Zarządzanie zmianą kluczowe aspekty Wojciech J. Jabłoński

Transkrypt

1

2 Niniejsza prezentacja została opracowana na podstawie Zarządzanie zmianą kluczowe aspekty Wojciech J. Jabłoński Projekt Mazowieckie partnerstwo na rzecz współpracy, adaptacyjności i innowacji jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

3 Jak przeprowadzać zmiany: 8 kluczowych kroków projektu zmian, które pomagają osiągnąć sukces! Krok 1: Wzbudź potrzebę zmiany! Krok 2: Stwórz zespół przewodzący zmianom! Krok 3: Zdefiniuj wizję zmiany! Krok 4: Komunikuj i mobilizuj, aby zdobyć zaangażowanie! Krok 5: Daj ludziom odpowiedzialność i władzę do przeprowadzenia zmiany! Krok 6: Dostrzegaj i świętuj małe sukcesy! Krok 7: Nie wypuszczaj zmian spod kontroli! Krok 8: Utrzymuj i kontynuuj proces zmiany 3

4

5 Krok 1: Wzbudź potrzebę zmiany Skuteczne! Pokazywanie innym potrzeby zmian w atrakcyjny sposób! Pokazywanie innym zewnętrznych dowodów na to, że zmiana jest konieczna! Poszukiwanie tanich i prostych sposobów na radzenie sobie z samozadowoleniem! Nie ignorowanie przejawów strachu, złości: pojawiają się one nawet w najlepszych organizacjach 5

6 Krok 1: Wzbudź potrzebę zmiany Nieskuteczne! Koncentrowanie się jedynie na racjonalnym aspekcie zmiany i ignorowanie uczuć i emocji! Zaniedbywanie kroku 1 (budowania potrzeby zmiany) i przeskakiwanie od razu do etapu tworzenia rozwiązań! Wiara w to, że jeżeli nie pojawi się kryzys, pożar do gaszenia, zmiany będą niemożliwe! Myślenie, że jeżeli nie jest się big bossem nie można nic zmienić ani osiągnąć w organizacji 6

7

8 Krok 2: Stwórz zespół przewodzący zmianom Skuteczne:! Pokazywanie entuzjazmu i zaangażowania, aby pozyskać innych dla zmian! Modelowanie pracy zespołowej poprzez budowanie zaufania! Strukturalizowanie spotkań zespołu, aby zminimalizować poczucie frustracji i zwiększyć zaufanie 8

9 Krok 2: Stwórz zespół przewodzący zmianom Nieskuteczne! Przeprowadzanie zmian indywidualnie, przez jedną bądź kilka osób! Tworzenie skomplikowanych, nieelastycznych struktur i procedur! Uleganie złym nastrojom, pesymizmowi, naciskom 9

10

11 Krok 3: Wizja - etapy tworzenia Przeprowadzenie całościowej analizy organizacji, w tym określenie: aktualnego znaczenia problemów możliwości powstania następnych problemów jeśli obecne nie zostaną rozwiązane zakresu zmian jakie są potrzebne 11

12 Krok 3: Wizja - etapy tworzenia cd. Analiza czynników wpływających na wdrożenie zmian: kto będzie przeciwny zmianom? kto posiada informacje potrzebne do zmian? jaka jest pozycja inicjatora zmian (władza, zaufanie, schemat dotychczasowej komunikacji)? 12

13 Krok 3: Wizja - etapy tworzenia cd. Wybór strategii zmian: co musi być zrobione? przez kogo? w jakiej sekwencji? w jakim czasie? 13

14

15 Krok 3: Wizja - etapy tworzenia cd. co działa! Próby zobaczenia dosłownie różnych scenariuszy przyszłości! Wizje, które są tak jasne i oczywiste, że można je pokazać w minutę na 1 kartce papieru! Wizje, które są przejmujące (np. takie jak zobowiązania względem klientów, użytkowników, pracowników)! Strategie, które są w stanie uczynić z wizji rzeczywistość! Zwracanie szczególnej uwagi na kwestie związane z szybkością wprowadzania zmian 15

16 Krok 3: Wizja - etapy tworzenia cd. co nie działa! Założenie, że logiczne plany i odpowiednio ustawione budżety same spowodują zmiany zachowań u ludzi! Zbyt analityczne podejście do wizji! Wizje skoncentrowane tylko na kosztach, które mogą zwiększać poziom niepewności, powodować strach i zniechęcenie 16

17 Krok 4: Komunikuj i mobilizuj, aby zbudować zaangażowanie Typowe reakcje na komunikację zmian: - Nie rozumiem, po co musimy się aż tak zmieniać - Oni nie mają pojęcia, co robią - I tak znowu niczego nie wdrożymy - A co będzie ze mną 17

18 Krok 4: Komunikuj i mobilizuj, aby zbudować zaangażowanie Co działa! Komunikowanie w sposób prosty, oddziałujący na emocje, nie skomplikowany i technokratyczny! Odrobienie pracy domowej, zanim się zacznie komunikować: zrozumienie co ludzie czują! Mówienie głośno o emocjach, które towarzyszą procesowi zmian: niepewności, zagubieniu, złości, braku zaufania! Oczyszczenie kanałów komunikacji ze śmieci, które mogą zakłócić przekaz! Stosowanie innowacyjnych sposobów do przekazywania informacji 18

19 Co nie działa Krok 4: Komunikuj i mobilizuj, aby zbudować zaangażowanie! Brak komunikacji lub zbyt mała komunikacja (co się zdarza zawsze i wszystkim)! Komunikowanie w taki sposób, jak gdyby jedynym celem było PRZEKAZANIE informacji! Przypadkowe wzbudzanie cynizmu przez działanie wbrew wysyłanym komunikatom 19

20

21 Krok 5: Daj ludziom odpowiedzialność i władzę do przeprowadzenia zmiany Co działa! Dzielenie się swoimi doświadczeniami z procesu zmian przez pracowników, którzy przechodzili już przez taki proces i przetrwali! Systemy motywacji (nie tylko finansowe), które wspierają postawy optymistyczne i inspirują do działania! Informacja zwrotna, która pomaga pracownikom podejmować decyzje związane z wizją zmian! Wyposażenie kierowników w nowe narzędzia, poprzez danie im nowych ról i odpowiedzialności, które będą wymagać od nich zmiany postaw i zachowań 21

22 Krok 4: Komunikuj i mobilizuj, aby zbudować Co nie działa zaangażowanie! Ignorowanie przełożonych, którzy blokują swoich pracowników przed aktywnym udziałem w procesie zmian! Rozwiązywanie problemu szefa poprzez odebranie mu władzy i oddanie jej w ręce jego pracowników! Próby rozwiązania problemów wszystkich barier jednocześnie! Poddawanie się pesymizmowi i strachowi 22

23

24 Krok 6: Dostrzegaj i świętuj małe sukcesy w czasie realizacji Szybkie wyniki (quick wins) i małe sukcesy:! służą jako szybka informacja zwrotna dla kierownictwa firmy w zakresie trafności ich wizji i strategii! dają tym, którzy ciężko pracują nad wdrożeniem zmian, dodatkową energię i motywację do działania! pomagają uwierzyć i zaangażować się tym, którzy do zmian podchodzą sceptycznie! odbierają władzę i argumenty cynikom 24

25 Krok 6: Dostrzegaj i świętuj małe sukcesy w czasie realizacji Co działa! Prowadzenie działań, które przynoszą bardzo szybkie rezultaty! Sukcesy i wyniki, które są widoczne dla wielu osób! Sukcesy, które adresują sferę emocjonalną i przyczyniają się do zmniejszenia oporu przed zmianą! Sukcesy, które działają na tych na górze, którzy dzięki temu będą bardziej wspierać nas w procesie zmian! Sukcesy, których osiągnięcie nie wymaga znacznych nakładów finansowych i skomplikowanych sposobów i narzędzi nawet jeżeli w obliczu WIELKIEJ WIZJI wydają się mało znaczące 25

26 Krok 6: Dostrzegaj i świętuj małe sukcesy w czasie realizacji Co nie działa! Rozpoczynanie 50 projektów na raz! Osiąganie i pokazywanie pierwszych sukcesów zbyt późno! Naciąganie prawdy 26

27

28 Krok 7: Nie wypuszczaj zmian spod kontroli! Utrzymuj nieustanną potrzebę zmian! Adresuj coraz trudniejsze kwestie i problemy! Zachowaj umiar 28

29 Krok 7: Nie wypuszczaj zmian spod kontroli Co działa! Agresywne podejście do pozbywania się pracy, która nie pozwala skupić się na priorytetach: usuwanie zadań, które miały znaczenie w przeszłości, ale nie po wprowadzeniu zmian, delegowanie zadań na niższe poziomy w organizacji! Ciągłe poszukiwanie sposobów na utrzymywanie potrzeby zmian! Wykorzystywanie nowych sytuacji, aby rozpocząć nową falę zmian! No i jak zwykle: pokazywanie, pokazywanie, pokazywanie 29

30 Krok 7: Nie wypuszczaj zmian spod kontroli Co nie działa! Tworzenie sztywnego planu 4- letniego! Przekonywanie siebie, że już wszystko wdrożyliśmy! Przekonywanie siebie, że można wdrożyć zmiany organizacyjne bez konfrontowania pewnych zachowań politycznych i biurokratycznych! Praca tak ciężka i żmudna, że po jakimś czasie wykańczasz się i wypalasz fizycznie i psychicznie 30

31

32 Krok 8: Utrzymuj i kontynuuj proces zmiany Co działa! Nie zatrzymywanie się na kroku 7 zmiany trzeba zakorzenić! Stworzenie programu wprowadzającego dla pracowników, który pokaże, co jest dla nas ważne i jakimi zasadami się kierujemy! Wykorzystanie procesu awansów do promowania ludzi, którzy postępują zgodnie z nowymi zasadami i angażują się aktywnie w proces zmian! Promowanie programu zmian na zewnątrz: u klientów, w Grupie, etc.! Upewnianie się ponad wszelką wątpliwość, że proces zmiany zachowań jest kontynuowany w taki sposób, aby pozwolić rozwinąć się nowej kulturze organizacyjnej 32

33 Krok 8: Utrzymuj i kontynuuj proces zmiany Co nie działa! Poleganie jedynie na przełożonym, systemie wynagrodzeń czy czymkolwiek innym, co nie jest związane ze zmianą kultury, która pomoże przenieść organizację na inny poziom! Próby zmiany kultury jako pierwszy krok w procesie zmian 33

34

35 Model Levina zmian w przedsiębiorstwie

36 1. ROZMROŻENIE : doprowadzenie, aby w świadomości jednostek i grup pojawiła się potrzeba zmiany stanu obecnego. Jest to etap stworzenia motywu podjęcia działań zmierzających do porzucenia dotychczasowych postaw, wartości, sposobów postępowania, rutynowych czynności i procedur, struktur organizacyjnych itp. Uznaje się, że jest to najtrudniejszy krok na drodze do zmiany, wymagający wywołania poczucia niezadowolenia z obecnego stanu i zaprezentowania wizji przyszłości w kategoriach korzyści uzyskanych dzięki proponowanym działaniom

37 2. ZMIANA POSTAW / ZACHOWAŃ : etap kształtowania, przy pomocy różnych technik, nowych wzorców zachowań, przekonań, procedur, struktur itp. Techniki te obejmują np. wprowadzenie "agenta zmiany" - osoby promującej nowe wzorce swoim autorytetem i aktywnością; wykorzystywanie mechanizmu powstawania norm grupowych i nacisku grupowego; techniki konceptualizacji i wizualizacji. O ile takie działania są skuteczne, znaczna część jednostek przyswaja sobie owe wzorce na drodze opisanych psychologicznych mechanizmów wpływu społecznego: ulegania, identyfikacji i internalizacji.

38 3. ZAMROŻENIE : utrwalenie wprowadzonych wzorców postępowania i postaw na drodze ich pozytywnego wzmacniania (nagradzania, pochwał, ukazywania korzyści), a negatywnego wygaszania zachowań niepożądanych. Nowe wzorce stają się na tym etapie normami obowiązującymi w organizacji, a oparte na nich działania stają się składnikiem codziennej rutyny.