Instrukcja użytkownika KONWERTER marzec 2012

Transkrypt

1 Instrukcja użytkownika KONWERTER marzec 2012

2 Skrócone warunki licencji 1. Licencja upoważnia Nabywcę do zainstalowania i użytkowania Programu na pojedynczej stacji roboczej (komputerze). 2. Licencja na użytkowanie zakupionej wersji Programu jest bezterminowa (wieczysta). 3. Licencja jest udzielana wyłącznie oryginalnemu nabywcy i nie może być zbywana ani odstępowana podmiotom trzecim. 4. Aktywacja Programu na stacji roboczej Użytkownika odbywa się poprzez wprowadzenie klucza aktywacyjnego, przyznawanego indywidualnie każdemu Użytkownikowi. Klucz ważny jest tylko dla konkretnej stacji roboczej (komputera). W przypadku zmiany stacji roboczej, na której użytkowany był Program (np. z powodu jej uszkodzenia), do jego ponownego uruchomienia konieczne jest wprowadzenie nowego klucza aktywacyjnego. Po nowy klucz należy zwrócić się do firmy OPTeam S.A. - zostanie on przyznany bezpłatnie. UWAGA: OPTeam S.A. nie ogranicza liczby odnowień klucza, o jakie może wystąpić Użytkownik. OPTeam S.A. zastrzega sobie jednak prawo odmowy przekazania kolejnego klucza aktywacyjnego w przypadku uzasadnionego podejrzenia o nadużycia. Dodatkowo, przez okres 12 miesięcy od daty zakupu Programu, Nabywca objęty jest Asystą, która daje mu prawo do bezpłatnej instalacji wszelkich nowych wersji (upgrade'ów) Programu, jakie ukażą się w tym czasie. Nabywca może odpłatnie przedłużyć okres Asysty o kolejne 12 miesięcy, o ile uczyni przed momentem wygaśnięcia dotychczasowej Asysty. Konwerter Strona 2

3 Spis treści 1. Wstęp Przeznaczenie Wymagania Wykaz wersji programów, z którymi współpracuje Konwerter Dane z programów handlowo magazynowych Kategorie przenoszonych danych Instalacja programu Pierwsze uruchomienie Interfejs programu System Konwersja Przeprowadzanie konwersji Wczytanie danych Konfiguracja konwersji Zapis pliku Konfiguracja Comarch Optima Import danych do Comarch Optima Zgłaszanie błędów Konwerter Strona 3

4 1. Wstęp Konwerter to program wykonujący konwersję rejestrów sprzedaży, zakupów, raportów kasowych oraz kartotek kontrahentów z systemów sprzedażowych różnych producentów oprogramowania (WF MAG, Symfonia Handel, Subiekt GT oraz RAKS SQL). Przeznaczony jest w szczególności dla biur rachunkowych, prowadzących zarówno pełną, jak i uproszczoną księgowość dla swoich klientów posiadających różne systemy, a także dla firm posiadających system księgowy Comarch Optima, których działy sprzedaży pracują na aplikacjach innych producentów. System umożliwia eksport do wielu firm i konfigurowanie ustawień, takich jak: nazwa bazy danych Comarch Optima (wybór z listy baz danych na wskazanym serwerze SQL), nazwy baz danych, skąd pobierane są dane źródłowe (zależnie od systemu, z którego wykonywany jest import), przeszukiwanie baz danych źródłowych pod kątem serii dokumentów (sprzedaż, zakupy, inne), oznaczanie, do jakiego rejestru mają trafiać dane, pod jaką kategorię ogólną oraz pod którą kategorię pozycji dokumentu (wszystkie kategorie oraz rejestry są pobierane ze wskazanej bazy danych Comarch Optima), konfigurowanie ścieżek eksportu do plików xml oraz nadawanie nazw plikom. 2. Przeznaczenie Program przeznaczony jest głównie dla: Biur rachunkowych oraz doradców podatkowych prowadzących księgowość pełną i uproszczoną i klientów posiadających w/w programy handlowo- magazynowe. Firm których działy sprzedaży pracują na w/w programach handlowo- magazynowych, a dział księgowy pracuje na programie Comarch Optima. 3. Wymagania Do prawidłowej pracy programu niezbędne jest posiadanie komputera klasy PC spełniającego minimalne wymagania sprzętowe jak dla systemu Comarch Optima oraz dostęp do serwera MS SQL z prawem do odczytu danych z baz Comarch Optima. Program wczytuje różne formaty plików z programów handlowo magazynowych, weryfikuje, konwertuje i zapisuje do pliku XML w formacie zgodnym z Comarch Optima. Konwerter Strona 4

