WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA ZACHODNIOPOMORSKI Znak sprawy S JA Egz. 1 Szczecin, dnia marca 2016 r. Pan Dariusz Burek Prezes Zarządu B-3 Sp. z o.o. ul. Szczecińska Koszalin WYSTĄPIENIE POKONTROLNE z ustaleń dokonanych w trakcie kontroli w trybie zwykłym, przeprowadzonej w dniu 16 grudnia 2015 r., zadania objętego dofinansowaniem w ramach Resortowego programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 MALUCH realizowanym w roku 2014, na podstawie umowy Nr 147/S4/M3/2014 z dnia 29 lipca 2014 r. Nazwa i adres jednostki kontrolowanej: B-3 Spółka z o.o., ul. Szczecińska 3, Koszalin Termin przeprowadzenia czynności kontrolnych: 16 grudnia 2015 r. Czynności kontrolne zostały przeprowadzone przez zespół inspektorów Wydziału Spraw Społecznych Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie w składzie: Jacek Araś Kierownik Oddziału osoba kierująca zespołem, Małgorzata Kruszewska starszy inspektor wojewódzki, Luiza Chylińska starszy inspektor wojewódzki, na podstawie upoważnienia do kontroli Nr 10/2015 z dnia 03 grudnia 2015 r., wydanego przez Wojewodę Zachodniopomorskiego. Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli: Kontrolę przeprowadzono na podstawie: - art. 6 ust. 4 pkt 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092), - 8 Umowy Nr 147/S4/M3/2014, z dnia 29 lipca 2014 r. zawartej w sprawie udzielenia wsparcia finansowego na realizację zadań określonych w Resortowym programie rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 Maluch, realizowanym w roku 2014, i w ogłoszeniu konkursowym OTWARTY KONKURS OFERT NA FINANSOWE WSPIERANIE ZADAŃ ZAKRESU ROZWOJU INSTYTUCJI OPIEKI NAD DZIEĆMI W WIEKU DO LAT 3 MALUCH - edycja 2014 W ROKU 2014 Moduł 3. Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki w Szczecinie ul. Wały Chrobrego 4, Szczecin tel , , fax , wojewoda@szczecin.uw.gov.pl Informacja dla Obywatela tel lub

2 Imię i Nazwisko kierownika jednostki kontrolowanej: 1. Dariusz Burek Prezes Zarządu B-3 Sp. z o.o. Okres objęty kontrolą: Od dnia 01 marca 2014 r. do dnia przeprowadzenia kontroli w 2015 r. Miejsce kontroli: Kontrolę przeprowadzono w siedzibie jednostki kontrolowanej tj.: B-3 Spółka z o.o., ul. Szczecińska 3, Koszalin Uczestnicy kontroli udzielający informacji i wyjaśnień ze strony Beneficjenta: 1. Dariusz Burek Prezes Zarządu B-3 Sp. z o.o. 2. Justyna Łukasik Dyrektor Niepublicznego Żłobka Miś, ul. Piłsudskiego 52, Koszalin Barbara Antoszewska Księgowa B-3 Sp. z o.o. Adnotacja o wpisie do książki kontroli: Kontrolę wpisano do Książki kontroli, pod numerem 7, w dniu 16 grudnia 2015 r. Przedmiot kontroli: Realizacja zadań określonych w Resortowym programie rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 Maluch realizowanym w roku 2014, zgodnie z Umową Nr 147/S4/M3/2014 z dnia 29 lipca 2014 r. Cel kontroli: Cel główny: sprawdzenie prawidłowości realizacji i rozliczenia zadania objętego dofinansowaniem na podstawie Umowy Nr 147/S4/M3/2014 z dnia 29 lipca 2014 r. Cel szczegółowy (priorytetowy): Sprawdzenie zgodności realizacji dofinasowanego zadania z założeniami Resortowego programu Maluch edycja 2014 moduł 3 w zakresie obniżania przez Beneficjenta miesięcznych opłat wnoszonych przez rodziców za dziecko uczęszczające do instytucji opieki nad dziećmi za okres otrzymywania dotacji o kwotę równą otrzymanej kwocie dotacji na 1 miejsce opieki. Sprawdzenie dochowania minimalnego okresu funkcjonowania dofinansowanych na podstawie Umowy Nr 147/S4/M3/2014 z dnia 29 lipca 2014 r. miejsc opieki nad dziećmi w wieku do lat 3. Zakres kontroli: 1. Wykonanie zadania pod względem merytorycznym i jego zgodność z przedstawioną przez Beneficjenta ofertą i sprawozdaniem z realizacji zadania, w tym: a. prawidłowość wykorzystania środków finansowych w zakresie obniżania przez Beneficjenta miesięcznych opłat wnoszonych przez rodziców za dziecko uczęszczające do instytucji opieki nad dziećmi za okres otrzymywania dotacji o kwotę równą otrzymanej kwocie dotacji na 1 miejsce opieki, b. zgodność ponoszonych wydatków kwalifikowalnych z planowanym przeznaczeniem, c. terminowość realizacji zadania oraz złożenia rozliczenia końcowego, d. wpis placówki do rejestru gminy i termin uruchomienia, e. dochowanie minimalnego okresu funkcjonowania dofinansowanych miejsc opieki nad dziećmi w wieku do lat Finansowe rozliczenie dotacji z rezerwy celowej budżetu państwa przekazanej w 2014 r. na realizację zadania, w tym: a. prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej środków finansowych otrzymanych w ramach dotacji celowej oraz wydatków z nich dokonywanych, w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych, b. posiadanie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków, c. terminowość wykorzystania i zwrotu dotacji. 2

3 Opis ustaleń kontroli, ze wskazaniem podstaw prawnych dokonanych ustaleń. W wyniku sprawdzenia realizacji zadania na podstawie i zgromadzonych akt kontroli, ocenia się realizację przedmiotowego projektu pozytywnie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości. Ocena ogólna zawiera następujące oceny cząstkowe: 1) pozytywna, mimo stwierdzonych nieprawidłowości pod względem merytorycznym i zgodności z przedstawioną przez Beneficjenta ofertą i złożonym sprawozdaniem z realizacji zadania, 2) pozytywna, mimo stwierdzonych nieprawidłowości pod względem finansowego rozliczenia dotacji z rezerwy celowej na realizację zadania. Wskazane powyżej oceny zostały oparte na następujących ustaleniach. 1. Na ogłoszony przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej konkurs w ramach Resortowego programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 Maluch, Beneficjent złożył ofertę, która wpłynęła do Wydziału Spraw Społecznych Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie (czyt. dalej: WSS ZUW w Szczecinie) w dniu r. W dniu r. wpłynęło do WSS ZUW w Szczecinie oświadczenie o przyjęciu dotacji, oświadczenie o możliwości odzyskania podatku VAT od poniesionych w ramach realizacji zadania kosztów kwalifikowalnych, uaktualniona oferta konkursowa zgodna z przyznaną dotacją, uaktualniony kosztorys szczegółowy realizacji zadania zgodny z przyznaną dotacją. Kosztorys przewidywał do poniesienia w 2014 r. wydatki kwalifikowalne na: wynagrodzenia pracowników, opłaty za: ogrzewanie, wodę, ścieki, prąd, wyżywienie dzieci, środki czystości, materiały biurowe, zajęcia dodatkowe na łączną kwotę zł. W dniu r. podpisano Umowę Nr 147/S4/M3/2014 na realizację zadania. Termin realizacji zadania ustalono od r. do r. Dotacja została wykorzystana zgodnie z przeznaczeniem tj.: 1. Obniżanie przez Beneficjenta miesięcznych opłat wnoszonych przez rodziców za dziecko uczęszczające do instytucji opieki nad dziećmi za okres otrzymywania dotacji o kwotę równą otrzymanej kwocie dotacji na 1 miejsce opieki zgodnie z zapisami 1 ust. 13 umowy Nr 147/S4/M3/2014, z dnia 29 lipca 2014 r. 2. Pokrywanie wydatków kwalifikowalnych związanych z bieżącym utrzymaniem miejsc opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 w żłobku w zakresie: wynagrodzeń pracowników wraz z pochodnymi, opłat za czynsz, opłat za media (ogrzewanie, wodę, ścieki, prąd), wyżywienia dzieci, zakupów środków czystości, zakupów materiałów biurowych, zajęć dodatkowych. Na potwierdzenie poniesionych wydatków beneficjent przedstawił oryginały dokumentów: 1. Dowody wpłaty KP oraz wyciągi z konta Beneficjenta potwierdzające wnoszone przez rodziców opłaty za pobyt dzieci w żłobku. 2. Dowody wypłaty KW potwierdzające przekazywanie przez Beneficjenta środków z uzyskanej w ramach programu dotacji wszystkim rodzicom. 3. Listy płac, faktury dokumentujące między innymi opłaty za media, zakup usług cateringowych, materiałów biurowych i środków czystości. W dniu przeprowadzenia kontroli tj. 16 grudnia 2015 r. Beneficjent okazał oryginały dokumentów potwierdzające wniesienie przez rodziców opłat za pobyt dzieci w Żłobku MIŚ, ul. Piłsudskiego 52, Koszalin w okresie marzec grudzień 2014 r. W wyniku przeprowadzonej analizy przedstawionych do kontroli dowodów wpłat KP oraz wyciągów z konta, kontrolujący potwierdzili zgodność kwot 3

