Opis systemu "Gospodarka materiałowa" I. Wprowadzenie

Transkrypt

1 Opis systemu "Gospodarka materiałowa" I. Wprowadzenie Niniejszy system "Gospodarki materiałowej" opracowany został w firmie Usług Komputerowych "MaGaBit" prowadzonej przez Macieja Gabrysiaka Ostrołęka ul. Grota- Roweckiego 6/4. Przeznaczony jest do eksploatacji na komputerach kompatybilnych z IBM PC/XT lub AT z pamięcią operacyjną co najmniej 640 KB i wyposaŝonych w dysk twardy 20 MB (lub większy), oraz 1 lub dwa napędy dyskietek 5,25" i drukarkę z moŝliwością wydruku 132 znaki w wierszu. Pojemność dysku twardego narzuca ograniczenia na liczbę księgowanych dokumentów obrotowych. Dla większości firm małych i średnich (zatrudniających do 2000 osób) nie stanowi to problemu. System napisany został w języku Clipper. Programy systemu "Gm" projektowane były pod potrzeby dowolnego przedsiębiorstwa przemysłowego lub budowlanego w sposób umoŝliwiający dość łatwą adaptację do indywidualnych potrzeb danego przedsiębiorstwa. Funkcje wykonywane przez ten system "Gospodarki materiałowej" : 1. Ewidencja ilościowa dokumentów obrotu materiałowego na kartotekach magazynowych. 2. Prowadzenie kartoteki stanów ilościowych na poszczególnych indeksach materiałów na bieŝąco aktualizowanych po kaŝdym wprowadzonym dokumencie obrotowym. 3. Wycena dokumentów obrotowych w cenach ewidencyjnych albo średniowaŝonych. 4. Wyświetlenie lub wydruk zestawienia stanów i obrotów w dowolnym magazynie. 5. Utworzenie z dokumentów obrotowych kompletnego polecenia księgowania do systemu Finasowo-Księgowego. 6. Wyświetlenie lub wydruk zestawienia (rozdzielnika) kosztów bezpośrednich dla wewnątrzzakładowych uzgodnień. 7. Analiza przychodów z zakupu (Pz-ów) z fakturami z moŝliwością wyliczenia i księgowania odchyleń. 8. Wyświetlenie lub wydruk zestawienia zuŝycia materiałów wg wydziałów i zleceń produkcyjnych. 9. Wyświetlenie lub wydruk zestawienia pod sprawozdania G11 i G Wyświetlenie lub wydruk róŝnic inwentaryzacyjnych (róŝnice pomiędzy wprowadzonymi stanami z Arkuszy Spisu z Natury, a stanami ewidencyjnymi). 11. Aktualizacja i wydruk kartoteki Przedmiotów Nietrwałych w UŜytkowaniu. W zaleŝności od potrzeb w uzgodnieniu z firmą "MaGaBit" istnieje moŝliwość rozszerzenia wymienionych funkcji na inne moŝliwe do uzyskania z wprowadzonych danych. System "Gospodarki materiałowej" składa się z dwóch odrębnych programów: "MP" - Materiałówka część Podstawowa i "MR" - Materiałówka Reszta. "MR" zawiera opcje rzadziej uŝywane, dlatego wyodrębniono je w celu uzyskania lepszej przejrzystości części podstawowej, oraz aby móc wykorzystać maksymalnie pamięć operacyjną komputera do manipulacji na danych. W "MR" znajduje się część instalacyjna programu, w której uŝytkownik systemu, odpowiednio do swoich potrzeb ustala parametry m.in. takie jak: dopuszczalne magazyny, jednostki miary, wyróŝniki wyodrębnionych grup materiałów. Zbiory instalacyjne moŝna dowolnie modyfikować z zaleŝności od bieŝących potrzeb (np. utworzyć nowy magazyn, nowy dokument, nową komórkę organizacyjną itp.) poprzez uruchomienie w programie "MR" procedury instalacyjnej. Maciej Gabrysiak września 1991

2 Praca w systemie " GM " polega na wybieraniu (odpowiednich do zamierzonych działań) opcji proponowanych przez poszczególne programy. Podstawą wykorzystania systemu jest umiejętność porusznia się po "oknach" proponowanych w menu. Generalną zasadą jest podświetlenie Ŝądanej opcji za pomocą klawiszy strzałek, a następnie jej uaktywnianie poprzez wciśnięcie klawisza "Enter" (lub Return - w zaleŝności od oznaczenia na klawiaturze). Wciśnięcie klawisza "Esc" powoduje powrót do menu wyŝszego poziomu lub do systemu operacyjnego DOS-u (wyjście z programu). Wyboru moŝna równieŝ dokonać w sposób uproszczony. Polega on na wciśnięciu klawisza odpowiadającego pierwszemu znakowi w nazwie Ŝądanej opcji. Ten sposób wyboru uŝytkownik zaczyna stosować samorzutnie po pewnym czasie współpracy z systemem w momencie, kiedy nie jest mu juŝ potrzebny komentarz wyjaśniający działanie danej opcji. Komentarz (skrócony opis procedury) pojawiaja się zawsze u dołu ekranu w przypadku wyboru dokonywanego przy pomocy klawiszy strzałek i potwierdzania go klawiszem "Enter" ("Return"). Uwaga: W dalszej części opisu określenia opcja i procedura uŝywane są zamiennie, podobnie jak określenia zbiór i kartoteka, albo pozycja kartoteki i rekord zbioru. Program "MP" jest gotów do pracy (menu główne) po następującym zgłoszeniu na ekranie monitora : (C) "MaGaBit" Gospodarka materiałowa (w. 91/05) Obroty Kartoteka Magazyn Spis Inne Wyboru moŝna dokonać naciskając pierwszą literę Ŝądanej opcji, albo przez ustawienie klawiszami: -> <- i naciśnięcie "Enter" Powrót do DOS-u, oraz z podmenu do menu głównego przez klawisz "Esc" Działania ze zbiorami obrotowymi Przesuwając strzałkami aktualnie podświetloną opcję na dole pojawią się następujące komunikaty związane z menu głównym: Obroty -----> Działania ze zbiorami obrotowymi Kartoteka -----> Działania na kartotece indeksowo-stanowej Magazyn -----> Działania na kartotece magazynowej (M_STANY) Spis -----> Inwentaryzacja stanów magazynowych Inne -----> Pozostałe działania A oto przykładowy widok ekranu monitora z podmenu "Obroty" Maciej Gabrysiak września 1991

3 (C) "MaGaBit" Gospodarka materiałowa (w. 91/05) Obroty Kartoteka Magazyn Spis Inne Wprowadzanie Przeglądanie Zmiany Sprawdzanie Kopiowanie Odtwarzanie Indeksowanie Drukowanie Nowy miesiąc x Stare obr Wprowadzanie dokumentów obrotowych z wybranego magazynu Przesuwając strzałkami (do góry lub na dół) aktualnie podświetloną opcję na dole ekranu pojawią się następujące komunikaty związane z tym podmenu: Wprowadzanie -> Wprowadzanie dokumentów obrotowych z wybranego magazynu Przeglądanie -> Przeglądanie dokumentów obrotowych Zmiany -> Zmiany dokumentów obrotowych Sprawdzanie -> Sprawdzenie stanów aktualizowanych na bieŝąco oraz wpr.dokumen. Kopiowanie -> Kopiowanie zbioru obrotowego (M_OBROTY) na dyskietkę Odtwarzanie -> Odtwarzanie z dyskietki na dysk twardy zbioru obrot. (M_OBROTY) Indeksowanie -> Indeksowanie zbioru obrotowego (M_OBROTY) Drukowanie -> Drukowanie zbioru obrotowego M_OBROTY Nowy miesiąc -> Przygotowanie zbiorów obrotowych pod nowy miesiąc x Stare obr. -> Przeglądanie starych dokumentów obrotowych II. Instalacja Na etapie wdraŝania naleŝy zaktualizować zbiory (kartoteki) M_INSTAL.DBF, M_DOKUM.DBF, M_WYDZIA.DBF i M_DEKRET.DBF. Zbiory te słuŝą do kontrolowania poprawności wprowadzanych danych, oraz M_DEKRET dodatkowo do tworzenia zbiorów roboczych dla utworzenia polecenia księgowania do systemu Finansowo-Księgowego. II/A. Instalacja zbioru M_INSTAL W zbiorze M_INSTAL.DBF muszą się znajdować rekordy (pozycje kartoteki z symbolami i nazwami) dla wszystkich nagazynów, dla których będziemy wprowadzali dokumenty obrotowe. W zbiorze M_INSTAL znajdują się równieŝ symbole i nazwy jednostek miar dopuszczonych do uŝycia w systemie "Gm", oraz symbole dla wyróŝnienia wyodrębnionych grup materiałów. Maciej Gabrysiak września 1991

