownik np. zachorował, wziął urlop na żądanie albo został zwolniony (zwolnił się) z pracy. Jeśli te okoliczności nie były znane już w momencie tworzenia harmonogramu, mogą być powodem do jego zmiany. Potrzeby pracodawcy nie usprawiedliwiają modyfikacji Więcej kontrowersji budzi możliwość zmiany bieżącego harmonogramu z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, np. nieplanowanej wcześniej dostawy, wzrostu zamówień, którego nie dało się przewidzieć w momencie tworzenia grafiku itp. Z jednej strony żaden przepis tego nie zabrania, z drugiej jednak są to sytuacje, które uzasadniają polecenie godzin nadliczbowych. A skoro tak, to zmiana rozkładu byłaby obejściem przepisów o polecaniu nadgodzin i pozbawieniem pracownika ich rekompensaty. Tym bardziej że pracownikowi zwykle trudno obsłużyć np. znacznie większą liczbę zamówień w tym samym czasie, bez wypracowywania nadgodzin. 3

4 Dlatego zmiany harmonogramu z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, ze względu na działanie na niekorzyść pracownika (pozbawienie go ewentualnego wynagrodzenia za godziny nadliczbowe) należy uznać za niedopuszczalne. WAŻNE Tak zwane rozkłady cząstkowe, czyli obejmujące tylko części okresu rozliczeniowego, podlegają modyfikacjom na takich samych zasadach, jak rozkłady obejmujące całe okresy rozliczeniowe. Podobnie będzie, gdy okaże się, że pracodawca potrzebuje mniej pracy, niż początkowo planował (np. ważny klient nagle zrezygnuje z usług firmy itd.). Również wtedy zmiana harmonogramu nie będzie możliwa, ponieważ pozbawiłaby pracownika wynagrodzenia przestojowego. Można się zgodzić, gdy prosi pracownik Nie ma natomiast przeszkód, aby zmienić aktualny rozkład, w przypadku gdy prosi o to sam pracownik. Jednak często w takiej sytuacji nie ma potrzeby zmieniać harmonogramu, lecz wystarczy np. zgodzić się na wyjście prywatne (za które można mu potrącić wynagrodzenie, chyba że pracownik i pracodawca umówią się na jego odpracowanie). Wystarczy odnotować takie wyjście w ewidencji czasu pracy, bez zmiany rozkładu. Tryb jak przy wprowadzaniu Zmiana rozkładu i systemu czasu pracy pracowników wymaga takiego samego trybu jak jego ustanowienie. A zatem, w przypadku gdy rozkład wprowadzono na stałe w regulaminie pracy, jego zmiana jest możliwa dopiero po upływie 2 tygodni od dnia podania jej do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Natomiast w sytuacji, gdy dla danego pracownika pracodawca sporządza rozkład czasu, o którym mowa w art Kodeksu pracy, jego zmiana powinna być podana do wiadomości pracownika w terminie określonym w aktach wewnątrzzakładowych. Termin ten może być krótszy od wskazanego w przepisach 7-dniowego terminu na podanie do wiadomości pracowników nowych rozkładów czasu pracy, lecz powinien być na tyle długi, aby pracodawca miał pewność, że pracownicy zapoznali się z nowymi rozkładami. Zachowane odpoczynki, nienaruszona doba Zmieniając rozkład czasu pracy, pracodawca musi pamiętać, aby nie naruszyć prawa pracowników od odpoczynków (dobowych i tygodniowych) oraz nie zobowiązywać pracownika do powtórnego rozpoczęcia pracy w tej samej dobie pracowniczej. Pracodawca nie powinien zatem, dokonując zmian rozkładu czasu pracy, np. przenosić pracowników z II na I zmianę. Takie działanie może bowiem spowodować naruszenie prawa pracownika do 11-godzinnego odpoczynku dobowego i z pewnością stanowi polecenie powtórnego rozpoczęcia pracy w tej samej dobie pracowniczej. 4

5 Dwukrotną pracę w danej dobie pracowniczej można planować tylko w ruchomym czasie pracy. Poza tym jednym przypadkiem taką pracę można polecać w ramach godzin nadliczbowych, których się nie planuje. Podstawa prawna: art. 129, art. 150, art. 151 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz ze zm.). 5

6 6

7 1BC71 ISBN