I. WYPEŁNIANIE SPRAWOZDANIA

Transkrypt

1 Instrukcja wypełniania sprawozdania końcowego z wykonania zadania publicznego, zleconego przez Wojewodę Łódzkiego w 2012 r. na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie I. WYPEŁNIANIE SPRAWOZDANIA Poszczególne części sprawozdania odpowiadają częściom oferty. Zatem, należy w nim uwzględnić i szczegółowo opisać wszystkie działania zaplanowane w złożonej ofercie. W przypadku, gdy dana pozycja sprawozdania nie będzie wypełniana należy wpisać nie dotyczy lub wstawić cyfrę 0 (zero) w miejscach, które wymagają podania wartości liczbowych. Na pierwszej stronie sprawozdania należy podać wszystkie wymagane informacje oraz zaznaczyć, że jest to sprawozdanie końcowe. Część I - Sprawozdanie merytoryczne 1. Punkt 1 sprawozdania jest odpowiedzią na pkt 6 części III złożonej oferty. W tym punkcie sprawozdania należy krótko odpowiedzieć, czy udało się zrealizować zakładane w ofercie cele. Jeśli nie, należy wyjaśnić dlaczego. 2. Punkt 2 sprawozdania jest odpowiedzią na pkt 9 części III złożonej oferty. Należy opisać szczegółowo w jaki sposób zaplanowane w ofercie działania zostały zrealizowane (opis powinien być zgodny z układem zawartym w ofercie). W opisie konieczne jest uwzględnienie wszystkich planowanych działań, zakres w jakim zostały one zrealizowane, i wyjaśnienie ewentualnych przyczyn odstępstw w ich realizacji, w odniesieniu do ich zakresu, jak i harmonogramu realizacji. 3. Punkt 3 sprawozdania dotyczy wyłącznie inwestycji związanych z realizacją zadania. Należy wypełnić tylko w przypadku ubiegania się o dofinansowanie z dotacji inwestycji. W przypadku, gdy dana pozycja sprawozdania nie będzie wypełniana piszemy: nie dotyczy. 4. Punkt 4 sprawozdania dotyczy wyłącznie inwestycji związanych z realizacją zadania. Należy wypełnić tylko w przypadku ubiegania się o dofinansowanie z dotacji inwestycji. W przypadku, gdy dana pozycja sprawozdania nie będzie wypełniana piszemy: nie dotyczy. 5. Punkt 5 sprawozdania jest liczbowym określeniem skali działań zrealizowanych w ramach zadania. Należy użyć tych samych miar, które zawarte były w ofercie. Należy opisać mierzalne, policzalne rezultaty zadania, np. ilość uczestników zadania, częstotliwość spotkań (ile razy w tygodniu/miesiącu, ile godzin), itp. Część II - Sprawozdanie z wykonania wydatków. 1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł): a) Kolumny: Rodzaj kosztów (koszty merytoryczne i administracyjne związane z realizacją zadania) oraz Całość zadania (zgodnie z umową) Należy PRZEPISAĆ poszczególne rodzaje kosztów oraz koszty, które znajdują się w ofercie (z uwzględnieniem korekty kosztorysu), z podziałem na koszty pokryte z dotacji, pokryte z finansowych środków własnych oraz pokryte z wkładu osobowego, jeśli wystąpiły. W przypadku, gdy dana pozycja sprawozdania nie będzie wypełniana należy wstawić cyfrę 0 (zero) w miejscach, które wymagają podania wartości liczbowych. 1

