- posiada niepowtarzalny w całym okresie gromadzenia danych (np. w cigu miesica) 4-cyfrowy numer polecenia

Transkrypt

1 Opracowany przez Macieja Gabrysiaka system Finansowo-Ksigowy składa si z dwóch wyrónionych etapów. System opracowany został na komputery kompatybilne z IBM PC pracujce pod systemem DOS lub Windows z procesorem 386/486 lub lepsze i wyposaone w co najmniej 2 MB pamici operacyjnej, dysk stały (twardy) 252 MB lub wikszy, napd dyskietek oraz drukark z moliwoci wydruku 132 znaków w wierszu. Pojemno dysku stałego narzuca ograniczenia na liczb ksigowanych dokumentów, dla wikszoci firm małych i rednich (zatrudniajacych do 1000 osób) nie stanowi to problemu. Sterowanie procedurami systemu Finansowo-Ksigowego odbywa si poprzez wybór jednej z kilku proponowanych akurat na ekranie moliwoci. U dołu ekranu wypisywany jest komunikat bliej objaniajcy wybran aktualnie opcje. Oto menu główne systemu Finansowo-Ksigowego: -(C) "MaGaBit"--- =========================================== -tel.(29) System Finansowo-Ksigowy (w.00/02) =========================================== Obroty Stany Rozrachunki Bilans Inne ---- Wyboru mona dokona naciskajc pierwsz liter danej opcji, albo przez ustawienie klawiszami strzałek i nacinicie [Enter] Powrót do DOS-u, oraz z podmenu do menu głównego przez klawisz [Esc] ---- Działania na zbiorach obrotowych I etap to rejestracja dokumentów obrotowych (polece ksigowania) z wbudowanymi mechanizmami kontrolno-zabezpieczajcymi, chroniacymi uytkownika przed niektórymi błdami np. gdy wprowadzone polecenie jest błdne, to startuje si automatycznie procedura umoliwiajca poprawienie tego polecenia. Wszystkie dokumenty finansowo-ksigowe wystpujce w dowolnym przedsibiorstwie pogrupowano w dokumenty zwane tutaj (w tym systemie) poleceniami ksigowania. Polecenie ksigowania musi spełnia nastpujce warunki: - posiada niepowtarzalny w całym okresie gromadzenia danych (np. w cigu miesica) 4-cyfrowy numer polecenia - w skład polecenia wchodzi od 1 do 999 pozycji (nr kolejnej pozycji poczynajc od "1" nadawany jest automatycznie przez program w trakcie wprowadzania) - kada pozycja polecenia zawiera symbol konta oraz stron ksigowania "1" gdy Wn Maciej Gabrysiak listopada 2000

2 lub "2" dla strony Ma, oraz kwot max 12 cyfrow (w tym 2 poprzecinku) - dla kadej pozycji zawierajcej konto rozrachunkowe (symbol konta rozrachunkowego) naley poda nr dokumentu zródłowego np. nr faktury (max 8 znaków) - suma kwot dla kont Wn musi by równa sumie kwot kont Ma Wybierajc opcje "Obroty-Inne opcje" ukae nam si nastpujce podmenu: -(C) "MaGaBit"--- =========================================== -tel.(29) System Finansowo-Ksigowy (w.00/02) =========================================== Obroty Stany Rozrachunki Bilans Inne Wprowadzanie Przegldanie Zmiany w PK Usunicie Aktualna KS Nowy miesic Kopiowanie Odtwarzanie Wprowadzanie PK x Zbiorówka Przegldanie PK Sprawdzanie Zmiany nowego Inne opcje Usunicie PK Stare obroty Indeksowanie Drukowanie PK Wprowadzanie polecenia ksigowania nowego miesica przed zamkniciem starego Wyboru opcji "Obroty - Inne opcje - Wprowadzanie PK" dokonujemy poprzez wybranie z menu głównego opcji "Obroty" (naciskajc liter "O", albo po najechaniu na wyraz "Obroty" za pomoc strzałek naciskajc klawisz [Enter]), a nastpnie z ukazanego podmenu "Obroty" wybieramy wiersz "Inne opcje" (np. naciskajc liter "I") i na koniec z kolejnego podmenu wybieramy procedur "Wprowadzanie PK". System umoliwia wprowadzanie obrotów nowego miesica sprawozdawczego przed zakoczeniem miesica biecego. Do tego włanie słu cztery pierwsze procedury startowane poprzez "Obroty - Inne opcje" i dalej "Wprowadzanie PK" albo "Przegldanie PK" albo "Zmiany nowego" albo "Usunicie PK". Te cztery procedury odnoszce si do nowego miesica słu do wprowadzania i zmian w zbiorze obrotów nowego miesica (FKOB_NEW) i funkcjonalnie odpowiadaj procedurom "Wprowadzanie", "Przegldanie", "Zmiany PK" i "Usunicie" dotyczcym obrotów biecego miesica (FKOBROTY). W systemie przyjto, e konto jest max 11-to znakowe. W czasie wprowadzania polece ksigowania mona wprowadza tylko pierwsze cyfry konta wtedy program uzupełni pozostałe znaki z prawej strony zerami. Trzy pierwsze pozycje stanowi konto syntetyczne i musz by cyframi, a na pozycjach analitycznych mog by wprowadzane litery i cyfry, albo tylko cyfry w zalenoci od sposobu instalacji przez autora. Wprowadzana data musi zawiera si w przedziale: ( do data bieca dni). Rok, miesic lub nawet cał dat dokumentu ródłowego mona ustawi na stałe (opcja "Inne-Ustalenie daty"), do czasu nastpnej zmiany lub po- Maciej Gabrysiak listopada 2000

