Opis przedmiotu zamówienia

Transkrypt

1 Opis przedmiotu zamówienia Załącznik nr 2 Usługi szkoleniowo doradcze obejmujące: Zadanie 1) Opracowanie i przeprowadzenie szkoleń z zakresu konsultacji społecznych, Zadanie 2) Wykonanie diagnozy i rekomendacji w zakresie aktualnie stosowanej procedury konsultacji i kierunków zmian w/w procedury, Zadanie 3) Opracowanie planu konsultacji społecznych dla dokumentu lokalnego, Zadanie 4) Doradztwo eksperckie ds. wdrażania planu konsultacji społecznych, Zadanie 5) Opracowanie 4 scenariuszy e-learningowych z zakresu konsultacji społecznych w ramach projektu Wsparcie konsultacji społecznych w powiatach bialskim i parczewskim Poddziałanie Rozwój Dialogu Obywatelskiego. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Zadanie nr 1: Przedmiotem zamówienia jest opracowanie i przeprowadzenie programu szkoleń z zakresu konsultacji społecznych w skład których wchodzą 2 moduły szkoleń: I. Moduł - Wstęp do konsultacji społecznych - zagadnienia ogólne, obejmujący następujące zagadnienia (moduł obejmuje 8h szkoleń): Analiza roli konsultacji społecznych w procesie tworzenia dokumentów strategicznych w regulacjach prawnych Praktyka konsultowania dokumentów strategicznych Podmioty konsultacji dokumentów strategicznych Jak skutecznie konsultować dokumenty strategiczne II. Moduł Narzędzia i techniki konsultacji społecznych, obejmujący następujące zagadnienia (moduł obejmuje 24h szkoleń) Narzędzia i techniki konsultacji społecznych, z uwzględnieniem nowoczesnych metod konsultacji (8h) Planowanie i przeprowadzanie konsultacji społecznych (warsztaty 16h) Szkolenie ma na celu nabycie umiejętności praktycznych przez przedstawicieli JST i NGO z powiatów bialskiego i parczewskiego. Usługą szkoleniową objętych jest 48 osób, przedstawicieli Jednostek Samorządu Terytorialnego oraz Organizacji Pozarządowych. Uczestnicy szkolenia podzieleni zostaną na 4 edycje szkoleń po 12 osób w każdej. Czas trwania usługi szkoleniowej to łącznie 128 godzin ( 4 edycje szkoleń po 32 godziny szkoleń na edycję). Szkolenia organizowane będą w formie dwóch dwudniowych zjazdów dla każdej z edycji (2 zjazdy po 16h 8h szkoleniowych dziennie, dla każdej z edycji). Termin wykonania zadania r r, przy czym dokładny termin każdego szkolenia zostanie ustalony wspólnie z zamawiającym, w celu zwiększenia dostępności szkoleń dla prelegentów. Wykonawca zobowiązany jest do: 1. Przeprowadzenia szkolenia oraz opracowanie materiałów szkoleniowych dla uczestników 4 edycji szkoleń po 12 osób w każdej edycji,

2 2. Prowadzenia szkoleń nie krócej niż 8 godzin szkoleniowych, na jeden dzień szkoleniowy. 3. Przedstawienia Zamawiającemu najpóźniej na 5 dni przed rozpoczęciem szkolenia szczegółowego programu szkolenia, 4. Zapewnienie kadry dydaktycznej prowadzącej szkolenie, 5. Sprawdzania listy obecności, dziennika zajęć podczas szkolenia, 6. Przygotowanie i przeprowadzenie testu ex-ante, ex-post sprawdzających wiedzę z w/w tematyki. 7. Dojazdu na własny koszt do miejsca szkolenia. Dodatkowo treści przekazywane w trakcie szkolenia będą stanowiły podstawę do utworzenia materiałów dydaktycznych na platformie e-learningowej utworzonej w ramach projektu. W ramach zadania nr 1, Zamawiający przewiduje po swojej stronie: 1.Przygotowanie listy uczestników 2. Zapewnienie zakwaterowania, oraz wyżywienia dla uczestników szkoleń 3. Wydruk materiałów szkoleniowych, po uprzednim przekazaniu ich projektów przez Wykonawcę, Zamawiającemu 4. Zapewnienie odpowiedniej sali na czas szkoleń. 5. Prowadzenie monitoringu realizacji szkolenia (ankiety ewaluacyjne) Zadanie nr 2: Przedmiotem zamówienia jest wykonanie diagnozy i rekomendacji w zakresie aktualnie stosowanej procedury konsultacji w powiecie bialskim oraz powiecie parczewskim. Celem diagnozy jest określenie sytuacji bazowej, dla każdego z powiatów, z zakresu aktualnie stosowanej procedury konsultacji społecznych. Wykonawca przygotowuje dwie diagnozy, po jednej dla każdego z powiatów. W każdej diagnozie zostaną zidentyfikowane mocne i słabe strony istniejących zasad i trybu przeprowadzania konsultacji społecznych w danej JST. Diagnoza wykonana ma zostać w oparciu o sprawozdania z wcześniej przeprowadzanych w powiatach konsultacji społecznych, bądź inne równoważne dokumenty opisujące przebieg konsultacji, ankiety przeprowadzane z mieszkańcami i samorządowcami oraz powinna zawierać ocenę efektywności realizowanych przez powiaty działań. Efektem finalnym przeprowadzonej diagnozy ma zostać rekomendacja w sprawie procesu konsultacji społecznych w/w JST, która zawierać ma zalecenia w sprawie usunięcia uchybień lub wprowadzenia usprawnień. Minimalny zakres tematyczny rekomendacji zawierać powinien co najmniej: - proponowane zasady konsultacji społecznych w w/w powiatach - proponowane mechanizmy i warianty planowania oraz organizowania konsultacji społecznych w w/w powiatach - opis procedury przeprowadzenia konsultacji - identyfikację i dobór adresatów konsultacji - określenie metod konsultacji - propozycje monitoringu, sprawozdawczości i ewaluacji konsultacji społecznych

