INFORMACJA POKONTROLNA nr 2/15/INT-IV

Transkrypt

1 1 Numer kontroli 2/15/INT-IV 2 Nazwa jednostki kontrolowanej Starostwo Powiatowe w Koszalinie 3 Adres jednostki kontrolowanej ul. Racławicka 13, Koszalin Projekt nr INT pn. Transgraniczna sieć na rzecz polskoniemieckich działań informacyjnych, doradczych i edukacyjnych w zakresie powszechnego, zrównoważonego wykorzystania odnawialnych źródeł energii w Euroregionie Pomerania. 4 Kontrola dotyczy Programu Program Operacyjny Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna - Współpraca Transgraniczna Krajów Meklemburgia-Pomorze Przednie/ Brandenburgia i Rzeczpospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli 6 Termin kontroli r. 7 Osoby przeprowadzające kontrolę Na podstawie art. 16 Rozporządzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 Pan Rafał Mańczak starszy inspektor w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - kierownik Zespołu Kontrolującego; Pan Andrzej Bell kierownik Oddziału Europejskiej Współpracy Terytorialnej w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; Pani Aneta Chowańska inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; 8 Zakres kontroli 1) Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i z zawartą umową o dofinansowanie/decyzją o przyznaniu wsparcia; 2) Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie; 3) Realizacja harmonogramu rzeczowo finansowego; 4) Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską; 5) Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: zamówień publicznych oraz prawa budowlanego, 6) Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych 1

2 z realizacją projektu; 7) Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. 9 USTALENIA KONTROLI OPIS ISTNIEJĄCEGO PODCZAS KONTROLI STANU Kontrolę przeprowadzono na zakończenie realizacji projektu na podstawie oryginalnych dokumentów będących w posiadaniu Beneficjenta. W okresie objętym kontrolą, tj. od dnia 23 września 2013 r. do dnia 31 stycznia 2015 r. funkcję sprawowali: Marian Hermanowicz Starosta, Dariusz Kalinowski Wicestarosta, Agnieszka Kowalska Skarbnik Powiatu, Tomasz Hołowaty - Dyrektor w Wydziale Rozwoju i Promocji, Monika Grudzińska Inspektor w Wydziale Rozwoju i Promocji. Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i zawartą decyzją o przyznaniu wsparcia. Zamawiający w celu realizacji projektu zawarł następujące umowy i zamówienia: 1. Umowa z dnia 4 lipca 2013 r. zawarta pomiędzy Powiatem Koszalińskim a BUDMAR MZ Spółka z o.o., ul. BoWiD 9G, Koszalin. Przedmiotem umowy było wykonanie inwestycji pn.: Budowa i przebudowa wraz z rozbudową budynków przy ul. Leśnej 2 w Sarbinowie działka nr 285, 55/1, obręb Sarbinowo, gmina Mielno. Wartość umowy: ,95 PLN brutto. 2. Umowa z dnia 25 sierpnia 2014 r. zawarta pomiędzy Powiatem Koszalińskim a COMP Spółka Akcyjna, ul. Jutrzenki 116, Warszawa. Przedmiotem umowy była dostawa sprzętu komputerowego i multimedialnego oraz oprogramowania wraz z usługami towarzyszącymi i serwisem gwarancyjnym. Wartość umowy: ,00 PLN brutto. 3. Zamówienie z dnia 20 października 2014 r. zawarte pomiędzy Powiatem Koszalińskim a INTRO-DRUK Pracownia Poligraficzno-Introligatorska, ul. Przemysłowa 3B, Koszalin. Przedmiotem zamówienia był druk folderu informacyjnego. Wartość zlecenia: 2.361,60 PLN brutto. 4. Zamówienie z dnia 22 października 2014 r. zawarte pomiędzy Powiatem Koszalińskim a UMLAUT Centrum Językowe, ul. Wydmowa 21, Koszalin. Przedmiotem zamówienia była usługa dotycząca zredagowania tekstu, tłumaczenia tekstu polskiego na język niemiecki, korekty i redakcji treści materiału tekstowego, opracowania graficznego dwóch publikacji. Wartość zlecenia: 1.800,00 PLN brutto. 5. Zamówienie z dnia 20 października 2014 r. zawarte pomiędzy Powiatem Koszalińskim a Media Regionalne Sp. z o.o. Odział w Koszalinie, ul. Domaniewska 45, Warszawa. Przedmiotem zamówienia była usługa reklamowa. Wartość zlecenia: 2.000,00 PLN brutto. 6. Zamówienie z dnia 22 października 2014 r. zawarte pomiędzy Powiatem Koszalińskim a Telewizja Kablowa Koszalin Spółka z o.o., ul. Kotarbińskiego 3, Koszalin. 2

3 Przedmiotem zamówienia był spot reklamowy. Wartość zlecenia: 984,00 PLN brutto. 7. Zamówienie z dnia 22 października 2014 r. zawarte pomiędzy Powiatem Koszalińskim a REKPROM Agencja Reklamowa, ul. Kolejowa 3, Koszalin. Przedmiotem zamówienia była usługa wykonania roll-upu. Wartość zlecenia: 282,90 PLN brutto. 8. Zamówienie z dnia 27 października 2014 r. zawarte pomiędzy Powiatem Koszalińskim a RIEDAN Sp. z o.o., ul. Zwycięstwa 13, Darłowo. Przedmiotem zamówienia było tłumaczenie treści z języka polskiego na język niemiecki. Wartość zlecenia: 3.075,00 PLN brutto. 9. Zamówienie z dnia 23 października 2014 r. zawarte pomiędzy Powiatem Koszalińskim a INTRO-DRUK Pracownia Poligraficzno-Introligatorska, ul. Przemysłowa 3B, Koszalin. Przedmiotem zamówienia był druk folderu informacyjnego. Wartość zlecenia: 1.205,40 PLN brutto. 10. Umowa zlecenie z dnia 23 października 2014 r. zawarta pomiędzy Powiatem Koszalińskim a Panem Michałem Sondejem. Przedmiotem umowy było przeprowadzenie prelekcji podczas seminarium. Wartość umowy: 900,00 PLN brutto. 11. Zamówienie z dnia 22 października 2014 r. zawarte pomiędzy Powiatem Koszalińskim a POLFOOD SERVICE Żywienie Zbiorowe, ul. Słowiańska 17, lokal nr 2, Koszalin. Przedmiotem zamówienia była usługa cateringowa. Wartość zlecenia: 2.700,00 PLN brutto. 12. Zamówienie z dnia 22 października 2014 r. zawarte pomiędzy Powiatem Koszalińskim a Zachodniopomorskim Uniwersytetem Technologicznym w Szczecinie, al. Piastów 17, Szczecin. Przedmiotem zamówienia było przygotowanie i przeprowadzenie prelekcji podczas seminarium. Wartość zlecenia: 2.000,00 PLN brutto. 13. Zamówienie z dnia 8 października 2014 r. zawarte pomiędzy Powiatem Koszalińskim a Zachodniopomorskim Uniwersytetem Technologicznym w Szczecinie, al. Piastów 17, Szczecin. Przedmiotem zamówienia było wykonanie zestawów edukacyjnych. Pierwszy zestaw dotyczył fotowoltaiki, drugi kolektorów słonecznych. Wartość zlecenia: ,00 PLN brutto (zestaw I), ,00 PLN brutto (zestaw II). 14. Zamówienie z dnia 16 września 2014 r. zawarte pomiędzy Powiatem Koszalińskim a MEDIA MARKT Polska Sp. z o.o. Koszalin, Al. Jerozolimskie 179, Warszawa. Przedmiotem zamówienia była dostawa sprzętu audiowizualnego. Wartość zlecenia: 8.454,79 PLN brutto. Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie. Kontrola na zakończenie realizacji projektu obejmowała trzy Raporty partnera za okres: Beneficjent nie dokonywał odliczeń podatku VAT, stanowi on koszt projektu. Partner jest płatnikiem podatku VAT. Zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług VAT, podatnikom VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wówczas, gdy zakupione towary lub usługi służą do wykonywania czynności opodatkowanych. Beneficjent oświadczył, że w tym przypadku nie może odliczyć podatku VAT. Podatek VAT stanowi koszt zrealizowanego projektu, dlatego jako koszt projektu zaksięgowano kwoty brutto wynikające z dowodów księgowych dołączonych do Raportów partnera. 3

4 Ewidencję kosztów projektu zweryfikowano na wydzielonych kontach księgowych: Inwestycje Ośrodek Spotkań Młodzieży Inwestycje Ośrodek Edukacji Ekologicznej Sarbinowo (z rozbudowaną analityką) Rachunek bankowy Zakup materiałów Centrum Edukacji Ekologicznej w Sarbinowie Ochrona Środowiska zakup usług Centrum Edukacji Ekologicznej w Sarbinowie Ochrona Środowiska tłumaczenia Centrum Edukacji Ekologicznej Ochrona Środowiska wynagrodzenia bezosobowe Centrum Edukacji Ekologicznej Ochrona Środowiska podróże służbowe zagraniczne Centrum Edukacji Ekologicznej w Sarbinowie Ochrona Środowiska różne opłaty Centrum Edukacji Ekologicznej w Sarbinowie Wynagrodzenia osobowe Centrum Edukacji Ekologicznej w Sarbinowie Składki na ubezpieczenia społeczne Centrum Edukacji Ekologicznej w Sarbinowie Składki na Fundusz Pracy Centrum Edukacji Ekologicznej w Sarbinowie. Ewidencja prowadzona była zgodnie z obowiązującą klasyfikacją budżetową. Po zakończeniu inwestycji środki trwałe zostały zaksięgowane na kontach: Budynki Centrum Edukacji Ekologicznej w Sarbinowie Budowle Centrum Edukacji Ekologicznej w Sarbinowie Maszyny i urządzenia Centrum Edukacji Ekologicznej w Sarbinowie Urządzenia techniczne Centrum Edukacji Ekologicznej w Sarbinowie Maszyny i urządzenia biurowe Centrum Edukacji Ekologicznej w Sarbinowie Pozostałe środki trwałe Centrum Edukacji Ekologicznej w Sarbinowie. Beneficjent spełnił obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej projektu. Wydatki w projekcie zostały sfinansowane ze środków pochodzących z pożyczki otrzymanej z Funduszu Ochrony Środowiska (Umowa pożyczki nr 2013P0006S zawarta pomiędzy Powiatem Koszalińskim a Wojewódzkim Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej z siedzibą w Szczecinie przy ul. Solskiego 3). Na dzień kontroli Beneficjent został zobowiązany do poinformowania Kontrolera I-go stopnia o spłacie tej pożyczki. Wydruki z kont księgowych oraz stosowne dokumenty stanowią załączniki do Informacji Pokontrolnej. Realizacja harmonogramu rzeczowo-finansowego. Projekt zakładał utworzenie transgranicznego centrum informacyjno-doradczo-edukacyjnego w zakresie energii odnawialnej w Euroregionie Pomerania z obiektem wystawienniczo-edukacyjnym w Eberswalde oraz w Sarbinowie. Wykonane prace budowlane zostały przedstawione w dokumentacji fotograficznej wykonanej na miejscu inwestycji w dniu r. (Raport z oględzin załącznik nr 1). Cele oraz 4

5 wskaźniki projektu zostały osiągnięte. Osiągnięte wskaźniki przez polskiego Partnera projektu: - organizacja seminarium dotyczącego problematyki wykorzystania odnawialnych źródeł energii, - umieszczenie dwóch artykułów w prasie oraz jednego w telewizji regionalnej, - publikacja ulotek i broszur promocyjno-inwestycyjnych (ok szt.), - stworzenie sieci współpracy ze szkołami, uczelniami, jednostkami badawczymi, przedsiębiorcami i innymi centrami edukacji ekologicznej, - prowadzenie współpracy i wspólnych spotkań roboczych partnerów oddziałów z Eberswalde i Sarbinowa. Po zakończeniu projektu będą kontunuowanie dalsze działania parterów w celu osiągniecia wszystkich wskaźników. Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji projektu przez Unię Europejską. Na wszystkich materiałach oraz dokumentach znajdują się wymagane informacje dotyczące przyznanego dofinansowania projektu. Materiały promocyjne posiadają logo Programu, emblemat Unii Europejskiej oraz zawierają informację, że projekt jest współfinansowany z Programu Operacyjnego Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna Współpraca Transgraniczna Krajów Meklemburgia Pomorze Przednie/ Brandenburgia i Rzeczypospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: Zamówień publicznych Przetarg nieograniczony na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Budowa i przebudowa wraz z rozbudową budynków przy ul. Leśnej 2 w Sarbinowie działka nr 285, 55/1, obręb Sarbinowo, gmina Mielno. Wybrany wykonawca: BUDMAR MZ Spółka z o.o. ul. BoWiD 9G, Koszalin. Wartość umowy: ,95 PLN brutto. Przetarg nieograniczony na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Dostawa sprzętu komputerowego i multimedialnego oraz oprogramowania na potrzeby Centrum Edukacji Ekologicznej w Sarbinowie. Wybrany wykonawca: COMP Spółka Akcyjna, ul. Jutrzenki 116, Warszawa. Wartość umowy: ,00 PLN brutto. Poprawność przeprowadzonego postępowania Dostawa sprzętu komputerowego i multimedialnego oraz oprogramowania na potrzeby Centrum Edukacji Ekologicznej w Sarbinowie w trakcie weryfikacji. Na dzień przeprowadzenia kontroli na miejscu nie zakończono kontroli ex-post, prowadzonej w trakcie kontroli administracyjnej końcowego raportu partnera. 5

6 Prawa budowlanego Decyzja nr 197/2012 z dnia r. wydana przez Wojewodę Zachodniopomorskiego zatwierdzająca projekt budowalny i udzielająca pozwolenia na budowę dla inwestycji polegającej na budowie i przebudowie wraz z rozbudową budynków edukacyjnych A, B, C przy ul. Nadmorskiej 126 w Sarbinowie, na terenie pasa technicznego brzegu morskiego, działka nr 166, obręb Sarbinowo, gmina Mielno. Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Koszalinie w dniu 11 czerwca 2014 r. decyzją nr 153/2014 udzielił pozwolenia dla na użytkowanie budynku Centrum Edukacji Ekologicznej. Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu. Dokumenty związane z realizacją projektu znajdują się w segregatorach opisanych i oznaczonych nazwą projektu oraz zawierają wymagane elementy graficzne. Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. W zrealizowanym projekcie nie udzielono pomocy publicznej, a działania realizowane w ramach projektu nie naruszają zasad równości szans i ochrony środowiska. 10 STWIERDZONE UCHYBIENIA / NIEPRAWIDŁOWOŚCI Podczas dokonywania czynności kontrolnych w dniu 23 lutego 2015 r. nie stwierdzono nieprawidłowości. Wydatki w projekcie zostały sfinansowane ze środków pochodzących z pożyczki otrzymanej z Funduszu Ochrony Środowiska (Umowa pożyczki nr 2013P0006S zawarta pomiędzy Powiatem Koszalińskim a Wojewódzkim Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej z siedzibą w Szczecinie przy ul. Solskiego 3). Na dzień kontroli Beneficjent został zobowiązany do poinformowania Kontrolera I-go stopnia o spłacie tej pożyczki. 11 KATALOG BADANYCH DOKUMENTÓW - faktury, rachunki, - umowy, zlecenia, - protokoły odbioru, - dokumentacja przetargowa, - materiały promocyjne, - wyciągi bankowe, - polityka rachunkowości z planem kont. 6

7 Pan/i... Podpisy zespołu kontrolującego, w tym kierownika zespołu kontrolującego... Podpis Dyrektora /Zastępcy Dyrektora lub osoby upoważnionej Miejsce, data Podpis osoby uprawnionej do podejmowania decyzji w jednostce kontrolowanej Miejsce, data... 7