Wrocław, dnia r. Nr postępowania: 1/2013

Transkrypt

1 Nr postępowania: 1/2013 Wrocław, dnia r. Zapytanie ofertowe dotyczące wdrożenie systemu zarządzania zasobami ludzkimi w 17 jednostkach samorządu terytorialnego w ramach 4 projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki 1. Samoocena CAF profesjonalizacja JST 2. Podbeskidzka Wyspa Jakości profesjonalne zarządzanie JST 3. CAF PODSTAWA DOSKONALENIA MAŁOPOLSKICH JST 4. Doskonalenie JST w procesie samooceny CAF Strona 1 z 33

2 Nr postępowania: 1/2013 SPECYFIKACJA ZAMÓWIENIA Wdrożenie systemu zarządzania zasobami ludzkimi w 17 jednostkach samorządu terytorialnego w ramach projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki Samoocena CAF profesjonalizacja JST Podbeskidzka Wyspa Jakości profesjonalne zarządzanie JST CAF PODSTAWA DOSKONALENIA MAŁOPOLSKICH JST Doskonalenie JST w procesie samooceny CAF Wrocław, r. Strona 2 z 33

3 Spis treści Spis treści... 3 Rozdział 1: Zamawiający... 4 Rozdział 2: Tryb udzielenia zamówienia... 4 Rozdział 3: Opis przedmiotu zamówienia... 4 Rozdział 4: Informacja o ofertach częściowych, wariantowych oraz o przewidywanych zamówieniach uzupełniających... 4 Rozdział 5: Termin wykonania zamówienia... 4 Rozdział 7: Wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania... 5 Rozdział 8: Sposób kontaktowania się z Zamawiającym:... 6 Rozdział 9: Opis sposobu przygotowania oferty... 6 Rozdział 10: Miejsce i termin składania i otwarcia ofert... 8 Rozdział 11: Opis sposobu obliczenia ceny... 8 Rozdział 12: Kryteria oceny ofert oraz sposób oceny ofert... 8 Rozdział 13: Informacja o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty, w celu zawarcia umowy w sprawie zapytania ofertowego... 8 Rozdział 14: Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy... 9 Rozdział 15: Istotne dla stron postanowienia umowy... 9 Rozdział 16: Dodatkowe informacje Rozdział 17: Załączniki Załącznik nr 1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Załącznik nr 2 Formularz oferty Załącznik nr 2a Formularz cenowy Załącznik nr 3 Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania Załącznik nr 4 Wykaz osób Załącznik nr 5 Wykaz usług Załącznik nr 6 Oświadczenie o braku powiązań pomiędzy podmiotami współpracującymi Strona 3 z 33

4 Rozdział 1: Zamawiający Zamawiający Grupa Ergo Sp. z o.o Wrocław ul. Św. Mikołaja 56/57 tel Rozdział 2: Tryb udzielenia zamówienia Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Narodowych Strategicznych Ramach Odniesienie , Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Rozdział 3: Opis przedmiotu zamówienia 1. Wdrożenie systemu zarządzania zasobami ludzkimi w 17 jednostkach samorządu terytorialnego. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został wskazany w załączniku nr 1 do Specyfikacji Zamówienia [SZ]- Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia. KOD CPV: Usługi doradcze w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi, Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne, Systemy baz danych, Usługi wdrażania oprogramowania, Pakiety oprogramowania do rozliczania czasu lub zarządzania zasobami ludzkimi. Rozdział 4: Informacja o ofertach częściowych, wariantowych oraz o przewidywanych zamówieniach uzupełniających 1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 2. Zamawiający przewiduje możliwości udzielenia zamówień uzupełniających. Wartość zamówień uzupełniających nie przekroczy wartości 50% zamówienia podstawowego. 3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. Rozdział 5: Termin wykonania zamówienia Zamówienie będzie realizowane w okresie od dnia zawarcia 4 odrębnych dla każdego projektu umów, do dnia r. Zamawiający zawrze 4 odrębne umowy zgodne z okresem realizacji projektów: Tytuł projektu Samoocena CAF profesjonalizacja JST Podbeskidzka Wyspa Jakości profesjonalne zarządzanie JST CAF PODSTAWA DOSKONALENIA MAŁOPOLSKICH JST Doskonalenie JST w procesie samooceny CAF Zakończenie realizacji Zamówienia w projekcie r r r r. Strona 4 z 33

5 Rozdział 6: Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków 1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, spełniający jednocześnie następujące warunki w zakresie: a) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, b) posiadania wiedzy i doświadczenia. Zamawiający uzna warunek za spełniony, w przypadku, gdy Wykonawca wykaże, iż: w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wdrożył co najmniej OCENĘ OKRESOWĄ PRACOWNIKA LUB WARTOŚCIOWANIE STANOWISK PRACY LUB INDYWIDUALNY PROGRAM ROZWOJU PRACOWNIKÓW) w obszarze objętym zamówieniem wraz z aplikacją wspierającą. c) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Zamawiający uzna warunek za spełniony, w przypadku, gdy Wykonawca wykaże, iż dysponuje: min. 4 ekspertami z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi, w tym szczególnie budowania pozafinansowych systemów motywacyjnych i organizacji procesów pracy. Przez eksperta rozumie się osobę, która ma wykształcenie wyższe oraz posiada minimum dwuletnie doświadczenie w zakresie objętym zamówieniem. Zakres działań i odpowiedzialności w tych projektach musi odpowiadać zakresowi obszaru, w którym dana osoba ma pełnić rolę eksperta; 2. Ocena spełniania warunków odbędzie się zgodnie z formułą spełnia / nie spełnia, na podstawie złożonych wraz z ofertą dokumentów oraz oświadczeń, których wykaz zawiera Rozdział 7 Specyfikacji Zamówienia. 3. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonaniu zamówienia. W przypadku polegania na zasobach innych podmiotów konieczne jest załączenie do oferty pisemnych zobowiązań tych podmiotów do oddania do dyspozycji potrzebnych zasobów Wykonawcy na okres wykonywania zamówienia. 4. Jeżeli Wykonawca, wykazując spełnienie warunków, polega na zasobach innych podmiotów, o których mowa wyżej, a podmioty te będą brały udział w realizacji zamówienia, Zamawiający żąda od Wykonawcy przedstawienia w odniesieniu do tych podmiotów dokumentów w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia wymienionych w Rozdziale 7 ust. 2. Rozdział 7: Wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania 1. W celu potwierdzenia spełniania warunków określonych w Rozdziale 6 Specyfikacji Zamówienia Wykonawcy zobowiązani są przedłożyć następujące dokumenty: 1) oświadczenie, sporządzone według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszych SZ, o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (w przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie niniejszego zamówienia przez dwóch lub więcej Wykonawców w ofercie musi być przedmiotowe oświadczenia złożone (podpisane) przez Pełnomocnika Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub oświadczenie złożone (podpisane) przez każdego z wykonawców składających ofertę wspólną); 2) wykaz wykonanych, usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia określonego w Rozdziale 6 pkt 1 lit b SZ w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z Strona 5 z 33

