Szkolenie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach pomocy technicznej Programu Operacyjnego Infrastruktura i

Transkrypt

1 Szkolenie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach pomocy technicznej Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko

2

3 Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kontroli realizacji PO IiŚ projekty inwestycyjne, podlegają kontroli na miejscu w trakcie realizacji oraz mogą podlegać kontroli na miejscu na zakończenie realizacji (próba 5%). Kontrole na miejscu zgodnie z interpretacją Instytucji Zarządzającej nie dotyczą projektów przygotowawczych (dokumentacje)!

4 Zakres kontroli: sprawdzenie czy beneficjent posiada udokumentowaną strukturę organizacyjną jednostki kontrolowanej uwzględniającą zarządzanie projektem (JRP, MAO) oraz jednoznaczny zakres czynności i odpowiedzialności na stanowiskach związanych z realizacją projektu; ustalenie rzeczowego i finansowego stanu zaawansowania projektu oraz sprawdzenie czy zakres prac rzeczywiście realizowanych jest zgodny z zakresem projektu określonym w umowie o dofinansowanie; ustalenie czy projekt jest realizowany zgodnie z aktualnym harmonogramem realizacji projektu; weryfikację wykonania rzeczowego projektu w odniesieniu do wartości wskaźników produktu zakładanych w umowie o dofinansowanie oraz sprawdzenie osiągnięcia wskaźników rezultatu (jeśli jest to możliwe);

5 Zakres kontroli (c.d): sprawdzenie czy wystąpiły roboty dodatkowe, a jeżeli tak czy zostały zlecone zgodnie z zasadami określonymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ; porównanie ustaleń faktycznych z danymi przedstawianymi przez beneficjenta we wnioskach o płatność lub innych dokumentach rozliczeniowych oraz czy dla projektu nie pozyskano innych niż zadeklarowane źródła finansowania, co naruszałoby zasadę zakazu podwójnego finansowania; sprawdzenie czy istnieje i jest stosowany odrębny system/kod księgowy dla wszystkich operacji związanych z realizacją projektu; sprawdzenie czy w projekcie wystąpiły tzw. dochody incydentalne, opisane w rozdziale 5.9 Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ; kontrolę zgodności dokumentów finansowych przedstawionych w trakcie kontroli na miejscu z dokumentami przekazanymi do WFOŚiGW w Gdańsku;

6 Zakres kontroli (c.d.): sprawdzenie czy beneficjent realizuje działania informacyjnopromocyjne zgodnie z obowiązującymi zasadami; sprawdzenie czy beneficjent posiada i stosuje odpowiednie procedury dot. archiwizacji dokumentów, weryfikacji czy roboty, usługi i/lub dostawy wykonano zgodnie z zawartą umową, a także przygotowania wniosków o płatność, zgodnie z obowiązującymi zasadami; sprawdzenie zrealizowania zaleceń z poprzednich kontroli projektu; weryfikację projektu pod względem zgodności z polityką ochrony środowiska; sprawdzenie realizacji zasady trwałości, zgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie oraz umowy o dofinansowanie.

7 W trakcie kontroli pracujemy na oryginałach dokumentów. Dokumenty należy przygotować na dzień wszczęcia kontroli. Zaleca się, by dokumentacja dotycząca zakresu rzeczowego była ułożona osobno dla każdego zadania / kontraktu, zgodnie z listą dokumentów przekazaną w informacji o wszczęciu kontroli.

8 Obszar rzeczowy: decyzje o środowiskowych uwarunkowaniach realizacji przedsięwzięcia, deklaracja organu odpowiedzialnego za monitorowanie obszarów NATURA 2000, decyzje o lokalizacji inwestycji celu publicznego, decyzje o pozwoleniu na budowę, zgłoszenie robót budowlanych, zawiadomienia o planowanym terminie rozpoczęcia robót budowlanych, umowy na roboty budowlane oraz aneksy do umów,

9 Obszar rzeczowy (c.d.): projekty architektoniczno budowlane, dzienniki budowy, protokoły odbioru częściowego i końcowego (jeśli dotyczy), pozwolenia na użytkowanie, zawiadomienia o zakończeniu robót (jeśli dotyczy), dokumentacja powykonawcza (jeśli dotyczy), wykaz wykonanych przyłączy (jeśli dotyczy), mapki schematyczne do kontroli w terenie (poglądowe).

10 Najczęściej stwierdzane uchybienia: brak potwierdzenia ostateczności na decyzjach rozbieżność zakresu umowy realizowanej przez wykonawcę z zakresem opisanym we wniosku od finansowanie / umowie o dofinansowanie

11 Obszar: instytucjonalny (w tym archiwizacja) dokument przedstawiający funkcjonowanie JRP wraz z opisem zadań każdej komórki zaangażowanej w realizację projektu, schemat struktury organizacyjnej Spółki z uwzględnieniem zarządzania projektem (JRP, MAO), zakres czynności i odpowiedzialności na stanowiskach związanych z realizacją projektu wraz ze wskazaniem osób odpowiedzialnych za podejmowanie decyzji dotyczących realizacji projektu,

12 Obszar: instytucjonalny (w tym archiwizacja) obowiązującą procedurę obiegu dokumentów uwzględniającą procedurę obiegu dokumentów w ramach projektu POIiŚ, w tym dokumentów finansowo księgowych, obowiązującą procedurę archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu POIiŚ, obowiązującą procedurę weryfikacji czy roboty, usługi i/lub dostawy wykonano zgodnie z zawartą umową, obowiązującą procedurę przygotowania wniosków o płatność.

13 Najczęściej stwierdzane uchybienia: brak umiejscowienia JRP w schemacie organizacyjnym Beneficjenta nieaktualna struktura JRP w obowiązujących dokumentach (uchwała / zarządzenie) niezgodność zakresów obowiązków z faktycznie powierzonymi zadaniami brak procedur, niezgodność procedur ze stanem faktycznym brak powierzenia obowiązków w zakresie rozliczania projektu pod względem efektu ekologicznego, opracowania raportów z osiągniętych efektów oraz monitorowania trwałości projektu (udzielania informacji nt. projektu po jego zrealizowaniu) brak informacji w zakresach obowiązków dotyczących proporcji w jakich pracownik poświęca swój czas na działania związane z realizacją projektu

14 ARCHIWIZACJA Zgodnie z zapisami 14 ust. 2 Ewidencja księgowa i archiwizacja danych umowy o dofinansowanie oraz z art. 90 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 i art. 19 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006, Beneficjent zobowiązuje się do archiwizowania w wersji papierowej lub na informatycznych nośnikach danych i przechowywania w sposób gwarantujący należyte bezpieczeństwo informacji wszelkich danych związanych z realizacją Projektu, w szczególności dokumentacji związanej z zarządzaniem finansowym, technicznym, procedurami zawierania umów z wykonawcami, przez okres co najmniej 3 lat od daty zamknięcia PO IiŚ. Instytucja Wdrażająca poinformuje Beneficjenta o dacie zamknięcia PO IiŚ. UWAGA!!! Rozbieżność terminów w stosunku do zapisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

15 Obszar: informacja i promocja opis podjętych przez Beneficjenta działań informacyjno-promocyjnych oraz akcji edukacyjnych, kserokopie artykułów prasowych promujących realizowany projekt, wydruk ze strony internetowej opisującej realizowaną inwestycję, pisemna informacja na temat miejsca lokalizacji wszystkich tablic informacyjnych, zestawienie wyprodukowanych materiałów informacyjno-promocyjnych, wg poniższego wzoru: Lp. Nazwa towaru lub usługi Data poniesienia wydatku Data przekazania/ odbioru Koszt netto Koszt brutto Ilość [szt.]

16 Najczęściej stwierdzane uchybienia: brak lub nieprawidłowe logotypy, w nieprawidłowych proporcjach na materiałach promocyjnych, artykułach w prasie nieoznakowane dokumentacje, pomieszczenia JRP niezaktualizowane informacje na tablicach informacyjnych nieprawidłowe rozmiary tablic informacyjnych i pamiątkowych brak aktualnych danych na stronach internetowych

17 Dziękuję za uwagę Katarzyna Cichowicz