5 4. Wykaz wersji programów, z którymi współpracuje Konwerter Konwerter Subiekt GT WF-Mag Symfonia Handel RAKS SQL Optima a ( ) Dane z programów handlowo magazynowych Dane do konwertera mogą być dostarczone w różnych formatach w zależności od programu z którego je uzyskujemy. Program rozróżnia wiele kas. Pojedynczy plik eksportowy może zawierać dane tylko z jednej kasy. Przy eksporcie zaznacza się właściwą kasę, a nie "wszystkie". Subiekt GT Narzędzia -> Komunikacja wyślij dane do biura rachunkowego Jako format eksportu należy wybrać EDI++. Format EDI++(dla biura z zaliczkami) nie jest obsługiwany. format pliku wymiany: *.epp Symfonia Otworzyć odpowiednią kartotekę dokumentów (Sprzedaż lub Zakup), zaznaczyć dokumenty, które chcemy eksportować. Wybrać przycisk Operacje, a następnie wybrać polecenie Eksport danych do FK... Format pliku wymiany: *.txt RAKS Administracja -> Eksport/Import (XML) -> Eksport danych Format pliku wymiany: *.xml WF-MAG Inne -> Wymiana danych -> Eksport do programu WF-FaKiR. Należy zaznaczyć, że baza z systemem FaKiR będzie rozłączna, następnie jakie dokumenty będą eksportowane i zatwierdzić eksport dokumentów. W oknie eksportu dokumentów podajemy nazwę pliku (.xml) i lokalizacje zapisu, pozostałe opcje pozostawiamy bez zmian. Przyciskiem dalej uruchamiamy eksport dokumentów. Fomat wymiany: *.xml Konwerter Strona 5

6 6. Kategorie przenoszonych danych Kategorie danych przenoszonych przez Konwerter do Comarch Optima: Kontrahenci Formy płatności Dokumenty sprzedaży (faktury, paragony, korekty) Dokumenty zakupu (faktury, korekty) Dokumenty magazynowe (PZ, WZ, RW, PW, MM) Dokumenty kasowe (KP, KW) Płatności 7. Instalacja programu Po uruchomieniu instalatora programu pojawi się okno powitalne. Po kliknięciu przycisku Dalej przechodzimy do okna z licencją. Treść licencji należy przeczytać, jeżeli akceptujemy jej warunki należy zaznaczyć pole Akceptuję warunki umowy licencyjnej i kliknąć przycisk Dalej. Konwerter Strona 6

7 Następny krok to wybór katalogu, w którym ma zostać zainstalowana aplikacja. Domyślny katalog to C:\Program Files\Konwerter. Można wprowadzić ścieżkę do innego katalogu lub kliknąć przycisk Przeglądaj, aby otworzyć drzewo katalogów i wybrać miejsce docelowe. Konwerter Strona 7

8 Po przejściu dalej mamy możliwość zmiany folderu w menu Start, w którym zostanie umieszczony skrót do programu. Aby zmienić folder wystarczy wpisać jego nazwę lub wybrać istniejący z listy. Kliknięcie przycisku Zainstaluj spowoduje rozpoczęcie instalacji. Program instalacyjny sprawdzi, czy w systemie jest zainstalowany.net Framework 4.0, który jest wymagany do uruchomienia aplikacji. W przypadku, gdy środowisko uruchomieniowe nie zostanie znalezione pojawi się komunikat z pytaniem, czy chcemy je zainstalować (do instalacji wymagane jest połącznie z Internetem). Po zakończeniu instalacji klikamy przycisk Dalej, aby przejść do okna kończenia pracy instalatora. Pole Uruchom program Konwerter decyduje, czy po kliknięciu na przycisk Zakończ program ma zostać uruchomiony. 8. Pierwsze uruchomienie Po pierwszym uruchomieniu programu pojawi się informacja o braku licencji. Program zostanie uruchomiony w trybie DEMO. Tryb DEMO ogranicza funkcjonowanie aplikacji do 90 dni oraz pozwala na wczytanie z pliku maksymalnie pięciu kontrahentów oraz pięciu dokumentów. Aby uzyskać licencję przechodzimy do zakładki System po czym klikamy przycisk Licencja. Konwerter Strona 8

9 Pojawi się okno z informacją o dostępnych licencjach. Przechodzimy do zakładki Zamów. Należy wprowadzić wszystkie informacje, wybrać odpowiednie moduły a następnie kliknąć przycisk Wyślij zgłoszenie. Konwerter Strona 9

10 Aplikacja otworzy domyślny program pocztowy oraz utworzy nową wiadomość z wypełnionym adresem mailowym oraz dołączonym plikiem zawierającym informacje niezbędne do wygenerowania licencji. Jeżeli z jakiegoś powodu nie da się utworzyć wiadomości, pojawi się okno zapisu pliku na dysku. Wygenerowany plik należy przesłać na adres konwerter@optem.pl. Po otrzymaniu przez nas maila zostanie wygenerowany oraz odesłany plik licencyjny. Plik ten należy zapisać w katalogu w którym znajduje się aplikacja lub przejść w oknie programu do ustawień licencyjnych i wybrać zakładkę Wgraj plik z licencją. Po wskazaniu miejsca w którym zapisano plik należy kliknąć przycisk Wgraj licencję po czym ponownie uruchomić aplikację. 9. Interfejs programu U góry głównego okna znajdują się dwie zakładki: System służy do zmiany ustawień systemowych Konwersja zakładka umożliwia przeprowadzenie konwersji 9.1 System Zakładka system udostępnia następujące opcje: Uzyskanie informacji o zakupionej licencji oraz dostępnych modułach, zakupienie licencji oraz wgranie pliku z licencją Zmianę wyglądu programu Uzyskanie informacji o systemie Przejście do strony pomocy technicznej Konwerter Strona 10

11 Przejście do strony zamówień Przejście do dokumentacji systemu 9.2 Konwersja Zakładka pozwala na przeprowadzenie konwersji pomiędzy jednym z wybranych systemów, a systemem Comarch OPT!MA. Dostępne moduły zależą od wykupionej licencji. Przyciski zakładki pozwalają na: Wczytanie danych z odpowiedniego systemu Podgląd wczytanych danych Skonfigurowanie procesu konwersji Zapis skonwertowanych danych do pliku xml Konwerter Strona 11

12 10. Przeprowadzanie konwersji Konwersję przeprowadza się w zakładce Konwersja. Proces konwersji składa się z trzech etapów: Wczytanie danych Konfiguracja konwersji Zapis pliku wyjściowego 10.1 Wczytanie danych Pierwszym krokiem jest wczytanie plików zawierających wyeksportowane dane jednego z obsługiwanych systemów. Aby wczytać plik należy kliknąć przycisk Wczytaj znajdujący się nad nazwą wybranego systemu. Program przejdzie do okna powitalnego kreatora importu danych pokazanego poniżej. Klikamy przycisk Dalej, aby kontynuować. Konwerter Strona 12

13 W następnym oknie należy wybrać plik z którego mają być zaimportowane dane. Klikamy przycisk Wybierz plik po czym wyszukujemy odpowiedni plik, z którego mają być zaimportowane dane. Po kliknięciu przycisku otwórz dane zostaną wczytane do programu i wyświetlone na liście poniżej paska ze ścieżką do pliku. W przypadku, gdy struktura pliku nie będzie prawidłowa program zwróci błąd. Może to oznaczać, że dane zostały niepoprawnie wyeksportowane, bądź został wybrany nieodpowiedni plik. Konwerter Strona 13

14 W przypadku, gdy wczytany plik został wyeksportowany z systemu, którego wersja nie jest wspierana, pojawi się o tym ostrzeżenie. Konwersję będzie można kontynuować, jednak poprawność konwersji nie jest gwarantowana. Klikając przycisk Dalej przechodzimy do okna kończenia pracy kreatora importu danych. Jeżeli import przebiegł poprawnie klikamy przycisk Zakończ. Możliwe jest wczytanie kilku plików eksportowych z jednego systemu. Aby wczytać dodatkowe pliki wystarczy powtórzyć operację opisaną powyżej. Po wczytaniu danych mamy możliwość ich podglądu. Aby sprawdzić jakie pliki zostały wczytane wystarczy kliknąć przycisk Wczytane dane u dołu okna. Jeżeli chcemy zobaczyć jacy kontrahenci oraz jakie dokumenty zostały wczytane klikamy przycisk Podgląd. Konwerter Strona 14

15 10.2 Konfiguracja konwersji Po wczytaniu danych z plików eksportowych należy skonfigurować proces konwersji. Klikamy przycisk Konwersja, aby przejść do kreatora eksportu danych. Po uruchomieniu kreatora klikamy przycisk Dalej. W następnym oknie należy skonfigurować połącznie z bazą danych systemu Optima. W przypadku, gdy serwer znajduje się na komputerze lokalnym, z którego została uruchomiona aplikacja w polu serwer SQL można pozostawić wartość (local), w przeciwnym przypadku należy wprowadzić nazwę bądź adres serwera. W części Opcje logowania należy wybrać rodzaj logowania do serwera. Jeżeli autoryzacja odbywa się na serwerze SQL to konieczne jest wprowadzenie loginu oraz hasła. Konwerter Strona 15

