Instrukcja obsługi programu Qdoc (ver.1.6)

Transkrypt

1 Instrukcja obsługi programu Qdoc (ver.1.6) Spis treści 1.Wprowadzenie Tworzenie Nowego Projektu Tworzenie Diagramu Przebiegu Procesu...2 Informacje podstawowe...3 Parametry procesu/wyrobu...3 Notatki/Zmiany w procesie...3 Tabela Diagramu Procesu Edycja Diagramu Przebiegu Procesu Wstawianie nowej operacji do Diagramu Przebiegu Procesu Zasady automatycznego tworzenia wierszy FMEA i Planu Kontroli Edycja FMEA i Planu Kontroli...6 Listy wpisów Ustawienia programu...6 Zakładka Ogólne...6 Zakładka Zapis oraz listy...7 Zakładka Użytkownicy Drzewo projektów Aktywacja pełnej wersji programu Qdoc...9 Qdoc Application 2015 Strona 1

2 1.Wprowadzenie. Qdoc to aplikacja zaprojektowana przez inżynierów jakości firm działających w branży Automotive, stworzona w odpowiedzi na rosnące zapotrzebowanie na oprogramowanie zarządzające dokumentacją jakościową. Aplikacja Qdoc pozwala w łatwy sposób tworzyć zintegrowane dokumenty jakościowe: Diagram Procesu, PFMEA oraz Plan Kontroli oraz zarządzać nimi w sposób kontrolowany. Integralność wymienionych dokumentów jest istotnym czynnikiem gwarantującym poprawny nadzór nad procesami produkcyjnymi i ryzykami które mogą te procesy tworzyć. Zarządzanie takimi aspektami z poziomu aplikacji Qdoc jest bardzo proste a dodatkowo stanowi swoisty error proofing dla częstych błędów popełnianych podczas tworzenia lub aktualizacji podobnej dokumentacji. Przejrzystość kluczowych dokumentów tworzonych przez Qdoc oraz sprawność zarządzania nimi, może być także wartościową wizytówką Systemu Jakości każdej Firmy. Korzyść ta, przydaje się zwłaszcza podczas auditów Klientów oceniających przygotowanie zakładu do wdrażania nowych Projektów lub auditów certyfikujących, które bardzo często dopatrują się niezgodności w spójności dokumentacji jakościowo-procesowej. 2.Tworzenie Nowego Projektu. W programie Qdoc każdy Projekt oznacza trzy spójne ze sobą i automatycznie generowane dokumenty : Diagram Przebiegu Procesu, FMEA oraz Plan Kontroli. Ten pakiet dokumentów podążą dalej z jedną wspólną rewizją rosnącą przy kolejnych aktualizacjach, ułatwiając sprawny nadzór nad wymienionymi dokumentami. Tworzenie nowego Projektu powinno rozpoczynać się od uzupełnienia formularza Informacje Podstawowe. Znajdują się tu kluczowe dane które wypełnią automatycznie każdy z wymienionych dokumentów. Pola numer Projektu oraz rewizję, uzupełnia się w momencie zapisywania Projektu, nie można tego wykonać z poziomu omawianej zakładki. Również pole Zespół wypełniane jest w osobnym procesie definiowania zespołu zatwierdzającego Projekt. Czynność tą wykonuje Administrator programu z poziomu Ustawień programu. Program Qdoc posiada wbudowany moduł nadzoru nad dokumentami każdego Projektu. Istotą częścią formularza Informacje Podstawowe jest obszar Zespół Zatwierdzający. Definiowanie zespołu dla każdego Projektu powinno być wykonywane przez Administratora programu Qdoc. Czynność tą można wykonać w panelu Ustawienia Programu (szczegółowy opis tej części aplikacji znajduje się w pkt 8). Nowy Projekt posiada domyślny status zatwierdzenia oznaczony jako NOT APPROVED wyświetlany w górnej części każdego dokumentu. Używając przycisku Zatwierdź dokumenty użytkownik przydzielony do Zespołu ma możliwość zatwierdzenia danego Projektu po ówczesnym zapoznaniu się z każdym dokumentem. Status APPROVED nadawany jest tylko w przypadku gdy wszystkie osoby z Zespołu zatwierdzą dany Projekt. Zatwierdzenie jest procesem nieodwracalnym z poziomu normalnego użytkownika. Projekt ze statusem APPROVED nie może być już modyfikowany. 3.Tworzenie Diagramu Przebiegu Procesu. Pamiętaj! Prawidłowy Diagram Przebiegu Procesu musi obejmować swoim zakresem poza operacjami związanymi z wytwarzaniem wyrobu, także procesy przyjęcia materiału, jego kontroli, magazynowania aż po wysyłkę wyrobów do Klienta. Qdoc Application 2015 Strona 2