4 Zbiór M_INSTAL.DBF jest indeksowany (ułoŝony) jednostkami miary, magazynami i wyróŝnikami narastająco wg ich symboli. Zbiór indeksujący (tzn. określający kolejność dostępu do poszczególnych rekordów zbioru) nazywa się M_INSTAL.NTX Rekordy bazy danych M_INSTAL.DBF mają następującą strukturę: Zawartość pola wielkość pola Ozn. co zacz 1 znak Symbol 4 znaki Nazwa 20 znaków Pole "Oznaczenie co zacz" moŝe przyjmować jedynie jedną z następujących liter: "J" - dla jednostek miary, "M" - dla magazynów, "W" - dla wyróŝników materiałów i "B" - dla bezpośrednich uŝytkowników PN (wartowników straŝy przemysłowej). Przykładowo materiały mogą być podzielone na następujące grupy (wyróŝniki materiałów w zbiorze M_INSTAL): CO_ZACZ SYMBOL NAZWA =============-========-======================== W 10 Materiały bezpośred. W 20 Materiały pomocnicze W 25 Przyprawy W 30 Paliwa stałe W 40 Paliwa płynne W 50 Materiały hutnicze W 60 Materiały budowlane W 70 Przedmioty nietrwałe W 71 Umundurowanie straŝy W 75 OdzieŜ robocza W 76 OdzieŜ ochronna W 91 Pozostałe W trakcie dopisywania nowych pozycji (rekordów) do kartoteki stanów aktualnych STAN_AKT (w sytuacji pojawienia się po raz pierwszy w firmie nowych materiałów), w odpowiedzi na pytanie o wyróŝnik materiału moŝna podać tylko jeden z symboli wcześniej zdefiniowanych w zbiorze M_INSTAL. Podobna zasada obowiązuje w odniesieniu do jednostek miar, oraz magazynów przy wprowadzaniu (lub zmianie) do zbioru M_OBROTY dokumentów obrotowych. Firma "MaGaBit" w dostarczanym systemie proponuje przyjęcie następujących symboli dla jednostek miar stosowanych w systemie "Gm": CO_ZACZ SYMBOL NAZWA =============-========-======================== J CM Centymetry J DCM Decymetry J DCM3 Decymetry sześcienne J DKG Dekagramy (1/10 Kg) J KG Kilogramy J KPL Komplety J LITR Litry J M Metry J M2 Metry kwadratowe J M3 Metry sześcienne J PARA Para (dwie sztuki) J SZT Sztuki J T Tona J T.SZ Tysiąc sztuk Maciej Gabrysiak września 1991

5 Uwaga. W symbolach "WyróŜników", jednostek miar, magazynów, oraz wydziałów i rodzajów dokumentów naleŝy zwracać uwagę aby symbole te podawać zgodnie z tym co zdefiniowano w zbiorach instalacyjnych. Podanie małej litery zamiast takiej samej, tyle Ŝe duŝej, zostanie potraktowane jako błąd, podobnie w sytuacji odwrotnej. Aktualnie ustalone w systemie "Gm" grupy materiałów (wyróŝników) moŝna obejrzeć w programie "MR" procedurą "Instalacja-Przeglądanie-3. M_INSTAL-WyróŜniki". Zapis "Instalacja-Przeglądanie-3. M_INSTAL-WyróŜniki" oznacza,ŝe po wystartowaniu programu "MR" z proponowanego menu naleŝy wybrać kolejno następujące opcje: Instalacja, Przeglądanie, 3. M_INSTAL, WyróŜniki. Wyboru moŝna dokonać naciskając kolejno znaki I, P, 3, W, albo podświetlając kolejno odpowiednią opcję za pomocą klawiszy oznaczonych strzałkami i następnie naciskając klawisz "Enter" (na niektórych klawiaturach "Return"). Oto przykładowy widok ekranu po wystartowaniu programu "MR" i wybraniu opcji "Instalacja-Przeglądanie": (C) "MaGaBit" Gospodarka materiałowa (w. 91/04) Zestawienia Kartoteka Instalacja RóŜne Dopisywanie Przeglądanie Zmiany Usuwanie Kopiowanie Odtwarzanie Indeksowanie 1. M_DEKRET Wyjście PRN? 2. M_WYDZIA x Parametry 3. M_INSTAL M_DOKUM Przeglądanie rekordów w jednym ze zbiorów M_DEKRET, M_INSTAL, M_DOKUM, M_WYDZIA UŜytkownik systemu "Gm" moŝe dopisywać swoje nowe symbole magazynów, jednostek miary, wyróŝników materiałów poprzez procedurę "Instalacja-Dopisywanie- 3. M_INSTAL". MoŜe równieŝ zmieniać symbole lub nazwy dla pozycji juŝ istniejących w systemie poprzez opcję "Instalacja-Zmiany-3.M_INSTAL", oraz usuwać (kasować) pozycje spośród juŝ istniejących poprzez procedurę "Instalacja-Usuwanie-3.M_INSTAL". II/B. Instalacja zbioru M_DOKUM W trakcie wdraŝania systemu "Gm" musimy zdefiniować rodzaje dokumentów obrotowych stosowanych w systemie i sposób ich funkcjonowania. SłuŜy do tego kartoteka rodzajów dokumentów M_DOKUM.DBF. W zbiorze M_DOKUM.DBF muszą się znajdować rekordy (pozycje zbioru z symbolami, nazwami i oznaczeniem sposobu aktualizacji kartotek indeksowej, magazynowej i Przedmiotów Nietrwałych) dla wszystkich rodzajów dokumentów, dla których będziemy wprowadzali dokumenty obrotowe. Maciej Gabrysiak września 1991

6 Zbiór M_DOKUM.DBF jest indeksowany (ułoŝony) narastająco wg symboli dokumentów i rodzaju ruchu. Zbiór indeksujący (tzn. określający kolejność dostępu do poszczególnych rekordów zbioru) nazywa się M_DOKUM.NTX Rekordy bazy danych M_DOKUM.DBF mają następującą strukturę: Zawartość pola wielkość pola Symbol dokumentu 3 znaki 2. Rodzaj ruchu 1 znak 3. Nazwa 25 znaków 4. Typ rekordu 1 znak (spośród W/D/M/F) 5. Czy rozchód z kartoteki 1 znak (T/N) 6. Znak rozchodu 1 znak (+/-) 7. Czy przychód do kartoteki 1 znak (T/N) 8. Znak przychodu 1 znak (+/-) 9. Czy zuŝycie do produkcji 1 znak (T/N) 10. Znak zuŝycia 1 znak (+/-) 11. Czy zakup 1 znak (T/N) 12. Znak zakupu 1 znak (+/-) 13. Czy rozchód z kartoteki Przed.Nietr. 1 znak (T/N) 14. Znak rozchodu PN 1 znak (+/-) 15. Czy przychód do kartoteki PN 1 znak (T/N) 16. Znak przychodu PN 1 znak (+/-) 17. Czy aktualizować tylko stan z BO 1 znak (T/N) 18. Czy wyceniać wg ceny z rekordu 1 znak (T/N) Razem : 44 znaki (+ jeden = 45) Pole "Rodzaj ruchu" moŝe być wykorzystane jako rozszerzenie symbolu dokumentu w przypadkach gdy, zaleŝy nam na wyodrębnieniu z danej grupy dokumentów jakiś podgrup np. w celu róŝnego zadekretowania do systemu Finansowo-Księgowego. Pole "Typ rekordu" wykorzystywane jest w systemie między innymi do określenia w trakcie wprowadzania dokumentów obrotowych jakie pola udostępniać do wypełniania np.: - "Typ rekordu" = "W" to wypełniane są pola w zbiorze obrotowym (M_OBROTY): Wydział i stanowisko kosztów pobierającego - "Typ rekordu" = "D" to symbol dostawcy/odbiorcy, nr faktury i cena zakupu lub sprzedaŝy materiału - "Typ rekordu" = "M" słuŝy dla przesunięć międzymagazynowych (wypełniane pole drugiego magazynu) - "Typ rekordu" = "F" - dla faktur (wypełniane pole wartości). Gdy rodzaj dokumentu który pole "Czy aktualizować tylko stan z BO" ma ustawione na "T", to w trakcie aktualizacji kartoteki indeksowej do sprawozdań (M_INDE) takim dokumentem, zmieniany jest jedynie stan końcowy i stan początkowy z BO zgodnie z pozostałymi wartościami pól. Nie zmieniane są w takim wypadku pola M_INDE: Rozchód, Przychód, Zakup i ZuŜycie. Gdy pole "Czy wyceniać wg ceny z rekordu" ustawione jest na "T", to dla wszystkich indeksów, które w polu "Rodzaj ceny" w kartotece indeksowej STAN_AKT mają "S" (wycena wg ceny średniowaŝonej), dokumenty obrotowe wyceniane będą według ceny wprowadzanej w rekordzie. Firma "MaGaBit" w dostarczanym systemie proponuje przyjęcie następujących symboli dla rodzajów dokumentów stosowanych w systemie "Gm": Maciej Gabrysiak września 1991

7 Symbol Rodzaj Typ Czy Czy Czy dokumentu ruchu Nazwa rekordu rozchód przychód zakup itd ==========-=======-===========================-=======-=======-========-=====-=== BO Bilans Otwarcia. Przychód D F T F BOP B.O.Przychód Przedm.Nietr. D F F F BOP 5 B.O.Przychód PN umarz.50% D F F F FF Faktura za materiały F F F F FF D Faktura za mat. w drodze F F F F FF R Faktury za regeneracje F F F F LN Likwidacja PN w UŜytkow. W F F F LN 5 Likwidacja PN umorz.w 50% W F F F MM Przesun.między magazynowe M T T F MM P MM - Programowy Przychód M F T F MM R MM - Programowy Rozchód M T F F OD P Odchylenia od cen Przych. F F F F OD R Odchylenia od cen Rozchód F F F F ODF Róznica PZ-u z fakturą F F F F ODF R Odchylenia na regeneracji F F F F ODW Odchyl.wart.dla ilości=0 F F F F PO Przychód Odpadu W F T F PW Przychód Wewnęt.z produk. W F T F PWI Przychód - nadwyŝka inwen W F T F PZ Przychód z Zewnątrz D F T T PZ R Przychód z regeneracji D F T T RW Rozchód Wewnętrzny mater. W T F F RWI Rozchód ubytek inwentar. W T F F RWP Rozchód Wewn.Przed.Nietr. W T F F RWP 5 RW PNU umarzane w 50% W T F F WZ Wydanie na Zewnątrz D T F F WZ R Wydanie do regeneracji D T F F ZCE Przeszacowanie wart.stanu F F F F ZW Zwrot Wewnęt. z produkcji W T - F F Uwagi: 1. "F" (Fałsz) w odpowiedzi na pytanie czy rozchód, przychód, itd. oznacza to samo co "N" (Nie). 2. Symbole dokumentów "MM", "OD", "ODF" i "ODW" są zarezerwowane przez firmę "MaGaBit" dla realizacji pewnych celów i nie moŝna ich zmieniać. a). "MM" przyjęto dla realizacji przesunięć miedzymagazynowych. Program "MP" w procedurze "Magazyn-Aktualizacja s." z dokumentów o symbolu "MM" tworzy dwa rekordy jeden z rodzajem ruchu "R" dla pierwszego magazynu i drugi z rodzajem ruchu "P" dla drugiego magazynu. b). "OD" zarezerwowano dla dokumentów generowanych przez program "MP" w procedurze "Magazyn-Aktualizacja s.", gdy stosujemy ceny średniowaŝone. W trakcie wyceny kaŝdego dokumentu obrotowego wartość jest zaokrąglana do pełnych złotych, a wartości zaokrągleń są zbierane na magazyn oddzielnie dla przychodów (rodzaj ruchu "P") i oddzielnie dla rozchodów (rodzaj ruchu "R"). c). Rekordy o symbolu dokumentu "ODF" mogą być generowane przez program "MP" w opcji "Inne-Utworzenie" dla róŝnic pomiędzy "Pz-ami" a fakturami. Rekordy z róŝnicami tworzone są tylko wtedy, gdy na dany nr Pz-tu w ramach magazynu występuje jednocześnie faktura i "Pz", oraz gdy firma "MaGaBit" skonfigurowała system w sposób umoŝliwiający tworzenie rekordów "ODF". Chodzi między innymi o symbole dokumentów przyjęte dla oznaczenia faktur i "Pz-tów". Dla prawidłowego naliczania róŝnic pomiedzy fakturami i "Pz-ami" symbole tych dokumentów naleŝy uzgodnić z firmą "MaGaBit". Rodzaj ruchu w dokumentach "ODF" jest wypełniany z "Pz-tów". Maciej Gabrysiak września 1991

8 d). W kartotece stanów magazynach M_STANY, przy stosowaniu cen średniowaŝonych, moŝe się zdaŝyć taka sytuacja, Ŝe przy stanie ilościowym równym zeru, stan wartościowy jest niezerowy. W takich przypadkach generowany jest programowo dokument o symbolu "ODW" z wartością przejętą ze stanu kartotekowego, a stan w M_STANY i M_INDE jest odpowiednio korygowany. Przypadki takie mogą powstać jako konsekwencja stosowania zaokrągleń wartości wycenianych obrotów do pełnych złotych, albo z przesunięć międzymagazynowych w sytuacji istnienia róŝnych cen średniowaŝonych w poszczególnych magazynach. II/C. Instalacja zbioru M WYDZIA W trakcie wdraŝania systemu "Gm" musimy takŝe zdefiniować symbole wydziałów i stanowisk kosztów pobierających materiały z magazynów. SłuŜy do tego kartoteka M_WYDZIA.DBF. W zbiorze M_WYDZIA.DBF muszą się znajdować rekordy (pozycje zbioru z symbolami i nazwami) dla wszystkich wydziałów (i stanowisk kosztów) pobierających, dla których będziemy wprowadzali dokumenty obrotowe. Zbiór M_WYDZIA.DBF jest indeksowany (ułoŝony) narastająco wg symboli wydziałów i stanowisk kosztów. Zbiór indeksujący (tzn. określający kolejność dostępu do poszczególnych rekordów zbioru) nazywa się M_WYDZIA.NTX Rekordy bazy danych M_WYDZIA.DBF mają następującą strukturę: Zawartość pola wielkość pola Symbol wydziału 3 znaki 2. Stanowisko kosztów 2 znak 3. Nazwa 25 znaków II/D. Instalacja zbioru M DEKRET W trakcie wdraŝania systemu "Gm" musimy takŝe zdefiniować kartotekę M_DEKRET.DBF. W zbiorze M_DEKRET.DBF muszą się znajdować rekordy z kombinacją magazynów, symboli dokumentów wraz z rodzajem ruchu, wydziałów i stanowisk kosztów, oraz wyróŝników materiałów, dla których chcemy wprowadzać dokumenty obrotowe. Zbiór M_DEKRET wykorzystywany jest w trakcie wprowadzania lub zmiany dokumentów obrotowych do bieŝącej kontroli poprawności wprowadzanych symboli. Istnieje moŝliwość aktualizacji M_DEKRET (dopisywania nowych pozycji) bezpośrednio w trakcie wprowadzania/zmiany obrotów. W programie "MP" w procedurze "Obroty-Wprowadanie" lub "Obroty-Zmiany", jeśli pojawi się nowa kombinacja: magazynów, symboli dokumentów wraz z rodzajem ruchu, wydziałów z stanowiskiem kosztów, to program pyta czy chcemy dopisać nowy rekord do M_DEKRET, czy teŝ chcemy przejrzeć istniejące pozycje lub poprawić błędnie wprowadzone dane. Dopisanie nowego rekordu do zbioru M_DEKRET jest moŝliwe, gdy podane magazyny znajdują się w M_INSTAL, podane symbole dokumentu mieszczą się w M_DOKUM, oraz wprowadzane wydziały wraz z stanowiskiem kosztów wchodzą w skład M_WYDZIA, w przeciwnym wypadku trzeba najpierw uzupełnić odpowiedni zbiór (M_INSTAL, M_DOKUM lub M_WYDZIA). Maciej Gabrysiak września 1991

9 Firma "MaGaBit" zaleca tworzenie zbioru M_DEKRET w sposób półautomatyczny (opisany wyŝej) jako nie zaśmiecający kartoteki M_DEKRET rekordami zbędnymi. W takim wypadku przed tworzeniem zbiorów do polecenia księgowania trzeba poprzez program "MR" opcja "Instalacja-Zmiany-1.M_DEKRET" uzupełnić symbole kont księgowych. Zbiór M_DEKRET.DBF jest indeksowany (ułoŝony) narastająco wg magazynów, symboli dokumentów, rodzaju ruchu, wydziałów i stanowisk kosztów, oraz wyróŝników materiałów. Zbiór indeksujący (tzn. określający kolejność dostępu do poszczególnych rekordów zbioru) nazywa się M_DEKRET.NTX Rekordy bazy danych M_DEKRET.DBF mają następującą strukturę: Zawartość pola wielkość pola Magazyn 3 znaki 2. Symbol dokumentu 3 znaki 3. Rodzaj ruchu 1 znak 4. Symbol wydziału 3 znaki 5. Stanowisko kosztów 2 znaki 6. Wyróznik materiału 3 znaki 7. Konto 1 Wn 9 znaków 8. Znak konta 1 Wn 1 znak (+/-) 9. Konto 1 Ma 9 znaków 10. Znak konta 1 Ma 1 znak (+/-) 11. Konto 2 Wn 9 znaków 12. Znak konta 2 Wn 1 znak (+/-) 13. Konto 2 Ma 9 znaków 14. Znak konta 2 Ma 1 znak (+/-) 15. Konto 3 Wn 9 znaków 16. Znak konta 3 Wn 1 znak (+/-) 17. Konto 3 Ma 9 znaków 18. Znak konta 3 Ma 1 znak (+/-) Razem : 75 znaków (+ jeden bajt = 76) Uwagi: 1. W trakcie tworzenia zbiorów roboczych do polecenia księgowania, program "MP" procedura "Inne-Utworzenie" sprawdza kaŝdy rekord obrotowy konfrontując z M_DEKRET i między innymi kontroluje czy taki dokument jest "parzystą" ilość razy dekretowany. W sytuacji, gdy dany rekord chcemy zadekretować tylko jednostronnie np. "MM" "Przychód" lub "MM" "Rozchód", to w takim przypadku naleŝy jako konto przeciwstawne podać konto mające jako pierwsze trzy cyfry "000". NaleŜy tylko w takim wypadku zwracać uwagę, aby z innego rekordu zadekretować drugą stronę właściwie, bo moŝe to prowadzić do niebilansującego się polecenia księgowania. Inaczej mówiąc w sytuacji niebilansującego się Polecenia Księgowania błędu naleŝy szukać w dekretowaniu tych pozycji w których wystąpiło konto z trzema zerami na początku. 2. Dokumenty "MM" rodzaj ruchu " " moŝna nie dekretować, z uwagi na to, Ŝe w momencie tworzenia zbiorów M_ROZDZI i M_KONTA (dla PK) nie występują juŝ takie dokumenty, bo zostały zastąpione dwoma rekordami ("P"-rzychód i "R"-ozchód). 3. W symbolu konta na czwartym lub piątym miejscu moŝna podać znak "_" (podkreślenie), wtedy w trakcie tworzenia zbioru M_ROZDZI w symbol konta w miejsce wystąpienia znaku "_" zostanie wpisany symbol Dostawcy/Odbiorcy z rekordu obrotowego. 4. W trakcie wprowadzania (lub zmian) kont księgowych do zbioru M_DEKRET mo- Ŝna się posługiwać klawiszami funkcyjnymi F5 do F10 w celu skopiowania ostatnio wprowadzonego konta, odpowiednio "konto1 Wn" do "konto3 Ma" (klawisz F1 ściągawka). Maciej Gabrysiak września 1991

10 III. Zakładanie kartoteki indeksowej i stanowej, oraz wprowadzanie obrotów Po przygotowaniu zbiorów instalacyjnych (omówionych w rozdziale II) moŝemy przystąpić do wprowadzania Bilansu Otwarcia. BO wprowadzamy w sposób identyczny jak pozostałe dokumenty obrotowe, wykorzystując do tego specjalnie przygotowany dokument o symbolu "BO". Robimy to w programie "MP" procedurą "Obroty-Wprowadzanie". Dokument "BO" ma strukturę wprowadzanych danych podobną do dokumentu o symbolu "Pz" w celu umoŝliwienia wyliczenia początkowych cen średniowaŝonych w poszczególnych magazynach i ogółem w całej firmie. Wprowadzamy symbol indeksu materiału, ilość i cenę jednostkową. W przypadku występowania tego samego indeksu w magazynie z róŝnymi cenami (lub w innym magazynie), przy stosowaniu ceny średniowaŝonej nie będzie to miało znaczenia. Program w procedurze wyceny ("Magazyn - Aktualizacja s.") wyliczy stosowną cenę średniowaŝoną w poszczególnych magazynach i łącznie dla całej firmy. Przy stosowaniu cen ewidencyjnych nie moŝna wprowadzać pod ten sam indeks materiałowy asortymentów, które w róŝnych magazynach mają róŝne ceny. Dodatkowo, poniewaŝ przy stosowaniu cen ewidencyjnych wycena będzie na podstawie ceny kartotekowej, to nie ma znaczenia cena wprowadzona w rekordzie obrotowym np. w "Pz". W trakcie wprowadzanie obrotów (lub zmiany takŝe "BO"), w sytuacji pojawienia się danego indeksu materiałowego po raz pierwszy w systemie, program pyta uŝytkownika czy chce dopisać nowy indeks do kartoteki indeksowej STAN_AKT, czy teŝ chce przejrzeć juŝ istniejące, albo poprawić błędnie wprowadzony symbol indeksu. Po odpowiedzi, Ŝe chcemy dopisać nowy indeks do kartoteki STAN_AKT, program poprosi o wprowadzenie danych dotyczących nowego indeksu takich jak: nazwa,rodzaj ceny, cena, wyróŝnik grupy materiałów i jednostka miary. W odpowiedzi na rodzaj ceny moŝemy podać "E" dla cen ewidencyjnych albo "S", gdy dany materiał ma być wyceniany w systemie według cen średniowaŝonych. W przypadku cen średniowaŝonych wprowadzona cena w trakcie dopisywania indeksu do STAN_AKT ma znaczenie drugorzędne, poniewaŝ cena i tak będzie wyliczana z zakupionych po bieŝących cenach materiałach. Cena będzie miała znaczenie, gdy nie wystąpią w miesiącu dopisania przychody z zakupu. Poprawność wyróŝnika i jednostki miary zostanie sprawdzona na podstawie aktualnego zbioru M_INSTAL. W trakcie wprowadzanie obrotów (lub zmiany), w sytuacji, gdy istnieje juŝ dany indeks w systemie wyświetlana jest jego nazwa, dotychczasowy stan ilościowy w całej firmie, jednostka miary i cena. Po wprowadzeniu danego dokumentu, stan ilościowy w kartotece STAN_AKT.DBF jest natychmiast aktualizowany zgodnie z oznaczeniem dokumentu zawartym w zbiorze M_DOKUM. Kartoteka STAN_AKT.DBF jest indeksowana wg indeksu i ma następującą strukturę: Zawartość pola wielkość pola Indeks materiału 12 znaków 2. Wyróznik materiału 3 znaki 3. Cena ewidencyjna/średniowaŝona 11 bajtów postaci Stan ilościowy 11 bajtów postaci Nazwa materiału 20 znaków 6. Rodzaj ceny 1 znak (tylko "E" albo "S") 7. Jednostka miary 4 znaki Razem : 62 bajtów (+ jeden bajt = 63) Maciej Gabrysiak września 1991

11 Oto widok ekranu po wystartowaniu programu "MP" i wybraniu opcji "Obroty - Sprawdzanie": (C) "MaGaBit" Gospodarka materiałowa (w. 91/05) Obroty Kartoteka Magazyn Spis Inne Wprowadzanie Przeglądanie Zmiany Sprawdzanie Kopiowanie Odtwarzanie - Stanów bieŝąco aktualizowanych - Indeksowanie - Brakujących numerów dokumentów - Drukowanie Nowy miesiąc x Stare obr Sprawdzenie zgodności stanów aktualizowanych na bieŝąco Wprowadzone obroty moŝemy przeglądać w opcji "Obroty-Przeglądanie" według jednego z trzech układów: wg magazynów, symboli dokumentów i nr dokumentów, albo wg indeksów, magazynów i symboli dokumentów, albo wg magazynu, indeksu i symboli dokumentów. Uporządkowanie to zapewniają zbiory indeksowe odpowiednio: M_OBROTY.NTX, M_OBR_IS.NTX i M_OBR_MI.NTX. W trakcie przeglądania obrotów widzimy równieŝ aktualne dla całej firmy stany ilościowe na poszczególnych indeksach. Po wprowadzeniu wszystkich dokumentów za dany okres rozliczeniowy aktualizujemy w procedurze "Magazyn-Aktualizacja s." kartotekę stanów (M_STANY.DBF) na poszczególnych magazynach i kartotekę indeksową (M_INDE.DBF) dla sporządzenia sprawozdań G11 i G01. Aby następnie móc wprowadzać dokumenty następnego okresu rozliczeniowego musimy wykonać opcję "Obroty-Nowy miesiąc" zerującą dotychczasowe obroty. W trakcie wykonywania procedury "Obroty-Nowy miesiąc" moŝemy skopiować (o ile się zmieszczą) dotychczasowe obroty wraz z aktualną kartoteką STAN_AKT na dyskietkę lub na twardy dysk pod nazwą związaną z miesiącem, którego obroty dotyczą. Tak utworzoną kopię obrotów moŝemy przeglądać w procedurze "Obroty-x Stare obr." w uporządkowaniu takim jak w procedurze "Obroty-Przeglądanie". Uwaga. JeŜeli w trakcie wprowadzania obrotów nastąpi awaria napięcia zasilania to nie są pewne stany w kartotece STAN_AKT. NaleŜy wtedy wykonać na wszelki wypadek procedurę "Obroty-Indeksowanie", oraz procedurę "Obroty-Sprawdzanie-Stanów bieŝąco aktualizowanych", która sprawdza i umoŝliwia skorygowanie stanów bieŝących na podstawie aktualnego zbioru obrotowego i kartoteki M_INDE. Obroty wprowadzamy do bazy danych M_OBROTY.DBF o następującej strukturze: Maciej Gabrysiak września 1991

12 Zawartość pola wielkość pola Magazyn 3 znaki 2. Indeks materiału 12 znaków 3. Wyróznik materiału 3 znaki 4. Symbol dokumentu 3 znaki 5. Rodzaj ruchu 1 znak 6. Nr dokumentu 5 cyfr 7. Nr pozycji 2 cyfry 8. Nr faktury albo nr zlecenia 8 cyfr 9. Dostawca albo odbiorca 5 cyfr 10. Wydział albo drugi magazyn 3 znaki 11. Stanowisko kosztów 2 znaki 12. Data (RR.MM.DD) 8 bajtów typu data 13. Ilość 10 bajtów postaci Cena zakupu 8 cyfr 15. Wartość 14 bajtów ( ) Razem : 87 bajtów (+ jeden bajt = 88) WyróŜnik materiału w zbiorze M_OBROTY jest przepisywany z kartoteki STAN_AKT. Indeks materiałowy moŝe być maksymalnie 12 cyfrowy. Faktyczną długość i format wprowadzanego (wyświetlanego lub drukowanego) indeksu ustala firma "MaGaBit" w porozumieniu z uŝytkownikiem dość dowolnie. Jak juŝ było wspomniane przy instalacji zbioru M_DOKUM procedura wprowadzająca udostępnia do wypełnienia róŝne pola zbioru M_OBROTY, w zaleŝności od wartości pola "typ rekordu" (zbioru M_DOKUM). Cena jest dostępna, o ile pole "czy wyceniać wg ceny z rekordu" jest ustawione na "Tak". Uwagi: 1. W celu ułatwienia sobie pracy przy wprowadzaniu faktur z zakupu i "Pz"-ów naleŝy najpierw wprowadzać "Pz", a potem fakturę, kopiując nr faktury i symbol dostawcy. 2. Poprzez naciśnięcie klawisza "F2" moŝna skopiować indeks do bieŝącej pozycji w dokumencie (z ostatnio wprowadzanego). 3. Klawiszem "F3" moŝna skopiować do bieŝąco wprowadzanej nazwy materiału, ostatnio wprowadzaną nazwę. 4. Klawiszem "F1" moŝna wyświetlić na ekranie ściągawkę z klawiszy funkcyjnych i niektórych klawiszy kontrolnych. W procedurze "Obroty-Sprawdzane-Brakujących nr dokumentów" moŝna wyświetlić i wydrukować (patrz wydruk "Gm-0") zestawienie kompletności wprowadzonych dokumentów w ramach magazynu i poszczególnych typów dokumentów, oraz zestawienie dokumentów wielopozycyjnych i zdublowanych. W zestawieniach tych chodzi o to, Ŝeby wiedzieć jakie numery dokumentów zostały wprowadzone, jakich brak, oraz dla dokumentów wielopozycyjnych jaki jest ostatni nr pozycji, a takŝe czy występują nr dokumentów zdublowane. W normalnych warunkach wprowadzania dokumentów poprzez omówioną procedurę wprowadzania, dokumentów zdublowanych nie powino być wcale, poniewaŝ program przy wprowadzaniu sprawdza czy dany dokument o konkretnym numerze juŝ istnieje i wyświetla wtedy stosowny komunikat. Po uzgodnieniu z firmą "MaGaBit" moŝliwe jest wprowadzanie dokumentów poza systemem i następnie ich dołączenie do systemu "Gm", co moŝe doprowadzić do dokumentów o powtrzających się numerach. W procedurze "Obroty-Sprawdzane-Brakujących nr dokumentów" sygnalizowane są równieŝ indeksy materiałów, które w kartotece STAN_AKT mają stany ujemne. Maciej Gabrysiak września 1991

13 W opcji "Obroty-Drukowanie" moŝna wydrukować wprowadzone dokumenty - patrz tabulogram "Gm-9 Obroty wg magazynu i symbolu dokumentu...". III/A. Aktualizacja kartoteki indeksowej M INDE i stanowej M STANY obrotami Aktualizacji kartoteki M_INDE.DBF i kartoteki stanów w poszczególnych magazynach M_STANY.DBF dokonujemy w procedurze "Magazyn-Aktualizacja s." w trybie "wsadowym",tzn. w momencie realizacji tej procedury. Natomiast w zbiorze STAN_AKT stan ilościowy w całym zakładzie jest uaktualniany na bieŝąco po kaŝdym wprowadzonym rekordzie. Oto przykładowy widok ekranu po wystartowaniu programu "MP" i wybraniu opcji "Magazyn": (C) "MaGaBit" Gospodarka materiałowa (w. 91/05) Obroty Kartoteka Magazyn Spis Inne Stany w M_STANY Przeglądanie Zestawienia Aktualizacja s. Kopiowanie Odtwarzanie Indeksowanie Aktualizacja stanów magazynowych obrotami Procedura "Magazyn-Aktualizacja s." ma trzy przebiegi. W pierwszym przebiegu na podstawie zbioru M_OBROTY wyceniane są rekordy obrotowe (Cena * Ilość) zale- Ŝnie od wartości pola (ze zbioru M_DOKUM) "Czy wyceniać wg ceny z rekordu", oraz sumowane są ilości i wartości (wycenione przychody - rozchody) na magazyn, indeks i sumy te zapisywane w kartotece M_STANY (dla potrzeb wyliczenia ceny średniowa- Ŝonej w magazynie). Chodzi tu głównie o wycenę zakupu i ewentualnie sprzedaŝy na zewnątrz, dlatego dalej ta wyceniona róŝnica przychodów i rozchodów zwana będzie dla potrzeb ceny średniowaŝonej ilością i wartością zakupu. Cena zaleŝnie od ustawienia pola "Rodzaj ceny" (ze zbioru STAN_AKT) jest brana z rekordu obrotowego, gdy "Rodzaj ceny"="s" (średniowaŝona), albo z kartoteki M_INDE lub STAN_AKT, gdy "Rodzaj ceny"="e" (ewidencyjna), wtedy cena zakupu w rekordzie obrotowym nie ma znaczenia. W przebiegu pierwszym wyliczana jest cena średniowaŝona dla całego zakładu i taka cena wpisywana jest do STAN_AKT, oczywiście tylko wtedy, gdy Rodzaj ceny="s" W przebiegu drugim aktualizowana jest kartoteka M_STANY przychodami z dokumentów "MM" (przesunięć miedzymagazynowych) wg cen średniowaŝonych dla magazynu rozchodowego. Na podstawie nasumowanych ilości i wartości zakupu z przebiegu pierwszego, Maciej Gabrysiak września 1991

14 oraz zaktualizowanych stanów przychodami z "MM", w przebiegu trzecim wyceniane są pozostałe obroty i aktualizowane odpowiednie pola w kartotekach M_STANY i M_INDE. Wycena następuje po cenie z kartoteki M_INDE, gdy "Rodzaj ceny" = "E", albo po wyliczonej cenie średniowaŝonej w danym magazynie. Cena średniowaŝona dla indeksu w magazynie liczona jest następująco: 1. Suma wartości = Wartość zakupu + Wartość stanu dotychczasowego 2. Suma ilości = Ilość zakupu + Stan dotychczasowy ilość 3. Cena = Suma wartości / Sumę ilości gdzie, sumy ilości i wartości dotyczą wybranego indeksu w danym magazynie. Podobnie, tyle Ŝe, ilości i wartości liczone są dla całego indeksu niezale- Ŝnie od magazynu, wyliczana jest cena średniowaŝona w firmie. Cena ta wpisywana jest do kartoteki STAN_AKT. Poprzednia cena średniowaŝona przepisana jest do pola "Cena poprzednia" zbioru M_INDE. KaŜdy wyceniany rekord obrotowy jest zaokrąglany do pełnych złotych, a zaokrąglenia są zbierane na magazyn oddzielnie dla przychodów i oddzielnie dla rozchodów, oraz zapisywane w zbiorze M_OB_STA.DBF pod symbolami dokumentów odpowiednio "OD P" i "OD R". Do zbioru M_OB_STA (o strukturze takiej samej jak M_OBROTY) przepisywane są wycenione obroty ze zbioru M_OBROTY, z tym Ŝe, dokumenty typu MM rozbijane są na dwa rekordy, jeden typu "MM R", a drugi "MM P". Zbiór M_OB_STA indeksowany jest według magazynów, indeksów, symboli dokumentów, rodzaju ruchu i nr dokumentu (zbiór M_OB_STA.NTX). W trakcie wykonywania procedury "Magazyn-Aktualizacja" drukowany jest wydruk kontrolny "Gm-1" z danymi o obrotach i kartotekach wejściowych i wyjściowych,oraz drukowane są rekordy obrotowe,które wyceniane są wg ceny = 0. Na wydruku "Gm-1" drukowane są takŝe symbole magazynów i indeksów dla których cena lub stan są ujemne. W przypadkach stanów a zwłaszcza cen ujemnych naleŝy wyjaśnić powody błędów, poprawić obroty, odtworzyć kartoteki M_STANY i M_INDE z kopi zapasowej, a następnie ponownie zaktualizować kartoteki. Jeśli wyliczona "Cena średniowaŝona" jest ujemna, to cena wg której wyceniane są obroty przyjmowana jest z M_INDE z pola "Cena poprzednia". Wyliczona cena średniowaŝona moŝe powstać ujemna w następującym przypadku stan na początek miesiąca na jakimś indeksie wynosi np. -10 sztuk o wartości zł, a zakup w miesiącu wynosi 20 sztuk o wartości 1000 zł, wtedy stan końcowy będzie +10 sztuk o wartości zł. Dla stanów ilościowych w M_STANY = 0, dla których wartość stanu końcowego jest niezerowa,tworzony jest rekord obrotowy o symbolu dokumentu "ODW" z tą wartością. Jednocześnie korygowana jest wartość przychodów i wartość stanu w M_INDE, a w M_STANY wartość stanu jest zerowana. Uwagi. 1. Z polem ze zbioru M_DOKUM "Typ rekordu" = "M" związany jest wyłącznie dokument o symbolu "MM", który program zastępuje w zbiorze M_OB_STA dwoma rekodami "MM P" przychód i "MM R" rozchód. Nie przestrzeganie tego moŝe prowadzić do błędnego działania procedury aktualizacji kartotek obrotami 2. W przypadku stosowania cen ewidencyjnych, aby uniknąć niespodzianek, gdy zmieniamy cenę w M_INDE (dla cen ewidencyjnych cena główna), naleŝy równieŝ zmienić cenę w STAN_AKT. 3. Pole "Data ostatniego zuŝycia" z kartoteki M_INDE jest aktualizowane oprócz daty zuŝycia równieŝ datą z przychodów z zakupu ("Pz") w sytuacji otwierania nowej pozycji kartoteki M_INDE, albo gdy stan na koniec poprzedniego miesiąca był zerowy. Maciej Gabrysiak września 1991

15 Kartoteka M_STANY.DBF jest indeksowana wg magazynu i indeksu materiałowego i ma następującą strukturę: Zawartość pola wielkość pola Magazyn 3 znaki 2. Indeks materiału 12 znaków 3. Stan ilość 11 bajtów postaci Stan wartość 14 bajtów ( ) 5. Data inwentaryzacji (RR.MM.DD) 8 bajtów typu data 6. Stan z inwentaryzacji (ilość) 11 bajtów ( ) 7. Ilość (zakupu - sprzedaŝ) mies. 11 bajtów postaci Wartość (zakupu - sp.) miesięcznie 14 bajtów ( ) 9. Stan na początek miesiąca ilość 11 bajtów postaci Stan na początek miesiąca wartość 14 bajtów ( ) Razem : 109 bajtów (+ jeden bajt = 110) W opcji "Magazyn-Zestawienia" moŝemy wydrukować zestawienie obrotów i stanów w poszczególnych magazynach, poczynając od wybranego indeksu w magazynie do ustalonego magazynu i indeksu końcowego (patrz wydruk "Gm-8"). Potwierdzając np klawiszem "PgDn" proponowany magazyn i indeks początkowy oraz końcowy wydrukujemy obroty z wszystkich magazynów. W zaleŝności od odpowiedzi na pytanie "Czy wydruk tylko stanów na których były obroty (Nie - wszystkich)?", drukowane będą tylko stany na których były obroty (bez pozycji kartoteki M_STANY na których ostatnio nie było ruchu), albo wszystkie stany. Obroty brane są ze zbioru M_OB_STA. W procedurze "Magazyn-Przeglądanie" moŝna przeglądać obroty ze zbioru M_OB_STA wraz ze stanami z kartoteki M_STANY, a w opcji "Magazyn-Stany" moŝna wyświetlić lub wydrukować same stany magazynowe z kartoteki M_STANY poczynając od wybranego magazynu i indeksu (patrz wydruk "Gm-5"). W czasie wyświetlania zbioru M_STANY moŝliwe jest skasowanie rekordu z zerowym stanem. III/B. Przeglądanie kartoteki indeksowej STAN AKT lub M INDE Aktualną kartotekę M_INDE.DBF moŝna przeglądać programem "MP" w procedurze "Kartoteka-Przeglądanie", a zbiór STAN_AKT.DBF w opcji "Kartoteka-Stany akt.". Zmiany w kartotece STAN_AKT moŝna dokonać w procedurze "Kartoteka-Zmiany-1. Kartot. STAN_AKT". Zmieniać moŝna nazwę asortymentu, wyróŝnik materiału, rodzaj ceny i cenę, jednostkę miary i po podaniu hasła równieŝ aktualny stan ilościowy. Zmiana stanu chroniona jest hasłem, poniewaŝ ewentualne błędy w stanach nale- Ŝy korygować poprzez wystawianie dokumentów stornujących. Poza tym zmiana stanu bezpośrednio moŝe doprowadzić do niezgodności pomiędzy STAN_AKT, M_INDE, a M_STANY. RównieŜ z tych względów jakiekolwiek bezpośrednie zmiany w kartotece M_INDE są chronione hasłem. A oto przykładowy widok ekranu po wystartowaniu programu "MP" i wybraniu opcji "Kartoteka": Maciej Gabrysiak września 1991

16 (C) "MaGaBit" Gospodarka materiałowa (w. 91/05) Obroty Kartoteka Magazyn Spis Inne Stany akt. Przeglądanie Zmiany Usunięcie Formularze Kopiowanie Odtwarzanie Indeksowanie - 1. Kartot. STAN_AKT Kartoteka M_INDE Kopiowanie kartoteki indeksowej STAN_AKT na dyskietkę Usuwanie rekordów ze zbioru STAN_AKT jest moŝliwe w procedurze "Kartoteka- Usunięcie-1.Kartot. STAN_AKT" tylko dla pozycji w kartotece, które mają stan ilościowy równy zeru. Podobna zasada obowiązuje przy usuwaniu rekordów z M_INDE, z tym Ŝe, dodatkowo równe zeru muszą być równieŝ ilości i wartości przychodów, rozchodów, stanu na początek roku itd. Kartoteka M_INDE.DBF jest indeksowana wg indeksu i ma następującą strukturę: Zawartość pola wielkość pola Indeks materiału 12 znaków 2. Stan z BO (początkowy) ilość 11 bajtów postaci Stan na początek roku wartość 14 bajtów ( ) 4. Przychody ilość 11 bajtów postaci Przychody wartość 14 bajtów ( ) 6. Rozchody ilość 11 bajtów postaci Rozchody wartość 14 bajtów ( ) 8. ZuŜycie do produkcji ilość 11 bajtów postaci ZuŜycie wartość 14 bajtów ( ) 10. Zakup ilość 11 bajtów postaci Zakup wartość 14 bajtów ( ) 12. Stan końcowy ilość 11 bajtów postaci Stan końcowy wartość 14 bajtów ( ) 14. Cena poprzednia (lub ewidencyjna) 11 bajtów ( ) 15. Data ostatniego zuŝycia (RR.MM.DD) 8 bajtów typu data 16. Stan na początek miesiąca ilość 11 bajtów postaci Stan na początek miesiąca wartość 14 bajtów ( ) Razem : 206 bajtów (+ jeden bajt = 207) Kartoteka M_INDE uŝywana jest do sporządzania sprawozdań, oraz w procedurze "Obroty-Sprawdzanie-Stanów bieŝąco aktualizowanych" do porównania i ewentualnie skorygowania zbioru STAN_AKT aktualizowanego na bieŝąco i związku z tym naraŝonego na niebezpieczeństwo utraty danych w wyniku awarii zasilania. Maciej Gabrysiak września 1991

17 Opcja "Kartoteka-Formularze" obecnie jest niezrealizowana. Planowana była do wydruku formularzy pomocnych przy wprowadzaniu Bilansu Otwarcia. Wydaje się jednak, Ŝe BO moŝna wprowadzać bezpośrednio z dotychczasowych tradycyjnych kartotek. IV. Tworzenie polecenia księgowania do systemu Finansowo-Księgowego Tworzenie polecenia księgowania do FK trzeba rozpocząć od utworzenia dwóch roboczych zbiorów M_ROZDZI.DBF i M_KONTA.DBF wykorzystywanych następnie do utworzenia zbioru FKOBROTY.DBF będącego gotowym poleceniem do dołączenia do systemu Finansowo-Księgowego. Tworzenie zbiorów wykonujemy procedurą "Inne-Utworzenie". W czasie aktualizacji kartotek M_STANY i M_INDE powstaje zbiór obrotów wycenionych M_OB_STA. Na podstawie zbioru M_OB_STA oraz kartoteki M_DEKRET, tworzone są rekordy z kontami "311" w zbiorze M_KONTA, a z pozostałymi kontami w zbiorze M_ROZDZI. Jednocześnie w trakcie tworzenia zbiorów M_ROZDZI i M_KONTA drukowany jest wydruk "Gm-2" z pozycjami błędnymi,które z róŝnych względów nie zostały prawidłowo zadekretowane. Na wydruku "Gm-2" znajdują się stosowne komunikaty objaśniające rodzaj błędu. Zbiór M_ROZDZI oprócz procedury tworzącej polecenie księgowania ("Inne-System FK-Polecenie do FK") wykorzystany jest w opcji "Inne-Rozdzielnik" do wyświetlania lub wydruku zestawienia kosztów bezpośrednich (patrz wydruk "Gm-4"). Na początku wykonywania procedury "Inne-Utworzenie",gdy zmienna Z_ODCHY = "T", w zbiorze M_OB_STA tworzone są rekordy o symbolach "ODF" z kwotami róznic między fakturami, a PZ-ami. Nie są wyliczane odchylenia w przypadku występowania tylko PZ-tów albo tylko faktur na dany numer Pz-tu, gdy występują tylko Pz-ty, to dla tych pozycji program wstawia im w wydział i stanowisko kosztów "NIE FA" (oznaczenie dostaw niefakturowanych). Przy wyliczaniu odchyleń załoŝono, Ŝe symbole faktur i PZ są zdefiniowane w zbiorze FAKT_PZ.MEM. Faktury pod symbolami zmiennych F_A i F_B, PZ-ty pod symbolami od F_1 do F_4. Gdy zmienna Z_ODCHY = "F", odchylenia nie są liczone. Ustawienie zmiennej Z_ODCHY oraz symboli faktur i Pz-ów dokonuje firma "MaGaBit" w porozumieniu z uŝytkownikiem. A oto przykładowy widok ekranu po wybraniu opcji "Inne-System FK": (C) "MaGaBit" Gospodarka materiałowa (w. 91/05) Obroty Kartoteka Magazyn Spis Inne Aktualizacja Przeglądanie Zmiany kart. Wyliczenie u Utworzenie - Polecenie do FK - System F-K - Zestawienie kont - Rozdzielnik Kopiowanie Odtwarzanie Indeksowanie Nowe miejsce Utworzenie polecenia księgowania do systemu Finansowo-Księgowego Maciej Gabrysiak września 1991

18 Jeśli utworzone polecenie księgowania się nie bilansuje, to błędu w dekretowaniu naleŝy szukać w zbiorze M_DEKRET dla tych wszystkich pozycji dla których wstawiane były konta z trzema zerami na początku. Pomocnym w tym moŝe być zestawienie wszystkich kont wydrukowane w opcji "Inne - System FK - Zestawienie kont" (patrz wydruk "Gm-3"). Jedynie na wydruku "Gm-3" widać konta z zerami na początku, które przy tworzeniu polecenia księgowania są pomijane. W sytuacji, gdy polecenie się nie bilansuje, albo na wydruku "Gm-2" znajdują się pozycje błędne, które nie zostały uwzględnione w zbiorach M_ROZDZI i / lub M_KONTA naleŝy wyjaśnić i poprawić błędy w zbiorze M_DEKRET i ponownie wykonać procedury "Inne-Utworzenie" i "Inne-System FK-Polecenie do FK". Rekordy bazy danych M_ROZDZI.DBF mają następującą strukturę: Zawartość pola wielkość pola Magazyn 3 znaki 2. Konto przeciwstawne 9 cyfr 3. Symbol dokumentu 3 znaki 4. Rodzaj ruchu 1 znak 5. Indeks materiału 12 znaków 6. Nr dokumentu 5 cyfr 7. Nr pozycji 2 cyfry 8. Strona (1-Wn, 2-Ma) 1 cyfra (1 lub 2) 9. Nr faktury albo nr zlecenia 8 cyfr 10. Data (RR.MM.DD) 8 bajtów typu data 11. Ilość 10 bajtów postaci Wartość 14 bajtów ( ) Razem : 76 bajtów (+ jeden bajt = 77) Zbiór M_ROZDZI.DBF jest indeksowany wg magazynu, konta przeciwstawnego, symbolu dokumentu i rodzaju ruchu (zbiór M_ROZDZI.NTX) dla potrzeb zestawienia kont wg symboli dokumentów "Gm-3". Dla potrzeb polecenia księgowania jest indeksowany wg magazynu, konta przeciwstawnego i nr faktury/zlecenia - zbiór M_ROZ_PK.NTX, a dla potrzeb rozdzielnika kosztów bezpośrednich "Gm-4" wg magazynu, konta przeciwstawnego, indeksu i nr dokumentu - zbiór M_ROZ_KB.NTX. Zbiór M_KONTA.DBF jest indeksowany wg magazynu, konta i ma następującą strukturę: Zawartość pola wielkość pola Magazyn 3 znaki 2. Konto materiałowe 9 cyfr 3. Strona (1-Wn, 2-Ma) 1 cyfra (1 lub 2) 4. Wartość 14 bajtów ( ) Razem : 27 bajtów (+ jeden bajt = 28) Po uruchomieniu procedury "Inne-Rozdzielnik" program oczekuje odpowiedzi na pytanie o symbol konta. Odpowiedź posłuŝy za załoŝenie filtru na zbiór M_ROZDZI. Znaczy to Ŝe, jeśli w symbolu konta podamy np "5 - ", to ze zbioru M_ROZDZI zostaną wybrane wszystkie rekordy o symbolu konta zaczynającym się na "5",gdy odpowiemy " ", to dostępne będą tylko te pozycje, które mają na początku konta "501018", itd. Maciej Gabrysiak września 1991

19 V. Praca z kartotekami Przedmiotów Nietrwałych w uŝytkowaniu Przedmioty Nietrwałe w uŝytkowaniu podzielone zostały na dwa zbiory: M_STA_PN jako podstawowa kartoteka i PN_UMUND dla umundurowania straŝy przemysłowej. Kartotekę PN_UMUND wyodrębniono ze względu na inny sposób umarzania. Kartoteka M_STA_PN.DBF jest indeksowana wg wydziału, indeksu i ma następującą strukturę: Zawartość pola wielkość pola Główny uŝytkownik 3 znaki 2. Wydział (Bezpośredni uŝytkownik) 3 znaki 3. Indeks materiału 12 znaków 4. Nazwa 20 znaków 5. Stan ilość 7 cyfr 6. Stan wartość 11 cyfr 7. Nr inwentarzowy 8 znaków 8. Przychody ilość 7 cyfr 9. Przychody wartość 11 cyfr 10. Rozchody ilość 7 cyfr 11. Rozchody wartość 11 cyfr 12. Data otwarcia (RR.MM.DD) 8 bajtów typu data 13. Wartość umorzenia 11 cyfr 14. Data inwentaryzacji (RR.MM.DD) 8 bajtów typu data 15. Stan z inwentaryzacji (ilość) 7 cyfr Razem : 134 bajtów (+ jeden bajt = 135) W procedurze "Inne-Aktualizacja" wybierane są z wycenionego zbioru obrotowego M_OB_STA obroty dotyczące Przedmiotów Nietrwałych w uŝytkowaniu i zapisywane w zbiorze OBR_PN.DBF. Wybierane są dokumenty obrotowe o symbolach, dla których w kartotece M_DOKUM zaznaczono,ŝe jest to przychód lub rozchód do/z kartoteki Przedmiotów Nietrwałych w uŝytkowaniu. Dokumenty "LN" likwidacji Przedmiotów Nietrałych wyceniane są na podstawie dotychczasowych stanów kartotekowych. W dalszym przebiegu procedury aktualizacji zmieniane są obrotami (OBR_PN) odpowiednio kartoteki M_STA_PN i PN_UMUND. Z przebiegu aktualizacji tworzony jest wydruk kontrolny "Gm-P" na którym wydrukowane są ewentualne błędy. Dla wprowadzenia stanów PN z Bilansu Otwarcia przewidziane są dokumenty o symbolach: "BOP" i "BOP 5". Dokument "BOP" z rodzajem ruchu "5" przeznaczony jest do wprowadzania Przedmiotów Nietrwałych umoŝonych w 50% w momencie wydania. Podobnie "RWP" R.r."5" ("LN 5") przewidziany jest dla dokumentów RW PNU (LN PNU) dla przedmiotów wydawanych z magazynu w uŝytkowanie (likwidowanych) i umarzanych w momencie wydania z magazynu w 50% (przy likwidacji umarzane jest pozostałe 50%). W przypadku likwidacji PN nie w pełni umorzonego program to sygnalizyje na wydruku kontrolnym "Gm-P", oraz tworzony jest rekord obrotowy o symbolu "UML" z wartością pozostałą do umorzenia. Za umundurowanie (kartoteka PN_UMUND) uwaŝane są przez program te PN, dla których wyróŝnik grupy materiałów z kartoteki STAN_AKT jest równy zmiennej RW_UMUND i wydział pobierający jest równy zmiennej RW_SORTY. Ustawienie wartości zmiennych RW_UMUND i RW_SORTY dokonuje firma "MaGaBit" w trakcie wdraŝania systemu. Uwaga. W przypadku istnienia w kartotece PN_UMUND więcej niŝ jednej pozycji o takim samym kluczu dostępu tzn. wydziale, symbolu wartownika i indeksie asortymentu, to nie moŝna jednocześnie w tym samym miesiącu likwidować więcej niŝ jedną pozycję, poniewaŝ program nie umie odszukać właściwej. Maciej Gabrysiak września 1991