4 wpłaconych przez rodziców z rozliczeniami dotacji za miesiąc poprzedni, na podstawie faktycznej liczby dzieci uczęszczających do żłobka jakie zostały przekazane do WSS ZUW w Szczecinie za miesiące marzec grudzień 2014 r. Jednocześnie podczas czynności kontrolnych stwierdzono, że Beneficjent przekazał uprawnionym rodzicom środki z uzyskanej w ramach programu dotacji za wszystkie dzieci w formie wypłat gotówkowych potwierdzonych dokumentami KW oraz jednego przekazu pocztowego. Przekazanie przez Beneficjenta uprawnionym rodzicom środków z uzyskanej w ramach programu dotacji za miesiące marzec październik 2014 r. nastąpiło w miesiącu grudniu 2014 r. w wyniku realizacji zaleceń po przeprowadzonej kontroli w dniu 01 grudnia 2014 r. Nie przekazywanie co miesiąc przez Beneficjenta uprawnionym rodzicom środków z pozyskanej dotacji należy uznać za nieprawidłowe. Zgodnie z zasadami Resortowego programu Maluch edycja 2014 moduł 3 oraz podpisaną umową B-3 Spółka z o.o. powinna pomniejszać (poprzez refundację) miesięczną opłatę rodzica za 1 dziecko korzystające z miejsca w instytucji. Powyższe powodowało naruszenie 1 ust. 13 umowy Nr 147/S4/M3/2014, z dnia 29 lipca 2014 r. Wg wyjaśnienia uzyskanego od Beneficjenta podczas kontroli w dniu 01 grudnia 2014 r., przyczyną nie wypłacania rodzicom przysługującej dotacji było zajęcie komornicze konta, na które przekazywane były środki uzyskane w ramach dofinansowania. Przekazanie uprawnionym rodzicom środków z uzyskanej w ramach programu dotacji za miesiące listopad grudzień 2014 r. nastąpiło w dniu 29 grudnia 2014 r. w formie wypłat gotówkowych potwierdzonych dokumentami KW. (dowód: akta kontroli od str. nr 15 do str. nr 36) Na podstawie Statutu Organizacyjnego Żłobka MIŚ mieszczącego się w Koszalinie, ul. Piłsudskiego 52 oraz Regulaminu Organizacyjnego Żłobka MIŚ w Koszalinie stwierdzono, że instytucja prowadzona jest przez firmę B-3 Sp. z o.o. Koszalin. Żłobek wykonuje zadania dotyczące opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 zgodnie z ustawą z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz. U. z 2013 r., poz.1457). Nadzór nad instytucją w zakresie warunków i jakości świadczonej opieki sprawuje Prezydent Miasta Koszalina. (dowód: akta kontroli od str. nr 37 do str. nr 74) Wpis Żłobka do Rejestru Żłobków i Klubów Dziecięcych prowadzonego przez Prezydenta Miasta Koszalin, dokonano w dniu 05 września 2013 r. pod nr RŻiKD/12/2013 pismo znak KS-II ASz z dnia r. Dokonanie zmian do wpisu do Rejestru Żłobków i Klubów Dziecięcych prowadzonego przez Prezydenta Miasta Koszalin potwierdza pismo znak KS-II ASz z dnia r. W 2014 roku w żłobku wg przedstawionych list obecności funkcjonowały trzy grupy, w których 35 dzieci dofinansowywanych było w ramach Programu MALUCH edycja Na dzień kontroli zapisanych wg listy obecności było 52 dzieci, a w placówce przebywało 41 dzieci. W okresie objętym kontrolą w siedzibie żłobka zostały przeprowadzone między innymi: kontrola okresowa instalacji gazowej, badania okresowe instalacji elektrycznej pomiary ochronne, kontrole sanitarne, kontrola w zakresie ochrony przeciwpożarowej i przegląd urządzeń przeciwpożarowych i gaśnic, okresowa kontrola przewodów kominowych, okresowa pięcioletnia kontrola stanu technicznego budynku, wszystkie z wynikiem pozytywnym. Ww. fakty potwierdzają prawidłowe dochowywanie przez beneficjenta minimalnego okresu funkcjonowania dofinansowanych na podstawie Umowy Nr 147/S4/M3/2014, z dnia 29 lipca 2014 r. miejsc opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 w placówce. (dowód: akta kontroli od str. nr 75 do str. nr 156) 4

5 Pierwotna wersja sprawozdania z realizacji zadania sporządzona r. wpłynęła do WSS ZUW w Szczecinie w dniu r. W dniach r. oraz r. Beneficjent składał do WSS ZUW w Szczecinie korekty sprawozdania z realizacji zadania. Ostateczna wersja sprawozdania złożona została w dniu r. W trakcie kontroli w dniu 16 grudnia 2015 r. stwierdzono niezgodności informacji zawartych w sprawozdaniu z realizacji zadania ze stanem faktycznym. 2. Na podstawie Umowy Nr 147/S4/M3/2014 zawartej w dniu 29 lipca 2014 r., przyznana została dotacja przez Wojewodę Zachodniopomorskiego w ramach działu Pozostałe zadania w zakresie polityki społecznej, rozdziału Żłobki, Dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji pozostałym jednostkom niezaliczonym do sektora finansów publicznych w łącznej kwocie ,00 zł. Dotacja została przekazana na rachunek firmy w łącznej kwocie ,00 zł, w trzech transzach: - 13 października 2014 r. kwotę zł, - 16 października 2014 r. kwotę zł, - 22 grudnia 2014 r. kwotę zł. (dowód: akta kontroli od str. nr 157 do str. nr 158) Jednostka w 2014 r. nie prowadziła wyodrębnionej ewidencji księgowej, nie spełniono wymogów, o którym mowa w 1 pkt. 12 umowy. Działanie takie należy uznać za nieprawidłowe. Pobrano ewidencję księgową, dotyczącą wydatków zaksięgowanych na kontach nazwanych jako koszty żłobka, usługi żłobek, gaz żłobek, energia żłobek, lecz nie zawierała ona wszystkich faktur, które były ujęte w sprawozdaniu. Przedstawiona ewidencja księgowa obejmowała tylko część środków. Dokonano wyboru faktur z zestawienia faktur i rachunków ujętych w sprawozdaniu. Listy płac skontrolowano w 100%. Na żadnej fakturze ani liście płac nie było opisu wskazującego na udział jednostki w programie Maluch. Wszelkie opisy dokumentów księgowych wskazujące źródła pochodzenia środków finansowych powinny być dokonane na ich odwrocie. Nie zachowano wytycznych przekazanych w dniu r. pismem znak: S JA z dnia r. co należy uznać za nieprawidłowe. W sprawozdaniu za 2014 rok natrafiono na wiele błędów dotyczących między innymi mylnie wpisanych dat, numerów faktur i rachunków: błędnie wpisano datę rachunku nr 4/11/14 z dnia 23 listopada 2014, w rachunkach grudniowych za rytmikę data zapłaty jest wcześniejsza niż data wystawienia rachunku, faktura za środki czystości nr FS/2363/2014 błędnie wpisano datę zapłaty oraz nr faktury (F2365), faktura PGNiG nr / błędnie wpisano datę wystawienia dokumentu oraz datę zapłaty, faktura za żywność nr 1316/2014/VAT z r. błędnie wpisano numer dokumentu. Należy uznać, że sprawozdanie zostało wypełnione nierzetelnie. (dowód: akta kontroli od str. nr 159 do str. nr 220) W aktach kontroli ujęto zestawienie skontrolowanych dowodów księgowych (tabela nr 1) (dowód: akta kontroli od str. nr 221 do str. nr 222) Wystąpienie pokontrolne sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i w jednym egzemplarzu przekazano kierownikowi jednostki kontrolowanej odpowiedzialnej za realizację zadania. 5

6 Do ustaleń kontroli nie wniesiono zastrzeżeń. W związku z ujawnionymi nieprawidłowościami, opisanymi w punktach 1 i 2 wystąpienia pokontrolnego, zalecam: 1. Rzetelnie sporządzić sprawozdanie z realizacji zadania doprowadzając do zgodności zawartych informacji ze stanem faktycznym oraz złożyć jego korektę do WSS ZUW w Szczecinie. 2. Prowadzić wydzieloną ewidencję księgową dla zadań realizowanych w ramach Resortowego programu MALUCH, w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych. 3. Uzupełnić dokumenty finansowe potwierdzające poniesione wydatki o opisy wskazujące na źródła pochodzenia środków finansowych wydatkowanych w ramach realizacji zadania. Wszelkie opisy dokumentów księgowych wskazujące źródła pochodzenia środków finansowych wykonać zgodnie z obowiązującymi przepisami. Na podstawie art. 49 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092), proszę o poinformowanie mnie o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze.... (Podpis i pieczątka kierownika jednostki kontrolującej lub osoby upoważnionej) 6