PORTALE SAMOOBSŁUGOWE

HTML
DOWNLOAD

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "PORTALE SAMOOBSŁUGOWE"

Zbigniew Dudek
9 lat temu
Przeglądów:

1 PORTALE SAMOOBSŁUGOWE kolejny krok na drodze ewolucji outsourcingu usług HRMS Outsourcing HR wczoraj i dzisiaj

2 (Bardzo) krótka historia outsourcingu usług kadrowo płacowych Jeszcze kilka lat temu fraza outsourcing usług HR miała zupełnie inne znaczenie dla firm korzystających z tego typu usług. Rzecz jasna powody, dla których przedsiębiorcy decydowali się na outsourcing, były takie same jak dziś. O ile jednak sama idea outsourcingu była wcielana w życie, codzienna praktyka wyglądała zupełnie inaczej niż obecnie. Gdzieś tam działał podwykonawca, który przejmował całość lub część obowiązków związanych z obsługą skomplikowanych procesów kadrowo-płacowych. Jego kluczowym zasobem był wykwalifikowany personel, który sobie tylko znanymi sposobami potrafił zaprowadzić porządek w zalewie dokumentacji klientów. Firmy pragnęły pozbyć się obszarów działalności, które tworzyły dla nich niewielką wartość, angażując jednocześnie czas i środki. Należy bowiem pamiętać, że choć Internet był podstawowym środkiem komunikacji pomiędzy klientem a podwykonawcą, cały proces tonął w papierach. Dokumenty były kserowane, skanowane, przesyłane ami oraz fizycznie transportowane tam i z powrotem (czasami kilkakrotnie) do czasu, aż znajdowały bezpieczny dom na zakurzonych półkach archiwum.

3 We współpracy pomiędzy stronami dużo większe znaczenie miał element ludzki, tzn. głównie pracownicy podwykonawcy. Miało to swoje dobre i złe strony. Pozytywy sprowadzały się do tego, że kwestie problematyczne zawsze dało się wyjaśnić z żywą osobą, owo lub telefonicznie. Do negatywów zaliczyć można fakt, że żywa osoba jest drogim w utrzymaniu zasobem, którego zdolność do koncentracji i przetwarzania danych ma granice. Ponadto ów cenny zasób zwykł około godziny opuszczać biuro, a czasami wyjeżdżał na urlopy. W takich sytuacjach zdarzało się, że twój ulubiony opiekun klienta, posiadający dogłębną wiedzę o twojej firmie, był zastępowany przez osobę, która ledwie kojarzyła, kim jesteś. Można oczywiście stwierdzić, że już wówczas zewnętrzne usługi kadrowo-płacowe były realizowane przy użyciu narzędzi i systemów informatycznych. Niemniej wciąż był to proces analogowy, z nadmiernie rozbudowaną papierologią i kluczową rolą zespołu ludzkiego. Tę sytuację należało zmienić. Wehikułem zmiany stały się rozbudowane systemy informatyczne do wspomagania procesów kadrowych i płacowych w firmie. Kluczowymi kwestiami okazały się automatyzacja oraz optymalizacja procesów (osiągnięte dzięki pracy i pomysłowości programistów). Innowacyjne systemy HRMS otworzyły zupełnie nowe możliwości zarówno dla klientów jak i obsługujących ich podwykonawców usług kadrowo-płacowych.

4 WYBRANE zalety systemu HR: ograniczenie ilości dokumentów papierowych natychmiastowy dostęp do usług HR świadczonych przez firmy zewnętrzne 24 godziny na dobę/7 dni w tygodniu możliwość wykonywania wieloaspektowych analiz danych pracowników możliwość przetwarzania danych w dowolnej formie (mnóstwo typów raportów i podsumowań do wyboru, również w formie graficznej) Wdrożenie systemów HRMS rozpoczęło rewolucję w branży. Stosy papierów zostały wymiecione wielką miotłą, a procesy, które do niedawno uważano za absurdalnie skomplikowane, stały się proste. W istocie na tyle proste, że ich obsługę można było oddać w ręce osób, których te procesy bezpośrednio dotyczą, czyli szeregowych pracowników oraz ich bezpośrednich przełożonych. Narzędziem, które to umożliwia, są portale samoobsługowe. łatwe generowanie wniosków, dokumentów, planów i harmonogramów.

5 Portale samoobsługowe a outsourcing usług HR Portale samoobsługowe to interfejsy pomiędzy pracownikami a systemami HRMS wdrożonymi w przedsiębiorstwach lub oferowanymi przez zewnętrznych dostawców usług kadrowopłacowych. Firmy zewnętrzne wychodzą z założenia, że nikt nie wie więcej o potrzebach kadrowych pracowników niż oni sami. Wystarczy dostarczyć im przyjazną aplikację, dzięki której mogą wyklikać potrzebne im dokumenty, złożyć wnioski lub sprawdzić status swoich sald urlopowych. Z kolei ich przełożeni uzyskali dostęp do kompletu danych o podwładnych (począwszy od informacji o ich nieobecności w pracy, a skończywszy na kończących się umowach o zatrudnieniu). Wdrożenie systemów HRMS rozpoczęło rewolucję w branży. Stosy papierów zostały wymiecione wielką miotłą, a procesy, które do niedawno uważano za absurdalnie skomplikowane, stały się proste. W istocie na tyle proste, że ich obsługę można było oddać w ręce osób, których te procesy bezpośrednio dotyczą, czyli szeregowych pracowników oraz ich bezpośrednich przełożonych. Narzędziem, które to umożliwia, są portale samoobsługowe. Od strony technicznej portale samoobsługowe to rozwiązanie proste, tanie i łatwe do wdrożenia. Potrzebne jest jedynie stanowisko komputerowe z dostępem do Internetu i zainstalowaną przeglądarką. Z ich obsługą poradzi sobie nawet osoba o podstawowych umiejętnościach informatycznych, czyli w obecnych czasach praktycznie każdy.

6 Portal samoobsługowy systemu KARO HRMS To zaawansowane, choć proste w obsłudze, narzędzie stanowi część aplikacji KARO HRMS opracowanej przez spółkę DMZ CHEMAK. Jest to doskonały przykład przyjaznego rozwiązania informatycznego, projektowanego z myślą o potrzebach klientów. Kolejną ideą przyświecającą twórcom portalu było umożliwienie użytkownikom docelowym (pracownikom i ich przełożonym) samodzielną realizację jak największej ilości monotonnych, prostych zadań. To właśnie tego typu zadania niepotrzebnie angażują czas i uwagę kadrowców (mówi się, że zajmują im nawet 80% czasu, pozostawiając zaledwie 20% czasu na kreatywne działania służące rozwojowi firmy). 80% czasu pracowników kadr i płac to: administrowanie dokumentami, zbieranie informacji, przekazywanie informacji 80% 20% Tylko 20% czasu to rozwiązywanie problemów. GŁÓWNE korzyści Portalu samoobsługowego to: zapewnienie personelowi dostępu do portali Pracownika i Menagera (z określonymi uprawnieniami), co oznacza zdjęcie ogromnej liczby obowiązków z barków pracowników HR; dostęp do narzędzi umożliwiających skuteczne planowanie i rozliczanie czasu pracy niezależnie od wybranego modelu czy okresu rozliczeniowego; możliwość przypisywania wybranych aspektów obsługi kadrowo-płacowej firmie zewnętrznej lub własnemu działowi kadr w celu zapewnienia harmonijnej współpracy; możliwość korzystania z wielu modułów wspierających zarządzanie zasobami ludzkimi (przydatnych narzędzi pomagającym kadrowcom w codziennej pracy).

7 Portal samoobsługowy systemu KARO HRMS składa się z pięciu głównych komponentów:

8 Portal Pracownika Mogą z niego korzystać wszyscy pracownicy firmy, zgodnie z przyznanymi im uprawnieniami. Funkcjonalności: Dostęp do własnych danych osobowych Dostęp do historii zmian angażu, odcinków płacowych, RMUA Dostęp do aktualnych informacji o saldach urlopowych i zestawień absencji

9 Portal Managera Oferuje łatwy dostęp do niezbędnych danych umożliwiających podejmowanie decyzji kadrowych bez angażowania działu HR. Funkcjonalności: Informacja o absencjach Informacje o saldach urlopów i planowanych nieobecnościach pracowników Dostęp do danych osobowych i finansowych Informacja o kończących się badaniach i szkoleniach BHP Informacja o kończących się umowach z możliwością wnioskowania o ich przedłużenie

10 Elektroniczne wnioski Umożliwia pracownikom samodzielna składanie najbardziej typowych wniosków. Funkcjonalności: Wniosek o absencję (różne rodzaje) Plan urlopowy do zatwierdzenia Zgłoszenie członka rodziny do ZUS Zmiana dowodu osobistego Zmiana miejsca zamieszkania Wniosek o zasiłek opiekuńczy Oświadczenie art. 188 Wniosek o wydanie zaświadczenia o dochodach Wniosek o wydanie zaświadczenia o zatrudnieniu

11 Elektroniczne archiwum Baza dokumentów archiwalnych zoptymalizowana pod kątem łatwego i szybkiego wyszukiwania. Funkcjonalności: Bezpośredni i przejrzysty dostęp do danych archiwalnych Łatwość przeszukiwania według różnych kryteriów Możliwość skanowania dokumentów oraz przypisywania ich kontekstowo do pracownika

12 Zarządzanie czasem pracy Zestaw podręcznych narzędzi pomagających w administrowaniu czasem pracy personelu. Funkcjonalności: Ewidencja i rozliczanie czasu pracy Wsparcie planowania harmonogramów Automatyzacja rozliczenia dodatków

13 Portale samoobsługowe prognoza na przyszłość Naszym zdaniem portale samoobsługowe to właściwy kierunek rozwoju systemów HRMS. Oczekujemy, że z roku na rok w przedsiębiorstwach będzie pojawiać się ich coraz więcej. Jest to rozwiązanie sensowne i wydajne kosztowo. Sensowne, ponieważ to pracownicy firm wiedzą, jakich informacji aktualnie potrzebują i jakie dokumenty powinni dostarczyć, żeby realizować życiowe plany bez narażania pracodawcy na kłopoty. Wydajne kosztowo, ponieważ to właśnie drobne zadania, które z powodzeniem mogą być realizowane przy pomocy portali samoobsługowych, są bolączką działów kadr. Zmuszanie kompetentnych i kreatywnych ludzi, którzy w nich pracują, do wystawiania świstków i udzielania odpowiedzi na powtarzające się zapytania ze strony pracowników to marnotrawstwo cennego zasobu. Dlaczego nie dać im więcej czasu, który mogliby poświęcić na aktywne kształtowanie polityki zatrudnienia w firmie czy wymyślanie skuteczniejszych sposobów zarządzania kadrami?

Podobne dokumenty

HISTORIA PEWNEGO PROCESU HR

HISTORIA PEWNEGO PROCESU HR -Część 2- W pierwszej części naszej historyjki (Historia pewnego procesu HR część 1) przedstawiliśmy postać Pana Jana świeżo zatrudnionego pracownika pewnej firmy produkcyjnej,