Używanie korespondencji seryjnej do tworzenia i drukowania listów oraz innych dokumentów

Transkrypt

1 Używanie korespondencji seryjnej do tworzenia i drukowania listów oraz innych dokumentów Za pomocą korespondencji seryjnej można utworzyć zestaw dokumentów, takich jak list seryjny wysyłany do wielu klientów lub arkusz etykiet adresowych. Każdy list i każda etykieta zawiera ten sam rodzaj informacji, ale ich treść jest unikatowa. Na przykład w korespondencji do klientów każdy list może zostać spersonalizowany tak, aby zawierał imienny zwrot do każdego klienta. Unikatowe informacje w każdym liście lub na etykiecie pochodzą z pozycji źródła danych. Proces korespondencji seryjnej składa się z poniższych ogólnych kroków: 1. Konfigurowanie dokumentu głównego. Dokument główny zawiera tekst i grafikę, które są takie same dla każdej wersji scalonego dokumentu. Może to być na przykład adres zwrotny lub zwrot grzecznościowy w liście seryjnym. 2. Łączenie dokumentu ze źródłem danych. Źródło danych to plik zawierający informacje, które mają być scalane w dokumencie. Mogą to być na przykład imiona, nazwiska i adresy każdego z adresatów listu. 3. Modyfikowanie listy adresatów lub elementów. Program Microsoft Office Word generuje kopię dokumentu głównego dla każdego elementu lub rekordu w pliku danych. Jeśli plikiem danych jest lista adresowa, to elementami mogą być dane adresatów dokumentu wysyłkowego. Można wybrać, które elementy (rekordy) dołączyć, aby wygenerować kopie tylko dla określonych elementów pliku danych. 4. Dodawanie do dokumentu symboli zastępczych, zwanych polami korespondencji seryjnej. Wykonywanie korespondencji seryjnej powoduje, że pola korespondencji seryjnej są wypełniane informacjami z pliku danych. 5. Wyświetlanie podglądu i zakańczanie korespondencji seryjnej. Przed wydrukowaniem całego zestawu można wyświetlić podgląd każdej kopii dokumentu. W celu utworzenia korespondencji seryjnej należy użyć poleceń znajdujących się na karcie Korespondencja. Porada Korespondencję seryjną można również wykonać za pomocą okienka zadań Korespondencja seryjna, które prowadzi użytkownika przez proces krok po kroku. Aby użyć tego okienka zadań, należy w grupie Rozpoczynanie korespondencji seryjnej na karcie Korespondencja kliknąć przycisk Rozpocznij koresp. ser., a następnie kliknąć polecenie Kreator korespondencji seryjnej krok po kroku.

2 Konfigurowanie dokumentu głównego 1. Uruchom program Word. Domyślnie zostanie otwarty pusty dokument. Pozostaw ten dokument otwarty. Zamknięcie go spowoduje, że polecenia w następnym kroku nie będą dostępne. 2. Na karcie Korespondencja w grupie Rozpoczynanie korespondencji seryjnej kliknij przycisk Rozpocznij korespondencję seryjną. 3. Kliknij typ dokumentu, który chcesz utworzyć. Można na przykład utworzyć: Zestaw kopert Adres docelowy jest unikatowy dla każdej z kopert, natomiast adres zwrotny jest na wszystkich jednakowy. Kliknij przycisk Koperty, a następnie określ preferencje dotyczące rozmiaru kopert i formatowania tekstu na karcie Opcje kopert okna dialogowego Opcje kopert. Zestaw etykiet adresowych Każda etykieta przedstawia imię, nazwisko i adres jednej osoby, jednak te dane są unikatowe dla każdej etykiety. Kliknij przycisk Etykiety, a następnie określ preferencje dotyczące typu etykiety w oknie dialogowym Opcje etykiet. Zestaw listów seryjnych lub wiadomości Podstawowa treść jest jednakowa we wszystkich listach lub wiadomościach, ale zawierają one informacje dotyczące pojedynczego adresata, takie jak imię, nazwisko i adres lub inne informacje. Kliknij przycisk Listy lub Wiadomości , aby utworzyć ten typ dokumentów.

3 Wykaz lub katalog Dla każdego elementu jest wyświetlany ten sam rodzaj informacji, taki jak nazwa i opis, ale w każdym elemencie te dane są unikatowe. Kliknij przycisk Katalog, aby utworzyć ten typ dokumentu. Wznawianie tworzenia korespondencji seryjnej Jeśli pojawi się potrzeba przerwania pracy nad korespondencją seryjną, można zapisać dokument główny i wznowić tworzenie korespondencji seryjnej później. Program Microsoft Office Word zachowa informacje o źródle danych i polach. W przypadku używania okienka zadań Korespondencja seryjna po wznowieniu tworzenia korespondencji seryjnej program Word powraca do miejsca, w którym została przerwana praca. 1. Jeśli możesz już wznowić opracowywanie korespondencji seryjnej, otwórz dokument. Program Word wyświetli monit z pytaniem, czy użytkownik chce otworzyć dokument, który uruchomi instrukcję SQL. 2. Ponieważ ten dokument jest połączony ze źródłem danych, z którego mają być pobierane dane, kliknij przycisk Tak. W przypadku braku pewności na temat połączenia otwieranego dokumentu ze źródłem danych można kliknąć przycisk Nie, aby zapobiec ewentualnemu złośliwemu dostępowi do danych. Zostanie wyświetlony tekst dokumentu razem ze wstawionymi polami. 3. Kliknij kartę Korespondencja i kontynuuj pracę. Łączenie dokumentu ze źródłem danych Aby scalić informacje do dokumentu głównego, należy połączyć dokument ze źródłem danych lub plikiem danych. Jeśli plik danych nie został wcześniej utworzony, można go utworzyć podczas tworzenia korespondencji seryjnej. Wybieranie pliku danych 1. Na karcie Korespondencja w grupie Rozpoczynanie korespondencji seryjnej kliknij przycisk Wybierz adresatów. 2. Wykonaj jedną z następujących czynności: o Aby użyć listy kontaktów programu Outlook, kliknij opcję Wybierz z kontaktów programu Outlook.

4 Łączenie się z folderem Kontakty programu Outlook jest zazwyczaj dość proste, ale niekiedy mogą wystąpić problemy. Nie mogę znaleźć folderu Kontakty programu Outlook Być może należy włączyć właściwość Pokazuj ten folder jako Książkę adresową poczty w programie Outlook lub zmienić profil użytkownika programu Outlook. Włączanie właściwości Pokazuj ten folder jako Książkę adresową poczty e- mail 1. W programie Microsoft Office Outlook w menu Przejdź kliknij polecenie Kontakty. 2. Kliknij prawym przyciskiem myszy folder Kontakty zawierający informacje, których chcesz użyć w korespondencji seryjnej, a następnie kliknij polecenie Właściwości. 3. Na karcie Książka adresowa programu Outlook upewnij się, że pole wyboru Pokazuj ten folder jako Książkę adresową poczty jest zaznaczone, a następnie kliknij przycisk OK. Zmienianie profilu użytkownika programu Outlook Profil użytkownika programu Outlook to grupa kont i książek adresowych. Zwykle jest potrzebny tylko jeden profil jednak jeśli komputer jest używany przez wielu użytkowników lub różne książki adresowe są używane do różnych celów, można skonfigurować więcej niż jeden profil. Jeśli podczas tworzenia korespondencji seryjnej jest używany profil, który nie zawiera odpowiedniego folderu Kontakty, ten folder nie będzie dostępny.

5 Aby przełączyć się do innego profilu użytkownika, należy ponownie uruchomić program Outlook. Po wyświetleniu monitu o wybór profilu należy wybrać profil zawierający folder Kontakty, który ma zostać użyty w korespondencji seryjnej. Jeśli nie został wyświetlony monit o wybór profilu i istnieje więcej niż jeden profil, można skonfigurować program Outlook tak, aby wyświetlał monit. Aby to zrobić: 4. Zamknij program Outlook. 5. W Panelu sterowania włącz wygląd klasyczny, a następnie kliknij pozycję Poczta. 6. Kliknij przycisk Pokaż profile. 7. Aby podczas każdego uruchomienia programu Outlook był wyświetlany monit o wybranie profilu, kliknij opcję Monituj o profil, który ma być używany, a następnie kliknij przycisk OK. Otrzymuję komunikaty o błędach dotyczące klientów poczty i tabel Jeśli próbujesz nawiązać połączenie ze swoim folderem Kontakty podczas tworzenia korespondencji seryjnej w programie Word, a program Outlook nie został ustawiony jako domyślny program w programie Windows Internet Explorer, zostanie wyświetlony komunikat o błędzie następującej treści: Brak domyślnego klienta poczty lub bieżący klient poczty nie może spełnić żądania wiadomości. Uruchom program Microsoft Office Outlook i ustaw go jako domyślnego klienta poczty. Aby zapobiec wyświetlaniu tego komunikatu podczas tworzenia korespondencji seryjnej, wykonaj następujące czynności: 8. Zamknij program Word. 9. W menu Narzędzia programu Internet Explorer kliknij polecenie Opcje internetowe, a następnie kliknij kartę Programy. 10. Na liście Poczta kliknij pozycję Microsoft Office Outlook, a następnie kliknij przycisk OK. Uruchom program Word, otwórz dokument korespondencji seryjnej i połącz się z folderem Kontakty programu Outlook. Nie mogę się połączyć z folderem Kontakty programu Outlook w folderach publicznych

6 Uruchomienie korespondencji seryjnej w programie Word i próba połączenia się z folderem Kontakty programu Outlook w folderach publicznych spowoduje wyświetlenie komunikatu o błędzie o następującej treści: Tej operacji nie można ukończyć z powodu błędów aparatu okna dialogowego lub bazy danych. Próbuj ponownie później. Ponowienie próby powoduje wyświetlenie tego samego komunikatu o błędzie. Aby użyć folderu Kontakty folderów publicznych jako pliku danych dla korespondencji seryjnej, należy rozpocząć tworzenie korespondencji seryjnej przy użyciu programu Outlook. Chcę używać książki adresowej programu Outlook Express jako folderu Kontakty Podczas scalania nie można łączyć się bezpośrednio z tym typem książki adresowej. Zamiast tego należy wyeksportować książkę adresową programu Outlook Express jako plik tekstowy w formacie csv, a następnie połączyć się z nią w tej formie. Eksportowanie książki adresowej programu Outlook Express 11. Uruchom program Microsoft Outlook Express. 12. W menu Plik wskaż polecenie Eksportuj, a następnie kliknij opcję Książka adresowa. 13. W oknie dialogowym Narzędzie do eksportu Książki adresowej kliknij opcję Plik tekstowy (w formacie CSV), a następnie kliknij przycisk Eksportuj. 14. W polu Zapisz eksportowany plik jako wpisz nazwę eksportowanego pliku, a następnie kliknij przycisk Przeglądaj. 15. W oknie dialogowym Zapisz jako na liście Zapisz w wybierz lokalizację, w której chcesz zapisać plik, a następnie kliknij przycisk Zapisz. Pliki danych warto zapisywać w podfolderze Moje źródła danych folderu Moje dokumenty. Ta lokalizacja jest otwierana jako pierwsza podczas przeglądania w poszukiwaniu plików danych na potrzeby korespondencji seryjnej w programie Word. 16. Kliknij przycisk Dalej. Zaznacz pola wyboru obok pól, które chcesz wyeksportować, a następnie kliknij przycisk Zakończ. Uwaga Podczas wybierania pól do wyeksportowania należy się zastanowić, jakie listy seryjne, wiadomości lub etykiety będą tworzone w ramach korespondencji seryjnej. Jeśli na przykład pseudonimy i adresy witryn sieci Web kontaktów nie będą nigdy uwzględniane w dokumentach scalonych, nie eksportuj tych pól.

7 17. Po wyświetleniu komunikatu o zakończeniu procesu eksportu kliknij przycisk OK. 18. Aby zamknąć okno dialogowe Narzędzie do eksportu Książki adresowej, kliknij przycisk Zamknij, a następnie zamknij program Outlook Express. Podczas tworzenia korespondencji seryjnej w programie Word i łączenia się z plikiem danych kliknij opcję Użyj istniejącej listy, a następnie przeglądaj w poszukiwaniu wyeksportowanego pliku csv. Przed otwarciem tego pliku może zostać wyświetlony monit o wybranie znaku separatora, który będzie oddzielał od siebie kolumny na liście adresów. Kliknij opcję Przecinek, a następnie kliknij przycisk OK. Aby użyć arkusza programu Microsoft Office Excel, bazy danych programu Microsoft Office Access lub innego typu pliku danych, kliknij opcję Użyj istniejącej listy, a następnie zlokalizuj plik w oknie dialogowym Wybieranie źródła danych. Źródło danych może być dowolnym arkuszem lub określonym zakresem ze skoroszytu programu Excel. Może to być także dowolna tabela lub kwerenda (kwerenda: Sposób znajdowania wszystkich rekordów przechowywanych w źródle danych, które spełniają podane kryteria. W celu zawężenia wyszukiwania w kwerendach można stosować operatory, znaki zapytania, symbole wieloznaczne i nawiasy.) zdefiniowana w bazie danych programu Access. Aby użyć innego typu pliku danych, wybierz odpowiedni plik w oknie dialogowym Wybieranie źródła danych. Jeśli plik nie jest wyświetlany, wybierz odpowiedni typ pliku lub wybierz pozycję Wszystkie pliki w polu Pliki typu. W korespondencji seryjnej można używać następujących typów plików danych: Pliki programów do obsługi jednowarstwowych baz danych opartych na plikach, dla których zainstalowano dostawcę OLE DB (baza danych OLE: Architektura bazy danych oparta na składnikach, która implementuje wydajny dostęp sieciowy i internetowy do wielu typów źródeł danych, w tym danych relacyjnych, plików poczty, plików płaskich i arkuszy kalkulacyjnych.) lub sterownik ODBC (Open Database Connectivity (ODBC): Standardowa metoda współużytkowania danych między bazami danych i programami. W celu uzyskania dostępu do danych zewnętrznych sterowniki ODBC używają standardowego języka Structured Query Language (SQL).) (część sterowników jest dostarczana z pakietem Microsoft Office). Plik HTML zawierający pojedynczą tabelę. Pierwszy wiersz tabeli musi zawierać nazwy kolumn, a pozostałe wiersze muszą zawierać dane. Elektroniczne książki adresowe: Książka adresowa programu Microsoft Outlook. Lista kontaktów programu Microsoft Schedule+ 7.0.

