Zakres działalności Działu Obiegu i Archiwizacji Dokumentów (DOAD) EZD ARCHIWUM DOAD. CYFROWE ARCHIWUM DOKUMENTÓW w ramach POWER 3,5 KANCELARIA

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Zakres działalności Działu Obiegu i Archiwizacji Dokumentów (DOAD) EZD ARCHIWUM DOAD. CYFROWE ARCHIWUM DOKUMENTÓW w ramach POWER 3,5 KANCELARIA"

Józef Turek
4 lat temu
Przeglądów:

2 Zakres działalności Działu Obiegu i Archiwizacji Dokumentów (DOAD) EZD ARCHIWUM DOAD KANCELARIA CYFROWE ARCHIWUM DOKUMENTÓW w ramach POWER 3,5

3 Schemat działań wdrożeniowych EZD na PG UG + PUW + PG Podpisanie umowy trójstronnej Styczeń 2017 Przyjęcie i wdrożenie zmian dot. infrastruktury technologicznej Maj/Czerwiec 2017 Instalacja i Konfiguracja EZD

4 Schemat działań wdrożeniowych EZD na PG Lipiec 2017 Marzec 2018 Przyjęcie i wdrożenie zmian otoczenia prawnego do uruchomienia EZD W trakcie wdrożenia Realizacja EZD i jego integracja z innymi systemami

5 Otoczenie osobowe i prawne Otoczenie osobowe Koordynator Czynności Kancelaryjnych Główny Koordynator Systemu EZD Administrator Techniczny Systemu EZD Zespół EZD Koordynatorzy EZD w jednostkach PG Rektorska Komisja ds. Systemu EZD Otoczenie prawne Instrukcja kancelaryjna Instrukcja archiwalna JRWA

Drukarki kodów kreskowych Drukarki/ etykieciarki Oprogramowanie serwerowe

6 Otoczenie technologiczne KANCELARIA SEKRETARIATY WYBRANI PRACOWNICY SERWEROWNIA Skanery Czytniki kodów kreskowych Podpisy kwalifikowane Serwery i macierze Drukarki kodów kreskowych Drukarki/ etykieciarki Oprogramowanie serwerowe Czytniki kodów kreskowych Oprogramowanie OCR Skrytki i regały dla składu chronologicznego

7 Lokalizacja Kancelarii

8 Koperta Otwieranie i analiza (par. 5 ZR 8/2018 określa rodzaje przesyłek, które nie są otwierane przez KG) Kod kreskowy Skanowanie i opisywanie metadanych w systemie EZD ( Zał. 2 ZR 8/2018 wykaz korespondencji niepodlegającej skanowaniu) SKAN w EZD Przekazywanie w EZD RPW - Rejestr Przesyłek Wpływających P pełne odwzorowanie N niepełne odwzorowanie Brak odwzorowania Jednostka (wyznaczona osoba/ konto wirtualne)

faktury PEF ezamówienia BIP EZD Zamówienia publiczne

9 Integracje z zewnętrznymi systemami oraz obszary wymiany dokumentacji elektronicznej Elektroniczne faktury PEF ezamówienia BIP EZD Zamówienia publiczne epuap edoręczenia Projekty badawcze Jednostki administracji publicznej

10 Statystyka dotycząca systemu EZD Elektroniczne pisma Rok 2017 Rok 2018 Rok 2019 (do r.) Korespondencja wychodząca poprzez platformę epuap z Kancelarii Głównej PG Korespondencja przychodząca poprzez platformę epuap do Kancelarii Głównej PG Rok 2017 Rok 2018 Rok 2019 (do r.) Liczba przeszkolonych pracowników w danym roku

11 Schematy

12 zdalna pomoc Wsparcie w ramach systemu EZD

13 Zintegrowany Program Rozwoju Politechniki Gdańskiej POWER 3.5 cyfrowe archiwum dokumentów Digitalizacja w liczbach: skanów 1,09 TB danych plików pdf w EZD Dodatkowe zadania: współpraca z innymi jednostkami PG pomoc przy wydawnictwach PG skanowanie dla czytelników Archiwum

14 Cele i etapy digitalizacji Ochrona i zabezpieczenie materiałów archiwalnych przed uszkodzeniem lub utratą Udostępnianie oraz popularyzacja zasobu archiwalnego Selekcja materiałów archiwalnych Przygotowanie i opracowanie Digitalizacja właściwa Tworzenie katalogów i nazewnictwo plików Kontrola jakości plików cyfrowych Zabezpieczenie wzorcowych kopii cyfrowych Udostępnianie użytkowych kopii cyfrowych O wyselekcjonowaniu do digitalizacji decydują: czas wytworzenia obecny stan zachowania kategoria archiwalna wartość z punktu widzenia historycznego

15 Kontakt Katarzyna Zygmunt tel kom

Podobne dokumenty

WDROśENIE SYSTEMU EZD

WDROśENIE SYSTEMU EZD w oparciu o doświadczenia Zarządu Geodezji i Katastru Miejskiego GEOPOZ w Poznaniu Opracował: Jacek Knopik Gliwice, 12.09.2015 ZGiKM GEOPOZ JEDNOSTKA ORGANIZACYJNA MIASTA POZNAŃ Data