Koncepcja organizacji zakupów grupowych Opracowano na podstawie materiałów Energy Centre Bratislava (ECB)

Transkrypt

1 Koncepcja organizacji zakupów grupowych Opracowano na podstawie materiałów Energy Centre Bratislava (ECB) Cel Zapewnienie zakupów efektywnych energetycznie dla przyjaznych środowisku technologii lub produktów/usług. Wstęp Dokument opisuje w skrócie procedurę organizowania grupowych zakupów produktów przyjaznych środowisku dokonywanych przez kilka przedsiębiorstw, które mogą być realizowane zarówno w ramach projektu goeco, jak i poza nim. Koncepcja zawiera przedstawia formułę wspólnych zakupów zarówno produktów jak i technologii (łącznie z ich wdrożeniem). Zakupy grupowe towarów i usług uzasadnienie Celem niniejszej części opracowania jest przedstawienie schematu działań dotyczących zakupów grupowych dla każdego parku przemysłowego biorącego udział w projekcie. Schemat ten powinien ułatwić przedsiębiorstwom długoterminową współpracę w zakresie wspólnego nabywania dóbr również po zakończeniu realizacji projektu. Głównym uzasadnieniem grupowych a także zielonych zakupów produktów jest możliwość uzyskania korzystniejszych cen w wyniku większego wolumenu zamówień, zmniejszenia i wspólnego ponoszenia ryzyka, uzyskania dostępu do nowych rynków, zwiększenia elastyczności zakupów i lepszej obsługi zamówień oraz uzyskania większego wyboru towarów. Realizacja zakupów grupowych nie wymaga przeprowadzenia skomplikowanych obliczeń wartości korzyści i określenia sposobu ich podziału między współpracującymi jednostkami. Elementem procedury zakupów grupowych powinna być stosunkowo prosta umowaporozumienie podpisana przez wszystkie zainteresowane przedsiębiorstwa i obejmującą następujące zagadnienia: - zestawienie technologii i towarów/usług nabywanych w ramach zakupów grupowych ( łącznie z wymaganiami jakościowymi) - ilości produktów i harmonogram dostaw - przedsiębiorstwo wytypowane jako odpowiedzialne za dokonanie zakupu - sposób płatności / gwarancje płatności Zakupy grupowe towarów i usług wsparcie oferowane w ramach projektu Partnerzy projektu mogą współpracować przy tworzeniu ram grupowych zakupów towarów i usług. Działania obejmują:

2 - przedstawienie koncepcji zakupów grupowych przedsiębiorstwom z parku przemysłowego - identyfikacja (przez poszczególne przedsiębiorstwa i partnerów biznesowych) potencjalnych kluczowych technologii do objęcia zakupami grupowymi - opracowanie wspólnej procedury zakupów grupowych - wsparcie w negocjacjach dotyczących podpisania przez przedsiębiorstwa wspólnej umowy w sprawie zakupów grupowych - podpisanie umowy dotyczącej zakupów grupowych Możliwe są różne formy działania w celu realizacji zakupów grupowych: 1. współpraca wszystkich przedsiębiorstw 2. organizacja przetargu na zakupy grupowe przez jedno z przedsiębiorstw 3. organizacja przetargu na zakupy grupowe przez zewnętrzną instytucję. Zielone Zamówienia Wprowadzenie Wybór najlepszych ofert w procedurze zielonych zamówień dokonywany jest w oparciu o ocenę kosztów towarów/usług w całym cyklu życia (koszty zakupu, eksploatacji i utylizacji), a nie tylko w oparciu o najniższą cenę zakupu. Chociaż cena towarów nabywanych w sposób zrównoważony może być wyższa w momencie zakupu, ich ostateczny koszt (biorący pod uwagę wytworzenie, eksploatację i utylizację) jest niższy. Bardzo istotne jest, iż analiza cyklu życia uwzględnia różne czynniki składające się na całkowity koszt danego towaru, takie jak koszty wytworzenia, np. energii elektrycznej lub surowców, oraz koszty eksploatacji. Zielone Zamówienia sprzyjają ochronie środowiska, gdyż powodują zmniejszenie wielkości emisji gazów toksycznych i cieplarnianych. Dzięki nabywaniu przyjaznych środowisku/ zielonych towarów i usług do środowiska dostaje się mniej szkodliwych substancji, co zmniejsza zagrożenia zdrowotne, jak również chronione są zasoby naturalne. Procedura grupowych zakupów zielonych towarów i usług może stać się ważnym narzędziem wykorzystywanym przez jednostki administracji państwowej, instytucje publiczne i przedsiębiorstwa komercyjne w celu zmniejszenia emisji CO 2 oraz realizacji celów prośrodowiskowych. Szczegóły proponowanej procedury zakupów grupowych przedstawiono poniżej.

3 Zielone zamówienia Więcej praktycznych informacji dostępnych jest na stronach: Procedura zakupów inwestycyjnych (technologii, instalacji i towarów/usług) Uzasadnienie 1. Określenie technologii i towarów/usług do objęcia procedurą zakupów grupowych o Przeprowadzone wstępne audyty energetyczne mogą stanowić podstawę do opracowania koncepcji modernizacji podstawowych technologii i instalacji [działanie realizowane w ramach projektu goeco]. o Zagregowanie w grupy tych samych artykułów, które mają zostać zakupione przez różne przedsiębiorstwa z parku przemysłowego może pozwolić na zoptymalizowanie zakupów dzięki możliwości uzyskania zniżek od dostawców. o Przedstawienie przedsiębiorstwom oszczędności ekonomicznych, energetycznych środowiskowych wynikających z grupowych zakupów towarów. 2. Powołanie grupy roboczej składającej się z przedstawicieli przedsiębiorstw uczestniczących w zamówieniu grupowym.

4 o Działanie grupy roboczej ma umożliwić sprawny przepływ informacji, komunikowanie się z dostawcami i uzyskanie wiedzy na temat specyficznych technicznych uwarunkowań każdego z przedsiębiorstw. o Partner projektu z danego kraju powinien zostać koordynatorem tej grupy i zapewnić jej stałe wsparcie [działanie realizowane w ramach projektu goeco]. 3. Ramy prawne współpracy między przedsiębiorstwami powinny zostać określone w podpisanej umowie ramowej. o Każde z przedsiębiorstw powinno ponosić wydatki (koszty finansowe, wkład pracy) proporcjonalnie do oczekiwanych korzyści. Wszystkie szczegóły powinny być określone w bardzo dokładny sposób, by uniknąć ewentualnych niejasności. 4. Ustalenie szczegółów procedury zakupów grupowych o Możliwe są następujące sytuacje: i. W przypadku uczestnictwa w zakupach grupowych jednostki samorządowej procedura zakupów opiera się na przepisach wynikających w Ustawy o zamówieniach publicznych ii. W przypadku uczestnictwa w zakupach grupowych jedynie przedsiębiorstw prywatnych procedura zakupów opiera się na zasadach określonych w kodeksie prawa handlowego. 5. Zestawienie technologii/towarów/usług do nabycia (obecnie zakupywanych lub tych które przedsiębiorstwa planują nabyć). o Ważne jest aby dokonać właściwego rozliczenia kosztów i zysków indywidualnie dla każdego biorącego udział w grupowych zakupach przedsiębiorstwa. 6. Organizacja seminarium dla zaangażowanych przedsiębiorstw z parku przemysłowego na temat aspektów organizacyjnych i finansowych procedury zakupów grupowych. o Podczas warsztatów eksperci w dziedzinie zakupów grupowych przekażą wiedzę na temat zagadnień organizacyjnych, prawnych i finansowych powszechnie stosowanych obecnie zakupów grupowych [działanie realizowane w ramach projektu goeco] 7. Uzgodnienia z dostawcami technologii i towarów/ usług o Przedsiębiorstwa mogą zwracać się do dostawców bezpośrednio, poprzez przedstawicieli z grupy roboczej lub w inny wspólnie ustalony przez zainteresowane przedsiębiorstwa sposób. 8. Wyniki procedury zakupu o Partner projektu z danego kraju dokonuje oceny otrzymanych ofert i przygotowuje opinię/rekomendacje dla przedsiębiorstw w sprawie zakupu określonych towarów lub usług. [działanie realizowane w ramach projektu goeco] o Każde z przedsiębiorstw biorących udział w zakupach grupowych musi wyrazić zgodę na wybór danej oferty.

5 9. Działania po sfinalizowaniu procedury zakupów grupowych. o Implementacja i eksploatacja kluczowych technologii przeprowadzone zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami o Upowszechnianie powyższych działań wśród przedsiębiorstw biorących udział w projekcie. Partner projektu z danego kraju będzie prowadził działania wspierające przedsiębiorstwa w przeprowadzeniu procedury zakupów grupowych na każdym z jej etapów. Dalsze wspólne działania po sfinalizowaniu zakupów zależą od indywidualnych uzgodnień między partnerem projektu i konsorcjum przedsiębiorstw.

6 Schemat poszczególnych etapów procedury zakupów grupowych Zakres wsparcia od Partnera projektu Go ECO Etapy Działania modernizacyjne z zakresu efektywności energetycznej określone we wstępnym audycie energetycznym i analizie SWOT Koordynacja działań Identyfikacja potencjalnych kluczowych technologii (ustalenie parametrów) Powołanie grupy roboczej (przedstawiciele przedsiębiorstw uczestniczących w projekcie) Koordynacja poprzez spotkania grupy roboczej Ramy prawne współpracy (Umowa ramowa) Ustalenie szczegółów procedury zakupów Z udziałem jednostek samorządowych (w oparciu o przepisy wynikające z Ustawy o zamówieniach publicznych) Z udziałem jedynie prywatnych przedsiębiorstw (w oparciu o kodeks spółek cywilnych) Zestawienie technologii/ towarów/ usług do nabycia Warsztaty na temat procedury zakupów grupowych Koordynacja poprzez spotkania grupy roboczej Uzgodnienia z dostawcami technologii/towarów/ usług Rekomendacje dot. wyboru oferty Wybór oferty Wdrożenie i eksploatacja kluczowych technologii Dalsze działania po sfinalizowaniu zakupów grupowych