Wojewoda Opolski Adrian Czubak

Transkrypt

1 FB.III AL Opole, dnia 05 października 2017 r. Pan Julian Kruszyński Burmistrz Namysłowa ul. Stanisława Dubois Namysłów WYSTĄPIENIE POKONTROLNE I. Podstawowe informacje formalnoprawne dotyczące kontroli 1. Nazwa i adres jednostki kontrolowanej: Urząd Miejski w Namysłowie, ul. Stanisława Dubois 3, Namysłów. 2. Podstawa prawna podjęcia kontroli: art. 6 ust. 4 pkt 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 1, art. 175 ust. 1 pkt 2, ust. 2 pkt 2 i 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych Zakres kontroli: a) przedmiot kontroli: Prawidłowość wykorzystania dotacji udzielonej w 2016 r. z budżetu państwa na zadanie zlecone z zakresu administracji rządowej Środowiskowe Domy Samopomocy, b) okres objęty kontrolą: od 1 stycznia do 31 grudnia 2016 r. 4. Rodzaj kontroli: problemowa. 5. Tryb kontroli: zwykły. 6. Termin kontroli: od 7 lipca do 7 sierpnia 2017 r. (z przerwą w dniach od 14 do 28 lipca 2017 r.). 7. Skład zespołu kontrolnego: Agnieszka Lubasińska, starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Finansów i Budżetu Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego. 8. Kierownik jednostki kontrolowanej: Julian Kruszyński Burmistrz Namysłowa, data objęcia stanowiska od 5 grudnia 2014 r., Kierownik kontrolowanej komórki organizacyjnej: Iwona Wilczyńska Skarbnik Gminy Namysłów, data objęcia stanowiska od 1 czerwca 2007 r., Ewa Koszela Kierownik Środowiskowego Domu Samopomocy w Namysłowie (dalej: Kierownik) data objęcia stanowiska od 1 lutego 2010 r., Renata Wilczyńska, Główny Księgowy Środowiskowego Domu Samopomocy, data objęcia stanowiska służbowego na czas nieokreślony od 10 września 1997 r. 1 Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz Dz. U. z 2016 r., poz. 1870, z późn. zm. 1/10

2 II. Ocena skontrolowanej działalności, ze wskazaniem ustaleń, na których została oparta Oceną objęto prawidłowość wykorzystania przez Gminę Namysłów (dalej: Gmina) dotacji przekazanej w 2016 r. na działalność Środowiskowego Domu Samopomocy (dalej: ŚDS). W wyniku przeprowadzonej kontroli, działalność Gminy i ŚDS ocenia się jako pozytywną z nieprawidłowościami. Podstawą oceny pozytywnej z nieprawidłowościami była zgodność dowodów źródłowych z zapisami księgowymi oraz dokonywanie wydatków w sposób celowy i zgodny z planem finansowym. Natomiast stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły nieprzeprowadzenia inwentaryzacji materiałów i druków ścisłego zarachowania oraz braku regulacji wewnętrznych w zakresie przeprowadzania zamówień publicznych do euro. Zgodnie z przyjętymi założeniami kontrola nie obejmowała oceny prawidłowości planowania i realizacji dochodów budżetowych. Powyższą ocenę uzasadniają przedstawione niżej ustalenia dotyczące kontrolowanych zagadnień. 1. Uwarunkowania organizacyjne kontrolowanej działalności mające związek z zakresem kontroli Zgodnie z art. 18 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej 3, do zadań zleconych z zakresu administracji rządowej realizowanych przez gminę należy organizowanie i świadczenie specjalistycznych usług opiekuńczych w miejscu zamieszkania dla osób z zaburzeniami psychicznymi, a także prowadzenie i rozwój infrastruktury ośrodków wsparcia dla wyżej wymienionych osób. Ośrodkami wsparcia są m.in. środowiskowe domy samopomocy dla osób, które w wyniku upośledzenia niektórych funkcji organizmu lub zdolności adaptacyjnych wymagają pomocy do życia w środowisku rodzinnym i społecznym, w szczególności w celu zwiększenia zaradności i samodzielności życiowej, a także ich integracji społecznej. ŚDS jest jednostką organizacyjną Gminy (stanowiącą jednostkę budżetową, mieszczącą się przy ul. Kolejowej 1 w Namysłowie), który został powołany uchwałą nr XIX/205/96 Rady Miejskiej w Namysłowie z dnia 29 marca 1996 r. i działa na podstawie statutu 4. W roku 2016 ŚDS przeznaczony był maksymalnie dla 38 osób, w tym: przewlekle psychicznie chorych (dalej: typ A), upośledzonych umysłowo (dalej: typ B), wykazujących inne przewlekłe zaburzenia czynności psychicznych (dalej: typ C). Miesięczne informacje o liczbie uczestników Kierownik przekazywał do Wydziału Polityki Społecznej Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Opolu. Informacje te są sporządzane na podstawie decyzji o skierowaniu zakwalifikowanych osób do ŚDS oraz weryfikowane w oparciu o listy obecności. 3 Dz. U. z 2016 r., poz. 930 z późn. zm. 4 Uchwała nr XVIII/212/12 Rady Miejskiej z Namysłowie z dnia 28 grudnia 2012 r., w sprawie uchwalenia statutu ŚDS, zmieniona uchwałą nr 132/VII/15 Rady Miejskiej w Namysłowie z dnia 25 listopada 2015 r. 2/10

3 Strukturę ŚDS oraz jego wewnętrzną organizację określa regulamin organizacyjny 5. Zgodnie z przyjętym schematem ŚDS, kierownik zarządza zespołem wspierająco-aktywizującym (7 etatów) oraz stanowiskiem finansowo-administracyjnym (1 etat). Ponadto w ŚDS ustalono: Programy Działalności dla osób typu A, B i C 6 oraz Plan Pracy na rok , zgodnie z 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 grudnia 2010 r. w sprawie środowiskowych domów samopomocy Według stanu na 31 grudnia 2016 r. w ŚDS zatrudnionych było 10 osób w ramach 9 etatów (w przeliczeniu na pełnozatrudnionych) 9. Na podstawie przedłożonej do kontroli dokumentacji, tj. ewidencji finansowej i kadrowej (karty wynagrodzeń, listy płac, ewidencja księgowa), poddano weryfikacji składniki wynagrodzenia (tj. wynagrodzenie zasadnicze, dodatek za wieloletnią pracę), wszystkich zatrudnionych pracowników w okresie od czerwca do września 2016 r. Nie stwierdzono rozbieżności pomiędzy zapisami poszczególnych dokumentów. Listy wypłat były zgodne z wynagrodzeniami ustalonymi w umowach oraz zawierały adnotację o kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej. Na potrzeby kontroli Kierownik przygotował informację dotyczącą zatrudnienia i wielkości poniesionych nakładów na wynagrodzenia i pochodne za rok Z powyższej informacji wynika, że jednostka w 2016 r. poniosła wydatki na wynagrodzenia brutto ogółem w kwocie ,05 zł, w tym na: płace zasadnicze ,51 zł, dodatek stażowy ,68 zł, dodatek funkcyjny ,00 zł, dodatek specjalny 6 000,00 zł, nagrody ,96 zł (tj. 10,51 % ogółem poniesionych kosztów), wynagrodzenie za chorobę 4 712,90 zł. [Dowód, akta kontroli str. 1-2] 1.2. W okresie objętym kontrolą dokumentacja określająca politykę ŚDS spełniała wymagania art. 10 ustawy o rachunkowości 10. Zasady rachunkowości, w tym zakładowy plan kont wprowadzono z dniem 25 września 2008 r. zarządzeniem Kierownika Zarządzenie nr 2/2013 ŚDS z dnia 14 lutego 2013 r., w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Środowiskowego Domu Samopomocy w Namysłowie z późn. zm., uzgodniony z Wojewodą Opolskim w dniu r., zatwierdzony przez Burmistrza Namysłowa w dniu r. 6 Programy zostały uzgodnione z Wojewodą Opolskim 19 grudnia 2014 r. i zatwierdzone przez Burmistrza Namysłowa 8 stycznia 2015 r. 7 Plan Pracy na rok 2016 uzgodniony z Wojewodą Opolskim 17 grudnia 2015 r. i zatwierdzony przez Burmistrza 31 grudnia 2015 r. 8 Dz. U. z 2010 r. Nr 238, poz. 1586, z późn. zm. 9 W skład struktury organizacyjnej jednostki, wchodziły następujące stanowiska: kierownik (1 etat), główny księgowy (1 etat), psycholog (0,25 etatu), starszy terapeuta (3 etaty), terapeuta (1 etat), instruktor terapii zajęciowej (1 etat), starszy technik fizjoterapii (1 etat), młodszy opiekun (0,75 etatu). 10 Dz. U. z 2016 r., poz. 1047, z późn. zm. 11 Zarządzenie nr 5/08 Kierownika z dnia 25 września 2008 r. z późn. zm., w sprawie ustalenia zasad (polityki) rachunkowości obowiązujących w ŚDS. Zakładowy plan kont dla ŚDS stanowi załącznik nr 2 do wymienionego zarządzenia. Od dnia 1 stycznia 2017r. obowiązuje zarządzenie nr 4/2016 Kierownika z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie ustalania zasad rachunkowości obowiązujących w ŚDS. 3/10

4 Zasady obiegu i kontroli dokumentów oraz zatwierdzania dokumentów księgowych uregulowano w Instrukcji 12, która zawierała elementy kontroli operacji finansowo -gospodarczych i zasady podziału obowiązków pomiędzy pracowników odnośnie sprawdzania i zatwierdzania dowodów do realizacji oraz zasady wstępnej kontroli zgodności operacji z planem finansowym W 2016 r. księgi rachunkowe były prowadzone z wykorzystaniem programów informatycznych 13. Ustalono, że księgi rachunkowe są trwale oznaczone nazwą jednostki, zawierają nazwę urządzenia księgowego i programu przetwarzania oraz dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu. Zawierają także oznaczenie roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i datę sporządzenia zapisu. Księga główna prowadzona jest z zachowaniem zasad podwójnego zapisu, systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych zgodnie z zasadą memoriałową. 2. Planowanie i realizacja wydatków budżetowych 2.1. Plan finansowy ŚDS na 2016 r., w dziele 852 Pomoc społeczna, rozdziale Ośrodki wsparcia, został określony w wysokości ,00 zł 14 w tym: ze środków dotacji 2010 Dotacje celowe otrzymane z budżetu państwa na realizację zadań bieżących z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminie (związkom gmin, związkom powiatowo-gminnym) ustawami, w wysokości ,00 zł; ze środków gminy 0830 Wpływy z usług, w wysokości ,00 zł. W trakcie roku 2016 plan finansowy ŚDS zwiększony został ogółem o kwotę ,00 zł w tym: ze środków dotacji celowej w wys ,00 zł z przeznaczeniem na: o realizację zadań bieżących z zakresu administracji rządowej, tj. na finansowanie ośrodków wsparcia dla osób z zaburzeniami psychicznymi zgodnie z ustawą o pomocy społecznej (kwota w wysokości ,00 zł), o wykonanie bieżących remontów oraz zakupu wyposażenia w środowiskowych domach samopomocy, zgodnie z art. 51c ust. 2-4 ustawy o pomocy społecznej (kwota w wysokości ,00 zł), ze środków PFRON w wys. 990,00 zł na dofinansowanie imprezy integracyjnej wyjazd na spektakl w Teatrze Muzycznym Capitol. Po przeprowadzonych zmianach plan finansowy ŚDS wyniósł ,00 zł, w tym środki dotacji 2010 Dotacje celowe otrzymane z budżetu państwa na realizację zadań bieżących z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminie (związkom gmin, związkom powiatowo-gminnym) ustawami, stanowiły ,00 zł. 12 Zarządzenie nr 11/10 Kierownika ŚDS z dnia 17 maja 2010 r. w sprawie ustalania instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych oraz ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w ŚDS w Namysłowie, z późn. zm. 13 Programy informatyczne wykorzystywane przez ŚDS: Płatnik pobrany z ZUS, Księgowość Budżetowa Jednostki i/lub Zarządu zakupiony od firmy Zakład Systemów Informatycznych SIGID Sp. z o.o., BeSTia przekazany przez Ministerstwo Finansów za pośrednictwem Regionalnej Izby Obrachunkowej w Opolu. 14 Uchwała nr 152/VII/15 Rady Miejskiej w Namysłowie z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie uchwalenia budżetu gminy na 2016 rok. 4/10

5 Odnosząc się do środków otrzymanych z dotacji celowej budżetu państwa, stwierdzono, że roczny plan wydatków budżetowych wykonano w kwocie ,00 zł, co stanowi 100% planu po zmianach. Wyżej wymienione środki dotacji w 2016 r. przekazane zostały przez Opolski Urząd Wojewódzki w 16 transzach do Gminy, która niezwłocznie przekazywała środki na rachunek ŚDS. Ustalono, że zmiany w planie finansowym wydatków na koncie 980 Plan finansowy wydatków budżetowych przeprowadzane były na bieżąco. Przeniesienia pomiędzy paragrafami klasyfikacji budżetowej dokonywane były w celu dostosowania planu wydatków do rzeczywistych potrzeb, umożliwiając tym samym prawidłową realizację nałożonych zadań w bieżącym roku budżetowym. Nie przekroczono wykonania planu wydatków w poszczególnych paragrafach przed jego zwiększeniem. Dane wykazane w Rb-50 o dotacjach/wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami są zgodne z ewidencją księgową prowadzoną przez ŚDS na koncie 980 w poszczególnych okresach sprawozdawczych. [Dowód, akta kontroli str. 3-5] 2.2. Na podstawie prowadzonej ewidencji księgowej stwierdzono, że otrzymaną kwotę dotacji w wysokości ,00 zł, wydatkowano w: 4010, 4040, 4110, 4120 w wysokości ,06 zł (77,60% wykonania) na wypłatę wynagrodzeń dla 9 etatów oraz dodatkowego wynagrodzenia rocznego wraz z pochodnymi; 4210 ogółem kwotę w wysokości ,47 zł (7,04% wykonania), w tym na zakup: materiałów biurowych (na kwotę 1 918,47 zł), materiałów na zajęcia terapeutyczne i imprezy (6 609,63 zł), środków czystości (1 776,22 zł), wyposażenia (26 784,10 zł), akcesoriów komputerowych i licencji (1 538,67 zł), artykułów przemysłowych (3 546,38 zł); 4220 ogółem kwotę w wysokości 1 640,80 zł (0,27% wykonania) na zakup wody (516,60 zł) i artykułów spożywczych (1 124,20 zł); 4260 ogółem kwotę w wysokości ,41 zł (2,28% wykonania) na zakup energii elektrycznej zgodnie z zapisami porozumienia; 4270 ogółem kwotę w wysokości ,26 zł (5,23%), w tym na: konserwację windy i gaśnic (1 957,64 zł), mycie i konserwację wykładziny (2 263,20 zł), remont łazienki i wymianę rur (22 932,12 zł), usługę malarską (4 194,30 zł); 4300 ogółem kwotę w wysokości ,16 zł (4,46% wykonania), w tym: za abonament telewizyjny (692,40 zł), na usługi transportowe (5 110,00 zł) komunalne (1 288,68 zł) na zakup usług związanych z obsługą imprez (4 190,00 zł), za pomiar elektrycznych windy (123,00 zł), za porady psychiatryczne (640,00 zł), za zakup serwisowego oprogramowania (895,44 zł), usług kurierskich (403,48 zł) oraz zakup pozostałych usług (13 345,16 zł); 4280, 4360, 4410, 4440, 4480, 4520 ogółem kwotę w wysokości ,98 zł (2,97% wykonania) w tym: na zakup usług zdrowotnych (450,00 zł) na zakup usług telekomunikacyjnych (1 985,82 zł) na podróże służbowe (310,08 zł), na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (9 819,84 zł), na zapłatę podatku od nieruchomości 5/10

6 (2 950,00 zł), na opłatę za trwały zarząd (1 643,72 zł) i za odbiór odpadów (623,52 zł); 4700 kwotę w wysokości 874,86 zł (0,15% wykonania) z przeznaczeniem na szkolenia pracowników Kontrolę dowodów źródłowych opisujących zdarzenia gospodarcze i dokonanych na ich podstawie zapisów księgowych przeprowadzono na podstawie próby wydatków poniesionych w okresie od czerwca do września 2016 r. na łączną kwotę ,57 zł (tj. 26,82% ogółem poniesionych wydatków w 2016 r.). Kontrolą objęto wydatki wykonane w następujących paragrafach: 1) 4010 Wynagrodzenia osobowe pracowników ,18 zł (32,45% wydatków), 2) 4210 Zakup materiałów i wyposażenia 8 805,64 zł (20,88% wydatków), 3) 4220 Zakup środków żywności 346,23 zł (21,10% wydatków), 4) 4260 Zakup energii 2 105,90 zł (15,38% wydatków), 5) 4270 Zakup usług remontowych ,92 zł (82,42% wydatków), 6) 4280 Zakup usług zdrowotnych - 160,00 zł (35,56% wydatków), 7) 4300 Zakup usług pozostałych 5 274,63 zł (19,76% wydatków), 8) 4360 Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych 654,36 zł (32,95% wydatków), 9) 4410 Podróże służbowe krajowe 128,71 zł (41,51% wydatków). Objęte kontrolą dowody księgowe zawierały informacje wymienione w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, odnośnie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), a także podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Poniesione wydatki objęte kontrolą ujęte zostały do właściwych paragrafów klasyfikacji budżetowej Na podstawie dokumentów przedłożonych do kontroli ustalono, że tryb i zasady przeprowadzania inwentaryzacji uregulowane zostały zarządzeniem Burmistrza Namysłowa 15 oraz zarządzeniem Kierownika ŚDS 16 w zakresie druków ścisłego zarachowania. Kontrola wykazała, że w ŚDS pełną wartością wszystkich zakupionych materiałów obciążano od razu właściwe koszty, rezygnując z ewidencji wartościowej zapasów. W okresie objętym kontrolą nie prowadzono ewidencji ilościowej materiałów bezpośrednio po zakupie przekazanych do zużycia, a na ostatni dzień roku nie stwierdzono stanu materiałów niezużytych do końca roku drogą spisu z natury, co stanowi naruszenie przepisów art. 17 ust. 2 pkt 4 i art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Z up. Kierownika, główna księgowa wyjaśniła, że nie przeprowadzono inwentaryzacji materiałów na dzień 31 grudnia 2016 r., ponieważ materiały zostały wydane pracownikom, którzy wykorzystali je do końca roku. Udzielone wyjaśnienie nie zasługuje na uwzględnienie, ponieważ naruszony art. 17 ust. 2 pkt. 4 ustawy o rachunkowości wyraźnie stanowi, że w przypadku rezygnacji z ewidencji 15 Zarządzenie nr 362/V/08 Burmistrza Namysłowa z dnia 26 listopada 2008 r. w sprawie ustalenia instrukcji inwentaryzacyjnej obowiązującej w Gminie Namysłów zmienione zarządzeniem nr 197/VI/11 z dnia 14 grudnia 2011 r. 16 Załącznik nr 1 do Zarządzenie nr 11/10 Kierownika ŚDS z dnia 17 maja 2010 r. 6/10

7 materiałów podczas ich składowania i odpisywania ich wartości w koszty na dzień ich zakupu, wymagane jest okresowe ustalanie stanu tych składników aktywów, ich wycena i korekta kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy. Ponadto stwierdzono, że nie przeprowadzono inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania. Z up. Kierownika, główna księgowa wyjaśniła, że nie przeprowadzono przedmiotowej inwentaryzacji przez przeoczenie. Powyższe działanie stanowi naruszenie art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości oraz 8 Instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, stanowiącej Załącznik nr 1 do zatwierdzonego przez Kierownika ŚDS Zarządzenia nr 11/10 z dnia 17 maja 2010 r. Zgodnie z wymienionym zarządzeniem druki, kwitariusze przychodowe, czeki gotówkowe oraz arkusze spisu z natury, powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku. [Dowód, akta kontroli str. 6-11] 2.5. Wartość udzielonych zamówień publicznych w ŚDS nie przekraczała ustawowych progów kwotowych obligujących do stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych 17. ŚDS podczas dokonywania zakupów poniżej ustawowych progów kwotowych, kierował się Regulaminem udzielania zamówień publicznych przez Gminę Namysłów 18 ustalonym przez Burmistrza Namysłowa. Zgodnie z 5 ust. 3 ww. regulaminu, decyzja o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia powyżej euro należała do Burmistrza Namysłowa, natomiast do euro do Kierownika, zgodnie z udzielonym pełnomocnictwem 19. Ustalono, że Kierownik nie opracował zasad dotyczących przeprowadzania zamówień publicznych do euro. Zbyt mała szczegółowość regulacji w zakresie udzielania zamówień, stwarza warunki do nieracjonalnego wydatkowania środków publicznych. Przepisy wewnętrzne w jednostkach sektorach finansów publicznych stanowią jeden z elementów kontroli zarządczej, o której mowa w art. 68 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Sposób udzielania zamówień publicznych zweryfikowano na podstawie następujących usług: a) remont łazienki oraz wymiana rur wodociągowych w budynku ŚDS na kwotę ,12 zł (zamówienie powyżej euro). Stwierdzono, że zgodnie z 5 ust. 1 regulaminu udzielania zamówień publicznych, Kierownik złożył do Urzędu Gminy kompletny wniosek o rozpoczęcie postępowania o przeprowadzenie zamówienia publicznego według określonego wzoru. W dniu 18 sierpnia 2016 r. Burmistrz Namysłowa zatwierdził tryb postępowania dla zamówienia, zgodnie ze złożonym wnioskiem ŚDS. Umowa na wykonanie remontu łazienki wraz z wymianą rur wodociągowych zawarta została 18 sierpnia 2016 r., wynagrodzenie ryczałtowe dla wykonawcy usługi określono w wysokości ,12 zł. Roboty zostały zakończone 29 sierpnia 2016 r., co potwierdza protokół odbioru robót. Nie stwierdzono nieprawidłowości w tym zakresie, 17 Dz. U. z 2015 r., poz. 2164, z późn. zm. 18 Zarządzenie nr 611/V/10 z dnia 9 czerwca 2010 r. 19 Zarządzenie nr 3/VI/10 Burmistrza Namysłowa z dnia 15 grudnia 2010 r. oraz nr 276/VII/16 z dnia 29 kwietnia 2016 r. w sprawie udzielenia pełnomocnictwa do wykonywania czynności prawnych przez Kierownika ŚDS. 7/10

8 b) wykonanie i montaż mebli na kwotę na kwotę 8 250,00 zł (zamówienie do euro). Stwierdzono, że jednostka nie dysponuje dokumentami na podstawie których można ocenić tryb dokonania wyboru wykonawcy usługi. Z up. Kierownika, główna księgowa wyjaśniła, że w związku z krótkim terminem na wykonanie usługi przeprowadzono telefoniczne rozeznanie rynku, w wyniku którego zgłosiła się firma P.P.H.U. TECHMIX Łukasz Berka. Był to jedyny wykonawca, który zobowiązał się wykonać zamówienie do końca 2016 r. W dniu 20 listopada 2016 r. Kierownik zawarł umowę nr ŚDS na wykonanie wymienionej usługi z Łukaszem Berką, prowadzącym działalność pn. P.P.H.U. TECHMIX. W aktach sprawy brak protokołu zawierającego ustalenia dokonane w toku odbioru robót. Z up. Kierownika, główna księgowa wyjaśniła, że ww. usługę wykonano zgodnie z umową, co zostało potwierdzone przez Kierownika adnotacją na fakturze. Protokół odbioru nie został sporządzony przez przeoczenie. Nie sporządzenie protokołu odbioru robót stanowi naruszenie 7 ust. 2 umowy z 20 listopada 2016 r. zawartej z wykonawcą. [Dowód, akta kontroli str ] 2.6. Stwierdzono, że w celu rozliczenia kwoty dotacji w wysokości ,00 zł otrzymanej na wykonanie bieżących remontów, zawarto umowę 20 nr ŚDS/8/2016 w dniu 22 września 2016 r. pomiędzy Wojewodą Opolskim a Gminą Namysłów. Zgodnie z zapisami 2 ust. 3 umowy, dotacja celowa została udzielona na wymianę rur na parterze ŚDS. Celem wykonania zadania sporządzono kosztorys inwestorski na wymianę rur na kwotę brutto ,46 zł. Natomiast przyjęto do realizacji ofertę firmy Grześbud na kwotę brutto ,00 zł. Z wykonawcą robót zawarto umową nr ZP AH w dniu 18 sierpnia 2016 r. Odbioru robót dokonano protokolarnie w dniu 29 sierpnia 2016 r. protokołem odbioru robót. Przedłożone dokumenty 21 poświadczają wykonanie robót budowlanych polegających na wymianie rur w terminie i bez zastrzeżeń. Zgodnie z 3 ust. 3 umowy, ŚDS prowadził wyodrębnioną ewidencję księgową środków otrzymanych z dotacji celowej oraz wydatków dokonywanych z tych środków. Natomiast w myśl 5 ust. 1 Kierownik działając z upoważnienia Burmistrza Namysłowa, złożył sprawozdanie z rozliczonej dotacji w zakresie rzeczowym i finansowym na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do umowy. W dokumencie rozliczającym dotację na potrzeby Wojewody Opolskiego, podpisanym przez Burmistrza Namysłowa podano, że dotacja została wykorzystana na remont łazienki. Z up. Kierownika, główna księgowa wyjaśniła, że cyt. W załączniku nr 1 do umowy ŚDS/8/2016 w kolumnie nazwa zadania wpisano remont łazienki przez pomyłkę. Środki wydatkowano zgodnie z wnioskiem Burmistrza Namysłowa na wymianę rur, co potwierdza faktura. Wyżej wymieniony dokument zostanie skorygowany i przekazany do Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego do dnia 31 sierpnia 2017 r. [Dowód, akta kontroli str ] 20 Umowa w sprawie udzielenia w 2016 r. dotacji celowej na finansowanie realizacji zadań zleconych z zakresu administracji rządowej związanych z prowadzeniem i rozwojem infrastruktury ŚDS dla osób z zaburzeniami psychicznymi. 21 Protokół odbioru robót z dnia 29 sierpnia 2016 r., FV nr 9/08/2016 na kwotę ,12 zapłacona w dniu 12 września 2016 r. 8/10

9 3. Prawidłowość i rzetelność sporządzania sprawozdań budżetowych Kontrolą objęto prawidłowość sporządzenia sprawozdań budżetowych za 2016 r., tj.: z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej (Rb 28S), wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami (Rb-50). Ustalono, że na koniec 2016 r. zobowiązania niewymagalne wynosiły ,37 zł i dotyczyły zabezpieczenia środków na dodatkowe wynagrodzenie roczne. Ustalono, że sprawozdania zostały sporządzone w terminach określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej 22. Sprawozdania sporządzono prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym, a dane w nich wykazane są zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej ŚDS. [Dowód, akta kontroli str. 8-10, 24-40] III. Zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości 1. Nieprzeprowadzenie inwentaryzacji materiałów odpisanych w koszty bezpośrednio po zakupie, a niezużytych do końca roku oraz druków ścisłego zarachowania (nieprawidłowość opisano w pkt 2.4). Przyczyną nieprawidłowości w zakresie inwentaryzacji materiałów był brak szczegółowych uregulowań wewnętrznych określających tryb postępowania z materiałami odpisanymi bezpośrednio w koszty a niezużytymi do końca roku. Natomiast przyczyną nieprawidłowości w zakresie inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania był brak odpowiedniego nadzoru ze strony Kierownika. Skutkiem był brak uzgodnienia wartości aktywów wynikających z ksiąg rachunkowych ze stanem faktycznym. 2. Nieokreślenie przez Kierownika w regulacjach wewnętrznych procedur dotyczących zamówień publicznych do euro (nieprawidłowość opisano w pkt 2.5). Przyczyną nieprawidłowości było niezapewnienie przez Kierownika kontroli zarządczej o której mowa w art. 69 ustawy o finansach publicznych, w zakresie udzielania zamówień publicznych. Skutkiem było stwarzanie możliwości do nieracjonalnego gospodarowania środkami publicznymi. IV. Kontrolę wpisano do książki kontroli prowadzonej w Gminie pod pozycją 15/2017. V. Informacja o zastrzeżeniach zgłoszonych do projektu wystąpienia pokontrolnego i wyniku ich rozpatrzenia lub o niezgłoszeniu zastrzeżeń Na podstawie przepisu art. 40 ust. 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej, Burmistrz Namysłowa pismem z dnia 18 września 2017 r. zgłosił zastrzeżenia do projektu wystąpienia pokontrolnego. Po zapoznaniu się z zastrzeżeniami oraz po zweryfikowaniu zebranego materiału kontrolnego, wystąpienie pokontrolne zostało uszczegółowione w pkt III.2 poprzez dopisanie osoby odpowiedzialnej za nieuregulowanie 22 Dz. U. z 2016 r., poz. 1015, z późn. zm. 9/10

10 procedur wewnętrznych dotyczących zamówień publicznych do euro. Ponadto wniesione zastrzeżenia nie miały wpływu na wynik kontroli i ocenę działalności jednostki w kontrolowanym zakresie. VI. Zalecenia lub wnioski dotyczące nieprawidłowości, uchybień lub usprawnienia funkcjonowania jednostki kontrolowanej: 1. Nie później niż na dzień bilansowy ustalać stan niezużytych materiałów, odpisanych w koszty bezpośrednio po zakupie, dokonać ich wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu. 2. Zapewnić przeprowadzanie inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania. 3. Ustalić w ŚDS procedury dotyczących przeprowadzania zamówień niepodlegających przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. VII. Ocena wskazująca na niezasadność zajmowania stanowiska lub pełnienia funkcji przez osobę odpowiedzialną za stwierdzone nieprawidłowości nie dotyczy. VIII. Na podstawie art. 49 oraz art. 46 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej, proszę o przekazanie pisemnej informacji o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania, o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia, albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości, w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego dokumentu. IX. Zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej, od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. 10/10