I. Przeprowadzenie warsztatów pn. Savoir vivre wobec osób z niepełnosprawnościami

Transkrypt

1 Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia na przeprowadzenie warsztatów pn. Savoir vivre wobec osób z niepełnosprawnościami, zaprezentowanie symulacji niepełnosprawności i prezentacja na stoiskach wystawienniczych dodatkowych atrakcji podczas forum pn. Fundusze Europejskie bez barier (p)dostęp dla wszystkich A. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie warsztatów pn. Savoir vivre wobec osób z niepełnosprawnościami, zaprezentowanie symulacji niepełnosprawności i prezentacja na stoiskach wystawienniczych dodatkowych atrakcji podczas forum pn. Fundusze Europejskie bez barier - dostęp dla wszystkich organizowanego przez Departament Europejskiego Funduszu Społecznego w Ministerstwie Infrastruktury i Rozwoju (zwany dalej Zamawiającym) 9 grudnia 2015 r. w Centrum Konferencyjnym znajdującym się na Stadionie Narodowym w Warszawie, Al. Ks. Jana Poniatowskiego 1. Zamawiającym jest Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju (zwane dalej Zamawiającym ), jako instytucja publiczna odpowiedzialna za całość spraw związanych z zarządzaniem i wdrażaniem funduszy unijnych w Polsce. W imieniu MIiR działa Departament Europejskiego Funduszu Społecznego, który jest odpowiedzialny za organizację forum. W forum planowany jest udział około 300 osób, w tym osób z niepełnosprawnościami, partnerów, przedstawicieli organizacji pozarządowych, instytucji zaangażowanych we wdrażanie Funduszy Europejskich (FE) i potencjalnych beneficjentów. Celem spotkania jest poinformowanie o zmianach, które zostały wprowadzone w systemie wdrażania FE, które mają się przyczynić do zwiększenia ich dostępności dla osób z niepełnosprawnościami. Ponadto zapewnienie możliwości spotkania przedstawicieli różnych środowisk zaangażowanych w realizację projektów unijnych i dyskusji na różnorodne tematy związane z uczestniczeniem osób niepełnosprawnych nie tylko w projektach, ale również w życiu społecznym. Podczas forum planowane jest przeprowadzenie warsztatów pn. Savoir vivre wobec osób z niepełnosprawnościami dla dwóch grup po 50 osób każda. Ponadto, planowane jest zapewnienie uczestnikom forum możliwości wzięcia udziału w symulacjach niepełnosprawności, które pozwolą osobom sprawnym doświadczyć tych samych barier z którymi na co dzień spotykają się osoby z niepełnosprawnościami. B. ZADANIA WYKONAWCY I. Przeprowadzenie warsztatów pn. Savoir vivre wobec osób z niepełnosprawnościami Do zadań Wykonawcy będzie należało: 1) Przeprowadzenie dwóch 1,5 godzinnych warsztatów, w każdym z nich będzie uczestniczyło maksymalnie 50 osób, których celem będzie: a) podniesienie wiedzy uczestników warsztatów na temat funkcjonowania osób z niepełnosprawnościami, b) podniesienie umiejętności wspierania osób z niepełnosprawnościami, 1

2 Uwaga! c) zaprezentowanie zasad komunikacji, współpracy z osobami z różnymi rodzajami i stopniami niepełnosprawności, 2) Przeprowadzenie warsztatów metodami aktywnymi z wykorzystaniem nowych technologii, 3) Zapewnienie co najmniej 4 trenerów (po 2 trenerów na każdą grupę warsztatową) mających co najmniej 3 letnie doświadczenie w realizacji szkoleń z zakresu savoir vivre wobec osób z niepełnosprawnościami oraz którzy przeprowadzili co najmniej 5 szkoleń z tego tematu. Ponadto, posiadają doświadczenie w pracy z osobami z niepełnosprawnościami i wykształcenie psychologiczne, pedagogiczne lub doradcze. Na potrzeby realizacji warsztatów Zamawiający zapewni dwie niezależne sale warsztatowe, każda z nich będzie wyposażona w: a) ekran projekcyjny (lub ekrany projekcyjne), zapewniający porównywalny stopień widoczności wszystkim uczestnikom spotkania, b) rzutnik o odpowiedniej mocy, c) 100 krzeseł w ustawieniu kinowym (oraz przestrzeń blisko podestu/ sceny dla wózków inwalidzkich), d) podest/scenę z podjazdem dla osób na wózkach inwalidzkich, e) mównicę posiadającej półkę, na której będzie można położyć notatki. Do mównicy będzie przymocowany i podłączony mikrofon (z możliwością wyjęcia go i odejścia od mównicy), f) reżyserkę wraz z niezbędnym sprzętem i obsługą, która będzie odpowiedzialna za pokazywanie prezentacji, materiałów filmowych lub innych materiałów na ekranie projekcyjnym, g) laptop do prezentacji kompatybilny z projektorem multimedialnym, h) odpowiednie nagłośnienie, które będzie gwarantowało komfortowy odbiór dźwięku wszystkim uczestnikom warsztatów oraz zapewnienie 4 mikrofonów bezprzewodowych, i) sprzęt wspomagającego słyszenie okienkowa pętla indukcyjna, systemu FM, j) meble konferencyjne w postaci pięciu foteli i dwóch stolików, k) odpowiednie miejsca dla tłumacza języka migowego, znajdującego się na podwyższeniu, na jasnym tle, w miejscu widocznym dla wszystkich uczestników spotkania. II Zapewnienie symulacji niepełnosprawności w Sali Amsterdam Symulacje niepełnosprawności będą prezentowane w Sali Amsterdam Centrum Konferencyjnego przez cały czas trwania forum w godzinach: , a w szczególności przed rozpoczęciem forum, podczas rejestracji, w przerwach kawowych i lunchowej, kiedy w symulacjach będzie miała możliwość wziąć udział największa liczba uczestników. Zgodnie z poniższym programem ramowym: Ramowy program forum: rejestracja gości otwarcie forum sesja plenarna przerwa kawowa sesje tematyczne - część I lunch 2

3 sesje tematyczne część II przerwa kawowa Do zadań wykonawcy będzie należało: 1) Zapewnienie symulacji niepełnosprawności zwiększających wrażliwość uczestników forum na bariery architektoniczne, trudności komunikacyjne oraz problemy w dostępności do zasobów informatycznych, 2) Organizacja symulacji powinna być oparta na możliwości doświadczenia przez uczestników forum jak największej ilości barier, które odczuwają osoby: z ograniczeniem sprawności, trudnościami w polu widzenia i ostrości widzenia, słabosłyszące i głuche oraz z niepełnosprawnością intelektualną, 3) Zapewnienie co najmniej 10 stolików symulacyjnych wraz z niezbędnym sprzętem, materiałami itp. koniecznymi do przeprowadzenia symulacji, 4) Zapewnienie co najmniej 10 trenerów i/lub osób z niepełnosprawnościami, którzy będą realizowali symulacje na poszczególnych stolikach symulacyjnych, Uwaga! Na potrzeby realizacji symulacji Zamawiający zapewni Salę Amsterdam w Centrum konferencyjnym znajdującym się na Stadionie Narodowym w Warszawie (powierzchnia 305 m2, wysokość 3,4 m) wraz z następującym wyposażeniem: a) ekran projekcyjny (lub ekrany projekcyjne), zapewniający porównywalny stopień widoczności wszystkim uczestnikom spotkania, b) rzutnik o odpowiedniej mocy, c) odpowiednie nagłośnienia oraz zapewnienie 4 mikrofonów bezprzewodowych, d) odpowiednie do potrzeb forum oświetlenia oferowanego przez Centrum Konferencyjne i ewentualne uzupełnienie go oświetleniem dekoracyjnym w technologii LED pasującym do wystroju Centrum Konferencyjnego i do scenografii, a także dostosowanego do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, w tym w szczególności osób słabo widzących. Zapewnienia opieki oświetleniowca, e) sprzęt wspomagający słyszenie okienkowej pętlę indukcyjnej, systemu FM, f) około 10 stolików i około 30 krzeseł, g) około 10 parawanów pozwalających oddzielić stoliki od siebie. III Organizacja atrakcji na stoiskach w hallu W hallu Centrum konferencyjnego na Stadionie Narodowym w Warszawie udostępnione zostaną przez Zamawiającego stoiska wystawiennicze. W ramach tych stoisk Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia oraz zaprezentowania: 1) Sprzętu rehabilitacyjnego takiego jak: pętle indukcyjne, systemy FM, sprzęt dla słabosłyszących, 2) Przykładów alternatywnych form komunikacji, tj.: Polskiego Języka Migowego, Alfabetu Lorma, Alfabetu Blissa, piktogramów oraz umożliwienia uczestnikom forum odwiedzającym stoisko zapoznanie się z ich podstawowymi zasadami w formie mini warsztatów, 3) Videotłumacza dla osób niesłyszących, 3

4 4) Materiałów i informacji na temat symulacji niepełnosprawności, które prezentowane będą w Sali Amsterdam. Stoisko ma służyć zachęceniu uczestników do zapoznania się z symulacjami. Wykonawca zobowiązany będzie również do zapewnienia osób, które będą obsługiwały ww. stoiska i dokonywały prezentacji sprzętów lub będą prowadziły mini warsztaty. Osoby te muszą posiadać wiedzę i umiejętności, która pozwolą im w sposób profesjonalny zaprezentować sprzęt i przeprowadzić warsztaty a ich liczba musi być dostosowana do ilości sprzętu i atrakcji, które będą prezentowane na stoisku. Zamawiający udostępni Wykonawcy maksymalnie 4 stoiska. Wykonawca może wykorzystać mniejszą liczbę stoisk w zależności od swoich potrzeb i ostatecznej ich wielkości. IV Dodatkowe elementy Po przeanalizowaniu SOPZ Wykonawca może zaproponować Zamawiającemu dodatkowe atrakcje, rozwiązania, itp., które w sposób znaczący mogą wpłynąć na przebieg, atrakcyjność i efektywność wydarzenia, które będą możliwe do przeprowadzenia w ramach wymienionej we wcześniejszych punktach infrastruktury. Dodatkowe elementy będą podlegały ocenie Zamawiającego pod kątem zgodności z tematyką forum, możliwości realizacji i ich wpływu na jakość i atrakcyjność wydarzenia. C. POZOSTAŁE OBOWIĄZKI WYKONAWCY 1) Wykonawca wyznaczy jedną osobę do ogólnej koordynacji realizacji zadania, która będzie współpracowała z osobami wskazanymi przez Zamawiającego, 2) Na każdym etapie realizacji przedmiotu zamówienia, Wykonawca obowiązany będzie do respektowania zasady równych szans i niedyskryminacji ze względu na rasę, płeć, pochodzenie, wiek, stopień sprawności, orientację seksualną, religię oraz światopogląd, 3) Wykonawca będzie zobowiązany do respektowania umów pomiędzy Zamawiającym i firmami świadczącymi na jego rzecz inne usługi, w tym w szczególności z firmą, która będzie odpowiedzialna za całościową organizację i obsługę forum. D. WYTYCZNE DOTYCZĄCE PRZYGOTOWANIA OFERTY W ofercie należy uwzględnić: 1) Całościową kwotę realizacji zamówienia; 2) Szczegółowy opis/prezentację koncepcji zawierający poniższe elementy: a) Szczegółowy opis koncepcji realizacji warsztatów pn. Savoir vivre wobec osób z niepełnosprawnościami, w tym scenariusz i wykaz trenerów wraz z opisem doświadczenia i listą szkoleń, które przeprowadzili z ww. tematyki,, b) Lista i szczegółowy opis symulacji zawierający informacje o prezentowanym sprzęcie, materiałach, improwizowanych scenkach itp., które będą prezentowane w Sali Amsterdam oraz wykaz osób które będą je przeprowadzały wraz z krótką informacją na temat ich doświadczenia i wiedzy w tym zakresie, c) Informacja nt. tego jakiego rodzaju sprzęt i w jakiej ilości będzie prezentowany na stoiskach wystawienniczych oraz wykaz osób, które będą go prezentowały wraz z krótką informacją na temat ich doświadczenia i wiedzy w tym zakresie, 4

5 d) Opis koncepcji realizacji mini warsztatów dotyczących przykładów alternatywnych form komunikacji, które będą przeprowadzane na stoiskach wystawienniczych wraz z wykazem osób, które je będą przeprowadzły wraz z krótką informacją na temat ich doświadczenia i wiedzy w tym zakresie., 3) Dodatkowym atutem przy wyborze oferty będzie wskazanie, że przy realizacji zamówienia będą stosowane klauzule społeczne, tzn. przy jego realizacji zostaną zatrudnione osoby z niepełnosprawnościami, osoby bezrobotne lub o których mowa w przepisach o zatrudnieniu socjalnym. E. WARUNKI WYBORU WYKONAWCY 1) Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie następujących kryteriów: Lp. Nazwa kryterium Znaczenie kryterium w % 1. Cena 40% 2. Koncepcja 50% 3. Dodatkowe rozwiązania 5% 4. Klauzule społeczne 5% 2) Zamawiający dokona oceny ofert przyznając punkty w ramach poszczególnych kryteriów oceny ofert przyjmując zasadę, że 1% = 1 punkt; 3) W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert; 4) Po wyborze Wykonawcy zastrzegamy sobie prawo negocjacji warunków zamówienia, 5) Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę oraz ewentualnej rezygnacji z realizacji zamówienia bez podania przyczyny; 6) Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju zawiera umowy na podstawie własnych wzorów umów stosowanych w ministerstwie; 7) Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych; 8) Zamawiający zastrzega, że całościowa oferowana cena stanowi informację publiczną w rozumieniu Ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej przez oferenta jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy jego oferta zostanie odrzucona. 5