System. Konsolidacja danych z IC i UKS w związku z utworzeniem KAS

Transkrypt

1 System FOKUS Konsolidacja danych z IC i UKS w związku z utworzeniem KAS Wykonanie migracji danych kadrowych i płacowych Autor : Piotr Zielonka tel pomoc@zielonka.info.pl Piotrków Tryb., 18 lutego 2017r.

2 Wstęp Niniejsza instrukcja przedstawia sposób przeprowadzenia migracji do izby administracji skarbowej (IAS) danych z modułów Kadry i Płace systemu FoKus, które zostały przygotowane przez poszczególne izby celne (IC) oraz urzędy kontroli skarbowej (UKS). Migracja danych z modułu Magazyn opisana jest w oddzielnym dokumencie. Migrację należy wykonać po zakończeniu przez IC i UKS wprowadzania wszelkich danych, dotyczących okresu I-II 2017 zarówno kadrowych jak i płacowych. W oparciu o niniejszą instrukcję, można wykonać we wcześniejszym terminie próbną migrację danych. Oczywiście migrację próbną należy w IAS wykonać na kopii danych, bez wpływu na dane rzeczywiste. Działania poprzedzające migrację do wykonania w IC i UKS Przed przekazaniem danych do migracji, w IC i UKS należy wykonać czynności dotyczące przygotowania danych do migracji, a więc: Wprowadzić w module kadrowym wszystkie dane dotyczące okresu I-II roku 2017, w tym: o aktualne dane pracowników, o plan pracy (nieobowiązkowy jeśli dana IC pozostaje przy swoim systemie RCP), o urlopy, zwolnienia chorobowe oraz wyjścia prywatne i nadgodziny (nieobowiązkowy jeśli dana IC pozostaje przy swoim systemie RCP), o zakończone oraz trwające oceny członków korpusu Służby Cywilnej. Wprowadzić w module płacowym wszystkie dane dotyczące okresu I-II roku 2017, w tym: o aktualne dane płacowe pracowników (koszty uzyskania, wnioski o wspólne rozliczenie, okresy zwolnienia ze składek na FP), o informacje o przekazywaniu poszczególnym pracownikom pocztą elektroniczną informacji o wypłaconym wynagrodzeniu, o wszystkie wypłacone listy płac, w tym także ewentualne świadczenia z funduszu socjalnego (po uzgodnieniu z IAS możliwe będzie uzupełnienie tych informacji po konsolidacji). Jeżeli w okresie I-II 2017 roku zachowano archiwalne stany bazy kadrowej, które nie odpowiadają rzeczywistości (tak mogło być w jednostkach, które dopiero wdrażały program i testowały jego funkcjonalność) należy je anulować w wykazie stanów, przy użyciu funkcji Archiwalne stany ewidencji kadrowej z menu Inne funkcje kadrowe. Wykonać weryfikację danych przetwarzanych w modułach Kadry i Płace systemu FoKus oraz usunąć ewentualne stwierdzone błędy lub braki. Punkt ten można uważać za spełniony, jeżeli funkcja Weryfikacja w związku z konsolidacją (zarówno w module kadrowym jak i w module płacowym) zakończy się komunikatem Nie stwierdzono błędów ani braków. Przekazanie danych bez spełnienia tego punktu, spowoduje ich odrzucenie w IAS. Dopiero po spełnieniu tego warunku można przystąpić do wykonania czynności opisanych w dalszej części niniejszego dokumentu. Weryfikację danych należy przeprowadzić przy użyciu najnowszej dostępnej wersji programu kadrowego. Aktualne oprogramowanie można pobrać ze strony Następnie należy przygotować i przekazać dane modułów Kadry i Płace do IAS. Czynności te wykonuje informatyk. o Wylogować użytkowników wszystkich modułów systemu FoKus. o Skopiować podkatalogi DANE\KADRY i DANE\PŁACE do odrębnej lokalizacji. Wszystkie następne operacje wykonywać na danych skopiowanych dane oryginalne pozostają bez zmiany. o W danych skopiowanych do tej odrębnej lokalizacji przejść do podkatalogu DANE\KADRY\STANY i usunąć z niego wszystkie podkatalogi o nazwach nie

3 zaczynających się od 2017 (jeśli istnieją). Można pozostawić tylko podkatalogi o nazwach w układzie 2017xxxx (jeśli istnieją). o Spakować zawartość folderów PLACE i KADRY (z podkatalogami) i przekazać do IAS w sposób zapewniający bezpieczeństwo danych. o Od tego czasu nie wprowadzać już żadnych zmian w danych zawartych w systemie. W razie stwierdzenia w IAS błędów lub braków w przekazanych danych, należy usunąć błędy, a następnie powtórzyć powyższą procedurę. Działania poprzedzające migrację do wykonania w IAS Przed przystąpieniem do wykonania migracji danych z IC i UKS należy również w IAS wykonać czynności dotyczące przygotowania danych do migracji, a więc: Zachować stan bazy kadrowej na koniec lutego 2017r. (w przypadku migracji próbnej wykonywanej przed 25 lutego, ten punkt nie jest wymagany). Wcześniej należało także zachować stany na koniec stycznia. Każdy z tych stanów powinien być zachowany w przedziale od 25 do ostatniego dnia danego miesiąca. Wykonać i zweryfikować kopię danych przetwarzanych w modułach Kadry i Płace systemu FoKus. Zabezpieczyć ją przynajmniej na kilka dni. Migracja danych w IAS Po wykonaniu opisanych wcześniej czynności można przystąpić w IAS do ładowania danych modułów Kadry i Płace, otrzymanych z IC i UKS, do bazy danych systemu FoKus, użytkowanego obecnie w IAS. Czynności te wykonuje informatyk. Przyjęto zasadę, że dane z każdej jednostki ładuje się oddzielnie. Kolejność ładowania danych z poszczególnych jednostek nie ma znaczenia. W zależności od ilości informacji, wczytanie danych z jednej jednostki może zająć od kilku do kilkunastu minut. Dla przyspieszenia procesu, wczytanie zaleca się wykonywać bezpośrednio na serwerze aplikacji FoKus. Dane zapisywane podczas migracji do bazy danych w IAS opatrywane są identyfikatorem specjalnego użytkownika -KONS-, co pozwala później ustalić, że dane te trafiły do bazy podczas konsolidacji, a nie w drodze ręcznego wprowadzania. Przed rozpoczęciem ładowania należy bezwzględnie wykonać kopię bezpieczeństwa, zweryfikować ją i zabezpieczyć na trwałych nośnikach zewnętrznych. Kopię warto też wykonać w trakcie ładowania danych, aby w razie wystąpienia błędu przy ładowaniu danych z drugiej jednostki, nie powtarzać całej procedury od początku. Przed rozpoczęciem ładowania danych należy wylogować użytkowników systemu, następnie uruchomić moduł kadrowy, zalogować się na konto KIERA1 i wykonać następujące operacje: Upewnić się, że w systemie plików dostępna jest odpowiednia ilość wolnej przestrzeni dyskowej (min. 3 razy więcej niż wynosi rozmiar danych otrzymanych z IC/UKS). Wgrać do podkatalogu IMPORT\KONSOLIDACJA (utworzyć taki folder jeśli nie istnieje) katalogi PLACE i KADRY (wraz z podkatalogami) przekazane przez daną jednostkę. Uruchomić funkcję Konsolidacja danych KAS Wczytanie danych z IC/UKS z menu administratora modułu kadrowego. Funkcja ta jest dostępna w menu modułu kadrowego, ale wykonuje migrację zarówno danych kadrowych, jak i płacowych.

4 Funkcja Wczytanie danych z IC/UKS zweryfikuje kompletność i poprawnych danych z IC/UKS. W razie błędów lub braków w danych funkcja przerwie swoje działanie. W takim przypadku należy zwrócić się do IC/UKS o poprawienie danych i ponowne przekazanie ich do izby. Jeżeli dane zostały zweryfikowane jako poprawne, funkcja Konsolidacja danych przystąpi do ich ładowania do bazy danych IAS. Proces ładowania danych dokumentowany jest w logu, którego treść jest też na bieżąco wyświetlana w oknie programu, co może nie jest eleganckie, ale pozwala śledzić postęp procesu ładowania danych. Logi (oddzielne dla każdej jednostki) zachowywane są w plikach w podkatalogu IMPORT. Nie wolno usuwać plików logów, gdyż zawierają szczegółowy wykaz zaimportowanych pozycji oraz ewentualnych ostrzeżeń. Należy je zarchiwizować na wypadek ewentualnego późniejszego sprawdzania lub wyjaśniania problemów. Jeżeli log migracji kończy się komunikatem Import zakończono z ostrzeżeniami, procedurę migracji należy uznać za udaną. Sam log należy przekazać pracownikom merytorycznym w celu uzupełnienia braków w danych pracowników, których dotyczą informacje zawarte w logu. Uzupełnienia tego dokonuje się już po zakończeniu migracji przy użyciu funkcji programu. Jeżeli log migracji kończy się komunikatem Import zakończono z błędami, procedurę migracji należy uznać za nieudaną. Jeżeli samodzielne ustalenie przyczyny wymienionych błędów nie będzie możliwe, należy przesłać log na adres pomoc@zielonka.info.pl. W samym zaś systemie należy przywrócić kopię danych sprzed rozpoczęcia nieudanej migracji. Jeżeli w trakcie migracji wystąpią jakiekolwiek komunikaty w jęz. angielskim nie wolno wybierać opcji ignorowania błędu. Procedurę migracji należy wówczas uznać za nieudaną. Jeżeli samodzielne ustalenie przyczyny błędu nie będzie możliwe, należy wykonać zrzut ekranu z komunikatem błędu i wysłać zgłoszenie problemu na adres pomoc@zielonka.info.pl wraz z logiem migracji danych z tej jednostki. W samym zaś systemie należy przywrócić kopię danych sprzed rozpoczęcia nieudanej migracji. Po zakończeniu migracji z danej jednostki, foldery KADRY i PLACE z podkatalogu IMPORT\KONSOLIDACJA należy usunąć. Uwaga: Jeżeli po wczytaniu danych z jednostki nie są one widoczne w systemie, przyczyną może być brak uprawnień użytkownika do przeglądania danych z tej jednostki. Działania do wykonania po migracji w IAS Po załadowaniu danych z IC i UKS należy przede wszystkim zweryfikować poprawność migracji poprzez wyrywkowe sprawdzenie zarówno danych kadrowych jak i kart wynagrodzeń wybranych pracowników. W zaimportowanych danych kadrowych pozostawiono przypisanie pracowników i funkcjonariuszy do takich jednostek składowych, jakie były wskazane przez jednostkę przekazującą, dokonując przy tym tylko zmiany jednostki głównej, tj.: Jeśli pracownik był przypisany bezpośrednio do UKS lub IC jako jednostki składowej, po imporcie przypisany jest do UCS o kodzie xx81. Jeśli pracownik był przypisany do UC, oddziału celnego lub OZ UKS jako jednostki składowej, pozostaje po migracji przypisany do tej samej jednostki. W lokalnym słowniku jednostek podległych należy dopisać delegatury UCS. Podając ich kody należy stosować się do zasad obowiązujących w systemie FoKus, tj. stosować na początku dwucyfrowy kod województwa xx: UCS ma posiadać kod xx81 (jest on już automatycznie dopisany do słownika), Delegatury UCS mają posiadać kody xx82, xx83, itd. (delegatury należy samodzielnie dopisać do słownika w porządku alfabetycznym), Oddziały celne mają pozostać przy obecnych kodach, tj. xxcx (można tylko zmienić w słowniku nazwę z oddział celny na oddział celno-skarbowy ).

5 Zaraz po określeniu jednostek składowych administratorzy muszą nadać poszczególnym użytkownikom uprawnienia do ich obsługi. Dla przypomnienia: użytkownik może mieć uprawnienia do danych wszystkich jednostek, albo do danych wskazanych jednostek. Określa się to przy użyciu opcji na zakładce Dostęp do danych jednostek funkcji Użytkownicy w menu administratora. Pozostawiono możliwość nadania oddzielnych uprawnień do IC xxc0 i UKS xx91, w celu ewentualnego rozdzielenia dostępu do danych z list płac utworzonych przed 1 marca 2017r. W lokalnym słowniku komórek organizacyjnych należy dopisać komórki organizacyjne i całą strukturę UCS, zgodną z przyjętym w danej IAS schematem organizacyjnym. Struktura UCS musi zostać powiązaną ze strukturą IAS, tak jak to jest obecnie ze strukturą US. Pierwszą komórką UCS musi być Naczelnik UCS podpięty pod Dyrektora IAS (poprzez wskazanie DIAS jako komórki nadrzędnej dla NUCS). Zastępcy Naczelnika UCS muszą podlegać pod Naczelnika UCS. Komórki UCS muszą podlegać pod Naczelnika UCS lub właściwych zastępców. Oddziału Celny podlega pod NUCS lub właściwego zastępcę, itd. Po 1 marca danych należy dokonać zmian w zakresie przypisań pracowników do jednostek składowych i komórek organizacyjnych, zgodnie z przydzielonymi im zadaniami, tj. przesunąć wybranych pracowników do UCS, delegatury UCS, US lub IAS. Należy pamiętać, że przypisanie do jednostki składowej związane jest także z listą płac, na której znajdzie się pracownik. Nie wolno w polu Jednostka składowa wskazywać oddziałów celnych. Na tym poziomie powinny tylko występować IAS, US, UCS. Można też wskazywać delegatury UCS jeżeli planowane jest tworzenie oddzielnych list płac dla delegatur UCS (zalecane). Jednocześnie należy przypisać pracownika do właściwej komórki organizacyjnej, określonej w tej jednostce składowej. Należy też prawidłowo przypisać pracowników do jednostek w których wykonują pracę, zgodnie z przydzielonymi im zadaniami, tj. IAS, US, UCS, delegatura UCS, oddział celny. Proszę zauważyć, że w polu Miejsce wykonywania pracy możliwe jest wskazanie oddziału celnego. Dokonując powyższych zmian należy pamiętać, żeby podawać (zgodnie z prawdą) informację iż obowiązują one od 1 marca 2017r. W późniejszym czasie należy też uzupełnić mniej istotne braki w słownikach, które zostały wymienione w logach migracji. Ponadto należy wykonać funkcję Weryfikacja w związku z konsolidacją i usunąć ewentualne błędy w skonsolidowanych danych.