Instrukcja korzystania z aplikacji e-księgowość

Transkrypt

1 Instrukcja korzystania z aplikacji e-księgowość Spis treści Spis treści... 1 Rozpoczęcie pracy w systemie e-księgowość... 4 Moduł dokumenty... 9 Dodawanie dokumentów... 9 Wystawianie faktury sprzedaży... 9 Wystawianie faktury proforma...11 Wystawianie faktury zaliczkowej...13 Wystawianie faktury końcowej do proformy...13 Wystawianie faktury korygującej...14 Wystawianie faktury marża...15 Wystawianie faktury odwrotne obciążenie...17 Wystawianie faktur cyklicznych...18 Wystawianie podobnych faktur...20 Wystawianie faktur z adnotacją metoda kasowa...21 Wystawianie dokumentu Pozostały Przychód...22 Dokumenty firmowe...22 Edycja dokumentu...22 Drukowanie faktur...23 Drukowanie wielu dokumentów...24 Wysyłanie faktury elektronicznej do kontrahenta...25 Duplikat faktury...26 Anulowanie faktury...27 Usuwanie faktury...28 Dodawanie płatności...29 Faktura w języku obcym...32 Dodawanie odbiorcy na fakturze...32 Opcje dla zaznaczonych...35 Pobieranie JPK_FA...36 Ręczne wprowadzanie faktury zakupu...36 Dodawanie dokumentów z pliku...39 Weryfikacja dokumentu...42 Wystawianie noty korygującej...46 Wprowadzanie faktury korygującej zakupu...48 Ewidencja przebiegu pojazdów

2 Ewidencja przebiegu pojazdów - dodaj nowy pojazd...50 Ewidencja przebiegu pojazdów - dodawanie przejazdu i wydatku...51 Moduł Finanse Firmy Płatności...55 Należności...55 Zobowiązania...59 Dodawanie płatności...60 Raporty i zestawienia...66 Przychody i Rozchody...66 Zestawienia...68 Zestawienia sprzedaży VAT...68 Zestawienie zakupu VAT...68 Zestawienie podatkowe VAT...69 Dokumenty sprzedaży...71 Dochodowość sprzedaży...71 Marża wg produktów...71 Marża wg dokumentów...72 Moduł Księgowość Księgowanie dokumentów...74 Księgowanie szybkie...74 Księgowanie zaawansowane...75 Odksięgowanie dokumentów...75 Dowody wewnętrzne...76 Zamknięcie miesiąca deklaracje i rozliczenia podatkowe...76 Deklaracje VAT Deklaracje VAT-UE...83 Plik JPK_VAT...84 Podpisanie pliku JPK_VAT z metadanymi Profilem Zaufanym...86 Podpisanie pliku JPK_VAT z metadanymi podpisem kwalifikowanym...87 Wysyłka pliku JPK_VAT z metadanymi...87 Podpisanie pliku JPK_VAT w formacie XML...90 Deklaracja PIT Środki trwałe...92 Dodawanie środka trwałego...92 Operacje na dodanym środku trwałym...96 Wycofanie środka trwałego z eksploatacji

3 Amortyzacja środków trwałych...98 Remanent Moduł Kontrahenci Dodawanie Kontrahenta Edycja i ustawianie dodatkowych parametrów Usuwanie kontrahenta Import kontrahentów Moduł Produkty Produkty Dodawanie produktu Edycja produktu Usuwanie produktu Import produktów Grupa cenowa produktu Dane i ustawienia Dane osobowe Dane firmy Użytkownicy Numeracje dokumentów Rachunki bankowe Szablony przypomnień Ustawienia księgowe Dokumenty Rozpoznawanie dokumentów Deklaracje

4 Rozpoczęcie pracy w systemie e-księgowość Logowanie do systemu e-księgowość odbywa się każdorazowo za pośrednictwem serwisu ipko. Aktywacja e-księgowości 1. Po zalogowaniu do serwisu ipko w zakładce Moja firma wybierz e-księgowość. 2. Wskaż firmę, dla której aktywujesz e-księgowość (jeśli masz kilka do wyboru) i kliknij przycisk Aktywuj aplikację. 3. Na ekranie pojawią się dane Twojej firmy pobrane z systemu bankowego. Uzupełnij brakujące dane w polach oznaczonych * oraz zaznacz, kto może mieć dostęp do e-księgowości z pełnomocników firmy i kliknij Dalej. 4

5 4. Podaj numer telefonu, który będzie wykorzystywany do kontaktu z infolinią e-księgowość. 5. W polu Czy jesteś podatnikiem VAT? wybierz Tak lub Nie. Jeśli TAK, to w kolejnym kroku dodaj informację czy składasz deklarację VAT miesięcznie czy kwartalnie. Jeśli NIE, podaj w kolejnym kroku podstawę zwolnienia z VAT. 6. W polu Jak prowadzisz księgowość? wskaż swoją metodę rozliczania i kliknij Dalej: Księga przychodów i Rozchodów - metoda obliczania podatku polegająca na sumowaniu przychodów i kosztów w księdze podatkowej KPiR oraz płaceniu podatku od różnicy. Ryczałt - uproszczona forma płacenia podatku, polegająca na płaceniu określonej stawki zależnej tylko od przychodu (z pominięciem kosztów). Pełna księgowość - jest to rozbudowany, precyzyjny i sformalizowany system ewidencji zdarzeń gospodarczych, służący do kontroli, analizy i generowania informacji na temat sytuacji firmy w danym momencie lub na przestrzeni jakiegoś okresu. 5

6 Karta Podatkowa - polega na płaceniu stałej, określonej kwoty co miesiąc. Jej wysokość zależy od ilości mieszkańców w miejscu prowadzenia działalności, ilości pracowników i rodzaju działalności. Posiadam status małego podatnika i rozliczam VAT metodą kasową dotyczy przedsiębiorców, których wartość sprzedaży w minionym roku nie przekroczyła EUR, a podatek jest rozliczany dopiero po uzyskaniu zapłaty od kontrahenta. Zaznaczenie tej opcji powoduje, że na wydruku dokumentu sprzedaży pojawia się adnotacja metoda kasowa. 7. Zapoznaj się i zatwierdź Regulamin i oświadczenia, a następnie zatwierdź aktywację e- Księgowości swoim narzędziem autoryzacyjnym stosowanym w PKO Banku Polskim. Zasady korzystania z systemu Po zalogowaniu do systemu wyświetli się Strona Główna, która prezentuje: Finanse mojej firmy podsumowanie przychodów i kosztów na podstawie wprowadzonych dokumentów w ujęciu miesięcznym. W przypadku dłuższego korzystania z systemu podsumowanie z danego miesiąca jest porównywane z miesiącem poprzednim. Przycisk Zobacz raport przenosi do raportu Przychody i Rozchody. Płatności podsumowanie płatności z podziałem na 4 sekcje: Oczekiwane wpływy w bieżącym miesiącu całość oczekiwanych wpływów z danego miesiąca kalendarzowego. Kliknięcie w link przekierowuje na listę Należności z danego miesiąca, Zaplanowane wydatki w bieżącym miesiącu płatności, które czekają na realizację w danym miesiącu. Kliknięcie w link przekierowuje na listę Zobowiązań z danego miesiąca, 6

7 Suma zaległości kontrahentów wartość należności z niezapłaconych dokumentów sprzedaży. Kliknięcie w link przekierowuje na listę wszystkich Należności, Moje zaległości wartość niezapłaconych dokumentów kosztowych. Kliknięcie w link przekierowuje na listę wszystkich Zobowiązań. Przeciągnij i upuść pliki z dokumentami pozwala na dodawanie skanów dokumentów do przetworzenia. Dodane dokumenty lista dokumentów przetworzonych, czekających na weryfikację poprawności odczytanych danych. Szczegółowe menu dla poszczególnych zakładek menu głównego systemu składa się z następujących elementów: Dokumenty Dodawanie dokumentów pozwala na przejście do odpowiedniego sposobu dodawania dokumentów lub do ich weryfikowania. Dokumenty firmowe umożliwia wyświetlenie dokumentów dostępnych w systemie, ustawienie cykliczności dla faktur oraz pobieranie dokumentów dla księgowości. 7

8 Finanse firmy Płatności umożliwia wyświetlenie należności i zobowiązań wynikających z wprowadzonych faktur. Raporty zarządcze wyświetla raport Przychody i Rozchody. Zestawienia możliwość wyświetlenia raportów sprzedaży VAT, zakupu VAT i raportu podatkowego VAT. Dochodowość sprzedaży możliwość wyświetlenia raportów marży wg produktów i dokumentów. Księgowość Księgowanie dokumentów pozwala zaksięgować dokumenty kosztowe i sprzedażowe. Podatki i ZUS na podstawie zaksięgowanych dokumentów tworzone są w systemie deklaracje obowiązkowe oraz pozostałe rozliczenia. Kontrahenci prowadzi do modułu, w którym można dodawać kontrahentów. Produkty prowadzi do modułu, w którym można dodawać produkty. Dodaj dokument przedstawia dostępne w systemie możliwości dodawania dokumentu: 8

9 Wystaw fakturę umożliwia wystawienie dokumentu sprzedaży spośród dostępnych typów: faktura sprzedaży, proforma, zaliczkowa, korygująca, wewnątrzwspólnotowa, pozostały przychód. Zapisany dokument jest widoczny w tabeli listy dokumentów. Moduł dokumenty Dodawanie dokumentów Wystawianie faktury sprzedaży Aby wystawić fakturę sprzedaży po zalogowaniu w systemie należy: Kliknąć Wystaw fakturę Na formularzu dokumentu zaznaczyć Faktura sprzedaży, Wypełnić formularz w zakresie wymaganych pól - dane kontrahenta, - listę towarów lub usług (produkty), - walutę, - datę wystawienia, - datę dostawy/wykonania usługi, - numer dokumentu, - sposób płatności (w przypadku opcji przelew na rachunek bankowy niezbędne jest dodanie rachunku bankowego), - termin płatności - miejsce wystawienia, - w razie potrzeby adnotację na dokumencie (Rozwiń opisy dokumentu) oraz Podpis wystawiającego dokument (Rozwiń podpis), Zapisać dokument klikając Wystaw. 9

