ZAPYTANIE OFERTOWE NA ŚWIADCZENIE USŁUGI CATERINGOWEJ ORAZ / LUB USŁUGI WYNAJĘCIA SALI KONFERENCYJNEJ

Transkrypt

1 Zamawiający: Koncept Agnieszka Papuć Warszawa, dn r. Do: Centra konferencyjne, restauracje, firmy cateringowe ZAPYTANIE OFERTOWE NA ŚWIADCZENIE USŁUGI CATERINGOWEJ ORAZ / LUB USŁUGI WYNAJĘCIA SALI KONFERENCYJNEJ w ramach projektu MOC KOMPETENCJI W SILE WIEKU dla zamówień o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro netto Szanowni Państwo, W związku z realizacją projektu Moc kompetencji w sile wieku w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego - Program Operacyjny Kapitał Ludzki , Priorytet VIII Regionalne kadry gospodarki, Poddziałanie Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw, w oparciu o zasadę efektywnego zarządzania finansami projektu zapraszamy do składania ofert dotyczących świadczenia usług cateringowych oraz / lub usług konferencyjnych na rzecz realizacji szkoleń w ramach ww projektu. 1. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia są: a) Usługi cateringowe dla uczestników szkoleń realizowanych w Warszawie w ramach ww projektu, w tym: całodzienne przerwy kawowe (kawa, herbata, ciastka kruche, owoce, soki owocowe, woda mineralna gazowana i niegazowana) oraz obiady (dwudaniowe, opcja mięsna lub wegetariańska oraz deser) w miejscu realizacji szkoleń według specyfikacji znajdującej się w Załączniku nr 1. Uwaga: Cena usługi ma obejmować koszty dostarczenia usługi do określonej lokalizacji na terenie Warszawy oraz odbiór śmieci i odpadków powstałych w wyniku świadczenia usługi w uzgodnionych godzinach. b) usługi konferencyjne na potrzeby szkoleń realizowanych w Warszawie w ramach

2 ww projektu, w tym: wynajęcie sali konferencyjnej na terenie Warszawy (dla 12 osób + trener), z wyposażeniem: tablica flipchart i rzutnik multimedialny, z oświetleniem dziennym, z możliwością doświetlenia sztucznego. 2. Termin i miejsce realizacji przedmiotu zamówienia Szkolenia, w ramach których świadczone będą usługi cateringowe i konferencyjne, będą realizowane w Warszawie, okresie od września 2012 r. do czerwca 2013 r, zawsze w dni robocze, w godzinach Szczegółowe terminy realizacji usług znajdują się w Załącznikach 1 i 2. Ewentualne zmiany założonych terminów realizacji szkoleń (a tym samym świadczenia usług cateringowych i konferencyjnych) oraz zmiany liczebności grup szkoleniowych będą zgłaszane Wykonawcy każdorazowo z 5-dniowym wyprzedzeniem. 3. Oferta powinna być złożona na Formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik 3, wraz z kserokopią aktualnego dokumentu rejestrowego firmy (KRS lub Zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej). Dopuszcza się składanie ofert tylko na usługi cateringowe lub tylko na usługi konferencyjne. 4. Warunki płatności Wynagrodzenie będzie płatne na podstawie faktur VAT na rachunek bankowy Wykonawcy z terminem płatności 14 dni od dnia otrzymania faktury, wystawianych oddzielnie za usługi cateringowe i konferencyjne, wykonane w danym miesiącu. W przypadku opóźnień w przekazywaniu transz kwoty dofinansowania z Instytucji Wdrażającej (IW) Zamawiający dopuszcza możliwość przesunięcia terminu zapłaty do momentu otrzymania środków z IW, a Wykonawca wyraża na to zgodę. Zleceniodawca wówczas dokona płatności wynagrodzenia w ciągu 7 dni od otrzymania środków z IW. 5. Kryteria wyboru oferty: a) Cena: 40% b) Doświadczenie (na podstawie wykazu zrealizowanych podobnych zamówień lub referencji z ostatnich 2 lat): 20% c) Lokalizacja (preferowane centrum): 20% d) Proponowane menu (min 3 wersje): 15% e) Wykonanie usług cateringowych i konferencyjnych przez jednego wykonawcę: 5% 6. Informacje dodatkowe: Niniejsze zapytanie nie jest zamówieniem i nie obliguje firmy Koncept Agnieszka Papuć do skorzystania z przedstawionej oferty. Po otrzymaniu oferty, z uwagi na założenia budżetowe Projektu, zastrzegamy sobie możliwość negocjowania przedstawionych cen i innych warunków związanych z realizacją usług oraz odstąpienia od zawarcia umowy, jak również dokonania wizji lokalnej przed rozstrzygnięciem zapytania ofertowego i podpisaniem umowy. W związku z tym, że całość przedsięwzięcia jest finansowana ze środków Unii Europejskiej płatność będzie następowała według rzeczywistej liczby zrealizowanych dni szkoleniowych. 7. Dodatkowe warunki:

3 Zamawiający będzie miał możliwość bezkosztowego odwołania rezerwacji sali konferencyjnej i usługi cateringowej (zmiany terminu), najpóźniej 5 dni przed planowanym terminem przeprowadzenia szkolenia. 8. Miejsce i termin złożenia oferty: Zapytanie ofertowe zamieszczamy w Biurze Projektu w Warszawie, ul. Jana Krysta 5 i na stronie internetowej projektu www. Do dnia wypełniony Formularz ofertowy (Załącznik nr 3) podpisany przez osobę/y uprawnioną/e do reprezentowania Wykonawcy należy: - przesłać na adres elektroniczny Zamawiającego biuro@koncept-szkolenia.com (skan). W przypadku wyboru oferty wymagane jest złożenie jej w wersji papierowej w siedzibie Zamawiającego lub przesłanie pocztą na adres Koncept Agnieszka Papuć w Warszawie,. Osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie złożenia oferty jest: Pani Agnieszka Papuć - Koordynatorka Projektu Tel: Fax: Agnieszka Papuć Koordynatorka Projektu Załączniki: 1) Zakres usług cateringowych 2) Zakres usług konferencyjnych 3) Formularz ofertowy

4 Załącznik 1 do Zapytania Ofertowego z dnia r. Specyfikacja zamówienia: ZAKRES USŁUG CATERINGOWYCH Zamawiający planuje zrealizować 20 szkoleń 1-dniowych oraz 4 szkolenia 2-dniowe (łącznie 28 dni szkoleniowych) w okresie od września 2012 do czerwca Usługa cateringowa - całodzienna przerwa kawowa (kawa, herbata, ciastka kruche, owoce, soki owocowe, woda mineralna gazowana i niegazowana) oraz obiad dwudaniowy (opcja mięsna lub wegetariańska oraz deser), świadczona dla grupy 13 osób (12 uczestników szkolenia + trener), dostarczana do i świadczona w miejscu realizacji szkolenia, obejmująca odbiór śmieci i odpadków powstałych w wyniku świadczenia usługi. 1 dzień szkoleniowy = 1 usługa cateringowa Harmonogram realizacji usług cateringowych przedstawia poniższa tabela: Lp. Miesiące realizacji Terminy realizacji Ilość usług cateringowych 1 Wrzesień Październik ; ; ; ; * ; ; ; Listopad ; ; Grudzień ; Luty Marzec ; ; ; ; ; ; ; Kwiecień Maj ; Czerwiec ; RAZEM usług cateringowych (=dni szkoleniowych): 28 Uwaga: w dniu realizowane są dwie usługi równolegle! Ilość dni szkoleniowych x Liczebność grup szkoleniowych = Ilość Dziennych Jednostek żywieniowych (DJŻ) 28 dni szkoleniowych x 13 osób = 364 DJŻ

5 Dostawca usług cateringowych zobowiązuje się do: a) Świadczenia usług cateringowych w części: całodzienna przerwa kawowa w godzinach od 8.40 do 16.00, b) Świadczenia usług cateringowych w części: obiad w godzinach między a (przedział czasowy realizacji obiadu może ulegać nieznacznym przesunięciom, w przypadku zmian dokładne godziny zgłaszane będą każdorazowo w dniu poprzedzającym daną usługę), c) Świadczenia usług cateringowych zgodnie z harmonogramem określonym przez Zamawiającego, d) Świadczenia usług cateringowych wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, e) Przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m. in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia Dz. U. nr 171 poz ze zm.), f) Przygotowania stołów w sposób uzgodniony z Zamawiającym, g) Świadczenia usług cateringowych na zastawie ceramicznej lub porcelanowej, z użyciem sztućców platerowych, serwetek papierowych i materiałowych, obrusów materiałowych, h) Estetycznego podawania posiłków, i) Zebrania naczyń oraz resztek pokonsumpcyjnych najpóźniej 30 min. po zakończeniu szkolenia, j) Dostarczania smacznych posiłków o odpowiedniej wielkości, k) Dostarczania posiłków serwowanych na gorąco: zupa, napoje gorące - w temp. nie niższej niż 80 C, drugie danie - w temp. nie niższej niż 70 C (+/-2 C), l) Do wykonywania posiłków i ewentualnego transportu posiłków do miejsca realizacji szkoleń zgodnie z przepisami SANEPIDU, tj. miejsce produkcji posiłków nadzorowane i z pozwoleniem SANEPIDU na produkcję żywności, personel z badaniami i uprawnieniami SANEPIDU do pracy w żywieniu zbiorowym, transport posiłków odbywa się tylko pojazdami posiadającymi aktualną książkę sanitarną wydaną przez SANEPID. m) Uzgadniania z Zamawiającym menu szczegółowego na każdy miesiąc (każdorazowo przed rozpoczęciem miesiąca, którego menu dotyczy).

6 Załącznik 2 do Zapytania Ofertowego z dnia r. Specyfikacja zamówienia: ZAKRES USŁUG KONFERENCYJNYCH Usługa konferencyjna - wynajęcie sali konferencyjnej (dla 12 osób + trener), z wyposażeniem: tablica flipchart i rzutnik multimedialny, z oświetleniem dziennym i możliwością doświetlenia sztucznego. Zamawiający planuje zrealizować 20 szkoleń 1-dniowych oraz 4 szkolenia 2-dniowe (łącznie 28 dni szkoleniowych) w okresie od września 2012 do czerwca dzień szkoleniowy = 1 usługa konferencyjna Harmonogram realizacji usług konferencyjnych przedstawia poniższa tabela: Lp. Miesiące realizacji Terminy realizacji Ilość usług konferencyjnych 1 Wrzesień Październik ; ; ; ; * ; ; ; Listopad ; ; Grudzień ; Luty Marzec ; ; ; ; ; ; ; Kwiecień Maj ; Czerwiec ; RAZEM usług konferencyjnych (=dni szkoleniowych): 28 Uwaga: w dniu realizowane są dwie usługi równolegle! Wykonawca usług konferencyjnych zobowiązuje się do: a) Świadczenia usług zgodnie z ustalonym harmonogramem szkoleń. b) Utrzymania czystości w miejscu realizacji usługi.

7 Załącznik 3 do Zapytania Ofertowego z dnia r.... (Nazwa, adres, nr tel. Oferenta lub pieczęć firmowa) Ja(My) niżej podpisany(-i) FORMULARZ OFERTOWY... imię(-ona) i nazwisko(-a) osoby(-ób) upoważnionej(-ych) do reprezentowania Oferenta działając w imieniu i na rzecz:... ( pełna nazwa i adres firmy) Numer telefonu:... Numer faksu:... Numer REGON:... Numer NIP:... nawiązując do Zapytania ofertowego dotyczącego zakupu usług cateringowych i/lub konferencyjnych na potrzeby projektu MOC KOMPETENCJI W SILE WIEKU" realizowanego przez KONCEPT Agnieszka Papuć: 1. Oświadczam(-y), że zapoznałem(-liśmy) sie dokładnie z warunkami zawartymi w w/w zapytaniu ofertowym, uzyskałem(-liśmy) konieczne informacje niezbędne do przygotowania oferty i uznaję(-emy) się za związanego(-ych) określonymi w nim postanowieniami i zasadami postępowania. 2. Oferuję(-emy) wykonanie przedmiotu zamówienia 1) zgodnie z poniższą specyfikacją cenową: USŁUGI CATERINGOWE Wyszczególnienie Całodzienna przerwa kawowa dla 13 osób Obiad dwudaniowy dla 13 osób Cena jednostkowa netto podatek VAT (%) podatek VAT (kwota) Ilość usług 28 Wartość brutto RAZEM WARTOŚĆ USŁUG CATERINGOWYCH BRUTTO: Słownie łączna wartość usług cateringowych brutto: Usługi cateringowe świadczone będą w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. 1) zaznaczyć znakiem "x" oferowane do realizacji usługi

8 USŁUGI KONFERENCYJNE Miejsce realizacji usług konferencyjnych (dokładny adres): Cena jednostkowa usługi konferencyjnej netto podatek VAT (%) podatek VAT (kwota) Ilość usług konferencyjnych Wartość usług konferencyjnych brutto 28 Słownie łączna wartość usług konferencyjnych brutto: Formularz ofertowy stanowi odzwierciedlenie wszelkich kosztów związanych z zamówieniem. Zamawiający nie dopuszcza ponoszenia dodatkowych kosztów na etapie prac nad przedmiotem zamówienia. Oferenci ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania. 3. Jednocześnie oświadczam(-y), że: a) cena(-y) podana(-e) w Formularzu ofertowym uwzględnia(-ją) wszystkie koszty związane z zamówieniem; b) posiadam(-amy) uprawnienia do wykonywania zamówienia; c) posiadam(y) niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuję(-emy) osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; d) znajduję(-emy) się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Na żądanie Zamawiającego dostarczę(-ymy) niezwłocznie odpowiednie dokumenty potwierdzające prawdziwość każdej z kwestii zawartej w tym oświadczeniu; e) w przypadku przyznania zamówienia naszej firmie zobowiązuję(-emy) się do zawarcia umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego; f) świadomy(-i) odpowiedzialności karnej za składanie nieprawdziwych danych (art. 233 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny Dz. U. z 1997 r. Nr 88 poz. 553 z późn. zm.) oświadczam(-y), że dane zawarte w niniejszym formularzu ofertowym są zgodne z prawdą. Osoba do kontaktów roboczych: Miejsce i data Pieczęć(-i) i podpis(-y) osoby(-ób) uprawnionej(-ych) do reprezentowania Oferenta 1) Szczegółowa oferta 2) Kserokopia dokumentu rejestrowego firmy (KRS, zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej) z okresu nie dłuższego niż 6 miesięcy przed dniem złożenia niniejszej oferty