6 podaniem ich, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentów potwierdzających, że te usługi zostały wykonane należycie (na formularzu stanowiącym załącznik nr 5 do SZ) 3) wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, według Załącznika nr 4 do SZ), wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, w celu potwierdzenia warunku określonego w Rozdziale 6 pkt 1 lit. c) SZ (w przypadku wspólnego ubiegania się dwóch lub więcej Wykonawców o udzielenie niniejszego zamówienia, oceniane będzie ich łączne doświadczenie), 2. Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawców, którzy podlegają wykluczeniu z postępowań o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonych w trybie przewidzianym ustawą Prawo Zamówień Publicznych na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy Prawo Zamówień Publicznych. W celu wykazania, braku podstaw do wykluczenia z postępowania, Wykonawcy zobowiązani są przedłożyć następujące dokumenty: 1) oświadczenie, sporządzone według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszej SZ, o braku podstaw do wykluczenia z postępowania (w przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie niniejszego zamówienia przez dwóch lub więcej Wykonawców w ofercie muszą być złożone przedmiotowe dokumenty dla każdego z nich). 2) oświadczenie o niezaleganiu z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. 3) Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji. Rozdział 8: Sposób kontaktowania się z Zamawiającym: Osobą wyznaczoną do kontaktu jest Radosław Siejka; radoslaw.siejka@grupaergo.pl Rozdział 9: Opis sposobu przygotowania oferty 1. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 2. Kilka podmiotów może złożyć ofertę wspólną, w tym przypadku podmioty te ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy. Ten sam Wykonawca może być członkiem tylko jednego konsorcjum. 3. Wykonawcy występujący wspólnie ustanawiają pełnomocnika (lidera) do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i do zawarcia umowy. 4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia zobowiązani są załączyć do oferty pełnomocnictwo, z którego wynikać będzie umocowanie do reprezentowania wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. 5. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o niniejsze zamówienie są zobowiązani przedstawić Zamawiającemu umowę regulującą współpracę wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, która winna zawierać: 1) określenie celu gospodarczego, 2) oznaczenie czasu trwania konsorcjum obejmującego okres realizacji przedmiotu zamówienia, 3) określenie lidera konsorcjum (powinien nim być Pełnomocnik wskazany w ofercie Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia), 4) wykluczenie możliwości wypowiedzenia umowy konsorcjum przez któregokolwiek z jego członków do czasu wykonania zamówienia, 5) określenie odpowiedzialności solidarnej członków Konsorcjum względem Zamawiającego, 6) określenie zakresu przedmiotu zamówienia, realizowanego przez każdego z członków Konsorcjum, 7) zakaz zmian w umowie bez zgody Zamawiającego. 6. Ofertę składa się, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej. 7. Oferta wraz ze stanowiącymi jej integralną część załącznikami musi być sporządzona przez Wykonawcę ściśle według postanowień niniejszej Specyfikacji. 8. Oferta winna zawierać wszystkie dokumenty wymienione w SZ w tym: a) Formularz Oferty, sporządzony na podstawie wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszej SZ, Strona 6 z 33

7 b) Formularz Cenowy, sporządzony na podstawie wzoru stanowiącego załącznik nr 2a do SZ, c) Dokumenty potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu oraz potwierdzające brak podstaw do wykluczenia, wymienione w rozdziale 7 SZ, d) Stosowne Pełnomocnictwo(a) - w przypadku, gdy upoważnienie do podpisania oferty nie wynika z pozostałych dokumentów dołączonych do oferty, e) W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamowienia, dokument ustanawiający Pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie niniejszego zamówienia. f) Pożądane przez Zamawiającego jest złożenie w ofercie spisu treści z wyszczególnieniem ilości stron wchodzących w skład oferty. 9. Oferta musi być napisana czytelnie w języku polskim. 10. Zaleca się, aby wszystkie zapisane strony oferty, w tym zapisane strony wszystkich załączników, były ponumerowane kolejnymi numerami. Cała oferta powinna być zszyta lub trwale połączona w inny sposób, uniemożliwiający wysunięcie się którejkolwiek kartki. 11. Wszelkie miejsca w ofercie, w których Wykonawca naniósł zmiany muszą być podpisane przez osobę podpisującą ofertę. 12. W przypadku, gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik: a) do oferty musi być załączone pełnomocnictwo w oryginale określające jego zakres i podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy. b) w przypadku złożenia kopii pełnomocnictwa, musi być ona potwierdzona notarialnie. 13. Wykonawca może, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać złożoną przez siebie ofertę. Powiadomienie o zmianie lub wycofaniu musi być złożone według takich samych zasad jak składana oferta z dopiskiem: zmiana lub wycofanie. 14. Dokumenty stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. Nr 153 poz ze zm.) powinny być umieszczone w oddzielnej kopercie z napisem Tajemnica przedsiębiorstwa. 15. Ofertę (tj. wypełniony Formularz oferty wraz z wymaganymi załącznikami) należy składać w nieprzejrzystym i zamkniętym opakowaniu. Zaleca się, aby opakowanie było odpowiednio zabezpieczone w sposób uniemożliwiający bezśladowe otworzenie (np. podpisane na wszystkich połączeniach). Opakowanie powinno być zaadresowane do Zamawiającego na wskazany w SZ adres: Grupa Ergo Sp. z o.o Wrocław ul. Św. Mikołaja 56/57 pok. 102 z dopiskiem: OFERTA na Wdrożenie systemu zarządzania zasobami ludzkimi w 17 jednostkach samorządu terytorialnego w ramach projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki otworzyć nie wcześniej niż r. godz Zaleca się, aby opakowanie było opatrzone pełną nazwą i dokładnym adresem (ulica, numer lokalu, miejscowość, numer kodu pocztowego) Wykonawcy składającego daną ofertę. 17. Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom. Wskazanie niniejszego podwykonawcy nastąpi w Formularzu Oferty. 18. O wynikach postępowania jego uczestniczy zostaną poinformowani za pośrednictwem poczty elektronicznej. 19. Wykonawca ponosi pełne ryzyko związane z doręczeniem oferty Zamawiającemu, w terminie składania ofert. 20. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i dostarczeniem oferty obciążają Wykonawcę. 21. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia procedury ofertowej bez podania przyczyny. Strona 7 z 33