8 Dowolna lista adresowa podobnego rodzaju utworzona za pomocą systemu obsługi wiadomości zgodnego z interfejsem MAPI (MAPI: Specyfikacja interfejsu firmy Microsoft, dzięki której różne aplikacje obsługi wiadomości i grup roboczych (w tym , poczta głosowa i faks) mogą działać za pośrednictwem jednego klienta.), takiego jak program Microsoft Outlook. Dokument programu Microsoft Word. W dokumencie powinna się znajdować pojedyncza tabela. Pierwszy wiersz tabeli musi zawierać nagłówki, a pozostałe wiersze rekordy do scalenia. Jako źródła danych można również użyć źródła nagłówka (źródło nagłówka: Dokument, który zawiera wiersz nagłówka (lub rekord nagłówka), używany ze źródłem danych określonym dla dokumentu głównego korespondencji seryjnej.). Dowolny plik tekstowy, w którym pola danych (pole danych: Kategoria informacji, która odpowiada jednej kolumnie informacji w źródle danych. Nazwa każdego pola danych jest wyświetlana w pierwszym wierszu (wiersz nagłówka) źródła danych. Przykładami nazw pól danych są nazwy KodPocztowy i Nazwisko.) są rozdzielone znakami tabulacji lub przecinkami, a rekordy danych (rekord danych: Pełny zestaw powiązanych informacji, który odpowiada jednemu wierszowi informacji w źródle danych. Przykładem rekordu danych są wszystkie informacje o jednym kliencie na liście wysyłkowej klientów.) są rozdzielone znacznikami akapitów. Porady dotyczące formatowania danych w programie Excel Jeśli plikiem danych jest skoroszyt programu Excel zawierający wartości procentowe, walutowe lub kody pocztowe, można zachować formatowanie tych danych podczas łączenia się ze skoroszytem programu Excel z programu Word, korzystając z mechanizmu dynamicznej wymiany danych. Można na przykład zapobiec wyświetlaniu pięciocyfrowego kodu pocztowego z pliku danych w formie liczby 7865 (bez poprzedzającej cyfry zero). Przed połączeniem się ze skoroszytem wykonaj następujące czynności w programie Word: 5. Kliknij przycisk Microsoft Office, a następnie kliknij przycisk Opcje programu Word. 6. Kliknij przycisk Zaawansowane. 7. Przewiń ekran do sekcji Ogólne i zaznacz pole wyboru Potwierdź konwersję przy otwieraniu pliku. 8. Kliknij przycisk OK. 9. Po otwarciu głównego dokumentu korespondencji seryjnej w grupie Rozpoczynanie korespondencji seryjnej na karcie Korespondencja kliknij przycisk Wybierz adresatów, a następnie kliknij polecenie Użyj istniejącej listy.

9 10. Zlokalizuj skoroszyt programu Excel w oknie dialogowym Wybieranie źródła danych i kliknij go dwukrotnie. 11. W oknie dialogowym Potwierdzanie źródła danych kliknij opcję Skoroszyty programu MS Excel przez DDE (*.xls), a następnie kliknij przycisk OK. Uwaga Jeśli opcja Skoroszyty programu MS Excel przez DDE (*.xls) nie jest wyświetlana, zaznacz pole wyboru Pokaż wszystko. 12. W oknie dialogowym Microsoft Office Excel dla opcji Nazwa lub zakres komórek wybierz zakres komórek lub arkusz kalkulacyjny zawierający informacje, których chcesz użyć w korespondencji seryjnej, a następnie kliknij przycisk OK. Uwaga Aby zapobiec monitowaniu przy każdym otwarciu pliku danych, można wyłączyć opcję Potwierdź konwersję przy otwieraniu pliku po połączeniu się ze skoroszytem. Jeśli nie masz jeszcze pliku danych, kliknij opcję Wpisz nową listę, a następnie utwórz listę za pomocą formularza, który zostanie otwarty. Lista zostanie zapisana jako plik bazy danych (mdb), z którego będzie można ponownie korzystać w przyszłości. Modyfikowanie listy adresatów lub elementów Podczas łączenia się z określonym plikiem danych nie trzeba scalać do dokumentu głównego wszystkich informacji z rekordów w tym pliku danych. Aby zawęzić listę adresatów lub użyć podzbioru elementów z pliku danych, należy wykonać następujące czynności: 1. Na karcie Korespondencja w grupie Rozpoczynanie korespondencji seryjnej kliknij przycisk Edytuj listę adresatów. 2. W oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej wykonaj jedną z następujących czynności: o Wybieranie pojedynczych rekordów Ta metoda jest szczególnie użyteczna, gdy lista jest krótka. Zaznacz pola wyboru obok adresatów, których chcesz uwzględnić w korespondencji seryjnej, wyczyść pola wyboru obok tych, których chcesz wykluczyć.

10 Aby uwzględnić tylko kilka rekordów podczas scalania, wyczyść pole wyboru w wierszu nagłówka i zaznacz tylko odpowiednie rekordy. Aby uwzględnić większość rekordów z listy, zaznacz pole wyboru w wierszu nagłówka, a następnie wyczyść pola wyboru dla rekordów, które chcesz wykluczyć. o Sortowanie rekordów Kliknij nagłówek kolumny dla elementu, według którego chcesz sortować dane. Lista zostanie posortowana rosnąco w kolejności alfabetycznej (od A do Z). Ponownie kliknij nagłówek kolumny, aby posortować listę malejąco w kolejności alfabetycznej (od Z do A). Aby uzyskać bardziej złożone metody sortowania, kliknij przycisk Sortowanie w obszarze Modyfikowanie listy adresatów i wybierz właściwości sortowania na karcie Sortowanie rekordów w oknie Filtrowanie i sortowanie. Przy użyciu tego typu sortowania można na przykład sortować adresy odbiorców w porządku alfabetycznym według nazwiska dla każdego kodu pocztowego, a kody pocztowe w kolejności numerycznej. o Filtrowanie rekordów Ta funkcja jest użyteczna, jeśli lista zawiera rekordy, które nie mają być wyświetlane ani uwzględniane podczas tworzenia korespondencji seryjnej. Po przefiltrowaniu listy można użyć pól wyboru w celu uwzględnienia lub wykluczenia rekordów. Aby filtrować rekordy, wykonaj następujące czynności: 1. W obszarze Modyfikowanie listy adresatów kliknij przycisk Filtruj. 2. Na karcie Filtrowanie rekordów okna dialogowego Filtrowanie i sortowanie wybierz kryteria, których chcesz użyć podczas filtrowania. Aby na przykład wygenerować kopie dokumentu głównego tylko dla adresów z ciągiem Australia określającym kraj/region, kliknij pozycję Kraj lub region na liście Pole, pozycję Równe na liście Porównanie, a następnie pozycję Australia na liście Porównaj. 3. Aby dalej modyfikować filtr, kliknij polecenie I albo polecenie Lub, a następnie określ kolejne kryteria. Aby na przykład wygenerować kopie dokumentu głównego tylko dla firm, których siedziby znajdują się we Wrocławiu, użyj filtru wyświetlającego rekordy, w których pole Miasto zawiera ciąg Wrocław, a pole Nazwa firmy nie jest puste. Użycie opcji Lub zamiast opcji I w tym filtrze spowoduje, że w korespondencji seryjnej zostaną uwzględnione wszystkie adresy we Wrocławiu, jak i adresy zawierające nazwę firmy, niezależnie od miasta. Uwaga Jeśli zainstalowano oprogramowanie do sprawdzania poprawności adresów, można kliknąć polecenie Sprawdź poprawność adresów w oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej, aby sprawdzić poprawność adresów.

11 Dodawanie do dokumentu symboli zastępczych, zwanych polami korespondencji seryjnej Po połączeniu dokumentu głównego z plikiem danych można wpisywać treść dokumentu i dodawać symbole zastępcze wskazujące miejsce pojawiania się unikatowych informacji w każdej kopii dokumentu. Symbole zastępcze, takie jak adres i powitanie, noszą nazwę pól korespondencji seryjnej. Pola w programie Word odpowiadają nagłówkom kolumn w wybranym pliku danych. 1. Kolumny w pliku danych reprezentują kategorie informacji. Pola dodawane w dokumencie głównym są symbolami zastępczymi dla tych kategorii. 2. Wiersze w pliku danych reprezentują rekordy informacji. Podczas wykonywania korespondencji seryjnej program Word generuje kopię dokumentu głównego dla każdego rekordu. Umieszczenie pola w dokumencie głównym oznacza, że w tym miejscu ma się znaleźć określona kategoria informacji, na przykład imię i nazwisko lub adres.

12 Uwaga Nazwa pola korespondencji seryjnej wstawionego w dokumencie głównym jest zawsze ujęta w znaki cudzysłowu ostrokątnego (). Te cudzysłowy ostrokątne nie są wyświetlane w scalonych dokumentach. Ułatwiają one jedynie rozróżnianie pól i zwykłego tekstu w dokumencie głównym. Na czym polega scalanie Podczas scalania informacje zawarte w pierwszym wierszu pliku danych zastępują pola w dokumencie głównym, aby utworzyć pierwszy dokument scalony. Informacje z drugiego wiersza pliku danych zastępują pola, aby utworzyć drugi dokument scalony i tak dalej. Praca z polami: przykłady Dowolny nagłówek kolumny z pliku danych można dodać do dokumentu głównego jako pole. Zapewnia to elastyczność przy projektowaniu listów seryjnych, etykiet, wiadomości i innych dokumentów seryjnych. Na przykład: Załóżmy, że w celu powiadomienia lokalnych firm, że informacje o ich działalności zostaną umieszczone w corocznej edycji przewodnika miejskiego, jest tworzony list. Jeśli plik danych zawiera kolumnę Firma z nazwami firm, które mają zostać powiadomione, można wstawić pole «Firma» zamiast wpisywać nazwę każdej z firm. Załóżmy, że raz na kwartał do klientów są wysyłane wiadomości powiadamiające ich o nowych produktach i ofertach specjalnych. Aby spersonalizować te wiadomości dla najlepszych klientów, można dodać kolumnę UwagiOsobiste w pliku danych, gdzie można wpisać notatki, na przykład Szanowna Pani Bator, oto produkt, którego Pani szukała. Umieszczenie pola «UwagiOsobiste» w dokumencie głównym pozwoli dołączyć te notatki u dołu określonych wiadomości. Załóżmy, że lista adresowa zawiera dane subskrybentów biuletynu, a plik danych zawiera kolumnę o nazwie DataWażności, w której są przechowywane daty wygaśnięcia poszczególnych subskrypcji. Umieszczenie pola «DataWażności» w

13 dokumencie głównym przed uruchomieniem korespondencji seryjnej spowoduje wyświetlenie na etykietach wysyłkowych dat ważności dla poszczególnych subskrybentów. Pola można łączyć i rozdzielać za pomocą znaków interpunkcyjnych. Aby na przykład utworzyć adres, można ułożyć pola w dokumencie głównym w następujący sposób: «Imię» «Nazwisko» «Ulica» «Kod pocztowy» «Miasto», woj. «Województwo» Dla często używanych pól, na przykład bloków adresu lub wierszy pozdrowienia, program Word dostarcza złożone pola grupujące po kilka pól. Na przykład: Pole Blok adresu może być kombinacją kilku pól, takich jak imię, nazwisko, ulica, miasto i kod pocztowy. Pole wiersza pozdrowienia może zawierać jedno lub więcej pól imienia i nazwiska w zależności od wybranego zwrotu grzecznościowego. Zawartość każdego z tych pól złożonych można dostosować. W adresie można na przykład zastosować nazwisko w formacie formalnym (Pan Marcin Jankowski), a jako zwrot grzecznościowy wyraz Do zamiast Szanowny. Mapowanie pól korespondencji seryjnej do pliku danych Aby zagwarantować, że program Word będzie mógł odnaleźć w pliku danych kolumnę odpowiadającą każdemu elementowi adresu lub powitania, może być potrzebne zamapowanie pól korespondencji seryjnej w programie Word do kolumn w pliku danych. Aby zamapować pola, należy kliknąć przycisk Dopasuj pola w grupie Wpisywanie i wstawianie pól na karcie Korespondencja.

14 Zostanie otwarte okno dialogowe Dopasowywanie pól. Z lewej strony znajduje się lista z elementami adresu i pozdrowienia. Z prawej strony znajdują się nagłówki kolumn z pliku danych. Program szuka kolumny pasującej do każdego elementu. Na ilustracji widać, że kolumna Nazwisko z pliku danych została automatycznie dopasowana do pola Nazwisko. Jednak nie wszystkie elementy zostały dopasowane przez program Word. W przypadku tego pliku danych nie powiodło się na przykład dopasowanie kolumny Imię. Z listy po prawej stronie można wybrać kolumnę z pliku danych, która odpowiada elementowi z lewej strony. Na ilustracji kolumna Imię jest dopasowana do pola Imię. Nie ma nic złego w tym, że kolumny Tytuł grzecznościowy, Unikatowy identyfikator i Drugie imię nie zostały dopasowane. Dokument korespondencji seryjnej nie musi używać wszystkich pól. Jeśli zostanie dodane pole, które nie zawiera danych w pliku danych, zostanie ono wyświetlone w dokumencie korespondencji jako pusty symbol zastępczy zazwyczaj pusty wiersz lub ukryte pole.

15 Wpisywanie treści i dodawanie pól 1. W dokumencie głównym kliknij miejsce, w którym chcesz wstawić pole. 2. Użyj grupy Wpisywanie i wstawianie pól na karcie Korespondencja. 3. Dodaj dowolny z poniższych elementów: Blok adresu z nazwiskiem, adresem i innymi informacjami 1. Kliknij polecenie Blok adresu. 2. W oknie dialogowym Wstawianie bloku adresu zaznacz odpowiednie elementy adresu i formaty, a następnie kliknij przycisk OK. 3. Jeśli zostanie wyświetlone okno dialogowe Dopasowywanie pól, będzie to oznaczało, że prawdopodobnie program Microsoft Word nie mógł odnaleźć części informacji wymaganych dla bloku adresu. Kliknij strzałkę obok pozycji (nie dopasowano), a następnie ze źródła danych wybierz pole danych odpowiadające polu, które jest wymagane w korespondencji seryjnej. Wiersz pozdrowienia 4. Kliknij polecenie Wiersz pozdrowienia. 5. Zaznacz format wiersza pozdrowienia zawierający tekst powitania, format nazwiska oraz końcowy znak interpunkcyjny. 6. Zaznacz tekst, który ma być wyświetlany w przypadku, gdy program Microsoft Word nie będzie mógł zinterpretować nazwy odbiorcy, jeśli na przykład źródło danych nie będzie zawierało imienia ani nazwiska adresata, a jedynie nazwę firmy.

16 Pojedyncze pola 7. Kliknij przycisk OK. 8. Jeśli zostanie wyświetlone okno dialogowe Dopasowywanie pól, będzie to oznaczało, że prawdopodobnie program Microsoft Word nie mógł odnaleźć części informacji wymaganych dla bloku adresu. Kliknij strzałkę obok pozycji (nie dopasowano), a następnie ze źródła danych wybierz pole danych odpowiadające polu, które jest wymagane w korespondencji seryjnej. Informacje z pojedynczych pól, na przykład imię, numer telefonu lub kwota wkładu z listy ofiarodawców, również można wstawiać. Aby szybko dodać pole z pliku danych do dokumentu głównego, należy kliknąć strzałkę obok przycisku Wstaw pola koresp. ser., a następnie kliknąć nazwę pola. Aby uzyskać więcej opcji wstawiania pojedynczych pól do dokumentu, należy wykonać poniższe czynności: 9. Na karcie Korespondencja w grupie Wpisywanie i wstawianie pól kliknij przycisk Wstaw pole korespondencji seryjnej. 10. W oknie dialogowym Wstawianie pola korespondencji seryjnej wykonaj jedną z następujących czynności: Aby wybrać pola adresu, które będą automatycznie odpowiadały polom źródła danych, nawet jeśli pola źródła danych mają inne nazwy niż pola użytkownika, kliknij opcję Pola adresu. Aby wybrać pola, które zawsze pobierają dane bezpośrednio z kolumny w pliku danych, kliknij opcję Pola bazy danych. 11. W polu Pola kliknij odpowiednie pole. 12. Kliknij przycisk Wstaw, a następnie kliknij przycisk Zamknij. 13. Jeśli zostanie wyświetlone okno dialogowe Dopasowywanie pól, będzie to oznaczało, że prawdopodobnie program Word nie mógł odnaleźć części informacji wymaganych do wstawienia pola. Kliknij strzałkę obok pozycji (nie dopasowano), a następnie ze źródła danych wybierz pole danych odpowiadające polu, które jest wymagane w korespondencji seryjnej. Uwaga Jeśli zostanie wstawione pole z listy Pola bazy danych, a następnie użytkownik przełączy się do źródła danych, w którym nie istnieje kolumna o tej samej nazwie, program Word nie będzie mógł wstawić informacji z tego pola do scalonego dokumentu. Pola niestandardowe z kontaktów programu Outlook Jedynym sposobem dołączenia w dokumencie głównym niestandardowych pól kontaktów jest rozpoczęcie korespondencji seryjnej w programie programu Outlook. Najpierw należy skonfigurować widok kontaktów z polami, które zostaną użyte w korespondencji seryjnej. Następnie należy uruchomić korespondencję seryjną. Po wybraniu odpowiednich ustawień program Word zostanie automatycznie uruchomiony i będzie można ukończyć korespondencję seryjną.

17 Konfigurowanie widoku kontaktów zawierającego pola niestandardowe 14. W oknie Kontakty programu Outlook w menu Widok wskaż polecenie Widok bieżący, a następnie kliknij polecenie Lista telefonów. 15. Kliknij prawym przyciskiem myszy nagłówek kolumny, a następnie kliknij polecenie Wybór pola. 16. Z listy rozwijanej u góry okna dialogowego Wybór pola wybierz pozycję Pola zdefiniowane przez użytkownika w folderze. 17. Przeciągnij pole, które chcesz dodać, z okna dialogowego na nagłówki kolumn. Mała czerwona strzałka pomaga umieścić pole w odpowiednim miejscu. Uwaga W oknie dialogowym Wybieranie pola można dodać nowe pole, klikając przycisk Nowe u dołu okna. 18. Po dodaniu wszystkich pól niestandardowych do widoku zamknij okno dialogowe Wybór pola. 19. Aby usunąć pole, którego nie chcesz dołączać do korespondencji seryjnej, kliknij nazwę pola w nagłówku kolumny w widoku listy telefonów, a następnie przeciągnij ją z nagłówka kolumny. Uruchamianie korespondencji seryjnej w programie Outlook 20. W kontaktach programu Outlook zaznacz pojedyncze kontakty. Aby to zrobić, naciśnij i przytrzymaj klawisz SHIFT, a następnie kliknij, zaznaczając zakres. Można także nacisnąć i przytrzymać klawisz CTRL i klikać poszczególne osoby. Aby dołączyć wszystkie kontakty widoczne w bieżącym widoku, nie klikaj żadnego z kontaktów. 21. W menu Narzędzia kliknij polecenie Korespondencja seryjna. 22. Aby dołączyć do korespondencji seryjnej pojedyncze zaznaczone kontakty, kliknij opcję Tylko wybrane kontakty. Aby dołączyć wszystkie kontakty widoczne w bieżącym widoku, kliknij opcję Wszystkie kontakty w widoku bieżącym. 23. Jeśli widok listy telefonów został skonfigurowany w taki sposób, że wyświetla dokładnie te pola, których chcesz użyć w korespondencji seryjnej, kliknij opcję Pola kontaktów w widoku bieżącym. W przeciwnym przypadku kliknij opcję Wszystkie pola kontaktów, aby udostępnić wszystkie pola kontaktów dla korespondencji seryjnej.

18 24. Aby utworzyć nowy dokument główny dla korespondencji seryjnej, kliknij opcję Nowy dokument. W przeciwnym przypadku kliknij opcję Istniejący dokument, a następnie kliknij przycisk Przeglądaj, aby zlokalizować dokument, którego chcesz użyć jako dokumentu głównego. 25. Aby zachować wybrane kontakty i pola w celu ponownego użycia, zaznacz pole wyboru Plik trwały, a następnie kliknij przycisk Przeglądaj i zapisz plik. Dane zostaną zapisane w dokumencie programu Word jako dane rozdzielane przecinkami. 26. Wybierz odpowiednie opcje scalania: Listy seryjne Przygotowuje partię listów do wysyłki masowej. Etykiety wysyłkowe Konfiguruje etykiety adresowe do wysyłki masowej. Koperty Konfiguruje koperty do wysyłki masowej. Katalog Tworzy pojedynczy dokument zawierający katalog lub listę adresową. Nowy dokument Generuje dokumenty seryjne, które można edytować w programie Word. Drukarka Drukuje dokumenty seryjne bezpośrednio na drukarce domyślnej. Wiadomości Generuje dokumenty seryjne zaprojektowane pod kątem wysyłania jako wiadomości . Po przygotowaniu się do zakończenia scalania w programie Word kliknij przycisk Zakończ i scal na karcie Korespondencja w grupie Kończenie, a następnie kliknij polecenie Wyślij wiadomości . Wiersz Temat zostanie wypełniony tekstem wpisanym w oknie dialogowym Kontakty korespondencji seryjnej w programie Outlook. 27. Kliknij przycisk OK. Po otwarciu dokumentu w programie Word na karcie Korespondencja w grupie Wpisywanie i wstawianie pól kliknij strzałkę znajdującą się obok przycisku Wstaw pola koresp. ser., a następnie kliknij pola, które chcesz dodać do dokumentu. Uwagi Znaków pól korespondencji seryjnej («») nie można wpisać ręcznie ani wstawić przy użyciu polecenia Symbol z menu Wstaw. Należy użyć korespondencji seryjnej. Jeśli pola korespondencji seryjnej są wyświetlane wewnątrz nawiasów klamrowych, na przykład { MERGEFIELD Miasto }, oznacza to, że program Word wyświetla kody pól (kod pola: Tekst zastępczy, który wskazuje miejsce, w którym pojawią się określone informacje ze źródła danych; elementy pola generujące wynik pola. Kod pola obejmuje znaki pola, typ pola i instrukcje.) zamiast wyników pól (wyniki pola: Tekst lub grafika wstawiana do dokumentu, gdy program Microsoft Word wykonuje instrukcje pola. Gdy użytkownik drukuje dokument lub ukryje kody pól, kody pól są zastępowane wynikami pola.). Nie ma to wpływu na korespondencję seryjną, lecz jeśli zamiast kodów powinny być wyświetlane wyniki, należy kliknąć kod prawym przyciskiem myszy, a następnie kliknąć polecenie Przełącz kody pól w menu skrótów.

