Opis systemu "Gospodarka towarowa w cenach zakupu"

Transkrypt

1 Opis systemu "Gospodarka towarowa w cenach zakupu" I. Wprowadzenie Niniejszy system "Gospodarki towarowej" opracowany został w firmie Usług Komputerowych "MaGaBit" prowadzonej przez Macieja Gabrysiaka Ostrołka ul. Grota- Roweckiego 6/4. Przeznaczony jest do eksploatacji na komputerach kompatybilnych z IBM PC/AT z pamici operacyjn co najmniej 4 MB i wyposaonych w dysk twardy 80 MB (lepiej wikszy), oraz 1 napd dyskietek 3.5" i drukark z moliwoci wydruku 132 znaki w wierszu. Pojemno dysku twardego narzuca ograniczenia na liczb ksigowanych dokumentów obrotowych. Dla wikszoci firm małych i rednich (zatrudniajcych do 400 osób) nie stanowi to problemu. System napisany został w jzyku Clipper. Programy systemu "Gt" projektowane były pod potrzeby dowolnego przedsibiorstwa handlowego w sposób umoliwiajcy do łatw adaptacj do indywidualnych potrzeb danego przedsibiorstwa. Funkcje wykonywane przez ten system "Gospodarki towarowej" : 1. Ewidencja ilociowa dokumentów obrotu towarowego na kartotekach magazynowych. 2. Prowadzenie kartoteki stanów ilociowych na poszczególnych indeksach towarów na bieco aktualizowanych po kadym wprowadzonym dokumencie obrotowym. 3. Kalkulacja ceny sprzeday w momencie przyjmowania przychodu do magazynu. Automatyczne przeszacowanie dotychczasowej redniej ceny zakupu (ceny ewidencyjnej) w przypadku przyjcia w nowej cenie towaru na ten sam indeks. 4. Moliwo sprzeday po dowolnych cenach (warto w cenie zakupu + warto mary). Wycena pozostałych dokumentów obrotowych w kartotekowych cenach ewidencyjnych. 5. Wystawianie dokumentów "Wz/Faktura" zastpujcych tradycyjne dokumenty "Wz" i faktur ze sprzeday z wyliczeniem VAT-u (lub rachunek uproszczony). 6. Wywietlenie lub wydruk zestawienia stanów i obrotów w dowolnym magazynie. 7. Utworzenie z dokumentów obrotowych kompletnego polecenia ksigowania do systemu Finasowo-Ksigowego. 8. Analiza przychodów z zakupu (Pz-ów) z fakturami zakupowymi z moliwoci wyliczenia i ksigowania odchyle. 9. Wywietlenie lub wydruk rónic inwentaryzacyjnych (rónice pomidzy wprowadzonymi stanami z Arkuszy Spisu z Natury, a stanami ewidencyjnymi). W zalenoci od potrzeb w uzgodnieniu z firm "MaGaBit" istnieje moliwo rozszerzenia wymienionych funkcji na inne moliwe do uzyskania z wprowadzonych danych. Maciej Gabrysiak grudnia 1996

2 - Hurt cz Podstawowa i "HR" - Hurt Reszta. "HR" zawiera opcje rzadziej uywane, dlatego wyodrbniono je w celu uzyskania lepszej przejrzystoci czci podstawowej, oraz aby móc wykorzysta maksymalnie pami operacyjn komputera do manipulacji na danych. W "HR" znajduje si cz instalacyjna programu, w której uytkownik systemu, odpowiednio do swoich potrzeb ustala parametry m.in. takie jak: dopuszczalne magazyny, jednostki miary, wyróniki wyodrbnionych grup towarów. Zbiory instalacyjne mona do dowolnie modyfikowa z zalenoci od biecych potrzeb (np. utworzy nowy magazyn, now komórk organizacyjn itp.) poprzez uruchomienie w programie "HR" procedury instalacyjnej. Praca w systemie " Gt " polega na wybieraniu (odpowiednich do zamierzonych działa) opcji proponowanych przez poszczególne programy. Podstaw wykorzystania systemu jest umiejtno porusznia si po "oknach" proponowanych w menu. Generaln zasad jest podwietlenie danej opcji za pomoc klawiszy strzałek, a nastpnie jej uaktywnianie poprzez wcinicie klawisza "Enter" (lub Return - w zalenoci od oznaczenia na klawiaturze). Wcinicie klawisza "Esc" powoduje powrót do menu wyszego poziomu lub do systemu operacyjnego DOS-u (wyjcie z programu). Wyboru mona równie dokona w sposób uproszczony. Polega on na wciniciu klawisza odpowiadajcego pierwszemu znakowi w nazwie danej opcji. Ten sposób wyboru uytkownik zaczyna stosowa samorzutnie po pewnym czasie współpracy z systemem w momencie, kiedy nie jest mu ju potrzebny komentarz wyjaniajcy działanie danej opcji. Komentarz (skrócony opis procedury) pojawiaja si zawsze u dołu ekranu w przypadku wyboru dokonywanego przy pomocy klawiszy strzałek i potwierdzania go klawiszem "Enter" ("Return"). Uwaga: W dalszej czci opisu okrelenia opcja i procedura uywane s zamiennie, podobnie jak okrelenia zbiór i kartoteka, albo pozycja kartoteki i rekord zbioru. Program "HP" jest gotów do pracy (menu główne) po nastpujcym zgłoszeniu na ekranie monitora : (C) "MaGaBit" tel.(0-29) Gospodarka towarowa (w.96/09) Obroty Kartoteka Magazyn Spis Inne Wyboru mona dokona naciskajc pierwsz liter danej opcji, albo przez ustawienie klawiszami: -> <- i nacinicie "Enter" Powrót do DOS-u, oraz z podmenu do menu głównego przez klawisz "Esc" Działania ze zbiorami obrotowymi Maciej Gabrysiak grudnia 1996

3 Przesuwajc strzałkami aktualnie podwietlon opcj na dole pojawi si nastpujce komunikaty zwizane z menu głównym: Obroty -----> Działania ze zbiorami obrotowymi Kartoteka -----> Działania na kartotece indeksowo-stanowej Magazyn -----> Działania na kartotece magazynowej (M_STANY) Spis -----> Inwentaryzacja stanów magazynowych Inne -----> Pozostałe działania A oto przykładowy widok ekranu monitora z podmenu "Obroty" (C) "MaGaBit" tel.(0-29) Gospodarka towarowa (w.96/09) Obroty Kartoteka Magazyn Spis Inne Wprowadzanie Przegldanie Zmiany Sprawdzanie Kopiowanie Odtwarzanie Indeksowanie Drukowanie Faktury druk Nowy miesic x Stare obr Wprowadzanie dokumentów obrotowych z wybranego magazynu Przesuwajc strzałkami (do góry lub na dół) aktualnie podwietlon opcj na dole ekranu pojawi si nastpujce komunikaty zwizane z tym podmenu: Wprowadzanie -> Wprowadzanie dokumentów obrotowych z wybranego magazynu Przegldanie -> Przegldanie dokumentów obrotowych Zmiany -> Zmiany dokumentów obrotowych Sprawdzanie -> Sprawdzenie stanów aktualizowanych na bieco oraz wpr.dokumen. Kopiowanie -> Kopiowanie zbioru obrotowego (M_OBROTY) na dyskietk Odtwarzanie -> Odtwarzanie z dyskietki na dysk twardy zbioru obrot. (M_OBROTY) Indeksowanie -> Indeksowanie zbioru obrotowego (M_OBROTY) Drukowanie -> Drukowanie zbioru obrotowego M_OBROTY Faktury druk -> Wydruk ze zbioru M_OBROTY faktur sprzeday i innych dokum. Nowy miesic -> Przygotowanie zbiorów obrotowych pod nowy miesic x Stare obr. -> Przegldanie starych dokumentów obrotowych Maciej Gabrysiak grudnia 1996

4 Na etapie wdraania naley zaktualizowa zbiory (kartoteki) M_INSTAL.DBF, M_DOKUM.DBF, M_WYDZIA.DBF i M_DEKRET.DBF. Zbiory te słu do kontrolowania poprawnoci wprowadzanych danych, oraz M_DEKRET dodatkowo do tworzenia zbiorów roboczych dla utworzenia polecenia ksigowania do systemu Finansowo-Ksigowego. II/A. Instalacja zbioru M_INSTAL W zbiorze M_INSTAL.DBF musz si znajdowa rekordy (pozycje kartoteki z symbolami i nazwami) dla wszystkich nagazynów, dla których bdziemy wprowadzali dokumenty obrotowe. W zbiorze M_INSTAL znajduj si równie symbole i nazwy jednostek miar dopuszczonych do uycia w systemie "Gt", oraz symbole dla wyrónienia wyodrbnionych grup towarów/materiałów. Zbiór M_INSTAL.DBF jest indeksowany (ułoony) jednostkami miary, magazynami i wyrónikami narastajco wg ich symboli. Zbiór indeksujcy (tzn. okrelajcy kolejno dostpu do poszczególnych rekordów zbioru) nazywa si M_INSTAL.CDX Rekordy bazy danych M_INSTAL.DBF maj nastpujc struktur: Zawarto pola wielko pola Ozn. co zacz 1 znak Symbol 4 znaki Nazwa 20 znaków Pole "Oznaczenie co zacz" moe przyjmowa jedynie jedn z nastpujcych liter: "J" - dla jednostek miary, "M" - dla magazynów, "W" - dla wyróników towarów, "B" - dla bezporednich uytkowników (wystawiajcych faktury). Przykładowo towary mog by podzielone na nastpujce grupy (wyróniki towarów w zbiorze M_INSTAL): CO_ZACZ SYMBOL NAZWA =============================================== W K Towary komisowe W O Opakowania W T Towary opodat. VAT-em W W Wódka w cenach urzd. W X Pozostałe W Z Towary zwoln. z VAT-u W trakcie dopisywania nowych pozycji (rekordów) do kartoteki stanów aktualnych STAN_AKT (w sytuacji pojawienia si po raz pierwszy w firmie nowych towarów), w odpowiedzi na pytanie o wyrónik towaru mona poda tylko jeden z symboli wczeniej zdefiniowanych w zbiorze M_INSTAL. Podobna zasada obowizuje w odniesieniu do jednostek miar, oraz magazynów przy wprowadzaniu (lub zmianie) do zbioru M_OBROTY dokumentów obrotowych. Firma "MaGaBit" w dostarczanym systemie proponuje przyjcie nastpujcych symboli dla jednostek miar stosowanych w systemie "Gt": Maciej Gabrysiak grudnia 1996

5 =============================================== J CM Centymetry J DCM Decymetry J DCM3 Decymetry szecienne J DKG Dekagramy (1/10 Kg) J KG Kilogramy J KPL Komplety J LITR Litry J METR Metry J M2 Metry kwadratowe J M3 Metry szecienne J PARA Para (dwie sztuki) J SZT Sztuki J TONA Tona J T.SZ Tysic sztuk Uwaga. W symbolach "Wyróników", jednostek miar, magazynów, oraz wydziałów i rodzajów dokumentów naley zwraca uwag aby symbole te podawa zgodnie z tym co zdefiniowano w zbiorach instalacyjnych. Podanie małej litery zamiast takiej samej, tyle e duej, zostanie potraktowane jako błd, podobnie w sytuacji odwrotnej. Aktualnie ustalone w systemie "Gt" grupy towarów (wyróników) mona obejrze w programie "HR" procedur "Instalacja-Przegldanie-3. M_INSTAL-Wyróniki". Zapis "Instalacja-Przegldanie-3. M_INSTAL-Wyróniki" oznacza, e po wystartowaniu programu "HR" z proponowanego menu naley wybra kolejno nastpujce opcje: Instalacja, Przegldanie, 3. M_INSTAL, Wyróniki. Wyboru mona dokona naciskajc kolejno znaki I, P, 3, W, albo podwietlajc kolejno odpowiedni opcj za pomoc klawiszy oznaczonych strzałkami i nastpnie naciskajc klawisz "Enter" (na niektórych klawiaturach "Return"). Oto przykładowy widok ekranu po wystartowaniu programu "HR" i wybraniu opcji "Instalacja-Przegldanie": (C) "MaGaBit" tel.(0-29) Gospodarka towarowa (w.96/09) Zestawienia Kartoteka Instalacja Róne Dopisywanie Przegldanie Zmiany Usuwanie Kopiowanie Odtwarzanie Indeksowanie 1. M_DEKRET Wyjcie PRN? 2. M_WYDZIA x Parametry 3. M_INSTAL M_DOKUM Przegldanie rekordów w jednym ze zbiorów M_DEKRET, M_INSTAL, M_DOKUM, M_WYDZIA Maciej Gabrysiak grudnia 1996

6 stek miary, wyróników towarów poprzez procedur "Instalacja - Dopisywanie - 3. M_INSTAL". Moe równie zmienia symbole lub nazwy dla pozycji ju istniejcych w systemie poprzez opcj "Instalacja-Zmiany-3.M_INSTAL", oraz usuwa (kasowa) pozycje sporód ju istniejcych poprzez procedur "Instalacja-Usuwanie-3.M_INSTAL". II/B. Instalacja zbioru M_DOKUM W trakcie wdraania systemu "Gt" firma "MaGaBit" definiuje rodzaje dokumentów obrotowych stosowanych w systemie i sposób ich funkcjonowania. Słuy do tego kartoteka rodzajów dokumentów M_DOKUM.DBF. W zbiorze M_DOKUM musz si znajdowa rekordy (pozycje zbioru z symbolami, nazwami i oznaczeniem sposobu aktualizacji kartotek indeksowej i magazynowej) dla wszystkich rodzajów dokumentów, dla których bdziemy wprowadzali dokumenty obrotowe. Zbiór M_DOKUM.DBF jest indeksowany (ułoony) narastajco wg symboli dokumentów i rodzaju ruchu. Zbiór indeksujcy (tzn. okrelajcy kolejno dostpu do poszczególnych rekordów zbioru) nazywa si M_DOKUM.CDX Rekordy bazy danych M_DOKUM.DBF maj nastpujc struktur: Zawarto pola wielko pola Symbol dokumentu 3 znaki 2. Rodzaj ruchu 1 znak 3. Nazwa 25 znaków 4. Typ rekordu 1 znak (sporód W/D/M/F) 5. Czy rozchód z kartoteki 1 znak (T/N) 6. Znak rozchodu 1 znak (+/-) 7. Czy przychód do kartoteki 1 znak (T/N) 8. Znak przychodu 1 znak (+/-) 9. Czy zuycie do produkcji 1 znak (T/N) 10. Znak zuycia 1 znak (+/-) 11. Czy zakup 1 znak (T/N) 12. Znak zakupu 1 znak (+/-) 13. Czy rozchód z kartoteki Przed.Nietr. 1 znak (T/N) 14. Znak rozchodu PN 1 znak (+/-) 15. Czy przychód do kartoteki PN 1 znak (T/N) 16. Znak przychodu PN 1 znak (+/-) 17. Czy aktualizowa tylko stan z BO 1 znak (T/N) 18. Czy wycenia wg ceny z rekordu 1 znak (T/N) 19. Czy dokument tworzony tylko przez program 1 znak (T/N) Razem : 45 znaki (+ jeden = 46) Pole "Rodzaj ruchu" moe by wykorzystane jako rozszerzenie symbolu dokumentu w przypadkach gdy, zaley nam na wyodrbnieniu z danej grupy dokumentów jaki podgrup np. w celu rónego zadekretowania do systemu Finansowo-Ksigowego. Pole "Typ rekordu" wykorzystywane jest w systemie midzy innymi do okrelenia w trakcie wprowadzania dokumentów obrotowych jakie pola udostpnia do wypełniania np.: - "Typ rekordu" = "W" to wypełniane s pola w zbiorze obrotowym (M_OBROTY): Wydział i stanowisko kosztów pobierajcego (RW, ZW) - "Typ rekordu" = "D" to symbol dostawcy/odbiorcy i nr faktury wykorzystane w dokumentach Pz i Wz/Faktura Maciej Gabrysiak grudnia 1996

7 pole drugiego magazynu) - "Typ rekordu" = "I" przy "ZCE" zmiana ceny ewidencyjnej (wypełniane pola indeks i warto). - "Typ rekordu" = "F" - dla faktur (wypełniane pole wartoci). Gdy dokument w polu "Czy aktualizowa tylko stan z BO" ma ustawione "T", to w trakcie aktualizacji kartoteki z wartociami narastajcymi (M_INDE) takim dokumentem, zmieniany jest jedynie stan kocowy i stan pocztkowy z BO zgodnie z pozostałymi wartociami pól. Nie zmieniane s w takim wypadku pola M_INDE: Rozchód, Przychód, Zakup i Zuycie. Pola o numerach od 13 do 16 s nie wykorzystywane. Ich ustawienie jest bez znaczenia. Gdy pole "Czy wycenia wg ceny z rekordu" ustawione jest na "T", to dla wszystkich asortymentów dla takich dokumentów obrotowych (Pz-tów) w momencie wprowadzania startowana jest procedura kalkulacji ceny sprzeday. Dokumenty, które w pozycji "Czy wycenia wg ceny z rekordu" maj "F"-ałsz zostan wycenione w trakcie wprowadzania według kartotekowej ceny ewidencyjnej. Wicej informacji o sposobie wyceny bdzie podane w rozdziale III (wprowadzanie obrotów). Firma "MaGaBit" w dostarczanym systemie proponuje przyjcie nastpujcych symboli dla rodzajów dokumentów stosowanych w systemie "Gt": Symbol Rodzaj Typ Czy Czy Czy dokumentu ruchu Nazwa rekordu rozchód przychód zakup itd ================================================================================= BO Bilans Otwarcia. Przychód D F T F FP 0 Zakup VAT 0% - przelew F F F F FP 7 Zakup VAT 7% - przelew F F F F FP D Zakup VAT 12% - przelew F F F F FP V Zakup VAT 22% - przelew F F F F FP Z Zakup zaoln. - przelew F F F F GP 0 Zakup VAT 0% - gotówka F F F F GP 7 Zakup VAT 7% - gotówka F F F F GP D Zakup VAT 12% - gotówka F F F F GP V Zakup VAT 22% - gotówka F F F F GP Z Zakup zwoln. - gotówka F F F F MMP Przesunicie MM -Przychód M F T F MMR Przesunicie MM - Rozchód M T F F MMR S Przesun. z mag. do sklepu M T F F ODF Róznica Pz a fakt. /Prog. F F F F ODW Odchyl.dla iloci=0 /Prog F F F F PW Przychód Wewntrzny W F T F PWI Przychód - nadwyka inwen W F T F PZ Przychód z Zewntrz D F T T RW Rozchód Wewntrzny mater. W T F F RWI Rozchód ubytek inwentar. W T F F VFP V Wart.VAT-u z fakt.przelew F F F F VFP 7 Wart.VAT-u 7% z fakt.prz. F F F F VGP V Wart.VAT-u z fakt.gotówk. F F F F VGP 7 Wart.VAT-u 7% z fakt.got. F F F F WZ Wydanie na Zewntrz D T F F WZF WZ / Faktura VAT D T F F WZF P Wart.VAT-u sprzed. /Prog. I F F F WZF M Wart.mary /Prog. I F F F ZCE Zmiana wart.stanu /Prog. I F T F ZW Zwrot Wewnt. z produkcji W T - F F Maciej Gabrysiak grudnia 1996

8 1. "F" (Fałsz) w odpowiedzi na pytanie czy rozchód, przychód, itd. oznacza to samo co "N" (Nie). 2. Zmiany w zbiorze M_DOKUM i dopisywanie nowych pozycji jest zastrzeone hasłem i moe by wykonywane jedynie w porozumieniu z firm "MaGaBit" z uwagi na generowanie niektórych dokumentów przez program w okrelonych sytuacjach np.: a). "WZF M" i "WZF P" generowane s przez program przy tworzeniu polecenia ksigowania w celu dowolnego zaksigowania wartoci mary i wartoci podatku (VAT-u). b). Rekordy o symbolu dokumentu "ODF" mog by generowane przez program "HP" w opcji "Inne-Utworzenie" dla rónic pomidzy "Pz-ami" a fakturami. Rekordy z rónicami tworzone s tylko wtedy, gdy na dany nr Pz-tu w ramach magazynu wystpuje jednoczenie faktura i "Pz", oraz gdy firma "MaGaBit" skonfigurowała system w sposób umoliwiajcy tworzenie rekordów "ODF". Chodzi midzy innymi o symbole dokumentów przyjte dla oznaczenia faktur i "Pz-tów". Dla prawidłowego naliczania rónic pomiedzy fakturami i "Pz-ami" symbole tych dokumentów naley uzgodni z firm "MaGaBit". Rodzaj ruchu w dokumentach "ODF" jest wypełniany z "Pz-tów". c). Gdy w trakcie aktualizacji kartotek M_STANY i M_INDE pojawi si warto stanu róna od zera przy stanie ilociowym równym zeru, to program wygeneruje dokument "ODW" z wartoci stanu a sam warto kartoteki wyzeruje. Mog to by groszowe wartoci bdce konsekwencj zaokrglania wszystkich wartoci do jednego grosza. 3. Dokumentów generowanych przez program, dla których odpowied na pytanie "Czy dokument tworzony tylko przez program" jest pozytywna, nie mona wprowadza razem z innymi obrotami, zastrzeone to jest tylko dla automatycznego tworzenia przez program. II/C. Instalacja zbioru M WYDZIA W trakcie wdraania systemu "Gt" musimy take zdefiniowa symbole wydziałów i stanowisk kosztów pobierajcych towary z magazynów. Słuy do tego kartoteka M_WYDZIA.DBF. W zbiorze M_WYDZIA.DBF musz si znajdowa rekordy (pozycje zbioru z symbolami i nazwami) dla wszystkich wydziałów (i stanowisk kosztów) pobierajcych, dla których bdziemy wprowadzali dokumenty obrotowe. Zbiór M_WYDZIA.DBF jest indeksowany (ułoony) narastajco wg symboli wydziałów i stanowisk kosztów. Zbiór indeksujcy (tzn. okrelajcy kolejno dostpu do poszczególnych rekordów zbioru) nazywa si M_WYDZIA.CDX Rekordy bazy danych M_WYDZIA.DBF maj nastpujc struktur: Zawarto pola wielko pola Symbol wydziału 3 znaki 2. Stanowisko kosztów 2 znak 3. Nazwa 25 znaków Maciej Gabrysiak grudnia 1996

9 W trakcie wdraania systemu "Gt" musimy take zdefiniowa kartotek M_DEKRET.DBF. W zbiorze M_DEKRET.DBF musz si znajdowa rekordy z kombinacj magazynów, symboli dokumentów wraz z rodzajem ruchu, wydziałów i stanowisk kosztów, oraz wyróników towarów, dla których chcemy wprowadza dokumenty obrotowe. Zbiór M_DEKRET wykorzystywany jest w trakcie wprowadzania lub zmiany dokumentów obrotowych do biecej kontroli poprawnoci wprowadzanych symboli. Istnieje moliwo aktualizacji M_DEKRET (dopisywania nowych pozycji) bezpo- rednio w trakcie wprowadzania/zmiany obrotów. W programie "HP" w procedurze "Obroty-Wprowadanie" lub "Obroty-Zmiany", jeli pojawi si nowa kombinacja: magazynów, symboli dokumentów wraz z rodzajem ruchu, wydziałów z stanowiskiem kosztów, to program pyta czy chcemy dopisa nowy rekord do M_DEKRET, czy te chcemy przejrze istniejce pozycje lub poprawi błdnie wprowadzone dane. Dopisanie nowego rekordu do zbioru M_DEKRET jest moliwe, gdy podane magazyny znajduj si w M_INSTAL, podane symbole dokumentu mieszcz si w M_DOKUM, oraz wprowadzane wydziały wraz z stanowiskiem kosztów wchodz w skład M_WYDZIA, w przeciwnym wypadku trzeba najpierw uzupełni odpowiedni zbiór (M_INSTAL, M_DOKUM lub M_WYDZIA). Firma "MaGaBit" zaleca tworzenie zbioru M_DEKRET w sposób półautomatyczny (opisany wyej) jako nie zamiecajcy kartoteki M_DEKRET rekordami zbdnymi. W takim wypadku przed tworzeniem zbiorów do polecenia ksigowania trzeba poprzez program "HR" opcja "Instalacja-Zmiany-1.M_DEKRET" uzupełni symbole kont ksigowych. Zbiór M_DEKRET.DBF jest indeksowany (ułoony) narastajco wg magazynów, symboli dokumentów, rodzaju ruchu, wydziałów i stanowisk kosztów, oraz wyróników towarów i stawek VAT. Zbiór indeksujcy (tzn. okrelajcy kolejno dostpu do poszczególnych rekordów zbioru) nazywa si M_DEKRET.CDX Rekordy bazy danych M_DEKRET.DBF maj nastpujc struktur: Zawarto pola wielko pola Magazyn 3 znaki 2. Symbol dokumentu 3 znaki 3. Rodzaj ruchu 1 znak 4. Symbol wydziału 3 znaki 5. Stanowisko kosztów 2 znaki 6. Wyróznik towaru/materiału 3 znaki 7. Stawka VAT-u 2 cyfry 8. Konto 1 Wn 9 znaków 9. Znak konta 1 Wn 1 znak (+/-) 10. Konto 1 Ma 9 znaków 11. Znak konta 1 Ma 1 znak (+/-) 12. Konto 2 Wn 9 znaków 13. Znak konta 2 Wn 1 znak (+/-) 14. Konto 2 Ma 9 znaków 15. Znak konta 2 Ma 1 znak (+/-) 16. Konto 3 Wn 9 znaków 17. Znak konta 3 Wn 1 znak (+/-) 18. Konto 3 Ma 9 znaków 19. Znak konta 3 Ma 1 znak (+/-) Razem : 77 znaków (+ jeden bajt = 78) Maciej Gabrysiak grudnia 1996

10 1. W trakcie tworzenia zbiorów roboczych do polecenia ksigowania, program "HP" procedura "Inne-Utworzenie" sprawdza kady rekord obrotowy konfrontujc z M_DEKRET i midzy innymi kontroluje czy taki dokument jest "parzyst" ilo razy dekretowany. W sytuacji, gdy dany rekord chcemy zadekretowa tylko jednostronnie np. "MMP" przychód z przerzutów lub "MMR" rozchód z przesuni midzymagazynowych, to w takim przypadku naley jako konto przeciwstawne poda konto majce jako pierwsze trzy cyfry "000". Naley tylko w takim wypadku zwraca uwag, aby z innego rekordu zadekretowa drug stron właciwie,bo moe to prowadzi do niebilansujcego si polecenia ksigowania. Inaczej mówic w sytuacji niebilansujcego si polecenia ksigowania błdu naley szuka w dekretowaniu tych pozycji w których wystpiło konto z trzema zerami na pocztku. 2. W symbolu konta na czwartym miejscu mona poda znak "_" (podkrelenie), wtedy w trakcie tworzenia zbioru M_ROZDZI w symbol konta w miejsce wystpienia znaku "_" zostanie wpisany symbol Dostawcy/Odbiorcy z rekordu obrotowego. 3. W trakcie wprowadzania (lub zmian) kont ksigowych do zbioru M_DEKRET mo- na si posługiwa klawiszami funkcyjnymi F5 do F10 w celu skopiowania ostatnio wprowadzonego konta, odpowiednio "konto1 Wn" do "konto3 Ma" (klawisz F1 cigawka). III. Zakładanie kartoteki indeksowej i stanowej, oraz wprowadzanie obrotów Po przygotowaniu zbiorów instalacyjnych (omówionych w rozdziale II) moemy przystpi do wprowadzania Bilansu Otwarcia. BO wprowadzamy w sposób identyczny jak pozostałe dokumenty obrotowe, wykorzystujc do tego specjalnie przygotowany dokument o symbolu "BO". Robimy to w programie "HP" procedur "Obroty-Wprowadzanie". Wprowadzamy symbol indeksu towaru, a nastpnie ilo ze stanem z bilansu otwarcia. W trakcie wprowadzanie obrotów (lub zmiany take "BO"), w sytuacji pojawienia si danego indeksu towarowego po raz pierwszy w systemie, program pyta uytkownika czy chce dopisa nowy indeks do kartoteki STAN_AKT, czy te chce przejrze ju istniejce, albo poprawi błdnie wprowadzony symbol indeksu. Po odpowiedzi, e chcemy dopisa nowy indeks do kartoteki STAN_AKT, program poprosi o wprowadzenie danych dotyczcych nowego indeksu takich jak: nazwa, cena sprzeday, procent podatku obrotowego, wyrónik grupy towarów i jednostka miary. Poprawno wyrónika i jednostki miary zostanie sprawdzona na podstawie aktualnego zbioru M_INSTAL. W trakcie wprowadzanie obrotów (lub zmiany), w sytuacji, gdy istnieje ju dany indeks w systemie wywietlana jest jego nazwa, dotychczasowy stan ilociowy w całej firmie, jednostka miary i cena zakupu. Po wprowadzeniu danego dokumentu, stan ilociowy w kartotece STAN_AKT.DBF jest natychmiast aktualizowany zgodnie z oznaczeniem dokumentu zawartym w zbiorze M_DOKUM. Kartoteka STAN_AKT.DBF jest indeksowana wg indeksu albo wg nazwy cz.1 i ma nastpujc struktur: Maciej Gabrysiak grudnia 1996

11 Indeks towaru 7 znaków 2. Wyróznik towaru 3 znaki 3. rednia cena zakupu 11 bajtów postaci Stan ilociowy 11 bajtów postaci Jednostka miary 4 znaki 6. Nazwa towaru cz 1 20 znaków 7. Nazwa towaru cz 2 20 znaków 8. Procent podatku VAT 2 cyfry 9. Czy zwolniony z VAT 1 znak (T/N) 10. Symbol SWW/KU 7 znaków 11. Procent mary podstawowej 7 bajtów postaci Procent mary dodatkowej 7 bajtów postaci Razem : 100 bajtów (+ jeden bajt = 101) Procent mary dodatkowej jest wykorzystywany w dokumencie "MMR S" przesunicia z magazynu do własnego sklepu dla dodatkowej (poza wycen w cenie ewidencyjnej) wyceny w cenie detalicznej. Dodatkowo jeli chcemy aby program generował nam w obrotach rekord opakowa na podstawie wprowadzonych danych o towarze, to musimy mie dodatkowe pola w strukturze kartoteki: 13. Ilo towaru w jednym opakowaniu 3 cyfry 14. Indeks opakowa 7 znaków 15. Indeks butelek 7 znaków Razem : 117 bajty (+ jeden bajt = 118) Dodatkowo jeli chcemy aby program mógł generowa informacje o sprzeday litrów alkoholu oraz czystego spirytusu, to musimy mie dodatkowe pola w strukturze kartoteki: 16. Cena urzdowa alkoholu 11 bajtów postaci Pojemno butelki 5 bajtów postaci Zawarto czystego alkoholu 5 bajtów postaci Razem : 138 bajty (+ jeden bajt = 131) Wprowadzone obroty moemy przeglda w opcji "Obroty-Przegldanie" według jednego z trzech układów: wg magazynów, symboli dokumentów i nr dokumentów, albo wg indeksów, magazynów i symboli dokumentów, albo wg magazynu, indeksu i symboli dokumentów. Uporzdkowanie to zapewnia zbiór indeksowy : M_OBROTY.CDX W trakcie przegldania obrotów widzimy równie aktualne dla całej firmy stany ilociowe na poszczególnych indeksach. Po wprowadzeniu wszystkich dokumentów za dany okres rozliczeniowy aktualizujemy w procedurze "Magazyn-Aktualizacja s." kartotek stanów (M_STANY.DBF) na poszczególnych magazynach i kartotek indeksow (M_INDE.DBF) dla sporzdzenia zestawienia stanów biecych, oraz przychodów, rozchodów i zakupów narastajcych w cigu roku. Oto widok ekranu po wystartowaniu programu "HP" i wybraniu opcji "Obroty - Sprawdzanie": Maciej Gabrysiak grudnia 1996

12 (C) "MaGaBit" tel.(0-29) Gospodarka towarowa (w.96/09) Obroty Kartoteka Magazyn Spis Inne Wprowadzanie Przegldanie Zmiany Sprawdzanie Kopiowanie Odtwarzanie - Stanów bieco aktualizowanych - Indeksowanie - Brakujcych numerów dokumentów - Drukowanie Faktury druk Nowy miesic x Stare obr Sprawdzenie zgodnoci stanów aktualizowanych na bieco Aby nastpnie móc wprowadza dokumenty nastpnego okresu rozliczeniowego musimy wykona opcj "Inne-Koniec dnia" w której biece obroty s dopisywane do zbioru obrotów narastajcych w miesicu (OBROTY_M), a nastpnie zerowane. Jeli jest to koniec miesica, to oprócz procedury "Inne-Koniec dnia" musimy wykona ocj "Obroty-Nowy miesic" zerujc obroty miesiczne (OBROTY_M). W trakcie wykonywania procedury "Obroty-Nowy miesic" moemy skopiowa (o ile si zmieszcz) obroty miesica wraz z aktualn kartotek STAN_AKT na dyskietk lub na twardy dysk (co firma MaGaBit zaleca) pod nazw zwizan z miesicem, którego obroty dotycz. Tak utworzon kopi obrotów moemy przeglda w procedurze "Obroty-x Stare obr." w uporzdkowaniu takim jak w procedurze "Obroty-Przegldanie". W trakcie procedury "Obroty-Nowy miesic" kopiowana jest z numerem miesica, oprócz obrotów i kartoteki STAN_AKT, równie kartoteka M_STANY. Uwaga. Jeeli w trakcie wprowadzania obrotów nastpi awaria napicia zasilania to nie s pewne stany w kartotece STAN_AKT. Naley wtedy wykona na wszelki wypadek procedur "Obroty-Indeksowanie", oraz procedur "Obroty-Sprawdzanie-Stanów bieco aktualizowanych", która sprawdza i umoliwia skorygowanie stanów biecych na podstawie aktualnego zbioru obrotowego i kartoteki M_INDE. Obroty wprowadzamy do bazy danych M_OBROTY.DBF o nastpujcej strukturze: Zawarto pola wielko pola Magazyn 3 znaki 2. Indeks towaru 7 znaków 3. Wyróznik towaru 3 znaki 4. Symbol dokumentu 3 znaki 5. Rodzaj ruchu 1 znak 6. Nr dokumentu 5 cyfr 7. Nr pozycji 2 cyfry Maciej Gabrysiak grudnia 1996

13 9. Dostawca albo odbiorca 6 znaków 10. Wydział albo drugi magazyn 3 znaki 11. Stanowisko kosztów 2 znaki 12. Data (RR.MM.DD) 8 bajtów typu data 13. Ilo 10 bajtów postaci Cena 11 bajtów postaci Warto 12 bajtów postaci Procent VAT-u 2 cyfry 17. Warto VAT-u 12 bajtów postaci Warto mary 12 bajtów postaci Razem : 110 bajtów (+ jeden bajt = 111) Wyrónik towaru w zbiorze M_OBROTY jest przepisywany z kartoteki STAN_AKT. Indeks towaru moe by maksymalnie 7 znakowy. Faktyczn długo i format wprowadzanego (wywietlanego lub drukowanego) indeksu ustala firma "MaGaBit" w porozumieniu z uytkownikiem do dowolnie. Jak ju było wspomniane przy instalacji zbioru M_DOKUM procedura wprowadzajca udostpnia do wypełnienia róne pola zbioru M_OBROTY, w zalenoci od warto- ci pola "typ rekordu" (zbioru M_DOKUM). Cena jest dostpna, o ile pole "czy wycenia wg ceny z rekordu" jest ustawione na "Tak". Gdy pole "Czy wycenia wg ceny z rekordu" ustawione jest na "T", to dla wszystkich asortymentów dla takich dokumentów obrotowych (Pz-tów) w momencie wprowadzania startowana jest procedura kalkulacji ceny sprzeday na podstawie ceny zakupu i wprowadzonego procentu mary lub na podstawie ceny sprzeday brutto. Procenty mary oraz uredniona cena zakupu zapisywane s w kartotece STAN_AKT. rednia cena zakupu wyliczana jest z ilorazu (wartoci zakupu + warto dotychczasowego stanu) przez (ilo zakupiona + stan ilociowy). Jeli stan aktualny na danym asortymencie jest zerowy, to nowa rednia cena zakupu bdzie równa cenie z "Pz-u". Z rónicy pomidzy wartoci "Pz" w cen zakupu a wartoci faktury z zakupu "FP lub GP" moe zosta utworzony dokument "ODF" z wartoci odchylenia.. Przy sprzeday na podstawie kartotekowej ceny ewidencyjnej i procentu mary program wylicza cen sprzeday netto. Moemy j dowolnie zmienia poprzez zmian procentu mary jednostkowej albo zmieniajc cen sprzeday netto. Na podstawie procentu mary jednostkowej (lub ceny sprzeday netto) program wylicza warto mary ma danym asortymencie i zapisuje w pole "Warto mary". Podobnie program na podstawie kartotekowego procentu VAT wyliczy warto podatku. Wprowadzajc przychód z przerzutów midzymagazynowych dokumentem "MMP" musimy uwzgldni cen po jakiej dany asortyment został wydany (dokumentem "MMR") z magazynu rozchodowego. Realizujemy to poprzez podanie tej ceny w rekordzie. Cena ta wemie udział w wyliczeniu redniowaonej ceny zakupu, analogicznie jak przy dokumencie "Pz". Przy wprowadzaniu dokumentu "WZF" zastpujcego tradycyjne dokumenty Wz i faktur ze sprzeday moemy zaraz po wprowadzeniu wszystkich sprzedawanych asortymentów dla danego odbiorcy wydrukowa "Wz/Faktur VAT" (albo "Wz/Rachunek uproszczony" patrz przykładowy wydruk Wz/Faktury VAT). Nazw i adres odbiorcy moemy zapamita pod odpowiednim kodem w kartotece odbiorców i przy powtórnym wystawianiu faktury na tego samego odbiorc wystarcy poda jego symbol, a program sam odszuka jego nazw i adres. Maciej Gabrysiak grudnia 1996

14 wolnej treci, które zostan wydrukowane na fakturze. W sytuacji, gdy faktury ze sprzeday nie drukujemy w trakcie wprowadzania danych (symboli asortymentów i iloci sprzedawanych towarów), oraz gdy chcemy powtórzy ju wydrukowan faktur robimy to procedur "Obroty-Faktury druk". Uwagi: 1. W celu ułatwienia sobie pracy przy wprowadzaniu faktur z zakupu i "Pz"-ów naley najpierw wprowadza "Pz", a potem faktur, kopiujc nr faktury i symbol dostawcy. 2. Poprzez nacinicie klawisza "F2" mona skopiowa indeks do biecej pozycji w dokumencie (z ostatnio wprowadzanego). 3. Klawiszem "F3" mona skopiowa do bieco wprowadzanej nazwy towaru, ostatnio wprowadzan nazw ("Shift F3" cz drug nazwy). 4. Klawiszami "F4, F5, F6, F7, F8, F9, F10" mona wyprowadza dowoln ustalon (w HR "Instalacje-x Parametry") tre, która drukowana jest na kocu dokumentu Wz/Faktura. 5. W trakcie wprowadzania treci na kocu faktury klawiszem "Shift F10" mona ustali czy razem z Wz/Faktur ma by drukowany dowód wpłaty. 6. Klawiszem "F1" mona wywietli na ekranie cigawk z klawiszy funkcyjnych i niektórych klawiszy kontrolnych, a "F11" krótki opis programu w szczególnoci ostatnio wprowadzonych zmian i uzupełnie. 7. Poprzez klawisz "Shift F9" zmieniamy sposób ustalania ceny sprzeday z procentu mary, albo podajc cen sprzeday netto (przy "Pz-ach" startuje si procedura wyliczania procentu mary na podstawie ceny brutto) W procedurze "Obroty-Sprawdzane-Brakujcych nr dokumentów" mona wywietli i wydrukowa (patrz wydruk "Gm-0") zestawienie kompletnoci wprowadzonych dokumentów w ramach magazynu i poszczególnych typów dokumentów, oraz zestawienie dokumentów wielopozycyjnych i zdublowanych. W zestawieniach tych chodzi o to, eby wiedzie jakie numery dokumentów zostały wprowadzone, jakich brak, oraz dla dokumentów wielopozycyjnych jaki jest ostatni nr pozycji, a take czy wystpuj nr dokumentów zdublowane. W normalnych warunkach wprowadzania dokumentów poprzez omówion procedur wprowadzania, dokumentów zdublowanych nie powino by wcale, poniewa program przy wprowadzaniu sprawdza czy dany dokument o konkretnym numerze ju istnieje i wywietla wtedy stosowny komunikat. Po uzgodnieniu z firm "MaGaBit" moliwe jest wprowadzanie dokumentów poza systemem i nastpnie ich dołczenie do systemu "Gt", co moe doprowadzi do dokumentów o powtrzajcych si numerach. W procedurze "Obroty-Sprawdzane-Brakujcych nr dokumentów" sygnalizowane s równie indeksy towarów, które w kartotece STAN_AKT maj stany ujemne. W opcji "Obroty-Drukowanie" mona wydrukowa wprowadzone dokumenty - patrz tabulogram "Gm-9 Obroty wg magazynu i symbolu dokumentu...". Maciej Gabrysiak grudnia 1996

15 Aktualizacji kartoteki M_INDE.DBF i kartoteki stanów w poszczególnych magazynach M_STANY.DBF dokonujemy w procedurze "Magazyn-Aktualizacja s." w trybie "wsadowym",tzn. w momencie realizacji tej procedury. Natomiast w zbiorze STAN_AKT stan ilociowy w całym zakładzie jest uaktualniany na bieco po kadym wprowadzonym rekordzie. Procedura "Magazyn-Aktualizacja s." ma dwa przebiegi. W pierwszym przebiegu na podstawie zbioru M_OBROTY i M_INDE sprawdzana jest zgodno z kartotek STAN_AKT. W przebiegu drugim aktualizowane s odpowiednie pola w kartotekach M_STANY i M_INDE. Oto przykładowy widok ekranu po wystartowaniu programu "HP" i wybraniu opcji "Magazyn": (C) "MaGaBit" tel.(0-29) Gospodarka towarowa (w.96/09) Obroty Kartoteka Magazyn Spis Inne Stany w M_STANY Przegldanie Zestawienia Aktualizacja s. Kopiowanie Odtwarzanie Indeksowanie Aktualizacja stanów magazynowych obrotami W trakcie wykonywania procedury "Magazyn-Aktualizacja" drukowany jest wydruk kontrolny "Gm-1" z danymi o obrotach i kartotekach wejciowych i wyjciowych,oraz drukowane s symbole magazynów i indeksów dla których stan jest ujemny. W przypadkach stanów ujemnych naley wyjani powody błdów, poprawi obroty, odtworzy kartoteki M_STANY i M_INDE z kopi zapasowej, a nastpnie ponownie zaktualizowa kartoteki. Dla stanów ilociowych w M_STANY = 0, dla których warto stanu kocowego jest niezerowa (z zaokrgle), tworzony jest rekord obrotowy o symbolu dokumentu "ODW" z t wartoci. Jednoczenie korygowana jest warto przychodów i warto stanu w M_INDE, a w M_STANY warto stanu jest zerowana. Uwaga Pole "Data ostatniego rozchodu" z kartoteki M_INDE jest aktualizowane oprócz daty rozchodu, równie dat z przychodów z zakupu ("Pz") w sytuacji otwierania nowej pozycji kartoteki M_INDE. Kartoteka M_STANY.DBF jest indeksowana wg magazynu i indeksu towaru i ma nastpujc struktur: Maciej Gabrysiak grudnia 1996

16 Zawarto pola wielko pola Magazyn 3 znaki 2. Indeks towaru 7 znaków 3. Stan ilo 11 bajtów postaci Stan warto 14 bajtów ( ) 5. Data inwentaryzacji (RR.MM.DD) 8 bajtów typu data 6. Stan z inwentaryzacji (ilo) 11 bajtów ( ) 7. Ilo (zakupu - sprzeda) mies. 11 bajtów postaci Warto (zakupu - sp.) miesicznie 14 bajtów ( ) 9. Stan na pocztek miesica ilo 11 bajtów postaci Stan na pocztek miesica warto 14 bajtów ( ) Razem : 104 bajtów (+ jeden bajt = 105) Pola numer 7 i 8 w kartotece M_STANY (ilo i warto zakupu - sprzeday) nie s obecenie wykorzystywane. W opcji "Magazyn-Zestawienia" moemy wydrukowa zestawienie obrotów i stanów w poszczególnych magazynach, poczynajc od wybranego indeksu w magazynie do ustalonego magazynu i indeksu kocowego (patrz wydruk "Gt-8"). Potwierdzajc np klawiszem "PgDn" proponowany magazyn i indeks pocztkowy oraz kocowy wydrukujemy obroty z wszystkich magazynów. W zalenoci od odpowiedzi na pytanie "Czy wydruk tylko stanów na których były obroty (Nie - wszystkich)?", drukowane bd tylko stany na których były obroty (bez pozycji kartoteki M_STANY na których ostatnio nie było ruchu), albo wszystkie stany. Obroty brane s ze zbioru M_OBROTY albo z OBROTY_M, w zalenoci od naszego wyboru. W procedurze "Magazyn-Przegldanie" mona przeglda obroty ze zbioru M_OB_STA wraz ze stanami z kartoteki M_STANY, a w opcji "Magazyn-Stany" mona wywietli lub wydrukowa same stany magazynowe z kartoteki M_STANY poczynajc od wybranego magazynu i indeksu (patrz wydruk "Gt-5"). W czasie wywietlania zbioru M_STANY moliwe jest skasowanie rekordu z zerowym stanem. III/B. Przegldanie kartoteki indeksowej STAN AKT lub M INDE Aktualn kartotek M_INDE.DBF mona przeglda programem "HP" w procedurze "Kartoteka-Przegldanie", a zbiór STAN_AKT.DBF w opcji "Kartoteka-Stany akt.". Zmiany w kartotece STAN_AKT mona dokona w procedurze "Kartoteka-Zmiany-1. Kartot. STAN_AKT". Zmienia mona nazw asortymentu, wyrónik materiału, procent podatku obrotowego, jednostk miary i po podaniu hasła równie aktualny stan ilo- ciowy i cen sprzeday. Zmiana stanu i ceny chroniona jest hasłem, poniewa ewentualne błdy w stanach naley korygowa poprzez wystawianie dokumentów stornujcych. Poza tym zmiana stanu bezporednio moe doprowadzi do niezgodnoci pomidzy STAN_AKT, M_INDE, a M_STANY. Równie z tych wzgldów jakiekolwiek bezporednie zmiany w kartotece M_INDE s chronione hasłem. A oto przykładowy widok ekranu po wystartowaniu programu "HP" i wybraniu opcji "Kartoteka": Maciej Gabrysiak grudnia 1996

17 Gospodarka towarowa (w.96/09) Obroty Kartoteka Magazyn Spis Inne Stany akt. Przegldanie Zmiany Usunicie W. odbiorcy Kopiowanie Odtwarzanie Indeksowanie - 1. Kartot. STAN_AKT Kartoteka M_INDE Kopiowanie kartoteki indeksowej STAN_AKT na dyskietk Usuwanie rekordów ze zbioru STAN_AKT jest moliwe w procedurze "Kartoteka- Usunicie-1.Kartot. STAN_AKT" tylko dla pozycji w kartotece, które maj stan ilo- ciowy równy zeru. Podobna zasada obowizuje przy usuwaniu rekordów z M_INDE, z tym e, dodatkowo równe zeru musz by równie iloci i wartoci przychodów, rozchodów, stanu na pocztek roku itd. Kartoteka M_INDE.DBF jest indeksowana wg indeksu i ma nastpujc struktur: Zawarto pola wielko pola Indeks towaru 7 znaków 2. Stan z BO (pocztkowy) ilo 11 bajtów postaci Stan na pocztek roku warto 14 bajtów ( ) 4. Przychody ilo 11 bajtów postaci Przychody warto 14 bajtów ( ) 6. Rozchody ilo 11 bajtów postaci Rozchody warto 14 bajtów ( ) 8. Zuycie do produkcji ilo 11 bajtów postaci Zuycie warto 14 bajtów ( ) 10. Zakup ilo 11 bajtów postaci Zakup warto 14 bajtów ( ) 12. Sprzeda ilo 11 bajtów postaci Sprzeda warto 14 bajtów ( ) 14. Stan kocowy ilo 11 bajtów postaci Stan kocowy warto 14 bajtów ( ) 16. Cena poprzednia 11 bajtów ( ) 17. Data ostatniego rozchodu (RR.MM.DD) 8 bajtów typu data 18. Stan na pocztek miesica ilo 11 bajtów postaci Stan na pocztek miesica warto 14 bajtów ( ) Razem : 226 bajtów (+ jeden bajt = 227) Kartoteka M_INDE uywana jest do sporzdzania zestawienia iloci i wartoci przychodów i rozchodów narastajcych w cigu roku, oraz w procedurze "Obroty - Sprawdzanie-Stanów bieco aktualizowanych" do porównania i ewentualnie skorygowania zbioru STAN_AKT aktualizowanego na bieco i zwizku z tym naraonego na niebezpieczestwo utraty danych w wyniku awarii zasilania. Opcja "Kartoteka-W.odbiorcy" umoliwia przegldanie i zmiany, oraz wydruk kartoteki odbiorców (ODBIORCY.DBF). W kartotece pamitane s nazwy i adresy odbiorców, które podalimy przy okazji wprowadzania dokumentów obrotowych (WZF). Maciej Gabrysiak grudnia 1996

18 IV. Tworzenie polecenia ksigowania do systemu Finansowo-Ksigowego Tworzenie polecenia ksigowania do FK trzeba rozpocz od utworzenia dwóch roboczych zbiorów M_ROZDZI.DBF i M_KONTA.DBF wykorzystywanych nastpnie do utworzenia zbioru FKOBROTY.DBF bdcego gotowym poleceniem do dołczenia do systemu Finansowo-Ksigowego. Tworzenie zbiorów wykonujemy procedur "Inne-Utworzenie". Na podstawie zbioru M_OBROTY (OBR_DOPI) oraz kartoteki M_DEKRET, tworzone s rekordy z kontami "33" (towary na składzie) w zbiorze M_KONTA, a z pozostałymi kontami w zbiorze M_ROZDZI. Jednoczenie w trakcie tworzenia zbiorów M_ROZDZI i M_KONTA tworzony jest wydruk "Gm-2" z pozycjami błdnymi, które z rónych wzgldów nie zostały prawidłowo zadekretowane. Na wydruku Gm-2 znajduj si stosowne komunikaty objaniajce rodzaj błdu. Zbiór M_ROZDZI oprócz procedury tworzcej polecenie ksigowania ("Inne-System F-K") wykorzystany jest w opcji "Inne-Rozdzielnik" do wywietlania lub wydruku zestawienia wybranych kont symbolami asortymentów (patrz wydruk "Gm-4"). Na pocztku wykonywania procedury "Inne-Utworzenie",gdy zmienna Z_ODCHY = "T", do zbioru OBR_DOPI wpisywane s rekordy o symbolach "ODF" z kwotami róznic midzy fakturami, a PZ-ami. Nie s wyliczane odchylenia w przypadku wystpowania tylko PZ-tów albo tylko faktur na dany numer Pz-tu, gdy wystpuj tylko Pz-ty, to dla tych pozycji program wstawia im w wydział i stanowisko kosztów "NIE FA" (oznaczenie dostaw niefakturowanych). Przy wyliczaniu odchyle załoono, e symbole faktur i PZ s zdefiniowane w zbiorze FAKT_PZ.MEM. Faktury pod symbolami zmiennych F_A i F_B, PZ-ty pod symbolami od F_1 do F_4. Gdy zmienna Z_ODCHY = "F", odchylenia nie s liczone. Ustawienie zmiennej Z_ODCHY oraz symboli faktur i Pz-ów dokonuje firma "MaGaBit" w porozumieniu z uytkownikiem. A oto przykładowy widok ekranu po wybraniu opcji "Inne-System F-K": (C) "MaGaBit" tel.(0-29) Gospodarka towarowa (w.96/09) Obroty Kartoteka Magazyn Spis Inne Utworzenie System F-K Zestaw. kont Rozdzielnik Zbiorówka PK Anulow."WZF" Koniec dnia Edycja "WZ" Indeksowanie Utworzenie polecenia ksigowania do systemu Finansowo-Ksigowego W trakcie wykonywania procedury "Inne-Utworzenie" do zbioru OBR_DOPI wpisywane s oprócz "ODF" równie rekordy "WZF P", "WZF M" tworzone przez program na podstawie zbioru M_OBROTY. Wszystkie generowane dokumenty typu "WZF x" tworzone s na podstawie rekordu "WZF" ze zbioru M_OBROTY. "WZF P" to warto podatku VAT, "WZF M" to warto mary. Maciej Gabrysiak grudnia 1996