8 Rozdział 10: Miejsce i termin składania i otwarcia ofert 1. Odpowiedź na w/w zapytanie należy składać na Formularzu ofertowym wraz z załącznikami (zgodnie ze wzorem w zapytaniu), uwzględniając warunki opisane powyżej w terminie od dnia r. r. do dnia r. do godz na adres: Grupa Ergo Sp. z o.o.; Biuro Projektu: ul. Św. Mikołaja 56/57 pok. 102; Wrocław, lub przesłać na adres radoslaw.siejka@grupaergo.pl 2. Informacja o wyłonionym wykonawcy zostanie opublikowana na stronach www projektóww terminie nie późniejszym niż 3 dni od daty wyboru oferty najkorzystniejszej. Rozdział 11: Opis sposobu obliczenia ceny 1. Cena ofertowa stanowi ogólny koszt usługi stanowiącej przedmiot zamówienia i musi być skalkulowana w sposób jednoznaczny, uwzględniać wszystkie wymagania Zamawiającego określone w SZ oraz obejmować wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia. 2. Wykonawca zobowiązany jest do wypełnienia w Formularza cenowego stanowiącego załącznik nr 2a do niniejszej SZ i określenia ceny według usług wskazanych w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia (Załącznik nr 1 do SZ). 3. Wskazana w ofercie cena brutto będzie stała tzn. nie ulegnie zmianie w okresie realizacji umowy, w tym nie będzie podlegać żadnym negocjacjom. 4. Cena ofertowa powinna być podana z dokładnością do 1 grosza, tj. do dwóch miejsc po przecinku. 5. Cena oferty winna obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia. 6. Wykonawca zobowiązany jest określić stawkę podatku VAT zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług. 7. Wszelkie rozliczenia dotyczące realizacji kolejnych etapów przedmiotu zamówienia opisanego w niniejszej specyfikacji dokonywane będą w złotych polskich. Rozdział 12: Kryteria oceny ofert oraz sposób oceny ofert 1. W toku dokonywania badania i oceny ofert Zamawiający może żądać udzielenia przez Wykonawcę wyjaśnień treści złożonych przez niego ofert. 2. Zamawiający będzie oceniał oferty które nie podlegają odrzuceniu, złożone przez Wykonawców którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania, według następujących kryteriów: 1) Cena 100 % W kryterium tym zostanie zastosowany wzór: Ocena punktowa = najniższa cena ofertowa brutto cena oferty badanej brutto x 100 pkt Do oceny będą brane pod uwagę ceny oferty brutto 3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, spośród ofert spełniających warunki określone w SZ, która uzyska najwyższą liczbę punktów. Rozdział 13: Informacja o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty, w celu zawarcia umowy w sprawie zapytania ofertowego 1. Zamawiający w zawiadomieniu o wyborze oferty wskaże Wykonawcę, którego oferta została wybrana. Wykonawca, którego oferta została wybrana zostanie poinformowany droga elektroniczną o terminie i miejscu podpisania umowy. Strona 8 z 33

9 Rozdział 14: Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Rozdział 15: Istotne dla stron postanowienia umowy 1. Istotne postanowienia określające szczegółowe warunki realizacji Zamówienia będzie regulowała umowa, którą Zamawiający zawrze z Wykonawcą. 2. Zamawiający dopuszcza zmianę umowy w formie aneksu w przypadku, gdy: a) w przypadku, gdy ze strony Instytucji Zarządzającej pojawi się konieczność zmiany sposobu wykonania zamówienia przez Wykonawcę, b) w przypadku istotnych zmian w zakresie przedmiotu i sposobu realizacji Umowy nie spowodowanych działaniem lub zaniechaniem którejkolwiek ze Stron Umowy, c) konieczności zmiany poszczególnych terminów realizacji Umowy w sytuacji, gdy z przyczyn związanych z procedurą udzielania przedmiotowego zamówienia, umowa zostanie zawarta w terminie uniemożliwiającym realizację Umowy w pierwotnych terminach, d) Zamawiający dopuszcza wprowadzenie zmian w przypadku wystąpienia siły wyższej, co uniemożliwia wykonanie przedmiotu umowy zgodnie z SZ. Przez siłę wyższą rozumie się zdarzenie, którego strony nie mogły przewidzieć, któremu nie mogły zapobiec ani przeciwdziałać, a które uniemożliwia stronom wykonanie w części lub w całości ich zobowiązań, w szczególności: wojna, działania wojenne, działania wrogów zewnętrznych; terroryzm, rewolucję, przewrót wojskowy lub cywilny, wojnę domową; skutki zastosowania amunicji wojskowej, materiałów wybuchowych, skażenie radioaktywne, z wyjątkiem tych, które mogą być spowodowane użyciem ich przez Wykonawcę; klęski żywiołowe, jak huragany, powodzie, trzęsienie ziemi; bunty, niepokoje, strajki, okupacje budowy przez osoby inne niż pracownicy Wykonawcy i jego podwykonawcy; inne wydarzenia losowe. Rozdział 16: Dodatkowe informacje. 1. Wykonawca podczas wykonywania zlecenia, musi ściśle współpracować z Zamawiającym i Urzędami objętymi wdrożeniem. 2. Wykonawca będzie zobowiązany do zachowania poufności uzyskanych w ramach wykonywania zlecenia informacji. 3. Zamawiający wymaga, by opracowane dokumenty były trwale oznaczone obowiązującymi logotypami, zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz logiem Zamawiającego i danego urzędu. 4. Wykonawca nie może powierzyć wykonywania zlecenia ani w całości ani w części innym osobom lub podmiotom bez pisemnej zgody Zamawiającego. 5. Wykonawca podlega kontroli przez Zamawiającego. Wykonawca dostarczy dokumentację opracowaną w ramach zlecenia, która to dokumentacja będzie stanowiła potwierdzenie wykonania czynności i prac. Strona 9 z 33

10 Rozdział 17: Załączniki 1. Załącznik nr 1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 2. Załącznik nr 2 Formularz oferty 3. Załącznik nr 2a Formularz cenowy 4. Załącznik nr 3 Oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania 5. Załącznik Nr 4 Wykaz osób 6. Załącznik Nr 5 Wykaz usług 7. Załącznik Nr 6 Oświadczenie o braku powiązań pomiędzy podmiotami współpracującymi Strona 10 z 33

11 Nr postępowania: 1/2013 Załącznik nr 1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Wdrożenie systemu zarządzania zasobami ludzkimi w 17 jednostkach samorządu terytorialnego w ramach projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki W związku z realizacją czterech partnerskich projektów konkursowych realizowanych w ramach poddziałania POKL, prosimy o wycenę wdrożenia systemu zarządzania zasobami ludzkimi w 17 jednostkach samorządu terytorialnego w ramach 4 odrębnych projektów. Zamówienie zostało podzielone na 4 zadania i będzie realizowane na podstawie 4 umów zawartych na realizację usługi w ramach 4 projektów dofinansowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Wdrożenie systemu zarządzania zasobami ludzkimi w 17 jednostkach samorządu terytorialnego w ramach projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki W szczegółowym opisie zamówienia w punktach I IV opisano etapy wdrożenia systemu w ramach poszczególnych projektów. Szczegółowy opis funkcjonalności wdrożonych aplikacji opisano w punkcie V. Każdorazowo, zakres wdrożenia obejmuje 3 moduły: MODUŁ I: OCENA OKRESOWA PRACOWNIKA; MODUŁ II: OPIS I WARTOŚCIOWANIE STANOWISK PRACY; MODUŁ III: INDYWIDUALNY PROGRAM ROZWOJU PRACOWNIKÓW [IPRP]. System ten stanowi podstawę nowoczesnych systemów zarządzania zasobami ludzkimi. Wdrożenie systemu pozwoli Urzędom Partnerskim dysponować skutecznym narzędziem, rozwoju kompetencji zasobów ludzkich, który pozwoli na precyzyjne ustalanie potrzeb szkoleniowych, wyboru metod podnoszenia kompetencji, co zostanie wykorzystane na potrzeby procesów kadrowych, min. przy naborze nowych pracowników, okresowych ocenach pracowników, planowaniu ścieżek kariery, motywowaniu i samorozwoju. I. Projekt pt. Samoocena CAF profesjonalizacja JST Zakres prac w ramach zadania dotyczy 5 JST. Wdrożenie musi nastąpić do III Jednostki samorządu terytorialnego objęte wdrożeniem: Urząd Gminy w Janowie, ul. Częstochowska 1, Janów (liczba pracowników 34) Urząd Gminy Kruszyna, ul. Kmicica 5, Kruszyna (liczba pracowników 25) Urząd Gminy w Przyrowie, ul. Częstochowska 7, Przyrów (liczba pracowników 17) Urząd Gminy Dąbrowa Zielona, ul. Kościuszki 31, Dąbrowa Zielona (liczba pracowników 25) Starostwo Powiatowe w Radomsku, ul. Leszka Czarnego 22, Radomsko (liczba pracowników 146) ETAPY REALIZACJI ZAMÓWIENIA W 5 ww. JST: 1. Doradztwo z zakresu przeglądu wstępnego zasobów 22 h/ 4 JST i 37 h/powiat, łącznie 125h doradztwa Przegląd wstępny zasobów obejmuje audyt regulaminów, procedur, zarządzeń, systemów oraz innych dokumentów dot. zarządzania zasobami ludzkimi obowiązujących w danej jednostce; przygotowanie raportu z audytu. Audyt powinien zostać przeprowadzony dla 5 jednostek JST. Raport powinien zawierać zestawienie z Strona 11 z 33

12 wyników badań oraz rekomendacje, co do zakresu wdrożeń etapów systemu. Każdy z pięciu raportów winien być przekazany Zamawiającemu w wersji papierowej oraz wersji elektronicznej na płycie CD (pliki Word i PDF) w 2 egzemplarzach każda wersja. Doradcy prowadzą karty doradztwa, w których rozpisują godziny świadczonego doradztwa. Karty doradztwa muszą być poświadczone przez przedstawiciela lub członków zespołu projektowego danego Urzędu. Wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginały kart doradztwa, które stanowią podstawę do weryfikacji wykonania usługi. Przeglądy zasobów odbywać się będą między innymi w powołanych zespołach projektowych, w skład których będą wchodziły 4 osoby (3 pracownicy z danej jednostki oraz minimum 1 konsultant ze strony wykonawcy). 2. Opracowanie metod i procedur dot. ZZL w tym: kampanie informacyjne dotyczące ZZL, w ramach których, będą rozpowszechniane idee równości płci w środowisku pracy) - 28 h/ 5 JST, łącznie 140h doradztwa Opracowanie metod i procedur ZZL obejmuje opracowanie metod i wdrożenie ich w formie przykładowych procedury stosowania systemu ZZL dla każdego z 5 Urzędów. Każdą z opracowanych pięciu procedur Wykonawca ma obowiązek przekazać Zamawiającemu w wersji papierowej oraz wersji elektronicznej na płycie CD (pliki Word i PDF) w 2 egzemplarzach każda wersja. Doradcy prowadzą karty doradztwa, w których rozpisują godziny świadczonego doradztwa. Karty doradztwa muszą być poświadczone przez przedstawiciela lub członków zespołu projektowego danego Urzędu. Wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginały kart doradztwa, które stanowią podstawę do weryfikacji wykonania usługi. Doradztwo odbywać się będzie między innymi w zespołach projektowych (2 pracowników z danej jednostki oraz minimum 1 konsultant ze strony wykonawcy). Dodatkowo, dla każdej JST zostanie przeprowadzona wewnętrzna kampania informacyjna dot. ZZL, w ramach której, będą rozpowszechniane idee równości płci w środowisku pracy ( po 1 spotkaniu informacyjnym z kadrą w każdym z urzędów ). Wykonawca ma obowiązek przekazać Zamawiającemu oryginał listy obecności z każdego spotkania. 3. Przeprowadzenie procesu wdrażania wraz z aplikacją wspierającą 1 wdrożenie na JST Aplikacja wspierająca (aktywne arkusze) w zakresie diagnozy luk kompetencyjnych, potrzeb szkoleniowych oraz preferencji rozwoju zawodowego oraz aplikacji (aktywne arkusze) w dziedzinach oceny okresowej oraz opisu i wartościowania stanowisk pracy. Proces wdrażania obejmuje: a) przeprowadzenie audytu diagnozującego (postawy, wiedzę, umiejętności) wśród urzędników 5 JST połączonego z przygotowaniem raportu z audytu. Raport powinien zawierać wyniki badania kompetencji i kadr poprzez wskazanie luk kompetencyjnych pracowników (rozbieżności kompetencji rzeczywistych i wymaganych na danym stanowisku pracy) zgodnie z przygotowanymi kompetencyjnymi opisami stanowisk oraz rekomendację do prowadzenia szkoleń dla pracowników z konkretnych zakresów tematycznych. Każdy z pięciu raportów winien być przekazany Zamawiającemu w wersji papierowej oraz wersji elektronicznej na płycie CD (pliki Word i PDF) w 2 egzemplarzach każda wersja. b) przygotowanie kompetencyjnych opisów stanowisk dla wszystkich stanowisk urzędniczych w 5 urzędach na podstawie np. Regulaminu pracy, Struktury organizacyjnej urzędu, Zakresu czynności urzędników oraz obowiązującej Ustawy o pracownikach samorządowych. Opis kompetencji powinien zawierać, co najmniej: - informacje ogólne dotyczące stanowiska (nazwa i symbol stanowiska pracy, nazwa komórki organizacyjnej, kategoria zaszeregowania, nazwa bezpośredniego przełożonego), - zakres obowiązków - zadania i czynności wykonywane na stanowisku, - poziom wymaganych kompetencji (wyksztalcenie, wiedza, umiejętności, doświadczenie, uprawnienia, cechy osobowościowe), - zakres odpowiedzialności ze względu na umiejscowienie i funkcje stanowiska pracy w strukturze Urzędu. Kompetencyjne opisy stanowisk winny być przekazane Zamawiającemu w wersji papierowej oraz wersji elektronicznej na płycie CD (pliki Word i PDF) w 2 egzemplarzach każda wersja. c) opracowanie dla każdego z 5 Urzędów modelu kompetencji kadr opartego na: - zbadaniu luk kompetencyjnych i potrzeb szkoleniowych urzędników - aktualnych opisach stanowisk, Strona 12 z 33

13 - aktualnych przepisach prawnych oraz polityce równości płci, który usprawni nabór/dobór nowych pracowników oraz umożliwi prowadzenie oceny okresowej pracowników i poprawi ścieżkę awansu pracowników. Każdy z opracowanych pięciu modeli kompetencji kadr Wykonawca ma obowiązek przekazać Zamawiającemu w wersji papierowej oraz wersji elektronicznej na płycie CD (pliki Word i PDF) w 2 egzemplarzach każda wersja. Doradcy prowadzą karty doradztwa, w których rozpisują godziny świadczonego doradztwa. Karty doradztwa muszą być poświadczone przez przedstawiciela lub członków zespołu projektowego danego Urzędu. Wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginały kart doradztwa, które stanowią podstawę do weryfikacji wykonania usługi. 4. Testowanie i dostosowywanie opracowywanych procedur ( system wraz z aplikacją ) i ewentualne działania korygujące - 18 h/ 5 JST, łącznie 90h doradztwa. System wraz z aplikacją to zbiór elektronicznych narzędzi wspierający ZZL ( ocena okresowa, opis i wartościowanie, indywidualny program rozwoju zawodowego ) w odniesieniu do części VI. zapytania Zakres oraz funkcjonalności systemu/elektronicznej aplikacji w oparciu o wcześniej wypracowane procedury i przegląd dokumentacji. Testowanie i dostosowywanie systemu obejmie dostosowanie aplikacji, zebranie opinii na temat systemu wśród kadry kierowniczej każdego z 5 urzędów w oparciu o badania na podstawie ankiety badająca opinie na temat systemu wśród kadry kierowniczej oraz pracowników. Opracowanie raportu z audytu i weryfikacji systemu. Audyt powinien zostać przeprowadzony w 5 jednostkach. W ramach opracowanego raportu Wykonawca musi przeprowadzić weryfikacje poprawności funkcjonowania systemu. Każdy z pięciu raportów winien być przekazany Zamawiającemu w wersji papierowej oraz wersji elektronicznej na płycie CD (pliki Word i PDF) w 2 egzemplarzach każda wersja. Doradcy prowadzą karty doradztwa, w których rozpisują godziny świadczonego doradztwa. Karty doradztwa muszą być poświadczone przez przedstawiciela lub członków zespołu projektowego danego Urzędu. Wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginały kart doradztwa, które stanowią podstawę do weryfikacji wykonania usługi. II. Projekt pt. Podbeskidzka Wyspa Jakości profesjonalne zarządzanie JST Zakres prac w ramach zadania dotyczy 5 JST. Wdrożenie musi nastąpić do XII Jednostki samorządu terytorialnego objęte wdrożeniem: Urząd Gminy w Istebna, Istebna 1000 (liczba pracowników 37) Urząd Gminy Koszarawa, Koszarawa 19, Koszarawa (liczba pracowników 15) Urząd Gminy w Lipowej, Lipowa 708, Lipowa (liczba pracowników 52) Urząd Gminy Milówka, ul. Jana Kazimierza 23, Milówka, (liczba pracowników 41) Urząd Gminy Radziechowy - Wieprz, Radziechowy Wieprz 700, (liczba pracowników 38) ETAPY 1. Koszt wstępnego przeglądu zasobów organizacji - 32h/JST, łącznie 160 h doradztwa Przegląd wstępny zasobów obejmuje audyt regulaminów, procedur, zarządzeń, systemów oraz innych dokumentów dot. zarządzania zasobami ludzkimi obowiązujących w danej jednostce; przygotowanie raportu z audytu. Audyt powinien zostać przeprowadzony dla 5 jednostek JST. Raport powinien zawierać zestawienie z wyników badań oraz rekomendacje, co do wdrożeń pozostałych etapów systemu. Każdy z pięciu raportów winien być przekazany Zamawiającemu w wersji papierowej oraz wersji elektronicznej na płycie CD (pliki Word i PDF) w 2 egzemplarzach każda wersja. Doradcy prowadzą karty doradztwa, w których rozpisują godziny świadczonego doradztwa. Karty doradztwa muszą być poświadczone przez przedstawiciela lub członków zespołu projektowego danego Urzędu. Wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginały kart doradztwa, które stanowią podstawę do weryfikacji wykonania usługi. Przeglądy zasobów odbywać się będą między innymi w powołanych zespołach projektowych, w skład których będą wchodziły 4 osoby (3 pracownicy z danej jednostki oraz minimum 1 konsultant ze strony wykonawcy). Strona 13 z 33

14 2. Koszt dwudniowych warsztatów z zakresu opracowania metod i procedur wraz z aplikacją dziedzinową - 16h/JST, 80h warsztatów/jst / łącznie 400 godzin warsztatów. (koszt warsztatów z zakresu opracowania metod i procedur należy wycenić kalkulując: 8 godz. warsztatów na dzień/ grupa min. 5 uczestników/wynagrodzenie trenera/ catering dla uczestników (bufet kawowy x 2 kawa, herbata, suche ciastka, paluszki, jednorazowe naczynia). Przygotowanie 5 edycji warsztatów (w sesjach dwudniowych) dla każdej jednostki i materiałów szkoleniowych dla urzędników z zakresu opracowania metod i wdrażania procedur stosowania systemu ZZL. Podczas warsztatów Wykonawca będzie korzystał z aplikacji dziedzinowych (aktywne arkusze) w zakresie dziedzin/tematu oceny okresowej oraz opisu i wartościowania stanowisk pracy. Warsztaty Wykonawca przeprowadzi na terenie urzędów partnerskich. Wykonawca podczas warsztatów powinien prowadzić listy obecności uczestnicy każdego dnia powinni potwierdzić swoją obecność. Wykonawca po zakończeniu cyklu winien przekazać oryginały list obecności oraz jeden egzemplarz materiałów szkoleniowych Zamawiającemu. Wykonawca winien przekazać Zamawiającemu jeden egzemplarz materiałów szkoleniowych w wersji papierowej, oraz wersji elektronicznej na płycie CD (pliki Word i PDF) jako dokumentację projektową. Informację o osobach oddelegowanych do udziału w warsztatach oraz o terminach warsztatów należy przesłać pisemnie do wiadomości Zamawiającego. Zamawiający wymaga, aby materiały szkoleniowe i listy obecności były trwale oznaczone obowiązującymi logotypami, zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów. 3. Koszt przeprowadzania procesu wdrażania wraz z aplikacją wspierającą - 56h/JST, łącznie 280h. Aplikacja wspierająca (aktywne arkusze) w zakresie diagnozy luk kompetencyjnych, potrzeb szkoleniowych oraz preferencji rozwoju zawodowego oraz aplikacji (aktywne arkusze) w dziedzinach oceny okresowej oraz opisu i wartościowania stanowisk pracy. Proces wdrażania obejmuje: d) przeprowadzenie audytu diagnozującego (postawy, wiedzę, umiejętności) wśród urzędników 5 JST połączonego z przygotowaniem raportu z audytu. Raport powinien zawierać wyniki badania kompetencji i kadr poprzez wskazanie luk kompetencyjnych pracowników (rozbieżności kompetencji rzeczywistych i wymaganych na danym stanowisku pracy) zgodnie z przygotowanymi kompetencyjnymi opisami stanowisk oraz rekomendację do prowadzenia szkoleń dla pracowników z konkretnych zakresów tematycznych. Każdy z pięciu raportów winien być przekazany Zamawiającemu w wersji papierowej oraz wersji elektronicznej na płycie CD (pliki Word i PDF) w 2 egzemplarzach każda wersja. e) przygotowanie kompetencyjnych opisów stanowisk dla wszystkich stanowisk urzędniczych w 5 urzędach na podstawie np. Regulaminu pracy, Struktury organizacyjnej urzędu, Zakresu czynności urzędników oraz obowiązującej Ustawy o pracownikach samorządowych. Opis kompetencji powinien zawierać, co najmniej: - informacje ogólne dotyczące stanowiska (nazwa i symbol stanowiska pracy, nazwa komórki organizacyjnej, kategoria zaszeregowania, nazwa bezpośredniego przełożonego), - zakres obowiązków - zadania i czynności wykonywane na stanowisku, - poziom wymaganych kompetencji (wyksztalcenie, wiedza, umiejętności, doświadczenie, uprawnienia, cechy osobowościowe), - zakres odpowiedzialności ze względu na umiejscowienie i funkcje stanowiska pracy w strukturze Urzędu. Kompetencyjne opisy stanowisk winny być przekazane Zamawiającemu w wersji papierowej oraz wersji elektronicznej na płycie CD (pliki Word i PDF) w 2 egzemplarzach każda wersja. f) opracowanie dla każdego z 5 Urzędów modelu kompetencji kadr opartego na: - zbadaniu luk kompetencyjnych i potrzeb szkoleniowych urzędników - aktualnych opisach stanowisk, - aktualnych przepisach prawnych oraz polityce równości płci, który usprawni nabór/dobór nowych pracowników oraz umożliwi prowadzenie oceny okresowej pracowników i poprawi ścieżkę awansu pracowników. Każdy z opracowanych pięciu modeli kompetencji kadr Wykonawca ma obowiązek przekazać Zamawiającemu w wersji papierowej oraz wersji elektronicznej na płycie CD (pliki Word i PDF) w 2 egzemplarzach każda wersja. Doradcy prowadzą karty doradztwa, w których rozpisują godziny świadczonego doradztwa. Karty doradztwa muszą być poświadczone przez przedstawiciela lub członków zespołu projektowego danego Urzędu. Wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginały kart doradztwa, które stanowią podstawę do weryfikacji wykonania usługi. Strona 14 z 33

15 4. Koszt testowania i dostosowania systemu wraz z aplikacją 64h/JST, łącznie 320h. System wraz z aplikacją to zbiór elektronicznych narzędzi wspierający ZZL ( ocena okresowa, opis i wartościowanie, indywidualny program rozwoju zawodowego ) w odniesieniu do części VI. zapytania Zakres oraz funkcjonalności systemu/elektronicznej aplikacji w oparciu o wcześniej wypracowane procedury i przegląd dokumentacji. Testowanie i dostosowywanie systemu obejmie wdrożenie systemu, zebranie opinii na temat systemu wśród kadry kierowniczej każdego z 5 urzędów w oparciu o badania na podstawie ankiety badająca opinie na temat systemu wśród kadry kierowniczej oraz pracowników. Opracowanie raportu z audytu i weryfikacji systemu. Audyt powinien zostać przeprowadzony dla 5 jednostek JST. W ramach opracowanego raportu Wykonawca musi przeprowadzić weryfikacje poprawności funkcjonowania systemu. Każdy z pięciu raportów winien być przekazany Zamawiającemu w wersji papierowej oraz wersji elektronicznej na płycie CD (pliki Word i PDF) w 2 egzemplarzach każda wersja. Doradcy prowadzą karty doradztwa, w których rozpisują godziny świadczonego doradztwa. Karty doradztwa muszą być poświadczone przez przedstawiciela lub członków zespołu projektowego danego Urzędu. Wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginały kart doradztwa, które stanowią podstawę do weryfikacji wykonania usługi. III. Projekt pt. CAF PODSTAWA DOSKONALENIA MAŁOPOLSKICH JST Zakres prac w ramach zadania dotyczy 3 JST. Wdrożenie musi nastąpić do V Jednostki samorządu terytorialnego objęte wdrożeniem: Urząd Miejski w Czchowie, Rynek 12, Czchów (liczba pracowników 54) Urząd Gminy Iwkowa, Iwkowa 486 (liczba pracowników 30) Urząd Gminy Borzęcin, Borzęcin (liczba pracowników 45) ETAPY 1. Koszt doradztwa z zakresu przeglądu wstępnego zasobów organizacji w 3 JST -28h/JST, łącznie 84h Przegląd wstępny zasobów obejmuje audyt regulaminów, procedur, zarządzeń, systemów oraz innych dokumentów dot. zarządzania zasobami ludzkimi obowiązujących w danej jednostce; przygotowanie raportu z audytu. Audyt powinien zostać przeprowadzony dla 3 jednostek JST. Raport powinien zawierać zestawienie z wyników badań oraz rekomendacje, co do wdrożeń pozostałych etapów systemu. Każdy z trzech raportów winien być przekazany Zamawiającemu w wersji papierowej oraz wersji elektronicznej na płycie CD (pliki Word i PDF) w 2 egzemplarzach każda wersja. Doradcy prowadzą karty doradztwa, w których rozpisują godziny świadczonego doradztwa. Karty doradztwa muszą być poświadczone przez przedstawiciela lub członków zespołu projektowego danego Urzędu. Wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginały kart doradztwa, które stanowią podstawę do weryfikacji wykonania usługi. Przeglądy zasobów odbywać się będą między innymi w powołanych zespołach projektowych, w skład których będą wchodziły 4 osoby (3 pracownicy z danej jednostki oraz minimum 1 konsultant ze strony wykonawcy). 2. Koszt przeprowadzenia procesu wdrażania wraz z aplikacją wspierającą dla 3 JST - 56h/JST, łącznie 168 Aplikacja wspierająca (aktywne arkusze) w zakresie diagnozy luk kompetencyjnych, potrzeb szkoleniowych oraz preferencji rozwoju zawodowego oraz aplikacji (aktywne arkusze) w dziedzinach oceny okresowej oraz opisu i wartościowania stanowisk pracy. Proces wdrażania obejmuje: a) przeprowadzenie audytu diagnozującego (postawy, wiedzę, umiejętności) wśród urzędników 3 JST połączonego z przygotowaniem raportu z audytu. Raport powinien zawierać wyniki badania kompetencji i kadr poprzez wskazanie luk kompetencyjnych pracowników (rozbieżności kompetencji rzeczywistych i wymaganych na danym stanowisku pracy) zgodnie z przygotowanymi kompetencyjnymi opisami stanowisk oraz rekomendację do prowadzenia szkoleń dla pracowników z konkretnych zakresów tematycznych. Każdy z 3 raportów winien być przekazany Zamawiającemu w wersji papierowej oraz wersji elektronicznej na płycie CD (pliki Word i PDF) w 2 egzemplarzach każda wersja. b) przygotowanie kompetencyjnych opisów stanowisk dla wszystkich stanowisk urzędniczych w 3 urzędach na podstawie np. Regulaminu pracy, Struktury organizacyjnej urzędu, Zakresu czynności urzędników oraz obowiązującej Ustawy o pracownikach samorządowych. Opis kompetencji powinien zawierać, co najmniej: Strona 15 z 33

16 - informacje ogólne dotyczące stanowiska (nazwa i symbol stanowiska pracy, nazwa komórki organizacyjnej, kategoria zaszeregowania, nazwa bezpośredniego przełożonego), - zakres obowiązków - zadania i czynności wykonywane na stanowisku, - poziom wymaganych kompetencji (wyksztalcenie, wiedza, umiejętności, doświadczenie, uprawnienia, cechy osobowościowe), - zakres odpowiedzialności ze względu na umiejscowienie i funkcje stanowiska pracy w strukturze Urzędu. Kompetencyjne opisy stanowisk winny być przekazane Zamawiającemu w wersji papierowej oraz wersji elektronicznej na płycie CD (pliki Word i PDF) w 2 egzemplarzach każda wersja. c) opracowanie dla każdego z 3 Urzędów modelu kompetencji kadr opartego na: - zbadaniu luk kompetencyjnych i potrzeb szkoleniowych urzędników - aktualnych opisach stanowisk, - aktualnych przepisach prawnych oraz polityce równości płci, który usprawni nabór/dobór nowych pracowników oraz umożliwi prowadzenie oceny okresowej pracowników i poprawi ścieżkę awansu pracowników. Każdy z opracowanych trzech modeli kompetencji kadr Wykonawca ma obowiązek przekazać Zamawiającemu w wersji papierowej oraz wersji elektronicznej na płycie CD (pliki Word i PDF) w 2 egzemplarzach każda wersja. Doradcy prowadzą karty doradztwa, w których rozpisują godziny świadczonego doradztwa. Karty doradztwa muszą być poświadczone przez przedstawiciela lub członków zespołu projektowego danego Urzędu. Wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginały kart doradztwa, które stanowią podstawę do weryfikacji wykonania usługi. 3. Koszt testowania i dostosowywania opracowanych procedur (system wraz z aplikacją) oraz ewentualnych działań korygujących dla 3 JST - 21h/JST, łącznie 63h. System wraz z aplikacją to zbiór elektronicznych narzędzi wspierający ZZL ( ocena okresowa, opis i wartościowanie, indywidualny program rozwoju zawodowego ) w odniesieniu do części VI. zapytania Zakres oraz funkcjonalności systemu/elektronicznej aplikacji w oparciu o wcześniej wypracowane procedury i przegląd dokumentacji. Testowanie i dostosowywanie procedur obejmie wdrożenie systemu, zebranie opinii na ich temat wśród kadry kierowniczej każdego z 3 urzędów w oparciu o badania na podstawie ankiety badającej opinie na temat procedur wśród kadry kierowniczej oraz pracowników. Opracowanie raportu z audytu i weryfikacji procedur. Audyt powinien zostać przeprowadzony dla 3 jednostek JST. W ramach opracowanego raportu Wykonawca musi przeprowadzić weryfikacje poprawności funkcjonowania procedur. Każdy z trzech raportów winien być przekazany Zamawiającemu w wersji papierowej oraz wersji elektronicznej na płycie CD (pliki Word i PDF) w 2 egzemplarzach każda wersja. Doradcy prowadzą karty doradztwa, w których rozpisują godziny świadczonego doradztwa. Karty doradztwa muszą być poświadczone przez przedstawiciela lub członków zespołu projektowego danego Urzędu. Wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginały kart doradztwa, które stanowią podstawę do weryfikacji wykonania usługi. IV. Projekt pt. DOSKONALENIE JST W PROCESIE SAMOOCENY CAF Zakres prac w ramach zadania dotyczy 4 JST. Wdrożenie musi nastąpić do X Jednostki samorządu terytorialnego objęte wdrożeniem: Urząd Gminy Bobrowo, Bobrowo 27, Bobrowo (liczba pracowników 20) Urząd Miejski w Bierutowie, ul. Moniuszki 12, Bierutów (liczba pracowników 30) Urząd Gminy Wielowieś, ul. Główna 1, Wielowieś (liczba pracowników 21) Starostwo Powiatowe w Strzelcach Opolskich, ul. Jordanowska 2, Strzelce Opolskie (liczba pracowników 90) ETAPY 1. Koszt doradztwa z zakresu przeglądu wstępnego zasobów organizacji - 21h/JST oraz 28h/POWIAT łącznie 91 h Przegląd wstępny zasobów obejmuje audyt regulaminów, procedur, zarządzeń, systemów oraz innych dokumentów dot. zarządzania zasobami ludzkimi obowiązujących w danej jednostce; przygotowanie raportu z Strona 16 z 33

17 audytu. Audyt powinien zostać przeprowadzony dla 4 jednostek JST. Raport powinien zawierać zestawienie z wyników badań oraz rekomendacje, co do wdrożeń pozostałych etapów systemu. Każdy z czterech raportów winien być przekazany Zamawiającemu w wersji papierowej oraz wersji elektronicznej na płycie CD (pliki Word i PDF) w 2 egzemplarzach każda wersja. Doradcy prowadzą karty doradztwa, w których rozpisują godziny świadczonego doradztwa. Karty doradztwa muszą być poświadczone przez przedstawiciela lub członków zespołu projektowego danego Urzędu. Wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginały kart doradztwa, które stanowią podstawę do weryfikacji wykonania usługi. Przeglądy zasobów odbywać się będą między innymi w powołanych zespołach projektowych, w skład których będą wchodziły 4 osoby (3 pracownicy z danej jednostki oraz minimum 1 konsultant ze strony wykonawcy). 2. Koszt przeprowadzenie procesu wdrażania wraz z aplikacją wspierającą - 56h/JST oraz 84H/POWIAT, łącznie 252 h. W ramach wdrożenia aplikacji równolegle należy przeprowadzić kampanię informacyjną dla 4 jednostek, dotyczącą idei równości płci w środowisku pracy. Aplikacja wspierająca (aktywne arkusze) w zakresie diagnozy luk kompetencyjnych, potrzeb szkoleniowych oraz preferencji rozwoju zawodowego oraz aplikacji (aktywne arkusze) w dziedzinach oceny okresowej oraz opisu i wartościowania stanowisk pracy. Proces wdrażania obejmuje: c) przeprowadzenie audytu diagnozującego (postawy, wiedzę, umiejętności) wśród urzędników 4 JST połączonego z przygotowaniem raportu z audytu. Raport powinien zawierać wyniki badania kompetencji i kadr poprzez wskazanie luk kompetencyjnych pracowników (rozbieżności kompetencji rzeczywistych i wymaganych na danym stanowisku pracy) zgodnie z przygotowanymi kompetencyjnymi opisami stanowisk oraz rekomendację do prowadzenia szkoleń dla pracowników z konkretnych zakresów tematycznych. Każdy z pięciu raportów winien być przekazany Zamawiającemu w wersji papierowej oraz wersji elektronicznej na płycie CD (pliki Word i PDF) w 2 egzemplarzach każda wersja. d) przygotowanie kompetencyjnych opisów stanowisk dla wszystkich stanowisk urzędniczych w 4 urzędach na podstawie np. Regulaminu pracy, Struktury organizacyjnej urzędu, Zakresu czynności urzędników oraz obowiązującej Ustawy o pracownikach samorządowych. Opis kompetencji powinien zawierać, co najmniej: - informacje ogólne dotyczące stanowiska (nazwa i symbol stanowiska pracy, nazwa komórki organizacyjnej, kategoria zaszeregowania, nazwa bezpośredniego przełożonego), - zakres obowiązków - zadania i czynności wykonywane na stanowisku, - poziom wymaganych kompetencji (wyksztalcenie, wiedza, umiejętności, doświadczenie, uprawnienia, cechy osobowościowe), - zakres odpowiedzialności ze względu na umiejscowienie i funkcje stanowiska pracy w strukturze Urzędu. Kompetencyjne opisy stanowisk winny być przekazane Zamawiającemu w wersji papierowej oraz wersji elektronicznej na płycie CD (pliki Word i PDF) w 2 egzemplarzach każda wersja. e) opracowanie dla każdego z 4 Urzędów modelu kompetencji kadr opartego na: - zbadaniu luk kompetencyjnych i potrzeb szkoleniowych urzędników - aktualnych opisach stanowisk, - aktualnych przepisach prawnych oraz polityce równości płci, który usprawni nabór/dobór nowych pracowników oraz umożliwi prowadzenie oceny okresowej pracowników i poprawi ścieżkę awansu pracowników. Każdy z opracowanych czterech modeli kompetencji kadr Wykonawca ma obowiązek przekazać Zamawiającemu w wersji papierowej oraz wersji elektronicznej na płycie CD (pliki Word i PDF) w 2 egzemplarzach każda wersja. Doradcy prowadzą karty doradztwa, w których rozpisują godziny świadczonego doradztwa. Karty doradztwa muszą być poświadczone przez przedstawiciela lub członków zespołu projektowego danego Urzędu. Wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginały kart doradztwa, które stanowią podstawę do weryfikacji wykonania usługi. 3. Koszt testowania opracowanych procedur (system wraz z aplikacją) oraz ewentualnych działań korygujących - 15h/JST i POWIAT, łącznie 60 h. System wraz z aplikacją to zbiór elektronicznych narzędzi wspierający ZZL ( ocena okresowa, opis i wartościowanie, indywidualny program rozwoju zawodowego ) w odniesieniu do części VI. zapytania Zakres oraz funkcjonalności systemu/elektronicznej aplikacji w oparciu o wcześniej wypracowane procedury i przegląd dokumentacji. Strona 17 z 33

18 Testowanie i dostosowywanie procedur obejmie wdrożenie systemu, zebranie opinii na ich temat wśród kadry kierowniczej każdego z 4 urzędów w oparciu o badania na podstawie ankiety badającej opinie na temat procedur wśród kadry kierowniczej oraz pracowników. Opracowanie raportu z audytu i weryfikacji procedur. Audyt powinien zostać przeprowadzony dla 4 jednostek JST. W ramach opracowanego raportu Wykonawca musi przeprowadzić weryfikacje poprawności funkcjonowania procedur. Każdy z czterech raportów winien być przekazany Zamawiającemu w wersji papierowej oraz wersji elektronicznej na płycie CD (pliki Word i PDF) w 2 egzemplarzach każda wersja. Doradcy prowadzą karty doradztwa, w których rozpisują godziny świadczonego doradztwa. Karty doradztwa muszą być poświadczone przez przedstawiciela lub członków zespołu projektowego danego Urzędu. Wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginały kart doradztwa, które stanowią podstawę do weryfikacji wykonania usługi. V. ZAKRES DORADZTWA, WARSZTATÓW I NARZĘDZIA WSPIERAJĄCEGO OBEJMUJE 3 MODUŁY: 1. MODUŁ I OCENA OKRESOWA PRACOWNIKA System wraz z aplikacją wspierającą daje możliwości wyboru głównych kryteriów oceny pracownika w kontekście opisanego stanowisk pracy. Poprzez odpowiednie poziomy dostępu program ten jest wykorzystywany zarówno przez pracownika (ocenianego), bezpośredniego przełożonego (oceniającego), a także pośredniego przełożonego i dział kadr. W ramach modułu zostaną przeprowadzone warsztaty, które będą poruszać następujące zagadnienia: Przebieg oceny okresowej pracownika w każdej JST. Ocena okresowa pracowników samorządowych, a Kodeks Pracy. Główne zasady systemu ocen okresowych. Wybór celów oceny okresowej w naszej Jednostce. Ustalenie roli oceniających i ocenianych. Ustalenie grup kryteriów oceny, ich podział i wybór. Nowa skala ocen i jej przedziały punktowe. Zasadność wprowadzenia arkusza samooceny pracownika jego konstrukcja. Konstrukcja arkusza oceny okresowej z uwzględnieniem kadry pracowniczej i kadry kierowniczej. Wdrażanie oceny okresowej rola kampanii informacyjnej w Jednostce. Projekt zarządzenia wewnętrznego oraz regulaminu w kontekście okresowej oceny kwalifikacyjnej zgodnie z wytycznymi wynikającymi z nowej ustawy o pracownikach samorządowych, uwzględniając kodeks pracy. Najczęściej popełniane błędy podczas dokonywania oceny okresowej pracownika. Kampania informacyjna 2. MODUŁ II OPIS I WARTOŚCIOWANIE STANOWISK PRACY W ramach modułu zostaną przeprowadzone warsztaty, które będą poruszać następujące zagadnienia: Etapy wartościowania stanowisk pracy Uzgodnienie z kierownictwem jednostki oczekiwanych celów wartościowania stanowisk pracy. Powołanie zespołu zadaniowego ds. wartościowania stanowisk pracy. Analiza strategicznych celów i zadań urzędu. Określenie metody i procedur dotyczących wartościowania stanowisk pracy: wybór metody wartościowania opracowanie kryteriów wartościowania, skali punktowej zatwierdzenie kwestionariusza wartościowania stanowisk pracy. Działania informacyjne, komunikacja z pracownikami. Przygotowanie dokumentacji niezbędnej do oceny stopnia trudności pracy: regulamin organizacyjny opisy stanowisk pracy zakresy czynności inne wew. przepisy. Wartościowanie stanowisk pracy: Strona 18 z 33