Aleksander Starzyński WYSTĄPIENIE POKONTROLNE. NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA W POZNANIU P/08/152 LPO /09

Transkrypt

1 NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA W POZNANIU Poznań, ul. DoŜynkowa 9H 16/20 (61) , fax (61) P/08/152 LPO /09 Pan Poznań, dnia 07 kwietnia 2009 r. Aleksander Starzyński Wielkopolski Wojewódzki Konserwator Zabytków w Poznaniu WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli (Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz. 170 ze zm.), zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Poznaniu skontrolowała Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków w Poznaniu, zwany dalej Urzędem, w zakresie wykonania budŝetu państwa w 2008 r., część 85/30 województwo wielkopolskie. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 2 kwietnia 2009 r. NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia pozytywnie z zastrzeŝeniami, działalność Urzędu w kontrolowanym zakresie. 1. Formułując powyŝszą ocenę, NIK uwzględniła prawidłową realizację przez Urząd niŝej omówionych zadań. Ustalenia kontroli NIK wykazały, Ŝe Urząd posiadał dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, spełniającą wymogi art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). Ponadto Wielkopolski Wojewódzki Konserwator Zabytków (zwany dalej Wojewódzkim Konserwatorem), ustalił w formie pisemnej, procedury kontroli finansowej obejmujące przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków.

2 2 NIK pozytywnie ocenia zgodność i wiarygodność ewidencji księgowej. Badanie poprawności sporządzania i ewidencji dowodów księgowych (zgodność) oraz zasad prowadzenia ewidencji księgowej (wiarygodność), przeprowadzone zostało na podstawie 233 dokumentów źródłowych na łączną kwotę ,84 zł (spośród populacji na kwotę zł). W badanej próbie stwierdzono jednak cztery niepoprawne dowody lub zapisy księgowe na łączną kwotę ,89 zł. Ustalenia kontroli NIK wykazały, Ŝe trzy spośród tych dowodów (na kwotę 3.088,09 zł), zostały niepoprawnie zadekretowane (naruszenie art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości), co wpłynęło na wiarygodność sprawozdań bieŝących oraz wiarygodność rocznych sprawozdań budŝetowych. Natomiast jeden dowód nie posiadał odpowiedniej adnotacji potwierdzającej autentyczność zdarzeń gospodarczych (brak śladu kontroli pod względem merytorycznym art. 47 ust. 2 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz ze zm.). Zaplanowane na 2008 r. dochody w wysokości zł zostały wykonane w kwocie ,11 zł (255,9 % planu). Dochody realizowane były w dziale 921 Kultura i ochrona dziedzictwa narodowego, rozdziale Wojewódzkie Urzędy Ochrony Zabytków, w siedmiu paragrafach. Największe dochody budŝetowe ( zł), uzyskano w 0580 grzywny i kary pienięŝne od osób prawnych i innych jednostek organizacyjnych. Zdaniem NIK, wyŝsze od planowanego wykonanie dochodów nie było moŝliwe do oszacowania na etapie prac planistycznych. W toku kontroli NIK, nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie wymiaru naleŝności z tytułu dochodów budŝetowych (39.120,70 zł). W ocenie NIK, skutecznie dochodzone były zaległości z tytułu kar i grzywien w celu przymuszenia nałoŝone na osoby niewykonujące obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (Dz. U Nr 162, poz ze zm.). Występujące na koniec 2008 r. zaległości ( zł), w całości zostały objęte postępowaniem egzekucyjnym. Uzyskane dochody Urząd terminowo odprowadzał na rachunek budŝetu państwa. Wydatki Urzędu w 2008 r. wyniosły ,81 zł, w tym dotacje zł. Wydatki realizowane były w dziale 921, rozdział Ochrona zabytków i opieka nad zabytkami ( zł) oraz w rozdziale ( ,81 zł). W strukturze wydatków, w rozdziale dominowały wynagrodzenia ( 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników, 4020 wynagrodzenia osobowe korpusu słuŝby cywilnej i 4040 dodatkowe wynagrodzenia roczne), które wraz z wydatkami w 4110 składki na ubezpieczenie społeczne, 4120 składki na Fundusz Pracy i 4140 wpłaty na Państwowy Fundusz

3 3 Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, wyniosły łącznie ,62 zł, co stanowiło 58,2% wydatków w tym rozdziale. Zaplanowana na 2008 r. kwota wydatków na wynagrodzenia zrealizowana została w 100%. Ustalenia kontroli NIK wykazały, Ŝe składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz świadczenia od wynagrodzeń osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, przekazywane były terminowo i w prawidłowo naliczonych wysokościach. Prawidłowo zostały wykorzystane środki rezerwy celowej, które przeznaczono na: sfinansowanie skutków wartościowania stanowisk pracy w słuŝbie cywilnej ( zł), sfinansowanie procesu zmniejszania róŝnic w wynagrodzeniach pomiędzy urzędami ( zł) oraz sfinansowanie dodatków specjalnych w słuŝbie cywilnej ( zł). Istotną grupą wydatków w rozdziale były wydatki w 6050 oraz w 6060 na łączną kwotę ,25 zł. W ocenie NIK, wydatki te zostały zrealizowane w sposób celowy. W objętym kontrolą postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, którego przedmiotem były roboty budowlane polegające na przebudowie piętra i poddasza ( ) w budynku przy ulicy Gołębiej 2 w Poznaniu ( ,82 zł netto), nie stwierdzono naruszenia przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 229, poz ze zm.). NIK zwraca jednak uwagę, Ŝe w toku wykonania planu finansowego dokonywane były istotne zmiany w zakresie wielkości wydatków majątkowych. Świadczy o tym fakt, Ŝe plan wynikający z ustawy budŝetowej, poprzez dokonanie zmian i przeniesienia wydatków, został zwiększony w 6050 i 6060 o ,25 zł (o 197%). W ocenie NIK, wskazuje to na występowanie w 2008 r. problemów w planowaniu tej kategorii wydatków. Wykazane na koniec 2008 r. zobowiązania Urzędu dotyczyły przede wszystkim wypłaty dodatkowych wynagrodzeń rocznych. Wielkość zobowiązań wykazana w rocznych sprawozdaniach Rb-28 i Rb-Z zgodna była z ewidencją księgową. Ustalenia kontroli NIK wykazały, Ŝe w prawidłowy sposób została przeprowadzona inwentaryzacja środków w kasie Urzędu na koniec 2008 r. (inwentaryzację środków trwałych w drodze spisu z natury przeprowadzono w 2006 r.). Zbadane w toku kontroli zdarzenia gospodarcze ujęte w zapisach konta 020 zostały poprawnie zakwalifikowane do wartości niematerialnych i prawnych oraz objęte były inwentaryzacją w drodze weryfikacji.

4 4 NIK pozytywnie ocenia realizację budŝetu zadaniowego pomimo, Ŝe w 2008 r. dokonywane były istotne zmiany (zwiększenia i zmniejszenia) w planie wydatków budŝetowych. NIK zwraca uwagę, Ŝe w rozdziale 92120, 4300 plan wydatków został zmniejszony o zł (o 48,42%), a w rozdziale 92121, 4340 plan wydatków zmniejszono o zł (o 74,54 %). W ocenie NIK, mimo braku precyzyjnego określenia sposobu ustalania poszczególnych mierników wykonania zadań oraz dokonywania zmian celów i mierników ich wykonania w 2008 r., Urząd rzetelnie ustalił planowane wielkości mierników. Przyjęte w budŝecie zadaniowym mierniki ustalono m. in. w oparciu o dane dotyczące zasobu zabytków nieruchomych ujętych w ewidencji oraz w oparciu o wykonanie planu dotacji celowych przyznawanych na ochronę zabytków. NIK pozytywnie ocenia fakt, iŝ przy ustalaniu budŝetu zadaniowego zostały zgłoszone istotne uwagi, co do przyjętych, w uzasadnieniu do projektu ustawy budŝetowej na 2008 r., mierników. NIK pozytywnie ocenia realizację budŝetu zadaniowego i realizację podzadania Ochrona zabytków i opieka nad zabytkami oraz przyjętych w budŝecie zadaniowym celów (ochrona prawna zabytków, zabezpieczenie i udokumentowanie zabytków, zapewnienie właściwego stanu zabytków). Ustalenia kontroli NIK wykazały, Ŝe przy realizacji budŝetu zadaniowego Urząd uzyskał wyŝsze wartości mierników niŝ to wynikało z przyjętego na 2008 r. planu. Wartość tych mierników wyniosła: 5,3% dla miernika odsetek obiektów wpisanych do rejestru zabytków w danym roku do liczby zakwalifikowanych do wpisu (wyŝsza o 2,3 punktu procentowego od przyjętego w planie) oraz 57,6% dla miernika wartość wykonanych prac remontowych w stosunku do zgłoszonych potrzeb (wyŝsza o 21,3 punktu procentowego od przyjętego w planie). Natomiast nieznacznie niŝsza (o 0,32 punktu procentowego), była wartość miernika liczba przeprowadzonych kontroli i wizytacji do liczby obiektów objętych ochroną (wpisanych do rejestru). W ocenie NIK, rzetelnie zostały zrealizowane wnioski zawarte w wystąpieniu pokontrolnym dotyczącym wykonania budŝetu państwa w roku Ustalenia kontroli NIK wykazały, Ŝe uzupełniono politykę rachunkowości o wskazanie sposobu inwentaryzacji gruntów, budynków i budowli, uzupełniono procedury kontroli wewnętrznej, zapewniono prawidłowy tok postępowań egzekucyjnych oraz kwalifikowanie faktur do okresów sprawozdawczych odpowiadających dacie zdarzenia gospodarczego. Podjęto równieŝ działania mające zapobiec powstawaniu nieprawidłowości przy dokonywaniu wydatków ze

5 5 środków budŝetowych (zapewniono zlecanie prac z zakresu badań archeologicznych podmiotom posiadającym wymagane kwalifikacje i moŝliwości kadrowe). Zwrócić naleŝy przy tym uwagę na fakt, Ŝe realizując wnioski pokontrolne NIK, Wojewódzki Konserwator, dwóm osobom odpowiedzialnym za stwierdzone nieprawidłowości udzielił kar upomnienia, a z dwiema osobami, które nieprawidłowo przyjmowały dokumentację dotyczącą ewidencji zabytków ruchomych, rozwiązał umowy o pracę. W ocenie NIK, zastrzeŝenia budzi nadal prawidłowość wykonywania nadzoru i kontroli w zakresie gospodarki finansowej Urzędu (uchybienia i nieprawidłowości w tym zakresie omówione zostały poniŝej). 2. NajwyŜsza Izba Kontroli wskazuje na ustalone w toku kontroli, następujące nieprawidłowości i uchybienia. W ocenie NIK, nieprawidłowo przeniesiona została treść ksiąg rachunkowych na bieŝące i roczne sprawozdania budŝetowe. Ustalenia kontroli NIK wykazały bowiem, Ŝe w sprawozdaniu Rb-23 oraz Rb-27, wadliwie określono kwotę naleŝności (47.725,40 zł) oraz kwotę dochodów budŝetowych wykonanych w 2008 r. ( ,60 zł). Wskutek błędnych księgowań (na kocie 221) nie wykazano naleŝności oraz dochodów budŝetowych w kwocie 1.308,51 zł, które były objęte (i wyegzekwowane) w postępowaniu egzekucyjnym. Jednocześnie w sprawozdaniu Rb-27 nie wykazano zmniejszenia dochodów, dokonanego na podstawie odrębnych przepisów, w tym ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2005 r. Nr 229, poz ze zm.) na pokrycie opłaty komorniczej i wydatków, o których mowa w art tej ustawy. PowyŜsze stanowi naruszenie szczegółowych zasad sporządzania sprawozdań budŝetowych wynikających z 9 ust. 2, pkt 3 Instrukcji sporządzania sprawozdań budŝetowych ( ), stanowiącej załącznik Nr 33 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budŝetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.). ZastrzeŜenia NIK dotyczą rzetelności inwentaryzacji w drodze uzgadniana sald oraz w drodze weryfikacji. W toku kontroli NIK ustalono, Ŝe nie dokonano sprawdzenia poprawności i realności wszystkich sald aktywów (gruntów, budynków i budowli stanowiących środki trwałe), których wartość według zapisów ewidencji księgowej na dzień 31 grudnia 2008 r. wynosi ,14 zł. Ustalenia kontroli NIK wykazały, Ŝe Urząd nie posiada wyceny składników aktywów, którymi włada na zasadach trwałego zarządu. Wykazane w ewidencji księgowej na koncie

