OPIS PROJEKTU BUDOWA SYSTEMU VTS PROJECT

Transkrypt

1 VTS PROJECT OPIS PROJEKTU Podstawowym zadaniem Aplikacji jest usprawnienie komunikacji w firmach transportowych na drodze kierowca operator/dyspozytor/kadrowa. W szczególności usprawnieniom podlegają procesy, w których wykorzystywany jest tradycyjny obieg dokumentów (papierowych). Obieg ten w całości zastąpiony został obiegiem elektronicznym. Obieg papierowy został wyeliminowany począwszy od etapu rejestracji Użytkowników w Aplikacji VTS. System wspomaga pracę operatora/dyspozytora/kadrowej w firmie Użytkownika w zakresie: Współpracy z kierowcami Eliminacji papierowego obiegu dokumentów Oceny wykonywalności oraz rentowności frachtu Obsługi finansowej firmy pod względem wyliczania wynagrodzeń Wyliczani dopłat do minimalnych Generowanie raportów: - świadczeń z tytułu podróży służbowej (diet i ryczałtów noclegowych); - ewidencji czasu pracy - dopłat do minimalnych zagranicznych - naruszeń norm z rozporządzenia 561/2006 WE; list płac, dokumentów wynagrodzeniowych ZUS i US Aplikacja VTS pozwala skrócić czas potrzebny na wystawienie faktur i w konsekwencji skraca czas oczekiwania na zapłatę. Znacząco upraszcza proces rozliczania frachtów. Pozwala podejmować decyzję, czy dana oferta przewozu jest dla firmy możliwa do wykonania oraz czy będzie rentowna. Pozwala w efektywny i efektowny sposób wyliczyć wynagrodzenia kierowców, a do jego poprawnego działania wystarczy tylko komputer, tablet lub smartfon z dostępem do internetu (działa na każdej platformie). BUDOWA SYSTEMU MODUŁY Aplikację zaprojektowano w oparciu o budowę modułową. Zawiera następujące moduły:

2 Moduł aplikacji danych Moduł ewidencji Moduł naruszeń Moduł delegacji służbowej pracownika Moduł wynagrodzeń Krajowych Moduł wynagrodzeń Zagranicznych Moduł dopłat Moduł Urlopówka Moduł rentowności frachtu Moduł wykonalności frachtu Moduł administracyjny (rejestracja, e-płatności). Użytkownik, w zależności od potrzeb, może wybrać tylko potrzebne dla siebie moduły. Każdy moduł jest atomowy i nie potrzebuje innego do poprawnego działania, poza Modułem Aplikacji Danych, który sparowany jest praktycznie z każdym Modułem, ponieważ bez załadowania danych nie można wykonać operacji w Modułach (wyjątkiem jest wpisywanie ręczne). UŻYTKOWNICY Użytkownikami Aplikacji VTS są pracownicy firm transportowych, których działalność opiera się na transporcie drogowym. Firma transportowa występuje wiec, jako Użytkownik, który zarejestruje swoje konto w systemie. Dla zatwierdzonych Użytkowników tworzone są konta Administratorów firmy w których możliwe jest tworzenia kont użytkowników w obrębie danej firmy, tj: Dyspozytor/spedytor osoba przebywająca w siedzibie firmy, obsługująca system z poziomu aplikacji webowej. Kierowca osoba będąca w trasie (poza siedzibą), obsługująca system z poziomu aplikacji mobilnej, Kadrowa - osoba mająca dostęp do modułu wynagrodzeń i ewidencji z poziomu interfejsu webowego. Dostęp do systemu jest możliwy dla każdego Użytkownika, który posiada swój identyfikator (login) oraz hasło. ROLE I UPRAWNIENIA System umożliwia tworzenie systemu ról i uprawnień dla każdego użytkownika. Polega to na tym, że do każdej funkcjonalności dostęp jest możliwy tylko dla użytkowników posiadających daną rolę. Uprawnienia nadawane są przez administratorów firm podczas procesu tworzenia konta użytkownika lub przez administratora globalnego. Każdy użytkownik może występować tylko w jednej roli.

3 Rozpoznane role i uprawnienia: Administrator firm -dostęp tylko do interfejsu webowego, dodawanie plików ddd -tworzenie kont użytkowników w obrębie firmy, definiowanie ich ról Kierowca -dostęp tylko do interfejsu mobilnego Kadrowa -dostęp tylko do modułu wynagrodzeń i ewidencji poprzez interfejs webowy (możliwość poszerzenie uprawnień przez Użytkownika konta) Spedytor -dostęp tylko do interfejsu webowego bez modułu wynagrodzeń (możliwość poszerzenie uprawnień przez Użytkownika konta) Tworzenie kont kierowców oraz dostęp poprzez interfejs mobilny Aby umożliwić dostęp do Aplikacji VTS, administrator (Użytkownik) firmy musi ustawić odpowiednią flagę na liście użytkowników (Dostęp mobilny). Domyślnie każdy nowy kierowca w firmie nie ma dostępu do aplikacji mobilnej. Po włączeniu dostępu mobilnego dla kierowcy, może on logować się poprzez domyślne dane logowania: login: tworzony, jako [imię].[nazwisko].[kolejny numer]. hasło: domyślnie będą to 4 ostatnie cyfry numeru PESEL kierowcy. Użytkownik Aplikacji w każdej chwili może zmienić hasła dla wybranego kierowcy.

4 Upload plików ddd Użytkownik Aplikacji VTS na koncie firmy w łatwy sposób posiada możliwość wczytania aktywność kierowców z plików ddd, które automatycznie zostaną zapisane w Module ewidencji.

5 1 MODUŁ APLIKACJI DANYCH Oprócz ręcznego wypełniania formularza, Użytkownik Aplikacji może zaimportować plik z tachografu elektronicznego (plik.ddd), a system automatycznie odczytuje z niego aktywności kierowcy i uzupełnia algorytm dotyczący czasu pracy kierowcy. Moduł Aplikacji Danych jest pierwszym Modułem, z którym podczas pracy na Aplikacji spotyka się Użytkownik. Tu można wgrać również inne formaty plików jak.gps,.xls,.xlsx. Moduł ten jest z automatu dostarczany Użytkownikowi. 2 MODUŁ EWIDENCJI 2.1 Aktywności DDD Administrator Aplikacji dzięki wbudowanemu kalendarzowi w module ewidencji posiada możliwość podglądu aktywności wybranego kierowcy.

6 2.2 Zmiana aktywności kierowcy Po wejściu w widok dzienny (kalendarz aktywności) Użytkownik może dokonać modyfikacji aktywności np. dodać urlop,wpisać nieobecność. Użytkownik generując raport ewidencji pobiera aktywność z modułu ewidencji bądź ręcznie wczytuje pliki ddd 3 MODUŁ NARUSZEŃ Moduł zawiera Raport i listę naruszeń danych kierowców, na której każde wykroczenie jest wypisane osobno. Raport może być wygenerowany dla jednego kierowcy, albo w postaci zbiorczej, zawierającej wszystkich zatrudnionych kierowców, którzy popełnili wykroczenia. Algorytm identyfikacji naruszeń zgodny z Rozporządzeniem 561/2006 oraz Umową AETR, zapewnia dokładność, precyzje, prawidłowość i szybkość obliczeń.

7 Na programie VTS możesz generować raporty naruszeń poszczególnych kierowców z dokładnością do 0, MODUŁ DELEGACJI SŁUŻBOWEJ PRACOWNIKA Podczas tworzenia raportu delegacji Użytkownik Aplikacji VTS wprowadza okres rozpoczęcia oraz zakończenia delegacji, walutę w jakiej będzie rozliczana delegacja oraz jej kurs. Kolejnym krokiem jest wskazanie miejsc oraz momentów rozpoczęcia oraz zakończenia delegacji

8 Następnie Aplikacja w przejrzysty sposób podsumowuje wszystkie delegacje oraz automatycznie wylicza należne ryczałty. 5 MODUŁ WYNAGRODZEŃ KRAJOWYCH Modułu Wynagrodzeń umożliwia wykonanie raportu wynagrodzenia w postaci jak poniżej i zapisanie go do pliku pdf. Wyliczeń można dokonać za pomocą ręcznego wprowadzania danych lub automatycznie. Proces automatyzacji polega na pobraniu danych z poprzednio wygenerowanych raportów i automatycznemu wpisaniu je do formularza wyliczenia wynagrodzenia. Na poniższym przykładzie zostało przedstawiony sposób zaimportowania sumy diet i ryczałtów noclegowych z raportu delegacji.

9 6 MODUŁ WYNAGRODZEŃ ZAGRANICZNYCH Modułu Wynagrodzeń umożliwia wykonanie raportu wynagrodzenia w postaci jak poniżej i zapisanie go do pliku pdf. Wyliczeń można dokonać za pomocą ręcznego wprowadzania danych lub automatycznie. Proces automatyzacji polega na pobraniu danych z poprzednio wygenerowanych raportów i automatycznemu wpisaniu je do formularza wyliczenia wynagrodzenia. Aplikacja VTS umożliwia wyliczenie minimalnych zagranicznych między innymi Francuskiej, Niemieckiej, Austriackiej Po wprowadzeniu nazwiska kierowcy oraz okresu dla którego chcemy dokonać wyliczeń, Aplikacja wczytuje kraje przebywania kierowcy w/w okresie wraz z informacją o jego pobycie.

10 Ostatnim etapem jest wybór grupy zaszeregowania 7 MODUŁ DOPŁAT (aktualizacja ) 8 MODUŁ URLOPÓWKA (aktualizacja ) 9 MODUŁ RENTOWNOŚCI FRACHTU Moduł na podstawie zdefiniowanych składników kosztowych szacuje rentowność realizowanego bądź zaplanowanego (przyszłego) frachtu. 9.1 CAŁKOWITY KOSZT FRACHTU UWZGLĘDNIA: Wszystkie składniki kosztów wynagrodzeń wynikających z faktycznego czasu pracy kierowcy (dane będą pobierane z modułu wynagrodzeń, o ile firma wykupi moduł wynagrodzeń) dla frachtu odbytego: kwoty netto i brutto wynagrodzenia kierowcy importowane z modułu wynagrodzeń dla frachtu planowanego: kwoty netto i brutto wynagrodzenia kierowcy, jako średnia z ostatnich 3 miesięcy. Jeśli nie można wyciągnąć średniej (ze względu na brak odpowiednich danych) Użytkownik wprowadza informacje samodzielnie, Składowe kosztu dowolnie definiowane przez Użytkownika, jako: Zmienne na 1 km, Zmienne na 1 miesiąc, Zmienne na fracht gdzie liczba kilometrów pobierana z: Dla frachtu zakończonego: import odpowiedniej wartości z pliku.ddd na podstawie odczytania informacji z wprowadzonego przez Użytkownika okresu, Dla frachtu planowanego: import danych z odpowiedniego rekordu pochodzącego z modułu wykonywalności.

11 9.2 PODSUMOWANIE ORAZ ZAPIS FRACHTU Wyliczenia służą do przedstawienia dyspozytorowi podsumowania frachtu składającego się z: Podstawowych informacji o frachcie podanych przez spedytora, Informacji, czy fracht jest wykonywalny w podanym terminie, Informacji jaki czas jest wymagany na dostarczenie frachtu (godzinowo oraz jako termin), Planowanego terminu zakończenia frachtu, Podsumowania tekstowego trasy,

12 10 MODUŁ WYKONALNOŚCI FRACHTU Moduł udziela informacji, czy i w jakim czasie dany fracht jest wykonywalny ZMIENNE UWZGLĘDNIANE PRZY WYLICZANIU WYKONYWALNOŚCI Parametry podawane przez użytkownika (spedytora) to: Wybór kierowcy / pojazdu Określenie czy uwzględniać zakazy jazdy Określenie prędkości max (ADR / nietypowe frachty mogą wymagać ograniczenia prędkości poniżej 90km /h) Dane nt. rozpoczęcia frachtu Daty /godziny Miejsce (adres) Aktualnego miejsca pobytu kierowcy / pojazdu Przewidywanego czasu załadunku Możliwych godzin dokonania załadunku Dane nt. rozładunku Planowana data/godzina zakończenia frachtu Miejsce (adres) Przewidywanego czasu załadunku Możliwych godzin dokonania rozładunku Dane dotyczące aktywności kierowcy Możliwość bezpośrednio zaimportowania pliku.ddd Możliwość odpowiedzenia na pytania, które dokładnie precyzują aktualne wykorzystanie norm czasu pracy przez kierowcę: Pozostały czas pracy do 90 h w okresie 2 tygodni Pozostały czas pracy do 56 h w okresie 1 tygodnia Pozostały czas pracy w dniu bieżącym Pozostały czas pracy w odcinku 4,5 godzinnym Termin ostatniego dnia odpoczynku tygodniowego Rodzaj ostatniego odpoczynku tygodniowego Czy w dniu, w którym fracht ma wystartować był wykorzystany wydłużony czas dziennej jazdy / ile Ilość wykorzystanych dni wydłużonej jazdy kierowcy Ilość wykorzystanych skróconych odpoczynków Termin / długość najbliższej rekompensaty Możliwość ręcznej modyfikacji trasy celem uwzględnienia ograniczeń wynikających z DMC Godziny pracy w firmie transportowej, (jeżeli regulamin pracy takowe narzuca) Dodatkowo: Uwzględniono normy czasu pracy (rozporządzenie 561 i ustawa o czasie pracy kierowcy) Uwzględniono ewentualne uprawnienia pojazdu / kierowcy, (jeżeli wygasają frach niemożliwy do realizacji, jeżeli są bliskie wygaśnięcia ostrzeżenie)

13 10. 2 IMPORT DANYCH Z TACHOGRAFU Oprócz ręcznego wypełniania formularza, spedytor może zaimportować plik z tachografu elektronicznego (plik.ddd) a system automatycznie odczytuje z niego aktywności kierowcy i uzupełnia algorytm dotyczący czasu pracy kierowcy.

14 ZAKUP MODUŁÓW Proces płatności za Moduły: W zależności od tego, do której grupy należy Użytkownik Aplikacji VTS płatności za korzystanie z rozwiązań są różne i dotyczą osobno firm transportowych i osobno biur rachunkowych czy zespołów logistycznych. 1. Opcja I: PAY AS YOU GO To rozwiązanie dla osób, których nie interesuje umowa. Z Aplikacji VTS mogą korzystać swobodnie pracując na tych Modułach, które w danym miesiąc ich interesują. A więc wybierając tą opcję Użytkownik zapłaci tylko za liczbę Modułów wykorzystanych w danym miesiącu oraz liczbę kierowców, na których wykonano prace w tych Modułach. a) Obecnie w Aplikacji VTS można użyć 7 płatnych Modułów w cenie zgodniej z poniższą tabelą. b) Opłata w opcji PAY AS YOU GO następuje z dołu po wykonaniu przez Aadministratora Aplikacji raportu czynności dla każdego Użytkownika. Za Moduł Za pracownika / kierowcę Termin 1.99zł netto / mc FV ostatniego dnia miesiąca 14,99 zł netto / mc - Moduł Naruszeń 2. Opcja II: ABONAMENT ROCZNY To rozwiązanie jest dla osób wygodnych posiadających dużą grupę zatrudnionych pracowników. Wybierając opcję abonamentową dokonują jednorazowej opłaty za dostęp do Aplikacji VTS na okres 12 miesięcy. Dla pierwszych 1000 Użytkowników cena ta jest jednakowa niezależnie od zwiększającej się liczby pracowników. Po zakończeniu promocji nowi użytkownicy otrzymają propozycję abonamentu uzależnioną od liczby pracowników zatrudnionych w Firmie, co prezentuje poniższa tabela. a) Opłata następuje w ciągu 7 dni od podpisania umowy b) Użytkownik ma dostęp do wszystkich Modułów z wyjątkiem Modułów dodatkowych lub ekstra płatnych (przeznaczonych dla spedytorów) c) Moduły znajdujące się w Abonamencie: Aplikacji Danych, Ewidencji, Delegacji, Dopłat, Wynagrodzeń Krajowych, Wynagrodzeń Zagranicznych. d) Moduł ekstra płatny: Naruszeń e) Moduł dodatkowy: Rentowności i Wykonalności Frachtu f) Abonament dotyczy opłaty za dostęp do Aplikacji na rok bez limitu stanowisk. g) Cennik Promocji 1000 Użytkowników: Abonament Promocja: 1000 Użytkowników 499zł netto / rok f) Szczegóły cen poza Promocją 1000 Użytkowników załączone są w Ofercie Abonamentowej oraz w Regulaminie. 3. Szczegóły rozwiązań i ceny dla Biur Rachunkowych otrzymać można podczas rozmowy bezpośredniej z handlowcem Programu.