3 wtórnego uruchomienia systemu. Po uruchomieniu systemu rok i miesic daty dokumentu ustawiony jest zgodnie z dat biec pozostawiajc do wprowadzenia dzie. Za pomoca klawisza "strzałka w lewo" w trakcie wprowadzania dnia mona si cofn i poprawi miesic, analogicznie w trakcie wprowadzania miesica mona si cofn do roku. Pierwsza wprowadzana data jest dat dokumentu, druga (o ile tak skonfigurowano program) to data (termin) płatnoci. Poza tym w czasie wprowadzania polece ksigowania mona korzysta z nastpujacych klawiszy: Znaczenie klawiszy: F2 Faktura Shift-F1 Czek F3 Przelew Shift-F2 Nota F4 Rachunek Shift-F3 Delegacja; F5 Zest.fakt. Shift-F4 NPK poz. F6 Zest.obr. Shift-F5 Sprzeda F7 kopiowanie "Treci" ostatnio wprowadzanej Shift-F6 Raport F8 kopiowanie "Kwoty" ostatnio wprowadzanej Shift-F7 Refaktura F9 kopiowanie "Konta" ostatnio wprowadzanej Shift-F8 Utarg F10 kopiowanie "Faktury" ostatnio wprowadzanej Shift-F9 Wycig bankowy; Ctrl-F9 podgld kartoteki rozrachunków Shift-F10 Raport kasowy; PgUp - poprzedni rekord (ekran) PgDn - nastpny rekord (ekran) strzałka do góry - poprzednie pole Esc - Zakoczenie, Skrelenie strzałka do dołu - nastpne pole 1-ustaw dat, 2-ustaw nr faktury, 3-ustaw tre, 4-Sumator, 5-Powrót Wybierz nr opcji : 5 Znaczenie powyszych klawiszy mona obejrze na ekranie, jeli w trakcie wprowadzania lub poprawiania polece ksigowania nacisniemy klawisz F1. Poprzez F1 mona take ustawi na stałe: dat (jak w opcji "Inne-Ustalenie daty"), nr faktury (jak w opcji "Inne-Faktura"), oraz tre (jak opcji w "Inne-Tre"). Typow tre dostpn pod klawiszami F2-F6 oraz Shift F1 do Shift F10 uytkownik moe sam zdefiniowa w opcji "Inne-Klawisze funk.". rednik (;) na kocu pola oznacza, e pole to zostanie zakoczone znakiem [Enter] powodujcym przejcie do nastpnego pola. Po zakoczeniu wprowadzania obrotów biecego miesica i zaktualizowaniu kartotek stanów i rozrachunków, oraz zarchiwowaniu obrotów i kartotek na zapasow dyskietk, ostatni procedur koczc miesic jest opcja "Obroty-Nowy miesic". W procedurze tej mamy moliwo skopiowania biecych obrotów i kartotek do katalogu (wydzielonego miejsca na twardym dysku) "STARE" pod numerem miesica, którego to dotyczy. Jeli dokonamy takiego kopiowania to do czasu nastpnego kopiowania z tym samym nr miesica lub skasowania zbiorów dotyczcych tego miesica, mamy moliwo przegldania i drukowania obrotów i kartotek z tego miesica. Potrzeba skasowania starych miesicy moe zaistnie, gdy mamy za mało miejsca na twardym dysku. Poza kopiowaniem pod nr miesica w trakcie procedury "Obroty-Nowy miesic" przepisywane s obroty mowego miesica (FKOB_NEW) do zbioru obrotów biecych (FKOBROTY), a zerowany jest zbiór obrotów nowego miesica (FKOB_NEW). W trakcie wprowadzania polece ksigowania program aktualizuje kartotek stanów (KS_AKT) na bieco po kadej wprowadzonej pozycji. Co 15 pozycji oraz po zakoczeniu wprowadzania polecenia obroty i kartoteka s zamykane. Chroni to nas przed całkowit utrat wprowadzanych danych po awaryjnym zaniku zasilania komputera. Tracimy co najwyej 15 ostatnich pozycji. Maciej Gabrysiak listopada 2000

4 Obroty i kartoteki s zapisywane na twardym dysku w sposób uporzdkowany. Obroty ułoone s wg nr polece ksigowania i nr pozycji, albo wg symbolu konta. KS_AKT uporzdkowana jest narastajco wg konta. O uporzdkowaniu zbiorów decyduj tzw. zbiory indeksowe (w nazwie moj ".CDX"), które okrelaj programowi komputerowemu kolejno przegldania zbioru. W normalnych warunkach zbiory indeksowe s zapisywane i aktualizowane przez program samoczynie i na bieco. Uwaga: Jeli w trakcie wprowadzania obrotów nastpi wyłczenie zasilania prdu naley po powrocie napicia zacz od "Obroty - Inne opcje - Indeksowanie", a nastpnie naley wykona procedur "Obroty - Aktualna KS", poniewa zanik napicia moe nastpi w trakcie zapisywania zbiorów na twardy dysk i nie mona przewidzie co zostało ju zapisane, a co nie zostało. Opisany mechanizm chroni nas na 99 %, dlatego naley regularnie na koniec dnia robi kopi obrotów i kartoteki KS_AKT. W procedurze "Obroty - Aktualna KS" sprawdzana jest zgodno stanów kartoteki KS_AKT aktualizowanej na bieco w trakcie wprowadzania obrotów, ze stanem kartoteki (FK_KS) stanów na koniec poprzedniego miesica + obroty. Wszystkie niezgodnoci s sygnalizowane i program proponuje poprawienie stanu w KS_AKT na zgodny ze stanem na koniec poprzedniego miesica + obroty. Oto struktura zbiorów FKOBROTY.DBF i FKOB_NEW.DBF : Lp Zawarto pola wielko pola Symbol konta 11 znaków 2 Nr polecenia ksigowania 4 cyfry 3 Nr pozycji w poleceniu 3 cyfry 4 Nr dokumentu ródłowego (faktury) 8 znaków 5 Strona (1-Wn, 2-Ma) 1 cyfra 6 Tre operacji ksigowej 16 znaków 7 Kwota 13 bajtów ( ) 8 Data dokumentu ródłowego 8 bajtów typu "data" 9 Ozn. Zobowizania/Nalenoci 1 znak ("Z" albo "N") 10 Data (termin) płatnoci 8 bajtów typu "data" 11 Poprzedni nr dokumentu ródłowego 8 znaków Razem: 81 bajtów (plus 1 bajt) Zbiór FOBROTY.DBF (dla obrotów nowego miesica FOBR_NEW) stanowi "kontrolk" wprowadzanych polece. Dla kadego polecenia przechowuje si nastpujce informacje: ilo pozycji, sum polecenia, dat wprowadzania polecenia, ozn. czy polecenie jest poprawne oraz oznaczenie czy polecenie było drukowane (wskanik drukowania jest dla nowo-wprowadzanych oraz poprawianych polece ustawiany na niedrukowane, nawet gdy polecenie było ju drukowane). Dodatkowo zbiór FOBROTY zawiera, oznaczenie czy pozycje w danym poleceniu ksigowania wystpuj kolejno poczynajc od "1", a take inforacj o osobie która ostatnio modyfikowała dane polecenie ksiegowania. Osoba zmieniajca polecenie ksigowania jest ustalana na podstawie nazwy uytkownika podanej przy uruchamianiu programu. Poprawno wszystkich polece jest sprawdzana w programie (opcja "Obroty-Sprawdzanie" patrz wydruk FK-1) i warunkuje dalsz prac z kartotekami: stanów/ obrotów (FK_KS) oraz rozrachunków (FK_ROZR). W trakcie procedury "Sprawdzania" nasumowywane s obroty po stronie Winien i Ma na wszystkie zarejestrowane polecenia ksigowania. Kwoty obrotów Winien i Ma dla kadego polecenia powinny by równe sobie i równe Maciej Gabrysiak listopada 2000

5 odpowiedniej sumie ze zbioru FOBROTY. Porównywana jest take ilo pozycji w FKOBROTY i w FOBROTY dla kadego polecenia ksigowania. Wszystkie nierównoci s sygnalizowane na wydruku FK-1 stosownym komunikatem w kolumnie uwagi. Komunikat "Ilo pozycji FKOBROTY#FOBROTY " oznacza, e ilo pozycji dla danego polecenia ksigowania ze zbioru FKOBROTY jest niezgodna (róna) z iloci pozycji zapamitan w "kontrolce" FOBROTY. Komunikat "Niekolejne pozycje" wypisywany jest w przypadkach, gdy w danym poleceniu ksigowania w zbiorze FKOBROTY poszczególne pozycje nie wystpuj kolejno (jakie pozycje s zdublowane lub wystpuj braki). Ostatni komunikat nie przesdza o negatywnym przebiegu procedury sprawdzania, wszystkie pozostałe komunikaty w kolumnie "uwagi" o ile si pojawi wiadcz o negatywnym wyniku sprawdzania. W kolumnie "S4-S490" tabulogramu FK-1 wypisywane s rónice pomiedzy sum kwot Wn kont 400 do 469, a sum kwot Ma konta 490. W kolumnie S5-S490 drukowane s ró- nice pomiedzy sum Winien kont zespołu 5, 6 i konta 769, a sum kwot Ma konta 490. Wprowadzone polecenia ksigowania mona wydrukowa (wydruk FK-2) - w opcji "Obroty - Inne opcje - Drukowanie PK". Wydruk mona wykona dla wybranego polecenia, lub wszystkich dotychczas niedrukowanych polece. Za pomoca opcji "Obroty - Przegldanie" mona przeglada dowolne wprowadzone polecenie ksigowania lub podajc zero w odpowiedzi na pytanie o nr polecenia ksigowania, mona obejrze zbiorcze informacje o wprowadzonych poleceniach ze zbioru FOBROTY.DBF. Analogicznie procedura "Obroty - Inne opcje - Stare obroty" umoliwia przejrzenie obrotów z poprzednich miesicy. Opcja "Obroty - x Zbiorówka" umoliwia wywietlenie lub wydruk (patrz wydruk FK12) zbiorówki na trzy, cztery, pi albo sze cyfr konta dla wybranego polecenia ksigowania. Zbiór FKONTR.DBF spełnia pomocnicz, kontroln rol. Zawiera nastpujace pola: ozn. czy wszystkie polecenia ksigowania s poprawne, dat i godz. sprawdzania oraz nr dyskietki zawierajcej kopie zbioru FKOBROTY, ozn. czy zbiór FKOBROTY aktualizował kartoteki, dat aktualizacji, ilo rekordów, itd. W opcji "Inne-Informacje" mona obejrze informacje wpisywane do zbioru FKONTR. Przegld rekordów FKONTR zaczyna si od ostatnio zapisanego rekordu, za pomoc [PgUp] mona si cofn do poprzednich rekordów. W trakcie wykonywania opcji "Obroty-Nowy miesic" kasowane s najwczeciej zapisane rekordy, o ile ilo rekordów FKONTR przekracza 50, tak aby ilo rekordów była nie wiksza od 50 rekordów. Dopisywanie rekordów nastpuje samoczynie w trakcie wykonywania opcji : "Obroty - Nowy miesic", "Stany - Aktualizacja", "Rozrachunki - Aktualizacja", "Stany - Nazwy - FK_KS", "Rozrachunki - Dopisanie", "Rozrachunki - Skrelenie", "Obroty - Odtwarzanie", "Stany - Odtwarzanie", Rozrachunki - Odtwarzanie", "Bilans - Bilans", "Bilans-Korekta BO" II etap to aktualizacja kartotek: stanów/obrotów oraz rozrachunków obrotami ze zbioru FKOBROTY, kopiowanie i/lub archiwizacja zbiorów, oraz procedura "Obroty-Nowy miesic". Przy aktualizacji kartotek zaleca si aktualizowanie najpierw kartotek stanów i obrotów (FK_KS), a nastpnie kartotek rozrachunków (FK_ROZR), poniewa na powysz kolejno aktualizacji s utworzone mechanizmy zabezpieczajce przed przypadkowymi błdami przetwarzania np. pojawi si stosowny komunikat z programu, gdy bdziemy chcieli skasowa, poprzez przygotowanie (Obroty - Nowy miesic) zbiorów obrotowych pod nowy miesic, aktualnego zbioru FKOBROTY, gdy obroty te aktualizowały FK_KS, a nie aktualizowały kartoteki rozrachunków FK_ROZR. Poza tym programy korzystajce z kartoteki rozrachunkowej korzystaj czsto take z FK_KS (lub KS_AKT) w celu wywietlenia lub wydrukowania nazwy konta. Kartoteka stanów i obrotów FK_KS.DBF zawiera nastpujce informacje: Maciej Gabrysiak listopada 2000

6 Lp Zawarto pola wielko pola Symbol konta 11 znaków 2 Nazwa konta 32 znaki 3 Kwota z B.O. Wn 13 bajtów ( ) 4 Kwota z B.O. Ma 13 bajtów ( ) 5 Kwota obrotów miesicznych Wn 13 bajtów ( ) 6 Kwota obrotów miesicznych Ma 13 bajtów ( ) 7 Kwota obrotów narastajcych Wn + B.O. 14 bajtów ( ) 8 Kwota obrotów narastajcych Ma + B.O. 14 bajtów ( ) Razem: 123 bajtów (plus 1 bajt) Kartoteka stanów i obrotów (FK_KS.DBF) uporzdkowana jest (indeksowana - FK_KS.CDX) narastajco symbolami kont. Identyczne pola ma kartoteka stanów aktualnych (KS_AKT.DBF), która dodatkowo posiada dwa dodatkowe pola: 9 Kwota obrotów z nowego miesica Wn 13 bajtów ( ) 10 Kwota obrotów z nowego miesica Ma 13 bajtów ( ) Razem: 149 bajtów (plus 1 bajt) Oto menu dla operacji z kartotek stanów (FK_KS, KS_AKT): -(C) "MaGaBit"--- =========================================== -tel.(29) System Finansowo-Ksigowy (w.00/02) =========================================== Obroty Stany Rozrachunki Bilans Inne Aktualizacja Przegldanie Sumowanie Nazwy Tylko stany Cały okres Usunicie Kopiowanie Odtworzenie Indeksowanie x Syntetyka Rachunek wyn. F01 - wydruk Druk spr.pp Aktualizacja kartoteki stanów i obrotów (FK_KS) obrotami ze zbioru FKOBROTY W trakcie aktualizacji kartoteki FK_KS obrotami mog pojawi si w zbiorze FKOBROTY konta, których dotychczas nie było w kartotece stanów (FK_KS). Konta takie s automatycznie dopisywane do FK_KS z zerowymi kwotami pocztkowymi, a nazwa jest przepisywana z kartoteki KS_AKT. W kartotece stanów aktualnych (KS_AKT) nazwy nowych kont wpisywane s na bieco w trakcie ksigowania obrotów. Maciej Gabrysiak listopada 2000

7 Zmiany nazw kont mona dokona wybierajc jako pierwszoplanow kartotek KS_AKT (sposób zalecany), albo wybierajc jako kartotek pierwszoplanow FK_KS (sposób niezalecany). Robimy to procedur "Stany - Nazwy". Przy zmianie na kartotece FK_KS mona drukowa raport zmian - patrz wydruk FK-4. Kartoteki: stanów (FK_KS) oraz rozrachunków (FK_ROZR) maj swoje zbiory "nagłówkowe" odpowiednio FK_KS.MEM oraz FK_ROZR.MEM. Zbiory te zawieraj informacje wywietlane w programach korzystajcych z kartotek. Ma to na celu zabezpieczenie si przed błdami przetwarzania, np. aktualizacja niewłaciwej generacji kartoteki, przy powtarzaniu przebiegu aktualizacji z powodu awarii zasilania. W tym celu uytkownik powinien sprawdza nr generacji kartoteki, ilo rekordów, dat poprzedniej aktualizacji, sum stanów (przy rozrachunkach saldo), zwłaszcza w sytuacjach nietypowych. W czasie aktualizacji kartoteki FK_KS obrotami (opcja "Stany - Aktualizacja") drukowany jest wydruk kontrolny FK-3. W procedurze "Stany - Aktualizacja" ukazuj si nastpujce przykładowe informacje: Aktualizacja kartoteki FK_KS obrotami FKOBROTY.DBF Okres rejestracji od do Ilo rekordów w FKOBROTY: Data ostatniej modyfikacji : Nr generacji wejciowej FK_KS: Ilo rekordów w kart.fk_ks: 107 Suma stanów (narastajcych): 13,437,766,665 Data ostatniej aktualizacji: Czy kontynowa? (T/N) : T W opcji "Stany - Przegldanie" mona przeglda na ekranie lub drukowa tylko okrelony (w trakcie wykonywania "Stany-Przegldanie") zakres kont obrotowych wraz ze stanami za miesic oraz narastajcymi z kartoteki KS_AKT / FK_KS (patrz wydruk FK-10). W procedurze "Stany - Tylko stany" mona przeglada na ekranie (lub wydrukowa - wydruk FK-5) kartotek stanów i obrotów KS_AKT / FK_KS. Wydruk FK-6 (opcja "Stany - Sumowanie") zawiera sumy obrotów miesiecznych, obrotów narastajcych od pocztku roku + bilans otwarcia oraz sumy sald nasumowane z kartoteki KS_AKT / FK_KS na 6, 5, 4 i 3 pierwsze cyfry konta. W tabulogramie nie drukuje si sumy na 5 cyfr konta o ile suma na 5 jest identyczna jak suma na 6 cyfr konta, analogicznie nie drukuje si sumy na 4 cyfry konta, jeli suma ta jest identyczna jak suma na 5 cyfr konta itd. W procedurze "Inne - Nasumowanie" mamy moliwo wywietli na ekranie lub wydrukowa (wydruk FK-15) sumy obrotów miesicznych, narastajcych i sald na 7, 6, 5, 4 i 3 cyfry utworzonego konta według dowolnie wybranych 7 cyfr konta kartoteki Maciej Gabrysiak listopada 2000