10 10

11 Po kliknięciu Wystaw wyświetli się podgląd dokumentu. Klawisz Opcje znajdujący się z prawej strony zawiera listę funkcjonalności, jakie można wykonać na dokumencie, np. Edytuj, Wyślij, Usuń itp. Zapisany dokument sprzedaży będzie widoczny na liście Wszystkie dokumenty oraz Dokumenty przychodowe. Wystawianie faktury proforma Faktura proforma nie jest dokumentem księgowym. W systemie pełni rolę oferty, propozycji dla kontrahenta. Wystawiana jest najczęściej w celu otrzymania zaliczki od nabywcy. Aby wystawić fakturę proforma, należy: Kliknąć Wystaw fakturę, Na formularzu dokumentu zaznaczyć Faktura proforma, Wypełnić formularz w zakresie wymaganych pól, Zapisać dokument klikając Wystaw. 11

12 Po kliknięciu Wystaw wyświetli się podgląd dokumentu. Klawisz Opcje znajdujący się z prawej strony zawiera listę dodatkowych funkcji dotyczących dokumentu, np. Edytuj, Wyślij, Usuń, Wystaw zaliczkę, Wystaw fakturę końcową itp. 12

13 Wystawianie faktury zaliczkowej Jeśli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, obowiązek podatkowy z tytułu podatku VAT powstaje z chwilą otrzymania zaliczki. W takiej sytuacji konieczne jest wystawienie faktury zaliczkowej. Fakturę zaliczkową wystawia się do 15 dnia miesiąca następującego po otrzymaniu zaliczki. Fakturę zaliczkową można wystawić tylko do istniejącej w systemie faktury proforma. W tym celu, należy w Dokumenty Dokumenty firmowe Sprzedaż, odszukać właściwą fakturę proforma i kliknąć Opcje Wystaw zaliczkę. W formularzu faktury zaliczkowej, należy podać datę otrzymania zaliczki oraz kwotę brutto zaliczki. Po zapisaniu dokumentu wyświetli się jego podgląd. Wystawianie faktury końcowej do proformy Aby wystawić fakturę końcową do proformy należy w Dokumenty Dokumenty firmowe Sprzedaż, odszukać właściwą fakturę proforma i kliknąć Opcje Wystaw fakturę końcową. W formularzu faktury końcowe zostaną uwzględnione wcześniej wystawione zaliczki. 13

14 Uwaga! W polu Zapłacono należy wpisać kwotę należności, jaką otrzymaliśmy na moment wystawienia faktury końcowej. Po zapisaniu dokumentu wyświetli się jego podgląd. Wystawianie faktury korygującej Dokument wystawiany jest w celu skorygowania błędów dotyczących, np. danych sprzedawcy, nabywcy, ilości, ceny, zwrotu towaru lub rezygnacji z usługi. Fakturę korygującą można wystawić tylko do istniejącej w systemie faktury sprzedaży. Aby wystawić fakturę korygującą należy wybrać Dokumenty Dokumenty firmowe Sprzedaż odszukać właściwą fakturę i kliknąć Opcje Wystaw korektę. Jeśli powodem wystawienia korekty jest zmiana w danych nabywcy, należy w danych kontrahenta poprawić błędne dane i zapisać zmiany. Jeśli powodem wystawienia korekty jest zmiana wartości sprzedaży należy w tabeli Stan po korekcie wprowadzić odpowiednie zmiany ilości lub ceny. W przypadku korekty do zera w polu ilość należy wpisać 0. Przed zapisaniem dokumentu należy podać przyczynę korekty (Rozwiń przyczynę korekty). 14

15 Wystawianie faktury marża Fakturę marża wystawia podatnik świadczący usługi turystyczne lub dokonujący dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków. W przypadku faktury marża podstawą opodatkowania jest marża. Aby wystawić fakturę marża należy: Kliknąć Wystaw fakturę, Na formularzu dokumentu rozwinąć opcje dla pierwszej sekcji zaznaczyć Faktura sprzedaży marża, Wypełnić formularz w zakresie pól, które są wymagane. W tabeli produktów należy określić cenę zakupu oraz sprzedaży. 15

16 Zapisać dokument klikając Wystaw. W przypadku faktury marża na wydruku dokumentu widoczna jest obowiązkowa adnotacja dotycząca procedury marży. 16

17 Wystawianie faktury odwrotne obciążenie W przypadku sprzedaży towarów objętych odwrotnym obciążeniem, fakturę należy wystawić w następujący sposób: Kliknąć Wystaw fakturę, Na formularzu dokumentu zaznaczyć Faktura sprzedaży, Wypełnić formularz w zakresie pól, które są wymagane, WAŻNE! W kolumnie stawka VAT należy wybrać stawkę VAT oo = odwrotne obciążenie, Zapisać dokument klikając Wystaw. Na wydruku dokumentu widoczna będzie obowiązkowa adnotacja odwrotne obciążenie. 17

18 Wystawianie faktur cyklicznych Jeśli w stałych odstępach czasowych, np. co miesiąc, wystawiane są powtarzalne faktury, tzn. na takie same kwoty, usługi/towary i dla tych samych kontrahentów, można zautomatyzować proces ich wystawiania za pomocą funkcji faktur cyklicznych. Cykliczność można ustawić podczas wystawiania dokumentu lub już po jego zapisaniu w systemie. Aby dodać cykliczność dla zapisanej faktury, należy w widoku listy dokumentów kliknąć Opcje Dodaj cykliczność, a następnie określić parametry dotyczące generowania kolejnych faktur: częstotliwość, datę generowania następnego dokumentu, sposób wysyłki, listę kontrahentów. Po zapisaniu danych dokumenty będą generowane automatycznie. 18

19 Podczas wystawiania faktury należy w dolnej części formularza zaznaczyć Ustaw fakturę jako cykliczną i uzupełnić parametry. 19

20 W zakładce Dokumenty Dokumenty firmowe Faktury cykliczne znajduje się lista faktur cyklicznych z możliwością podglądu generowanych faktur, edycji i usuwania ustawionych cykli. Wystawianie podobnych faktur Aby wystawić taką fakturę należy w widoku listu faktur sprzedażowych kliknąć dla wybranego dokumentu Opcje Wystaw podobną. Wyświetlony zostanie formularz faktury z takimi samymi danymi kontrahenta, produktami, wartością dokumentu. Ustawiony będzie bieżący numer dokumentu, data wystawiania, dostawy/wykonania usługi oraz właściwy termin płatności. Wystawianie paragonu Paragon sprzedaży jest to dokument wystawiany osobie fizycznej w sytuacji, gdy sprzedawca nie ma obowiązku wystawiania paragonu z kasy fiskalnej. Aby wystawić paragon sprzedaży należy: Kliknąć Wystaw fakturę, Na formularzu dokumentu rozwinąć opcje dla pierwszej sekcji zaznaczyć Paragon sprzedaży, Wypełnić formularz w zakresie pól, które są wymagane, 20

21 Zapisać dokument klikając Wystaw. Wystawianie faktur z adnotacją metoda kasowa Aby na wystawionej fakturze pojawiła się adnotacja o wystawieniu faktury metodą kasową, należy w Ustawienia Ustawienia księgowe zaznaczyć opcję Jestem tzw. małym podatnikiem i korzystam z metody kasowej. Po zapisaniu zmian wydruk będzie zawierał adnotację metoda kasowa. 21

22 Wystawianie dokumentu Pozostały Przychód Pozostały przychód to dokument księgowy wystawiany, w celu zarejestrowania i zaksięgowania w systemie innych przychodów, najczęściej niezwiązanych z prowadzeniem działalności gospodarczej np. odsetki bankowe, otrzymane kary umowne, dodatnie różnice kursowe. Aby wystawić dokument Pozostały Przychód należy: kliknąć Wystaw fakturę, na formularzu dokumentu rozwinąć opcje dla pierwszej sekcji i zaznaczyć Pozostały Przychód, wypełnić formularz, w zakresie pól, które są wymagane, zapisać dokument klikając Wystaw. Dokumenty firmowe Edycja dokumentu Dokument zapisany w systemie można edytować. Dla dokumentów sprzedażowych funkcja edycji dostępna jest po kliknięciu w przycisk Opcje Edytuj. 22

23 UWAGA! Edycja jest niedostępna dla: dokumentów ze statusem: anulowany, wyeksportowany, zaksięgowany, faktur sprzedaży, jeśli wystawiona została faktura korygująca, faktur proforma, jeśli wystawiona została faktura zaliczkowa lub końcowa, faktur zaliczkowych, jeśli wystawiona została faktura końcowa. Drukowanie faktur W celu wydrukowania (pobrania pliku PDF) faktury sprzedaży należy wejść w Dokumenty Dokumenty firmowe Sprzedaż. Możliwości pobrania dokumentu: Opcje Pobierz lub Drukuj 23

24 Korzystając z Pobierz należy wybrać właściwy format pliku PDF i kliknąć Pobierz. W przypadku funkcji Drukuj należy wskazać typ wydruku dokumentu Oryginał, Kopia, Oryginał + Kopia lub Duplikat i kliknąć Pobierz do PDF. Drukowanie wielu dokumentów Aby wydrukować dokumenty zbiorczo należy zaznaczyć wybrane dokumenty z listy, a następnie kliknąć przycisk Opcje dla zaznaczonych i wybrać Pobierz lub Drukuj. 24

25 Wysyłanie faktury elektronicznej do kontrahenta W celu wysłania faktury do kontrahenta należy wejść w Dokumenty Dokumenty firmowe Sprzedaż Odszukać właściwy dokument i kliknąć Opcje Wyślij. W oknie wysyłania dokumentu należy zweryfikować lub wpisać adres odbiorcy, można również podać adres do wysłania kopii wiadomości. Kliknięcie Wyślij spowoduje wysłanie wiadomości z fakturą w załączniku na podane adresy odbiorców oraz kopii wiadomości do nadawcy (nie trzeba podawać adresu nadawcy w polu Wyślij kopię wiadomości ). Po wysłaniu wiadomości, na liście dokumentów przy fakturze pojawi się zielona koperta informująca o wysyłce dokumentu. Informacja o wysłaniu faktury do kontrahenta jest widoczna po wejściu w podgląd dokumentu Opcje Szczegóły, w prawym panelu Historia wysyłki dokumentu i przypomnień. 25

26 Duplikat faktury System umożliwia dwa sposoby generowania duplikatu faktury: duplikat do pobrania i zapisania na dysku W celu pobrania duplikatu faktury należy dla danego dokumentu wybrać Opcje Generuj duplikat i w oknie, które się pojawi ustawić datę wystawienia duplikatu. duplikat do wysłania na adres mailowy kontrahenta bezpośrednio z systemu W celu wysłania duplikatu faktury do kontrahenta należy dla danego dokumentu wybrać Opcje Wyślij Oznaczenie na wydruku Duplikat. 26

27 Anulowanie faktury Anulowanie faktury jest czynnością pozwalającą na oznaczenie dokumentu sprzedaży statusem anulowany. Faktura anulowana nie jest uwzględniania w żadnym z raportów. Aby anulować fakturę należy dla danego dokumentu kliknąć Opcje Anuluj dokument i podać powód anulowania. 27

28 UWAGA! W miejsce dokumentu anulowanego nie można wystawić faktury z takim samym numerem. Anulowanie faktury jest czynnością odwracalną Opcje Cofnij anulowanie. Usuwanie faktury W celu usunięcia pojedynczego dokumentu z systemu należy wyświetlić listę dokumentów, następnie dla wybranego dokumentu kliknąć Opcje Usuń. 28

29 Można również zbiorczo usuwać dokumenty. W tym celu należy w widoku listy dokumentów zaznaczyć właściwe dokumenty, następnie kliknąć przycisk Opcje dla zaznaczonych Usuń. UWAGA! Usuwanie faktury jest czynnością nieodwracalną. Funkcja usuwania dokumentów jest niedostępna dla: dokumentów ze statusem wyeksportowane, dokumentów ze statusem zaksięgowane, faktur sprzedaży, jeśli wystawiona została faktura korygująca, faktur proforma, jeśli wystawiona została faktura zaliczkowa lub końcowa, faktur zaliczkowych, jeśli wystawiona została faktura końcowa. Dodawanie płatności W systemie istnieje 5 statusów płatności dokumentu: Dokument opłacony, Dokument częściowo opłacony, przed terminem płatności, Dokument nieopłacony, Dokument częściowo opłacony. Minął termin płatności, Dokument nieopłacony. Minął termin płatności. Płatności można dodawać w widoku: Listy dokumentów przychodowych Dokumenty Dokumenty firmowe Sprzedaż. 29

30 Kliknąć w monety przy właściwym dokumencie Opcje Dodaj płatność 30

31 Zaznaczyć faktury Opcje dla zaznaczonych Oznacz zapłacone Listy należności Finanse firmy Płatności Należności Przycisk Dodaj płatność Zaznaczyć faktury Zapłacono 31

32 Po dodaniu płatności zostanie zmieniony status płatności. W podglądzie dokumentu widoczna jest lista wszystkich dodanych płatności. Faktura w języku obcym Wystawiając fakturę można wybrać język, w jakim zostanie zapisany dokument. Aby zapisać fakturę w wybranej wersji językowej należy podczas wystawiania dokumentu w sekcji Wydruk Język wskazać język wydruku dokumentu. Można również ustawić domyślny język wydruku dokumentów w Ustawieniach. Dodawanie odbiorcy na fakturze W przypadku gdy dane odbiorcy są inne niż dane nabywcy można dodać na dokumencie dane odbiorcy. Podczas wystawiania dokumentu sprzedażowego należy w części Kontrahent zaznaczyć Dodaj odbiorcę. 32

33 Następnie należy uzupełnić dane Nabywcy i Odbiorcy, wypełnić pozostałe dane w formularzu i kliknąć Wystaw. Filtrowanie listy dokumentów System umożliwia podstawowe i zaawansowane filtrowanie listy dokumentów. Podstawowe filtrowanie dostępne jest bezpośrednio nad listą wyświetlonych faktur. Pole Szukaj pozwala na wyszukiwanie dokumentu po dowolnej treści z dokumentu np.: nazwa kontrahenta, adres, numer NIP, numer dokumentu, nazwa produktu. Przychody / Wydatki / Inne - Wybór typu dokumentów. Miesiąc księgowy pozwala na filtrowanie dokumentów w zależności od okres księgowego. Kliknięcie Pokaż filtry rozwija listę dodatkowych filtrów. Za ich pomocą można przefiltrować dokumenty według typu dokumentu, zakresu czasu, statusu płatności, wartości dokumentu oraz metody płatności. 33

34 Poniżej tych filtrów można kliknąć Pokaż filtry zaawansowane. Umożliwiają one filtrowanie według statusu dokumentu oraz kategorii księgowej. 34

35 Opcje dla zaznaczonych W widoku listy dokumentów jest dostępna funkcja wykonywania tzw. operacji masowych na wielu dokumentach, np. drukowanie, usuwanie, eksport do różnych formatów. Funkcja działa w następujący sposób: Za pomocą filtrów wyszukać odpowiednie dokumenty, następnie je zaznaczyć, Nad lista dokumentów pojawi się Opcje dla zaznaczonych. - Pobierz dla księgowości umożliwia wygenerowanie dokumentów do jednego zbiorczego pliku PDF. - Pobierz umożliwia eksport dokumentów do wybranego formatu: PDF, ZIP, CDN OPTIMA, CSV, XLSX, RAKS SQL, JPK_FA. - Drukuj umożliwia pobranie jednego zbiorczego pliku PDF w wybranej wersji: oryginał, kopia, oryginał + kopia lub duplikat. - Oznacz zapłacone umożliwia dodanie płatności do wybranych dokumentów. 35

36 - Zmień dla wielu umożliwia zmianę: Statusu (wyeksportowany/niewyeksportowany), Miesiąca księgowego, Kategorii księgowej. - Usuń umożliwia zbiorcze usuwanie dokumentów. Pobieranie JPK_FA System umożliwia wygenerowanie pliku JPK_FA. Aby go pobrać należy na liście faktur sprzedażowych za pomocą filtrów wyszukać odpowiednie dokumenty, następnie je zaznaczyć i nad listą dokumentów wybrać Opcje dla zaznaczonych Pobierz. W polu Pobierz do należy wybrać JPK i kliknąć Pobierz. Ręczne wprowadzanie faktury zakupu Aby ręcznie dodać fakturę do systemu należy wybrać w menu głównym Dodaj dokument Zarejestruj ręcznie 36

37 Lub Dokumenty Dodawanie dokumentów Dodaj dokument Zarejestruj ręcznie Po wybraniu opcji zarejestruj ręcznie system wyświetli formularz dokumentu kosztowego, w którym należy: wybrać odpowiedni typ dokumentu: Faktura zakup dokument, który potwierdza zakup np. materiałów i towarów handlowych lub zakup usług podlegających opodatkowaniu VAT. Faktura zakup wewnątrzwspólnotowa dokument, który potwierdza wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów Pozostały Rozchód dokument wystawiany w celu zarejestrowania pozostałych kosztów związanych z prowadzoną działalności gospodarczą, jak np.: koszty postępowania sądowego lub egzekucyjnego, kary, grzywny, odszkodowania z tytułu zawartych umów. 37

38 38

39 wypełnić formularz dokumentu, w którym należy w odpowiednich sekcjach określić: Kontrahent > Dane kontrahenta = dane Sprzedawcy Produkt > Walutę oraz Listę towarów lub usług Nagłówek > Numer dokumentu, datę wystawienia, datę dostawy/wykonania usługi Płatność > Sposób płatności (w przypadku opcji Przelew na rachunek bankowy niezbędne jest podanie numeru rachunku bankowego) oraz termin płatności Wydruk > Język oraz miejsce wystawienia Dodawanie dokumentów z pliku Do systemu e-księgowość można importować pliki wielostronicowe, w formatach.jpg,.png,.tiff,.pdf. Szybkie przetworzenie dokumentu i odczyt danych są zapewnione przy wielkości pliku do 2MB. Dodawać dokumenty do systemu w formie pliku (PDF, JPG, PNG lub TIF) można na trzy sposoby: W menu głównym wybierz kolejno Dodaj dokument Zarejestruj z pliku. Dokumenty Dodawanie dokumentów Dodaj dokument Zarejestruj z pliku 39

40 Na stronie głównej Wybierz z dysku lub przeciągnij pliki z dokumentami Po wskazaniu właściwego pliku wyświetli się okno dodawania dokumentu: 40

41 W oknie należy wybrać kolejny krok, tj.: Wybierz kolejne pliki można wczytać kolejne pliki z fakturami, Zakończ dodawanie dodawanie plików jest zakończone, a pliki zostaną przesłane do przetwarzania. Dodane w ten sposób pliki z dokumentami są widoczne na Stronie Głównej w sekcji Dodane dokumenty. Po zakończeniu procesu przetwarzania dokumenty są gotowe do weryfikacji przez użytkownika. 41

42 Weryfikacja dokumentu Dokument przetworzony w systemie trafia do kolejnego etapu, czyli weryfikacji. Proces weryfikacji polega na sprawdzeniu przez użytkownika poprawności rozpoznanych przez system danych. Przejście do weryfikacji dokumentu: Strona główna Dodane dokumenty Weryfikuj Dokumenty Dodawanie dokumentów Weryfikuj odczytane pliki 42

43 Akceptacja podziału stron Jeśli dodany do przetworzenia plik zawierał klika dokumentów, system wyświetli widok Akceptacja podziału stron, w którym należy zweryfikować zaproponowany podział dokumentów. 43

44 Kolorem czerwonym została zaznaczona linia podziału między poszczególnymi dokumentami. Kliknięcie w symbol kosza znajdujący się na linii podziału, spowoduje usunięcie podziału i scalenie stron w jeden dokument. Klikając na miniaturkę dokumentu system wyświetli podgląd całego dokumentu. Jeśli podział dokumentów został wykonany, możemy przejść do weryfikacji dokumentu klikając Zapisz zmiany. Właściwa weryfikacja dokumentu Na tym etapie będąc w podglądzie dokumentu należy sprawdzić poprawność rozpoznawanych danych. W nagłówku dokumentu system wyświetla dane, które wymagają weryfikacji. 44

45 Jeśli wymienione dane zostały poprawnie rozpoznane, wystarczy je zaakceptować klikając w pole, w którym znajduje się odczytana treść. Jeśli dane wymagają poprawy lub uzupełnienia należy kliknąć w pole i wpisać poprawną treść ręcznie lub zaznaczyć właściwy obszar na dokumencie i następnie wskazać poprawny atrybut z listy. Jeśli wszystkie dane zostaną zweryfikowane dokument otrzymuje status zweryfikowany. Uwaga! Status dokumentu zweryfikowany jest uzależniony od ustawień Jawnej weryfikacji. Automatycznie po zweryfikowaniu wszystkich atrybutów i ostrzeżeń status dokumentu zmienia się automatycznie na Zweryfikowany. Manualnie po zweryfikowaniu wszystkich atrybutów i ostrzeżeń dokument ma status Niezweryfikowany, dopóki użytkownik nie potwierdzi weryfikacji przyciskiem Zakończ. 45

46 Wystawianie noty korygującej Jest to dokument, który mogą wystawić nabywcy towarów lub usług w przypadku, gdy od sprzedawcy otrzymali fakturę zawierającą pomyłki. Notą korygującą mogą być poprawione m. in. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy. Uwaga! Notę korygującą można wystawić tylko do istniejącego w systemie dokumentu zakupu. Aby wystawić notę korygującą należy: Przejść do widoku listy Dokumenty Dokumenty firmowe Wydatki, Odszukać właściwy dokument i kliknąć Opcje Wystaw notę korygującą, W kolejnym kroku system wyświetli formularz noty korygującej, w którym należy przede wszystkim uzupełnić pole z treścią korygowaną i prawidłową. 46

47 Jeśli wszystkie dane w formularzu zostały zweryfikowane i uzupełnione, na koniec należy kliknąć przycisk Wystaw. System wyświetli podgląd dokumentu. Przycisk Opcje znajdujący się po prawej stronie zawiera listę operacji do wykonania na wystawionym dokumencie. 47

48 Wprowadzanie faktury korygującej zakupu Dokument jest wystawiany tylko do zarejestrowanej w systemie faktury zakupu, w celu skorygowania błędów dotyczących, np. danych sprzedawcy, nabywcy, ilości, ceny, zwrotu towaru lub rezygnacji z usług. W celu wystawienia dokumentu należy przejść do widoku listy faktur kosztowych. Aby wystawić korektę należy: Przejść do widoku listy faktur Dokumenty Dokumenty firmowe Wydatki, Następnie oszukać właściwy dokument klikając Opcje Wprowadź korektę. W formularzu faktury korygującej należy zwrócić uwagę na tabelę: Stan po korekcie i odpowiednio zmienić ilość lub cenę netto i uzupełnić pole z numerem dokumentu. Po kliknięciu Wystaw wyświetlona zostanie lista dokumentów kosztowych. 48

49 Uwaga! W przypadku dokumentów zakupowych ręcznie wprowadzanych do systemu nie są generowane wydruki. Ewidencja przebiegu pojazdów Ewidencja przebiegu pojazdów umożliwia rozliczanie kosztów związanych z eksploatacją samochodów. Dostępna jest w module Dokumenty Ewidencja przebiegu pojazdów Ewidencja przebiegu pojazdów. Z tej pozycji można dodawać przejazdy oraz wydatki dla poszczególnych pojazdów. 49

50 Przycisk Opcje umożliwia wykonanie następujących akcji: Szczegóły pozwala na podgląd wszystkich przejazdów i wydatków związanych z danym pojazdem, Pobierz raport pozwala na pobranie raportu dotyczącego przejazdów i wydatków związanych z pojazdem, Wyczyść rejestr przejazdów i wydatków - czyści dodane przejazdy oraz wydatki, Wystaw dowód wewnętrzny pozwala na wystawienie dowodu wewnętrznego, który będzie zawierał zsumowane wydatki dotyczące pojazdu w danym miesiącu i umożliwi ich ewentualne zaksięgowanie do KPiR. Ewidencja przebiegu pojazdów - dodaj nowy pojazd Aby dodać pierwszy pojazd należy w module Dokumenty, w sekcji Ewidencja przebiegu pojazdów kliknąć Dodaj nowy pojazd. W nowym oknie należy: wybrać typ pojazdu z właściwą pojemnością silnika od tego zależna jest stawka za kilometr przejechanej trasy (pole nieedytowalne), podać numer rejestracyjny, uzupełnić pole Mój opis. 50

51 Dodawanie kolejnych pojazdów możliwe jest w module Dokumenty Ewidencja przebiegu pojazdów Lista pojazdów Dodaj nowy pojazd. W tym widoku dostępna jest również edycja oraz usuwanie zapisanych już pojazdów przy odpowiednim pojeździe należy kliknąć Opcje Edytuj/ Usuń. Ewidencja przebiegu pojazdów - dodawanie przejazdu i wydatku Dodaj przejazd W celu dodania przejazdu do danego auta należy w sekcji Ewidencja przebiegu pojazdów kliknąć w przycisk Dodaj przejazd. 51

52 W oknie, które się wyświetli, należy uzupełnić wymagane pola. Możliwe jest również wybranie istniejącej trasy poprzez kliknięcie w opcje Wybierz z listy moich tras. Dodawany przejazd można powiązać z kontrahentem, aby to zrobić, należy wyszukać i wybrać kontrahenta. Wpisaną trasę można dodać do listy tras poprzez zaznaczenie opcji Trasa zostanie dodana do moich przejazdów. Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól należy kliknąć w przycisk Zapisz i dodaj kolejne lub Zapisz i pokaż szczegóły. Dodaj wydatek Wydatek można dodać na dwa sposoby: 52

53 w sekcji Ewidencji przebiegu pojazdu poprzez kliknięcie w przycisk Dodaj wydatek Następnie, należy zaznaczyć odpowiedni dokument potwierdzający przejazd i kliknąć przycisk Dodaj. 53

54 po dodaniu przejazdu, w widoku Szczegółów Po kliknięciu w przycisk Dodaj wydatek, należy zaznaczyć odpowiedni dokument i kliknąć Dodaj. 54

55 Moduł Finanse Firmy Moduł Finanse Firmy umożliwia kontrolę należności i zobowiązań oraz szybkie wykonywanie przelewów. Pozwala również na generowanie raportów dotyczących dochodowości sprzedaży oraz analizę przychodów i kosztów firmy. W prosty i szybki sposób można tworzyć zestawienia sprzedaży i zakupu VAT, zestawienia podatkowe VAT oraz raporty dokumentów sprzedaży. Płatności Należności Widok Płatności Należności przedstawia listę dokumentów sprzedaży. W widoku listy Należności widoczne są 3 podstawowe filtry: Pole szukaj według nazwy kontrahenta, numeru dokumentu, Status należności (wszystkie, niezapłacone, zapłacone), Termin płatności: zakres dat od do. Domyślnie system wyświetla wszystkie typy należności (zapłacone i niezapłacone) niezależnie od terminu płatności dla wszystkich kontrahentów. Kliknięcie w Pokaż filtry rozwija listę dodatkowych filtrów: 55

56 Zapadalność (zaległe, przyszłe), Metoda płatności. Po ustawieniu filtrów lista należności przeładowuje się automatycznie. Wysyłanie przypomnień do kontrahenta W celu wysłania do naszego kontrahenta przypomnienia o płatności należy wejść w zakładkę Płatności Należności, po czym zaznaczyć kwadrat przy wybranej fakturze i kliknąć Wyślij przypomnienie. Następnie, w oknie Wysyłanie przypomnień należy zweryfikować adres nadawcy oraz odbiorcy i kliknąć Wyślij przypomnienia. 56

57 Po zaznaczeniu okienka Wyślij kopie do mnie z przypomnieniem trafi również na skrzynkę elektroniczną nadawcy. Treść wiadomości przypomnienia można sprawdzić i edytować po wejściu w zakładkę Dane i Ustawienia Szablony przypomnień. Wezwanie do zapłaty. W celu utworzenia wezwania do zapłaty należy wejść w zakładkę Płatności Należności, wyszukać wybraną fakturę, następnie zaznaczyć kwadrat znajdujący się z lewej strony i kliknąć Drukuj wezwanie do zapłaty. W oknie Wezwanie do zapłaty wystarczy już tylko zweryfikować poprawność danych i kliknąć Drukuj. 57

58 Treść wezwania do zapłaty można sprawdzić i edytować po wejściu w zakładkę Dane i Ustawienia Szablony przypomnień. Zestawienie należności W celu sporządzenia zestawienia płatności dokumentów należy wejść w zakładkę Płatności Należności i korzystając z dostępnych filtrów wyszukać listę dokumentów. Następnie, należy zaznaczyć wybrane dokumenty, kliknąć w przycisk Pobierz i określić format pliku: PDF lub XLS. 58

59 Zobowiązania Widok Płatności Zobowiązania przedstawia listę dokumentów zakupu. W widoku listy Zobowiązań widoczne są 3 podstawowe filtry: Pole szukaj według nazwy kontrahenta, numeru dokumentu, Status zobowiązania (wszystkie, niezapłacone, zapłacone), Termin płatności: zakres dat od do. Domyślnie system wyświetla wszystkie typy zobowiązań (zapłacone i niezapłacone), niezależnie od terminu płatności dla wszystkich kontrahentów. Kliknięcie w Pokaż filtry rozwija listę dodatkowych filtrów: Zapadalność (zaległe, przyszłe), Metoda płatności. Po ustawieniu filtrów lista zobowiązań przeładowuje się automatycznie. 59

60 Zestawienie zobowiązań W celu sporządzenia zestawienia płatności dokumentów należy wejść w zakładkę Płatności Zobowiązania i korzystając z dostępnych filtrów wyszukać listę dokumentów. Następnie należy zaznaczyć wybrane dokumenty, kliknąć w przycisk Pobierz i określić format pliku: PDF lub XLS. Dodawanie płatności Jest kilka możliwości dla dodania płatności dla faktury. W zakładce Płatności Należności lub Zobowiązania można dodać płatność do każdego dokumentu z osobna lub zaznaczyć z listy wybrane dokumenty i oznaczyć zbiorczo jako zapłacone. Aby dodać płatność do pojedynczego dokumentu należy kliknąć przycisk Dodaj płatność. W oknie Dodawanie nowej płatności należy zweryfikować sposób płatności, datę zapłaty, kwotę, walutę i opcjonalnie wskazać konto bankowe z i na. 60

61 Aby dodać płatność do kilku dokumentów należy zaznaczyć z listy wybrane dokumenty i oznaczyć zbiorczo jako zapłacone. 61