3 Diagnoza i rekomendacja przygotowane winny być w formie pisemnej oznakowane zgodnie z aktualnymi Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz dodatkowo na stronie tytułowej herbem danej JST i logo Zamawiającego, i przekazane Zamawiającemu w formie papierowej (w dwóch egzemplarzach, każda diagnoza i rekomendacja trwale spięta) oraz w tożsamej z nią edytowalnej formie elektronicznej (Word i PDF) zapisanej na płycie CD. Zadanie nr 3: Przedmiotem zamówienia jest zaplanowanie i wdrożenie procesu konsultacji społecznych, z zastosowaniem narzędzi i technik konsultacji społecznych dla 2 dokumentów lokalnych np. strategii rozwoju powiatu. Wykonawca na podstawie uprzednio sporządzonej rekomendacji (Zadanie nr 2) opracuje procedurę oraz pomoże przedstawicielom JST we wdrożeniu konsultacji społecznych osobno dla każdego z powiatów. W trakcie planowanie procedury konsultacji społecznych, wykonawca powinien współpracować z zamawiającym oraz przedstawicielami JST, aby planowane konsultacje realizowane były z uwzględnieniem potrzeb a przede wszystkim możliwości każdego z powiatów objętych projektem. Wybór dokumentu lokalnego do którego wykonawca zaplanuje a potem wdroży konsultacje należy do przedstawicieli powiatów i zostanie ustalony po przedstawieniu rekomendacji dla powiatów. Wykonawca w trakcie planowanie zobowiązany jest opracować katalog metod prowadzenia procesu konsultacji społecznych z uwzględnieniem kategorii zadań realizowanych przez powiat, mając na względzie specyfikę konkretnego dokumentu lokalnego. Planując proces konsultacji wykonawca określić powinien również zasady szczegółowej współpracy z organizacjami pozarządowymi. Opracowując plan konsultacji wykonawca musi wziąć pod uwagę potrzeb i możliwości każdej z JST. Plan konsultacji musi zawierać analizę SWOT zaproponowanego rozwiązania ze wskazaniem kosztów i niezbędnych zasobów (w tym kadrowych) dla zapewnienia prawidłowej realizacji konsultacji, ram czasowych ich wdrożenia i pilotażu oraz propozycję wykorzystania zgodnie z bieżącymi możliwościami urzędu JST. W trakcie wdrażania procesu konsultacji społecznych wykonawca zobowiązany jest określić jakie poszczególne kroki urzędnik musi wykonać celem zastosowania prezentowanej metody, wskaże do jakiego rodzaju inwestycji konkretna metoda ma zastosowanie oraz dlaczego jest adekwatna do konkretnego zadania, przedstawi poszczególne etapy działań, jakie powinien podjąć urzędnik celem przeprowadzenie konsultacji społecznych, m. in. metody organizacji konsultacji, sposoby informowania społeczeństwa; przeanalizuje miejsca, gdzie takie konsultacje najlepiej przeprowadzać, omówi konieczność zapraszania ekspertów oraz moderatorów, wskazując kryteria, którymi należy się kierować przy ich wyborze itp. Zadanie nr 4: Udzielenie 200 godzin porad z zakresu narzędzi i technik konsultacji społecznych, porady świadczone będą stacjonarnie (w biurze projektu, bądź w siedzibie przedstawiciela JST lub NGO), telefonicznie bądź mailowo. Każda porada rejestrowana będzie za pomocą karty usługi doradczej.

4 Porady obejmować mają zakres narzędzi i technik konsultacji społecznych, doradca świadczący porady musi posiadać również praktyczną wiedzę z zakresu konsultacji społecznych. Doradztwo stacjonarne świadczone będzie w biurze projektu, bądź w siedzibie przedstawiciela JST lub NGO, po uprzednim kontakcie z Centrum Informacji Domu Europy, które to umówi zainteresowaną osobę na spotkanie z doradcą w terminie najbardziej dogodnym dla zainteresowanego jak i doradcy, z zastrzeżeniem że termin ten nie może przekraczać 7 dni od daty, zgłoszenia się po poradę do Centrum Informacji. Wykonawca winien zapewnić możliwość kontaktu telefonicznego i mailowego do ekspertów, na które zamawiający będzie mógł przekazywać rozmowy i pytania dotyczące konsultacji społecznych, z jakimi zgłoszą się do Centrum Informacji zainteresowani. Kontakt telefoniczny do doradcy dostępny musi być przez 5 dni w tygodniu (dni robocze) w godzinach Na wiadomości przekazywane drogą mailową, osoba występująca z prośbą o poradę nie powinna czekać dłużej jak 1 dzień roboczy (w sytuacjach wyjątkowych, termin może zostać przedłużony, jednak nie dłużej niż o 2 dni robocze, i musi wcześniej zostać zgłoszony zamawiającemu z zaznaczenie powodu opóźnienia). Zamawiający w sytuacjach wyjątkowych może wymagać (po uprzednim kontakcie) od wykonawcy udzielania porad (stacjonarne, telefoniczne i mailowe) poza terminami określonymi we wcześniejszych punktach. Każda udzielona porada, potwierdzona być musi wypełnieniem karty usługi doradczej (wzory kart dostarczone zostaną przez zamawiającego). Zamawiający może żądać od wykonawcy świadczenia usług doradczych (o ile zajdzie taka konieczność) przy przeprowadzaniu konsultacji społecznych będący elementem projektu. O ile osoba zgłaszająca potrzebę porady zdecyduje się na poradę stacjonarną, bądź zamawiający w ramach projektowych konsultacji społecznych zgłosi potrzebę usług doradczych na terenie powiatu bialskiego lub parczewskiego, wykonawca na własny koszt dotrzeć musi do miejsca udzielania porady. Zadanie nr 5: Przygotowanie 4 scenariuszy zajęć dydaktycznych w postaci kursu e-learningowego, poszerzających wiedzę z zakresu konsultacji społecznych. Scenariusze e-kursu nie mogą przekazywać jedynie wiedzy którą uczestnicy uzyskali już wcześniej w ramach Szkolenia Akademii Konsultacji Społecznych, powinny to być lekcje poszerzające wiedzę uczestników kursu, z zakresu konsultacji społecznych. W opracowywaniu scenariuszy e- learningowych powinna zostać użyta koncepcja metodyczna. Koncepcja metodyczna musi zawierać opis metod nauczania proponowanych w przygotowanym kursie, oraz opis proponowanej struktury e-kursu. W ramach e-lekcji zaplanowane powinny zostać również testy sprawdzające wiedzę z zakresu konsultacji społecznych. Przygotowanie scenariuszy e- learningowych obejmuje również współpracę z zespołem elektrolizującym opracowane materiały. Współpraca ma polegać na udzieleniu zespołowi wyjaśnień niezbędnych do poprawnego zelektronizowania kursu, w tym konsultacje w trakcie elektronizacji oraz sprawdzenie poprawności merytorycznej i funkcjonalnej e-kursu po jego zelektronizowaniu. Każdy z przygotowanych scenariuszy zawierać powinien materiał minimum 4h lekcyjne tj. (minimum 40 slajdów)scenariusz musi być przedstawiony Zamawiającemu do akceptacji

5 najpóźniej na miesiąc przed ukończeniem szkoleń stacjonarnych. W scenariuszu muszą się znaleźć szczegółowe informacje na temat: - tekstu znajdującego się na danym ekranie - ilustracji prezentującej treść danego ekranu - poleceń dla uczących się - narzędzi sprawdzających wiedzę uczących się np. w formie testów wielokrotnego wyboru Przedmiot zamówienia obejmuje przeniesienie przez Wykonawcę na Zamawiającego autorskich praw majątkowych do wykonywanego dzieła na następujących polach eksploatacji: 1) utrwalanie całości lub poszczególnych elementów przedmiotu umowy na wszelkich nośnikach dostępnych w chwili zawarcia Umowy, w szczególności na nośnikach magnetycznych, analogowych, cyfrowych umożliwiających ich wykorzystanie, 2) zwielokrotnianie całości lub poszczególnych elementów przedmiotu umowy przy użyciu wszelkich technik dostępnych w chwili zawarcia Umowy, w tym na nośnikach, o których mowa w pkt. 1; 3) przetwarzanie, archiwizowanie, drukowanie i publikowanie poszczególnych elementów umowy, 4) tworzenie, przechowywanie i użytkowanie kopii zapasowych poszczególnych elementów wraz z danymi, 5) w zakresie rozpowszechniania poszczególnych elementów umowy w inny sposób: wprowadzenie do pamięci ROM lub innego rodzaju pamięci trwałej komputera oraz do pamięci nietrwałej RAM, a także wprowadzenia do sieci Internet, 6) publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy uprawniony bądź zainteresowany do korzystania mógł mieć dostęp do przedmiotu umowy w miejscu i czasie przez siebie wybranym Wykonawca wyraża zgodę na dokonywanie przez Zamawiającego wszelkich koniecznych zmian i modyfikacji itp. w wykonanym zamówieniu.