3 Ponieważ tworzenie Diagramu Przebiegu Procesu ma automatyczny wpływ na tworzenie Planu Kontroli oraz FMEA pamiętaj o uzupełnieniu tabeli Parametry Procesu przed dodaniem operacji przyciskiem,pozwoli to właściwie stworzyć odpowiednie wpisy w wymienionych dokumentach, Informacje podstawowe a) W polu Numer Operacji wpisz właściwy numer, zwiększając go dalej podczas dodawaniu do Diagramu kolejnych procesów. Aby możliwe było w późniejszym czasie łatwe wstawianie kolejnych procesów pomiędzy operacje wcześniej utworzone, zachowaj odstępy pomiędzy numerami np. 10, 15, 20, 25. W szczególności dotyczy to pierwszych wydań Diagramu Procesu. Pamiętaj że kolejne procesy nie mogą posiadać wcześniej użytego numeru, b) Wpisz nazwę operacji oraz nazwę alternatywną jeżeli chcesz w późniejszym czasie eksportować dokument w wersji angielskiej, c) Wybierz z listy rodzaj operacji w zależności od jej typu, d) Zdefiniuj funkcje procesu jeżeli mają one być dodawane automatycznie do dokumentu FMEA, e) Uzupełnij pozostałe pola: Odpowiedzialny za proces, nazwę urządzenia oraz czasy technologiczne danej operacji. Jeżeli posiadasz zdjęcie urządzenia lub stanowiska możesz je dodać klikając na wskazane pole. Usuwanie zdjęcia realizujesz klikając prawym przyciskiem myszki na pole ze zdjęciem. Parametry procesu/wyrobu a) W kolumnie Parametr procesu lub cecha wyrobu zdefiniuj wszystkie kluczowe parametry procesu mające wpływ na jakość wytwarzanego w danej operacji wyrobu. Parametrem mogą być nastawy urządzenia (np. temperatura, pozycja głowicy itp.) lub cecha wyrobu wytwarzana lub modyfikowana przez proces (np. długość, chropowatość itp.) b) W przypadku gdy opisywany parametr procesu/wyrobu jest charakterystyką specjalną Klienta (S.C.) zaznacz pole Czy S.C. Program Qdoc na podstawie tej informacji dołączy dany parametr do tabeli charakterystyk specjalnych oraz we właściwy sposób oznaczy wiersze dokumentów Planu Kontroli i FMEA. W polu Numer S.C. nadaj unikatowy numer edytowanej charakterystyce specjalnej, uzupełniając także jej klasę jeżeli została ona wyspecyfikowana, c) W kolumnie Parametr/Cecha określ czy dany parametr jest związany z nastawami procesu czy jest cechą wyrobu. Właściwe ustawienie tej wartości pozwoli rozdzielić edytowany parametr w dokumencie Planu Kontroli oraz zakwalifikować go do odpowiedniej kolumny w dokumencie FMEA, d) Opisz jaka specyfikacja została zdefiniowana dla danego parametru podając także jednostkę np.: (mm) lub 10,2+/-0,1(kg). Wpis ten będzie automatycznie uwzględniony w stosownej kolumnie Planu Kontroli, Notatki/Zmiany w procesie Do każdej operacji Diagramu Procesu możesz dodawać zapisy wszelkich zmian procesu, komentarze inżyniera, daty awarii urządzeń i napraw, lub inne informacje związane z konkretnym procesem lub urządzeniem. Utrzymywanie zapisów zmian procesowych pozwala lepiej nadzorować czynności procesowe a także sprawniej prowadzić analizy w przypadku problemów jakościowych. Uwaga. Notatki możesz dodawać tylko do Projektów już zapisanych, które posiadają swój numer a tym samym przydzielony katalog na dane. Qdoc Application 2015 Strona 3

4 Tabela Diagramu Procesu Tabela Diagramu tworzona jest poprzez dodawanie kolejnych operacji przyciskiem Przed dodaniem do Diagramu edytowanej operacji upewnij się że zostały wypełnione wszystkie kluczowe pola. Po dodaniu do Diagramu Procesu operacji zapisz dokumenty klikając na ikonę Zapisz Projekt w głównym menu programu. Uwaga. Projektu nie możesz zapisać, gdy żadna operacja procesowa nie została dodana do Diagramu Procesu. 4.Edycja Diagramu Przebiegu Procesu a) Jeżeli konieczna jest zmiana numeru operacji, jej nazwy lub innego parametru opisującego proces, wprowadź do arkusza Diagramu Procesu dane tej operacji, którą chcesz edytować. W tym celu kliknij na właściwą operację na drzewie diagramu przebiegu procesu w lewym, górnym oknie programu, b) Edytuj wypełnione wcześniej pola danej operacji, c) Naciśnij przycisk Zmień dane opisanej operacji aby wprowadzić zmiany do Diagramu, d) Pamiętaj o zapisaniu Projektu po dokonaniu zmian w danej operacji procesowej, w tym celu naciśnij Zapisz Projekt w głównym menu programu, Uwaga. Edycja obszaru Parametry procesu/wyrobu nie aktualizuje automatycznie dokumentów CP i FMEA tak jak w momencie dodawania nowych operacji do Diagramu. Pamiętaj aby adekwatnie do wprowadzonej zmiany, zaktualizować dokumenty CP i FMEA. 5.Wstawianie nowej operacji do Diagramu Przebiegu Procesu a) W celu wstawienia nowej operacji do Diagramu Procesu pomiędzy operacje już istniejące kliknij na właściwą operację na drzewie diagramu przebiegu procesu w lewym, górnym oknie programu, nad którą chcesz ulokować nową operację, b) Naciśnij przycisk Wstaw nową operację ponad tą która jest zaznaczona c) Uzupełnij pola Nowy numer operacji, Nowa nazwa operacji, Rodzaj operacji. Po tej czynności naciśnij przycisk Wstaw, d) Po wstawieniu nowej operacji możesz modyfikować jej parametry zgodnie z opisem w pkt2. Edycja wcześniej utworzonego Diagramu Przebiegu Procesu e) Pamiętaj o zapisaniu Projektu po dokonaniu zmian w danej operacji procesowej, w tym celu naciśnij Zapisz Projekt w głównym menu programu, Qdoc Application 2015 Strona 4

5 6.Zasady automatycznego tworzenia wierszy FMEA i Planu Kontroli Program Qdoc umożliwia automatyczne przydzielanie wierszy do dokumentów FMEA i Plan Kontroli w momencie dodawania do Diagramu Procesu nowej operacji. Aby skorzystać z tej automatyzacji pole Sugeruj wpisy w Planie Kontroli i FMEA przy dodawaniu nowej operacji musi być zaznaczone w panelu Ustawień programu. Ilość wierszy dodanych do wymienionych dokumentów zależna jest wtedy od ilości parametrów procesu lub cech wyrobu dopisanych do Tabeli w arkuszu Diagram Przebiegu Procesu. Automatyczny proces dodawania wierszy może być realizowany tylko wtedy, gdy wymieniona Tabela posiada uzupełnione pola. Przydział zapisów wygląda tu następująco: a) Tabela zawiera parametr procesu będący charakterystyką specjalną Wpływ na FMEA Do dokumentu FMEA w kolumnie Potencjalna przyczyna wady dodawany jest wpis #nazwa parametru# oraz predefiniowany wcześniej wyraz/zdanie ustawione w polu Gdy parametr procesu dodaj do FMEA. Dla przykładu, gdy parametrem procesu będzie Temperatura a predefiniowanym wyrazem słowo Niewłaściwa(y) wpis w kolumnie Potencjalna przyczyna wady będzie wyglądał następująco: Niewłaściwa(y) #Temperatura#. Ponieważ parametr procesu został wskazany jako S.C uzupełniana jest także kolumna Klasyfikacja gdzie łączony jest numer S.C z jej poziomem. Uwaga. Używanie predefiniowanych wyrazów może w większości przypadków przyspieszyć proces wypełniania pól dokumentów, może jednak powodować konflikty gramatyczne! Wpływ na Plan Kontroli W dokumencie Plan Kontroli uzupełniane są pola: Proces, Charakterystyka Specjalna oraz Specyfikacja lub Tolerancja. Jeżeli w ustawieniach programu w polu Gdy parametr lub cecha wyrobu dodaj do CP znajduje się predefiniowany wpis, konsekwentnie zostanie on dodany przed nazwę parametru w kolumnie Proces a) Tabela zawiera cechę wyrobu będącą charakterystyką specjalną Wpływ na FMEA Do dokumentu FMEA w kolumnie Potencjalna wada dodawany jest wpis #nazwa cechy wyrobu# oraz predefiniowane wcześniej wyraz/zdanie ustawione w polu Gdy parametr procesu dodaj do FMEA Wpływ na Plan Kontroli W dokumencie Plan Kontroli uzupełniane są pola: Wyrób, Charakterystyka Specjalna oraz Specyfikacja lub Tolerancja. Jeżeli w ustawieniach programu w polu Gdy parametr lub cecha wyrobu dodaj do CP znajduje się predefiniowany wpis, konsekwentnie zostanie on dodany przed nazwę parametru w kolumnie Wyrób Uwaga. Narzędzie automatycznego wypełniania wierszy FMEA i Planu Kontroli ma jedynie zasugerować użytkownikowi na jakie aspekty dotyczące procesu/wyrobu powinien zwrócić uwagę. Dalszy opis i modyfikacje takich wpisów powinny być już wykonywane przez Interdyscyplinarny Zespół zajmujący się tworzeniem dokumentacji. Zmodyfikowane w dokumentach FMEA i Planie Kontroli lub usunięte nazwy parametrów procesu /cechy wyrobu nie są automatycznie aktualizowane w Tabeli Diagramu Procesu. Odpowiedzialnością użytkownika programu jest zapewnienie tu spójności i właściwego porządku. Qdoc Application 2015 Strona 5

6 7.Edycja FMEA i Planu Kontroli Dodawanie lub usuwanie wierszy z dokumentów FMEA i Planu Kontroli jest intuicyjnie łatwe, wykorzystuje się do tego celu przyciski Wstaw wiersz poniżej zaznaczonego oraz Usuń wiersz. Jedyne ograniczenie jakie zostało tu zaimplementowane polega na tym, że z wymienionych dokumentów nie można usuwać operacji procesowej, ani modyfikować pól Numer Operacji, Nazwa Operacji i w przypadku FMEA Funkcja Procesu/Wymagania. Te ważne informacje można zmieniać jedynie z poziomu Diagramu Przebiegu Procesu wykorzystując przycisk Zmień dane opisanej operacji. Jeżeli chcesz dodać do komórki zapis w innym języku to po wpisaniu tekstu naciśnij Shift+Enter i wprowadź przetłumaczony tekst np. w nawiasach. Listy wpisów Pomocnym narzędziem ułatwiającym pracę edytorską są Listy wpisów czyli zapisane do pomocniczych tabel wpisy z oznaczonych gwiazdką kolumn lub pól wyszczególnionych poniżej: - Diagram Procesu Nazwa Operacji, - Diagram Procesu - Nazwa Urządzenia, - Diagram Procesu Funkcja Procesu/Wymagania, - FMEA, Potencjalna skutek wady, - FMEA, Potencjalna przyczyna wady, - FMEA, Bieżące sterowanie procesem (Zapobieganie), - FMEA, Bieżące sterowanie procesem (Wykrywanie), - Plan Kontroli, Ocena lub Technika Pomiaru, - Plan Kontroli, Metoda Kontroli, - Plan Kontroli, Częstotliwość, - Plan Kontroli, Plan Reakcji. Dodawanie wpisów z poziomu formularza Diagramu Procesu odbywa się automatycznie po zaznaczeniu w Ustawieniach programu opcji Automatyczne dodawanie informacji z Diagramu Procesu. Dostęp do listy wpisów po naciśnięciu prawego przycisku myszy na polu. Dodawanie wpisów z poziomu FMEA i Planu Kontroli wykonuje użytkownik, który sam decyduje jaki zapis standardowy powinien znaleźć się na liście. W tym celu należy zaznaczyć komórkę z daną treścią, która ma zostać dodana do listy i klikając prawym przyciskiem myszki wybrać Dodaj do listy wpisów. Ukrywanie list wykonuje się po kliknięciu na przycisk Ukryj pojawiający się na górnej belce programu. Zarządzanie stworzonymi listami wykonuje się z poziomu Ustawień programu (patrz pkt.8) 8.Ustawienia programu Konfigurację programu Qdoc przeprowadza się klikając na ikonę Ustawienia programu Zakładka Ogólne - Wyświetl TOP RPN/Severity dla liczby wierszy pole te służy do definiowania ilości wierszy wyświetlanych podczas generowania tabel TOP RPN/Severity. Zmianę wartości tego pola wykonaj poprzez podwójne kliknięcie na wpisaną aktualnie liczbę po czy zmień zaznaczoną liczbę na właściwą, Qdoc Application 2015 Strona 6

7 - Domyślna wysokość wierszy tabel FMEA i CP w tym polu ustalasz wysokość wiersza z zakresu dla obu dokumentów, - Autodopasowanie wysokości wierszy tabel FMEA i CP pozwala dostosować długość tekstu w komórce do jej rozmiaru, - Podczas exportu do Excela używaj kolorów eksportując dokumenty do programu Excel możesz włączyć opcję kolorowania kolumn i wierszy. Uwaga, metoda ta nieznacznie spowalnia proces eksportowania zawartości dokumentów, - Podświetl komórkę w tabeli FMEA gdy RPN większy niż w tym polu możesz ustalić wartość progową wskaźnika RPN po przekroczeniu której komórki kolumny RPN podświetlane będą na kolor czerwony, - Przełącz na język angielski zamienia opisy pól i nagłówki dokumentów na język angielski. Zaznaczenie tej opcji powoduje także zamianę Nazwy Operacji na tekst alternatywny, - Ukryj kolumnę Funkcje i Wymagania w FMEA opcja ukrywania kolumny Funkcje i Wymagania w dokumencie FMEA, - Sugeruj wpisy w Planie Kontroli i FMEA przy dodawaniu nowej operacji zaznaczenie tego pola aktywuje automatyczne wypełnianie pół w dokumentach FMEA i Plan Kontroli (patrz opis w pkt.5) - Twoja nazwa użytkownika, hasło pola służące do zmiany hasła do programu Qdoc, - Admin login, Admin hasło jeżeli jesteś administratorem programu i posiadasz takie uprawnienia możesz nadać je na czas jednej sesji aktualnie zalogowanemu użytkownikowi. Wymaga to podania login u i hasła użytkownika posiadającego prawa ADMIN. Zakładka Zapis oraz listy W tej zakładce możesz zdefiniować ścieżkę do ustalonego wcześniej katalogu który będzie zawierał wszystkie wspólne Projekty tworzone przez różnych użytkowników. W tym celu po założeniu katalogu z dostępem sieciowym, wskaż go w polu Zapisuj projekty na wspólnym dysku sieciowym. Aktywując tą opcję uzyskujesz dostęp do Zakładki Użytkownicy Uwaga. Katalog projektowy w zdalnej lokalizacji musi być dedykowany i nie może posiadać innych katalogów nie związanych z projektami FC,CP,FMEA. Jeżeli jesteś jedynym użytkownikiem programu Qdoc, pozostaw zaznaczone pole Zapisuj projekty na dysku lokalnym (stały katalog instalacyjny programu) Tabela Listy wpisów w dokumentach Diagram Procesu, Plan Kontroli i Fmea zawiera wszystkie wpisy dokonane przez użytkownika w wybranych kolumnach wymienionych dokumentów (patrz pkt.6). Z poziomu tej zakładki możesz je swobodnie edytować i usuwać. Qdoc Application 2015 Strona 7

8 Zakładka Użytkownicy Ta zakładka jest aktywna tylko przy pracy ze współdzielonym katalogiem projektowym. Aby z niej skorzystać przełącz się na Serwer klikając ten przycisk w oknie Otwórz Projekt. Należy wyznaczyć użytkownika, który będzie Administratorem zarządzającym tworzoną dokumentacją. Domyślnie, nowy użytkownik nie może edytować żadnego dokumentu Projektu. Prawa edycji do konkretnych dokumentów może nadać Administrator programu bo tylko on ma dostęp do zakładki Użytkownicy. Po pierwszym uruchomieniu programu, aby nadać prawa ADMIN użytkownikowi, który stanie się Administratorem programu należy w zakładce Ogólne w sekcji Extra Access wpisać jako login: ADMIN a jako hasło: admin123. Po kliknięciu przycisku Extra Access możliwe jest otwarcie zakładki Użytkownicy i w niej zapisanie zmian w ustawieniach dostępu. Lista użytkowników obejmuje wszystkie Loginy komputerów na których uruchomiony jest program Qdoc i które posiadają tą samą ścieżkę do współdzielonego katalogu projektowego. - Uprawnienia/Dane użytkownika- w tej sekcji możliwe jest nadanie praw edycji każdemu nowemu użytkownikowi, który wykorzystuje wspólną ścieżkę do katalogu projektowego. Uwaga. Każdy użytkownik powinien posiadać unikalny LOGIN, ponieważ gwarantuje to bezkolizyjną pracę programu Qdoc. Konieczne jest także uzupełnienie pól Imię i Nazwisko danego użytkownika, ponieważ są one wykorzystywane do tworzenia Zespołów zatwierdzających. - Sprawdź zajętość Projektu- program Qdoc monitoruje zajętość projektów czyli nadzoruje te które są obecnie używane przez użytkownika. Ma to na celu uniknięcie sytuacji edycji danego projektu przez kilku użytkowników w tym samym czasie. Po próbie otwarcia używanego obecnie Projektu wyświetlany jest stosowny komunikat z nazwą login u użytkownika który używa dany Projekt. Uwaga. Może się zdarzyć, że program Qdoc wyświetli fałszywy komunikat o zajętości danego Projektu. Sytuacja taka może być spowodowana zamknięciem programu Qdoc w momencie problemów z dostępem sieciowym do zdalnego katalogu. W takiej sytuacji użytkownik wskazany w komunikacie programu powinien otworzyć program Qdoc i jeszcze raz zakończyć jego pracę bez dodatkowych aktywności. - Zdefiniuj Zespół zatwierdzający- pole te służy do definiowania Zespołu użytkowników którzy będą odpowiedzialni za zatwierdzanie wyznaczonego Projektu. Należy pamiętać o uzupełnieniu pól Imię i Nazwisko w tabeli użytkowników, ponieważ to one będą wyświetlane w Projekcie w polu Zespół. Jako datę zatwierdzenia Projektu i wszystkich jego dokumentów, przyjmuje się datę zatwierdzenia ostatniego użytkownika. Uwaga Pamiętaj, że resetowanie Zespołu kasuje także status zatwierdzenia Projektu, dlatego proces zatwierdzania należy wykonać ponownie po zresetowaniu Zespołu zatwierdzającego. 9.Drzewo projektów Okno Otwórz projekt zawiera listę wszystkich katalogów przydzielonych do każdego stworzonego Projektu. W celu otwarcia Projektu należy podwójnie kliknąć na ikonę kłódki. Ikona w kolorze czerwonym oznacza że Projekt nie posiada zdefiniowanego Zespołu zatwierdzającego a status projektu to NOT APPROVED. Ikona w kolorze niebieskim świadczy o tym, że Zespół został zdefiniowany jednak Projekt nie jest jeszcze zatwierdzony i posiada status NOT APPROVED. Ikona w kolorze zielonym oznacza, że Projekt posiada Qdoc Application 2015 Strona 8

9 zdefiniowany Zespół, a wszyscy jego członkowie zatwierdzili Projekt. Tym samym status takiego Projektu to APPROVED. 10.Aktywacja pełnej wersji programu Qdoc Program Qdoc w wersji testowej jest dostępny na stronie producenta do której link znajduje się poniżej. Wersja testowa posiada wszystkie funkcje i moduły które występują w wersji pełnej, dlatego program można testować w nieograniczonym czasie. W wersji testowej ograniczona jest jednak ilość operacji które można dodać do Diagramu Procesu oraz wierszy wstawianych do dokumentu FMEA. Jeżeli uznali Państwo, że program Qdoc spełnia oczekiwania stawiane podobnym aplikacjom i zainteresowani są Państwo pełną wersją programu, prosimy o kontakt na poniższy adres . kontakt@qdoc.com.pl Qdoc Application 2015 Strona 9