8 KS_AKT / FK_KS i dla wybranego przedziału kont. Oto przykładowy wygld ekranu, pojawiwjcy si w trakcie realizacji opcji "Inne-Nasumowanie", a umoliwiajcy ustawienie dla których cyfr konta kartoteki ma nastpi sumowanie: Sumy na wybrane 7 cyfr konta z kartoteki KS_AKT Zakres kont: od 500 do 599zzzzzz Podaj pozycje znaków w koncie kartoteki stanów wg których chcemy nasumowa: pierwsza druga trzecia czwarta pita szósta siódma Cyfry wg których ma nastpi sumowanie raz wprowadzone zapamitane s w zbiorze CYFRY.MEM i w kadym nastpnym wywołaniu procedury "Inne-Nasumowanie" program bdzie je nam proponował do zmiany lub akceptacji. Moemy je zaakceptowa klawiszem [PgDn]. W wydruku FK-13 (procedura "Stany - x Syntetyka") nasumowano obroty miesiczne i narastajce oraz salda kont z KS_AKT / FK_KS tylko na konto syntetyczne (pierwsze trzy cyfry). Ostatnio opisane procedury od "Stany - Przegldanie" do "Stany - x Syntetyka" w trakcie realizacji wywietlaj na ekranie podmenu pozwalajce wybra kartotek stanów z któr bdziemy chcieli dalej pracowa. Oto przykładowy widok ekranu po wybraniu opcji "Stany - x Syntetyka": Syntetyka - Sumy na 3 cyfry konta z kartoteki ==================================================== Wybierz jedn z proponowanych opcji: ==================================================== Ze zbioru KS_AKT stanów bie.m Ze zbioru KS_AKT z nowym mies Ze stanów z poprzednich mies Ze starych stanów z napdu A: Ze starych stanów z napdu B: Ze starych stanów z napdu I: ============================================== [Esc] - powrót do menu głównego Maciej Gabrysiak listopada 2000

9 Pierwsza pozycja dotyczy kartoteki stanów aktualnych (po kadej zaksigowanej pozycji w obrotach) ze stanami za miesic biecy i ze stanami narastajcymi od BO do miesica biecego włcznie. W pozycji tej nie s uwzgldnione obroty ze zbioru nowego miesica (FKOBR_NEW). Druga pozycja udostpnia stany nowego miesica (na podstawie obrotów FKOB_NEW) i stany narastajce od BO do nowego miesica włcznie. Trzecia pozycja menu umoliwia dostp do kartotek FK_KS za (skopiowane w procedurze "Obroty - Nowy miesic") miesice poprzednie z okresu ostatniego roku. W opcji tej program pyta o nr miesica z którym dalej bdziemy chcieli pracowa. Szósta pozycja moe by wykorzystana do przegldania jakiego miesica z jednego z wybranych lat poprzednich. Aby było to moliwe musimy po zakoczeniu roku ksigowego przepisa wszystkie zbiory z podkatalogu (folderu) STARE do jakiego innego katalogu np STARErr, gdzie rr to dwie ostatnie cyfry z numeru roku którego dotycz zbiory. Nastpnie poleceniem systemu operacyjnego SUBST (albo w sieci poprzez "mapowanie") przypisujemy katalog wybranego roku do napdu "I:". W opcji "Stany-Cały okres" istnieje moliwo wywietlenia na ekranie lub wydrukowania dowolnego rekordu (konta) z kartoteki FK_KS łcznie z obrotami z wszystkich zakoczonych miesicy tego roku. W opcji "Stany-Usunicie" mona skasowa wybrane rekordy (pozycje) kartoteki FK_KS (KS_AKT), dla których wszystkie kwoty s równe zeru. Wygodniejszym sposobem usunicia niepotrzebnych kont z kartotek stanów KS_AKT i FK_KS jest wyspacjownie nazwy (wprowadzenie nazwy pustej) dla kont które chcemy usun. Program dla kont z pust nazw i zerowymi kwotami we wszystkich polach sam usunie takie pozycje z kartotek. Wyspacjowanie nazwy najlepiej zrobi przez procedur "Stany - Nazwy - Kartoteka KS_AKT". W procedurze "Stany-Rachunek wyn." po podaniu symboli kont kosztów i przychodów program wywietli lub wydrukuje rachunek wyników na podstawie wybranej kartoteki KS_AKT lub FK_KS. W kolumnie TYP w procedurze "Stany-Rachunek wyników" mona wpisa jeden z nastpujcych znaków: "kkppbb" lub spacje. "K" oznacza koszty obliczone jako rónica kwot dla konta Wn - Ma, "k" koszty wyliczone z kwoty strony Wn konta. "B" to stan pocztkowy z BO -> Wn-Ma, a "b" to BO -> Ma-Wn. "P" to przychody liczone jako rónica kwot dla konta Ma-Wn, "p" przychody wzite ze strony Ma konta. Spacja oznacza, e koszty to strona Wn konta, a przychody to strona Ma konta. "Z" oznacza zmian stanu produktów (Saldo k. - Saldo pocz.). W opcji "Stany-F01 wydruk" moemy okreli parametry (symbole kont syntetycznych lub analitycznych nasumowanych do poszczególnych wierszy sprawozdania) i wydrukowa sprawozdanie F01 na podstawie wybranej kartoteki KS-AKT/FK_KS i aktualnie ustalonych parametrów. Przy okrelaniu parametrów program rozrónia dwa przypadki parametrów: dla wierszy podstawowych (oznaczonych "D"), oraz dla wierszy zalenych (Sum niektórych wierszy podstawowych). Uytkownik musi poda tylko parametry dla wierszy podstawowych. Wiersze zalene, sumy innych wierszy sprawozdania, zostały ju ustalone przez autora. Przy okrelaniu symboli kont dla poszczególnych wierszy sprawozdania powinimy przewidzie nie tylko ju istniejce konta w naszym zakładowym planie kont, ale równie mogce si pojawi. Istnienie w parametrach konta, którego nie ma w naszej kartotece KS-AKT/FK_KS albo jest z zerowymi kwotami nie bdzie miało adnego wpływu na wydruk sprawozdania F01. Z powodu trudnoci z okreleniem "na zapas" moliwych kont dla poszczególnych wierszy sprawozdania,naley co jakis czas weryfikowa parametry na podstawie których program bdzie drukował sprawozdanie. Maciej Gabrysiak listopada 2000

10 W analogiczny sposób jak w opcji "Stany-F01 wydruk" w procedurze "Stany-Druk spr.pp" moemy drukowa sprawozdanie z przepływów pieninych. Nastpujce procedury, stanowice pewn funkcjonaln całoc, wykonywane s kolejno jeden raz na zakoczenie kadego miesica: 1. "Obroty - Aktualna KS" 2. "Obroty - Sprawdzanie" 3. Archiwizacja obrotów i KS_AKT 4. "Stany - Aktualizacja" 5. "Rozrachunki - Aktualizacja" 6. Archiwizacja kartotek FK_KS, FK_ROZR i FK_R_R 7. "Obroty - Nowy miesic" Punkty od "4" do "7" powinny by wykonane od razu jeden za drugim, poniewa wykonanie opcji "Stany - Aktualizacja" i "Rozrachunki - Aktualizacja", a nie zrobienie procedury "Obroty - Nowy miesic" spowoduje błdne działanie opcji "Rozrachunki - Przegldanie - Z rozrachunków biecego miesica" i "Obroty - Aktualna KS" Procedura "Stany - Aktualizacja" ksiguje obroty biece całego miesica (FKOBROTY) na kartotece FK_KS. Jest to niezalene zdublowanie operacji, które zostały ju wykonane w trakcie wprowadzania obrotów na kartotece KS_AKT. Posiadanie kartoteki stanów na koniec poprzedniego miesica (FK_KS), umoliwia sprawdzenie i ewentualne poprawienie kartoteki aktualizowanej na bieco (KS_AKT) w sytuacjach nietypowych np. po awarii zasilania lub problemach z poprawnym odczytaniem kartoteki KS_AKT z powodu błdów twardego dysku. Program w procedurze "Obroty - Aktualna KS" dodaje obroty do kartoteki FK_KS i porównuje ze stanem w KS_AKT, w przypadku niezgodnoci informuje o nich i proponuje poprawienie KS_AKT na stan z FK_KS + obroty. Oto menu dla operacji z kartotek rozrachunków: -(C) "MaGaBit"--- =========================================== -tel.(29) System Finansowo-Ksigowy (w.00/02) =========================================== Obroty Stany Rozrachunki Bilans Inne Aktualizacja Przegldanie Rozliczone Nieterminowe Dopisanie Skrelenie Wywietlanie Kopiowanie Odtworzenie Indeksowanie Wywietlenie przedziałów kont rozrachunkowych (FK_KON_R) Maciej Gabrysiak listopada 2000

11 Kartoteka rozrachunków zawiera rekordy obrotowe (uzupełnione dat ksigowania) dotyczace rozrachunków, które si nie zamykaj w ramach danego kontrahenta na okre- lony nr faktury, tzn. dla których kwoty faktur nie równaj si zapłatom. Kartoteka rozrachunków (FK_ROZR.DBF) uporzdkowana (indeksowana -> FK_ROZR.CDX) jest narastajco kontami, a w ramach konta numerami faktur. Za konta rozrachunkowe przyjto konta z przedziału od do Uytkownik moe sam dowolnie okrela, które konta maj by traktowane jako konta rozrachunkowe. Przedziały kont rozrachunkowych pamitane s w zbiorze FK_KON_R.DBF. Wywietlenie informacji o kontach traktowanych jako rozrachunkowe dokonuje si w opcji "Rozrachunki-Wywietlanie". Za pomoc opcji "Rozrachunki-Skrelenie" mona skreli konta (konto) wewntrz istniejcego przedziału kont rozrachunkowych, a w opcji "Rozrachunki - Dopisanie" dopisa nowe konta, które maj by traktowane jako rozrachunkowe. W trakcie dopisywania nowego przedziału kont rozrachunkowych program sprawdza, czy dopisywane konta maj w kartotece FK_KS salda. Dla dopisywanych kont majcych salda w FK_KS salda, program tworzy rekord obrotowy z kwot równ saldu. W trakcie skrelania (z istniejcego przedziału kont rozrachunkowych) jaki kont, program usuwa wszystkie dotychczasowe obroty w kartotece FK_ROZR dla skrelanych kont. Kartotek rozrachunków FK_ROZR aktualizuje si (na koniec miesica) biecymi obrotami w opcji "Rozrachunki - Aktualizacja" (patrz wydruk FK7). Utworzon kartotek rozrachunków FK_ROZR mona przeglda na ekranie lub wydrukowa w opcji "Rozrachunki - Przegldanie" (tabulogram FK-8). Sposób wydruku FK-8 mona zmieni, po wybraniu "Rozrachunki-Przegłdanie", klawiszem [F6]. W czasie aktualizacji FK_ROZR powstaje zbiór FK_R_R zawierajcy rozrachunki rozliczone (zamykajce si). W trakcie realizacji procedury "Rozrachunki -Przegldanie" wywietlane jest na ekranie podmenu pozwalajce wybra kartotek rozrachunków z któr bdziemy chcieli dalej pracowa. Oto widok ekranu po wybraniu opcji "Rozrachunki - Przegldanie": Wywietlanie/wyDruk kartoteki rozrachunków ==================================================== Wybierz jedn z proponowanych opcji: ==================================================== Z rozrachunów biecego miesica Z uwzgldnieniem nowego miesica Z rozrachunków poprzednich mies Ze starych rozrach. z napdu A: Ze starych rozrach. z napdu B: Ze starych rozrach. z napdu I: ============================================== Rozrachunki dotycz miesica: [Esc] - powrót do menu głównego Maciej Gabrysiak listopada 2000

12 Trzecia pozycja menu umoliwia dostp do kartotek FK_ROZR za (skopiowane w procedurze "Obroty-Nowy miesic") miesice poprzednie z okresu ostatniego roku. W opcji tej program pyta o nr miesica z którym dalej bdziemy chcieli pracowa. Podajc zero w numerze miesica moemy wybra aktualny (ostatni) zbiór FK_ROZR. Pierwsza i druga pozycja dotyczy roboczej kartoteki rozrachunków (R_AKT) tworzonej w trakcie wykonywania tej procedury. Program do zbioru rozrachunków na koniec poprzedniego miesica (FK_ROZR) dopisuje wybrany zakres kont rozrachunkowych. W pierwszej pozycji dopisuje tylko ze zbioru obrotów biecych FKOBROTY, a w drugiej pozycji dopisuje obroty biece (FKOBROTY) i obroty nowego miesica FKOBR_NEW. Opisany sposób tworzenia roboczej kartoteki rozrachunków (R_AKT) wyjania dlaczego nie mona wybiera pierwszej i drugiej pozycji podmenu opcji "Rozrachunki - Przegldanie" zaraz po wykonaniu procedury "Rozrachunki - Aktualizacja", a przed zrobieniem procedury "Obroty - Nowy miesic". Otó po wykonaniu aktualizacji rozrachunków biece obroty ju zostały uwzgldnione, a wybranie pierwszej lub drugiej pozycji podmenu w/w powoduje powtórne dopisanie obrotów biecych. Rozrachunki rozliczone mona przejrze na monitorze lub wydrukowa je (tabulogram FK-9) w opcji "Rozrachunki - Rozliczone" lub "Rozrachunki - Nieterminowe". W trakcie realizacji procedury "Rozrachunki -Nieterminowe" z rozrachunków rozliczonych (zamykajcych si w ramach konta i nr faktury) wybierane s te pozycje dla których zapłata jest spóniona w stosunku do wprowadzonego terminu płatnoci. Przy analizie daty zapłaty z terminem płatnoci dla rozrachunków rozliczonych przyjto, e przy kilku ksigowaniach na ten sam nr faktury, ilo dni opónienia liczona jest dla przypadku najbardziej skrajnego (najpóniejsza zapłata, najwcze- niejsza data faktury). Działania uzupełniajce (na kartotece rozrachunkowej) w stosunku do programu podstawowego spełnia program ROZR_W. Umoliwia on wydrukowanie wezwania do zapłaty, wezwania do potwierdzenia sald, czy noty odsetkowej za nieterminowe zapłaty. Oto przykładowe menu programu: (C) "MaGaBit" tel ========================================== Rozrachunki - Wezwania, odsetki w ========================================== Wezwania Odsetki Inne Numery faktur Daty zapłaty Gdzie drukowa Jak rozrónia Odbiorcy kart. Tre operacji Indeksowanie Ustalenie jak rozrónia faktury od zapłat W sytuacjach, gdy w kartotece rozrachunkowej FK_ROZR istniej obroty, które nie bilansuj sie z powodu błdnie wprowadzonego nr faktury (np. jedna kwota przelewu za kilka faktur) mona wykorzysta dołczony do systemu Finansowo-Ksigowego program "ROZR_W.EXE", który umoliwia w prosty sposób zmian dowolnego numeru faktury na dowolny inny. Moe si zdarzy, e dla potrzeb zbilansowania zapłat z Maciej Gabrysiak listopada 2000

13 fakturami zmieniamy istniejcy poprawny nr faktury na np nr przelewu. W takiej sytuacji program zapamituje pierwotny nr faktury (dokumentu ródłowego) w polu "stary nr faktury". Po uruchomieniu programu ROZR_W, aby zmienia nr faktur w kartotece rozrachunków naley wybra procedur "Inne-Nr faktur". Program ROZR_W w opcji "Wezwania-Przegldanie rozr." pozwala wydrukowa wezwania do zapłaty dla wybranych kont rozrachunkowych, a w opcji "Wezwania-Sald potwierdzenie" wezwania do potwierdzenia sald. Natomiast procedur "Odsetki-Liczenie odset." moemy dla wybranych kont rozrachunkowych wydrukowa noty odsetkowe. Zarówno wezwania do zapłaty jak i noty odsetkowe drukowane s z pozycji oznaczonych w trakcie wprowadzania polece ksigowania jako Nalenoci. Istotne znaczenie bdzie miała równie data/termin płatnoci. W obu w/w przypadkach program proponuje nam na podstawie wybranej kartoteki rozrachunków jaki pierowzór, który moemy przed wydrukiem zmieni, poprawiajc wczeniejsze błdne wprowadzenie np daty płatnoci lub oznaczenia Zobowizanie/Naleno. Procedur "Wezwania-Zadłuenia przeter." mona wydrukowa zestawienie kwot nalenoci przeterminowanych z podziałem na ilo dni opónienia (patrz wydruk ZADL). W opcji "Odsetki-Tablica odsetek" moemy sprawdzi i ewentualnie zmieni stop procentow do wyliczenia odsetek. Jeli chcemy doda nowy okres obowizywania nowej stopy procentowej, to naciskamy [Ctrl-F5] i ustalamy dat od kiedy ma obowizywa nowa stawka jak i sam stawk. Powinnimy take skorygowa dat do kiedy obowizywała poprzednia stawka. Oto menu dla operacji zwizanych z bilansem zamknicia i łczeniem zbiorów: -(C) "MaGaBit"--- =========================================== -tel.(29) System Finansowo-Ksigowy (w.00/02) =========================================== Obroty Stany Rozrachunki Bilans Inne Bilans Korekta B.O. Wyzerowanie Zmiana nazwy Dołczanie Tekstowy Łczenie 1. Obroty z. 2. Obroty z. 3. Obroty z. ROB/Łczenie Otwarcia B Bilans zamknicia kartoteki stanów FK_KS Przy tworzeniu bilansu zamknicia (opcja "Bilans - Bilans") mona posłuy si zbiorem PARAM zawierajacym przedziały kont z których ewantualne saldo, nasumowane z kartoteki sald i obrotów, jest ksigowane na podane konto wynikowe, a wszystkie konta wewnatrz przedziału s zerowane. Zbiór ten jest tworzony przez autora (pod potrzeby uytkownika) przy wdraaniu systemu. Maciej Gabrysiak listopada 2000

14 Ewentualne zmiany zbioru PARAM.DBF w trakcie eksploatacji wykonuje uytkownik sam na własn odpowiedzialno za pomoca komend dbase III Plus. Naley zwróci uwag, aby ssiednie przedziały kont nie zachodziły na siebie, oraz aby konto pocztkowe było mniejsze od kocowego. W czasie tworzenia bilansu zamknicia (bdcego jednoczenie bilansem otwarcia na nowy rok) zerowane s kwoty obrotów miesicznych Wn i Ma oraz wyliczane jest saldo konta (o ile nie jest to konto wewnatrz przedziału kont ze zbioru PARAM), które stanowi kwot bilansu otwarcia na nowy rok. Jeli nie chcemy aby program dla jakiego konta (przedziału kont) zerował obroty narastajace, to moemy je umieci w zbiorze POMIN.DBF. Standardowo zbiór POMIN jest pusty. Bilans otwarcia z kartoteki FK_KS mona wydrukowa procedur "Bilans - Otwarcia B." patrz wydruk FK-14. Przy korekcie bilansu otwarcia naley po zakoczeniu jakiego miesica wykona nastpujce czynnoci: 1. Skopiowa aktualn kartotek FK_KS ("Stany - Kopiowanie") 2. Wprowadzi do biecych obrotów tylko polecenia korygujce BO 3. Utworzy kartotek FK_KS z zerowymi stanami ("Bilans - Wyzerowanie") 4. Zaktualizowa obrotami korygujcymi biec kartotek FK_ROZR i utworzon w punkcie 3 kartotek FK_KS ("Rozrachunki - Aktualizacja" i "Stany - Aktualizacja") 5. Na kartotece FK_KS z punktu 4 wykona "Bilans-Bilans" (bilans zamknicia) 6. Zmieni nazw FK_KS z punktu 5 na KFK_KS ("Bilans - Zmiana nazwy") 7. Odtworzy kartotek FK_KS z punktu 1 w której ma by korygowany B.O. ("Stany - Odtworzenie") 8. Wykona program korygujcy FK_KS zbiorem KFK_KS ("Bilans - Korekta B.O.") 9. Wykona procedur "Obroty - Nowy miesic" jako nr miesica podajemy "13" W systemie przewidziano dołczanie zbiorów (OBR_ZEWN.DBF lub FKOBROTY.TXT) zawierajcego polecenia ksigowania utworzone w innych systemach (opcja "Bilans - Dołczanie" lub "Bilans - Tekstowy"). Zbiór obrotów zewntrznych (.DBF) musi mie identyczn struktur jak opisany wczeniej zbiór FKOBROTY.DBF, a zbiór FKOBROTY.TXT musi by zbiorem tekstowym o polach takich samych jak FKOBROTY, a rozdzielonych zgodnie z opisem jednej z komend jzyka dbase III Plus - "APPEND FROM.. DELIMITED" Podobnie opcje "Bilans-Łczenie", "Bilans-1.Obroty z.", "Bilans-2.Obroty z." oraz "Bilans-3.Obroty z." umoliwiaj dołczenie zbioru obrotów zwentrznych (.DBF) z wybranego katalogu na twardym dysku lub napedu dyskietek A: lub B:. Okrelenie "drogi do zbioru" jak i nazw dołczanych w poszczególnych procedurach zbiorów zewntrznych dokonuje si w opcji "Inne-Parametry". Opcja "Bilans- ROB\Łczenie" umoliwia dołczenie zbioru FKOBROTY.DBF z podkatalogu ROB katalogu w którym zainstalowany jest system Finansowo-Ksigowy. Ostatni przypadek łczenia ("Bilans - ROB\Łczenie) wykorzystywany jest przy korzystaniu z programu rozliczajcego koszty. W trakcie dołczania obrotów sprawdzany jest numer polecenia ksigowania, czy nie pokrywa si z ju istniejcym w dotychczasowym zbiorze FOBROTY.DBF i FKOBROTY.DBF. W przypadku zdublowania polece ksigowania mona albo polecenie o powtarzajcym si numerze pomin, albo dołczy je pod nowym numerem polecenia. Dołczane obroty aktualizuj na bieco kartotek KS_AKT podobnie jak w trakcie normalnego wprowadzania obrotów. Oto podmenu "Inne" umoliwiajce midzy innymi ustawienie lub zmian hasła dostpu do systemu Finansowo-Ksigowego : Maciej Gabrysiak listopada 2000

15 -(C) "MaGaBit"--- =========================================== -tel.(29) System Finansowo-Ksigowy (w.00/02) =========================================== Obroty Stany Rozrachunki Bilans Inne Ustalenie daty Faktura / Płat Tre Opis systemu Informacje Parametry Klawisze funk. Gdzie drukowa Nasumowanie Zakł.plan kont Hasło dostpu Stare-indeks Ustalenie czy wydruki kierowa na drukark, czy zapisywa do zbioru na dysku W procedurze "Inne - Gdzie drukowa" ustawiana jest zmienna Z_TEXT. W przypadku gdy zmienna Z_TEXT ma warto ".T.", wtedy wszystkie wydruki zapisywane s do zbiorów tekstowych w podkatalogu "WYDRUKI". Poszczególne tabulogramy zapisywane s pod nazwami bdcymi symbolami tych wydruków np. tabulogram FK-10 zostanie zapisany do zbioru FK-10.TXT. Wydruki zapisane do zbioru mona za pomoc polecenia systemu operacyjnego ("Print" w DOS-ie, COPY *.TXT >LPT1 w Win95) drukowa w tle, tzn. zleci wydruk za pomoc polecenia np. PRINT FK-10.TXT i w czasie kiedy system operacyjny drukuje mona wykonywa inne czynnoci na komputerze. W przypadku, gdy zmienna Z_TEXT ustawiona jest na "N" (Nie) lub ".F." (Fałsz), wydruki kierowane s bezporednio na drukark. Podkatalogi "WYDRUKI" oraz "ROB" musz si znajdowa w tym samym katalogu w którym zainstalowany jest system Finansowo-Ksigowy. Podkatalog "ROB" przeznaczony jest na zbiory robocze wykorzystywane chwilowo przez system Finansowo-Ksigowy. Do rozliczania kosztów słuy dodatkowy program FK-RK.EXE. Oto przykładowy widok ekranu: (C) "MaGaBit" tel =========================================== System F-K, rozliczenie kosztów (w.6) =========================================== Zbiór 1 Zbiór 2 Zbiór 3 Dopisywanie Skrelenie Zmiany Na konta Według wska. Rozliczenie Indeksowanie Dopisanie nowego rekordu do zbioru FK_KOSZ i uzupełniajcych rekordów FK_KONT Maciej Gabrysiak listopada 2000

16 W programie mamy moliwo zdefiniowania trzech niezalenych zestawów parametrów do rozliczania kosztów. Kady zestaw parametrów składa si z trzech powizane ze sob zbiorów: FK_KOSZ1, FK_KONT1 i FK_MODY1, to pierwszy zestaw parametrów (FK_KOSZ2, FK_KONT2 i FK_MODY2 drugi itd). W zbiorze FK_KOSZ zapamitane s konta które naley rozliczy. W FK_KONT konta na które rozliczamy, oraz wska- niki lub symbole kont według których rozliczamy. Ilo kont rozliczanych, jak i kont na które rozliczamy jest praktycznie nieograniczona (ograniczona tylko pojemnoci twardego dysku). W zbiorze FK_MODY pamitane s konta do modyfikacji kwoty do rozliczenia np. gdy rozliczane s odchylenia od cen materiałów lub wyrobów proporcjonalnie do stosunku odchyle do zapasów. W opcji "Zbiór 1" wywołujemy pierwszy zestaw parametrów, w "Zbiór 2" drugi, a w "Zbiór 3" trzeci. Oto przykładowy wygld ekranu po wybraniu procedury "Zbiór 1 - Dopisanie" : Dopisywanie rekordu do zbioru FK_KOSZ1 i uzupełniajcych rekordów FK_KONT1 Konto rozliczane w kolejnoci ( 0 - pierwszej, 1 - drugiej, itd. do 99 ) : 1 Podaj symbol rozliczanego konta: 521-1XX-XXX Symbol rozliczanego pola: RN Procent rozliczanej kwoty: Czy rozlicza wg wskaników (T/N): T Tre operacji ksigowej : Rozlicz XX Rozliczy: 0 Rozliczenie ksigowa po stronie (1-Wn, 2-Ma, 0-nie ksigowa rozliczenia) : 2 Czy modyfikowa kwot do rozliczenia: F Podstawa : 0 Symbol rozliczanego pola moe przyjmowa wartoci: WM dla rozliczenia wg zgromadzonej w FK_KS kwoty Winien za miesic MM dla rozliczenia wg zgromadzonej w FK_KS kwoty Ma za miesic WN dla rozliczenia wg zgromadzonej w FK_KS kwoty Winien narastajco od B.O. MN dla rozliczenia wg zgromadzonej w FK_KS kwoty Ma narastajco od B.O. RM dla rozliczenia wg zgromadzonej w FK_KS rónicy (Wn - Ma) miesicznie RN dla rozliczenia wg zgromadzonej w FK_KS rónicy (Wn - Ma) narastajco od BO SK dla rozliczenia stałej kwoty do wysokoci salda w FK_KS (RM lub RN) Po wprowadzeniu pogrubionych danych pojawi si nastpny ekran: Dopisywanie rekordu do zbioru FK_KOSZ1 i uzupełniajcych rekordów FK_KONT1 Konto rozliczane w kolejnoci ( 0 - pierwszej, 1 - drugiej, itd. do 99 ) : 1 Podaj symbol rozliczanego konta: 521-1XX-XXX Symbol rozliczanego pola: RN Procent rozliczanej kwoty: Czy rozlicza wg wskaników (T/N): T Tre operacji ksigowej : Rozlicz XX Rozliczy: 0 Rozliczenie ksigowa po stronie (1-Wn, 2-Ma, 0-nie ksigowa rozliczenia) : 2 Czy modyfikowa kwot do rozliczenia: F Podstawa : 0 na konto strona znak wg konta symbolu wskanika RN RN RN RN RN RN RN RN [Esc] aby zakoczy [Ctrl-W] - poprzednie konto [PgUp] - poprzedni rekord Maciej Gabrysiak listopada 2000