6 salda środków trwałych nie zostały poprawnie ustalone, bowiem przyjęte do uŝywania obce środki trwałe i wartości nie zostały zaliczone do aktywów trwałych korzystającego (art. 3 ust. 4 ustawy o rachunkowości). Według ustaleń NIK, wartość obcych środków trwałych przyjętych do uŝywania wynosi ,52 zł (Delegatura Urzędu w Kaliszu) i ,10 zł (Delegatura Urzędu w Pile). Po terminie wynikającym z art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości (w dniu 17 marca 2009 r.), Urząd przeprowadził inwentaryzację własnych składników aktywów, które powierzono innym kontrahentom na podstawie zawartych umów najmu oraz umowy dzierŝawy (saldo konta o wartości ,60 zł). Ponadto NIK zwraca uwagę na fakt, Ŝe do dnia, w którym upływał termin inwentaryzacji (15 stycznia 2008 r.), nie zostały w księgach rachunkowych 2008 r. rozliczone róŝnice inwentaryzacyjne wynikające z niedoborów paliwa o łącznej wartości 286,17 zł. ZastrzeŜenia NIK budzi sposób prowadzenia i dokonywania zapisów na koncie 998, którego saldo, na dzień 31 grudnia 2008 r., wyniosło ,81 zł. Ustalenia kontroli NIK wykazały, Ŝe zapisów na tym koncie nie dokonuje się w księgach rachunkowych prowadzonych przy uŝyciu komputera pomimo, Ŝe zarządzeniem Wojewódzkiego Konserwatora Nr 32/2006 z dnia 25 października 2006 r., wprowadzono do stosowania w księgowości komputerowy program księgowy (Symfonia Finanse i Księgowość). Zdaniem NIK, taki sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych nie gwarantuje spełnienia warunków określonych w art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości i moŝe skutkować nieprawidłowościami w sprawozdaniach rocznych Urzędu. W ocenie NIK, nieprawidłowo przebiegała realizacja harmonogramu wydatków budŝetowych. Świadczą o tym m. in. wysokie salda środków na rachunku bankowym Urzędu, które w lipcu, październiku i listopadzie 2008 r. wyniosły odpowiednio: ,21 zł, ,25 zł i ,02 zł. Ustalenia kontroli NIK wskazują, Ŝe przyczyną takiego stanu rzeczy było dokonywanie znaczących zmian w planie wydatków (np.: w 4300, 4340, 4390, 4550) oraz niedostosowanie terminów realizacji zadań wynikających z zawartych umów do harmonogramu wydatków i harmonogramu zasilania w środki budŝetowe. W ocenie NIK, obrót gotówką w Urzędzie prowadzony był niezgodnie z zasadami obrotu gotówkowego określonymi w dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Naruszono zasady gospodarki kasowej ustalone na podstawie art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych. W toku kontroli NIK stwierdzono bowiem, Ŝe środki ujęte w kasie, pobrane z rachunku bankowego oraz przewoŝone samochodem słuŝbowym przekraczały

7 7 wysokość pogotowia kasowego (pobrania gotówki ujęte w raportach kasowych 21, 22, 23 i 24/2008 na łączną kwotę zł). W toku kontroli NIK ustalono, Ŝe wdroŝenie systemu esod nastąpiło po terminie wynikającym z umowy z dnia 6 sierpnia 2008 r. zawartej z firmą EMIKS INFO-ARCH, co skutkowało po stronie wykonawcy obowiązkiem zapłaty kar umownych. W wyniku podjęcia przez Urząd działań, przyjętych do realizacji jeszcze w trakcie kontroli NIK, naliczono karę umowną w kwocie 756,40 zł. NIK zwraca uwagę, Ŝe w przypadkach, w których następowało zwiększenie planu wydatków budŝetowych, w umowach obejmujących swoim zakresem wykonanie projektów budowlano-konserwatorskich oraz inwentaryzacji budowlanej (nr nr 5/D/2008, 15/D/2008, 17/D/2008) o łącznej wartości zł przyjęto nieprecyzyjne i niejednolite zasady kwalifikacji wydatków budŝetowych, ujmując realizowane wydatki do róŝnych paragrafów wydatków. W ocenie NIK, za stwierdzone nieprawidłowości bezpośrednią odpowiedzialność ponosi Główny Księgowy Urzędu, którego zakres obowiązków obejmuje sprawy związane z prowadzeniem obsługi finansowo-księgowej oraz Zastępca Wojewódzkiego Konserwatora, do obowiązków którego naleŝy sprawowanie nadzoru na prawidłowym wykorzystaniem środków państwowych, nadzorowanie spraw administracyjno-gospodarczych i administrowanie majątkiem Urzędu. NIK zwraca uwagę, Ŝe zakresy czynności Głównego Księgowego i Zastępcy Wojewódzkiego Konserwatora nie zostały dostosowane do aktualnie obowiązującego prawa (wskazano w nich m. in. nieobowiązujące przepisy). Zdaniem NIK, omówione wyŝej nieprawidłowości oraz wyniki kontroli przeprowadzonej zarówno w 2007 r., jak i w 2008 r. wskazują na potrzebę zwiększenia nadzoru w zakresie gospodarki finansowej Urzędu. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. Zapewnienie kompletności i poprawności kontroli bieŝącej i dekretacji dowodów księgowych (faktur) oraz wydatków budŝetowych. 2. Podjecie działań zapobiegających powstawaniu nieprawidłowości w zakresie obrotu gotówkowego. 3. Zapewnienie prawidłowości sporządzania sprawozdań budŝetowych. 4. Dokonanie weryfikacji sald aktywów obejmujących środki trwałe (grunty, budynki i budowle), ujętych w księgach rachunkowych.

8 8 5. Podjęcie działań w celu uaktualnienia zakresów obowiązków Głównego Księgowego i Zastępcy Wojewódzkiego Konserwatora. 6. Zapewnienie skutecznego nadzoru i kontroli w zakresie gospodarki finansowej Urzędu. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Poznaniu, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Pana, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub o przyczynach niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie do dyrektora Delegatury NajwyŜszej Izby Kontroli w Poznaniu umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK.