PROTOKÓŁ KONTROLI KOMPLEKSOWEJ

Transkrypt

1 K-PS DK PROTOKÓŁ KONTROLI KOMPLEKSOWEJ przeprowadzonej w dniach października 2011 r. w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Ustroniu Morskim Jednostka kontrolowana: Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Ustroniu Morskim Adres: Ustronie Morskie, ul. Osiedlowa 2B Numer Identyfikacyjny Jednostki: Numer Identyfikacji Podatkowej: Podmiot prowadzący: Wójt Gminy Ustronie Morskie Kontrolę przeprowadzili: - starszy inspektor wojewódzki Wydziału Polityki Społecznej Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Delegatura w Koszalinie, - starszy inspektor wojewódzki Wydziału Polityki Społecznej Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Delegatura w Koszalinie, - starszy inspektor Wydziału Polityki Społecznej Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Delegatura w Koszalinie na podstawie upoważnienia Wojewody Zachodniopomorskiego z dnia 10 października 2011 r. Akta kontroli str. 1 Kontrolą objęto zagadnienia dotyczące sposobu realizacji zadań określonych w ustawie o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz z późn. zm.) realizowanych przez gminę w okresie od dnia 01 stycznia 2010 r. do dnia kontroli.

2 Kontrolą objęto następujące zagadnienia: - sposób rejestrowania i przechowywania dokumentacji dotyczącej świadczeń z pomocy społecznej, - zbadanie prawidłowości wykorzystania dotacji celowych przekazanych gminie, - prawidłowość kwalifikowania do poszczególnych rodzajów świadczeń, - sposób przygotowania dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń (tryb postępowania w sprawach), - terminowość wydawania decyzji administracyjnych i wypłaty świadczeń, - realizacja innych zadań gminy wynikających z ustawy o pomocy społecznej, - ilość wniosków wniesionych ustnie (wymóg sporządzenia przez przyjmującego zgłoszenie protokołu), - zgodność zatrudnienia kierownika i pracowników ośrodka pomocy społecznej z wymaganymi kwalifikacjami określonymi w ustawie o pomocy społecznej. Kierownikiem Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ustroniu Morskim jest od dnia 20 czerwca 2011 r. Pani Izabela Poznańska. W okresie od 1 lutego 2011 r. do 30 czerwca 2011 r. obowiązki kierownika pełniła Pani Elżbieta Macek Główna Księgowa. Nadzór nad kontrolowaną jednostką sprawuje Wójt Gminy Ustronie Morskie. Kontrolę przeprowadzono w obecności Kierownika Ośrodka. I. USTALENIA OGÓLNE Gmina Ustronie Morskie liczy mieszkańców. Stopa bezrobocia (stosunek liczby osób bezrobotnych do liczby ludności aktywnej ekonomicznie) w powiecie kołobrzeskim wynosi ok. 5,5%, a wskaźnik bezrobocia rejestrowanego (procentowy udział bezrobotnych w liczbie ludności w wieku produkcyjnym) w Gminie Ustronie Morskie stanowi 5%. Kadra Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ustroniu Morskim W Ośrodku zatrudnionych jest 9 osób, w tym 3 pracowników socjalnych. Wymagania kwalifikacyjne pracowników socjalnych określa art. 116 ust. 1 oraz art. 156 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175 poz z późn. zm.). Pracownicy socjalni Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ustroniu Morskim posiadają odpowiednie, wymagane przepisami cyt. ustawy, kwalifikacje. 2

3 Wymagania kwalifikacyjne osób kierujących jednostkami pomocy społecznej określa art. 122 cyt. ustawy. Kierownik Ośrodka Pani Izabela Poznańska na dzień zatrudnienia nie spełniała wymogów kwalifikacyjnych, tj. nie posiadała 3-letniego stażu w pomocy społecznej oraz specjalizacji z zakresu organizacji pomocy społecznej, natomiast na dzień kontroli posiadała dyplom uzyskania specjalizacji z zakresu organizacji pomocy społecznej wydany przez Instytut Rozwoju Służb Społecznych w Warszawie. Akta kontroli str Funkcjonowanie GOPS w Ustroniu Morskim Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ustroniu Morskim oraz wybrany pracownik posiadają szereg upoważnień (dołączone do akt kontroli) do prowadzenia spraw i wydawania decyzji administracyjnych. Akta kontroli str Statut Ośrodka stanowi Załącznik do Uchwały Nr XII/71/2003 Rady Gminy w Ustroniu Morskim z dnia 24 października 2003 r. Wymaga uaktualnienia w części dot. zadań wynikających z ustawy z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. z 2009 r. Nr 1, poz. 7 z późn. zm.). Zmiany w Statucie wprowadzono Uchwałą Nr XXV/157/2004 Rady Gminy w Ustroniu Morskim z dnia 28 grudnia 2004 r. Akta kontroli str Regulamin Organizacyjny Ośrodka stanowi Załącznik do Zarządzenia Kierownika Ośrodka Nr 87/2008 z dnia 16 września 2008 r. Akta kontroli str Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Ustroniu Morskim mieści się w budynku należącym do Gminy Ustronie Morskie. Na podstawie umowy użyczenia nieodpłatnie zajmuje 6 pomieszczeń na I piętrze i jedno pomieszczenie na parterze przeznaczone na magazyn artykułów żywnościowych. Łączna powierzchnia użytkowa wynosi ok. 121,93 m 2. Do realizacji zadań zleconych gminie z zakresu świadczeń rodzinnych i świadczeń z funduszu alimentacyjnego przeznaczono 1 pomieszczenie o powierzchni ok. 25 m 2. Gromadzeniem i przygotowaniem dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania ww. świadczeń zajmuje się 2 pracowników. 3

4 GOPS w Ustroniu Morskim wyposażony jest w odpowiedni sprzęt biurowy i komputerowy: 6 komputerów, 8 drukarek, 3 laptopy, 2 kserokopiarki, 1 niszczarka, 1 fax. Ośrodek pracuje z zastosowaniem sieciowego systemu informatycznego Opieka firmy ZETO Koszalin oraz korzysta z programów: Świadczenia rodzinne, Fundusz alimentacyjny tego samego autora. Konserwacją systemu oraz wprowadzaniem zmian programowych zajmuje się ZETO Koszalin w ramach umowy serwisowej. Ponadto Ośrodek zatrudnia na umowę zlecenie informatyka zatrudnionego w Urzędzie Gminy w Ustroniu Morskim. Przyznane świadczenia wypłacane są w Banku Spółdzielczym Białogard O/Dygowo, Punkt Kasowy w Ustroniu Morskim. Część świadczeń przelewana na konta bankowe klientów. Ośrodek nie dysponuje samochodem służbowym. Pracownicy socjalni korzystają z prywatnych samochodów w ramach delegacji służbowych w celu dojazdu do oddalonych środowisk. Dotacje celowe przekazane z budżetu państwa na rok 2010 W 2010 roku z pomocy społecznej skorzystało 190 rodzin. Wielkość dotacji celowych przekazanych na rok 2010 dla Gminy Ustronie Morskie na realizację zadań bieżących administracji rządowej z zakresu pomocy społecznej oraz innych zadań bieżących zleconych gminie ustawami wynosiła ,00 zł, w tym w poszczególnych rozdziałach: Rozdział ,00 zł Rozdział ,00 zł Rozdział ,00 zł Rozdział ,00 zł Rozdział ,00 zł Rozdział ,00 zł RAZEM ,00 zł 4

5 Stwierdzono, że dotacje przekazane na rok 2010 dla Gminy Ustronie Morskie od 01 stycznia do 31 grudnia 2010 r. wykorzystano w kwocie ,00 zł. Wykorzystanie dotacji celowych w poszczególnych rozdziałach: Rozdział ,96 zł Rozdział ,58 zł Rozdział ,68 zł Rozdział ,78 zł Rozdział ,00 zł Rozdział ,00 zł RAZEM ,00 zł Niewydatkowaną dotację w łącznej kwocie ,00 zł przekazano za pośrednictwem Urzędu Gminy w Ustroniu Morskim w dniu 29 grudnia 2010 r. do budżetu Wojewody Zachodniopomorskiego. Informacje o realizacji zadań za okres I XII 2010 r. RODZAJE ŚWIADCZEŃ LICZBA OSÓB KWOTA ŚWIADCZEŃ Zasiłki stałe (dotowane) Zasiłki okresowe Posiłek Usługi opiekuńcze Inne zasiłki celowe i w naturze Dożywianie w ramach rządowego programu Pomoc państwa w zakresie dożywiania Z tego: - ze środków własnych gminy z dotacji od wojewody Odpłatność gminy za pobyt w dps

6 II. USTALENIA SZCZEGÓŁOWE Rada Gminy w Ustroniu Morskim podjęła następujące uchwały: Nr IV/14/2010 z dnia 30 grudnia 2010 r. w sprawie przyjęcia Strategii Integracji i Rozwiązywania Problemów Społecznych Gminy Ustronie Morskie na lata , Nr XII/87/2011 z dnia 27 września 2011 r. w sprawie trybu i sposobu powoływania i odwoływania członków Zespołu Interdyscyplinarnego ds. przeciwdziałania przemocy w rodzinie oraz szczegółowych warunków funkcjonowania tego Zespołu. Ponadto Wójt Gminy Ustronie Morskie wydał Zarządzenie Nr 36/2011 z dnia 4 lutego 2011 r. w sprawie powołania Komisji ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, a także Zarządzenie Nr 110/2009 z dnia 9 października 2009 r. w sprawie powołania Zespołu Interdyscyplinarnego ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie. Akta kontroli str Informacje na temat pracy socjalnej oraz dodatkowych działań prowadzonych przez Ośrodek dołączona została do akt kontroli. Akta kontroli str. 47 Na podstawie losowo wybranych akt szczegółowo zbadano dokumentację osób korzystających z podstawowych form świadczeń pod względem: - prawidłowości kwalifikowania do poszczególnych rodzajów świadczeń, - sposobu przygotowania dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń, - form wydawanych decyzji administracyjnych. Sprawdzono dokumentację dotyczącą zasiłków stałych i składek na ubezpieczenie zdrowotne, zasiłków okresowych, usług opiekuńczych, skierowań do domów pomocy społecznej, świadczeń przyznanych w ramach programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania, zasiłków celowych, specjalnych zasiłków celowych na podstawie następujących decyzji: 1. Zasiłki stałe i składki na ubezpieczenie zdrowotne Sprawdzono dokumentację dotyczącą zasiłków stałych i składek na ubezpieczenie zdrowotne przyznanych na podstawie następujących decyzji: Decyzja Nr 5/671/2010 (brak daty na potwierdzeniu doręczenia decyzji) 6

7 Decyzja Nr 6/72/2010 (brak daty na potwierdzeniu doręczenia decyzji) Decyzja Nr 11/341/2011 Decyzja Nr 17/428/2011 Decyzja Nr 18/429/2011 Decyzja Nr 1/302/2010 (brak daty na potwierdzeniu doręczenia decyzji) Decyzja Nr 2/303/2010 Decyzja Nr 4/326/10 Decyzja Nr 5/257/10 Decyzja Nr 44/263/2011 Decyzja Nr 45/266/2011 (brak potwierdzenia odbioru decyzji) Decyzja Nr 45/263/2011 Decyzja Nr 1/335/2010 Decyzja Nr 3/381/2011 Skontrolowane sprawy spełniają warunki art. 37 i art. 39 ust. 3 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz z późn. zm.) niezbędne do przyznania zasiłku stałego i składki na ubezpieczenie zdrowotne. 2. Świadczenia przyznane w ramach programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania Informacja nt. dożywiania dołączona została do akt kontroli Akta kontroli str. 48 Sprawdzono dokumentację dotyczącą ww. świadczeń przyznanych na podstawie następujących decyzji: Decyzja Nr 4/650/2010 Decyzja Nr 9/60/2011 Decyzja Nr 8/475/2010 (brak daty na potwierdzeniu doręczenia decyzji) Decyzja Nr 7/297/2010 (brak potwierdzenia doręczenia decyzji) Decyzja Nr 46/393/2011 Decyzja Nr 23/47/2011 Decyzja Nr 20/404/2010 Decyzja Nr 3/490/2010 Decyzja Nr 2/336/2010 Decyzja Nr 45/212/2011 Decyzja Nr 4/212/2010 Decyzja Nr 7/283/2011 Decyzja Nr 10/655/2010 Decyzja Nr 9/345/2010 7

8 Decyzja Nr 9/295/2011 Decyzja Nr 8/660/2010 Decyzja Nr 14/285/2010 Decyzja Nr 46/76/2011 Decyzja Nr 50/211/2011 Decyzja Nr 53/377/2011 Decyzja Nr 58/421/2011 Decyzja Nr 9/617/2010 Decyzja Nr 10/668/2010 (brak potwierdzenia doręczenia decyzji) Decyzja Nr 42/15/2011 Decyzja Nr 41/635/2010 Decyzja Nr 40/586/2010 Decyzja Nr 39/491/2010 (brak daty na potwierdzeniu doręczenia decyzji) Decyzja Nr 18/368/2011 (brak potwierdzenia doręczenia decyzji) Decyzja Nr 12/656/2010 Decyzja Nr 11/430/2010 Decyzja Nr 29/127/2011 (brak daty na potwierdzeniu doręczenia decyzji) Decyzja Nr 9/60/2011 Decyzja Nr 8/475/2010 (brak daty na potwierdzeniu doręczenia decyzji) Decyzja Nr 3/380/2010 Decyzja Nr 64/558/2010 Decyzja Nr 63/400/2010 (brak daty na potwierdzeniu doręczenia decyzji) Skontrolowane sprawy spełniają warunki art. 39 ust.1 i 2 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz z późn. zm.), ustawy z dnia 29 grudnia 2005 r. o ustanowieniu programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania (Dz. U. Nr 267, poz z późn. zm.) oraz Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 lutego 2006 r. w sprawie realizacji programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania (Dz. U. Nr 25, poz. 186 z późn. zm.) niezbędne do przyznania świadczenia w ramach ww. programu. 3. Zasiłki okresowe Sprawdzono dokumentację dotyczącą zasiłków okresowych przyznanych na podstawie następujących decyzji: Decyzja Nr 48/397/2011 Decyzja Nr 47/345/2011 Decyzja Nr 49/218/2011 Decyzja Nr 45/382/2010 Decyzja Nr 101/464/2010 8

9 Decyzja Nr 8/406/2010 Decyzja Nr 11/53/2011 Decyzja Nr 17/210/2011 Decyzja Nr 43/231/2011 Decyzja Nr 17/367/2011 Decyzja Nr 10/429/2010 Decyzja Nr 4/602/2010 Decyzja Nr 1/296/2010 Decyzja Nr 65/607/20/2010 Decyzja Nr 62/314/2010 Skontrolowane sprawy spełniają warunki art. 38 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz z późn. zm.) niezbędne do przyznania zasiłku okresowego. 4. Usługi opiekuńcze Z uwagi na brak aktualnej dokumentacji w teczkach osób otrzymujących pomoc w postaci usług opiekuńczych zespół kontrolny nie mógł stwierdzić zasadności przyznania tej pomocy. Z danych zgromadzonych w zbiorach statystycznych wynika, że z ww. pomocy skorzystało 7 osób. 5. Zasiłki celowe i specjalne zasiłki celowe Zasiłki celowe przyznawane są najczęściej na opał, leki oraz leczenie. Sprawdzono dokumentację dotyczącą zasiłków celowych i specjalnych zasiłków celowych przyznanych na podstawie następujących decyzji: Decyzja Nr 3/177/2010 Decyzja Nr 6/60/2010 (brak daty na potwierdzeniu doręczenia decyzji) Decyzja Nr 46/393/2011 Decyzja Nr 45/257/2011 Decyzja Nr 21/432/2010 Decyzja Nr 4/638/2010 Decyzja Nr 23/375/2011 Decyzja Nr 22/215/2011 Decyzja Nr 21/443/2010 Decyzja Nr 20/418/2011 Decyzja Nr 4/638/2010 Decyzja Nr 8/369/2011 Decyzja Nr 7/173/2011 Decyzja Nr 23/401/2011 9

10 Decyzja Nr 12/52/2010 (brak daty na potwierdzeniu doręczenia decyzji) Decyzja Nr 13/250/2010 Decyzja Nr 16/303/2011 (brak daty na potwierdzeniu doręczenia decyzji) Decyzja Nr 47/77/2011 Decyzja Nr 48/170/2011 Decyzja Nr 49/209/2011 Decyzja Nr 52/313/2011 Decyzja Nr 54/378/2011 Decyzja Nr 56/409/2011 Decyzja Nr 57/420/2011 Decyzja Nr 11/407/2011 Decyzja Nr 12/427/2011 Decyzja Nr 14/174/2011 Decyzja Nr 13/46/2011 Decyzja Nr 77/432/2011 Decyzja Nr 37/581/2010 (brak daty na potwierdzeniu doręczenia decyzji) Decyzja Nr 36/453/2010 Decyzja Nr 35/346/2010 Decyzja Nr 34/34/2010 Decyzja Nr 38/2/2011 Decyzja Nr 39/391/2011 Decyzja Nr 1/183/2010 Decyzja Nr 25/458/2010 (brak daty na potwierdzeniu doręczenia decyzji) Decyzja Nr 6/60/2010 (brak daty na potwierdzeniu doręczenia decyzji) Skontrolowane sprawy spełniają warunki art. 39 ust. 1 i 2 oraz art. 41 pkt 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz z późn. zm.) niezbędne do przyznania zasiłków celowych i specjalnych zasiłków celowych. 6. Skierowania do domów pomocy społecznej Sprawdzono dokumentację dotyczącą odpłatności i skierowań do domów pomocy społecznej przyznanych na podstawie następujących decyzji: Decyzja Nr GOPS 8131/5/2010 (brak potwierdzenia doręczenia decyzji) Decyzja Nr GOPS 8131/3/2011 (brak potwierdzenia doręczenia decyzji) Decyzja Nr GOPS 8131/4/2011 (brak potwierdzenia doręczenia decyzji) Decyzja Nr GOPS 8131/6/2010 (brak potwierdzenia doręczenia decyzji) Decyzja Nr GOPS 8131/9/2010 (brak potwierdzenia doręczenia decyzji) Decyzja Nr GOPS 8131/8/2010 (brak potwierdzenia doręczenia decyzji) 10

11 Decyzja Nr GOPS 8131/2/2010 (brak potwierdzenia doręczenia decyzji) Decyzja Nr GOPS 8131/4/2010 (brak potwierdzenia doręczenia decyzji) Decyzja Nr GOPS 8131/4/2011 (brak potwierdzenia doręczenia decyzji) Decyzja Nr GOPS 8131/7/2010 (brak potwierdzenia doręczenia decyzji) Decyzja Nr GOPS 8131/5/2011 (brak potwierdzenia doręczenia decyzji) Decyzja Nr GOPS 8131/10/2010 (brak potwierdzenia doręczenia decyzji) Decyzja Nr GOPS 8131/7/2010 (brak potwierdzenia doręczenia decyzji) Decyzja Nr GOPS 8131/1/2010 (brak potwierdzenia doręczenia decyzji) Decyzja Nr GOPS 8131/3/2011 (brak potwierdzenia doręczenia decyzji) Skontrolowane sprawy spełniają warunki art. 54 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz z późn. zm.) niezbędne do przyznania opieki w ww. placówkach. III. USTALENIA KOŃCOWE Na podstawie zbadanej w trakcie kontroli dokumentacji ogólnej oraz spraw indywidualnych nie stwierdzono nieprawidłowości co do merytorycznej zasadności przyznawania poszczególnych rodzajów świadczeń. W dokumentacji brakuje potwierdzenia doręczenia decyzji administracyjnych lub daty doręczenia w związku z czym zespół kontrolny nie był w stanie stwierdzić, czy zostały spełnione warunki art. 109 i art. 110 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego z dnia 14 czerwca 1960 r. (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z późn. zm.). W trakcie czynności kontrolnych zespół inspektorów zgłosił uwagi dotyczące aktualizacji rodzinnych wywiadów środowiskowych oraz oświadczeń o stanie majątkowym, przeprowadził instruktaż w tym zakresie. Kierownika jednostki pouczono również, że rygor natychmiastowej wykonalności stosuje się wówczas, gdy jest to niezbędne ze względu na ochronę zdrowia lub życia ludzkiego albo dla zabezpieczenia gospodarstwa narodowego przed ciężkimi stratami bądź też ze względu na inny interes społeczny lub wyjątkowo ważny interes strony. Wówczas oprócz wskazania w podstawie prawnej art. 108 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kpa (Dz. U. z 2000, Nr 98, poz z późn. zm.) należy umieszczać w treści decyzji stosowną klauzulę wykonalności oraz uzasadnienie jej zastosowania. Skorzystanie z ww. przepisu wiąże się z niezwłoczną realizacją decyzji. Z uwagi na brak aktualnej dokumentacji w teczkach osób otrzymujących pomoc w postaci usług opiekuńczych zespół kontrolny nie mógł stwierdzić zasadności przyznania tej pomocy. 11

12 Statut Ośrodka wymaga uaktualnienia w części dot. zadań wynikających z ustawy z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. z 2009 r. Nr 1, poz. 7 z późn. zm.). Kierownik Ośrodka Pani Izabela Poznańska na dzień zatrudnienia nie spełniała wymogów kwalifikacyjnych, tj. nie posiadała 3-letniego stażu w pomocy społecznej oraz specjalizacji z zakresu organizacji pomocy społecznej, natomiast na dzień kontroli posiadała dyplom uzyskania specjalizacji z zakresu organizacji pomocy społecznej wydany przez Instytut Rozwoju Służb Społecznych w Warszawie. Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ustroniu Morskim pouczono o przysługującym prawie: zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeżeń dotyczących ustaleń zawartych w protokole, odmowy podpisania protokołu kontroli, składając, w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, wyjaśnienie przyczyn tej odmowy. Protokół kontroli sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla: - Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ustroniu Morskim, - Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Wydział Polityki Społecznej. Kontrolę odnotowano w książce kontroli Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Ustroniu Morskim pod pozycją nr 2/2011. Ustronie Morskie, dnia Kierownik jednostki kontrolowanej... Kontrolujący... Kontrolujący Protokół sporządzono: r.... Kontrolujący 12