INFORMACJA POKONTROLNA NR 9/14/PWT PB. Port Lotniczy Szczecin Goleniów. Glewice 1 a, Goleniów

Transkrypt

1 INFORMACJA POKONTROLNA NR 9/14/PWT PB Egzemplarz nr. 1. Numer kontroli 9/14/PWT PB 2. Nazwa jednostki kontrolowanej 3. Adres jednostki kontrolowanej Port Lotniczy Szczecin Goleniów Glewice 1 a, Goleniów 4. Termin kontroli r. 5. Kontrola dotyczy projektu (nazwa i nr) 6. Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli WTPB /10 South Baltic Global Access Na podstawie art. 16 Rozporządzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1783/ Skład zespołu kontrolującego Pan Daniel Michalski inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich kierownik Zespołu Kontrolującego; 8. Zakres kontroli Pani Agnieszka Jakubowska starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich członek Zespołu Kontrolującego; Pani Małgorzata Bielecka - inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; Pani Aneta Chowańska - inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; Realizacja działań przewidzianych we wniosku o dofinansowanie oraz sprawdzenie poziomu osiągniętych wskaźników; Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: a) kwalifikowalności wydatków, Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie; Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i z zawartą umową o dofinansowanie/decyzją

2 9. Ustalenia kontroli o przyznaniu wsparcia; Sprawdzenie kwalifikowalności podatku VAT oraz czy działania w trakcie realizacji projektu generowały dochód; Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską; Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu; Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. Kontrolę przeprowadzono w trakcie realizacji projektu na podstawie oryginalnych dokumentów będących w posiadaniu Beneficjenta. W okresie objętym kontrolą, tj. od dnia 1 lipca 2010 r. do dnia 30 kwietnia 2014 r. funkcje jn. sprawowali: Maciej Jarmusz Prezes Zarządu Dyrektor Portu Lotniczego Szczecin Goleniów (do r.), Maciej Dziadosz Prezes Zarządu Dyrektor Portu Lotniczego Szczecin Goleniów (od ), Rajmund Statnik Kierownik Zespołu ds. Realizacji SBGA Project w Porcie Lotniczym Szczecin- Goleniów, Joanna Ligenza Specjalista ds. Projektów Inwestycyjnych w Porcie Lotniczym Szczecin- Goleniów (od do ), Anna Szalińska Młodszy Specjalista ds. Projektów Inwestycyjnych w Porcie Lotniczym Szczecin-Goleniów (od do ), Elwira Postrożna Marketing Departament w Porcie Lotniczym Szczecin-Goleniów, Marta Kołodziej Specjalista ds. Projektów Inwestycyjnych w Porcie Lotniczym Szczecin- Goleniów (od ), wykonanie działań przewidzianych we wniosku o dofinansowanie W ramach Projektu zrealizowano następujące działania: wzięto udział w szeregu spotkań partnerów Projektu mających na celu omówienie współpracy i sposobu jego realizacji oraz jego postępów, Utworzono specjalistyczne opracowania/podręczniki, które były kluczowymi dokumentami podczas rozmów z przewoźnikami na temat wprowadzenia nowych połączeń lotniczych na obszarze objętym Projektem, zorganizowano oraz wzięto udział w szeregu spotkań z przewoźnikami w trakcie których planowano stworzenie nowych połączeń lotniczych, przeprowadzono zakrojoną na bardzo szeroką skalę kampanię marketingową, promującą nowopowstałe połączenia lotnicze, które udało się utworzyć dzięki działaniom prowadzonym w ramach Projektu. Nowe połączenia były promowane za pośrednictwem mediów (Internet, Radio, TV) oraz zorganizowanych konferencji informacyjnych. Ponadto pracownicy polskiego Partnera brali udział w licznych spotkaniach, targach w trakcie których prezentowano nowe połączenia lotnicze. osiągnięcie wskaźników (w przypadku, kiedy partner jest odpowiedzialny za realizację konkretnych wskaźników projektu) Polski Partner projektu zrealizował wszystkie zakładane wskaźniki, co potwierdzono w trakcie kontroli na miejscu realizacji oraz kontroli administracyjnej raportów. 2

3 kwalifikowalność wydatków poniesionych na realizację projektu W trakcie kontroli na miejscu realizacji projektu potwierdzono kwalifikowalność wydatków przedstawionych w raportach Partnera nr 1, 2, 3, 4, 5 i 6 zweryfikowanych w trakcie kontroli administracyjnej. W raporcie nr 7 stwierdzono wydatki nie kwalifikowalne: wydatek nr 160 Meeting with Wizzair in Genewa - meal cost kwota przedstawiona w raporcie i scertyfikowana 259,59 PLN. W trakcie kontroli na miejscu realizacji projektu ustalono, iż powstały różnice wynikające z zastosowania dwóch różnych kursów podczas przeliczania wydatku (faktyczny kurs zapłaty oraz kurs średni NBP zastosowany przy księgowaniu), różnica kursowa w wysokości 20,14 PLN zostaje uznana za wydatek niekwalifikowalny, wydatek nr 162 Meeting with Ryanair in Dublin - meal cost kwota przedstawiona w raporcie i scertyfikowana 31,96 PLN. W trakcie kontroli na miejscu realizacji projektu ustalono, iż powstały różnice wynikające z zastosowania dwóch różnych kursów podczas przeliczania wydatku (faktyczny kurs zapłaty oraz kurs średni NBP zastosowany przy księgowaniu), różnica kursowa w wysokości 0,73 PLN zostaje uznana za wydatek niekwalifikowalny, Łączna kwota wydatków niekwalifikowalny stwierdzonych w trakcie kontroli na miejscu wynosi 20,87 PLN. prowadzenie ewidencji księgowej przez partnera Kontrola ewidencji księgowej na zakończenie realizacji projektu obejmowała raporty za okres Beneficjent jest podatnikiem podatku VAT, zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług VAT, podatnikom VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wówczas, gdy zakupione towary lub usługi służą do wykonywania czynności opodatkowanych. Podatek VAT nie stanowi kosztu projektu. Kwota wydatków kwalifikowalnych umieszczonych w Raportach została potwierdzona dowodami księgowymi umieszczonymi w Załączniku nr 1 do raportów. Beneficjent wyodrębnił konta księgowe do ewidencjonowania kosztów poniesionych w ramach realizowanego projektu. Kontroli wyodrębnionej ewidencji księgowej podlegały konta: projekt SBGA Materiały - na dzień dokonano przeksięgowania kwoty 830,54 zł na konto wyodrębnione dla projektu projekt SBGA zużycie materiałów; Pozostałe usługi obce projekt SBGA - na dzień dokonano przeksięgowania kwoty ,41 zł na konto wyodrębnione dla projektu projekt SBGA pozostałe usługi obce; VAT nie podlegający odliczeniu- projekt SBGA - na dzień dokonano przeksięgowania kwoty 391,21 zł na konto wyodrębnione dla projektu projekt SBGA VAT nie podlegający odliczeniu; projekt SBGA - Koszty promocji, reklamy na dzień dokonano przeksięgowania kwoty ,00 zł na konto wyodrębnione dla projektu projekt SBGA koszty promocji, reklamy; projekt SBGA - Podróże służbowe - na dzień dokonano przeksięgowania kwoty ,21 zł na konto wyodrębnione dla projektu

4 projekt SBGA koszty podróży służbowych; projekt SBGA - Koszty reprezentacji. Pozostałe wydatki, które nie zostały ujęte na wyodrębnionych kontach do projektu i zostały poświadczone certyfikatami, zostały zaewidencjonowane na kontach bieżących jednostki: Paliwa, oleje, smary koszty ogólnozakładowe, Inne pozostałe usługi obce koszty ogólnozakładowe, VAT naliczony nie podlegający odliczeniu koszty ogólnozakładowe, Podróże służbowe krajowe, Ryczałty umowa wykorzystanie prywatnego samochodu do celów służbowych, Podróże służbowe zagraniczne, Reklama publiczna na dzień dokonano przeksięgowania kwoty ,72 zł na konto wyodrębnione dla projektu , Koszty reprezentacji. Do dnia kontroli Partner otrzymał refundację poniesionych wydatków w wysokości ,82 EUR. Wydruki z kont księgowych oraz stosowne dokumenty stanowią załączniki nr 5 do protokołu z kontroli w/w projektu. realizacja zawartych umów z kontrahentami w ramach projektu Zamawiający w celu realizacji projektu zawarł następujące umowy i zamówienia oraz wydał decyzje: 1. Umowa nr XSS/ER-52-43/10 zawarta w dniu , przedmiot umowy usługi reklamowe, wartość ,95 PLN, 2. Umowa współpracy zawarta w dniu , przedmiot umowy usługi reklamowe, wartość 6.000,00 PLN, 3. Umowa współpracy zawarta w dniu , przedmiot umowy usługi reklamowe, wartość ,00 PLN, 4. Umowa nr 1/J2/2012 zawarta w dniu , przedmiot umowy weryfikacja i organizacja dokumentacji projektowej, wartość 3.500,00 PLN, 5. Umowa zawarta w dniu , przedmiot umowy usługi reklamowe, wartość 2.546,00 PLN, 6. Umowa o świadczenie usługi reklamowej zawarta w dniu , przedmiot umowy usługi reklamowe, wartość 1.845,00 PLN, 7. Umowa zawarta w dniu , przedmiot umowy usługi reklamowe, wartość 2.103,30 PLN, 8. Umowa nr XSS/ER-52-39/12 zawarta w dniu , przedmiot umowy usługi reklamowe, wartość ,00 PLN, 9. Umowa zawarta w dniu , przedmiot umowy usługi reklamowe, wartość ,00 PLN miesięcznie, 4

5 10. Umowa zawarta w dniu , przedmiot umowy wykonanie serwisu internetowego, wartość ,00 PLN. Ponadto w ramach realizacji projektu zlecono wykonanie następujących dostaw/usług: - usługi gastronomiczne/cateringowe, - usługi tłumaczenia, - prowadzenie kampanii reklamowej/emisja reklam (m.in. TV, Radio, Internet), - usługa transportowa, - usługa noclegowa, - wynajem sal na konferencje i spotkania, Wszystkie umowy zostały zawarte zgodnie z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, poprawność dostaw oraz usług została potwierdzona protokołami odbioru lub zatwierdzeniem rachunków przedstawionych przez wykonawców (kserokopie umów/zamówień/zleceń zostały załączone do raportów). W badanym okresie Port Lotniczy Szczecin Goleniów nie przeprowadził postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. kwalifikowalność podatku VAT Port Lotniczy Szczecin Goleniów podczas realizacji Projektu może odzyskać poniesione koszty podatku VAT. Koszt podatku VAT jest wydatkiem niekwalifikowalnym i nie jest ujmowany przez polskiego Partnera Projektu w raportach z postępu realizacji projektu (oświadczenie stanowi załącznik nr 3 do kontroli). powstanie dochodów w projekcie Działania prowadzone w ramach realizacji projektu nie generowały dochodów (oświadczenie stanowi załącznik nr 3). wykonywanie działań informacyjnych i promocyjnych Logo Programu oraz Unii Europejskiej, a także informacją o dofinansowaniu oznaczono: ulotki promocyjno-informacyjne, audycje radiowe oraz telewizyjne, reklamy zamieszczone na portalach internetowych, opracowania specjalistyczne będące przedmiotem Projektu, wejście do siedziby polskiego Partnera Projektu, Zdjęcia z wizji lokalnej stanowią załącznik nr 6 do informacji pokontrolnej, natomiast materiały promocyjno-informacyjne zostały załączone do raportów z postępu realizacji Projektu. sposób archiwizacji Dokumentacja związana z realizacją projektu znajduje się w opisanych nazwą projektu i logo Programu segregatorach: - Archiwum Portu Lotniczego Szczecin-Goleniów, Zgodnie z oświadczeniem Beneficjenta (załącznik nr 2 do informacji pokontrolnej). Wszystkie dokumenty zostały udostępnione na życzenie Zespołu Kontrolującego. przestrzeganie zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans W realizowanym projekcie nie udzielono pomocy publicznej a działania realizowane w ramach projektu nie naruszają zasad równości szans i ochrony środowiska. 5

6 wnioski ogólne Projekt jest realizowany zgodnie z wnioskiem i umową o dofinansowanie. 10. Stwierdzone uchybienia/nieprawidłowości W trakcie kontroli stwierdzono wydatki niekwalifikowalne przedstawione w raporcie nr 7: wydatek nr 160 Meeting with Wizzair in Genewa - meal cost wydatek niekwalifikowalny w wysokości 20,14 PLN, wydatek nr 162 Meeting with Ryanair in Dublin - meal cost wydatek niekwalifikowalny w wysokości 0,73 PLN, Łączna kwota wydatków niekwalifikowalny stwierdzonych w trakcie kontroli na miejscu wynosi 20,87 PLN. W ramach kontroli sformułowano zalecenia pokontrolne: TAK NIE 11. Pouczenie: Kierownikowi jednostki kontrolowanej lub osobie pełniącej jego obowiązki przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do treści informacji pokontrolnej w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji pokontrolnej. Złożone w wyznaczonym terminie zastrzeżenia/wyjaśnienia wobec treści informacji pokontrolnej będą rozpatrzone przez zespół kontrolujący. Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upoważniona może odmówić podpisania informacji pokontrolnej, składając w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia jej otrzymania, pisemne wyjaśnienia tej odmowy. Odmowa podpisania informacji pokontrolnej przez kierownika jednostki kontrolowanej nie wstrzymuje terminu wyznaczonego na realizację zaleceń pokontrolnych. 6

7 . Podpisy zespołu kontrolującego, w tym kierownika zespołu kontrolującego... Podpis Dyrektora /Zastępcy Dyrektora lub osoby upoważnionej Szczecin, r.... Podpis osoby uprawnionej do podejmowania decyzji w jednostce kontrolowanej 1 Miejsce, data... 1 Dyrektora, Zastępcy Dyrektora lub osoby upoważnionej. 7