2 b) Kolumna Poprzednie okresy sprawozdawcze Należy wpisać przy każdej pozycji cyfrę 0 (zero). c) Kolumna Bieżący okres sprawozdawczy Należy określić faktycznie poniesione wydatki związane z realizacją całości zadania z podziałem na koszty pokryte z dotacji, pokryte z finansowych środków własnych oraz pokryte z wkładu osobowego, jeśli wystąpiły. 2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania Należy określić, z jakiego źródła i w jakiej wysokości był finansowany koszt realizacji zadania. Tabela musi być odzwierciedleniem tabeli: Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł). Uwaga! Koszty pokryte z odsetek bankowych od dotacji należy wpisać w wierszu : Koszty pokryte ze środków finansowych z innych źródeł (ogółem) w pozycji : Z pozostałych źródeł. W Uwagach mogących mieć znaczenie przy ocenie prawidłowości wykonania wydatków należy opisać wybrane pozycje budżetowe, które wymagają dodatkowych objaśnień lub uzasadnienia. 3. Informacja o kwocie przychodów uzyskanych przy realizacji umowy i odsetek bankowych od środków z dotacji zgromadzonych na rachunku bankowym Należy przedstawić informacje o ewentualnych przychodach i odsetkach od środków przekazanej dotacji. Niewykorzystane przychody i odsetki bankowe od przyznanej dotacji podlegają zwrotowi na rachunek bankowy Zleceniodawcy. W przypadku, gdy dana pozycja sprawozdania nie będzie wypełniana należy wpisać nie dotyczy. 4. Zestawienie faktur (rachunków) W tym punkcie należy dokonać spisu wszystkich faktur/rachunków, związanych z realizacją zadania (zarówno tych, które opłacone zostały w całości lub częściowo ze środków pochodzących z dotacji jak i tych, które opłacone były z innych środków). Należy podsumować wartości faktur (rachunków) ujętych w zestawieniu. Zestawienie powinno zawierać: a) numer dokumentu księgowego należy podać pełen nr faktury/rachunku, b) numer pozycji kosztorysu należy podać, do której pozycji kosztorysu dany wydatek się odnosi, (zgodnie z częścią II.1 sprawozdania rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów) c) data wystawienia należy podać datę wystawienia faktury/rachunku, d) nazwa kosztu należy wpisać nazwę wydatku zawartą w treści faktury/rachunku, e) kwota należy wpisać pełną kwotę faktury/rachunku, f) z tego ze środków pochodzących z dotacji należy podać wysokość kwoty z faktury/rachunku, która jest rozliczana w całości lub w części z dotacji, g) z tego ze środków finansowych własnych, środków z innych źródeł należy podać wysokość kwoty faktury/rachunku, która jest rozliczana ze środków własnych lub z innych źródeł, h) data zapłaty - należy podać datę zapłaty faktury/rachunku. Rachunki winny być wystawione i zapłacone w okresie wskazanym w 2 ust. 1 zawartej Umowy. Część III sprawozdania - Dodatkowe informacje należy w uzasadnionych przypadkach podać istotne informacje mające bezpośredni związek z realizacją zaplanowanego zadania. 2

3 II. ZAŁĄCZNIKI WYMAGANE DO SPRAWOZDANIA Do sprawozdania należy załączyć: 1) kserokopie potwierdzone za zgodność z oryginałem na każdej zadrukowanej stronie przez osoby do tego upoważnione: faktur/rachunków/innych dokumentów, które zostały w całości bądź częściowo pokryte ze środków pochodzących z dotacji, wyciągów bankowych potwierdzających dokonanie zapłaty (jeśli miały miejsce płatności przelewem), 2) wycenę wkładu osobowego, jeżeli został wykazany w umowie i ofercie jako udział własny nie należy załączać umów, porozumień czy kart czasu pracy wolontariuszy lub członków organizacji. Do sprawozdania nie załącza się faktur/rachunków/innych dokumentów, które zostały pokryte z innych środków niż pochodzące z dotacji, a ich wartości zostały wykazane jako wkład własny w realizowanym zadaniu. Należy je przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami i udostępniać na żądanie Zleceniodawcy. WYJĄTEK! Do sprawozdania z realizacji zadania Pomoc świąteczna należy załączyć wszystkie faktury/rachunki, również te opłacone w całości ze środków własnych lub środków z innych źródeł. Wymagane jest, aby każda z faktur/rachunków opłaconych w całości lub w części z otrzymanej dotacji, lub opłaconych w całości ze środków własnych/środków z innych źródeł, opatrzona była na odwrocie pieczęcią podmiotu oraz sporządzonym w sposób trwały opisem: 1. Kwotę. zł zapłacono ze środków Wojewody Łódzkiego zgodnie z Umową Nr.. z dnia na realizację zadania publicznego...(nazwa zgodna z Umową).... i/lub Kwotę. zł zapłacono ze środków...(wskazać jakich?)... zgodnie z Umową Nr.. z dnia na realizację zadania publicznego...(nazwa zgodna z Umową) Sprawdzono pod względem merytorycznym dnia., (podpis uprawnionej osoby). Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym dnia., (podpis uprawnionej osoby). Zatwierdzono do wypłaty ze środków... kwotę., dnia., (podpis uprawnionej osoby). 3. Zakupu dokonano zgodnie z wymogami wynikającymi z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, ze zm.) - art. 4 pkt Zapłacono gotówką dnia..., lub Zapłacono przelewem dnia Na fakturach winna być również umieszczona dekretacja księgowa (wskazanie kont księgowych). 3

4 Ponadto, należy zwrócić uwagę, czy : na fakturze są prawidłowo wpisane : nazwa, adres, NIP nabywcy oraz sposób zapłaty, na fakturze jest wskazanie, czy jest to oryginał, czy kopia, na fakturze prawidłowo określono dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży, kserokopie faktur poświadczone za zgodność z oryginałem są czytelne i kompletne (czy cała treść faktury jest widoczna). Uwaga! W przypadku stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku wystawiana jest faktura korygująca. Faktura korygująca winna być na odwrocie opatrzona pieczęcią i powinna zostać opisana w sposób analogiczny do pozostałych faktur. W przypadku gdy nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę lub fakturę korygującą zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza danymi dotyczącymi sprzedawcy lub nabywcy lub oznaczeniem towaru lub usługi, może wystawić notę korygującą. Jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej. Faktura i faktura korygująca wystawiona ponownie WINNA dodatkowo zawierać wyraz DUPLIKAT oraz datę jej wystawienia. W przypadku dokonywania korekty w opisie umieszczonym na odwrocie dokumentu księgowego - PRZEKREŚLAMY BŁĘDNY ZAPIS, WPISUJEMY WARTOŚĆ/TEKST PRAWIDŁOWY, A NASTEPNIE UMIESZCZAMY DATĘ ORAZ PARAFĘ OSOBY DOKONUJĄCEJ KOREKTY. W przypadku umów zlecenia lub umów o dzieło, w opisach rachunków należy wpisać faktyczną kwotę zatwierdzoną do wypłaty (tj. kwotę netto, podatek i składki ZUS) oraz faktyczne daty dokonania płatności poszczególnych składników wynagrodzenia. III. DODATKOWE INFORMACJE: Sprawozdanie jest uznane za kompletne, jeżeli: a) wszystkie pola sprawozdania wypełnione zostały prawidłowo i zgodnie z instrukcją, b) zrealizowane działania opisane zostały w sposób szczegółowy i wyczerpujący opisie uwzględnione zostały wszystkie planowane działania i zakres ich realizacji oraz efekty realizacji zadania (konieczne jest dokonanie wyjaśnień ewentualnych odstępstw w realizacji, zarówno jeśli chodzi o zakres rzeczowy, harmonogram jak i kosztorys), c) załączono wszystkie wymagane dokumenty, d) nie zawiera błędów rachunkowych. UWAGA!!! Zgodnie z 10 Umowy, w przypadku złożenia sprawozdania po terminie określonym w Umowie Zleceniobiorca zapłaci karę umowną w wysokości 1 % udzielonej dotacji. W przypadku niezłożenia sprawozdania, w terminie 14 dni od terminu wyznaczonego w Umowie, Zleceniodawca wzywa pisemnie Zleceniobiorcę do jego złożenia. W przypadku niezastosowania się do wezwania, Zleceniobiorca zapłaci dodatkową karę umowną w wysokości 10 % udzielonej dotacji. 4

5 W razie wątpliwości można kontaktować się z pracownikami Wydziału Polityki Społecznej: Joanna Wierzbicka, tel. (42) (dot. zadań: Warsztaty z zakresu wiedzy na temat HIV/AIDS, Pomoc w wychodzeniu z bezdomności), Elżbieta Chudy, tel. (42) (dot. zadań: Wsparcie społeczne dla osób z niepełnosprawnością oraz osób w wieku emerytalnym, Pomoc świąteczna). 5