Kontrola I stopnia wydatków

Transkrypt

1 Kontrola I stopnia wydatków w projektach realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna Współpraca Transgraniczna Krajów Meklemburgia Pomorze Przednie / Brandenburgia i Rzeczpospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie)

2 Zarządzanie programem INTERREG IV MINISTERSTWO GOSPODARKI Kraju Związkowego Brandenburgia IZ: MINISTERSTWO GOSPODARKI, PRACY I TURYSTYKI Meklemburgii Pomorza Przedniego Ministerstwo Rozwoju Regionalnego RP Bank Inwestycyjny Kraju Związkowego Brandenburgia Krajowy Instytut Wsparcia Meklemburgii Pomorza P. Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki WST Leadpartner Partner 1 Partner 2

3 Podstawy prawne kontroli pierwszego stopnia w nowym okresie programowania - dokumenty unijne: Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999[1]. Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1783/1999[3].

4 Podstawy prawne kontroli pierwszego stopnia w nowym okresie programowania - dokumenty krajowe: Program Operacyjny Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna Współpraca Transgraniczna Krajów Meklemburgia Pomorze Przednie / Brandenburgia i Rzeczpospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) , zwany dalej Programem, Wspólne uzgodnienia dotyczące kwalifikowalności wydatków przyjęte prze Komitet Monitorujący Programu INTERREG IV Wytyczne Koordynatora Krajowego dla polskich Wnioskodawców Programu Współpracy Transgranicznej Polska Meklemburgia Pomorze Przednie / Brandenburgia cz. 1 i 2 Wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy transgranicznej Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach Wytyczne w zakresie kontroli pierwszego stopnia w ramach Programu Operacyjnego Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna Współpraca Transgraniczna Krajów Meklemburgia Pomorze Przednie / Brandenburgia i Rzeczpospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie)

5 Podstawowe zasady projektów współpracy transgranicznej Zasady partnerstwa w projekcie:» wspólne przygotowanie» wspólna realizacja» wspólny personel» wspólne finansowanie Przynajmniej dwie z tych zasad powinny być spełnione w projekcie.

6 Umowa partnerska Określa obowiązki partnerów w projekcie Ustala, który z partnerów jest partnerem wiodącym. Ustala zasady ponoszenia kosztów dzielonych. Zasady komunikacji pomiędzy partnerami itd. Zasady sporządzania umowy partnerskiej znajdują się w Wytycznych do opracowania porozumienia partnerskiego w celu uregulowania obowiązków i praw partnerów w trakcie realizacji projektu

7 Szczególne przypadki kwalifikowalności wydatków Koszty dzielone: Koszty dzielone to koszty poniesione zgodnie z umową partnerską przez jednego z Partnerów, i rozłożone na wszystkich (lub w szczególnych przypadkach na kilku). Koszty dzielone mogą zostać rozliczone poprzez: zaliczka wypłacana na podstawie umowy partnerskiej (trudne do przeprowadzenia zwłaszcza w kontaktach transgranicznych) nota obciążeniowa wystawiona przez partnera, który poniósł wydatek; partner na jej podstawie wypłaca środki; najczęściej: odliczanie kwot z refundacji partnerów przez partnera wiodącego, jeżeli poniósł on koszt dzielony. Koszt dzielony, zanim zostanie dołączony do Raportu Partnera musi zostać poświadcz przez kontrolera I stopnia kraju, w którym został poniesiony.

8 Partnerstwo w projekcie Leadpartner w projekcie jest wybierany zgodnie z art. 20 rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Art. 20 Obowiązki beneficjenta wiodącego i pozostałych beneficjentów 1. Beneficjenci wyznaczają spośród siebie beneficjenta wiodącego dla każdej operacji. Beneficjent wiodący przyjmuje następujące obowiązki: a) dokonuje ustaleń dotyczących jego relacji z beneficjentami uczestniczącymi w operacji w formie umowy zawierającej między innymi postanowienia gwarantujące należyte zarządzanie funduszami przeznaczonymi na daną operację, włącznie z warunkami odzyskania kwot nienależnie wypłaconych;

9 Partnerstwo w projekcie partner wiodący b) odpowiada za zapewnienie realizacji całej operacji; c) dopilnowuje, by wydatki przedstawione przez beneficjentów uczestniczących w operacji zostały poniesione na realizację operacji i odpowiadały czynnościom uzgodnionym między tymi beneficjentami; d) weryfikuje, czy wydatki przedstawione przez beneficjentów uczestniczących w operacji zostały zatwierdzone przez kontrolerów; e) odpowiada za przekazanie wkładu EFRR beneficjentom uczestniczącym w operacji. 2. Każdy beneficjent uczestniczący w operacji: a) przyjmuje na siebie odpowiedzialność w przypadku wystąpienia nieprawidłowości w zakresie zadeklarowanych przez siebie wydatków.

10 Okresy raportowania Rozpoczęcie realizacji projektu w ciągu 6 miesięcy od otrzymania umowy. Instytucja Zarządzająca wraz z Koordynatorem Krajowym ustaliła dla polskich beneficjentów 2 okresy raportowania: 1 stycznia 30 czerwca 1 lipca 31 grudnia Przynajmniej raz w półroczu partnerzy muszą złożyć do kontrolera Raport Partnera wraz z zestawieniem wydatków.

11 Dla partnerów Programu z terenu Województwa Zachodniopomorskiego funkcję Kontrolera I stopnia na podstawie Porozumienia zawartego z ministrem Rozwoju Regionalnego pełni Wojewoda Zachodniopomorski. Adres: Wały Chrobrego Szczecin Wydział Certyfikacji i Funduszy Europejskich sekretariat tel.: Oddział ds. EWT: tel: , , , ,

12 Cele działań kontrolera Celem działań Kontrolera jest upewnienie się, że zadeklarowane (przedstawione do refundacji) przez Partnera Projektu wydatki są kwalifikowalne czyli: czy zostały poniesione w ramach realizacji projektu zatwierdzonego do dofinansowania w ramach odpowiedniego funduszu strukturalnego; czy są niezbędne dla realizacji projektu; czy są racjonalne; czy są rzetelnie udokumentowane i możliwe do zweryfikowania; czy są zgodne z obowiązującymi przepisami. Kontroler sprawdza również, czy wydatki zostały rzeczywiście poniesione, a towary i usługi zostały dostarczone.

13 Kontrola administracyjna: Partner otrzymuje Poświadczenie wydatków (Certyfikat), które przekazuje Partnerowi wiodącemu celem załączenia go do Wniosku o płatność. Poświadczenie dla Partnerów Polskich zawiera całkowitą kwotę wydatków kwalifikowalnych w złotówkach. Przed wydaniem Poświadczenia kontroler wykonuje kontrolę administracyjną wydatków, która polega na weryfikacji Raportu Partnera wraz z Zestawieniem wydatków. Kontroler wzywa do przedstawienia dokumentów poświadczających poniesienie wydatków, przy czym ma możliwość wskazania próby wydatków.

14 Kontrola na miejscu Kontrolę na miejscu realizacji Kontroler przeprowadza na wybranej próbie projektów: w trakcie trwania projektu, sprawdzając postęp prac inwestycyjnych i dostaw, prognozy osiągnięcia wskaźników na zakończenie realizacji jak również monitorując prowadzenie dokumentacji projektu w siedzibie Partnera. na zakończenie realizacji projektu, sprawdzając wykonane prace inwestycyjne i dostawy jak również poziom osiągniętych wskaźników. Sprawdzeniu podlega również prawidłowość prowadzenia księgowości dla projektu i archiwizacji dokumentów.

15 Kategorie wydatków Koszty osobowe: Obejmują koszty zatrudnienia lub oddelegowania pracowników do realizacji projektu: koordynatora projektu, obsługi księgowej, prawnej itd. Zasadniczo są to koszty związane z administrowaniem projektem. Koszty są ponoszone na podstawie umowy o pracę, dowodem poniesienia kosztów jest lista płac oraz potwierdzenie opłacenia kosztów pracodawcy.

16 Kategorie wydatków Koszty rzeczowe Koszty materiałów biurowych i inne koszty administracyjne prowadzenia projektu. Dowodem poniesienia kosztów jest faktura, bądź rachunek za dostawę. W przypadku rozliczania w projekcie kosztów utrzymania biura, wysokość wydatków jest ustalana proporcjonalnie do rzeczywiście poniesionych kosztów utrzymania obiektu. Koszty telefonu weryfikowane są na podstawie liczby rzeczywiście wykonanych połączeń (bilingi).

17 Kategorie wydatków Koszty usług zewnętrznych Są to wszystkie zlecenia zewnętrzne : ekspertyzy, opracowania planów i koncepcji, doradztwo, koszty prowadzenia księgowości, inżynier kontraktu Dowodem poniesienia kosztów jest rachunek za wykonanie usługi.

18 Kategorie wydatków Koszty inwestycyjne Są to koszty inwestycji budowlanych i koszty wyposażenia. Dowodem poniesienia kosztów jest faktura, bądź rachunek za wykonanie robót budowlanych albo dostawę wyposażenia. Należy zwrócić szczególna uwagę na konieczność przestrzegania zasad PZP.

19 Kategorie wydatków Koszty pozostałe W tej kategorii można zawrzeć pozostałe koszty nieodpowiadające innym kategoriom wydatków (koszty obsługi finansowej, koszty przygotowawcze itd.) Należy przy tym zwrócić uwagę na koszty przygotowawcze, które rządzą się specjalnymi prawami: nie mogą przekroczyć 5% wartości kosztów kwalifikowalnych projektu.

20 Kategorie wydatków Koszty marketingu Promocja programu i informowanie o dofinansowaniu z UE w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego jest jednym z zadań Partnerów projektu. Logotypy i zasady ich umieszczania dostępne są na stronie

21

22

23

24 Raport Partnera: załącznik nr 2 Załącznik nr 2 to Zestawienie dowodów poniesionych wydatków. załącznik numer 2 do raportu beneficjenta z realizacji projektu Zestawienie wydatków poniesionych w czasie realizacji projektu nazwa projektu Nr projektu nr umowy/decyzji o przyznaniuwsparcia okres rozliczeniowy Partner projektu (Nazwa i adres) l.p.. kategoria wydatków zgodnie z wnioskiem Nr faktury numer księgowy Data zawarcia umowy/zamówienia /zlecenia Data wystawienia faktury Data zapłacenia (obciążenia) wg wyciągu z konta Wystawca Przedmiot dostawy/us kwota wydatków ług/ treść kwota dokumentu kwalifikowalnych faktury netto brutto netto brutto proszę dokonać podsumowania dokumentów osobno dla kazdej kategorii wydatków.

25 Zasady dokumentowania wydatków Wszystkie zlecenia wymagają formy pisemnej. Umowa/zlecenie/zamówienie. Potwierdzenie realizacji zamówienia/protokół odbioru. Faktura/rachunek/inny dokument o równoważnej wartości dowodowej, posiadający wszystkie niezbędne elementy dowodu księgowego. Potwierdzenie zapłaty (np. wyciąg z rachunku bankowego Partnera, potwierdzenie dokonania przelewu, KW).

26 Opisy na oryginałach dokumentów 1. Adnotacja (na pierwszej stronie dokumentu) Decyzja/ umowa od dofinansowanie projektu z dnia ; 2. Nr i nazwa projektu; 3. Opis związku wydatku z projektem należy zaznaczyć w opisie faktury, do której kategorii wydatku przedstawionej we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu odnosi się wydatek opisany fakturą (np.: koszty osobowe, koszty rzeczowe, inwestycje, koszty podróży, itp.; 4. Informację o poprawności rachunkowej, formalnej i merytorycznej; 5. Podstawę prawną zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2007r. Nr 223 poz. 1655, z późn. zm.); Należy podać zapis na podstawie którego do projektu (wydatku) nie stosuje się trybów ww. ustawy (nie wymagane w przypadku delegacji); 6. Adnotacja: Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (oraz ze środków budżetu państwa...%* - * jeśli dotyczy) w ramach Programu (pełna nazwa programu). 7. Nr księgowy bądź ewidencyjny, pod którym dana faktura/dokument o równoważnej wartości księgowej został zaksięgowany 8. W przypadku braku protokołu odbioru adnotacja Towar odebrano zgodnie z zamówieniem/ zleceniem nr, z dnia, Usługę wykonano zgodnie z umową, zleceniem nr, z dnia ;

27 Wyciągi / potwierdzenia dokonania przelewu 1. Potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie wyciągów z rachunku bankowego Beneficjenta (wskazanego w umowie / decyzji o przyznanie dofinansowania dla projektu) przedstawiające dokonane operacje bankowe lub kopie przelewów bankowych potwierdzających poniesienie poszczególnych wydatków. 2. W przypadku zbiorczych wyciągów bankowych (zapłata za kilka faktur, bez wyodrębnienia w treści nr dokumentu i kwoty), należy opisać dokument poprzez wskazanie numeru faktury dotyczącej projektu wraz z jej kwotą. 3. Błąd w treści przelewu (błędny/ niepełny nr faktury, rachunku, błąd w nazwie kontrahenta) należy dołączyć do wyciągu/ przelewu wyjaśnienie ze wskazaniem prawidłowych danych.

28 Zasady odrębnej ewidencji księgowej 1. Prawo wspólnotowe: podstawą prawną regulującą konieczność posiadania wyodrębnionej ewidencji księgowej projektu jest Rozporządzenie Rady WE Nr 1083/2006 z 11 lipca 2006 r. (art. 60, lit. d), zgodnie z którym IZ odpowiada za zarządzanie programami operacyjnymi i ich realizację zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami. 2. Prawo krajowe: ustawa o rachunkowości, ustawa o finansach publicznych, ustawy regulujące zasady tworzenia poszczególnych jednostek. 3. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r.w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

29 Dziękuję za uwagę.