62 Listę dodanych płatności do dokumentu można wyświetlić po kliknięciu w wiersz dokumentu w tabeli. W tym widoku można także usunąć płatność za pomocą zaznaczonego przycisku. 62

63 Połącz przelewy z fakturami System automatycznie pobiera dane z firmowych rachunków bankowych PKO BP S.A., które prezentowane są w kanałach elektronicznych ipko oraz umożliwia import wyciągów z różnych banków. Z banku należy pobrać historię transakcji w formie pliku. Wymagany format pliku to MT940. Dodawanie wyciągu z banku Aby dodać wyciąg z banku należy w Finanse firmy Płatność Połącz faktury z przelewami kliknąć Dodaj wyciąg z banku. Na ekranie dodawania wyciągu można: przeciągnąć plik i upuścić go we wskazanym polu, kliknąć w zaznaczony obszar i wskazać właściwy plik z dysku komputera. Łączenie Po wczytaniu pliku przelewy zostaną wczytane na odpowiednie listy, tj. przychodów i wydatków w widoku Połącz faktury z przelewami. 63

64 Jeśli system dopasuje przelewy do faktur przy odpowiednim dokumencie widoczna będzie informacja Znaleziono (x) połączenia. Kliknięcie Sprawdź wyświetli po prawej stronie dopasowany przelew. Dla automatycznie dopasowanego przelewu użytkownik ma trzy możliwości działania: Nie łącz kliknięcie spowoduje rozłączenie przelewu z fakturą. Połączenie przestanie być wyświetlane jako sugerowane, Zatwierdź kliknięcie spowoduje połączenie przelewu z fakturą. Do faktur zostanie przypisana płatność w wysokości zgodnej z kwotą z przelewu. Faktura może zostać opłacona w całości (znika z listy przychodów) lub częściowo (widoczna jest na liście przychodów z kwotą jaka pozostała do zapłaty), Anuluj kliknięcie powoduje zamknięcie wyświetlonego sugerowanego połączenia. Można wrócić do zatwierdzania tego połączenia w późniejszym czasie. Jeśli system nie zaproponuje żadnych połączeń sugerowanych można ręcznie połączyć faktury z przelewami. 64

65 Należy przy właściwej fakturze kliknąć Znajdź połączenie. System po prawej stronie wyświetli listę przelewów. Przy odpowiednim przelewie należy kliknąć Połącz. Przy przelewie pojawi się informacja Połączenie dodane ręcznie. Dla ręcznych połączeń użytkownik ma trzy możliwości działania: Nie łącz kliknięcie spowoduje rozłączenie przelewu z fakturą, Zatwierdź kliknięcie spowoduje połączenie przelewu z fakturą. Do faktur zostanie przypisana płatność w wysokości zgodnej z kwotą z przelewu. Faktura może zostać opłacona w całości (znika z listy przychodów) lub częściowo (widoczna jest na liście przychodów z kwotą jaka pozostała do zapłaty), Anuluj kliknięcie powoduje zamknięcie wyświetlonego sugerowanego połączenia. Można wrócić do zatwierdzania tego połączenia w późniejszym czasie. Uwaga! Jeśli kwota przelewu jest większa niż faktura do której przelew został przypisany, przelew z pozostałą częścią kwoty pozostanie widoczny na liście przelewów do późniejszego wykorzystania. 65

66 Raporty i zestawienia Przychody i Rozchody Raport umożliwia analizę przychodów i kosztów w firmie. Dane w raporcie aktualizowane są na bieżąco i zawierają wartości wyrażone w polskich złotych. Dla dokumentów walutowych wartości są przeliczane według kursu waluty podanego na dokumencie. Zestawienie przedstawia dane narastająco w ujęciu rocznym, z podziałem na poszczególne miesiące. Zawiera wartości sumaryczne netto i brutto z dokumentów sprzedażowych i kosztowych. Zestawienie można wygenerować przy użyciu poniższych filtrów: Daty sprzedaży, Daty wystawienia, Zakres dat (w ujęciu rocznym), Dane kontrahenta. Kliknięcie w przycisk Pobierz raport pozwoli na pobranie raportu w formacie PDF lub XLS. 66

67 67

68 Zestawienia Zestawienia sprzedaży VAT Raport przedstawia listę wystawionych dokumentów sprzedaży w danym okresie (maksymalny zakres dat wynosi 3 miesiące). Dane w raporcie są aktualizowane na bieżąco i zawierają wartości wyrażone w polskich złotych. Dla dokumentów walutowych wartości są przeliczane wg. kursu waluty podanego na dokumencie. Zestawienie zawiera podstawowe dane dokumentów: numer dokumentu, datę wystawienia i sprzedaży, dane kontrahenta, wartości sumaryczne netto, VAT i brutto z podziałem na stawki podatku VAT. Zestawienie można wygenerować przy użyciu poniższych filtrów: Daty sprzedaży, Daty wystawienia, Miesiąca księgowego, Zakres dat (w ujęciu miesięcznym), Dane kontrahenta. Kliknięcie w przycisk Pobierz raport pozwoli na pobranie raportu w formacie PDF lub XLS. Zestawienie zakupu VAT Raport przedstawia listę wprowadzonych do systemu dokumentów zakupu w danym okresie (maksymalny zakres dat wynosi 3 miesiące). Dane w raporcie są aktualizowane na bieżąco i zawierają wartości wyrażone w polskich złotych. Dla dokumentów walutowych wartości są 68

69 przeliczane wg. kursu waluty z dokumentu. Zestawienie zawiera podstawowe dane dokumentów: numer dokumentu, datę wystawienia i wpływu, dane kontrahenta, wartości sumaryczne netto, VAT i brutto z podziałem na stawki podatku VAT. Zestawienie można wygenerować przy użyciu poniższych filtrów: Daty sprzedaży, Daty wystawienia, Miesiąca księgowego, Zakres dat (w ujęciu miesięcznym), Dane kontrahenta. Kliknięcie w przycisk Pobierz raport pozwoli na pobranie raportu w formacie PDF lub XLS. Zestawienie podatkowe VAT Raport umożliwia analizę przychodów oraz kosztów. Dane w raporcie są aktualizowane na bieżąco i zawierają wartości wyrażone w polskich złotych. Dla dokumentów walutowych wartości są przeliczane wg. kursu waluty z dokumentu. Zestawienie przedstawia dane w ujęciu rocznym z podziałem na poszczególne miesiące. Zawiera wartości sumaryczne netto, VAT i brutto z dokumentów sprzedażowych i kosztowych z uwzględnieniem stawki VAT. Zestawienie można wygenerować przy użyciu poniższych filtrów: Daty sprzedaży, Daty wystawienia, Zakres dat (w ujęciu rocznym), Dane kontrahenta. Kliknięcie w przycisk Pobierz raport pozwoli na pobranie raportu w formacie PDF lub XLS. 69

70 70

71 Dokumenty sprzedaży Raport przedstawia listę wystawionych dokumentów sprzedaży w danym okresie (maksymalny zakres dat wynosi 3 miesiące). Dane w raporcie są aktualizowane na bieżąco i zawierają wartości wyrażone w polskich złotych. Dla dokumentów walutowych wartości są przeliczane wg. kursu waluty z dokumentu. Zestawienie zawiera podstawowe dane dokumentów: numer dokumentu, datę wystawienia, sprzedaży oraz płatności, dane kontrahenta, wartość netto. Zestawienie można wygenerować przy użyciu poniższych filtrów: Daty sprzedaży, Daty wystawienia, Miesiąca księgowego, Zakres dat (w ujęciu miesięcznym), Dane kontrahenta. Kliknięcie w przycisk Pobierz raport pozwoli na pobranie raportu w formacie PDF lub XLS. Dochodowość sprzedaży Marża wg produktów Raport umożliwia analizę sprzedaży, zakupu i marży towarów i usług sprzedanych w danym okresie (maksymalny zakres dat wynosi 3 miesiące). Dane w raporcie są aktualizowane na bieżąco i zawierają wartości wyrażone w polskich złotych. Dla dokumentów walutowych wartości są przeliczane wg. kursu waluty z dokumentu. Zestawienie zawiera następujące dane: listę produktów ułożoną alfabetycznie, ilość, łączną wartość sprzedaży oraz zakupu na podstawie określonych dla danego towaru cen sprzedaży i zakupu oraz wartość marży (zysku) wyrażoną w wartości procentowej (%) i kwocie. 71

72 Zestawienie można wygenerować przy użyciu poniższych filtrów: Zakres dat (w ujęciu miesięcznym), Dane kontrahenta. Kliknięcie w przycisk Pobierz raport pozwoli na pobranie raportu w formacie PDF lub XLS. Marża wg dokumentów Raport umożliwia analizę sprzedaży, zakupu i marży dla dokumentów sprzedaży wystawionych w danym okresie (maksymalny zakres dat wynosi 3 miesiące). Dane w raporcie są aktualizowane na bieżąco i zawierają wartości wyrażone w polskich złotych. Dla dokumentów walutowych wartości są przeliczane wg. kursu waluty z dokumentu. Zestawienie zawiera następujące dane: numer dokumentu, wartość netto sprzedaży i zakupu z podziałem na towary i usługi, na podstawie których system oblicza automatycznie wartość marży (zysku) wyrażoną w wartości procentowej (%) i kwocie. Zestawienie można wygenerować przy użyciu poniższych filtrów: Zakres dat (w ujęciu miesięcznym), Dane kontrahenta. Kliknięcie w przycisk Pobierz raport pozwoli na pobranie raportu w formacie PDF lub XLS. 72

73 Moduł Księgowość W module Księgowość możesz zaksięgować wszystkie wprowadzone faktury, wygenerować niezbędne ewidencje oraz sporządzić obowiązkowe deklaracje podatkowe. 73

74 Księgowanie dokumentów Ekran Księgowanie dokumentów przedstawia tabelę, która zawiera wszystkie dokumenty księgowe wprowadzone do systemu. Domyślnie prezentowane są dokumenty z bieżącego miesiąca księgowego. Księgowanie szybkie 74

75 Księgowanie zaawansowane Odksięgowanie dokumentów Zamknięcie miesiąca 75

76 Dowody wewnętrzne Zamknięcie miesiąca deklaracje i rozliczenia podatkowe Aby sporządzić obowiązkowe deklaracje należy wejść w moduł Księgowość, kolejno w zakładkę Podatki i ZUS, a następnie w sekcję Deklaracje i rozliczenia podatkowe. 76

77 Tabela zawiera obowiązkowe deklaracje, konieczne do rozliczenia danego miesiąca. Domyślny widok zawsze zawiera aktualny miesiąc księgowy. Status deklaracji zmienia się w momencie dokonania działania na konkretnym dokumencie. 77

78 Deklaracje VAT-7 W zależności od skonfigurowanych ustawień można wygenerować deklarację VAT miesięczną lub kwartalną. Po ustawieniu określonego miesiąca księgowego należy przy wskazanej deklaracji kliknąć przycisk Utwórz. Deklarację VAT można utworzyć automatycznie lub wykorzystując formularz. 78

79 Utworzoną deklarację VAT-7 można za pomocą systemu e-księgowość wysłać lub w razie zmian pobrać ponownie. 79

80 Wygenerowana deklaracja VAT-7 może być podpisana za pomocą kwoty przychodu lub certyfikatem kwalifikowanym. Po wybraniu pierwszej opcji należy wpisać kwotę przychodu za poprzedni rok podatkowy i kliknąć przycisk Wyślij. 80

81 81

82 Po wysłaniu deklaracji VAT-7 status dokumentu zmieni się na Wysłany oczekuje. Następnie jeśli dokument zostanie przyjęty przez bramkę Ministerstwa Finansów, status zostanie zaktualizowany do Wysłany przyjęty. Aby pobrać UPO, należy kliknąć w przycisk Pobierz UPO. Jeśli dokument nie zostanie przyjęty przez bramki Ministerstwa Finansów status zmieni się na Wysłany odrzucony, w szczegółach można sprawdzić powód odrzucenia dokumentu. Deklarację VAT-7 można podpisać również podpisem kwalifikowanym. 82

83 Deklarację należy pobrać w formacie XML, a następnie podpisać podpisem kwalifikowanym. Po podpisaniu dokumentu można go wczytać do systemu e-księgowość i wysłać. Deklaracje VAT-UE Deklaracja VAT-UE składana jest zawsze w ujęciu miesięcznym i tylko wtedy, gdy w okresie rozliczeniowym występowały transakcje wewnątrzwspólnotowe. W celu utworzenia deklaracji VAT-UE należy przy danym dokumencie kliknąć przycisk Utwórz. 83

84 Dalszy schemat działania jest analogiczny jak opisany w sekcji dotyczącej deklaracji VAT-7. Plik JPK_VAT Utworzony plik JPK_VAT można pobrać z systemu e-księgowość, poprzez kliknięcie w przycisk Utwórz, pojawi się wtedy okno do wyboru formy pobrania pliku. Kliknięcie w przycisk Szczegóły rozwinie opcje Podgląd zawartości lub Utwórz ponownie. 84

85 Pobranie pliku JPK_VAT z metadanymi umożliwi podpisanie go za pomocą Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego oraz wysyłkę przez system e-księgowość. Pobranie pliku JPK_VAT w formacie XML powoduje wysyłkę pliku poza systemem e-księgowość. Wybranie odpowiedniej opcji i kliknięcie w przycisk Pobierz, powoduje pobranie pliku na dysk twardy komputera. 85

86 Podpisanie pliku JPK_VAT z metadanymi Profilem Zaufanym Wygenerowany plik JPK_VAT z metadanymi można podpisać za pomocą Profilu Zaufanego, w tym celu należy zalogować się do Swojego Profilu zaufanego na stronie pz.gov.pl. Jeśli Profil Zaufany został założony za pośrednictwem banku PKO BP, można zalogować się do Profilu Zaufanego poprzez logowanie się na konto bankowe. Po zalogowaniu się do Profilu Zaufanego należy kliknąć przycisk Podpisz Profilem Zaufanym oraz kolejno Podpisz JPK_VAT. 86

87 Następnym krokiem jest kliknięcie w przycisk Wybierz plik z dysku i zaimportowanie pliku JPK_VAT z metadanymi oraz kliknięcie w przycisk Podpisz Profilem Zaufanym. Po autoryzacji kodem SMS, który należy wprowadzić w kolejnym kroku, podpisany plik JPK_VAT należy pobrać na dysk twardy komputera. Podpisanie pliku JPK_VAT z metadanymi podpisem kwalifikowanym W związku z dużą ilością programów udostępniających możliwość podpisywania plików JPK_VAT za pomocą podpisu kwalifikowanego, prosimy o korzystanie z instrukcji proponowanych przez dostawców oprogramowania. Ważne jest, aby podpisany plik JPK_VAT z metadanymi pobrać na dysk twardy komputera. Wysyłka pliku JPK_VAT z metadanymi Aby wysłać plik JPK_VAT z metadanymi z systemu e-księgowość należy wejść w zakładkę Księgowość Podatki i ZUS Deklaracje i rozliczenia podatkowe. Następnie przy pliku JPK_VAT kliknąć przycisk Wyślij. 87

88 W pojawiającym się polu Przeciągnij i upuść plik z dokumentami tutaj należy przeciągnąć plik w to miejsce lub kliknąć w to pole i wybrać konkretny plik z dysku komputera. Istotne jest, aby nie dokonywać żadnych zmian w nazwie pliku. 88

89 Po wysłaniu pliku JPK_VAT status dokumentu zmieni się na Wysłany oczekuje. Następnie jeśli dokument zostanie przyjęty przez bramkę Ministerstwa Finansów, status zostanie zaktualizowany do Wysłany przyjęty. Aby pobrać UPO, należy kliknąć w przycisk Pobierz UPO. Jeśli dokument nie zostanie przyjęty przez bramki Ministerstwa Finansów, status zmieni się na Wysłany odrzucony, w szczegółach można sprawdzić powód odrzucenia dokumentu. Po kliknięciu w szczegóły dokumentu, system umożliwi sporządzenie korekty, podgląd lub pobranie pliku JPK_VAT. 89

90 Podpisanie pliku JPK_VAT w formacie XML Pobranie pliku JPK_VAT w formacie XML bez metadanych powoduje wysyłkę pliku poza systemem e-księgowość. W tym celu należy wejść na stronę i podpisać plik kwotą przychodu. 90

91 Przy wysyłce pliku JPK_VAT przez e-bramkę należy stosować się do instrukcji oferowanej przez Ministerstwo Finansów, przedstawionej na stronie Deklaracja PIT-5 System umożliwia wygenerowanie deklaracji PIT-5. Deklaracja służy do wyliczania zaliczki na podatek dochodowy, którą należy uiszczać do właściwego Urzędu Skarbowego. Generowana jest tylko w celach informacyjnych. 91

92 Utworzenie deklaracji PIT-5 powoduje zmianę status dokumentu. Plik można pobrać w formacie pdf. Środki trwałe Przed dodaniem środka trwałego zaleca się wprowadzanie dokumentów zakupu, które go dotyczą. Dodawanie środka trwałego Aby dodać środek trwały, należy w module Księgowość Majątek wybrać Środki trwałe i kliknąć przycisk Dodaj środek trwały+ 92

93 Kolejnym krokiem jest uzupełnienie wszystkich danych dotyczących środka trwałego m.in. wskazać dokument poświadczający nabycie środka trwałego. 93

94 Szczególną uwagę należy zwrócić na klasyfikację środka trwałego. 94

95 Wprowadzone dane należy potwierdzić przyciskiem Zapisz. Po zapisaniu zmian, dodany środek trwały zostanie zaprezentowany na liście istniejących środków trwałych. Dodatkowo jest możliwość wygenerowania Ewidencji Środków Trwałych. 95

96 Operacje na dodanym środku trwałym Na dodanym środku trwałym, po kliknięciu przycisku Opcje na widoku listy istniejących środków trwałych, można dokonać następujących operacji: Edytuj umożliwia dokonanie zmian w danych istniejącego środka trwałego. Edycja jest możliwa do czasu powstania pierwszego odpisu amortyzacyjnego, Historia amortyzacji przedstawia historię zmian związanych z amortyzacją danego środka trwałego, dokonanych w zakładce Amortyzacja środków trwałych, Drukuj dokument OT umożliwia pobranie w formacie.pdf wydruku potwierdzenia przyjęcia środka trwałego, Usuń usuwa dany środek trwały z listy, jest to możliwe do czasu powstania pierwszego odpisu amortyzacyjnego. Wycofanie środka trwałego z eksploatacji Aby wycofać środek trwały z eksploatacji, należy odszukać go na liście zakładki Księgowość Majątek Środki trwałe. Po kliknięciu przycisku Opcje należy wybrać Wycofaj z eksploatacji. 96

97 W nowym oknie wymagane jest określenie daty likwidacji środka trwałego oraz wypełnienie pola dotyczącego orzeczenia komisji likwidacyjnej. Aby potwierdzić wycofanie środka trwałego z eksploatacji, należy kliknąć przycisk Wycofaj z eksploatacji. Po dokonanie tej operacji można wydrukować Dokument LT. System nie posiada opcji ulepszania i modernizacji środków trwałych oraz zawieszania odpisów amortyzacyjnych. 97

98 Amortyzacja środków trwałych Aby rozliczyć środek trwały, należy w module Księgowość Majątek wybrać Amortyzacja środków trwałych. Z tego poziomu widoczne są zarówno planowane jak i już dokonane rozliczenia środków trwałych. Z tego miejsca można również stworzyć nowy środek trwały poprzez kliknięcie w przycisk Dodaj środek trwały+. Rozliczenie środka trwałego dokonuje się poprzez przycisk Wystaw DW, czyli dowód wewnętrzny. Po kliknięciu tego przycisku, w nowym oknie należy uzupełnić dane związane z tym dokumentem księgowym (pola Nazwa oraz Cena uzupełniane są automatycznie). Aby zakończyć wystawianie dowodu wewnętrznego należy kliknąć przycisk Wystaw. 98

99 Zapisany dowód wewnętrzny jest widoczny: w zakładce Księgowość Księgowanie dokumentów, gdzie możliwe jest późniejsze zaksięgowanie dokumentu, na liście dokumentów wewnętrznych w zakładce Księgowość Dowody wewnętrzne, na liście rozliczonych odpisów amortyzacyjnych w zakładce Księgowość Majątek Amortyzacja środków trwałych Rozliczone odpisy amortyzacyjne. 99

100 Remanent Aby dokonać remanentu, należy wejść w zakładkę Księgowość Majątek Remanent i kliknąć przycisk Dodaj remanent+. W nowym oknie należy określić parametry remanentu. 100

101 Wprowadzone zmiany, należy potwierdzić przyciskiem Zapisz. Przeprowadzony remanent będzie widoczny na liście remanentów. Po zapisaniu remanentu można wykonać następujące akcje: Edytuj pozwala na zmianę danych przeprowadzonego remanentu, Usuń pozwala usunąć remanent z listy remanentów. 101

102 Moduł Kontrahenci Po wejściu w moduł Kontrahenci prezentowana jest lista wszystkich kontrahentów zapisanych w systemie. Dodawanie Kontrahenta Aby dodać nowego kontrahenta należy w sekcji Kontrahenci kliknąć Dodaj kontrahenta. Następnie wypełnić formularz z danymi kontrahenta. W przypadku kontrahenta z polskim numerem NIP istnieje możliwość pobrania danych firmy automatycznie z bazy GUS. Wystarczy wpisać numer NIP i kliknąć przycisk Pobierz z GUS. Po kliknięciu przycisku Zapisz kontrahent zostanie dodany do bazy kontrahentów w systemie. 102

103 Do kontrahenta można przypisać tag, według którego później można filtrować listę wszystkich kontrahentów. Pole z tagiem jest również wykorzystywane, w celu przypisania dla kontrahenta specjalnej grupy cenowej utworzonej na wybranym produkcie. Edycja i ustawianie dodatkowych parametrów Aby edytować kontrahenta należy przy wybranym kontrahencie kliknąć Opcje Szczegóły. Po wprowadzeniu zmian w danych kontrahenta należy kliknąć Zapisz. 103

104 Po zapisaniu kontrahenta można ustawić dodatkowe parametry. Należy edytować kontrahenta klikając Opcje Szczegóły i dalej: Osoby kontaktowe możliwość dodania listy osób kontaktowych. 104

105 Należy wybrać przycisk Dodaj osobę kontaktową, a następnie wprowadzić jej dane. Po wprowadzeniu danych należy kliknąć Zapisz. Historia kontaktu możliwość dodania notatek dotyczących wydarzeń, spotkań itp. W celu dodania wpisu do historii kontaktu należy kliknąć Dodaj wpis. Kolejnym krokiem jest wypełnienie widocznych pól i kliknięcie Zapisz. 105

106 Ustawienia umożliwiają ustawienie indywidualnego, stałego rabatu, terminu i sposobu płatności oraz dodanie rachunku bankowego. Dokumenty następuje przekierowanie na listę dokumentów, wyświetlona zostanie lista wszystkich dokumentów wystawionych dla danego kontrahenta. 106

107 Usuwanie kontrahenta Aby usunąć kontrahenta należy na liście kontrahentów zaznaczyć z lewej strony właściwą pozycję i kliknąć przycisk Usuń, który pojawi się powyżej listy kontrahentów. Uwaga! Usuwanie jest czynnością nieodwracalną. Import kontrahentów Istnieje możliwość importu listy kontrahentów. Poprawny plik do importu kontrahentów powinien być w formacie XLS lub CSV. W pierwszym wierszu muszą być wpisane nazwy kolumn. Wielkość pliku nie powinna przekraczać 5 MB. DO POPRAWNEGO DZIAŁANIA WYMAGANE SĄ KOLUMNY: Nazwa kontrahenta NIP (w przypadku firmy) bez prefixu Adres (w postaci: ulica, numer domu/lokalu) Kod pocztowy Miejscowość Kraj 107

108 OPCJONALNYMI KOLUMNAMI SĄ: Akronim Telefon Aby wczytać plik na liście kontrahentów należy kliknąć Importuj listę i następnie wskazać właściwy plik. Po dodaniu pliku lista kontrahentów zostanie automatycznie odświeżona. Moduł Produkty Produkty Po wejściu w widok Produkty przedstawiona jest lista wszystkich towarów i usług. Listę możemy filtrować (automatycznie pokazują się wszystkie towary i usługi). Możemy wyświetlić: Wszystkie(towary i usługi), Towar, Usługa. Po kliknięciu Wyczyść wszystkie zastosowane filtry są czyszczone a wyświetlana lista produktów się odświeża. 108

109 Dodawanie produktu Aby dodać nowy produkt (towar lub usługę) należy w widoku Produkty kliknąć Dodaj produkt. Następnie wypełnić formularz z danymi produktu (określić przede wszystkim: rodzaj produktu towar lub usługa, nazwę, jednostkę miary i stawkę VAT) i kliknąć Zapisz lub Zapisz i dodaj kolejny. 109

110 Po zapisaniu zmian produkt pojawi się na liście wszystkich produktów. Edycja produktu Aby edytować produkt należy na liście wszystkich produktów odszukać właściwy i kliknąć przy produkcie w jego nazwę lub przycisk Opcje Edytuj. Po naniesieniu zmian należy kliknąć Zapisz. Usuwanie produktu Usuwać produkty można na dwa sposoby: pojedynczo lub zbiorczo. pojedynczo przy produkcie kliknąć Opcje Usuń, zbiorczo na liście produktów z lewej strony zaznaczyć właściwe pozycje i kliknąć przycisk Usuń, który pojawi się powyżej listy produktów. 110

111 Uwaga! Usuwanie jest czynnością nieodwracalną. Import produktów Istnieje możliwość importu listy produktów. Poprawny plik do importu produktów powinien być w formacie XLS lub CSV. W pierwszym wierszu muszą być wpisane nazwy kolumn. Wielkość pliku nie powinna przekraczać 5 MB. DO POPRAWNEGO DZIAŁANIA WYMAGANE SĄ KOLUMNY: Nazwa (minimum trzy znaki), PKWiU, Jednostka miary (np. szt., kg), Stawka VAT (nie jest wymagana wartość wyrażona w procentach). OPCJONALNYMI KOLUMNAMI SĄ: Cena sprzedaży netto, Cena sprzedaży brutto, Cena sprzedaży waluta, Cena zakupu netto, Cena zakupu brutto, Cena zakupu waluta. 111

112 Grupa cenowa produktu W systemie istnieje możliwość utworzenia nieograniczonej ilości grup cenowych dla wybranych produktów. Grupy cenowe pozwalają na stworzenie indywidualnych cenników produktów. W tym celu należy kliknąć w nazwę produktu lub Opcje Edytuj, wejść w Szczegóły danego produktu, a następnie w widoku edycji kliknąć Dodaj grupę cenową i uzupełnić nazwę grupy cenowej, cenę netto, brutto oraz walutę. Utworzoną w ten sposób grupę cenowa można przypisać do wybranego kontrahenta/ów. W tym celu należy przejść do listy kontrahentów klikając Kontrahenci i dla danego kontrahenta dodać tag wpisując nazwę utworzonej grupy cenowej i zapisać zmiany przyciskiem Zapisz. 112

113 113

114 Dane i ustawienia Sekcje ustawienia można znaleźć w prawym górnym roku aplikacji. 114

115 Dane osobowe Ustawienia Dane osobowe dotyczą bezpośrednio użytkownika zalogowanego do systemu. W przypadku większej ilości użytkowników, każdy indywidualnie dokonuje zmian w tej części ustawień. Podpis wystawcy W celu wprowadzenia domyślnego podpisu Wystawcy należy wejść w Ustawienia Dane osobowe. Następnie, w polu Sygnatura uzupełnić imię i nazwisko osoby uprawnionej do wystawiania dokumentów. Zmiany należy zatwierdzić przyciskiem Zapisz. Dane firmy Wchodząc do Ustawienia Dane firmy można dokonać aktualizacji w przypadku zmiany danych rejestrowych i kontaktowych firmy. Można również ustawić inne Dane wystawcy jeśli są inne niż Dane firmy. Zmiana danych firmy Wprowadzone nowe dane firmy lub ich zmianę należy potwierdzić przyciskiem Zapisz, a następnie odpowiednim narzędziem autoryzacyjnym. 115

116 Uwaga! Pole z numerem NIP jest nieedytowalne. Dane Wystawcy na fakturze System umożliwia ustawienie innych danych Sprzedawcy i Wystawcy dokumentu. Dane Sprzedawcy zdefiniowane są w Ustawienia Dane firmy. Aby uzupełnić dane Wystawcy, należy pod formularzem z danymi firmy zaznaczyć checkbox Wyświetl wystawcę, wprowadzić dane i zapisać zmiany. Dane Wystawcy będą widoczne po zapisaniu faktury na podglądzie i wydruku dokumentu. 116

117 Użytkownicy Możliwe jest udostępnianie programu swoim pracownikom i współpracownikom. Aktywacja usługi dla dodatkowych użytkowników jest możliwa tylko dla pełnomocnika lub współwłaściciela do rachunku bankowego. Aktywacja odbywa się za pośrednictwem ipko. Logowanie do systemu każdorazowo odbywa się za pośrednictwem ipko. W Ustawienia Użytkownicy widoczna jest lista użytkowników z informacją, jaka rola jest przypisana. 117

118 Numeracje dokumentów Zmiany związane z numeracją dokumentów wprowadza się w Ustawienia Numeracje dokumentów. 118

119 Dodawanie nowej serii numeracji Aby utworzyć nowy schemat numeracji należy kliknąć w wybrany typ dokumentu, a następnie kliknąć Dodaj serie. W oknie nowej numeracji trzeba określić: Interwał czasowy (miesiąc lub rok), Domyślną serię, Numer kolejny dokumentu, Ustawić format numeracji. Ustawianie domyślnej numeracji Aby ustawić numerację jako domyślną należy przy właściwym formacie numeracji kliknąć Opcje Ustaw jako domyślną. Edycja i usuwanie serii numeracji W celu usunięcia/edycji numeracji należy kliknąć w wybrany typ dokumentu (Ustawienia Numeracje dokumentów), a następnie kliknąć Opcje Edytuj lub Usuń. 119

120 Rachunki bankowe W widoku rachunki bankowe znajdują się wszystkie rachunki firmowe, które zostały pobrane z firmowego konta ipko. Dodawanie rachunku bankowego Aby dodać rachunek bankowy należy w widoku Ustawienia Rachunki bankowe kliknąć Dodaj rachunek bankowy. Następnie w oknie Dodawania rachunku bankowego uzupełnić wymagane pola: nazwa rachunku, nazwa banku, numer rachunku. Pole BIC/SWIFT jest opcjonalne. Wprowadzone dane należy zapisać przyciskiem Zapisz. Ustawianie domyślnego rachunku Aby ustawić dodany rachunek bankowy jako domyślny należy przy właściwym rachunku kliknąć Opcje Ustaw jako domyślny. Edycja i usuwanie rachunku bankowego W celu usunięcia/edycji rachunku bankowego należy przy właściwym rachunku bankowym kliknąć Opcje Edytuj lub Usuń. Modyfikacje na firmowych rachunkach bankowych prezentowanych w kanałach elektronicznych ipko dokonują się automatycznie. 120

121 Szablony przypomnień W widoku Dane i ustawienia Szablony przypomnień wyświetlana jest lista szablonów wysyłanych do kontrahentów i klientów, szablony można edytować. Aby edytować treść przypomnienia należy w Ustawienia Szablony przypomnień, przy właściwym szablonie kliknąć przycisk Edytuj szablon. W oknie Edytuj szablon można zmienić tytuł i treść wiadomości, pamiętając o używaniu wyrażeń z legendy. Po wprowadzeniu zmian należy kliknąć Zapisz. Ustawienia księgowe Ustawienia dotyczące księgowania dokumentów znajdują się w Ustawienia Ustawienia księgowe. Umożliwiają konfigurację ustawień w zakresie sposobu prowadzenia księgowości oraz zawierają listę kategorii księgowych. 121

122 Konfiguracja sposobu prowadzenia księgowości Zaznaczenie pola Jestem podatnikiem VAT oznacza, że osoba prowadząca działalność gospodarczą jest tzw. czynnym podatnikiem VAT. Odznaczenie opcji Nie jestem podatnikiem VAT oznacza, że przedsiębiorca jest tzw. zwolnionym podatnikiem VAT. W takim przypadku należy podać podstawę zwolnienia z VAT. Sposób prowadzenia księgowości należy wskazać formę prowadzenia księgowości firmy: Księga przychodów i rozchodów, Ryczałt, Pełna księgowość, Karta podatkowa. Pole Jestem tzw. Małym podatnikiem i korzystam z metody kasowej dotyczy przedsiębiorców, których wartość sprzedaży w poprzednim roku nie przekroczyła EUR, a podatek jest rozliczany dopiero po uzyskaniu zapłaty od kontrahenta. Zaznaczenie tej opcji powoduje, że na wydruku dokumentu sprzedaży pojawia się adnotacja Metoda kasowa. 122

123 Kategorie księgowe Widok przedstawia listę kategorii księgowych. Odpowiadają one za prawidłowe księgowanie dokumentów w systemie. Kategorię można edytować, kopiować i usuwać. W tym celu należy przy kategorii wybrać Opcje Edytuj / Kopiuj / Usuń. Dodawanie kategorii W celu dodania kategorii należy kliknąć w przycisk Dodaj kategorię. Po uzupełnieniu pól należy zapisać wprowadzone informacje klikając przycisk Zapisz. 123

124 Dokumenty Ustawienia związane z wystawianymi fakturami znajdują się w Ustawienia Dokumenty. Domyślny typ dokumentu W systemie można określić typ domyślnego formularza dokumentu sprzedaży. Domyślnie ustawiona jest Faktura sprzedaży. Opcjonalne typy to Proforma i Pozostały przychód. 124

125 Aby zmienić typ dokumentu sprzedaży należy wybrać odpowiedni typ. Zapisać zmiany przyciskiem Zapisz widocznym poniżej ustawień. Domyślny sposób płatności Domyślnym sposobem płatności jest Gotówka. Aby zmienić ustawienia domyślnego sposobu płatności należy rozwinąć listę i wybrać właściwą opcję. Zmiany należy zapisać przyciskiem Zapisz widocznym poniżej ustawień. Domyślny termin płatności Domyślny termin płatności dla dokumentów sprzedażowych wynosi 7 dni. Aby zmienić domyślny termin płatności należy rozwinąć listę Termin płatności (ilość dni) wskazać ilość dni z listy. Zapisać zmiany przyciskiem Zapisz widocznym poniżej ustawień. Miejsce wystawienia Miejsce wystawienia widoczne jest na wydruku dokumentu (jest to pole nieobowiązkowe w formularzu faktury). Aby zmienić miejsce wystawienia należy w Ustawienia Dokumenty Miejsce wystawienia w polu wpisać poprawną treść. Zapisać zmiany przyciskiem Zapisz widocznym poniżej ustawień. Procedura marży Przedsiębiorcy wystawiający w systemie fakturę sprzedaży marża są zobowiązani do umieszczenia na wydruku dokumentu obowiązkowej adnotacji Procedura marży. Domyślna procedura marży w systemie to dla biur podróży. Aby zmienić procedurę marży należy z listy wybrać właściwą treść. Zapisać zmiany przyciskiem Zapisz widocznym poniżej ustawień. Oryginał/kopia Funkcja umożliwia ustawienie domyślnej wersji wydruku dokumentu. Aby zmienić wersję wydruku dokumentu należy zaznaczyć odpowiedni kafelek, do wyboru są dwie opcje: oryginał lub oryginał i kopia. Po wprowadzeniu zmian należy kliknąć Zapisz Domyślna wersja językowa wydruku dokumentu Domyślny język wydruku dokumentu sprzedaży jest ustawiony jako polski. Aby zmienić język wydruku dokumentu należy wybrać z listy właściwą pozycję. Dostępne wersje językowe: polski, angielski, polsko-angielski, francuski, polsko-francuski, niemiecki, polsko-niemiecki. Zapisać zmiany przyciskiem Zapisz widocznym poniżej ustawień. Domyślna waluta na dokumencie Domyślna waluta na dokumencie sprzedaży ustawiona jest jako PLN. Aby zmienić domyślną walutę należy na liście wskazać właściwą pozycję. 125

126 Zapisać zmiany przyciskiem Zapisz widocznym poniżej ustawień. Widok listy walut Domyślnie podczas wystawiania faktur lista walut zawiera wszystkie waluty dostępne w systemie. Istnieje możliwość ograniczenia widoku listy walut do kilku najczęściej używanych. Aby ograniczyć listę walut należy w Ustawienia Dokumenty Ogranicz widok walut kliknąć w pole, następnie z listy rozwijanej wybierać te które mają się wyświetlać. Zapisać zmiany przyciskiem Zapisz widocznym poniżej ustawień. Format terminu płatności Domyślny format terminu płatności na wydruku dokumentu sprzedaży to data i odstęp czasowy np (14 dni). Aby zmienić domyślny format terminu płatności należy w Ustawienia Dokumenty Termin płatności z rozwijanej listy wybrać właściwą opcję. Zapisać zmiany przyciskiem Zapisz widocznym poniżej ustawień. Dostępne są 3 opcje: Data i odstęp czasowy np (14 dni), Data np , Odstęp czasowy np. 14 dni. Domyślna treść adnotacji na dokumencie Adnotacja to dodatkowa, stała informacja na wydruku dokumentu sprzedaży. Pole przewiduje maksymalnie 250 znaków. Aby ustawić domyślną adnotację należy wejść w Ustawienia Dokumenty Adnotacje, wpisać właściwą treść. Zapisać zmiany przyciskiem Zapisz widocznym poniżej ustawień. Aktualizacja cen produktu Funkcja pozwala na aktualizację cen sprzedaży i zakupu towarów na podstawie cen netto z dokumentów sprzedaży i zakupu. Domyślnie opcja ustawiona jest na NIE. Aby zmienić tą opcję należy w Ustawienia Dokumenty Aktualizuj ceny produktu zaznaczyć TAK/NIE i zapisać zmiany przyciskiem Zapisz widocznym poniżej ustawień. Pokazuj PKWiU Funkcja pozwala na ukrycie kolumny PKWiU na wydruku dokumentu sprzedaży. Domyślnie funkcja ustawiona jest na TAK. Aby zmienić ustawienia należy w Ustawienia Dokumenty Pokazuj PKWiU zaznaczyć TAK/NIE i zapisać zmiany przyciskiem Zapisz widocznym poniżej ustawień. Eksport dokumentów niezweryfikowanych Funkcja umożliwia blokadę lub eksport dokumentów skanowanych ze statusem do weryfikacji. Domyślnie funkcja ustawiona jest na NIE. Takie ustawienie nie blokuje eksportu dokumentów w weryfikacji do pliku PDF. Blokada dotyczy pozostałych formatów tj.:.xls,.csv, CDN OPTIMA, RAKS SQL. 126

127 Aby zmienić ustawienia należy w Ustawienia Dokumenty Eksportować niezweryfikowane zaznaczyć TAK/NIE i zapisać zmiany przyciskiem Zapisz widocznym poniżej ustawień. Sposób liczenia podsumowania Funkcja umożliwia wybór sposobu liczenia kwoty podatku w podsumowaniu dokumentu, spośród dwóch dostępnych opcji: Wg. pozycji, Wg. wartości. Domyślnie funkcja ustawiona jest na Wg. pozycji. Aby zmienić ustawienia należy w Ustawienia Dokumenty Sposób liczenia podsumowania zaznaczyć Wg. pozycji/ Wg. wartości. Zapisać zmiany przyciskiem Zapisz widocznym poniżej ustawień. Logo na dokumencie Aby dodać logo firmy, które będzie widoczne na wydruku dokumentu sprzedaży należy w Ustawienia Dokumenty Logo kliknąć Przeglądaj, następnie załączyć logotyp firmy (plik jpg. lub png.). Wczytany plik należy zapisać klikając przycisk Zapisz widoczny poniżej ustawień. Pieczęć prewencyjna na dokumencie System umożliwia umieszczenie na wydruku dokumentu znak graficzny prezentujący pieczęć windykacyjna. Aby dodać pieczęć należy w Ustawienia Dokumenty Pieczęć prewencyjna kliknąć Przeglądaj, następnie załączyć pieczęć. Wczytany plik należy zapisać klikając przycisk Zapisz, widoczny poniżej ustawień. Rozpoznawanie dokumentów Ustawienia dotyczące rozpoznawania skanów dodawanych dokumentów, znajdują się w Ustawienia Rozpoznawanie dokumentów. Domyślna data wpływu W przypadku dokumentów skanowanych istnieje możliwość ustawienia daty wpływu. Domyślnie funkcja jest ustawiona na datę wystawiania. Do wyboru dostępna są następujące opcje: 127