Odpowiedzialna firma - strategia i działania

Transkrypt

1 Odpowiedzialna firma - strategia i działania Raport 2014

2 Spis treści 1. O firmie 2. Strategia odpowiedzialnego biznesu 3. Wdrożenie programu wsparcia technologicznego dla lokalnych organizacji pozarządowych 4. Kodeks Współpracy z Interesariuszami

3 1. O firmie Firma Interniti specjalizuje się w tworzeniu serwisów i portali www, aplikacji internetowych na zamówienie, sklepów internetowych, video streamingu. Wszystkie realizacje internetowe tworzone są w oparciu o autorski system zarządzania treścią (Kramework CMS) zaprojektowany do prezentowania wielojęzycznych treści zgodnie ze standardami W3C. Firma świadczy także kompleksowe usługi związane z hostingiem i opieką nad zrealizowanymi serwisami, pozycjonowaniem stron www i rejestracją domen. Rynkiem docelowym firmy jest rynek lokalny gdzie konkuruje głównie z małymi przedsiębiorstwami oferującymi podobny zakres usług, są to firmy specjalizujące się w tworzeniu stron www lub agencje reklamowe. Interniti to nowoczesna firma podejmująca wyzwania nie tylko w sferze biznesowej ale również realizująca koncepcję społecznej odpowiedzialności biznesu. Działania biznesowe firmy realizowane są w określonej rzeczywistości społecznej i wywierają na nią wpływ. Tworząc strategię biznesową firma podjęła się wdrożenia zasad społecznej odpowiedzialności biznesu, które zostały szczegółowo określone w strategii CSR firmy. Strategia, której głównym założeniem jest Transfer wiedzy i technologii, została stworzona w oparciu o standard ISO Obejmuje ona kluczowe dla firmy aspekty zrównoważonego rozwoju zawarte w trzech filarach: Środowisko, Etyka i partnerzy biznesowi oraz Odpowiedzialność społeczna. 2. Strategia odpowiedzialnego biznesu Nasza firma podejmuje wyzwania nie tylko w sferze biznesowej ale również podejmuje działania realizujące koncepcję społecznej odpowiedzialności biznesu. Działania firmy realizowane są w określonej rzeczywistości społecznej i wywierają na nią wpływ, dlatego wraz z tworzeniem strategii biznesowej firmy powstawała jednocześnie strategia CSR (ang. corporate social responsibility). Strategia została stworzona w oparciu o standard ISO i obejmuje kluczowe dla firmy aspekty zrównoważonego rozwoju zawarte w trzech filarach: Środowisko, Etyka biznesowa i partnerzy biznesowi oraz Odpowiedzialność społeczna. Transfer wierdzy i technologii Interesariusze firmy: klienci, współpracownicy i dostawcy usług, urzędy, społeczność lokalna (w szczególności organizacje pozarządowe). Główne ryzyka ESG dla branzy IT emisja gazów cieplarnianych konsumpcja energii recykling odpadów elektronicznych eliminacja lub redukcja komponentów niebezpiecznych warunki pracy w łańcuchu dostaw nieuczciwa konkurencja W kontekście ryzyka branżowego wybrane zostały aspekty kluczowe dla firmy (tzw. materiality matrix) i określony został wpływ jaki firma wywiera na środowisko, społeczność lokalną i otoczenie biznesowe. Następnie ustalone zostały priorytetowe i możliwe metody zmniejszenia negatywnych czynników tego oddziaływania. Rewizja strategii Założenia strategii jak i wyznaczone cele są poddawane cyklicznemu przeglądowi. Analizowane są

4 zrealizowane działania i ich efektywność, ponownie analizowany jest wpływ firmy na otoczenie społeczne i wyznaczane są kolejne cele. Strategia jest również aktualizowana i dostosowywana wraz ze wzrostem firmy i pojawianiem się kolejnych obszarów z zakresu odpowiedzialności społecznej. Filar I: Środowisko podejmujemy odpowiedzialność i ograniczamy negatywny wpływ firmy na środowisko Kluczowe ryzyka i zagadnienia zrównoważonego rozwoju redukcja emisji CO2 efektywność energetyczna ograniczenie substancji niebezpiecznych recykling i utylizacja sprzętu komputerowego Realizowane działania Firma w podejmowanych działaniach kieruje się ideą Zielonego IT, które oznacza projektowanie, produkcję, użytkowanie oraz utylizację komputerów, serwerów i podsystemów (takich jak monitory, drukarki, systemy komunikacji) w sposób efektywny i wydajny przy jednoczesnym minimalnym oddziaływaniu na środowisko. ograniczenie wydruków i używanie papieru ekologicznego redukcja i recykling odpadów papierowych wdrożenie systemu e-faktur całkowite wyłączanie komputerów w porze nocnej i w weekendy wdrożenie systemu wirtualnych spotkań i ograniczenie podróży służbowych używanie energooszczędnego oświetlenia; używanie energooszczędnych urządzeń outsourcing usług hostingowych telefonia voip, ograniczony zakup i utylizacja aparatów telefonicznych Korzyści i rezultaty redukcja zużycia energii elektrycznej pośrednie obniżenie emisji gazów cieplarnianych poprzez zmniejszenie ilości podróży służbowych, energooszczędne urządzenia i drukowanie dwustronne dokumentów ograniczenie kosztów Planowane działanie edukacyjno-informacyjne dla klientów, dostawców usług oraz osób prywatnych

5 służąca budowaniu świadomości, motywująca do przyjmowania odpowiednich nawyków i upowszechnianiu dobrych praktyk wspieranie inicjatyw ekologicznych i promujących efektywność energetyczną Filar II: Etyka biznesowa i partnerzy biznesowi Kluczowe ryzyka i zagadnienia zrównoważonego rozwoju nieuczciwa konkurencja niedotrzymywanie umów i płatności niedotrzymywanie wysokiej jakości produktów i usług brak odpowiednio wykwalifikowanych współpracowników Etyka biznesu to integralna część sposobu prowadzenia działalności biznesowej. W etyce biznesowej kierujemy się transparentnymi, otwartymi i partnerskimi relacjami ze współpracownikami, podwykonawcami i klientami. Nasze standardy uczciwość, odpowiedzialność, szacunek w każdym biznesowym działaniu, wewnątrz i na zewnątrz firmy determinacja w przestrzeganiu etyki i norm obowiązujących w firmie odpowiedzialność za wpływ firmy na otoczenie społeczne zapewnianie najwyższej jakości produktów i usług oraz profesjonalnej obsługi Realizowane działania w obszarze rekrutacji opracowywane procedury dotyczące rekrutacji w oparciu o uczciwe praktyki zatrudnienia i z uwzględnieniem poszanowania równych szans w obszarze współpracy z podwykonawcami i partnerami biznesowymi dotrzymywanie terminów płatności, zapewnienie ochrony prawa autorskich i własności intelektualnej realizacja zleceń dla klientów uczciwa konkurencja, reklama i promocja, dotrzymywanie zobowiązań, poszanowanie tajemnicy handlowej i zasady poufności, dbałość o wysoką jakość produktów i usług realizacja zadań na rzecz społeczności lokalnej i budowanie partnerstw z organizacjami pozarządowymi Planowane wdrożenie procedur dotyczących cyklicznego przeglądu dostawców oraz systematycznego przekazywania w sposób obiektywny opinii o ich pracy, również w przypadku rezygnacji z dalszej współpracy uruchomienie podstrony internetowej poświęconej dostawcom usług i zasadom współpracy wprowadzenie ankiety dotyczącej opinii klientów o współpracy z firmą po zakończeniu realizacji zlecenia wdrożenie rekrutacji online i bazy potencjalnych współpracowników co zapewni firmie możliwość podjęcia współpracy z odpowiednio wykwalifikowanymi osobami na każdym etapie realizacji projektów Filar III: Odpowiedzialność społeczna Firma dąży do tego aby w sposób aktywny, etyczny i odpowiedzialny uczestniczyć w życiu społecznym i brać odpowiedzialność za otoczenie, w którym funkcjonuje i na które wywiera wpływ. Działalność w sferze społecznej to jeden z kluczowych czynników zrównoważonego rozwoju dlatego analizujemy potrzeby społeczności lokalnej oraz wpływ firmy i możliwość wprowadzania

6 pozytywnych zmian w obszarze, który znamy najlepiej, czyli produkty i usługi internetowe. Propagujemy otwartość i gotowość do współpracy gdyż uważamy, że dzięki takiej postawie zbudujemy prawdziwą wartość firmy. Wybraną formą zaangażowania społecznego jest Partnerstwo z sektorem organizacji pozarządowych, szczególnie w zakresie dzielenia się wiedzą i doświadczeniem, know-how i osiągnięciami w dziedzinie IT. Dotychczasowe działania Dotychczasowe zaangażowanie w działalność społeczną realizowane było na rzecz Stowarzyszenia Pomocy Osobom Autystycznym DALEJ RAZEM mającego swoją siedzibę w Zielonej Górze. Celem Stowarzyszenia jest tworzenie osobom autystycznym warunków do profesjonalnej rehabilitacji umożliwiającej rozwój. Organizacja skupia ponad 70 rodzin i jest jedyną tego typu wyspecjalizowaną placówką w południowej części województwa lubuskiego. W ramach prowadzonej działalności biznesowej firma wspierała nieodpłatnie Stowarzyszenie poprzez realizację stron internetowych (w tym strony głównej organizacji) w oparciu o autorski system CMS, ponadto firma zapewniła obsługę stron www, niezbędne prace programistyczne i wsparcie merytoryczne, a także przekazanie sprzętu komputerowego na rzecz członków Stowarzyszenia i wolontariat przy realizacji imprezy integracyjnej z okazji Dnia Dziecka. Dzięki udzielonemu wsparciu firma przyczyniła się do wzmocnienia możliwości komunikacji organizacji z jej członkami, partnerami i społecznością lokalną w zakresie działalności statutowej oraz realizowanych projektów. Ta współpraca pozwoliła firmie przyjrzeć się z bliska problemom, z którymi boryka się także wiele innych organizacji pozarządowych działających w społecznościach lokalnych. 3. Wdrożenie programu wsparcia technologicznego dla lokalnych organizacji pozarządowych Pomysł i wdrożenie Działalność w sferze społecznej to jeden z kluczowych czynników zrównoważonego rozwoju dlatego w firmie analizowane są potrzeby społeczności lokalnej oraz wpływ firmy i możliwość inicjowania pozytywnych zmian w najlepiej znanym obszarze, czyli produkty i usługi internetowe. Podstawową formą zaangażowania społecznego firmy jest Partnerstwo z sektorem organizacji pozarządowych, szczególnie w zakresie dzielenia się wiedzą i doświadczeniem, know-how i osiągnięciami w dziedzinie IT. Czerpiąc z doświadczeń wcześniejszych działań oraz konsekwentnie realizując główne założenie strategii CSR jakim jest Transfer wiedzy i technologii, firma postanowiła przejść do realizacji kompleksowego programu wsparcia dla organizacji pozarządowych w partnerstwie z przedstawicielami organizacji trzeciego sektora działającymi na terenie województwa lubuskiego. Nadrzędnym celem projektu było nawiązanie partnerstwa z lokalnymi organizacjami pozarządowymi (NGO) i wspólne wdrożenie kompleksowego programu wsparcia rozwoju technologicznego organizacji pozarządowych działających na terenie województwa lubuskiego. Projekt realizowany był przez sześć miesięcy. Głównym założeniem inicjatywy było stworzenie organizacjom pozarządowym możliwości obecności w internecie poprzez posiadanie własnej strony internetowej dowolnie zarządzanej i aktualizowanej, umożliwiającej komunikację z interesariuszami oraz prezentację prowadzonych działań bez konieczności posiadania umiejętności programistycznych oraz ponoszenia wydatków na kosztowne usługi informatyczne w

7 tym zakresie. Organizacje pozarządowe niejednokrotnie podkreślają trudną sytuację materialną i wskazują, jak ważne w tym kontekście jest wsparcie ze strony biznesu, wśród najważniejszych korzyści wymieniając pomoc usługową i dostęp do zaplecza technicznego. Z punktu widzenia przedsiębiorstwa, kluczowymi bodźcami do realizacji przedsięwzięcia były: budowanie wizerunku firmy jako godny zaufania i solidny partner zarówno w biznesie jak i w dialogu z otoczeniem społecznym budowanie trwałych relacji z otoczeniem społecznym i wypracowanie zasad dialogu i współpracy partnerskiej z organizacjami pozarządowymi wypracowanie Kodeksu Współpracy z Interesariuszami w oparciu o standard AA1000 upowszechnianie strategii CSR firmy prezentacja systemu CMS firmy dla szerszego grona odbiorców Korzyści Udostępnienie systemu CMS w partnerskiej współpracy z NGO to innowacyjne rozwiązanie,

8 wdrożone na skalę regionalną. Ponadto, program stał się również okazją do szerzenia przykładu działań w zakresie społecznej odpowiedzialności biznesu dla klientów, podwykonawców i dostawców firmy oraz pozostałych firm z branży IT działających w regionie. Projekt ma znaczenie biznesowe dla działalności firmy. Jedną z podstawowych korzyści wynikających z realizacji przedsięwzięcia jest zwiększenie rozpoznawalności marki systemu CMS. Dzięki projektowi firma zyskała możliwość rozpoznania nowych obszarów rynku, prezentacji systemu CMS i potencjalnego pozyskania nowych grup odbiorców. Poprzez współpracę z NGO firma uzyskała również dostęp nowych pomysłów i innowacji, praktycznych usprawnień w systemie, a także możliwość stworzenia nowego, wyspecjalizowanego produktu. Istotnym rezultatem projektu jest opracowanie i wdrożenie Kodeksu Współpracy z Interesariuszami, który został zweryfikowany przez międzynarodowy think-tank AccountAbility. Kodeks opiera się na normie AA1000 SES, będącej częścią serii uznanych standardów odpowiedzialnego biznesu. Prace nad Kodeksem pozwoliły firmie lepiej zrozumieć zarówno znaczenie interesariuszy, jak i przygotowanie oraz przebieg dialogu. W przyszłości kluczowe będzie ścisłe zintegrowanie przyjętych teoretycznych podstaw modelu współpracy z procesami decyzyjnymi i działaniami biznesowymi. Norma AA1000SES - standard angażowania interesariuszy Podstawą stworzenia standardów odpowiedzialności społecznej (seria AA1000) było wsparcie organizacji w odpowiedzi na wyzwania zrównoważonego rozwoju, określenia jej miejsca i wkładu jaki może wnieść na poziomie ochrony środowiska, rozwoju społecznego i gospodarczego. W kontekście wzrastającej społecznej roli i odpowiedzialności biznesu, rożne grupy interesariuszy domagają się przejrzystości i jawności informacji, a także prawa do współuczestniczenia w procesach decyzyjnych. Zgodnie z normą zaangażowanie interesariuszy powinno być zintegrowane w strukturze, strategii i działaniach firmy. Wówczas efekty zaangażowania interesariuszy przekładają się na wyniki na szczeblu strategicznym i operacyjnym. Liderzy w zakresie zarządzania relacjami z interesariuszami dostrzegają wartość strategicznych interesariuszy, którzy mają potencjał ku temu by kształtować i wpływać na decyzje oraz rozwój firmy. Korzyści z wdrożenia normy Norma systematyzuje proces dialogu z interesariuszami, począwszy od analizy interesariuszy po raportowanie rezultatów. Zapewnia całkowite i wyważone zaangażowanie interesariuszy oraz skutkuje metodami, planami, działaniami i rezultatami, które z kolei odnoszą się do i odpowiadają na kwestie i skutki działań organizacji w odpowiedzialny sposób. Procedura zaangażowania interesariuszy składa się z czterech etapów Planowania, Przygotowania, Wdrożenia, oraz Kontroli i Ulepszeń. Norma może być stosowana zarówno na poziomie strategicznym jak i w odniesieniu się do poszczególnych zagadnień istotnych z punktu widzenia działalności operacyjnej. Co w praktyce oznacza, że może służyć realizacji zarówno długofalowej strategii firmy, jak i jednorazowych przedsięwzięć. Można ją wykorzystać na przykład w obszarach zarządzania ryzykiem, wiedzą, jakością, zasobami ludzkimi. Istotne jest to, że norma nie jest przeznaczona wyłącznie dla korporacji, także firmy z sektora MMŚP czy organizacje pozarządowe osiągną praktyczne korzyści z wdrożenia AA1000SES. Więcej o Kodeksie Współpracy z Interesariuszami oraz procesie dialogu z interesariuszami, przedstawionym z perspektywy biznesu, organizacji pozarządowych i inwestorów można dowiedzieć się z raportu Wartość angażowania interesariuszy. Publikacja dostępna jest na stronie Fundacji CSR Profit: Szczegółowe informacje na temat projektu znajdują się na:

9 Nasze wartości oraz niniejszy Kodeks Współpracy z Interesariuszami są przewodnikiem w zakresie naszych zasad i naszych zachowań. Odbieramy zaangażowanie Interesariuszy jako związek równych sobie oparty na otwartym i jasnym dialogu, który przyczynia się do bardziej odpowiedzialnego biznesu, lepszych relacji i systematycznego wzrostu. Kodeks oparty jest na normie Zaangażowania Interesariuszy AA1000 z 2011 opracowanej przez AccountAbility. PODEJŚCIE STRATEGICZNE >> 1. Firma uznaje, że jej potencjał zarówno w kontekście ekonomicznym jak i społecznym zależy od jej zdolności tworzenia wartości z zaangażowania Interesariuszy. 2. Firma deklaruje zaadoptowanie podejścia strategicznego w zakresie zaangażowania Interesariuszy i zobowiązuje się do wdrożenia norm AA1000 AccountAbility w zakresie Włączania, Istotności, Odpowiadania. 3. Firma zobowiązuje się zintegrować zaangażowanie Interesariuszy w organizacji oraz dostosować swoje zarządzanie organizacyjne, strategię biznesową oraz procesy podejmowania decyzji strategicznych tak aby angażować zainteresowane strony w stosownych przypadkach. 4. Do budowania relacji z Interesariuszami opartych na zaufaniu, spółka zapewni odpowiednią formę raportowania oraz przejrzystą komunikację na poziomie wewnętrznym i zewnętrznym. 5. Firma dokonuje regularnych przeglądów swoich procesów, aby upewnić się czy zarządzanie kwestiami materialnymi jest stale adaptowane do zmieniających się warunków

10 oraz poprawiane. NORMA ZAANGAŻOWANIE INTERESARIUSZY AA1000 Zobowiązanie i zintegrowanie Zobowiązanie do przestrzegania Zasad Odpowiedzialności AA1000 Zintegrowanie z systemem zarządzania Zintegrowanie ze strategią organizacji i zarządzaniem na szczeblu operacyjnym DEFINIOWANIE ZAKRESU >> Organizacja podejmie formalne zobowiązanie przestrzegania Zasad Odpowiedzialności w rozumieniu Normy AA1000 Zasady Odpowiedzialności (2008). Informację o podjęciu tego zobowiązania organizacja poda do wiadomości publicznej oraz wewnętrznej. Organizacja zintegruje zaangażowanie interesariuszy ze swoim systemem zarządzania i istotnymi procesami decyzyjnymi. Organizacja zintegruje zaangażowanie interesariuszy ze wszystkimi swoimi istotnymi zasadami, wytycznymi i procedurami dotyczącymi: - strategii rozwoju ( włącznie z wizją, misją i wartościami leżącymi u podstaw strategii ); oraz - zarządzania na szczeblu operacyjnym. 1. Dokładna analiza, jasno sprecyzowane cele oraz zakres tworzą podstawy procesu zaangażowania. 2. Firma identyfikuje i systematycznie rewiduje grupy Interesariuszy w odniesieniu do celów oraz zakresu zaangażowania. 3. Firma określa zakres zaangażowania koncentrując się na kwestiach materialnych organizacji i/lub jej Interesariuszy, oraz podejmuje wszelkie starania by pogłębić wiedzę dotyczącą kwestii zaangażowania, aktualnego podejścia w zarządzaniu, zewnętrznych rozwiązań oraz praktyk innych firm. NORMA ZAANGAŻOWANIE INTERESARIUSZY AA1000 Cel, zakres i interesariusze Ustalenie celu zaangażowania Ustalenie zakresu zaangażowania w zależności od celu Określenie inicjatora, realizatorów i angażowanych interesariuszy Cele zaangażowania interesariuszy będzie określony. Cel będzie się łączyć z ogólną strategią i zarządzaniem na szczeblu operacyjnym w organizacji. Zakres zaangażowania będzie określony na podstawie: - materii przedmiotowej, których zaangażowanie ma dotyczyć; - obszarów organizacji (np. oddziały regionalny, piony etc.), działań, usług, produktów, których zaangażowanie ma dotyczyć; oraz - ram czasowych zaangażowania. Zostaną ustanowieni inicjator i realizatorzy zaangażowania. Realizatorzy zaangażowania będą wyposażeni w odpowiednie kompetencje. Realizatorzy zaangażowania ustalą, jacy interesariusze są istotni z punktu widzenia celu i zakresu zaangażowania. Przyjmą metodologię służącą ustaleniu, którzy interesariusze są istotni.

11 REALIZACJA PROCESU ZAANGAŻOWANIA >> 1. Zaangażowanie Interesariuszy to otwarty proces dialogu i współpracy, tworzenia możliwości dla konstruktywnych dyskusji oraz dążenie do osiągnięcia wzajemnego zrozumienia. 2. Firma zobowiązuje się do wprowadzenia określonego, zorganizowanego procesu zaangażowania Interesariuszy w odpowiedzi na kwestie materialne, wpływy oraz możliwości. 3. Proces oparty jest na głębokim zrozumieniu Interesariuszy oraz kwestii materialnych. 4. Proces zostanie przeprowadzony w czterech etapach zgodnie z normą Zaangażowania Interesariuszy AA1000 oraz w zgodzie z wewnętrznym modelem zarządzania. 5. Projektowanie procesu zaangażowania wymaga zastosowania odpowiednich narzędzi, zasobów: wskaźników i celów, analizy ryzyka, wzmocnienia potencjału, monitorowania, procedur pomiarowych. 6. Firma analizuje wyniki zaangażowania, przygotowuje i wprowadza plan działania. 7. Firma regularnie dokonuje przeglądu i usprawnia proces zaangażowania. 8. Firma raportuje istotne informacje zarówno wewnętrznie jak i zewnętrznie. NORMA ZAANGAŻOWANIE INTERESARIUSZY AA1000 Procedura zaangażowania PLANOWANIE Stworzenie klasyfikacji i profili interesariuszy Ustalenie stopnia (stopni) i metody (metod) zaangażowania Ustalenie granic jawności Stworzenie planu zaangażowania Ustalenie wskaźników PRZYGOTOWANIE Zgromadzenie zasobów Realizatorzy zaangażowania stworzą klasyfikację i profil interesariuszy. W tym celu przyjmą stosowna metodologię. Klasyfikacja i profil będą brane pod uwagę przy planowaniu i wdrożeniu zaangażowania. Realizatorzy ustalą stopień (stopnie) i metodę (metody) zaangażowania interesariuszy, które najlepiej pasują do jego celu i zakresu, jak również najlepiej odpowiadają istotnym interesariuszom. Realizatorzy zaangażowania ustalą granice jawności zaangażowania i w sposób jasny przedstawią je interesariuszom. Realizatorzy zaangażowania przygotują plan zaangażowania. Plan ten będzie dostępny dla wszystkich interesariuszy. Interesariusze będą mogli zgłaszać uwagi do planu. Zostaną ustalone wskaźniki skutecznego zaangażowania, oparte o wymogi AA1000SES (2011). Interesariusze będą mieli możliwość zgłaszania uwag dotyczących tych wskaźników. Wskaźniki będą znaczące dla organizacji i jej interesariuszy. Realizatorzy określą, jakie zasoby są niezbędne dla skutecznego

12 Podniesienie poziomu gotowości interesariuszy Rozpoznanie i przygotowanie na ryzyka związane z zaangażowaniem WDROŻENIE PLANU ZAANGAŻOWANIA Zaproszenie interesariuszy do zaangażowania Szkolenie interesariuszy Zaangażowanie Udokumentowanie zaangażowania i jego efektów Stworzenie planu działań Przedstawienie efektów zaangażowania i planu działań KONTROLA I ULEPSZENIA Monitorowanie i ocena zaangażowania zaangażowania i uzyskają zgodę na ich wykorzystanie. Realizatorzy i interesariusze zaangażowania ustalą, w jakich obszarach należy podnieść poziom gotowości interesariuszy. Realizatorzy we współpracy z interesariuszami przygotują stosowne działania mające umożliwić przeprowadzenie skutecznego zaangażowania. Realizatorzy zaangażowania i interesariusze rozpoznają i przygotują odpowiedź na ryzyka związane z zaangażowaniem. Realizatorzy zaangażowania zapewnią, aby wszyscy interesariusze otrzymali zaproszenie do uczestnictwa z odpowiednim wyprzedzeniem, poprzez odpowiednie dla nich środki komunikacji. Realizatorzy zaangażowania przygotują i dostarczą uczestnikom materiały szkoleniowe niezbędne dla zapewnienia sukcesu zaangażowania. Interesariusze otrzymają z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym materiały szkoleniowe dotyczące całości przedsięwzięcia, sporządzone w zrozumiałym dla nich języku, z uwzględnieniem uwarunkowań kulturowych. Na początku procesu zaangażowania, realizatorzy przy udziale interesariuszy powinni ustalić zasady postępowania i zachowania obowiązujące uczestników przedsięwzięcia. Zasady te powinny zostać uzgodnione przez wszystkich uczestników. Realizatorzy zaangażowania udokumentują przebieg zaangażowanie i jego efekty. Realizatorzy zaangażowania przeanalizują jego przebieg i efekty i przygotują plan działań, określający w jaki sposób organizacja odniesie się do efektów zaangażowania. Plan będzie zawierał odniesienie do wszystkich efektów zaangażowania. Plan działań zostanie przygotowany we współpracy z osobami odpowiedzialnymi za jego wdrożenie. Realizatorzy zaangażowania przedstawią jego efekty i plan działań w odpowiedni sposób i w odpowiednim czasie. Organizacja będzie systematycznie monitorować i oceniać ogólną skuteczność zaangażowania interesariuszy. Realizatorzy będą oceniać skuteczność indywidualnego zaangażowania poszczególnych interesariuszy. Przedmiotem monitorowania i oceny będzie: - Spełnianie zobowiązań i integracja; - Cel, zakres i udział interesariuszy; - Procedura (planowanie, przygotowania, zaangażowanie, działania, ocena, ulepszenia); - Efekty i rezultaty; - Sprawozdawczość.

13 Wnioski i ulepszenia Podsumowanie planu działań Sprawozdanie z zaangażowania Organizacja, uwzględniając uwagi interesariuszy, będzie dążyć do stałego polepszenia zaangażowania swoich interesariuszy. Ustali możliwe ulepszenia i będzie dążyła do ich realizacji. Organizacja dokona przeglądu i oceny efektów związanych z planem działań po zaangażowaniu i zda z tego stosowne sprawozdanie interesariuszom. Organizacja ogłosi publiczne sprawozdanie z zaangażowania interesariuszy. kontakt@kramework.com