19 Formatowanie scalonych danych W programach baz danych i arkuszy kalkulacyjnych, takich jak Microsoft Office Access oraz Microsoft Office Excel, informacje wpisane w komórkach są przechowywane jako dane pierwotne. Zastosowane formatowanie w programach Access lub Excel, na przykład czcionki i kolory, nie jest przechowywane razem z tymi danymi. Proces scalania informacji z pliku danych do dokumentu programu Word obejmuje tylko dane bez formatowania. Aby sformatować dane w dokumencie, należy zaznaczyć pole korespondencji seryjnej i sformatować je w taki sam sposób, jak dowolny tekst. Należy się upewnić, że zaznaczenie zawiera cudzysłowy ostrokątne () otaczające to pole. Wyświetlanie podglądu i zakańczanie korespondencji seryjnej Po dodaniu pól do dokumentu głównego można wyświetlić podgląd wyników korespondencji seryjnej. Jeśli podgląd spełnia oczekiwania użytkownika, można zakończyć korespondencję seryjną. Wyświetlanie podglądu wyników scalania Przed zakończeniem korespondencji seryjnej można wyświetlić podgląd scalonych dokumentów i wprowadzić zmiany. Aby wyświetlić podgląd, należy wykonać jedną z następujących czynności w grupie Podgląd wyników na karcie Korespondencja: Kliknij przycisk Podgląd wyników. Przejrzyj wszystkie scalone dokumenty, używając przycisków Następny rekord i Poprzedni rekord w grupie Podgląd wyników. Przejrzyj konkretny dokument, klikając przycisk Znajdź adresata. Uwaga Kliknij przycisk Edytuj listę adresatów w grupie Rozpoczynanie korespondencji seryjnej na karcie Korespondencja, aby otworzyć okno dialogowe Adresaci korespondencji seryjnej, w którym można filtrować listę lub usuwać adresatów, których nie należy dołączać.

20 Zakańczanie scalania Scalone dokumenty można drukować lub modyfikować pojedynczo. Można również drukować lub zmieniać wszystkie dokumenty lub ich określony podzbiór. Drukowanie scalonych dokumentów 1. Na karcie Korespondencja w grupie Kończenie kliknij przycisk Zakończ i scal, a następnie kliknij polecenie Drukuj dokumenty. 2. Wybierz, czy chcesz wydrukować cały zestaw dokumentów, tylko obecnie wyświetlaną kopię, czy podzbiór zestawu, który jest określony przez numery rekordów. Zmienianie pojedynczych kopii dokumentu 1. Na karcie Korespondencja w grupie Kończenie kliknij przycisk Zakończ i scal, a następnie kliknij polecenie Edytuj poszczególne dokumenty. 2. Wybierz, czy chcesz edytować cały zestaw dokumentów, tylko obecnie wyświetlaną kopię, czy podzbiór zestawu, który jest określony przez numery rekordów. Program Word zapisuje edytowane kopie w pojedynczym pliku z symbolem podziału strony między kopiami dokumentu.

21 Zapisywanie dokumentu głównego Należy pamiętać, że scalone dokumenty są zapisywane oddzielnie od dokumentu głównego. Warto zapisać także dokument główny, jeśli użytkownik planuje użyć tego dokumentu w innej korespondencji seryjnej. Zapisanie dokumentu głównego spowoduje zapisanie jego połączenia z plikiem danych. Po następnym otwarciu dokumentu głównego pojawi się monit o ponowne scalenie informacji z pliku danych z dokumentem głównym. Jeśli klikniesz przycisk Tak, zostanie otwarty dokument ze scalonymi informacjami z pierwszego rekordu. Jeśli klikniesz przycisk Nie, połączenie między dokumentem głównym a plikiem danych zostanie przerwane. Dokument główny stanie się wtedy standardowym dokumentem programu Word. Pola zostaną zastąpione unikatowymi informacjami z pierwszego rekordu.