Sprawozdanie Skarbnika Hufca Za okres Wprowadzenie

Transkrypt

1 Skarbnk Hufca ZHP Kraków Nowa Huta phm. Marek Balon HO Kraków, dn r. Sprawozdane Skarbnka Hufca Za okres Wprowadzene W dnu r. odbył sę Zjazd Sprawozdawczo-Wyborczy Hufca Kraków Nowa Huta, który dokonał wyboru mojej osoby na funkcję Skarbnka Hufca r. odbyło sę przekazane Hufca w obecnośc przedstawcel Komsj Rewzyjnej. Na perwszej zbórce Komendy Hufca w dnu r. przyjęlśmy podzał obowązków członków Komendy. Do moch obowązków należy: 1. Prowadzene dokumentacj dzałalnośc fnansowej Hufca; Beżące termnowe rozlczane Hufca przed Wydzałem Fnansowym Chorągw; Przyjmowane mesęcznych rozlczeń fnansowych szczepów; Kontrolowane poprawnośc prowadzena dokumentacj fnansowej przez szczepy; opsywane faktur. 2. Przyjmowane zgłoszeń rozlczeń akcj zarobkowych szczepów nnych jednostek. 3. Prowadzene ewdencj składek członkowskch, nadzór nad ch termnowym płacenem. 4. Kontakt z wydzałem fnansowym Chorągw Krakowskej. 5. Obsługa konta bankowego Hufca. 6. Tworzene projektu budżetu Hufca na potrzeby Wydzału Fnansowego KCh. 7. Wraz z Komendantem przygotowywane projektu realnego planu fnansowego Hufca, obejmującego tylko środk, będące w dyspozycj Komendy. 8. Nadzór nad realzacją budżetu Hufca 9. Gromadzene danych, dotyczących wpływów wydatków Hufca oraz prowadzene statystyk fnansowych na potrzeby planowana analz. 10. Wraz z Komendantem organzowane, nadzór rozlczane akcj zarobkowych Hufca oraz akcj zncz chorągewka. 11. Organzacja promocja akcj 1% Hufca; pomoc nformacyjna w zakrese akcj 1% dla szczepów. 12. Kontaktowane sę z agendam Hufca szczepam w zakrese pozyskwana środków na dzałalność śródroczną, tworzene planu zapotrzebowana środków na dzałalność namestnctw. 13. Tworzene bazy potencjalnych partnerów w dzedzne pozyskwana środków, wyszukwane wnosków grantowych, konkursów tp. 14. Wraz z Komendantem wypełnane wnosków grantowych 15. Współpraca z Kwatermstrzem Hufca w dzedzne zarządzana zapleczem sprzętowym. 16. Obsługa skrzynk malowej Hufca w zakrese problemów zapytań natury fnansowej.

2 Realzacja obowązków wg ustalonego podzału 1. Prowadzene dokumentacj dzałalnośc fnansowej Hufca; Beżące termnowe rozlczane Hufca przed Wydzałem Fnansowym Chorągw; Przyjmowane mesęcznych rozlczeń fnansowych szczepów; Kontrolowane poprawnośc prowadzena dokumentacj fnansowej przez szczepy; opsywane faktur. 4. Kontakt z wydzałem fnansowym Chorągw Krakowskej. Mom zadanem jest comesęczne gromadzene rozlczeń od szczepów zespołów hufca, następne sprawdzene poprawnośc, złożene tego w jedno kompleksowe rozlczene mesąca (zarówno od strony bankowej jak kasowej), wystawene faktur sprzedażowych KP na wpływy gotówkowe, sprawdzene pod względem merytorycznym rachunkowym, podbce podpsane każdego dokumentu źródłowego, spotkane z komendantem hufca, gdyż on tez mus złożyć podpsy na rozlczenu, a następne termnowe złożene go w Ksęgowośc Chorągw. Zadane uważam za zrealzowane, rozlczena są termnowo składane w Ksęgowośc. Udało m sę nawązać przyjazne relacje z wydzałem fnansowym (Skarbnkem Chorągw Ksęgowym), a także Skarbnkam Szczepów, co bardzo pomaga wszystkm w dzałanu usprawna reagowane w sytuacjach tego wymagających. Jestem na beżąco nformowany o wszystkch zmanach oraz konecznych poprawkach w rozlczenach. Trzeba podkreślć, że jako Skarbnk Hufca bardzo rzadko napotykam na jakekolwek trudnośc (błędy, opóźnena) ze strony szczepów są to bardzo drobne kweste, za co jestem bardzo wdzęczny. 2. Przyjmowane zgłoszeń rozlczeń akcj zarobkowych szczepów nnych jednostek. 10. Wraz z Komendantem organzowane, nadzór rozlczane akcj zarobkowych Hufca oraz akcj zncz chorągewka. Jako ż w myśl nowych przepsów, każda akcja zarobkowa jest zbórką publczną mom zadanem jest zadbane, aby każda akcja (zarówno hufcowa jak szczepowa) była przeprowadzona poprawne pod względem formalnym w odnesenu do nstrukcj oczekwań Urzędu Masta Krakowa. Z uwag na fakt, ż masto wydaje wyłączne jedną całoroczną zgodę na Organzację (tj. na całą Chorągew), nawązałem współpracę ze Skarbnkem Hufca Kraków-Śródmeśce Markem Rumanem ustallśmy, że ch hufec odpowada za pozyskane zgody a także sprawozdane rozlczene akcj, zaś naszym zadanem jest (jako korzystających w pewnym

3 sense z ch zgody) zadbać o wszystke szczegóły, których nedopełnene mogłoby skutkować trudnoścam w pozyskanu takej samej zgody na kolejny rok. W tym celu wszystkm organzującym akcje zarobkowe wydaję zgodną z orygnałem kopę decyzj UMK a także montoruję zberam wszystke dane potrzebne do sprawozdana (kwoty pozyskane, a także faktury będące potwerdzenem właścwego wydatkowana zebranych penędzy w myśl celów akcj na decyzj UMK). Podobne dzałana podejmuję w odnesenu do Akcj Chorągewka, z tym wyjątkem, że na ną mamy osobną klkudnową hufcową zgodę z UMK, którą pozyskuje rozlcza Komendant Hufca. 3. Prowadzene ewdencj składek członkowskch, nadzór nad ch termnowym płacenem. Sprawa składek jest o tyle prosta, ż nalczene ch bazuje na eksporce danych z ewdencj. Na tej podstawe wysyłam wylczena do szczepów z prośbą o uregulowane należnośc. Zdarzyły sę drobne neścsłośc w podstawe nalczena składek (lośc osób), które trzeba było potem rozwązać, jednakże wynkały one ze spraw zwązanych z ewdencją, tj. z przyczyn zewnętrznych (poza mom wpływem). Składk należne są termnowo przekazywane do KCH, podobne jak wszystke nne płatnośc. 5. Obsługa konta bankowego Hufca. Konto bankowe jest obsługwane na beżąco: - wg malowych dyspozycj wydanych przez komendantów/skarbnków szczepów w odnesenu do subkont szczepowych - wg potrzeby po konsultacj z Komendantem w odnesene do konta głównego hufca 6. Tworzene projektu budżetu Hufca na potrzeby Wydzału Fnansowego KCh. Budżety zostały stworzone poprawne wysłane w termne do Wydzału Fnansowego KCH. 7. Wraz z Komendantem przygotowywane projektu realnego planu fnansowego Hufca, obejmującego tylko środk, będące w dyspozycj Komendy. 8. Nadzór nad realzacją budżetu Hufca 12. Kontaktowane sę z agendam Hufca szczepam w zakrese pozyskwana środków na dzałalność śródroczną, tworzene planu zapotrzebowana środków na dzałalność namestnctw.

4 Pomysł ten zaproponowalśmy wraz Komendantem Radze Hufca w celu ustablzowana budżetu komendy hufca stworzena przejrzystośc w fnansach. Budżet ten przygotowywany jest na okres jednego roku (od 1 lstopada do 31 paźdzernka) slne oparty jest na lośc środków zgromadzonych podczas akcj zncz chorągewka. Pomysł okazał sę być sukcesem ponad marę moch oczekwań, gdyż dał on pewność wszystkm zanteresowanym, że ne zabrakne środków na ch dzałana. Zespoły hufcowe (w szczególnośc namestnctwa) mają zapewnone fnansowane swoch przedsęwzęć, ja, jako skarbnk jestem spokojny o płynność fnansową hufca o termnowe realzowane wszystkch beżących płatnośc, a także mam skuteczne podparce podczas analzy spontancznych wnosków nt. znalezena w hufcu trochę penędzy na..., manowce:, jeśl coś ne zostało zaprelmnowane w budżece ne ma na to dodatkowej rezerwy (ponadplanowych wpływów) z czystym sumenem odmawam. W rezultace podczas dwóch lat mojej pracy na funkcj, an razu w hufcu ne zabrakło płynnośc fnansowej, dwukrotne budżet zamknął sę z delkatną nadwyżką, wszystke przedsęwzęca (które sę odbyły) otrzymały zaplanowane fnansowane oraz wszystke zobowązana zostały termnowo uregulowane. 9. Gromadzene danych, dotyczących wpływów wydatków Hufca oraz prowadzene statystyk fnansowych na potrzeby planowana analz. Dane są gromadzone, węcej w załącznku nr Organzacja promocja akcj 1% Hufca; pomoc nformacyjna w zakrese akcj 1% dla szczepów. Z przyczyn czasowych (nne prorytety) zajmowałem sę promocją Akcj 1% dla hufca w bardzo newelkm stopnu (wyłączne w mejscu mojej pracy), natomast służyłem szczepom pomocą merytoryczną w zakrese tej akcj. 13. Tworzene bazy potencjalnych partnerów w dzedzne pozyskwana środków, wyszukwane wnosków grantowych, konkursów tp. 14. Wraz z Komendantem wypełnane wnosków grantowych W ramach poszukwana mejsca pozyskwana środków, udało m sę potrzymać współpracę ze sklepem Alma na ul. Koścuszk (po konsultacj ze szczepem Orogen) nawązać współpracę ze sklepem Alma w Modlnczce (po konsultacj z Hufcem Podkrakowskm). Pozwolło to na prowadzene zborek publcznych bezpośredno przez hufec. Dzęk zanteresowanu współpracy ze szczepam Orogen Kolorowy, udało sę podczas tych akcj zgromadzć sporo środków na dzałalność hufca. Udało se równeż stworzyć krótką lstę mejsc, gdze można w przyszłośc składać wnosk grantowe, jednakże sprawa wymaga węcej pracy dalszego zaangażowana.

5 Z zakrese psana wnosków grantowych sytuacja ne wygląda najlepej. Udało m sę napsać jeden pełny wnosek (do FIO), jednakże przepadł wraz z całym wnoskem Chorągw Krakowskej, którego część stanowł. W tym zakrese mam, jako Skarbnk jeszcze bardzo wele do zrobena. 15. Współpraca z Kwatermstrzem Hufca w dzedzne zarządzana zapleczem sprzętowym. W praktyce współpraca z kwatermstrzem hufca ograncza sę do przekazywana mu danych na temat zakuponego przez hufec szczepy sprzętu w celu przyjęca go na stan zewdencjonowana go we właścwych ksęgach. Z początku ne było to przekazywane regularne, jednak zaczęło być od połowy 2012 roku. 16. Obsługa skrzynk malowej Hufca w zakrese problemów zapytań natury fnansowej. Skrzynka hufcowa w mom zakrese jest obsługwana na beżąco kompletne. Podsumowane Podsumowując, za najwększe sukcesy uważam: Rzetelne planowane budżetów hufca realzacje tych budżetów, Termnowe regulowane wszystkch zobowązań, Kompletne fnansowane akcj hufcowych beżącej dzałalnośc hufca, Relacje z wydzałem fnansowym KCH, Relacje ze Szczepam w zakrese fnansów, Dobrą sytuację fnansową hufca, stałe utrzymywane płynnośc fnansowej oraz rezerwy budżetowej hufca, Soldne pozyskwane środków przez hufec poprzez zbork publczne. Za obszary nedopracowane, nad którym muszę sę najbardzej skoncentrować w drugej połowe kadencj uważam: Pozyskwane środków drogą grantową, równeż poszukwane partnerów, Akcja 1% dla hufca, Uporządkowane zaplecza sprzętowego hufca. Ogólne ocenam swoją pracę dobrze wnoskuję o udzelene m absolutorum. Czuwaj! phm. Marek Balon HO Skarbnk Hufca Kraków-Nowa Huta