Zarządzenie nr 51/2015 Świętokrzyskiego Kuratora Oświaty z dnia 7 grudnia 2015 r. w sprawie ustalenia instrukcji inwentaryzacyjnej

Transkrypt

1 Zarządzenie nr 51/2015 Świętokrzyskiego Kuratora Oświaty z dnia 7 grudnia 2015 r. w sprawie ustalenia instrukcji inwentaryzacyjnej Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 w związku z art. 68 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 ze zm.) oraz art. 4, 26 i 27 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późno zm.) zarządzam co następuje: 1 Wprowadza się zaktualizowaną instrukcję dotyczącą inwentaryzacji stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 2 Traci moc: Zarządzenie nr 31/2012 z dnia 31 października 2012 r. 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. RADCA PRAWNY f} mgrdor~ek KL-K-552 Świętokrzyski Kurator Oświaty /' Mał~biJ1 Muzol

2 Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 51/2015 Świętokrzyskiego Kuratora Oświaty z dnia 7 grudnia 2015 r. I n s t r u k c i a d o t y c z ą c a i n wen t ar y z a c i i Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 w związku z art. 68 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 157, poz ze zm.) oraz art. 4, 26 i 27 Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późno zm.) zarządzam co następuje: 1. Kuratorium Oświaty stosuje zasady inwentaryzacji określone w ustawie o rachunkowości oraz zasadami wynikającymi z obowiązującego w Kuratorium zakładowego planu kont. Celem przeprowadzenia inwentaryzacji jest ustalenie faktycznego stanu majątku zobowiązań i na tej podstawie: a) doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem faktycznym, b) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie, c) dokonanie oceny gospodarczej,przydatności składników majątkowych, d) przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkowej. 2. Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiedzialny jest Świętokrzyski Kurator Oświaty Rzeczywisty stan aktywów i pasywów ustala się w drodze: a) spisu z natury, b) uzyskanie od kontrahentów pisemnego potwierdzenia stanu należności (z wyjątkiem należności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, należności, których koszt potwierdzenia jest wyższy niż ich saldo, należności z tytułów publicznoprawnych, a także należności spornych i wątpliwych), c) porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników. 2. Spisem z natury ustala się stan: a) gotówki w kasie (czeków gotówkowych i karty drogowe), b) środków trwałych własnych, c) materiałów i wyposażenia, 3. W drodze uzyskania od kontrahentów pisemnego potwierdzenia ustala się stany: a) środków pieniężnych na rachunkach bankowych, b) rozrachunków z odbiorcami, c) rozliczeń z tytułu nieodpłatnie otrzymanych lub przekazanych środków.

3 4. W drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami weryfikacji realnej wartości tych składników ustala się stany: a) rozrachunków z tytułów publicznoprawnych, b) należności i zobowiązań wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych, c) aktywów i pasywów jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe. 5. Inwentaryzacja przeprowadzania jest metodą pełnej inwentaryzacji okresowej, polegającej na ustaleniu stanu rzeczywistego na dzień inwentaryzacji wszystkich składników aktywów i pasywów Terminy inwentaryzacji składników aktywów i pasywów określa ustawa o rachunkowości. 2. Kurator zarządza przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury na wniosek głównego księgowego. Zarządzeniem tym powołuje co najmniej trzyosobową komisję inwentaryzacyjną, wyznaczając jej przewodniczącego. Skład komisji proponuje przewodniczący komisji, jednak nie mogą być do niej powoływane osoby materialnie odpowiedzialne za inwentaryzowane składniki osoby prowadzące ich ewidencję oraz główny księgowy. Projekt planu inwentaryzacji opracowuje przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej. 3. Ze względu na to, że składniki majątku Kuratorium znajdują się na terenie strzeżonym inwentaryzacja będzie dokonywana w następujących terminach: a) środki trwałe oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych - jeden raz na cztery lata w IV kwartale roku, b) gotówki w kasie - na ostatni dzień roku obrotowego, c) należności na ostatni dzień roku sprawozdawczego, 4. Terminy przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji będą określone każdorazowo zarządzeniem Świętokrzyskiego Kuratora Oświaty w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątkowych. 5. Do wykonania czynności inwentaryzacyjnych zobowiązane są służby Kuratorium określone w tabeli Nr 1,2,3 do instrukcji. 2

4 Tabela Nr 1 - inwentaryzacja na podstawie spisu z natury Lp Rodzaj czynności Przygotowanie składników majątkowych do spisu Powołanie i przeszkolenie komisji Inwentaryzacyjnej Przeprowadzenie spisów z natury Wycena i ustalenie wartości spisowych składników majątkowych oraz ustalenie różnic inwentaryzacyjnych. Wyjaśnienie przyczyn powstania rozmc oraz postawienie wniosków co do sposobu ich rozliczenia. Zaopiniowanie wniosków komisji inwentaryzacyjnej w sprawie rozliczenia różnic pod względem formalnym i rachunkowym. Uzyskanie zatwierdzenia wniosków przez Świętokrzyskiego Kuratora Oświaty. Ujęcie w księgach rachunkowych różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenie. Ocena przydatności gospodarczej spisowych składników majątkowych, postawienie wniosków w sprawie zagospodarowania zbędnych składników i innych nieprawidłowości stwierdzonych w czasie spisu. osoby odpowiedzialne za wykonane czynności osoba odpowiedzialna za majątek przewodniczący komisji inwentaryzacyj nej, zespól spisowy pracownik księgowości przewodniczący komisj i inwentaryzacyjnej radca prawny przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej 3

5 T a b e l a Nr 2 - inwentaryzacja na podstawie uzgodnień sald Lp. l 2 3 Rodzaj czynności Sporządzenie i wysłanie zawiadomień o wysokości sald. Potwierdzenie wysokości sald wykazanych w zawiadomieniach nadesłanych do Kuratorium i wyjaśnienie rozbieżności. Ustalenie niezgodności sald, ich wyjaśnienie i rozliczenie w księgach rachunkowych. osoby odpowiedzialne T a b e l a Nr 3 - inwentaryzacja w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych Z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników Lp. Rodzaj czynności osoby odpowiedzialne 2 Sporządzenie i porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami. Ustalenie rozbieżności, ich wyjaśnienie i rozliczenie w księgach rachunkowych W celu przeprowadzenia inwentaryzacji powołana zostaje komisja inwentaryzacyjna. 2. Komisję inwentaryzacyjną powołuje Świętokrzyski Kurator Oświaty na wniosek przewodniczącego w składzie co najmniej dwóch osób spośród pracowników, którzy tworzą zespoły spisowe. 3. Do uprawnień i obowiązków przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej należy w szczególności: a) przeprowadzenie wraz z głównym księgowym szkolenia członków komisji inwentaryzacyjnej oraz poszczególnych zespołów spisowych, b) prowadzenie rozliczenia arkuszy spisowych z natury, stanowiących druki ścisłego zarachowania, c) organizowanie prac przygotowawczych do inwentaryzacji rzeczowych składników, majątku oraz pozostałych składników bilansowych, a także dopilnowanie ich wykonania we właściwym terminie, d) stawianie uzasadnionych wniosków w sprawie: - zmiany terminu inwentaryzacji, 4

6 - przeprowadzenie inwentaryzacji w sposób uproszczony, - przeprowadzenia spisów uzupełniających lub powtórnych, e) kontrolowanie przygotowań do spisów oraz ich przebiegu, f) dopilnowanie terminowego złożenia wyjaśnień ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych przez osoby odpowiedzialne za ich powstanie, g) ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych i postawienie wniosków w sprawie ich rozliczenia, h) przygotowanie wniosków o wszczęcie dochodzenia w przypadku ujawnienia niedoborów i szkód zawinionych, i) stawianie wniosków w sprawie zagospodarowania - ujawnionych w czasie inwentaryzacji materiałów zbędnych, niepełnowartościowych lub uszkodzonych oraz w sprawie usprawnienia gospodarki rzeczowymi i pieniężnymi składnikami majątku. 4. Do obowiązków zespołu spisowego należy : l) przeprowadzenie spisu z natury w określonym w zarządzeniu terminie, 2) takie zorganizowanie pracy, aby działalność inwentaryzowanych komórek organizacyjnych nie została zakłócona, 3) terminowe przekazanie przewodniczącemu komisji spisowych oraz informacji o stwierdzonych w toku zwłaszcza w zakresie gospodarki składnikami majątku zniszczeniem lub zagarnięciem. inwentaryzacyjnej arkuszy spisu nieprawidłowościach, i zabezpieczenie ich przed 5 l. Spis z natury rzeczowych i pieniężnych składników majątku polega na ustaleniu rzeczywistej ich ilości na arkuszach spisu z natury. 2. Przed rozpoczęciem spisu z natury osoba odpowiedzialna za całość i stan składników majątku objęty spisem składa Iw l egz.l pisemne oświadczenie stwierdzające, że wszystkie zrealizowane dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników zostały ujęte w księgach inwentarzowych i kartotekach do oddziału księgowości. 3. Zespół spisowy dokonujący liczenia nie może mieć wglądu do ksiąg inwentarzowych i kontroli. 4. Liczenia dokonuje członek zespołu spisowego w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za stan składników majątku. W spisie z natury przeprowadzanym na skutek zmiany osoby odpowiedzialnej, liczenia dokonuje się w obecności osoby przekazującej i przyjmującej odpowiedzialność. 5. Wyniki spisu z natury mieszczą się na arkuszach spisu z natury. 6. Arkusze spisu z natury występują w 2 egzemplarzach, a przy inwentaryzacjach zdawczoodbiorczych w 3 egzemplarzach. Oryginał otrzymuje księgowość, a kopię osoba materialnie odpowiedzialna. 5

7 7. Do dokonania spisu z natury składników pieniężnych używa się specjalnego protokołu, który sporządza się w dwóch egzemplarzach. Oryginał otrzymuje księgowość a kopię kasjer Inwentaryzację poprzez uzyskanie pisemnego potwierdzenia stanów przeprowadzają pracownicy działu księgowości w zakresie sald ujętych w ewidencji księgowej. 2. Uzgodnienie stanów środków pieniężnych na rachunkach bankowych przeprowadza na bieżąco pracownik prowadzący urządzenia księgowe. Poza tym stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych potwierdza się na każde żądanie banku. 3. Stany rozrachunków z odbiorcami oraz innych należności i zobowiązań uzgadnia się przez wysłanie zawiadomienia o wysokości salda i uzyskanie potwierdzenia. Wysyłanie zawiadomień do dłużników jest obowiązkowe Spis z natury powinien być poddany kontroli przez przewodniczącego komisji. Kontrola polega na sprawdzeniu: a) czy zespół spisowy prawidłowo wykonuje swoje obowiązki, b) czy prawidłowo ustalono ilość spisywanych składników, c) czy spis z natury jest kompletny. 2. Nieprawidłowości powinny być zgłoszone na piśmie kierownikowi jednostki Wyceny rzeczowych składników majątkowych ujętych w arkuszach spisowych dokonują na polecenie głównego księgowego pracownicy oddziału księgowości. 2. Wycena polega na przemnożeniu faktycznych ilości ustalonych w czasie spisu przez cenę ewidencyjną stosowaną w księgowości i na ustaleniu łącznej wartości składników majątkowych. 3. Po dokonaniu wyceny należy ustalić różnice inwentaryzacyjne poprzez porównanie stanu faktycznego podanego w arkuszach spisowych ze stanem wynikającym z ewidencji ilościowo - wartościowej. 4. Przed ustaleniem różnic ewidencja ilościowo - wartościowa powinna być uzgodniona księgami inwentarzowymi. 5. Różnice mogą wystąpić jako: a) niedobory - stan ewidencyjny wyższy od faktycznego, b) nadwyżki - stan ewidencyjny niższy od faktycznego, c) szkody - całkowita lub częściowa utrata pierwotnej wartości. 6. W przypadku stwierdzenia różnic inwentaryzacyjnych obowiązują następujące 6

8 zasady postępowania: zakwalifikowanie rozmc /niedobory, nadwyżki/, przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego oraz postawienie wniosku w zakresie ich odpisania z ksiąg rachunkowych, ustalenie przez komisję inwentaryzacyjną przyczyn powstania niedoboru lub nadwyżk i oraz wnikliwe przeanalizowanie stopnia winy lub jej brak ze strony osób materialnie odpowiedzialnych i innych osób. 7. Za stwierdzone niedobory zawinione powstałe z winy osób materialnie odpowiedzialnych a spowodowanych brakiem troski o zabezpieczenie mienia lub naruszeniem obowiązujących przepisów roszczenie ustala się wg aktualnej ceny detalicznej składnika majątkowego. W stosunku do składnika użytkowanego kwotę roszczenia ustala się uwzględniając stopień dotychczasowego zużycia. 8. Wszelkie różnice ujawnione w drodze inwentaryzacji należy ująć w księgach rachunkowych. Podstawą odpisania niedoborów i szkód na właściwe konta, jest decyzja kierownika jednostki wydana na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej l ZaOpInIOWana przez głównego księgowego. 9. Ujawnione niedobory i nadwyżki księguje się w ewidencji ilościowo-wartościowej na podstawie: zestawienia różnic inwentaryzacyjnych. 9 Obieg dokumentów dotyczących porządku: inwentaryzacji rozliczenia różnic następuje w ustalonym 1. Przekazanie arkuszy spisów z natury oraz sprawozdań i oświadczeń przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej. 2. Przekazanie głównemu księgowemu przez przewodniczącego komisji skontrolowanych pod względem formalnym i rachunkowym materiałów inwentaryzacyjnych. 3. Wycena spisów, ustalenie różnic i przekazanie komisji inwentaryzacyjnej zestawień różnic. 4. Powiadomienie o stwierdzonych różnicach osób materialnie odpowiedzialnych i złożenie pisemnych wyjaśnień przez te osoby. 5. Opracowanie protokołu i przedstawienie wniosków co do sposobu rozliczenia różnic kierownikowi jednostki. 6. Ujęcie w księgach wyników rachunkowych, wyników rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. 7

9 10 Do ujęcia i rozliczenia różnic korzysta się z kont zatwierdzonych w zakładowym planie kont. Świętokrzy~~r Oświaty Małgorzata Muzoł 8