Podsumowanie prac nad projektem Strona WWW dla NGO

Transkrypt

1 Podsumowanie prac nad projektem Strona WWW dla NGO Styczeń - Czerwiec 2014

2 Spis treści 1. O firmie 2. Strategia odpowiedzialnego biznesu 3. Wdrożenie programu wsparcia technologicznego dla lokalnych organizacji pozarządowych 4. Kodeks Współpracy z Interesariuszami

3 1. O firmie Firma Interniti specjalizuje się w tworzeniu serwisów i portali www, aplikacji internetowych na zamówienie, sklepów internetowych, video streamingu. Wszystkie realizacje internetowe tworzone są w oparciu o autorski system zarządzania treścią (Kramework CMS) zaprojektowany do prezentowania wielojęzycznych treści zgodnie ze standardami W3C. Firma świadczy także kompleksowe usługi związane z hostingiem i opieką nad zrealizowanymi serwisami, pozycjonowaniem stron www i rejestracją domen. Rynkiem docelowym firmy jest rynek lokalny gdzie konkuruje głównie z małymi przedsiębiorstwami oferującymi podobny zakres usług, są to firmy specjalizujące się w tworzeniu stron www lub agencje reklamowe. Interniti to nowoczesna firma podejmująca wyzwania nie tylko w sferze biznesowej ale również realizująca koncepcję społecznej odpowiedzialności biznesu. Działania biznesowe firmy realizowane są w określonej rzeczywistości społecznej i wywierają na nią wpływ. Tworząc strategię biznesową firma podjęła się wdrożenia zasad społecznej odpowiedzialności biznesu, które zostały szczegółowo określone w strategii CSR firmy. Strategia, której głównym założeniem jest Transfer wiedzy i technologii, została stworzona w oparciu o standard ISO Obejmuje ona kluczowe dla firmy aspekty zrównoważonego rozwoju zawarte w trzech filarach: Środowisko, Etyka i partnerzy biznesowi oraz Odpowiedzialność społeczna. 2. Strategia odpowiedzialnego biznesu Nasza firma podejmuje wyzwania nie tylko w sferze biznesowej ale również podejmuje działania realizujące koncepcję społecznej odpowiedzialności biznesu. Działania firmy realizowane są w określonej rzeczywistości społecznej i wywierają na nią wpływ, dlatego wraz z tworzeniem strategii biznesowej firmy powstawała jednocześnie strategia CSR (ang. corporate social responsibility). Strategia została stworzona w oparciu o standard ISO i obejmuje kluczowe dla firmy aspekty zrównoważonego rozwoju zawarte w trzech filarach: Środowisko, Etyka biznesowa i partnerzy biznesowi oraz Odpowiedzialność społeczna. Transfer wierdzy i technologii Interesariusze firmy: klienci, współpracownicy i dostawcy usług, urzędy, społeczność lokalna (w szczególności organizacje pozarządowe). Główne ryzyka ESG dla branzy IT emisja gazów cieplarnianych konsumpcja energii recykling odpadów elektronicznych eliminacja lub redukcja komponentów niebezpiecznych warunki pracy w łańcuchu dostaw nieuczciwa konkurencja W kontekście ryzyka branżowego wybrane zostały aspekty kluczowe dla firmy (tzw. materiality matrix) i określony został wpływ jaki firma wywiera na środowisko, społeczność lokalną i otoczenie biznesowe. Następnie ustalone zostały priorytetowe i możliwe metody zmniejszenia negatywnych czynników tego oddziaływania. Rewizja strategii Założenia strategii jak i wyznaczone cele są poddawane cyklicznemu przeglądowi. Analizowane są

4 zrealizowane działania i ich efektywność, ponownie analizowany jest wpływ firmy na otoczenie społeczne i wyznaczane są kolejne cele. Strategia jest również aktualizowana i dostosowywana wraz ze wzrostem firmy i pojawianiem się kolejnych obszarów z zakresu odpowiedzialności społecznej. Filar I: Środowisko podejmujemy odpowiedzialność i ograniczamy negatywny wpływ firmy na środowisko Kluczowe ryzyka i zagadnienia zrównoważonego rozwoju redukcja emisji CO2 efektywność energetyczna ograniczenie substancji niebezpiecznych recykling i utylizacja sprzętu komputerowego Realizowane działania Firma w podejmowanych działaniach kieruje się ideą Zielonego IT, które oznacza projektowanie, produkcję, użytkowanie oraz utylizację komputerów, serwerów i podsystemów (takich jak monitory, drukarki, systemy komunikacji) w sposób efektywny i wydajny przy jednoczesnym minimalnym oddziaływaniu na środowisko. ograniczenie wydruków i używanie papieru ekologicznego redukcja i recykling odpadów papierowych wdrożenie systemu e-faktur całkowite wyłączanie komputerów w porze nocnej i w weekendy wdrożenie systemu wirtualnych spotkań i ograniczenie podróży służbowych używanie energooszczędnego oświetlenia; używanie energooszczędnych urządzeń outsourcing usług hostingowych telefonia voip, ograniczony zakup i utylizacja aparatów telefonicznych Korzyści i rezultaty redukcja zużycia energii elektrycznej pośrednie obniżenie emisji gazów cieplarnianych poprzez zmniejszenie ilości podróży służbowych, energooszczędne urządzenia i drukowanie dwustronne dokumentów ograniczenie kosztów

5 Filar II: Etyka biznesowa i partnerzy biznesowi Kluczowe ryzyka i zagadnienia zrównoważonego rozwoju nieuczciwa konkurencja niedotrzymywanie umów i płatności niedotrzymywanie wysokiej jakości produktów i usług brak odpowiednio wykwalifikowanych współpracowników Etyka biznesu to integralna część sposobu prowadzenia działalności biznesowej. W etyce biznesowej kierujemy się transparentnymi, otwartymi i partnerskimi relacjami ze współpracownikami, podwykonawcami i klientami. Nasze standardy uczciwość, odpowiedzialność, szacunek w każdym biznesowym działaniu, wewnątrz i na zewnątrz firmy determinacja w przestrzeganiu etyki i norm obowiązujących w firmie odpowiedzialność za wpływ firmy na otoczenie społeczne zapewnianie najwyższej jakości produktów i usług oraz profesjonalnej obsługi Realizowane działania w obszarze rekrutacji opracowywane procedury dotyczące rekrutacji w oparciu o uczciwe praktyki zatrudnienia i z uwzględnieniem poszanowania równych szans w obszarze współpracy z podwykonawcami i partnerami biznesowymi dotrzymywanie terminów płatności, zapewnienie ochrony prawa autorskich i własności intelektualnej realizacja zleceń dla klientów uczciwa konkurencja, reklama i promocja, dotrzymywanie zobowiązań, poszanowanie tajemnicy handlowej i zasady poufności, dbałość o wysoką jakość produktów i usług realizacja zadań na rzecz społeczności lokalnej i budowanie partnerstw z organizacjami pozarządowymi Filar III: Odpowiedzialność społeczna Firma dąży do tego aby w sposób aktywny, etyczny i odpowiedzialny uczestniczyć w życiu społecznym i brać odpowiedzialność za otoczenie, w którym funkcjonuje i na które wywiera wpływ. Działalność w sferze społecznej to jeden z kluczowych czynników zrównoważonego rozwoju dlatego analizujemy potrzeby społeczności lokalnej oraz wpływ firmy i możliwość wprowadzania pozytywnych zmian w obszarze, który znamy najlepiej, czyli produkty i usługi internetowe. Propagujemy otwartość i gotowość do współpracy gdyż uważamy, że dzięki takiej postawie zbudujemy prawdziwą wartość firmy. Wybraną formą zaangażowania społecznego jest Partnerstwo z sektorem organizacji pozarządowych, szczególnie w zakresie dzielenia się wiedzą i doświadczeniem, know-how i osiągnięciami w dziedzinie IT. Dotychczasowe działania Dotychczasowe zaangażowanie w działalność społeczną realizowane było na rzecz Stowarzyszenia Pomocy Osobom Autystycznym DALEJ RAZEM mającego swoją siedzibę w Zielonej Górze. Celem Stowarzyszenia jest tworzenie osobom autystycznym warunków do profesjonalnej rehabilitacji umożliwiającej rozwój. Organizacja skupia ponad 70 rodzin i jest jedyną tego typu wyspecjalizowaną placówką w południowej części województwa lubuskiego.

6 W ramach prowadzonej działalności biznesowej firma wspierała nieodpłatnie Stowarzyszenie poprzez realizację stron internetowych (w tym strony głównej organizacji) w oparciu o autorski system CMS, ponadto firma zapewniła obsługę stron www, niezbędne prace programistyczne i wsparcie merytoryczne, a także przekazanie sprzętu komputerowego na rzecz członków Stowarzyszenia i wolontariat przy realizacji imprezy integracyjnej z okazji Dnia Dziecka. Dzięki udzielonemu wsparciu firma przyczyniła się do wzmocnienia możliwości komunikacji organizacji z jej członkami, partnerami i społecznością lokalną w zakresie działalności statutowej oraz realizowanych projektów. Ta współpraca pozwoliła firmie przyjrzeć się z bliska problemom, z którymi boryka się także wiele innych organizacji pozarządowych działających w społecznościach lokalnych. 3. Wdrożenie programu wsparcia technologicznego dla lokalnych organizacji pozarządowych Ramy programowe Tytuł projektu: Wdrożenie programu wsparcia technologicznego dla lokalnych organizacji pozarządowych Program: Szwajcarsko-Polski Program Współpracy* w ramach projektu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości Zwiększenie konkurencyjności regionów poprzez społeczną odpowiedzialność biznesu (CSR). Projekt finansowany jest przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej. Okres realizacji: Obszar geograficzny: Projekt ma charakter regionalny i swoim zasięgiem obejmuje województwo lubuskie Pomysł i wdrożenie Działalność w sferze społecznej to jeden z kluczowych czynników zrównoważonego rozwoju dlatego w firmie analizowane są potrzeby społeczności lokalnej oraz wpływ firmy i możliwość inicjowania pozytywnych zmian w najlepiej znanym obszarze, czyli produkty i usługi internetowe. Podstawową formą zaangażowania społecznego firmy jest Partnerstwo z sektorem organizacji pozarządowych, szczególnie w zakresie dzielenia się wiedzą i doświadczeniem, know-how i osiągnięciami w dziedzinie IT. Czerpiąc z doświadczeń wcześniejszych działań oraz konsekwentnie realizując główne założenie strategii CSR jakim jest Transfer wiedzy i technologii, firma postanowiła przejść do realizacji kompleksowego programu wsparcia dla organizacji pozarządowych w partnerstwie z przedstawicielami organizacji trzeciego sektora działającymi na terenie województwa lubuskiego. Nadrzędnym celem projektu było nawiązanie partnerstwa z lokalnymi organizacjami pozarządowymi (NGO) i wspólne wdrożenie kompleksowego programu wsparcia rozwoju technologicznego organizacji pozarządowych działających na terenie województwa lubuskiego. Projekt realizowany był przez sześć miesięcy. Głównym założeniem inicjatywy było stworzenie organizacjom pozarządowym możliwości obecności w internecie poprzez posiadanie własnej strony internetowej dowolnie zarządzanej i aktualizowanej, umożliwiającej komunikację z interesariuszami oraz prezentację prowadzonych działań bez konieczności posiadania

7 umiejętności programistycznych oraz ponoszenia wydatków na kosztowne usługi informatyczne w tym zakresie. Organizacje pozarządowe niejednokrotnie podkreślają trudną sytuację materialną i wskazują, jak ważne w tym kontekście jest wsparcie ze strony biznesu, wśród najważniejszych korzyści wymieniając pomoc usługową i dostęp do zaplecza technicznego. Z punktu widzenia przedsiębiorstwa, kluczowymi bodźcami do realizacji przedsięwzięcia były: budowanie wizerunku firmy jako godny zaufania i solidny partner zarówno w biznesie jak i w dialogu z otoczeniem społecznym budowanie trwałych relacji z otoczeniem społecznym i wypracowanie zasad dialogu i współpracy partnerskiej z organizacjami pozarządowymi wypracowanie Kodeksu Współpracy z Interesariuszami w oparciu o standard AA1000 upowszechnianie strategii CSR firmy prezentacja systemu CMS firmy dla szerszego grona odbiorców Partnerzy W ramach projektu nawiązane zostało partnerstwo z wybranymi lokalnymi organizacjami

8 pozarządowymi tak aby wspólnie wypracować produkt informatyczny dedykowany organizacjom trzeciego sektora. Współpraca partnerska była niezbędna do tego aby powstał system jak najlepiej spełniający potrzeby i oczekiwania organizacji pozarządowych. Partnerzy wspierali realizację projektu od strony merytorycznej, dobierając moduły systemu, współtworząc szatę graficzną dla szablonów stron oraz oceniając zakres bazy wiedzy, Naszymi partnerami zostało sześć organizacji z województwa lubuskiego: Fundacja Przedsiębiorczość Żary Celem Fundacji jest inspirowanie, wspieranie, tworzenie w miejscowym środowisku przedsięwzięć gospodarczych (małych firm prywatnych), wyzwalanie, wdrażanie inicjatyw gospodarczych i pobudzanie przedsiębiorczości oraz aktywne zwalczanie bezrobocia. Fundacja realizuje swój cel miedzy innymi poprzez przekazywanie wiedzy, wsparcie finansowe, wsparcie techniczne. Fundacja "Przedsiębiorczość" posiada wdrożony System Zarządzania Jakością zgodnie z normą PN EN ISO Stowarzyszenie Na Rzecz Wspierania Artystów "TAM, gdzie muzyka" Zielona Góra Stowarzyszenie działające na rzecz wspierania Artystów realizuje swoje cele m.in. poprzez: programy artystyczne (szkolenia, warsztaty, przesłuchania i festiwale) obejmujące swoim zasięgiem osoby uzdolnione artystycznie; rejestrowanie i promowanie dorobku artystycznego; organizowanie imprez kulturalnych, oświatowych, artystycznych, rekreacyjno sportowych i turystycznych; promowanie, upowszechnianie, wykorzystywanie i udostępnianie nowoczesnych mediów i technologii. Stowarzyszenie Młodzi Aktywni - Jasienica Jasienica

9 Grupa ludzi młodych duchem. Aktywnych, kreatywnych, wychodzących poza schematy, skupionych na tym co łączy, a nie dzieli, sięgających do korzeni. Przewodnim celem Stowarzyszenia jest integracja i aktywizacja lokalnej społeczności, jak również działanie na rzecz jej rozwoju i edukacji. Poszerzamy horyzonty i zmieniamy perspektywę, bazujemy na potencjale ludzi niezależnie od wieku. Motywujemy do działania na rzecz grupy, ale również jesteśmy otwarci na potrzeby osób indywidualnych. Hasło organizacji: Inwencja. Partnerstwo. Siła. Stowarzyszenie Młodych Lubuszan Sulęcin Stowarzyszenie Młodych Lubuszan to organizacja skupiająca ludzi młodych duchem, którzy aktywnie chcą zmieniać otaczającą rzeczywistość na lepsze. Aktywizujemy mieszkańców, organizujemy czas wolny dla dzieci, krzewimy kulturę fizyczną i ducha patriotyzmu. Wśród najważniejszych inicjatyw Stowarzyszenia znajdują się projekty i imprezy sportowo-rekreacyjne: "Czas na pływanie - nauka pływania uczniów ze szkół podstawowych w gminach Sulęcin i Lubniewice oraz Cudze chwalicie, swego nie znacie trójbój nowoczesny sołectw o puchar krainy Wodny Świat. Fundacja Ja, My, Oni Zielona Góra Depresja jest chorobą ludzi, którzy czują, myślą, reagują na siebie i świat. Tyle, że w ich sposobie reagowania, wyrażania uczuć, myślenia pojawiają się nieprzychylne im strategie. Fundacja Ja, my, oni powstała w 2013 roku, jednakże wizja jej założenia i plany z tym związane wynikają z wielu wydarzeń związanych z chorobą, która u jednej z osób pojawiła się w 2012 roku. Działania fundacji mają na celu zapobieganie rozwojowi choroby, a także przeciwdziałanie jej skutkom oraz udzielanie pomocy osobom walczącym z depresją w powrocie do życia. Nazwa fundacji nie jest przypadkowa i wynika z tego, iż Ja mogę zachorować, My możemy mieć depresję, Oni też mogą być chorzy lub już są. Prawdą jest także, że Ja mogę być zdrowy, My możemy być zdrowi i Oni też. Stowarzyszenie na rzecz Rozwoju Wsi "Dolina Zielona" Mirostowice Dolne

10 Stowarzyszenie na rzecz Rozwoju Wsi powstało w 2004 r. i skupiło grupę mieszkańców Mirostowic Dolnych i Łazu w różnym wieku. Najgorętszy okres działań obejmuje jak na razie lata do 2008 r. Po tym okresie doszło do spowolnienia, spowodowanego głównie wyjazdem ze wsi (w Polskę i szeroki świat) najdynamiczniejszej grupy młodzieży skupionej wokół nieformalnej grupy młodzieży MYNIEONI, wspieranej projektowo przez Stowarzyszenie. Najważniejsze projekty i inicjatywy: - wprowadzenie internetu radiowego - MYNIEONI - Bliżej Gwiazd - wystawy fotografii przedwojennych z kresów wschodnich II Rzeczypospolitej - efemerydalna działalność wydawnicza (informatory i gazetki jednodniowe) Komunikacja społeczna Projekt realizowany był dzięki współfinansowaniu ze środków ze środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej w ramach projektu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości: Zwiększenie konkurencyjności regionów poprzez społeczną odpowiedzialność biznesu (CSR). Swoim Patronatem projekt objęły także: Marszałek Województwa Lubuskiego, Organizacja Pracodawców Ziemi Lubuskiej, Fundacja CSR Profit oraz Fundacja Odpowiedzialności Społecznej. Patronat medialny nad projektem sprawował portal W ramach działań komunikacji społecznej ukazały się informacje prasowe obejmujące swoim zasięgiem przede wszystkim województwo lubuskie. Informacje skierowane były zarówno do organizacji pozarządowych jak i świata biznesu. Na stronie projektu utworzono specjalne zakładki, które w przejrzysty sposób informują użytkowników o projekcie i jego rezultatach oraz promują społeczną odpowiedzialność biznesu.

11 Korzyści Udostępnienie systemu CMS w partnerskiej współpracy z NGO to innowacyjne rozwiązanie, wdrożone na skalę regionalną. Ponadto, program stał się również okazją do szerzenia przykładu działań w zakresie społecznej odpowiedzialności biznesu dla klientów, podwykonawców i dostawców firmy oraz pozostałych firm z branży IT działających w regionie. Przykładowe szablony graficzne strony głównej Istotnym rezultatem projektu jest opracowanie i wdrożenie Kodeksu Współpracy z Interesariuszami, który został zweryfikowany przez międzynarodowy think-tank AccountAbility. Kodeks opiera się na normie AA1000 SES, będącej częścią serii uznanych standardów odpowiedzialnego biznesu. Prace nad Kodeksem pozwoliły firmie lepiej zrozumieć zarówno znaczenie interesariuszy, jak i przygotowanie oraz przebieg dialogu. W przyszłości kluczowe będzie ścisłe zintegrowanie przyjętych teoretycznych podstaw modelu współpracy z procesami decyzyjnymi i działaniami biznesowymi. Norma AA1000SES - standard angażowania interesariuszy Podstawą stworzenia standardów odpowiedzialności społecznej (seria AA1000) było wsparcie organizacji w odpowiedzi na wyzwania zrównoważonego rozwoju, określenia jej miejsca i wkładu jaki może wnieść na poziomie ochrony środowiska, rozwoju społecznego i gospodarczego. W kontekście wzrastającej społecznej roli i odpowiedzialności biznesu, rożne grupy interesariuszy domagają się przejrzystości i jawności informacji, a także prawa do współuczestniczenia w procesach decyzyjnych. Zgodnie z normą zaangażowanie interesariuszy powinno być zintegrowane w strukturze, strategii i działaniach firmy. Wówczas efekty zaangażowania interesariuszy przekładają się na wyniki na szczeblu strategicznym i operacyjnym. Liderzy w zakresie zarządzania relacjami z interesariuszami dostrzegają wartość strategicznych interesariuszy, którzy mają potencjał ku temu by kształtować i wpływać na decyzje oraz rozwój firmy. Korzyści z wdrożenia normy Norma systematyzuje proces dialogu z interesariuszami, począwszy od analizy interesariuszy po

12 raportowanie rezultatów. Zapewnia całkowite i wyważone zaangażowanie interesariuszy oraz skutkuje metodami, planami, działaniami i rezultatami, które z kolei odnoszą się do i odpowiadają na kwestie i skutki działań organizacji w odpowiedzialny sposób. Procedura zaangażowania interesariuszy składa się z czterech etapów Planowania, Przygotowania, Wdrożenia, oraz Kontroli i Ulepszeń. Norma może być stosowana zarówno na poziomie strategicznym jak i w odniesieniu się do poszczególnych zagadnień istotnych z punktu widzenia działalności operacyjnej. Co w praktyce oznacza, że może służyć realizacji zarówno długofalowej strategii firmy, jak i jednorazowych przedsięwzięć. Można ją wykorzystać na przykład w obszarach zarządzania ryzykiem, wiedzą, jakością, zasobami ludzkimi. Istotne jest to, że norma nie jest przeznaczona wyłącznie dla korporacji, także firmy z sektora MMŚP czy organizacje pozarządowe osiągną praktyczne korzyści z wdrożenia AA1000SES. Więcej o Kodeksie Współpracy z Interesariuszami oraz procesie dialogu z interesariuszami, przedstawionym z perspektywy biznesu, organizacji pozarządowych i inwestorów można dowiedzieć się z raportu Wartość angażowania interesariuszy. Publikacja dostępna jest na stronie Fundacji CSR Profit: Szczegółowe informacje na temat projektu znajdują się na: Nasze wartości oraz niniejszy Kodeks Współpracy z Interesariuszami są przewodnikiem w zakresie naszych zasad i naszych zachowań. Odbieramy zaangażowanie Interesariuszy jako związek równych sobie oparty na otwartym i jasnym dialogu, który przyczynia się do bardziej odpowiedzialnego biznesu, lepszych relacji i systematycznego wzrostu. Kodeks oparty jest na normie Zaangażowania Interesariuszy AA1000 z 2011 opracowanej przez AccountAbility. PODEJŚCIE STRATEGICZNE >>

13 1. Firma uznaje, że jej potencjał zarówno w kontekście ekonomicznym jak i społecznym zależy od jej zdolności tworzenia wartości z zaangażowania Interesariuszy. 2. Firma deklaruje zaadoptowanie podejścia strategicznego w zakresie zaangażowania Interesariuszy i zobowiązuje się do wdrożenia norm AA1000 AccountAbility w zakresie Włączania, Istotności, Odpowiadania. 3. Firma zobowiązuje się zintegrować zaangażowanie Interesariuszy w organizacji oraz dostosować swoje zarządzanie organizacyjne, strategię biznesową oraz procesy podejmowania decyzji strategicznych tak aby angażować zainteresowane strony w stosownych przypadkach. 4. Do budowania relacji z Interesariuszami opartych na zaufaniu, spółka zapewni odpowiednią formę raportowania oraz przejrzystą komunikację na poziomie wewnętrznym i zewnętrznym. 5. Firma dokonuje regularnych przeglądów swoich procesów, aby upewnić się czy zarządzanie kwestiami materialnymi jest stale adaptowane do zmieniających się warunków oraz poprawiane. NORMA ZAANGAŻOWANIE INTERESARIUSZY AA1000 Zobowiązanie i zintegrowanie Zobowiązanie do przestrzegania Zasad Odpowiedzialności AA1000 Organizacja podejmie formalne zobowiązanie przestrzegania Zasad Odpowiedzialności w rozumieniu Normy AA1000 Zasady Odpowiedzialności (2008). Informację o podjęciu tego zobowiązania organizacja poda do wiadomości publicznej oraz wewnętrznej. Zintegrowanie z systemem Organizacja zintegruje zaangażowanie interesariuszy ze swoim zarządzania systemem zarządzania i istotnymi procesami decyzyjnymi. Zintegrowanie ze strategią Organizacja zintegruje zaangażowanie interesariuszy ze wszystkimi organizacji i zarządzaniem swoimi istotnymi zasadami, wytycznymi i procedurami dotyczącymi: na szczeblu operacyjnym - strategii rozwoju ( włącznie z wizją, misją i wartościami leżącymi u podstaw strategii ); oraz - zarządzania na szczeblu operacyjnym. DEFINIOWANIE ZAKRESU >> 1. Dokładna analiza, jasno sprecyzowane cele oraz zakres tworzą podstawy procesu zaangażowania. 2. Firma identyfikuje i systematycznie rewiduje grupy Interesariuszy w odniesieniu do celów oraz zakresu zaangażowania. 3. Firma określa zakres zaangażowania koncentrując się na kwestiach materialnych organizacji i/lub jej Interesariuszy, oraz podejmuje wszelkie starania by pogłębić wiedzę dotyczącą kwestii zaangażowania, aktualnego podejścia w zarządzaniu, zewnętrznych rozwiązań oraz praktyk innych firm. NORMA ZAANGAŻOWANIE INTERESARIUSZY AA1000

14 Cel, zakres i interesariusze Ustalenie celu zaangażowania Cele zaangażowania interesariuszy będzie określony. Cel będzie się łączyć z ogólną strategią i zarządzaniem na szczeblu operacyjnym w organizacji. Ustalenie zakresu zaangażowania w zależności od celu Zakres zaangażowania będzie określony na podstawie: - materii przedmiotowej, których zaangażowanie ma dotyczyć; - obszarów organizacji (np. oddziały regionalny, piony etc.), działań, usług, produktów, których zaangażowanie ma dotyczyć; oraz - ram czasowych zaangażowania. Określenie inicjatora, realizatorów i angażowanych interesariuszy Zostaną ustanowieni inicjator i realizatorzy zaangażowania. Realizatorzy zaangażowania będą wyposażeni w odpowiednie kompetencje. Realizatorzy zaangażowania ustalą, jacy interesariusze są istotni z punktu widzenia celu i zakresu zaangażowania. Przyjmą metodologię służącą ustaleniu, którzy interesariusze są istotni. REALIZACJA PROCESU ZAANGAŻOWANIA >> 1. Zaangażowanie Interesariuszy to otwarty proces dialogu i współpracy, tworzenia możliwości dla konstruktywnych dyskusji oraz dążenie do osiągnięcia wzajemnego zrozumienia. 2. Firma zobowiązuje się do wprowadzenia określonego, zorganizowanego procesu zaangażowania Interesariuszy w odpowiedzi na kwestie materialne, wpływy oraz możliwości. 3. Proces oparty jest na głębokim zrozumieniu Interesariuszy oraz kwestii materialnych. 4. Proces zostanie przeprowadzony w czterech etapach zgodnie z normą Zaangażowania Interesariuszy AA1000 oraz w zgodzie z wewnętrznym modelem zarządzania. 5. Projektowanie procesu zaangażowania wymaga zastosowania odpowiednich narzędzi, zasobów: wskaźników i celów, analizy ryzyka, wzmocnienia potencjału, monitorowania, procedur pomiarowych. 6. Firma analizuje wyniki zaangażowania, przygotowuje i wprowadza plan działania. 7. Firma regularnie dokonuje przeglądu i usprawnia proces zaangażowania. 8. Firma raportuje istotne informacje zarówno wewnętrznie jak i zewnętrznie. NORMA ZAANGAŻOWANIE INTERESARIUSZY AA1000 Procedura zaangażowania PLANOWANIE Stworzenie klasyfikacji i profili interesariuszy Realizatorzy zaangażowania stworzą klasyfikację i profil interesariuszy. W tym celu przyjmą stosowna metodologię. Klasyfikacja i profil będą brane pod uwagę przy planowaniu i wdrożeniu zaangażowania. Ustalenie stopnia (stopni) i Realizatorzy ustalą stopień (stopnie) i metodę (metody)

15 metody (metod) zaangażowania zaangażowania interesariuszy, które najlepiej pasują do jego celu i zakresu, jak również najlepiej odpowiadają istotnym interesariuszom. Ustalenie granic jawności Realizatorzy zaangażowania ustalą granice jawności zaangażowania i w sposób jasny przedstawią je interesariuszom. Stworzenie planu zaangażowania Realizatorzy zaangażowania przygotują plan zaangażowania. Plan ten będzie dostępny dla wszystkich interesariuszy. Interesariusze będą mogli zgłaszać uwagi do planu. Ustalenie wskaźników Zostaną ustalone wskaźniki skutecznego zaangażowania, oparte o wymogi AA1000SES (2011). Interesariusze będą mieli możliwość zgłaszania uwag dotyczących tych wskaźników. Wskaźniki będą znaczące dla organizacji i jej interesariuszy. PRZYGOTOWANIE Zgromadzenie zasobów Realizatorzy określą, jakie zasoby są niezbędne dla skutecznego zaangażowania i uzyskają zgodę na ich wykorzystanie. Podniesienie poziomu gotowości interesariuszy Realizatorzy i interesariusze zaangażowania ustalą, w jakich obszarach należy podnieść poziom gotowości interesariuszy. Realizatorzy we współpracy z interesariuszami przygotują stosowne działania mające umożliwić przeprowadzenie skutecznego zaangażowania. Rozpoznanie i przygotowanie na ryzyka związane z zaangażowaniem Realizatorzy zaangażowania i interesariusze rozpoznają i przygotują odpowiedź na ryzyka związane z zaangażowaniem. WDROŻENIE PLANU ZAANGAŻOWANIA Zaproszenie interesariuszy do zaangażowania Realizatorzy zaangażowania zapewnią, aby wszyscy interesariusze otrzymali zaproszenie do uczestnictwa z odpowiednim wyprzedzeniem, poprzez odpowiednie dla nich środki komunikacji. Szkolenie interesariuszy Realizatorzy zaangażowania przygotują i dostarczą uczestnikom materiały szkoleniowe niezbędne dla zapewnienia sukcesu zaangażowania. Interesariusze otrzymają z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym materiały szkoleniowe dotyczące całości przedsięwzięcia, sporządzone w zrozumiałym dla nich języku, z uwzględnieniem uwarunkowań kulturowych. Zaangażowanie Na początku procesu zaangażowania, realizatorzy przy udziale interesariuszy powinni ustalić zasady postępowania i zachowania obowiązujące uczestników przedsięwzięcia. Zasady te powinny zostać uzgodnione przez wszystkich uczestników. Udokumentowanie zaangażowania i jego efektów Realizatorzy zaangażowania udokumentują przebieg zaangażowanie i jego efekty. Stworzenie planu działań Realizatorzy zaangażowania przeanalizują jego przebieg i efekty i przygotują plan działań, określający w jaki sposób organizacja odniesie się do efektów zaangażowania. Plan będzie zawierał odniesienie do wszystkich efektów zaangażowania. Plan działań zostanie przygotowany we współpracy z osobami odpowiedzialnymi za jego wdrożenie. Przedstawienie efektów Realizatorzy zaangażowania przedstawią jego efekty i plan działań w

16 zaangażowania i planu działań odpowiedni sposób i w odpowiednim czasie. KONTROLA I ULEPSZENIA Monitorowanie i ocena zaangażowania Organizacja będzie systematycznie monitorować i oceniać ogólną skuteczność zaangażowania interesariuszy. Realizatorzy będą oceniać skuteczność indywidualnego zaangażowania poszczególnych interesariuszy. Przedmiotem monitorowania i oceny będzie: - Spełnianie zobowiązań i integracja; - Cel, zakres i udział interesariuszy; - Procedura (planowanie, przygotowania, zaangażowanie, działania, ocena, ulepszenia); - Efekty i rezultaty; - Sprawozdawczość. Wnioski i ulepszenia Organizacja, uwzględniając uwagi interesariuszy, będzie dążyć do stałego polepszenia zaangażowania swoich interesariuszy. Ustali możliwe ulepszenia i będzie dążyła do ich realizacji. Podsumowanie planu działań Organizacja dokona przeglądu i oceny efektów związanych z planem działań po zaangażowaniu i zda z tego stosowne sprawozdanie interesariuszom. Sprawozdanie z zaangażowania Organizacja ogłosi publiczne sprawozdanie z zaangażowania interesariuszy. Projekt współfinansowany ze środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej w ramach projektu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości Zwiększenie konkurencyjności regionów poprzez społeczną odpowiedzialność biznesu (CSR). Więcej informacji na temat Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy znajduje się na stronach: kontakt@kramework.com