7 Business Ship Control dla Systemu Symfonia Handel

Transkrypt

1 7 Business Ship Control dla Systemu Symfonia Handel Podręcznik użytkownika wersja Twoje potrzeby. Nasze rozwiązania.

2 Spis treści 1. Wysyłka Tworzenie listu przewozowego dla dokumentu sprzedaży Tworzenie listu przewozowego dla dokumentu magazynowego Tworzenie listu przewozowego w momencie wystawiania nowego dokumentu sprzedaży lub dokumentu magazynowego Tworzenie listu przewozowego nie powiązanego z żadnym dokumentem Utworzone listy przewozowe Konfiguracja Tworzenie profilu użytkownika w Module Siódemka Tworzenie atrybutów towaru dla elementów kartoteki towarów i kontrahentów Historia przesyłki Wyszukiwanie przesyłek Tworzenie i drukowanie raportów i zestawień Monitorowanie przesyłki Pobieranie statusów wysyłki Anulowanie/usuwanie przesyłki Manifest kurierski Tworzenie manifestu kurierskiego

3 1.1 Tworzenie listu przewozowego dla dokumentu sprzedaży W celu stworzenia listu przewozowego dla dokumentu sprzedaży (FV) już istniejącego należy wejść w kartotekę sprzedaży HM SYMFONIA. Dla danego dokumentu będzie można wystawić tylko jeden list przewozowy na wszystkie artykuły/towary wyspecyfikowane w dokumencie. Nie ma możliwości wygenerowania wielu listów przewozowych powiązanych z poszczególnymi pozycjami pojedynczego dokumentu sprzedaży w programie HM SYMFONIA. Po wystawieniu dokumentu sprzedaży w celu utworzenia listu przewozowego należy wcisnąć na klawiaturze skrót Alt +7.Następnie pojawi się komunikat informujący użytkownika, o możliwości utworzenia listu przewozowego na podstawie danego dokumentu. Po wybraniu opcji Tak pojawi się formularz tworzeniu nowego listu przewozowego, który wypełniony będzie danymi zaciągniętymi z dokumentu sprzedaży i danymi konfiguracyjnymi. W formularzu listu przewozowego można uzupełniać i edytować odpowiednie dane do wysyłki. 3

4 Należy pamiętać aby uzupełnić wszystkie pola podświetlone na kolor niebieski. Zwróć uwagę, aby poniższe pola na formularzu listu przewozowego były uzupełnione: Nadawca numer klienta imię i nazwisko telefon kontaktowy Dane nadawcy zaciągają się automatycznie z Modułu Konfiguracji oraz systemu Siódemka. Przed każdym wysłaniem imię i nazwisko, telefon kontaktowy i można edytować. Szczegółowe informacje o zasadach konfiguracji znajdują sie na 15 stronie podręcznika użytkownika. Odbiorca nazwa odbiorcy imię i nazwisko NIP adres/ulica/nr/kod pocztowy/miejscowość telefon kontaktowy numer referencyjny (pole do dyspozycji klienta) Dane zaciągają się automatycznie z danych do wysyłki programu Symfonia. Każdorazowo przed wysłaniem formularza listu przewozowego do systemu Siódemka można edytować dane zaciągnięte. Płatnik - trzecia strona (należy uzupełnić w przypadku gdy płatnikiem za usługi kurierskiej jest inna strona niż nadawca i odbiorca)) numer klienta zgodny z systemem Siódemki telefon kontaktowy do płatnika Parametry zamawianej usługi rodzaj przesyłki kopera /paczka/paleta waga przesyłki w kg wymiary przesyłki (dł.szer.wys) w cm 4

5 podpaczki W przypadku, gdy w jednej przesyłce wysyłamy więcej niż jedna paczkę należy uzupełnić podpaczki podając: ilość paczek (pod paczki) waga pod paczki w kg długość pod paczki w cm szerokość pod paczki w cm wysokość pod paczki w cm nietypowy kształt (np. wystające elementy) W przypadku, gdy w atrybutach danego towaru, zostanie ustawiona dł.szr.wys. danego towaru to zostanie on dodany na formularzu listu przewozowego jako osobna paczka. Podsumowanie wag i ilości Ilość paczek w przesyłce (kopert, paczek do 1 kg/ paczek do 5 kg/ paczek do 10 kg/ - paczek do 20 kg/ paczek do 31,5 kg/ waga paczek powyżej 30 kg/ łączna ilość paczek/ łączna waga paczek) Ilość palet w przesyłce ( palet do 100 kg, palet do 200 kg, palet do 300 kg, palet do 400 kg, palet do 500 kg, palet do 600 kg, palet do 700 kg, palet do 800 kg, łączna ilość palet, łączna waga palet) Dane do podsumowania wag i ilości zaciągają się automatycznie z pola podpaczki. Usługi podstawowe Wybierz odpowiedni serwis kurierski (serwis krajowy lub serwis miejski), z którego korzystasz wysyłając przesyłki. Serwis krajowy: 7 Next Day 10/7 Next Day 12/7 Standard/ 7 Euro Paleta Serwis lokalny: 7 Ekspres Lokalny/7 Standard Lokalny Dane w usługach podstawowych zaciągają się automatycznie z Modułu Konfiguracji Pobranie W przypadku, gdy wysyłasz swoje przesyłki za pobraniem należy w Module Konfiguracji odznaczyć pobranie. Wówczas dane do pobrania automatycznie zostaną uzupełnione na formularzu listu przewozowego. Kwota pobrania = wartość brutto wskazana w FV automatycznie zostaje zaciągnięta z dokumentu sprzedaży w formie brutto Forma pobrania i numer konta - automatycznie zostają uzupełnione o dane z systemu zapisane w module konfiguracji. 5

6 Ubezpieczenie Podpisując umowę o współpracy z Siódemka, z reguły każda przesyłka jest ubezpieczona. Kwota ubezpieczenia z wartości brutto dokumentu sprzedaży i jest automatycznie zaciągana w przypadku zaznaczenia pola ubezpieczenie. W przypadku, gdy wysyłasz przesyłki, które nie powinny być ubezpieczone należy odznaczyć przycisk ubezpieczenie. Usługi Dodatkowe Pamiętaj, aby zaznaczyć odpowiednie usługi dodatkowe, z których chcesz skorzystać wysyłając swoje przesyłki! pobranie Standard i Pobranie Next Day zaznaczenie usługi powoduje automatyczne uzupełnienie danych w polu Pobranie i Ubezpieczenie. dokumenty zwrotne potwierdzenie doręczenia serwis SMS serwis odbiór przesyłki w godzinach niestandardowych odbiór własny przesyłki przez klienta w Oddziale Siódemka doręczenie palety w strefie B na następny dzień doręczenie przesyłki do osoby fizycznej doręczenie przesyłki do marketu zastrzeżenie doręczenia przesyłki na godzinę możliwość wybrania zastrzeżenie godziny doręczenia na godzinę 9, 11, 13-17,18-22, zastrzeżenie doręczenie przesyłki na dzień wolny sobota/niedziela/święto Potwierdzenie nadania Wszystkie dane uzupełniane są automatycznie przez system. data nadania zaciąga się automatycznie z systemu numer kuriera podejmującego przesyłkę uzupełniony zostaje w module konfiguracji podpis nadawcy (np. nazwisko osoby nadającej przesyłkę)- wpisywany automatycznie kto się zalogował. 6

7 Weryfikuj dane po wypełnieniu wymaganych danych możesz zweryfikować pola listu przewozowego przed wysłaniem go do systemu Siódemki pod kątem prawidłowości formatu wprowadzonych danych oraz ich wymagalności. W przypadku, gdy nie wypełnisz poprawnie danych wówczas pojawi się komunikat. Anuluj spowoduje anulowanie wypełnionego formularza listu przewozowego. Nie zostanie stworzony list przewozowy. Wyślij po wypełnieniu wymaganych danych wysyłasz list przewozowy do systemu Siódemka w celu nadania mu numeru listu przewozowego i zarejestrowania go w bazie Siódemki. W przypadku, gdy list przewozowy został wysłany do systemu Siódemki i został nadany numer listu przewozowego to nie ma możliwości zmiany jakichkolwiek danych. Po wysłaniu listu przewozowego do systemu Siódemki otrzymasz komunikat zwrotny o powodzeniu operacji z towarzyszącym mu numerem nadanym przez system Siódemka lub komunikat informujący o problemie związanym z wygenerowaniem listu przewozowego. Jeżeli operacja wysłania listu przewozowego zostanie wykonana pomyślnie otrzymasz komunikat pobrania listu przewozowego. W razie niepowodzenia operacji wysłania listu przewozowego do systemu Siódemka w Module Siódemka zostanie zapisany komunikat zwrotny z sytemu Siódemki informujący o możliwej przyczynie problemu. Zapisz - w przypadku, gdy chcesz przerwać pracę w trakcie wypełniania listu przewozowego możesz to zrobić używając przycisku Zapisz. W tym przypadku list przewozowy zostanie zapisany w buforze i będzie mógł go później edytować. Uwaga: List przewozowy po wysłaniu go do systemu Siódemka nie będzie mógł być edytowany przez użytkownika. 7