19 Jeli utworzone polecenie ksigowania si nie bilansuje, to błdu w dekretowaniu naley szuka w zbiorze M_DEKRET dla tych wszystkich pozycji dla których wstawiane były konta z trzema zerami na pocztku. Pomocnym w tym moe by zestawienie wszystkich kont wydrukowane w opcji "Inne - Zestaw. kont" (patrz wydruk "Gm-3"). Jedynie na wydruku "Gm-3" wida konta z zerami na pocztku, które przy tworzeniu polecenia ksigowania s pomijane. W sytuacji, gdy polecenie si nie bilansuje, albo na wydruku "Gm-2" znajduj si pozycje błdne, które nie zostały uwzgldnione w zbiorach M_ROZDZI i / lub M_KONTA naley wyjani i poprawi błdy w zbiorze M_DEKRET i ponownie wykona procedury "Inne-Utworzenie" i "Inne-System F-K". Rekordy bazy danych M_ROZDZI.DBF maj nastpujc struktur: Zawarto pola wielko pola Magazyn 3 znaki 2. Konto przeciwstawne 9 cyfr 3. Symbol dokumentu 3 znaki 4. Rodzaj ruchu 1 znak 5. Indeks towaru 7 znaków 6. Nr dokumentu 5 cyfr 7. Nr pozycji 2 cyfry 8. Strona (1-Wn, 2-Ma) 1 cyfra (1 lub 2) 9. Nr faktury albo nr zlecenia 8 cyfr 10. Data (RR.MM.DD) 8 bajtów typu data 11. Ilo 10 bajtów postaci Warto 14 bajtów ( ) Razem : 71 bajtów (+ jeden bajt = 72) Zbiór M_ROZDZI.DBF jest indeksowany wg magazynu, konta przeciwstawnego, symbolu dokumentu i rodzaju ruchu dla potrzeb zestawienia kont wg symboli dokumentów "Gm-3". Dla potrzeb polecenia ksigowania jest indeksowany wg magazynu, konta przeciwstawnego i nr faktury/zlecenia, a dla potrzeb zestawienia wybranych kont indeksami "Gm-4" wg magazynu, konta przeciwstawnego, indeksu i nr dokumentu. Zbiór M_KONTA.DBF jest indeksowany wg magazynu, konta i ma nastpujc struktur: Zawarto pola wielko pola Magazyn 3 znaki 2. Konto towarowe 9 cyfr 3. Strona (1-Wn, 2-Ma) 1 cyfra (1 lub 2) 4. Warto 14 bajtów ( ) Razem : 27 bajtów (+ jeden bajt = 28) Po uruchomieniu procedury "Inne-Rozdzielnik" program oczekuje odpowiedzi na pytanie o symbol konta. Odpowied posłuy za załoenie filtru na zbiór M_ROZDZI. Znaczy to e, jeli w symbolu konta podamy np "5 - ", to ze zbioru M_ROZDZI zostan wybrane wszystkie rekordy o symbolu konta zaczynajcym si na "5",gdy odpowiemy " ", to dostpne bd tylko te pozycje, które maj na pocztku konta "501018", itd. Maciej Gabrysiak grudnia 1996

20 V. Wprowadzanie i rozliczanie spisu z natury Wprowadzanie i rozliczanie spisu z natury w danym magazynie naley rozpocz od procedury "Spis-Data spisu" w której, po pierwsze kasowane s w zbiorze M_ASN wszystkie stany spisowe w tym magazynie (z poprzedniej inwentaryzacji), a nastpnie w zbiorze M_STANY dla wszystkich rekordów wybranego magazynu wpisywana jest data inwentaryzacji, oraz przepisywany jest stan kocowy do pola stan inwentaryzacyjny. W trakcie wykonywania procedury "Magazyn-Aktualizacja s." oprócz aktualizacji stanu kocowego w M_STANY aktualizowany jest równie stan inwentaryzacyjny w magazynie, o ile data dokumentu obrotowego jest mniejsza od daty inwentaryzacji. Obroty z dat równ dacie spisu traktowane s jako pospisowe. Wprowadzanie stanów inwentaryzacyjnych z Arkuszy Spisu z Natury wykonujemy za pomoc procedury "Spis-Wprowadzanie". Dla wybranego magazynu decydujemy,czy chcemy wprowadza stany spisowe kolejno wg kartoteki, czy na wybranych indeksach. Po wybraniu wprowadzania kolejnego, program wywietla kolejne indeksy z kartoteki M_STANY z nazw i stanem ksigowym (kartotekowym) i oczekuje od nas tylko podania stanu spisowego (proponuje stan spisowy = ksigowemu). W procedurze "Spis-Rónice inw." drukujemy zestawienie rónic pomidzy wprowadzonymi stanami inwentaryzacyjnymi, a stanami ksigowymi w kartotece M_STANY (patrz wydruk "Gm-I"). Jako stan ksigowy moe by traktowany aktualny stan kocowy, albo stan inwententaryzacyjny, w zalenoci od wyboru dokonanego w czasie wykonywania opcji "Spis-Rónice inw.". A oto przykładowy widok ekranu po wybraniu opcji "Spis": (C) "MaGaBit" tel.(0-29) Gospodarka towarowa (w.96/09) Obroty Kartoteka Magazyn Spis Inne Data spisu Wprowadzanie Przegldanie Zmiany w ASN Formularze Rónice inw. Utworzenie Kopiowanie Odtwarzanie Indeksowanie Wydruk zestawienia rónic inwentaryzacyjnych Przy wydruku rónic inwentaryzacyjnych musimy równie odpowiedzie na pytanie o rodzaj inwentaryzacji (wyrywkowa, albo całkowita). Dla inwentaryzacji wyrywkowej rónice wykazywane s tylko w stosunku do wprowadzonych indeksów z Arkuszu Maciej Gabrysiak grudnia 1996

21 ny zerowe, bo inaczej nie bdzie wykazana ewentualna rónica pomidzy stanem spisowym, a ksigowym. Przy inwentaryzacji całociowej wystarczy wprowadzi stany inwentaryzacyjne róne od zera, bo program zakłada, e na wszystkich niewprowadzonych indeksach stan spisowy równy jest zeru. Zbiór M_ASN.DBF jest indeksowany wg magazynu, indeksu i ma nastpujc struktur: Zawarto pola wielko pola Magazyn 3 znaki 2. Indeks towarowy 7 znaków 3. Stan spisowy ilo 11 bajtów postaci Rónica inwentaryzacyjna 11 bajtów postaci Cena 13 bajtów postaci Razem : 45 bajtów (+ jeden bajt = 46) Opcj "Spis-Formularze" mona wydrukowa dla wybranego magazynu formularze z indeksami i nazwami towarów, oraz z woln kolumn dla wpisania przez komisj inwetaryzacyjn stanów ze spisu z natury (patrz wydruk "ASN Arkusz Spisu z Natury"). W procedurze "Spis-Wprowadzanie" moemy wprowadza stany spisowe do zbioru M_ASN dla wybranych indeksów w magazynie, albo dla wszystkich indeksów z danego magazynu ze zbioru M_STANY, poczynajc od wybranego pierwszego indeksu. Procedur "Spis-Przegldanie" moemy wywietli na ekranie wprowadzone stany inwentaryzacyjne, a w opcji "Spis-Zmiany w ASN" moemy dokona poprawek w stanach spisowych. W procedurze "Spis-Usuwanie" mona skasowa niepotrzebne rekordy ze stanami spisowymi. Po sprawdzeniu wydrukowanych rónic inwetaryzacyjnych i uznaniu ich za faktyczne rónice spisowe, moemy dopisa je do biecych obrotów (M_OBROTY) za pomoc procedury "Spis-Utworzenie". W opcji tej dla wybranego magazynu inwetaryzowanego z asortymentów które w wykazały w spisie ubytki w stosunku do stanu kartotekowego tworzone s przez program dokumenty obrotowe "RWI", które doprowadzaj stan kartotekowy do stanu spisowego. Analogicznie w przypadku nadwyek inwetaryzacyjnych genetowane s dokumenty "PWI". Procedur "Spis-Utworzenie" nie mona powtarza dla tej samej inwetaryzacji, poniewa dokumenty "RWI" i "PWI" dopisałyby si powtórnie zniekształcajc stan kartotekowy. VI. Inne działania w systemie "Gospodarki towarowej" W programie "HR" w procedurze "Zestawienia-Analiza faktur" moemy wydrukowa lub wywietli wykaz faktur i Pz-ów ze zbioru obrotowego M_OBROTY niezgodnych w ramach magazynu i numeru Pz-tu (poczwszy od zadanego magazynu i numeru Pz-tu) patrz wydruk "Gm-6". W trakcie wywietlania w górnym podwietlonym wierszu mamy kolejno: magazyn, nr faktury, indeks,nazw towaru, jednostk miary, cen sprzeda- y i łczn ilo pozycji niezgodnych. S to informacje dotyczce biecego rekordu. W podwietlonym wierszu dolnym moe by wywietlona podsumowana warto Pz-u i warto faktury - po naciniciu klawisza "Enter". Maciej Gabrysiak grudnia 1996