16 Po wprowadzeniu danych serwera klikamy przycisk Testuj połączenie, aby sprawdzić czy możliwe jest nawiązanie połącznia z serwerem. Jeżeli test się powiedzie na przycisku pojawi się komunikat. Po przeprowadzeniu testu klikamy przycisk Dalej. W następnym oknie należy wybrać operatora, firmę, dane do eksportu oraz lokalizację pliku w którym mają być zapisane eksportowane dane. Aplikacja automatycznie pobiera operatorów oraz firmy z systemu Optima, więc wystarczy wybrać odpowiednie pozycje z rozwijanych list. Dane, które mają zostać skonwertowane i zapisane do pliku wyjściowego wybieramy poprzez zaznaczenie pola obok rodzaju danych. Możemy również zaznaczyć pole decydujące, czy program ma generować płatności dla transakcji gotówkowych. W polu określającym lokalizację pliku wyjściowego domyślnie wprowadzona jest ścieżka do pulpitu zalogowanego użytkownika. Lokalizację i nazwę pliku można zmienić poprzez kliknięcie przycisku Lokalizacja pliku. Po wybraniu firmy, danych do eksportu oraz lokalizacji pliku klikamy przycisk Dalej. Następny krok to wybór opcji wczytywania danych do sytemu Optima. Konwerter Strona 16

17 Należy ustawić poszczególne rejestry i kasę do których mają być wczytane odpowiednie dane oraz kategorie dla poszczególnych rejestrów i kasy. Wprowadzony identyfikator księgowości oraz działu sprzedaży musi się zgadzać z tym ustawionym w systemie Optima. Po wprowadzeniu danych i kliknięciu przycisku Dalej program przejdzie do okna końcowego konfiguracji konwersji. Kliknięcie przycisku Zakończ spowoduje zapisanie wszystkich ustawień Zapis pliku Ostatnim etapem procesu konwersji jest zapis pliku wyjściowego. Gdy wczytaliśmy już dane z plików eksportowych i skonfigurowaliśmy proces konwersji możemy zapisać plik wyjściowy, który będzie mógł być zaimportowany do systemu Comarch Optima. Aby zapisać plik wystarczy kliknąć przycisk Zapisz w zakładce Konwersja. Program stworzy plik, wyświetli listę danych, które zostały do niego zapisane po czym w komunikacie poda gdzie został zapisany plik. Dane zaimportowane do programu po zapisie są kasowane. Jeżeli chcemy przeprowadzić ponownie konwersję tych samych plików należy je ponownie wczytać. Konwerter Strona 17

18 11. Konfiguracja Comarch Optima Przed importem danych do Comarch Optima konieczne jest wstępne skonfigurowanie systemu. Należy założyć nową firmę/bazę w programie Comarch Optima lub skorzystać z istniejącej i skonfigurować ją wstępnie: wybrać rodzaj księgowości założyć rejestry VAT zakupów i sprzedaży założyć kategorie W Konfiguracji znajdującej się w zakładce System, należy wybrać Firma/Ogólne/praca rozproszona po czym zaznaczyć opcję Księgowość i wpisać wymagany identyfikator księgowości. W Stanowisko\Praca Rozproszona\Parametry ustawić dowolny katalog wymiany plików XML. Konwerter Strona 18

19 12. Import danych do Comarch Optima Aby zaimportować dane do sytemu Comarch Optima należy z menu głównego wybrać Narzędzia/Praca rozproszona BR/import. Konwerter Strona 19

20 Następnie wskazać plik XML, który zapisaliśmy za pomocą Konwertera oraz wybrać zakres danych importowych. W przypadku, gdy na importowanych dokumentach znajduje się forma płatności, której nie ma w Optimie można zaznaczyć pole Formy płatności, aby również zostały utworzone. Nacisnąć przycisk Uruchom import. Po zaimportowaniu danych zostanie wyświetlone okno informacyjne o wynikach importu. Komunikaty ostrzeżeń informują o tym jakie dane powinny być jeszcze uzupełnione, jeżeli pojawią się błędy krytyczne import zostanie przerwany. 13. Zgłaszanie błędów Wszelkie błędy w działaniu programu oraz uwagi proszę zgłaszać do Asysty Technicznej. Aby wysłać zgłoszenie wystarczy kliknąć Pomoc techniczna w zakładce System. Konwerter Strona 20