8 1.2 Tworzenie listu przewozowego dla dokumentu magazynowego W celu stworzenia listu przewozowego dla dokumentu magazynowego należy wejść w kartotekę magazyn HM SYMFONIA i go otworzyć. Dla danego dokumentu będzie można wystawić tylko jeden list przewozowy na wszystkie artykuły/ towary wyspecyfikowane w dokumencie. Nie ma możliwości wygenerowania wielu listów przewozowych powiązanych z poszczególnymi pozycjami pojedynczego dokumentu w programie HM SYMFONIA. Po wystawieniu dokumentu magazynowego w celu utworzenia listu przewozowego należy wcisnąć na klawiaturze skrót Alt +7.Następnie pojawi się komunikat informujący użytkownika, czy chce utworzyć list na podstawie danego dokumentu. 8

9 Po wybraniu opcji Tak pojawi się formularz tworzenia nowego listu przewozowego, który wypełniony będzie danymi zaciągniętymi z dokumentu magazynowego i danymi konfiguracyjnymi. W formularzu listu przewozowego można uzupełniać i edytować odpowiednie dane do wysyłki. Należy sprawdzić, czy dane do wysyłki zgadzają się oraz upewnić się, że wszystkie pola a formularzu listu przewozowego zostały uzupełnione. Każdy list przewozowy przed wysłaniem do systemu Siódemki można zweryfikować używając przycisku Weryfikuj dane. 1.3 Tworzenie listu przewozowego w momencie wystawiania nowego dokumentu sprzedaży lub dokumentu magazynowego. W przypadku, gdy masz do wystawienia nowy dokument sprzedaży (FV) lub nowy dokument magazynowy (WZ) należy wejść w kartotekę sprzedaż lub magazyn HM SYMFONIA, a następnie utworzyć nowy dokument za pomocą przycisku Nowy dokument. 9

10 Klikając opcję Nowy dokument użytkownik musi uzupełnić dane dokumentu m.in. Nabywca, Odbiorca oraz pozycje towarowe, aby wystawić nowy dokument sprzedaży lub dokument magazynowy. Po wystawieniu nowego dokumentu sprzedaży lub nowego dokumentu magazynowego w celu utworzenia listu przewozowego należy wcisnąć na klawiaturze skrót Alt +7. Pojawi się komunikat informujący użytkownika, czy chce utworzyć list przewozowy na podstawie danego dokumentu. W przypadku, gdy zamierzasz wystawić list przewozowy użyj przycisku Tak, zostaniesz przekierowany do formularza listu przewozowego. W przypadku, gdy nie zamierzasz natychmiast po wystawieniu dokumentu wystawiać listu przewozowego użyj przycisku Nie. Następnie postępujemy zgodnie z zasadami wypełnienia listu przewozowego tworzenie przesyłki dla dokumentu sprzedażowego. opisanego w punkcie 10

11 1.4 Tworzenie listu przewozowego nie powiązanego z żadnym dokumentem. W celu stworzenia nowego listu przewozowego nie powiązanego z żadnym dokumentem sprzedaży lub dokumentem magazynowym należy w dolnej kartotece Zestawienia - wykonaj raport wybrać Modułu Siódemka. W Module Siódemka należy wybrać okno List przewozowy a następnie Twórz list przewozowy i wypełnić formularz listu przewozowego danymi do wysyłki. Uzupełniony list przewozowy należy wysłać do systemu Siódemki przy użyciu przycisku Wyślij lub zapisać do bufora używając przycisku Zapisz. 11

12 Przycisk Wyślij po wypełnieniu wymaganych danych wysyłasz list przewozowy do systemu Siódemka w celu nadania mu numeru listu przewozowego i zarejestrowania go w bazie Siódemki. Jeżeli list przewozowy jest wystawiony i nadany ma numer to nie ma możliwości zmiany jakichkolwiek danych w liście przewozowym. Po wysłaniu listu przewozowego do systemu Siódemki otrzymasz komunikat zwrotny o powodzeniu operacji z towarzyszącym mu numerem nadanym przez system Siódemka lub komunikat informujący o problemie związanym z wygenerowaniem listu przewozowego. Jeżeli operacja wysłania listu przewozowego zostanie wykonana pomyślnie otrzymasz komunikat pobrania listu przewozowego. W razie niepowodzenia operacji wysłania listu przewozowego do systemu Siódemka w Module Siódemka zostanie zapisany komunikat zwrotny z systemu Siódemka informujący o możliwej przyczynie problemu. Uwaga: List przewozowy po wysłaniu go do systemu Siódemka nie będzie mógł być edytowany przez użytkownika. 1.5 Utworzone Listy przewozowe Po nadaniu numeru listu przewozowego zostanie on zapisany w bazie danych Modułu Siódemka. Istnieje także możliwość stworzenia jednego z poniższych wydruków pobieranych z systemu Siódemka: Wydruk listu przewozowego Wydruk etykiet W tym celu należy w katalogu Wybór dokumentu do wydruku wybrać Moduł Siódemka i jedną z opcji wydruku listu przewozowego. 12

13 Dodatkowo utworzone listy przewozowe dostępne są w dodatkowej kartotece, należy uruchomić opcje Zestawienia - wykonaj raport. Następnie należy wybrać opcję wydruku Moduł Siódemka 13

14 Po uruchomieniu wydruku pojawi się formularz Modułu Siódemka, w którym zostały przygotowane wszystkie dokumenty do przewozu. Kolumny dostępne w Module Siódemka można dowolnie przestawiać i dowolnie nimi zarządzać. 2.1 Tworzenie profilu użytkownika w Module Siódemka W celu skonfigurowania własnego profilu użytkownika należy w Module Siódemka w górnym panelu formularza uruchomić przycisk Konfiguracja. 14

15 2. KONFIGURACJA W panelu konfiguracyjnym Modułu Siódemka należy uzupełnić i zapisać podstawowe dane konfiguracyjne dotyczące współpracy z systemem Siódemka. Do danych tych należą: Adres URL serwisu WebMobile7 dostarczony w u przez zespół IT Siódemka na podstawie wypełnionego formularza na stronie lub Klucz API - dostarczony w u przez zespół IT Siódemka na podstawie wypełnionego formularza na stronie lub Nr klienta numer, który otrzymuje użytkownik po rozpoczęciu współpracy z Siódemka SA. Nr kuriera numer, który otrzymuje użytkownik po rozpoczęciu współpracy z Siódemka SA od Przedstawiciela Handlowego. Sekcja dane nadawcy wypełnia użytkownik, dane te zostaną wyświetlone na liście przewozowym. Sekcja dane ogólne wypełnia użytkownik zgodnie z danymi przedstawionymi w umowie w współpracy. Sekcja dane usług - wypełnia użytkownik zgodnie z rodzajem serwisu kurierskiego, z którego najczęściej korzysta. Wybierając odpowiedni rodzaj usług podstawowych np.: 7 Standard, 7 Next Day 12:00, 7 Next Day 10:00. Sekcja dane usług dodatkowych wypełnia użytkownik zgodnie z rodzajem usług dodatkowych, z których zgodnie z umowią o współpracy z Siódemka będzie korzystać. Dane te zostaną zapisane w szablonie Formularza listu przewozowego i usprawni proces przygotowania listu przewozowego. Dane wypełnione w panelu Konfiguracja będą automatycznie pobierane do nowych listów przewozowych jako parametry domyślne z możliwością każdorazowej zmiany przed zapisaniem lub wysłaniem listu do systemu Siódemka. 15

16 2. KONFIGURACJA 2.2 Tworzenie atrybutów towaru dla elementów kartoteki towarów i kontrahentów W przypadku, gdy znasz atrybuty danego towaru, który wysyłasz a waga przekracza 31 kg możesz za pomocą opcji atrybuty towaru umożliwić automatyczne dodawanie towaru w Formularzu listu przewozowego jako podpaczka. W celu ustalenia atrybutów towaru należy w oknie głównym wybrać kartotekę Towary następnie wybrać dany produkt i ustalić jego atrybuty. Atrybuty danego towaru ustalisz używając skrótu klawiszowego Alt +7. Pojawi się dodatkowe okno zawierające listę dodatkowych danych towaru, którą należy wypełnić aby na liście przewozowym każdy produkty wysyłany był jako pojedyncza paczka. Funkcjonalność ta pozwala na zapis danych towaru oraz ich edycję w przypadku gdy zmienią się wymiary lub waga danego produktu. Do dodatkowych danych towaru zalicza się: ilości paczek waga paczki w kg długość paczki w cm szerokość paczki w cm wysokość paczki w cm nietypowy kształt (np. wystające elementy). 16

17 2. KONFIGURACJA Towary które posiadają uzupełnione dodatkowe atrybuty towaru będą automatycznie tworzyły nową paczkę (podpaczkę) na formularzu listu przewozowego. Towary które nie posiadają przypisanych atrybutów produktu nie stworzą dodatkowej paczki na formularzu listu przewozowego. W przypadku, gdy istniała będzie konieczność wprowadzenia dodatkowej paczki na formularzu listu przewozowego należy każdą paczkę dodać ręcznie. Jeśli chciałbyś dodać na formularzu listu przewozowego nową paczkę należy wejść w okno podpaczki. Pamiętaj! Dane paczek wygenerowanych automatycznie będzie można każdorazowo edytować przed wysłaniem listu przewozowego do systemu Siódemka. 17

18 3. Historia przesyłki 3.1 Wyszukiwanie przesyłek W Module Siódemka użytkownik może szukać i filtrować stworzone listy przewozowe przy pomocy przycisku Szukaj. Filtrowania danych w Module Siódemka możesz dokonać przy pomocy następujących pól: data od /data do numer listu przewozowego numer zewnętrznego (FV,WZ) podpis nadawcy nazwa odbiorcy numerze zewnętrznym odbiorcy 3.2 Tworzenie i drukowanie raportów i zestawień W Module Siódemka w opcji Szukaj użytkownik może tworzyć własne zestawienia listów przewozowych z procesu przygotowania i doręczenia przesyłki przy użyciu przycisku Wykonaj zestawienie. 18

19 3. Historia przesyłki Użycie opcji Wykonaj zestawienie pozwoli przygotować wzór Zestawienia listów przewozowych za dany okres rozliczeniowy, zawierający wszystkie niezbędne dane do wewnętrznych rozliczeń. Tworzenie zestawień umożliwia wybranie dowolnego przedziału czasowego. 19

20 4. Monitorowanie przesyłki 4.1 Pobieranie statusów wysyłki Moduł Siódemka przy pomocy opcji Pobierz statusy umożliwia uzyskanie informacji o aktualnym statusie doręczenia przesyłki, bezpośrednio na twoim komputerze w odpowiedniej kolumnie zawierającej status. Po zaznaczeniu jednego lub wielu listów przewozowych użytkownik może pobrać ostatni status z systemu Siódemka. Wszystkie statusy zostają zapisane w Module Siódemka w kolumnie do tego przeznaczonej. W przypadku, gdy wykaz listów przewozowych zostanie odświeżony to w Module Siódemka zostają zapisane ostatnie aktualne statusy wszystkich przesyłek.. 20

21 5. Anulowanie/usuwanie listu przewozowego W Module Siódemka istnieje opcja Anulowania lub Usuwania utworzonych listów przewozowych. W tej opcji należy w panelu głównym wybrać przycisk Anuluj lub Usuń. Należy pamiętać, że wybranie jednej z tych opcji spowoduje usunięcie lub anulowanie utworzonego listu przewozowego.. W przypadku, gdy list przewozowy został stworzony i wysłany do systemu Siódemka otrzymał status List Wysłany jeśli będzie istniała konieczność anulowania stworzonego listu przewozowego, wówczas użytkownik będzie mógł użyć przycisku Anuluj list przewozowy zmieniając tym samym status listu na Anulowany. Po anulowaniu listu przewozowego można wystawić nowy list przewozowy do danego dokumentu sprzedażowego lub magazynowego. Anulowane listy przewozowe nie będą usuwane z bazy Modułu Siódemka a ich rekordy zostaną zapisane jako historyczne. Jeśli użyjesz opcji Usuń to każdy zaznaczony list przewozowy zostanie na trwałe usunięty z Modułu Siódemka. Pamiętaj, że nie ma możliwości odszukania usuniętego listu przewozowego. 21

22 6. Manifest kurierski 6.1 Tworzenie manifestu kurierskiego Każdorazowo po zakończeniu procesu przygotowania przesyłek do wysyłki na koniec dnia przed przyjazdem kuriera obowiązkowe jest stworzenie i wydrukowanie Dokumentu Wydania przesyłek kurierowi zawierającego zestawienie wszystkich paczek. W Module Siódemka należy zaznaczyć wszystkie przesyłki, które posiadają status List utworzony i za pomocą przycisku Manifest kurierski stworzyć dokument wydania kurierowi zawierający informację o przygotowanych listach przewozowych, odbiorcach oraz ilości paczek. Ważne: Dokument wydania paczek należy przekazać kurierowi Siódemki, który odbiera wszystkie przesyłki. Kurier Siódemki podpisuje dokument, pozostawiając podpisaną kopię dokumentu u klienta, a drugą zabiera z przesyłkami. 22