17 W symbolu konta rozliczanego i konta wg którego rozliczamy, moemy uy "X" od jakiej pozycji konta do koca dla oznaczenia, e dotyczy to wszystkich kont analitycznych, dla których pocztkowy symbol jest identyczny z podanym. Na podstawie takich przykładowych parametrów zapamitanych w zbiorach FK_KOSZ1 i FK_KONT1 program wywoływany procedur "Zbiór 1 - Rozliczenie" utworzy, o ile saldo obrotów narastajcych aktualnej kartoteki KS_AKT dla wszystkich kont analitycznych 5211XXXXX znajduje si warto róna od zera, sze pozycji polecenia ksigowania o zadanym numerze w zbiorze ROB\FKOBROTY.DBF. W pierwszej pozycji bdzie konto Ma z kwot "YY" wynikajc z salda pól ("Kwota obrotów narastajcych Wn" - "Kwota obrotów narastajcych Ma") aktualnej kartoteki KS_AKT dla kont od do 5211zzzzz. W drugiej pozycji bdzie konto Wn z kwot wyliczon ze wzoru: YY * (120/( )) W trzeciej pozycji bdzie konto Wn z kwot wyliczon ze wzoru: YY * (350/( )) W czwartej pozycji bdzie konto Wn z kwot wyliczon ze wzoru: YY * (25/( )) W pitej pozycji bdzie konto Ma z kwot wyliczon ze wzoru: -(YY * (213/( ))) W szóstej pozycji bdzie konto Wn z kwot wyliczon ze wzoru: YY * (96/( )) Zamiast konkretnych wskaników w naszym przykładzie moglibymy posłuy si np. analityk kont sprzeday (lub kosztu własnego sprzeday), o ile tylko nasza analityka sprzeday odzwierciedla sposób rozliczenia naszych przykładowych kosztów wydziałowych. W takim przypadku wartoci poszczególnych wskaników według których program rozliczyłby nam koszty wydziałowe, zaleałyby od aktualnych stanów w kartotece KS_AKT i raz przygotowane parametry nie trzebaby zmienia (chyba, e pojawiłyby si nowe miejsca powstawania kosztów). Jeli kosztów wydziałowych w danym miesicu nie poniesionoby, to kwota do rozliczenia byłaby równa zeru i program sam pominby tak pozycj. Jeeli w koncie rozliczanym uywamy symbolu"x", to w poleceniu ksigowania powstajcym w wyniku rozliczenia "X" zastpowany jest przez "9". Dla kont rozliczanych w pierwszej kolejnoci, rozliczaniu podlega kwota tylko z KS_AKT, w drugiej kolejnoci rozliczeniu podlega kwota z KS_AKT i kwoty rozliczone na dane konto w kolejnoci pierwszej, w trzeciej kolejnoci rozliczane s konta według kwot z KS_AKT i kwot z rozliczenia w kolejnoci pierwszej i drugiej, itd. W przypadku odpowiedzi "N" na pytanie "Czy rozlicza wg wskaników (T/N):" dla naszego przykładowego konta 5211XXXXX powstałoby dziewi pozycji polecenia ksigowania z kwot YY. We wszystkich pozycjach w polu "Tre" byłaby wpisana tre podana w odpowiedzi na pytanie "Tre operacji ksigowej :" W opcji "Zbiór 1 - Skrelenie" moemy skreli rekord ze zbioru FK_KOSZ i odpowiednie rekordy z FK_KONT (FK_MODY), a procedur "Zbiór 1 - Zmiany" zmieni dowolny rekord zbioru FK_KOSZ wraz z odpowiadajcymi rekordami z FK_KONT. W procedurze "Zbiór 1 - Na konta" mamy moliwo zmiany w zbiorze FK_KONT kont na które rozliczamy i wskaników wg których rozliczamy (albo kont bdcych podstaw wyliczenia wskaników), dla wybranych z FK_KOSZ kont rozliczanych. W opcji "Zbiór 1 - Według wska." moemy zmienia tylko same wskaniki w zbiorze FK_KONT dla wybranych kont rozliczanych ze zbioru FK_KOSZ, które maj ustawione pole "Czy według wskaników". Maciej Gabrysiak listopada 2000

18 W czasie realizacji procedury "Zbiór 1 - Rozliczenie" na podstawie wszystkich kont rozliczanych (rekordów zbioru FK_KOSZ) i wszystkich pozycji kont na które rozliczamy (rekordy FK_KONT) tworzone s kolejne pozycje polecenia ksigowania o numerze zadanym i zapisywane do zbioru ROB\FKOBROTY.DBF. Zbiór ROB\FKOBROTY mona dołczy do biecego zbioru obrotowego FKOBROTY w opcji "Bilans - ROB\Łczanie". Rekordy zbioru FK_KOSZ posiadaj nastpujc stuktur: Lp Zawarto pola wielko pola Konto rozliczane 11 znaków 2 Procent rozliczanej kwoty 5 bajtów (999.9) 3 Strona (1-Wn, 2-Ma) 1 cyfra 4 Symbol rozliczanego pola 2 znaki 5 Czy konto rozliczane wskanikami 1 bajt typu "Logiczny" 6 Kolejno rozliczania 2 cyfry 7 Tre operacji ksigowej 16 znaków 8 Robocze na kwot rozliczan 14 bajtów postaci " " 9 Robocze na kwot podstawy rozbicia 14 bajtów postaci " " 10 Czy kwota rozliczana modyfikowana 1 bajt typu "Logiczny" Razem: 67 bajtów (plus 1 bajt) Zbiór FK_KOSZ i FK_KONT indeksowane s według kolejnoci rozliczania i konta rozliczanego (FK_KOSZ.CDX, FK_KONT.CDX). W trakcie procedury "Zbiór n - Rozliczanie" zbiór FK_KONT porzdkowany jest, w ramach kolejnoci i konta rozliczanego, dodatkowo wg konta na które rozliczamy. A oto struktura zbioru FK_KONT : Lp Zawarto pola wielko pola Kolejno rozliczania 2 cyfry 2 Konto rozliczane 11 znaków 3 Konto na które rozliczamy 11 znaków 4 Strona (1-Wn, 2-Ma) 1 cyfra 5 Znak kwoty (+,-) 1 znak 6 Konto podstawy do rozliczenia 11 znaków 7 Symbol pola dla postawy 2 znaki 8 Warto wskanika do rozliczenia 14 bajtów postaci " " Razem: 53 bajty (plus 1 bajt) Autor zaleca regularne kopiowanie kartotek: KS_AKT i FK_KS (opcja "Stany - Kopiowanie") i FK_ROZR (procedura "Rozrachunki - Kopiowanie") na dyskietki, po kadej aktualizacji obrotami, oraz kopiowanie zbiorów obrotowych zwizanych z dan aktualizacj (procedura "Obroty - Kopiowanie"). Kartotek stanów i obrotów KS_AKT i FK_KS naley równie kopiowa po dopisywaniu nazw kont w procedurze "Stany - Nazwy" zwłaszcza, gdy dopisywanych czy zmienianych nazw kont było duo. Kartotek rozrachunków FK_ROZR naley kopiowa take po zmianach nr faktur programem "ROZR_W.EXE" lub zmianach zakresu kont rozrachunkowych (opcje "Rozrachunki - Dopisywanie" i "Rozrachunki - Skrelenie"). Posiadanie aktualnych i poprzednich kopii kartotek i zbiorów obrotowych pozwoli w sytuacjach wyjtkowych, np. po wyłczeniu napicia zasilajcego w trakcie aktualizacji kartoteki obrotami, odtworzenie z dyskietki ostatniej poprawnej wersji kartoteki lub zbiorów obrotowych i powtórzenie poprawne ostatnio wykonywanych czynnoci. Kartoteki kopiowane s ze swoimi zbiorami "nagłówkowymi" odpowiednio FK_KS.MEM i FK_ROZR.MEM. W czasie odtwarzania kartotek z dyskietek (opcje "Stany - Odtwarzanie" i "Rozrachunki - Odtwarzanie") odtwarzane s równie odpowiednie zbiory "nagłówkowe", oraz odtwarzane s zbiory indeksowe. Maciej Gabrysiak listopada 2000

19 Wygodniej zamiast kopiowania w systemie Finansowo-Ksigowym moemy robi archiwowanie (pakowanie) zbiorów wybierajc odpowiedni pozycj z proponowanego menu "batch-owego". Przez archiwowanie mamy mniej czynnoci do wykonania i zbiory s pakowane, tzn. zajmuj znaczco mniej miejsca na dyskietce w stosunku do kopiowania w systemie FK. Maciej Gabrysiak listopada 2000