ZAPYTANIE OFERTOWE. I. ZAMAWIAJĄCY Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A. ul. Bagatela 12, Warszawa

Transkrypt

1 Warszawa, 13 września 2011 r. ZAPYTANIE OFERTOWE Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A. (adres: ul. Bagatela 12, Warszawa) zwraca się z prośbą o przygotowanie oferty cenowej na kompleksową organizację konferencji pt. Jak skorzystać ze środków Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej w dniu 29 września 2011 r. w Sandomierzu; Przedsięwzięcie jest współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa w ramach Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej, Działanie I.4, komponent Promocja I Priorytetu Programu Operacyjnego Rozwoju Polski Wschodniej. Zamówienie jest udzielane zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości euro dla Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej w trybie art. 4 pkt 8 ustawy Pzp. I. ZAMAWIAJĄCY Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A. ul. Bagatela 12, Warszawa II. MIEJSCE I TERMIN REALIZACJI USŁUGI Sandomierz 29 września 2011 r. zgodnie z zarysem organizacyjnym: 10: Rejestracja uczestników, kawa na powitanie 11: Realizacja programu 12: Przerwa kawowa Realizacja programu Obiad Zamawiający zastrzega sobie możliwość przesunięć w programie do maksimum 30 minut. III. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Nazwa zamówienia: przygotowanie i kompleksowa obsługa konferencji pt. Jak skorzystać ze środków Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej w dniu 29 września 2011 r. w Sandomierzu. 2. Kompleksowa usługa będzie obejmować: a) pełną organizację konferencji, w tym:

2 - wynajęcie sali klimatyzowanej, w hotelu minimum 3* lub centrum konferencyjnym, restauracji o wysokim standardzie; - sala na minimum 50 osób maksimum 70 osób, wraz z wyposażeniem technicznym (nagłośnienie, 2 mikrofony bezprzewodowe mikrofony, laptop podłączony do rzutnika multimedialnego i komputera, ekran do rzutnika); - udostępnienie w cenie usługi parkingu dla gości konferencji; - ustawienie stolika recepcyjnego wraz z obsługą jednej osoby do rejestracji uczestników i wydawania materiałów promocyjno - informacyjnych przygotowanych przez PAIiIZ S.A. Osoba będzie dostępna przez cały czas trwania konferencji przy stole recepcyjnym; - udział jednej osoby od Wykonawcy, biegłej w kwestiach technicznoorganizacyjnych spotkania, dostępnej według potrzeb. b) przygotowanie i zaserwowanie cateringu kawy na powitanie oraz obiadu; - kawa na powitanie minimum kawa, herbata, soki naturalne oraz woda gazowana i niegazowana, ciasto świeże 3 rodzaje, ciasteczka kruche, owoce dla minimum 50 osób; - obiad w formie szwedzkiego bufetu : dania gorące: 2 rodzaje zup, 3 dania na ciepło jedno mięsne, jedno z ryby i jedno wegetariańskie do wyboru, zimne przekąski, bar sałatkowy minimum 4 sałatki, wybór ciast i deserów minimum 3 rodzaje ciast i 2 desery, owoce sezonowe, świeże, zimne napoje bezalkoholowe oraz kawa i herbata dla minimum 50 osób; Usługa cateringowa obejmuje również przygotowanie własnych sztućców, talerzy, obrusów oraz obsługę serwisu sprzątającego i obsługę kelnerską; c) zapewnienie noclegu przed seminarium w przypadku seminarium w Przemyślu (lub okolicy) 2 pokoje jednoosobowe w hotelu, w którym odbywa się seminarium, w przypadku, jeśli seminarium jest w ośrodku lub restauracji bez hotelu na nocleg wymagany jest obiekt 3* w bliskiej odległości. 3. Warunki udziału w postępowaniu: O zamówienie nie mogą ubiegać się podmioty powiązane z Zamawiającym w rozumieniu art. 6c ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007 r. Nr 42, poz. 275 z późn. zm.), które w szczególności: - pełnią wobec Zamawiającego funkcję członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; - pozostają z Zamawiającym w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze Wykonawcy zamówienia, w szczególności pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

3 4. Inne informacje: a) płatność za usługę przelewem w ciągu 14 dni od otrzymania prawidłowo wystawionej faktury; b) Zamawiający zastrzega możliwość zmniejszenia bądź zwiększenia ilości uczestników, jednak nie więcej niż 20%. W przypadku zmiany liczby uczestników Zamawiający poinformuje o tym fakcie na min. 3 dni przed terminem konferencji; c) w przypadku zmiany liczby uczestników Zamawiający zapłaci jedynie za rzeczywistą liczbę uczestników pomnożoną przez cenę jednostkową brutto na uczestnika, nie mniejszą niż 40 osób i nie większą niż rzeczywista liczba osób. IV. KRYTERIA OCENY OFERTY Ocenie podlega oferta przygotowana wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Przy składaniu oferty należy podać przykładowe menu oraz opis warunków technicznych obiektu obejmujące cennik dla ww. zamówienia. Kryteria oceny: 1) Cena 60% 2) Jakość obiektu, w którym zaplanowano konferencję - 40%: standard obiektu i wyposażenie, parking dla uczestników konferencji za hotel/obiekt kat.3* lub wyższej - 20 pkt., za obiekt niższej klasy 15 pkt; odległość od ścisłego centrum miasta - za odległość do 2 km od centrum 20 pkt, za odległość do 5 km od centrum 15 pkt, za odległość powyżej 5 km od centrum 10 pkt. V. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT Termin złożenia ofert 19 września 2011 r., godz Ofertę można złożyć w 3 formach, każda z nich będzie prawidłowa: 1. em na adres: anna.flak@paiz.gov.pl 2. lub faksem na nr (22) lub na adres pocztowy: PAIiIZ S.A. ul. Bagatela 12, Warszawa. Liczy się data i godzina wpływu. Oferty złożone po terminie nie będą podlegać ocenie. Oferty należy złożyć na formularzu załączonym do niniejszego zapytania. Podpis Zamawiającego

4 ZAŁĄCZNIK NR 1 Miejsce data Pieczęć Wykonawcy Formularz ofertowy Nazwa i adres Wykonawcy: Tel..... Fax Odpowiadając na zaproszenie do składania ofert na przygotowanie i kompleksową obsługę konferencji pt. Jak skorzystać ze środków Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej w dniu 29 września 2011 r. w Sandomierzu oferujemy wykonanie w/w przedmiotu zamówienia za łączną cenę brutto w zł:... Lp Tytuł usługi Wartość netto Podatek VAT Wartość brutto 1 Wynajem sali i koszty związane z obsługą sali oraz koszty związane z obsługą personalną _, _, _, 2 Catering i obsługa kelnerska 3 Cena jednostkowa brutto na uczestnika (biorąc pod uwagę liczbę 50 uczestników) 4 Wartość brutto razem (cena za 1 osobę z poz. 3 x 50 osób) 5 2 pokoje jednoosobowe dla organizatora na nocleg poprzedzający konferencję (łącznie brutto) _, _, _, _, za jedną osobę _, zł _, zł Wykonawca funkcjonuje na rynku od... (miesiąc/rok) Obiekt jest położony w odległości. km od centrum miasta. Oświadczamy, że : zapoznaliśmy się z treścią zapytania, przedmiot zamówienia zamierzamy zrealizować bez udziału podwykonawców, uważamy się za związanych ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert,

5 nie zalegamy ze składkami wobec ZUS i Urzędu Skarbowego. Załącznikami do niniejszej oferty jest: 1. Wyciąg z rejestru przedsiębiorców (KRS lub EDG); 2. Zdjęcia sali konferencyjnej lub inne materiały przedstawiające wygląd sali i informacje o położeniu obiektu oraz opis warunków wyposażenia technicznego sali; 3. Propozycja menu na konferencję. czytelny podpis osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy