Zapytanie ofertowe. Warszawa, r.

Transkrypt

1 Zapytanie ofertowe dotyczące obsługi cateringowej 16 wydarzeń organizowanych od września 2014 r. do listopada 2015 r. w siedzibie Zamawiającego w ramach projektu Wzornictwo-Biznes-Zysk nr umowy o dofinansowanie POIG /14 Warszawa, r.

2 Informacja o projekcie Projekt Wzornictwo-Biznes-Zysk (dalej WBZ) realizowany jest w ramach działania 5.2 Wspieranie Instytucji otoczenia biznesu świadczących usługi proinnowacyjne oraz ich sieci o znaczeniu ponadregionalnym, Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka Czas realizacji projektu r. Głównym celem projektu Wzornictwo Biznes Zysk jest stworzenie profesjonalnego otoczenia biznesowego, przygotowującego do aplikacji wzornictwa przemysłowego w przedsiębiorstwach. Głównymi adresatami i odbiorcami produktów projektu (grupami docelowymi projektu) są: Przedsiębiorcy, Projektanci wzornictwa przemysłowego (indywidualni oraz studia projektowe), Studenci oraz absolwenci wyższych uczelni wydziałów związanych z rozwojem nowego produktu, Przedstawiciele administracji państwowej i samorządowej. W ramach projektu zostaną przeprowadzone warsztaty oraz seminaria dla grup docelowych oraz powstanie portal internetowy. Więcej informacji na temat Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka dostępnych jest na stronie internetowej Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju. Informacje o Zamawiającym Instytut Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o.o. ul. Świętojerska 5/ Warszawa NIP: Regon: Informacja o sposobie prowadzenia postępowania Postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadami konkurencyjności. Zamówienie zostanie udzielone na podstawie obiektywnych kryteriów, zapewniających zgodność z zasadami przejrzystości, niedyskryminacji, równego traktowania oraz gwarantujących, że oferty zostaną ocenione w warunkach efektywnej konkurencji. W tym celu opracowano kryteria oceny ofert: dopuszczające oraz rozstrzygające, które potraktowane łącznie umożliwią wyłonienie oferty najkorzystniejszej dla Instytutu Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o. o.. 1. Opis przedmiotu zapytania ofertowego: 1.1. Przedmiot zapytania ofertowego dotyczy obsługi cateringowej 16 wydarzeń o charakterze biznesowym (warsztaty i seminaria) organizowanych w siedzibie Zamawiającego, przy ul. Świętojerskiej 5/7 w Warszawie, w tym: wydarzeń 2-dniowych dla ok. 30 osób każde typ A, wydarzenia 1-dniowe dla ok. 115 osób każde typ B Wstępny terminarz wydarzeń typu A: 2

3 2014 rok 2015 rok września lutego 30 września 1 października lutego listopada kwietnia kwietnia czerwca czerwca września września listopada 1.3. Wstępny terminarz wydarzeń typu B: 2014 rok 2015 rok 11 grudnia 12 marca 14 maja 1 października 1.4. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany dat poszczególnych wydarzeń typu A oraz typu B Wstępny plan usługi dotyczący wydarzeń typu A: Dzień I: Przerwa kawowa w formie bufetu szwedzkiego: Soki 250 ml/osobę Kanapki bankietowe 6 szt./osobę ok. godz Woda bez ograniczeń stoły do rozstawienia produktów na przerwę kawową, zastawę stołową, stoły bankietowe, nakrycie stołów Obiad w formie bufetu szwedzkiego: Pierwsze danie zupa ok. 200 ml/osobę Drugie danie mięsne i wegetariańskie w proporcji (70:30) wraz z dodatkami skrobiowymi i warzywnymi Deser 1 porcja/osobę ok. godz Soki 250 ml/osobę Woda bez ograniczeń stoły do rozstawienia produktów, zastawę stołową (sztućce, talerze, itp.), stoły bankietowezapewniające możliwość swobodnego spożycia 3

4 posiłków ok. godz nakrycie stołów na poziomie restauracyjnym Przerwa kawowa w formie bufetu szwedzkiego: Soki 250 ml/osobę Ciasteczka kruche bankietowe 50g/osobę Owoce sezonowe ok. 100g/osobę Woda bez ograniczeń stoły do rozstawienia produktów na przerwę kawową zastawę stołową (sztućce, talerze, itp.),, stoły bankietowe, nakrycie stołów Wykonawca ma obowiązek zapewnić stałą obsługę kelnerską, od przygotowania porannej przerwy kawowej do końca drugiej przerwy kawowej Dzień II ok. godz ok. godz Obiad w formie bufetu szwedzkiego: Pierwsze danie zupa ok. 200 ml/osobę Drugie danie mięsne i wegetariańskie w proporcji 70:30 wraz z dodatkami skrobiowymi i warzywnymi Deser 1 porcja/osobę Soki 250 ml/osobę Woda bez ograniczeń - stoły do rozstawienia produktów, - zastawę stołową, - stoły bankietowe, - nakrycie stołów. Przerwa kawowa w formie bufetu szwedzkiego: Soki 250 ml/osobę Kanapki bankietowe/ciastka w proporcji 60:40 Owoce sezonowe ok. 100g/osobę Woda bez ograniczeń - stoły do rozstawienia produktów na przerwę kawową, - zastawę stołową, - stoły bankietowe,, - nakrycie stołów. Wykonawca ma obowiązek zapewnić stałą obsługę kelnerską, od momentu przygotowania obiadu do czasu zakończenia przerwy kawowej. 4

5 1.6. Wstępny plan usługi dotyczący wydarzeń typu B: od. godz do godz Całodzienny bufet kawowy, w tym między innymi: Soki Owoce sezonowe Ciasteczka kruche bankietowe Woda bez ograniczeń - stoły do rozstawienia produktów na przerwę kawową, - zastawę stołową, - stoły bankietowe, - nakrycie stołów, - obsługę kelnerską. Lunch w formie bufetu szwedzkiego: Pierwsze danie zupa ok. 200 ml/osobę Drugie danie mięsne i wegetariańskie w proporcji (70:30) wraz z dodatkami skrobiowymi i warzywnymi Deser 1 porcja/osobę ok. godz Soki 250 ml/osobę Woda bez ograniczeń - stoły do rozstawienia produktów, - zastawę stołową, - stoły bankietowe, - nakrycie stołów, - obsługę kelnerską Na potrzeby realizacji przedmiotu zapytania ofertowego Zamawiający udostępni Oferentowi salę oraz zaplecze cateringowe Pożywienie powinno spełniać wymogi aktualnych wytycznych Instytutu Żywności i Żywienia Świadczenie usług żywienia przez Oferenta odbywać powinno się wg ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (tekst jednolity, Dz. U. z 2010 Nr 136 poz. 914) Zamawiający wymaga kompleksowej obsługi, w tym przygotowania i podania poczęstunków, przygotowania stołów i nakryć (sztućce, talerze, obrusy, serwetki), uzupełniania na bieżąco serwisu kawowego a także sprzątania na bieżąco stołów i pomieszczeń, w których podawane będą posiłki Wszystkie napoje gorące muszą być podane w naczyniach ceramicznych (nie jednorazowego użytku), napoje zimne muszą być serwowane w szklankach, do konsumpcji przygotowane muszą być porcelanowe talerze/talerzyki i sztućce metalowe. Obiad powinien być podany na ciepło w podgrzewaczach ze stali nierdzewnej, surówki w misach szklanych z kompletem sztućców metalowych. 5

6 1.12. Zamawiający wymaga zapewnienia stolików bankietowych na wydarzenia typu A w ilości zapewniającej swobodne spożycie posiłków przez około 30 osób każdego dnia, Zamawiający wymaga zapewnienia stolików bankietowych na wydarzenia typu B w ilości zapewniającej swobodne spożycie posiłków przez około 115 osób Użyta zastawa musi być czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana. 2. Tryb składania ofert 2.1. Tryb składania ofert oraz wybór najkorzystniejszej oferty nie odbywa się na podstawie Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 223, poz z późn. zm.) Jeden Oferent może złożyć tylko jedną ofertę (pod rygorem pozostania bez rozpatrzenia wszystkich ofert danego Oferenta) Oferta musi zostać złożona na piśmie, z wykorzystaniem Formularza ofertowego stanowiącego załącznik numer 1 do niniejszego zapytania ofertowego, pod rygorem nieważności Nie jest dopuszczalne składanie ofert wariantowych. 3. Kryteria oceny ofert: 3.1. Kryteria dopuszczające: Podmioty ubiegające się o zamówienie muszą spełnić łącznie następujące warunki, niezależnie od innych określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym: Oferent poda w ofercie cenę netto za obsługę cateringową wydarzenia typu A w przeliczeniu na jednego uczestnika. Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent poda w Formularzu ofertowym (załącznik nr 1) cenę netto za obsługę cateringową wydarzenia typu A w przeliczeniu na jednego uczestnika. Cena netto za obsługę cateringową wydarzenia typu A powinna zostać stała, niezależnie od liczby osób biorących udział w wydarzeniu. Cena powinna obejmować wszystkie elementy usługi opisane w pkt Liczba uczestników zostanie podana każdorazowo najpóźniej w przeddzień wydarzenia do godziny Oferent poda w ofercie cenę netto za obsługę cateringową wydarzenia typu B w przeliczeniu na jednego uczestnika. Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent poda w Formularzu ofertowym (załącznik nr 1) cenę netto za obsługę cateringową wydarzenia typu B w przeliczeniu na jednego uczestnika. Cena netto za obsługę cateringową wydarzenia typu B powinna zostać stała, niezależnie od liczby osób biorących udział w wydarzeniu. Cena powinna obejmować wszystkie elementy usługi opisane w pkt. 1.6.,. Liczba uczestników zostanie podana zamawiającemu każdorazowo najpóźniej 3 dni robocze przed wydarzeniem. 6

7 Oferent dołączy do oferty minimum 3 referencje dotyczące obsługi cateringowej grupy minimum 100 osób. Referencje nie mogą dotyczyć imprez plenerowych. Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent dołączy do oferty minimum 3 dokumenty potwierdzające jakość wykonanych prac (np. referencje, rekomendacje) dotyczących obsługi cateringowej grupy minimum 100 osób. Za dokumenty potwierdzające jakość wykonanych prac nie będą uznawane protokoły odbioru.. Ponadto, Oferent w Formularzu ofertowym (załącznik nr 1) oświadczy dla jakiej liczby osób świadczona była każda z usług oraz wskaże kontakt do osób, które potwierdzą wykonanie prac Oferent poda sześć propozycji menu obiadowego na wydarzenia typu A. Zamawiający każdorazowo najpóźniej na 5 dni roboczych przed wydarzeniem dokona wyboru menu obowiązującego w pierwszym oraz w drugim dniu wydarzenia. Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent w Formularzu ofertowym (załącznik nr 1) poda sześć różnych propozycji menu obiadowego na wydarzenia typu A. Zamawiający najpóźniej 3 dni roboczych przed wydarzeniem dokona wyboru menu obowiązującego w pierwszym oraz w drugim dniu wydarzenia Oferent poda menu lunchowe na wydarzenia typu B. Oferent musi podać: 5 rodzajów dań mięsnych, 5 rodzajów dań wegetariańskich, 5 rodzajów dodatków skrobiowych, 5 rodzajów dodatków warzywnych, 5 rodzajów deserów. Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent w Formularzu ofertowym (załącznik nr 1) poda propozycję menu lunchowego na wydarzenia typu B. Oferenta musi podać: 5 rodzajów dań mięsnych, 5 rodzajów dań wegetariańskich, 5 rodzajów dodatków skrobiowych, 5 rodzajów dodatków warzywnych, 5 rodzajów deserów. Zamawiający każdorazowo najpóźniej na 5 dni roboczych przed wydarzeniem dokona wyboru 2 lub 3 z zaproponowanych pozycji każdego rodzaju Oferent poda propozycję menu serwowanego podczas przerw kawowych w trakcie wydarzenia typu A w pierwszym oraz w drugim dniu wydarzenia. Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent w Formularzu ofertowym (załącznik nr 1) poda propozycję menu serwowanego podczas przerw kawowych podczas trakcie wydarzenia typu A w pierwszym oraz w drugim dniu wydarzenia Oferent poda opis menu całodziennego bufetu kawowego serwowanego podczas wydarzenia typu B. Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent w Formularzu ofertowym (załącznik nr 1) poda opis menu całodziennego bufetu kawowego serwowanego podczas wydarzenia typu B Oferent poda liczbę kelnerów dedykowanych do obsługi wydarzenia typu A. Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent w ofercie stanowiącej załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego poda liczbę kelnerów dedykowanych do obsługi wydarzenia typu A, która powinna być taka sama w pierwszym oraz w drugim dniu wydarzenia. 7

8 3.1.9 Oferent poda liczbę kelnerów dedykowanych do obsługi wydarzenia tupu B. Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent w ofercie stanowiącej załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego poda liczbę kelnerów dedykowanych do obsługi wydarzenia typu B Oferent poda dane kontaktowe do osoby oddelegowanej do kontaktu z Zamawiającym, która będzie upoważniona do prowadzenia ustaleń dotyczących zawarcia umowy. Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent w ofercie stanowiącej załącznik nr 1 poda dane osoby do kontaktu z Zamawiającym, która będzie upoważniona do prowadzenia ustaleń dotyczących zawarcia umowy. Dane te muszą zawierać imię, nazwisko, stanowisko, telefon kontaktowy oraz adres poczty Oferent oświadczy, iż zapoznał się z Zapytaniem ofertowym, przyjmuje warunki w nim zawarte i nie zgłasza zastrzeżeń oraz, że jego firma zapewni wykonanie zamówienia zgodnie z zapytaniem ofertowym Oferent oświadczy, iż znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia Oferent oświadczy, iż informacje zawarte w ofercie są zgodne ze stanem faktycznym Oferent dołączy do oferty odpis z właściwego rejestru lub ewidencji, z którego wynikać będzie iż Oferent został wpisany do właściwego rejestru (np. KRS) lub ewidencji (np. CEiIDG). Dokumenty, o których mowa powyżej, powinny być wystawione nie wcześniej niż 30 dni przed terminem składania ofert. Oferty nie spełniające wymogów określonych w niniejszym punkcie będą pozostawione bez rozpatrzenia. Zamawiający zastrzega sobie prawo szczegółowego sprawdzenia zgodności złożonej przez Oferenta oferty ze stanem faktycznym, w tym również poprzez wezwanie Oferenta do wyjaśnień. Brak wyjaśnień ze strony Oferenta będzie skutkował wykluczeniem takiego Oferenta z postępowania. Ocenie i wyborowi podlegać będą jedynie oferty ważne, sporządzone i złożone Zamawiającemu zgodnie z niniejszym zapytaniem ofertowym Kryterium rozstrzygające: Cena netto za obsługę cateringową wydarzenia typu A w przeliczeniu na jednego uczestnika. (0-40 punktów) Cena netto za obsługę cateringową wydarzenia typu B w przeliczeniu na jednego uczestnika (0-40 punktów) Liczba dokumentów potwierdzających jakość wykonanych prac, dotyczących obsługi cateringowej grupy minimum 100 osób. (0-10 punktów). Dokumenty te nie mogą dotyczyć imprez plenerowych Liczba kelnerów dedykowanych do obsługi wydarzenia typu A. (0-5 punktów) Liczba kelnerów dedykowanych do obsługi wydarzenia typu B. (0-5 punktów) 8

9 4. Sposób oceny ofert: 4.1. Ocenie poddane zostaną oferty sporządzone i dostarczone zgodnie z instrukcją wskazaną w ust Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu (Kryteria dopuszczające, o których mowa w ust. 3 pkt 3.1) będzie dokonana wg kryteriów: tak - nie i zostanie przeprowadzona w oparciu o złożone oferty (wraz z wymaganymi innymi dokumentami). Niespełnienie przez Oferenta przynajmniej jednego warunku udziału w postępowaniu skutkuje wykluczeniem go z postępowania Oferty spełniające wszystkie kryteria dopuszczające zostaną poddane ocenie kryteriów rozstrzygającym Sposób oceny ofert w ramach kryteriów rozstrzygających został przedstawiony w tabeli poniżej. Kryterium Sposób oceny UWAGI Maksymalną liczbę punktów otrzyma oferent, który zaoferuje najniższą cenę netto (w złotych) za obsługę cateringową wydarzenia typu A w przeliczeniu na jednego uczestnika. Cena netto za obsługę cateringową wydarzenia typu A w przeliczeniu na jednego uczestnika O liczbie osób Oferent zostanie powiadomiony każdorazowo najpóźniej w przeddzień wydarzenia do godziny 12:00. Pozostali oferenci otrzymują odpowiednio mniejszą liczbę punktów zgodnie z poniższym wzorem: Cena powinna obejmować wszystkie elementy usługi, opisane w pkt Cena netto za obsługę cateringową wydarzenia typu B w przeliczeniu na jednego uczestnika C= (C Najniższa /C Oceniana ) x 40 gdzie: C- liczba przyznanych punktów Oferentowi C Najniższa cena oferty najniżej skalkulowanej C Oceniana cena oferty ocenianej Maksymalną liczbę punktów otrzyma oferent, który zaoferuje najniższą cenę netto (w złotych) za obsługę cateringową wydarzenia typu B w przeliczeniu na jednego uczestnika Pozostali oferenci otrzymują odpowiednio mniejszą liczbę punktów zgodnie z poniższym wzorem: C= (C Najniższa /C Oceniana ) x 40 gdzie: O liczbie osób Oferent zostanie powiadomiony każdorazowo najpóźniej 3 dni robocze przed wydarzeniem. Cena powinna obejmować wszystkie elementy usługi, opisane w pkt

10 Liczba dokumentów potwierdzających jakość wykonanych prac dotyczących obsługi cateringowej grupy minimum 100 osób Liczba kelnerów dedykowanych do obsługi wydarzenia typu A Liczba kelnerów dedykowanych do obsługi wydarzenia typu B C- liczba przyznanych punktów Oferentowi C Najniższa cena oferty najniżej skalkulowanej C Oceniana cena oferty ocenianej Maksymalną liczbę punktów otrzyma oferent, który dołączy do oferty największą liczbę referencji. Pozostali oferenci otrzymują odpowiednio mniejszą liczbę punktów zgodnie z poniższym wzorem: R= (R oceniana /R największa ) x 10 gdzie: R- liczba przyznanych punktów Oferentowi R oceniana liczba referencji w ofercie badanej R największa liczba referencji w ofercie zawierającej największą liczbę referencji Maksymalną liczbę punktów otrzyma oferent, który zaproponuje największą liczbę kelnerów do obsługi wydarzenia typu A. Pozostali oferenci otrzymują odpowiednio mniejszą liczbę punktów zgodnie z poniższym wzorem: A= (A oceniana /A największa ) x 5 gdzie: A- liczba przyznanych punktów Oferentowi A oceniana liczba kelnerów zaproponowana w ofercie badanej A największa liczba kelnerów w ofercie, w której zaproponowano największą liczbę kelnerów Maksymalną liczbę punktów otrzyma oferent, który zaproponuję największą liczbę kelnerów do obsługi wydarzenia typu B. Pozostali oferenci otrzymują odpowiednio mniejszą liczbę punktów zgodnie z poniższym wzorem: B= (B oceniana /B największa ) x 5 gdzie: Dokumenty nie mogą dotyczyć obsługi cateringowej imprez plenerowych. Za dokument potwierdzający jakość wykonanych prac nie będą traktowane protokoły odbioru prac. Liczba kelnerów powinna być taka sama w pierwszym i w drugim dniu wydarzenia. 10

11 B- liczba przyznanych punktów Oferentowi B oceniana liczba kelnerów zaproponowana w ofercie badanej B największa liczba kelnerów w ofercie, w której zaproponowano największą liczbę kelnerów 5. Sposób przygotowania oferty, termin i miejsce złożenia oferty: 5.1. Ofertę należy sporządzić na załączonym druku Formularz ofertowy (załącznik nr 1). Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie, na której należy umieścić zapis: Oferta - usługa cateringowa Wzornictwo-Biznes-Zysk Oferta musi być podpisana przez uprawioną do tego osobę (bądź osoby), zgodnie z zasadami reprezentacji Oferenta. Wszystkie załączniki do Oferty powinny być załączone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę/y reprezentującą/e Oferenta. Uprawnienie do reprezentacji Oferenta powinno wynikać z załączonych do Oferty dokumentów, w szczególności z właściwego dokumentu z rejestru lub ewidencji, a także pełnomocnictwa Ofertę należy dostarczyć (np. osobiście, kurierem, pocztą) na adres: Instytut Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o.o. ul. Świętojerska 5/ Warszawa (piętro II, pokój 200) 5.4. Termin składania ofert: do dnia 16 września 2014 roku, do godziny 16: Oferty złożone po terminie ich składania nie będą rozpatrywane. Decyduje data i godzina dostarczenia przesyłki do siedziby Zamawiającego Wszelkie dokumenty, które zostaną przez Oferenta złożone w niniejszym postępowaniu powinny być sporządzone w języku polskim, ze skutkiem pozostawienia Oferty bez rozpatrzenia Koszty przygotowania Oferty oraz jej dostarczenia ponosi Oferent. 11

12 6. Istotne warunki zamówienia 6.1. Złożona oferta wiąże Oferenta przez 30 dni licząc od dnia wskazanego w niniejszym Zapytaniu Ofertowym jako termin składania ofert Z Oferentem, którego oferta będzie najkorzystniejsza (tj. otrzyma najwyższą liczbę punktów), zostanie zawarta umowa Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany warunków określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym, o czym zawiadomi poprzez swoją stronę internetową Oferent, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, niezwłocznie po ogłoszeniu wyników postępowania i wyborze jego oferty przez Zamawiającego, w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, jest zobowiązany do zawarcia umowy. Umowa zostanie zawarta w siedzibie Zamawiającego. W razie braku zawarcia umowy przez Oferenta w powyższym terminie, Zamawiający będzie uprawniony do zawarcia umowy z innym oferentem, który złożył kolejną najkorzystniejszą ofertę Zamawiający nie przewiduje dla uczestników postępowania środków odwoławczych od rozstrzygnięć Zamawiającego podejmowanych w ramach postępowania o udzielenie zamówienia Zamawiający zastrzega sobie prawo zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert, bez podania przyczyn takiego zakończenia postępowania. 7. Kontakt z Zamawiającym 7.1. Każdy Oferent może zwrócić się do Zamawiającego drogą elektroniczną o wyjaśnienia związane z przedmiotem zapytania ofertowego Zamawiający będzie porozumiewać się z Wykonawcami drogą elektroniczną pod adresem: wbz_oferty@iwp.com.pl Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi na pytania do dnia 12 września do godz. 15:00. Załączniki: Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy 12