Korzystasz z dofinansowania pamiętaj o właściwym opisie faktur w projektach

Transkrypt

1 Korzystasz z dofinansowania pamiętaj o właściwym opisie faktur w projektach

2 Kierownik Grupy Wydawniczej: Ewa Marmurska-Karpińska Wydawca: Marta Grabowska-Peda Redaktor: Katarzyna Brzozowska ISBN: Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2016 Skład i łamanie: Raster Studio Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, Warszawa tel , faks Niniejszy e-book chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Zaproponowane w niniejszym poradniku wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w poradniku wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

3 KORZYSTASZ Z DOFINANSOWANIA PAMIĘTAJ O WŁAŚCIWYM OPISIE FAKTUR W PROJEKTACH Jeśli firma realizuje zakup w ramach tzw. projektu unijnego to oprócz dekretacji oraz zatwierdzenia zgodności formalnej, rachunkowej i merytorycznej powinna pamiętać o właściwym oznaczeniu (opisaniu) dokumentów. Jak stanowi art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości (dalej: uor), dowody księgowe powinny być: 1) rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, 2) kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości, oraz 3) wolne od błędów rachunkowych. Przepis ten wyznacza trzy kierunki kontroli dowodów, tj. pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. W czasie kontroli merytorycznej na dowodzie wprowadza się opis zdarzenia gospodarczego umożliwiający potem odpowiednią dekretację. Opisywanie dowodów, oprócz wskazania ich prawidłowego ujęcia w księgach, ma też znaczenie w przypadku ewentualnej kontroli zewnętrznej lub wewnętrznej przeprowadzanej w firmie pozostawia ślad na dowodzie, pozwalający np. po kilku latach przyporządkować go do właściwych operacji, które dokumentował. UWAGA Wszystkie oryginały faktur/dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej dotyczące projektu muszą być opisane w sposób umożliwiający jednoznaczne identyfikowanie z projektem. Opis faktury dotyczącej kosztów realizowanego projektu unijnego powinien zawierać co najmniej: numer umowy / decyzji o dofinansowanie w ramach Programu unijnego, tytuł projektu, kategorię kosztu zgodnie z zatwierdzonym biznesplanem i zaktualizowanym harmonogramem rzeczowo-finansowym, na fakturze/dokumencie księgowym o równoważnej wartości dowodowej powinna znaleźć się adnotacja Ujęto w Rozliczeniu wsparcia finansowego z dnia, informację o poprawności merytorycznej, formalnej i rachunkowej. 3

4 UWAGA Faktury są najczęściej opisywane na odwrocie ze względu na ilość informacji, jakie muszą być na każdym dokumencie umieszczone. Do opisu faktury należy dodać również adnotację, iż wydatki zamieszczone na fakturze są zrealizowane zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych z 29 stycznia 2004 roku, (Dz.U. z 2007 r. nr 223, poz. 1655, ze zm.), jeśli w danej jednostce, projekcie mają te przepisy zastosowanie. Dodatkowo należy uwzględnić, iż w przypadku ponoszenia wydatków w ramach projektu za granicą dokumenty dotyczące kosztów poniesionych w walutach obcych powinny być opisane z podaniem przeliczenia kwoty na PLN po średnim kursie obowiązującym w dniu sprzedaży określonym na fakturze. W niektórych projektach konieczne jest także umieszczenie danych identyfikujących dokument potwierdzający wykonanie/odebranie robót/usług (np. numer, data sporządzenia). O czym należy jeszcze pamiętać, sprawdzając dokumenty Nazwa towaru/usługi na fakturze powinna być, w miarę możliwości, tożsama z nazwą danego zadania z harmonogramu rzeczowo-finansowego. Należy uważać szczególnie podczas zapisywania danych kontrahenta w systemie bankowości elektronicznej, ponieważ po wydrukowaniu potwierdzenia przelewu dane kontrahenta powinny być w pełni widoczne i tożsame z danymi zawartymi na fakturze, za którą dokonywaliśmy płatności. Przy dokonywaniu płatności za faktury należy podać dokładny numer faktury. UWAGA Elementy opisu dokumentu księgowego beneficjent pomocy powinien stosować zgodnie z polityką rachunkowości dostosowaną do wymogów związanych z rozliczaniem projektów unijnych. Jakie błędy są najczęściej popełniane Do najczęściej popełnianych błędów przy opisywaniu faktur należą następujące nieprawidłowości: Na odwrocie faktury brak numer umowy o dofinansowanie. W przypadku gdy kwota wydatków kwalifikowanych jest mniejsza niż kwota faktury na odwrocie faktury nie wskazano kwoty kwalifikowanej. Na fakturze jest niewidoczny numer księgowy. 4

5 WZÓR opis faktury OPIS FAKTURY 1. Wydatek finansowany z projektu: Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata , który jest realizowany na podstawie umowy o dofinansowanie projektu nr /09 00, realizowanego przez PHU ANATOL sp. z o.o 2. Kategoria zgodna z budżetem projektu nr i nazwa zadania: Zadanie 1236/ Opis merytoryczny wydatku kwota na fakturze dotyczy: Zakup materiałów budowlanych zgodnie z umową z dostawcą nr 128/2015 z 5 kwietnia 2015 r. Koszt bezpośredni ,50 zł Koszt pośredni ND Wydatki kwalifikowalne w kwocie: ,00 zł, w tym VAT: 0,00 zł Wydatki niekwalifikowalne w kwocie: 5.623,50 zł, w tym VAT: 0,00 zł Wydatki niewchodzące do projektu w kwocie: 0,00 zł, w tym VAT: 0,00 zł Wydatek wykazany w dokumencie jest poniesiony na podstawie przepisów ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.) Wydatek wykazany w dokumencie nie jest objęty przepisami ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.) Sprawdzono pod względem merytorycznym Data.. Podpis... Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym Data.. Podpis... Zatwierdzam do wypłaty. Słownie. Główny Księgowy. Dyrektor Opisu faktury najczęsciej dokonuje się na jej odwrocie. Faktury dotyczące projektu powinnybyć opisane w sposób umożliwiający jednoznaczesną z nim identyfikacje Nazwa kosztu powinna być zgodna z zatwierdzonym biznesplanem i zaktualizowanym harmonogramem rzeczowo- -finansowym Należy zaznaczyć właściwe pole albo zawrzeć stwierdzenie, czy dany wydatek jest / nie jest objęty przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Zamiast pieczęci, można zastosować stwierdzenie: Sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym, data, podpis i pieczęć funkcyjna, oraz Zatwierdzone przez kierownika jednostki, data, podpis i pieczęć funkcyjna POBIERZ TEN WZÓR NA WWW 5

6 Brak podpisów przy sprawdzeniu formalno-rachunkowym i zatwierdzeniu do zapłaty (goła pieczątka). Tabela. Cele kontroli dokumentów Kontrola merytoryczna Kontrola formalna Kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy dowód dokumentuje faktyczny obraz operacji gospodarczej. Dokonuje jej zazwyczaj kierownik jednostki lub kierownik komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za przeprowadzenie danej operacji gospodarczej, posiadający odpowiednią wiedzę. Jeśli w jednostce główny księgowy ma wystarczającą wiedzę, by dokonywać kontroli merytorycznej, może to robić. dotyczy ustalenia, czy dany dowód księgowy jest poprawnym i legalnym dokumentem w świetle przepisów prawnych w szczególności regulacji VAT na celu sprawdzenia poprawności danych liczbowych zawartych w dowodzie Podstawa prawna: art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 1047). dr Katarzyna Trzpioła wieloletni praktyk, szkoleniowiec 6

7 Więcej ebooków o tematyce finansowo-księgowej: 1DF017 ISBN: