NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA W ŁODZI ul. Kilińskiego 210, Łódź 7 tel (fax) skr. poczt. 243

Transkrypt

1 Łódź, dnia sierpnia 2008 r. NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA W ŁODZI ul. Kilińskiego 210, Łódź 7 tel (fax) skr. poczt. 243 P/08/045 LLO /08 P a n Jerzy SOKÓŁ Prezydent Miasta Zgierza WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1, zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Łodzi skontrolowała w Urzędzie Miasta Zgierza (zwanego dalej Urzędem ), realizację projektów dotyczących elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (e-puap) i Sieci Teleinformatycznej Administracji Publicznej (STAP). W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokóle kontroli podpisanym w dniu 11 lipca 2008 r. - NajwyŜsza Izba Kontroli, stosownie do art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Prezydentowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia działania Urzędu zmierzające do pełnej obsługi spraw zgłaszanych przez obywateli, przedsiębiorców i urzędy administracji publicznej, w tym przyjmowania przez Urząd dokumentów w formie elektronicznej. Pozytywnie oceniono takŝe, pomimo stwierdzonych uchybień, udostępnianie informacji wymaganych przepisami ustawy o dostępie do informacji publicznej 2. 1 Ustawa z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli (Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz. 1701), 2 Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz ze zm.),

2 2 1. Urząd, poprzez udostępnienie Elektronicznej Skrzynki Podawczej oraz adresu poczty owej, umoŝliwił zgodnie z dyspozycją art. 58 ust. 2 ustawy o podpisie elektronicznym 3 wnoszenie podań i wniosków drogą elektroniczną i potwierdzanie ich odbioru generowanym programowo świadectwem poświadczenia odbioru. Urząd wywiązał się z obowiązku opublikowania na portalu e-urząd i w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP), informacji o udostępnionych formularzach i zakresie świadczonych usług. Do dnia 2 maja 2008 r. opublikowano 44 formularze elektroniczne (w formacie XML, zawierające definicję struktury w formacie XSD i opis wizualizacji dokumentu elektronicznego w formacie XSL), a takŝe 153 dokumenty do pobrania w wersji pdf. Działająca w Urzędzie wewnętrzna sieć informatyczna (Intranet) pozwalała na uŝytkowanie elektronicznego systemu obiegu dokumentów. 2. Stosowane w Urzędzie procedury publikacji zapewniały zgodność treści wersji elektronicznych aktów normatywnych zamieszczonych w BIP z ich oryginałami. 3. W ocenie NIK, zadawalający był poziom usług świadczonych przez Urząd z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Niemniej jednak Urząd nie udostępniał wszystkich danych na stronach BIP, określonych w art. 6 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej. W BIP nie publikowano informacji o stanie przyjmowanych spraw, kolejności ich załatwiania lub rozstrzygania, o długu publicznym i majątku, którym Urząd dysponuje (informacje te zamieszczono dopiero w trakcie kontroli NIK), oraz o wynikach kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w Urzędzie. W złoŝonych wyjaśnieniach Pani Aleksandra Wiaderkiewicz Inspektor Informacji Publicznej w Urzędzie podała, Ŝe brakująca dokumentacja dotycząca kontroli zewnętrznych zostanie,,zamieszczona w BIP w moŝliwie jak najkrótszym czasie. 4. Urząd nie był informowany o projekcie Sieci Teleinformatycznej Administracji Publicznej i nie podejmował prac w tym zakresie. 5. NIK pozytywnie ocenia stopień komputeryzacji Urzędu. Wszystkie stanowiska, na których istnieje konieczność pracy przy uŝyciu komputera, zostały wyposaŝone w niezbędny sprzęt, a pracownicy obsługujący komputery przeszli stosowne przeszkolenia. Poniesione przez Urząd wydatki na informatyzację w latach (do czerwca), wyniosły łącznie tys. zł, z których to środków, tys. zł wydatkowano na uruchomienie i utrzymania elektronicznej obsługi podmiotów. Realizując projekt pn. 3 ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz ze zm.)

3 3 Kompleksowy rozwój infrastruktury społeczeństwa informacyjnego w Gminie Miasto Zgierz, uzyskano refundację ze środków Unii Europejskiej w wysokości 670 tys. zł., przy ogólnej wartości zrealizowanego projektu na kwotę tys. zł. Kontrola dokumentacji dotyczącej zamówienia publicznego na zakup sprzętu komputerowego, dostawę i instalację urządzeń aktywnych oraz wykonanie sieci światłowodowej, realizowanych w ramach tego projektu, wykazała iŝ zamówienie to udzielono w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych NajwyŜsza Izba Kontroli negatywnie ocenia działania Urzędu w odniesieniu do umów zawartych z firmą EURON Sp. z o.o. w Zgierzu, a dotyczących korzystania i udostępniania danych za pośrednictwem internetu. Za taką oceną przemawia m.in. to, Ŝe w umowie z dnia 6 września 2005 r. i w dwóch umowach z dnia 8 maja 2006 r., nie określono trybu w jakim zostały one zawarte, jak teŝ nie ujęto zapisów o okresach i częstotliwości płatności za świadczone przez tę firmę usługi. Zdaniem NIK, umowy te zawarto z pominięciem ustawy Prawo zamówień publicznych, bowiem wartość netto wynikająca z faktur wystawionych w okresie ich obowiązywania wynosiła odpowiednio: zł i zł. NaleŜności te przekraczały równowartość kwoty euro, stanowiącej wg obowiązującego wówczas brzmienia art. 4 ust. 8 limit, powyŝej którego zamówienie winno być dokonane w oparciu o przepisy tej ustawy. Udzielenie zamówienia publicznego w sytuacji, gdy naruszenie przepisów o zamówieniach publicznych dotyczyło przesłanek stosowania poszczególnych trybów, stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych - stosownie do postanowień art. 17 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych 5. Analizowane umowy, mimo Ŝe powodowały powstanie zobowiązań pienięŝnych, nie zawierały - wymaganej postanowieniami art. 46 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym 6 - kontrasygnaty Skarbnika Miasta Zgierza. Nie były takŝe ujęte w centralnym rejestrze umów jak i nie zostały zaakceptowane przez radcę prawnego Urzędu. 4 ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655) 5 ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 ze zm.) 6 ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz ze zm.)

4 4 Krytycznie zatem naleŝy ocenić fakt, Ŝe wszystkie faktury na świadczone przez firmę EURON usługi (69 na łączną kwotę zł brutto), były zatwierdzone pod względem merytorycznym przez kierownictwo Wydziału Informatyki i Telekomunikacji (wcześniej Biuro ds. Informatyki), mimo Ŝe umowy które dotyczyły tych usług zostały przekazane wykonawcy do podpisania dopiero w kwietniu 2008 r. W złoŝonych wyjaśnieniach naczelnik Wydziału Informatyki i Telekomunikacji Urzędu Pan Kamil Wasiak (zatwierdzający merytorycznie część faktur w latach ) podał, iŝ wykonywał w tym zakresie polecenie słuŝbowe bezpośredniego przełoŝonego, ówczesnego Sekretarza Miasta Pana Andrzeja Glinki, przy czym uwzględniał jednocześnie fakt rzeczywistego świadczenia usług na rzecz Urzędu przez firmę EURON. W dalszej części wyjaśnień wskazał, Ŝe odnalezione przez niego w kwietniu 2008 r. umowy z firmą EURON, obejmujące okres lat podpisane były jednostronnie przez byłego Prezydenta Miasta Zgierza Pana Karola Maślińskiego oraz sygnowane podpisem ówczesnego Naczelnika Biura ds. Informatyki Pana Andrzeja Glinki. Wiceprezydent Miasta Pan Stanisław Łodwig, w złoŝonych wyjaśnieniach, potwierdził powyŝsze okoliczności i wskazał, Ŝe odnalezione umowy były przekazane do wykonawcy, celem uzupełnienia brakujących podpisów po wspólnych ustaleniach z kierownictwem Wydziału Informatyki i Telekomunikacji. W ocenie NIK, potwierdzanie zgodności dokumentów księgowych z umowami, w sytuacji braku obustronnie podpisanych umów, świadczy o braku właściwej kontroli wewnętrznej w Urzędzie. Przesłuchany w charakterze świadka Pan Karol Maśliński - pełniący funkcję Prezydenta Miasta Zgierza w latach wskazał m.in. na prowadzone przez sąd postępowanie w sprawie fałszowania dokumentów Miasta Zgierza, w tym skanowanie podpisów oraz wyraził wątpliwość co do autentyczności swoich podpisów, zwłaszcza w sytuacji braku akceptacji tych umów przez Skarbnika Miasta Zgierza oraz radcę prawnego. W związku z powyŝszym, w ocenie NajwyŜszej Izby Kontroli, zachodzi uzasadnione podejrzenie popełnienia czynu określonego w art k.k. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: - zamieszczanie w BIP wszystkich danych wymaganych postanowieniami ustawy o dostępie do informacji publicznej, - prowadzenie bieŝącego i efektywnego nadzoru oraz kontroli wewnętrznej w zakresie obowiązujących w Urzędzie procedur obiegu dokumentów.

5 5 NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Łodzi, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje od Pana Prezydenta w terminie 15 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków, bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczyn niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego przysługuje Panu Prezydentowi prawo zgłoszenia na piśmie do Dyrektora Delegatury NIK w Łodzi umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji o której wyŝej mowa, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK.