SPRAWOZDANIE Z WYKONANIA PLANU AUDYTU ZA ROK 2016

Transkrypt

1 Starostwo Powiatowe w Kartuzach ul. Dworcowa Kartuzy Kartuzy, 27 stycznia 2017 roku (nazwa i adres jednostki sektora finansów publicznych, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny) A SPRAWODA WYKONANIA PLANU AUDYTU A ROK 2016 Janina Kwiecień (-) STAROSTA KARTUSKI Przyjmuję do wiadomości (pieczątka i podpis kierownika jednostki, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny) Podstawa prawna godnie z art.283 ust.3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych do końca stycznia każdego roku kierownik komórki audytu wewnętrznego sporządza sprawozdanie z wykonania planu audytu wewnętrznego za rok poprzedni. Adrian Kłos (-) AUDYTOR WEWNĘTRNY Sporządził (Audytor wewnętrzny) 1

2 1. Jednostki sektora finansów publicznych objęte audytem wewnętrznym 1 Lp. Nazwa jednostki Starostwo Powiatowe w Kartuzach (jednostka nadrzędna jednostka zatrudniająca audytora wewnętrznego) 2 Centrum Inicjatyw Edukacyjnych w Kartuzach 3 Dom Pomocy Społecznej w Kobysewie 4 Komenda Powiatowa Państwowej Straży Pożarnej w Kartuzach 5 Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna w Kartuzach 6 Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Kartuzach 7 Powiatowy Urząd Pracy w Kartuzach 8 espół Placówek Specjalnych w Kartuzach 9 Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy w Żukowie 10 Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Kartuzach 11 arząd Dróg Powiatowych w Kartuzach 12 espół Szkół Ogólnokształcących im. H.Derdowskiego w Kartuzach 13 espół Szkół Ponadgimnazjalnych im. rtm. W.Pileckiego w Przodkowie 14 espół Szkół Ponadgimnazjalnych w Sierakowicach espół Szkół Ponadgimnazjalnych im. J.Wybickiego w Somoninie 16 espół Szkół Technicznych im. F.Ceynowy w Kartuzach 17 espół Szkół awodowych i Ogólnokształcących im.i Brygady Pancernej im.boh.westerplatte w Kartuzach 18 espół Szkół awodowych i Ogólnokształcących im. Książąt Pomorskich w Żukowie 1) Należy wskazać jednostkę, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny, oraz jednostki objęte audytem wewnętrznym na podstawie - art. 287 ust. 1 ustawy. 2

3 2. Podstawowe informacje o komórce audytu wewnętrznego Lp. Imię i nazwisko 2) Nazwa stanowiska Numer telefonu Adres poczty elektronicznej Wymiar czasu pracy zawodowe 3) Udział w szkoleniach w roku sprawozdawczym dni 1. Adrian Kłos Audytor wewnętrzny (samodzielne stanowisko) wew.101 audytor@kartuskipowiat.pl 1/1 egzamin MF (nr 2/2004) Udział w 12 szkoleniach w ramach OMGGS oraz IIA Polska (koło pomorskie), szkolenia wewnętrzne: VAT i system Elektronicznego arządzania Dokumentacją. A A Czy w roku sprawozdawczym dokonywano udokumentowanej samooceny audytu wewnętrznego? TAK (udokumentowana samoocena dokonana w drodze ankiety 2016 rok dla stanowiska AW - A ) 2) Należy wpisać dane wszystkich osób zatrudnionych w komórce audytu wewnętrznego, według stanu na 31 grudnia roku sprawozdawczego. 3) zawodowe. Należy wpisać odpowiednio: CIA, CGAP, CISA, ACCA, CFE, CCSA, CFSA, CFA, aplikacja NIK, inspektor skarbowej, biegły rewident, egzamin MF. W przypadku braku ww. kwalifikacji zawodowych należy wpisać. 4) Niepotrzebne skreślić. 3

4 3. Przeprowadzone audytowe w roku sprawozdawczym Lp. Temat audytowego 5) Nazwa obszaru adanie () albo (oraz sprawdzające (S)) Audyt wewnętrzny zlecony Typ obszaru działalności, w którym przeprowadzono audytowe Opis obszaru działalności wspomagającej 7) Liczba audytorów wewnętrznych przeprowa dzających audytowe Plan 8) Liczba audytorów wewnętrznych przeprowad zających audytowe Wykonanie Czas przeprowa dzenia audytowego Plan 8) Czas przeprowadz enia audytowego Wykonanie Powołanie rzeczoznawcy //2016 2// Badanie w oparciu o rozszerzone kryteria. Analiza za Wydział Organizacyjny/ Sekretarz Powiatu arząd Dróg Powiatowych w Kartuzach Systemy Systemy I kwartał 30 I kwartał I kwartał 30 I kwartał 16 5) Należy wpisać wszystkie przeprowadzone i czynności doradcze, również te, które nie były ujęte w planie audytu wewnętrznego. 6) Niepotrzebne skreślić. podstawowa obejmuje działalność merytoryczną, statutową charakterystyczną dla danej jednostki. obejmuje ogólnie rozumiany proces zarządzania jednostką; zapewnia sprawność i skuteczność działań w obszarze działalności podstawowej, np. zamówienia publiczne, zarządzanie kadrami. 7) Kolumnę należy wypełnić tylko w przypadku wskazania w kolumnie 5 działalności wspomagającej, wpisując odpowiednio: Gospodarka finansowa albo akupy, albo arządzanie mieniem, albo Bezpieczeństwo, albo Systemy, albo arządzanie. 8) W przypadku zadań audytowych, które nie były ujęte w planie audytu wewnętrznego, należy wpisać -. 4

5 Lp. Temat audytowego 5) Nazwa obszaru adanie () albo (oraz sprawdzające (S)) Audyt wewnętrzny zlecony Typ obszaru działalności, w którym przeprowadzono audytowe Opis obszaru działalności wspomagającej 7) Liczba audytorów wewnętrznych przeprowa dzających audytowe Plan 8) Liczba audytorów wewnętrznych przeprowad zających audytowe Wykonanie Czas przeprowa dzenia audytowego Plan 8) Czas przeprowadz enia audytowego Wykonanie Powołanie rzeczoznawcy //2016 4//2016 5//2016 6// Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Kartuzach espół Szkół Ogólnokształcąc ych im. H.Derdowskieg o w Kartuzach espół Szkół Ponadgimnazjal nych im. rtm. W.Pileckiego w Przodkowie espół Szkół Ponadgimnazjal nych w Sierakowicach Systemy Systemy Systemy Systemy I kwartał II kwartał II kwartał III kwartał II kwartał II kwartał II kwartał III kwartał 5

6 Lp. Temat audytowego 5) Nazwa obszaru adanie () albo (oraz sprawdzające (S)) Audyt wewnętrzny zlecony Typ obszaru działalności, w którym przeprowadzono audytowe Opis obszaru działalności wspomagającej 7) Liczba audytorów wewnętrznych przeprowa dzających audytowe Plan 8) Liczba audytorów wewnętrznych przeprowad zających audytowe Wykonanie Czas przeprowa dzenia audytowego Plan 8) Czas przeprowadz enia audytowego Wykonanie Powołanie rzeczoznawcy //2016 8//2016 9// // espół Szkół Ponadgimnazjal nych im. J.Wybickiego w Somoninie espół Szkół Technicznych im. F.Ceynowy w Kartuzach espół Szkół awodowych i Ogólnokształcąc ych im.i Brygady Pancernej im.boh.westerp latte w Kartuzach espół Szkół awodowych i Ogólnokształcąc ych im. Książąt Pomorskich w Żukowie Systemy Systemy Systemy Systemy III kwartał 10 III kwartał III kwartał 10 IV kwartał III kwartał 9 III kwartał III kwartał IV kwartał 6

7 Lp. Temat audytowego 5) Nazwa obszaru adanie () albo (oraz sprawdzające (S)) Audyt wewnętrzny zlecony Typ obszaru działalności, w którym przeprowadzono audytowe Opis obszaru działalności wspomagającej 7) Liczba audytorów wewnętrznych przeprowa dzających audytowe Plan 8) Liczba audytorów wewnętrznych przeprowad zających audytowe Wykonanie Czas przeprowa dzenia audytowego Plan 8) Czas przeprowadz enia audytowego Wykonanie Powołanie rzeczoznawcy // //2016 1/S/2016 (4//2013) abezpieczenie i ochrona mienia, w tym zagadnienia przeciwpożarowe. Sprawdzenie realizacji zaleceń z poprzednich czynności audytorskich oraz bieżąca analiza obszaru nt: Sprawdzenie zasad wydatkowania środków budżetowych i zasad gospodarki finansowej w jednostce sektora finansów publicznych - espół Szkół awodowych im. J.Wybickiego w Somoninie. Poradnia Psychologiczno- Pedagogiczna w Kartuzach Wydział Organizacyjny/ Sekretarz Powiatu espół Szkół Ponadgimnazjal nych im. Józefa Wybickiego w Somoninie S Systemy arządzanie arządzanie, bezpieczeństwo, systemy IV kwartał 10 IV kwartał 30 IV kwartał 5 II kwartał IV kwartał 30 III kwartał 5 7

8 Lp. Temat audytowego 5) Nazwa obszaru adanie () albo (oraz sprawdzające (S)) Audyt wewnętrzny zlecony Typ obszaru działalności, w którym przeprowadzono audytowe Opis obszaru działalności wspomagającej 7) Liczba audytorów wewnętrznych przeprowa dzających audytowe Plan 8) Liczba audytorów wewnętrznych przeprowad zających audytowe Wykonanie Czas przeprowa dzenia audytowego Plan 8) Czas przeprowadz enia audytowego Wykonanie Powołanie rzeczoznawcy /C/ Sprawozdanie z doraźnego - consultingowego nr 1/C/2016 w związku z m w przedmiocie: terminowość załatwiania spraw w których wnioskodawcą lub pełnomocnikiem wnioskodawcy był mąż pracownika Wydziału Budownictwa. Wydział Budownictwa Starostwa Powiatowego w Kartuzach D doraźne (jako doradcze, zakres bieżąco sprecyzowa ny w działaniu jednostki) podstawowa - IV kwartał 30 III kwartał 7 4. Wydane zalecenia lub opinie w ramach przeprowadzonych zadań audytowych Lp. Temat go lub przedmiot czynności doradczej 5) adanie () albo Efekty przeprowadzenia audytowego 9) Podstawowe zalecenia lub opinie i wnioski Ryzyka, do których odnoszą się wydane zalecenia lub opinie i wnioski ) Należy wybrać odpowiednio: apewnienie o prawidłowości działania albo Wzrost działania, albo zasobów, albo prawem, albo Identyfikacja znacznego ryzyka, albo, albo Wykrycie znacznej nieprawidłowości. 8

9 Lp. Temat go lub przedmiot czynności doradczej 5) adanie () albo Efekty przeprowadzenia audytowego 9) Podstawowe zalecenia lub opinie i wnioski Ryzyka, do których odnoszą się wydane zalecenia lub opinie i wnioski // System zarządzania Badanie w oparciu o rozszerzone kryteria. Analiza za Wydział Organizacyjny/ Sekretarz Powiatu prawem / Wzrost Cechą zasadniczą niniejszego sprawdzenia audytowego było dokonanie w toku badania, analizy porównawczej wyznaczonych do sprawdzenia obszarów, w oparciu o 3 grupy standardów merytorycznych: ust.2 pkt 14 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 roku w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U poz.526) 2. model COBIT_ PN_ISO/IEC-27001:2007 W toku niniejszego audytu nie wydano żadnych rekomendacji. agadnienie administrowania posiadanymi danymi w zakresie sprawdzenia problemowego rejestrów i systemów teleinformatycznych jednostki audytowanej podane było audytowi wewnętrznemu po raz pierwszy w 2012 roku. Jest cyklicznie realizowany obowiązek corocznego audytu wewnętrznego w zakresie IT, wynikający z 20 ust.2 pkt 14 cyt. Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie KRI. adanie było 5 m badającym zakres interoperacyjności w jednostce i konsekwentnie dokonywano rozszerzenia merytorycznego, przedmiotowego i podmiotowego. W toku obecnych działań powtórzono cześć metodologii w większym jednak stopniu otwierając się na nowe wyzwania, dokonując ocen w oparciu o model COBIT_4.1. W jednostce jest zaimplementowany standard WCAG W toku audytu jednostka wg ustandaryzowanej oceny (COBIT_4.1) w skali od 0 do 5 pkt otrzymała 4,26 pkt. 3 łożoność/ 2 WCAG 2.0 (Web Content Accessibility Guidelines) WCAG 2.0 (w tłumaczeniu na jęz. polski: wytyczne dotyczące ułatwień w dostępie do treści publikowanych w internecie) to dokument, który zawiera wskazówki na temat tego, jak budować serwisy internetowe dostępne dla wszystkich. W metodologii opisano szczególnie jak ważna jest dostępność informacji dla osób z niepełnosprawnościami, ale także jak istotna jest przyjazna dostępność dla wszystkich użytkowników internetu. 9

10 Lp. Temat go lub przedmiot czynności doradczej 5) adanie () albo Efekty przeprowadzenia audytowego 9) Podstawowe zalecenia lub opinie i wnioski Ryzyka, do których odnoszą się wydane zalecenia lub opinie i wnioski //20 10 System zarządzania arząd Dróg Powiatowych w Kartuzach prawem / Wzrost W toku niniejszego audytu nie wydano żadnych rekomendacji. Stwierdzono, że są wykonywane w sposób prawidłowy, zgodnie z obowiązującymi procedurami i przepisami, w sposób racjonalny i efektywny. W toku audytu jednostka wg ustandaryzowanej oceny (COBIT_4.1) w skali od 0 do 5 pkt otrzymała 4,92 pkt, co w ocenie wyrażonej opisowo, zawiera się w obszarze adekwatnym dla jej wielkości i możliwości na bardzo wysokim poziomie. W toku przeprowadzono kompleksową analizę ryzyka badanego obszaru. Dokonano badania analizując tak słabości jak i silne strony płynące z obecnego stanu infrastruktury i organizacji pracy. Stwierdzono, że dyrektor jednostki audytowanej oraz podlegli Mu pracownicy realizują w zakresie im powierzonym w sposób prawidłowy, rzetelny, celowy, oraz z prawidłowym poziomem wykorzystania posiadanych zasobów do realizacji celu. Nie stwierdzono naruszenia przesłanek legalności postępowania. łożoność/ 3 W toku obecnego sprawdzenia przeprowadzono kompleksową analizę ryzyka badanego obszaru. badano zakres komunikacji zewnętrznej i jednostki, analizując słabości i korzyść płynące z obecnego stanu infrastruktury. Stwierdzono, że kierownictwo wraz personelem stale realizują jednostki w zakresie im powierzonym w sposób prawidłowy, rzetelny, celowy, oraz z prawidłowym poziomem wykorzystania posiadanych zasobów do realizacji celu. Nie stwierdzono naruszenia przesłanek legalności postępowania. Podjęte działania dla pionu IT świadczą o dążeniu do poprawy jakości realizowanych zadań na bieżąco, są na adekwatnym poziomie. 10

11 Lp. Temat go lub przedmiot czynności doradczej 5) adanie () albo Efekty przeprowadzenia audytowego 9) Podstawowe zalecenia lub opinie i wnioski Ryzyka, do których odnoszą się wydane zalecenia lub opinie i wnioski //20 4//20 9 System zarządzania Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Kartuzach 11 System zarządzania espół Szkół Ogólnokształcący ch im. H.Derdowskiego w Kartuzach prawem / Wzrost prawem / Wzrost W toku niniejszego audytu nie wydano żadnych rekomendacji. Stwierdzono, że są wykonywane w sposób prawidłowy, zgodnie z obowiązującymi procedurami i przepisami, w sposób racjonalny i efektywny. W toku audytu jednostka wg ustandaryzowanej oceny (COBIT_4.1) w skali od 0 do 5 pkt otrzymała 4,49 pkt, co w ocenie wyrażonej opisowo, zawiera się w obszarze adekwatnym dla jej wielkości i możliwości na wysokim poziomie. W toku przeprowadzono kompleksową analizę ryzyka badanego obszaru. Dokonano badania analizując tak słabości jak i silne strony płynące z obecnego stanu infrastruktury i organizacji pracy. Stwierdzono, że Powiatowy Inspektor NB oraz podlegli Mu pracownicy realizują w zakresie im powierzonym w sposób prawidłowy, rzetelny, celowy, oraz z prawidłowym poziomem wykorzystania posiadanych zasobów do realizacji celu. Nie stwierdzono naruszenia przesłanek legalności postępowania. W toku niniejszego audytu nie wydano żadnych rekomendacji. Stwierdzono, że są wykonywane w sposób prawidłowy, zgodnie z obowiązującymi procedurami i przepisami, w sposób racjonalny i efektywny. W toku audytu jednostka wg ustandaryzowanej oceny (COBIT_4.1) w skali od 0 do 5 pkt otrzymała 4,51 pkt, co w ocenie wyrażonej opisowo, zawiera się w obszarze adekwatnym dla jej wielkości i możliwości na wysokim poziomie. W toku przeprowadzono kompleksową analizę ryzyka badanego obszaru. Dokonano badania analizując tak słabości jak i silne strony płynące z obecnego stanu infrastruktury i organizacji pracy. Stwierdzono, że dyrektor jednostki audytowanej oraz podlegli Jej pracownicy realizują w zakresie im powierzonym w sposób prawidłowy, rzetelny, celowy, oraz z prawidłowym poziomem wykorzystania posiadanych zasobów do realizacji celu. Nie stwierdzono naruszenia przesłanek legalności postępowania. łożoność/ łożoność/ 11

12 Lp. Temat go lub przedmiot czynności doradczej 5) adanie () albo Efekty przeprowadzenia audytowego 9) Podstawowe zalecenia lub opinie i wnioski Ryzyka, do których odnoszą się wydane zalecenia lub opinie i wnioski //20 6//20 12 espół Szkół Ponadgimnazjaln ych im. rtm. W.Pileckiego w Przodkowie 13 espół Szkół Ponadgimnazjaln ych w Sierakowicach prawem / Wzrost prawem / Wzrost W toku niniejszego audytu nie wydano żadnych rekomendacji. Stwierdzono, że są wykonywane w sposób prawidłowy, zgodnie z obowiązującymi procedurami i przepisami, w sposób racjonalny i efektywny. W toku audytu jednostka wg ustandaryzowanej oceny (COBIT_4.1) w skali od 0 do 5 pkt otrzymała 4,67 pkt, co w ocenie wyrażonej opisowo, zawiera się w obszarze adekwatnym dla jej wielkości i możliwości na bardzo wysokim poziomie. W toku przeprowadzono kompleksową analizę ryzyka badanego obszaru. Dokonano badania analizując tak słabości jak i silne strony płynące z obecnego stanu infrastruktury i organizacji pracy. Stwierdzono, że dyrektor jednostki audytowanej oraz podlegli Mu pracownicy realizują w zakresie im powierzonym w sposób prawidłowy, rzetelny, celowy, oraz z prawidłowym poziomem wykorzystania posiadanych zasobów do realizacji celu. Nie stwierdzono naruszenia przesłanek legalności postępowania. W toku niniejszego audytu nie wydano żadnych rekomendacji. Stwierdzono, że są wykonywane w sposób prawidłowy, zgodnie z obowiązującymi procedurami i przepisami, w sposób racjonalny i efektywny. W toku audytu jednostka wg ustandaryzowanej oceny (COBIT_4.1) w skali od 0 do 5 pkt otrzymała 4,88 pkt, co w ocenie wyrażonej opisowo, zawiera się w obszarze adekwatnym dla jej wielkości i możliwości na bardzo wysokim poziomie. W toku przeprowadzono kompleksową analizę ryzyka badanego obszaru. Dokonano badania analizując tak słabości jak i silne strony płynące z obecnego stanu infrastruktury i organizacji pracy. Stwierdzono, że dyrektor jednostki audytowanej oraz podlegli Mu pracownicy realizują w zakresie im powierzonym w sposób prawidłowy, rzetelny, celowy, oraz z prawidłowym poziomem wykorzystania posiadanych zasobów do realizacji celu. Nie stwierdzono naruszenia przesłanek legalności postępowania. łożoność/ łożoność/ 12

13 Lp. Temat go lub przedmiot czynności doradczej 5) adanie () albo Efekty przeprowadzenia audytowego 9) Podstawowe zalecenia lub opinie i wnioski Ryzyka, do których odnoszą się wydane zalecenia lub opinie i wnioski //20 14 System zarządzania espół Szkół Ponadgimnazjaln ych im. J.Wybickiego w Somoninie prawem / Wzrost W toku niniejszego audytu nie wydano żadnych rekomendacji. Stwierdzono, że są wykonywane w sposób prawidłowy, zgodnie z obowiązującymi procedurami i przepisami, w sposób racjonalny i efektywny. W toku audytu jednostka wg ustandaryzowanej oceny (COBIT_4.1) w skali od 0 do 5 pkt otrzymała 4,70 pkt, co w ocenie wyrażonej opisowo, zawiera się w obszarze adekwatnym dla jej wielkości i możliwości na bardzo wysokim poziomie. W toku przeprowadzono kompleksową analizę ryzyka badanego obszaru. Dokonano badania analizując tak słabości jak i silne strony płynące z obecnego stanu infrastruktury i organizacji pracy. Stwierdzono, że dyrektor jednostki audytowanej oraz podlegli Jej pracownicy realizują w zakresie im powierzonym w sposób prawidłowy, rzetelny, celowy, oraz z prawidłowym poziomem wykorzystania posiadanych zasobów do realizacji celu. Nie stwierdzono naruszenia przesłanek legalności postępowania. Jednocześnie całość poprzedniego go przeprowadzona w jednostce A (1/S/2016) została zlustrowana w świetle sprawdzającego, będącego integralnym działaniem w toku obecnego audytu. W zastępstwie sporządzania notatki informacyjnej informację w sprawie zawarto w podpunkcie nr 09) rozdziału V sprawozdania z przeprowadzenia audytu wewnętrznego w 2016 roku. łożoność/ 13

14 Lp. Temat go lub przedmiot czynności doradczej 5) adanie () albo Efekty przeprowadzenia audytowego 9) Podstawowe zalecenia lub opinie i wnioski Ryzyka, do których odnoszą się wydane zalecenia lub opinie i wnioski //20 9//20 espół Szkół Technicznych im. F.Ceynowy w Kartuzach 16 espół Szkół awodowych i Ogólnokształcącyc h im.i Brygady Pancernej im.boh.westerplat te w Kartuzach prawem / Wzrost prawem / Wzrost W toku niniejszego audytu nie wydano żadnych rekomendacji. Stwierdzono, że są wykonywane w sposób prawidłowy, zgodnie z obowiązującymi procedurami i przepisami, w sposób racjonalny i efektywny. W toku audytu jednostka wg ustandaryzowanej oceny (COBIT_4.1) w skali od 0 do 5 pkt otrzymała 4,65 pkt, co w ocenie wyrażonej opisowo, zawiera się w obszarze adekwatnym dla jej wielkości i możliwości na bardzo wysokim poziomie. W toku przeprowadzono kompleksową analizę ryzyka badanego obszaru. Dokonano badania analizując tak słabości jak i silne strony płynące z obecnego stanu infrastruktury i organizacji pracy. Stwierdzono, że dyrektor jednostki audytowanej oraz podlegli Jej pracownicy realizują w zakresie im powierzonym w sposób prawidłowy, rzetelny, celowy, oraz z prawidłowym poziomem wykorzystania posiadanych zasobów do realizacji celu. Nie stwierdzono naruszenia przesłanek legalności postępowania. W toku niniejszego audytu nie wydano żadnych rekomendacji. Stwierdzono, że są wykonywane w sposób prawidłowy, zgodnie z obowiązującymi procedurami i przepisami, w sposób racjonalny i efektywny. W toku audytu jednostka wg ustandaryzowanej oceny (COBIT_4.1) w skali od 0 do 5 pkt otrzymała 4,46 pkt, co w ocenie wyrażonej opisowo, zawiera się w obszarze adekwatnym dla jej wielkości i możliwości na wysokim poziomie. W toku przeprowadzono kompleksową analizę ryzyka badanego obszaru. Dokonano badania analizując tak słabości jak i silne strony płynące z obecnego stanu infrastruktury i organizacji pracy. Stwierdzono, że dyrektor jednostki audytowanej oraz podlegli Jej pracownicy realizują w zakresie im powierzonym w sposób prawidłowy, rzetelny, celowy, oraz z prawidłowym poziomem wykorzystania posiadanych zasobów do realizacji celu. Nie stwierdzono naruszenia przesłanek legalności postępowania. łożoność/ łożoność/ 14

15 Lp. Temat go lub przedmiot czynności doradczej 5) adanie () albo Efekty przeprowadzenia audytowego 9) Podstawowe zalecenia lub opinie i wnioski Ryzyka, do których odnoszą się wydane zalecenia lub opinie i wnioski //20 11//20 17 System zarządzania espół Szkół awodowych i Ogólnokształcący ch im. Książąt Pomorskich w Żukowie 4 System zarządzania Poradnia Psychologiczno- Pedagogiczna w Kartuzach prawem / Wzrost prawem / Wzrost W toku niniejszego audytu nie wydano żadnych rekomendacji. Stwierdzono, że są wykonywane w sposób prawidłowy, zgodnie z obowiązującymi procedurami i przepisami, w sposób racjonalny i efektywny. W toku audytu jednostka wg ustandaryzowanej oceny (COBIT_4.1) w skali od 0 do 5 pkt otrzymała 4,66 pkt, co w ocenie wyrażonej opisowo, zawiera się w obszarze adekwatnym dla jej wielkości i możliwości na bardzo wysokim poziomie. W toku przeprowadzono kompleksową analizę ryzyka badanego obszaru. Dokonano badania analizując tak słabości jak i silne strony płynące z obecnego stanu infrastruktury i organizacji pracy. Stwierdzono, że dyrektor jednostki audytowanej oraz podlegli Jej pracownicy realizują w zakresie im powierzonym w sposób prawidłowy, rzetelny, celowy, oraz z prawidłowym poziomem wykorzystania posiadanych zasobów do realizacji celu. Nie stwierdzono naruszenia przesłanek legalności postępowania. W toku niniejszego audytu nie wydano żadnych rekomendacji. Stwierdzono, że są wykonywane w sposób prawidłowy, zgodnie z obowiązującymi procedurami i przepisami, w sposób racjonalny i efektywny. W toku audytu jednostka wg ustandaryzowanej oceny (COBIT_4.1) w skali od 0 do 5 pkt otrzymała 4,44 pkt, co w ocenie wyrażonej opisowo, zawiera się w obszarze adekwatnym dla jej wielkości i możliwości na wysokim poziomie. W toku przeprowadzono kompleksową analizę ryzyka badanego obszaru. Dokonano badania analizując tak słabości jak i silne strony płynące z obecnego stanu infrastruktury i organizacji pracy. Stwierdzono, że dyrektor jednostki audytowanej oraz podlegli Jej pracownicy realizują w zakresie im powierzonym w sposób prawidłowy, rzetelny, celowy, oraz z prawidłowym poziomem wykorzystania posiadanych zasobów do realizacji celu. Nie stwierdzono naruszenia przesłanek legalności postępowania. łożoność/ łożoność/

16 Lp. Temat go lub przedmiot czynności doradczej 5) adanie () albo Efekty przeprowadzenia audytowego 9) Podstawowe zalecenia lub opinie i wnioski Ryzyka, do których odnoszą się wydane zalecenia lub opinie i wnioski // abezpieczenie i ochrona mienia, w tym zagadnienia przeciwpożarowe. Wydział Organizacyjny/ Sekretarz Powiatu prawem / Wzrost Identyfikacja znacznego ryzyka / Majątek jednostki samorządu terytorialnego zgodnie z procedurami podlega stałej i cyklicznie monitorowanej właścicielskiej. wewnętrzna polega m.in. na badaniu rzeczywistego stanu rzeczowych i materialnych składników majątkowych oraz prawidłowości ich zabezpieczenia przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub innymi szkodami. Priorytetem działań jest zawsze perspektywa ochrony życia i zdrowia ludzkiego oraz unikania szkód majątkowych w znacznych rozmiarach. Wielość majątku Powiatu Kartuskiego - jednostki SP Kartuzy wynosi: ,24 zł. Jego największą część stanowią nieruchomości. Starostwo Powiatowe w Kartuzach posiada łącznie 17 siedzib. Siedziby obsługi urzędniczej jednostki audytowanego podmiotu znajdują się w Kartuzach w sześciu obiektach (+2 = 8). W toku niniejszego audytu nie stwierdzono rażących uchybień. Audytor wewnętrzny udziela racjonalnego zapewnienia o prawidłowości postępowania w omawianym zakresie, oceniając, iż podjęte rozwiązania systemowe w pełni realizują zakres prawidłowego funkcjonowania i zarządczej nad powierzonym katalogiem zadań Starostwa. aobserwowane zagrożenia są jedynie potencjalne. W trakcie niniejszego audytu wydano 6 rekomendacji, zmierzających do zwiększenia jakości wykonywanych zadań: 1) W pierwszym półroczu 2017 roku zakupić i zamontować apteczki wydziałowe. Jedynie połowa siedzib posiada podręczne apteczki celem udzielenia pierwszej pomocy. 2) Uaktualnić obie tablice informacyjne w sprawie rozlokowania wydziałów i stanowisk pracy w siedzibach na terenie Kartuz, znajdujące się na parterze budynku przy ul.dworcowej 1. 3) Uaktualnić tablicę informacyjną w sprawie rozlokowania wydziałów i stanowisk pracy w siedzibie przy ul.gdańskiej 26 w Kartuzach, znajdującą się na parterze budynku przy ul.gdańskiej 26. 4) Rozważyć wdrożenie cyklu szkoleń pracowników, w zakresie sytuacji kryzysowych, radzenia sobie z trudnym klientem, rozładowywania napięcia, opanowania stresu, negocjacji etc. 5) Rozważyć wydzielenie lub pozyskanie sił i środków, majątkowych i osobowych, celem stworzenia komórki (etatu) pracownika stałej ochrony urzędu (siedziby centralnej i ewentualnie siedzib funkcyjnych). Obecnie brak jednej siedziby i portierni powoduje niską świadomość wśród pracowników na temat szukania pomocy w sytuacji kryzysowej, np. trudny klient. 6) Rozważyć wdrożenie obowiązku dostępu pracowników starostwa do kontaktu ze stanowiskiem ochrony lub służbami albo opracować i wdrożyć innych mechanizm komunikacji awaryjnej. Bezpieczeństwo/ łożoność/ 16

17 Lp. Temat go lub przedmiot czynności doradczej 5) adanie () albo Efekty przeprowadzenia audytowego 9) Podstawowe zalecenia lub opinie i wnioski Ryzyka, do których odnoszą się wydane zalecenia lub opinie i wnioski /C/ Sprawozdanie z doraźnego - consultingowego nr 1/C/2016 w związku z m w przedmiocie: terminowość załatwiania spraw w których wnioskodawcą lub pełnomocnikiem wnioskodawcy był mąż pracownika Wydziału Budownictwa. Wydział Budownictwa D Wzrost Wszystkie terminy postępowań za okres 20-16r. w zakresie B.6740 i B.6743 były prowadzone w wymaganych terminach (do 65 dni lub 30+1 dzień). Pan mgr inż. nie był w badanym okresie wnioskodawcą lub pełnomocnikiem wnioskodawców (kol. C wniosku PB-1 dostępny w intrenecie powiatu na stronie: Pozycja procesowa projektanta w oparciu o treść art. 24 i 28 KPA została wyjaśniona w niniejszym sprawozdaniu. Wynika z niej, że jeżeli w szczególny sposób (kol.c lub pełnomocnictwo do akt) nie zostanie projektant umocowany do udziału w imieniu strony wnioskodawcy, to nie jest mu doręczana żadna korespondencja w sprawie, ślad o jego udziale w postępowaniu wynika z poczynionych notatek w aktach o uprawnieniach budowalnych, załączonego projektu i wskazaniu podmiotu projektującego budowlę w sentencji decyzji. Nie ma zatem praktyki dokonywania formalnych wyłączeń małżonków projektantów w toku postępowania budowlanego, o ile nie są pełnomocnikami inwestorów - stron. Przyjęty tryb działania wynika z utartych zasad i najwyższych standardów podstępowania opartego na etyce i zwyczaju. W toku audytu wewnętrznego stwierdzono, że łącznie w okresie r. było 12 postępowań, w których projektantem był Pan mgr inż. (w tym raz, jako projektant sprawdzający). Daje to w odniesieniu do występujących w tym czasie spraw Wydziału Budownictwa (ponad 10 tysięcy) wskaźnik 0,11%. Dodatkowo nie stwierdzono zależności w rozpatrywaniu terminów spraw z jego udziałem (jako projektant), w odniesieni do terminów innych postępowań. Postępowania inż. toczyły się średnio około 40 dni a pozostałych kategorii o 5 i ½ dnia dłużej. Wszystkie wnioski z projektami Pana mgr inż. były kompletne i zasadne, a większość z postępowań nie miało zakłóceń toczącego się toku (powtórnie awizowana korespondencja, omyłki w dokumentach uzgodnieniowych lub niekompletna dokumentacja, brak opłat). Stąd prowadzenie takich spraw w czasie od 29 do 54 dni nie wzbudza żadnych wątpliwości, na tle pozostałych postępowań średnio toczących się 45 dni. Alarmującym lub choćby świadczącym o symptomach oszustwa lub korupcji byłoby ujawnienie załatwienia sprawy w 1, 2 lub 3 dni, ale nie 29 i więcej (najczęściej ponad 34). Chociaż sam termin nie byłby dowodem, lecz jedynie uprawdopodobnieniem przesłanek, mogących wskazywać na nietransparentne zachowania pracowników. Żadne inne znane i dostępne symptomy oszustw nie znalazły potwierdzenia w materiale ocenionym przez audytora wewnętrznego. W toku niniejszego doraźnego audytu wewnętrznego nie wydano żadnych rekomendacji. łożoność/ 17

18 5. Przeprowadzone czynności sprawdzające w roku sprawozdawczym Lp. Temat go, którego dotyczą czynności sprawdzające Czas przeprowadzenia czynności sprawdzających Liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających czynności sprawdzające Sprawdzenie zasad wydatkowania środków budżetowych i zasad gospodarki finansowej w jednostce sektora finansów publicznych - espół Szkół awodowych im. J.Wybickiego w Somoninie. (A //2013) 5 1/1 6. Niezrealizowane zaplanowane audytowe Lp. Temat go lub przedmiot czynności doradczej adanie () albo Przyczyna niezrealizowania go lub czynności doradczej Temat doradczego 77 apewnienie warunków obsługi klientów i badanie jakości realizowanych usług. Obszar Wydział Organizacyjny i wszystkie komórki Starostwo Powiatowe w Kartuzach (59,17%) Temat doradczego 64 Szkolenie pracowników i indywidualne ścieżki kariery, jako element zarządzania kadrami. Obszar Wydział Organizacyjny i wszystkie komórki Starostwo Powiatowe w Kartuzach (56,94%) D D Czas na realizację zadań doradczych posłużył do wypełnienia innych zleconych zadań, w szczególności doraźnego - consultingowego nr 1/C/2016 w przedmiocie: terminowość załatwiania spraw w których wnioskodawcą lub pełnomocnikiem wnioskodawcy był mąż pracownika Wydziału Budownictwa. (D) 18

19 7. Istotne informacje dotyczące prowadzenia audytu wewnętrznego w roku sprawozdawczym 10) Art.283 ust.3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych nakazuje do końca stycznia każdego roku kierownikowi komórki audytu wewnętrznego sporządzić sprawozdanie z wykonania planu audytu wewnętrznego za rok poprzedni. Działania w sprawie opierały się na Planie rocznym audytu wewnętrznego na 2016 rok (A ). Podstawą przeprowadzenia audytu wewnętrznego było upoważnienie roczne. W przypisanych terminach sporządzono sprawozdanie roczne z wykonania audytu wewnętrznego za 20 rok oraz Plan audytu wewnętrznego na 2017 rok. Roczny plan audytu sporządzany został na podstawie systematycznie przeprowadzanej analizy ryzyka wszystkich obszarów jednostki. Audyt wewnętrzny zwiększył wydajność w ramach strategii swojego działania w stosunku do działań w ostatnich latach. Wykorzystano pełną pulę dni przeznaczonych na (doradcze) i sprawdzające ( = 205 dni). W ubiegłym roku przeprowadzono łącznie 14 zadań audytu wewnętrznego zakończonych sprawozdaniami lub równoważnymi raportami: 12 zadań zapewniających, 1 doradcze i 1 sprawdzające. Działania w dużej mierze były jednorodne w prowadzonej metodyce, co pozwoliło radykalnie skrócić czas przeznaczony indywidualnie na każde z zadań w zakresie IT. asadniczy wpływ na ich realizację miał obowiązek zrealizowania corocznego audytu wewnętrznego w zakresie IT, wynikającego z 20 ust.2 pkt 14 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 roku w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. poz.526). W toku pracy, dokonywano także bieżącej analizy problemów oraz prowadzono tzw. bieżące czynności. W roku w toku kompleksowej zewnętrznej inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Gdańsku, objęte były badaniem działania audytu wewnętrznego, jego dokumentacja i tryb pracy. Nie stwierdzono nieprawidłowości w pracy komórki audytu. Audytor wewnętrzny zatrudniony w Starostowie Powiatowym w Kartuzach jest członkiem The Institute of Internal Auditors (IIA), a tym samym członkiem krajowej struktury tej organizacji IIA Polska. W roku ubiegłym wziął udział w szkoleniach i konferencjach zorganizowanych w ramach regionalnego koła w/w Stowarzyszenia (Pomorski IIA) oraz obszaru metropolitarnego. Szkolenia 2016 roku 10) W tym propozycje zmian do obowiązujących regulacji dotyczących audytu wewnętrznego. 19

20 nie generowały kosztów po stronie pracodawcy. Sprawozdania z odbytych szkoleń zostały załączone do akt podręcznych audytu wewnętrznego (A ). W 2016 roku audytor wewnętrzny wziął udział w 12 szkoleniach (w wymiarze 8 dni roboczych). W toku przeprowadzonych działań audytor wewnętrzny w badanych jednostkach nie stwierdził rażących uchybień. Wydane zalecenia zmierzały do zwiększenia i poprawy systemu zarządzania w niektórych obszarach. Wykonywane były przez objęte audytem podmioty realizowane w sposób prawidłowy, zgodnie z obowiązującymi procedurami i przepisami, w sposób racjonalny i efektywny. Przy obecnych zasobach, audyt wewnętrzny, obejmie swym zakresem wszystkie potrzeb audytu w okresie dłuższym niż 1 rok. Wzrost ilości zadań audytora wynika ze zmian w przepisach prawa 4. Aktualnie przepisy nakazują stałe i coroczne koncentrowanie się na obszarze IT. Nadal pozostają w obowiązkach audytora doradcze i inne z pozostałego zakresu działań jednostki. Adrian Kłos (-) AUDYTOR WEWNĘTRNY a/a AK (data) (podpis i pieczęć audytora wewnętrznego/koordynatora komórki audytu wewnętrznego) 4 20 ust.2 pkt 14 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 roku w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. poz.526): zarządzanie informacji realizowane jest w szczególności przez zapewnienie przez kierownictwo podmiotu publicznego warunków umożliwiających realizację i egzekwowanie następujących działań: ( ) zapewnienia okresowego audytu wewnętrznego w zakresie informacji, nie rzadziej niż raz na rok. 20

21 ałącznik nr 1 Wykaz zadań audytowych i wykaz obszarów ryzyka wg. potrzeb audytu wewnętrznego na 2016 rok L.p. / Sygnatura Temat audytowego Obszar ryzyka 1. 1// // // // // // // Wydział Organizacyjny/ Sekretarz Powiatu arząd Dróg Powiatowych w Kartuzach Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Kartuzach espół Szkół Ogólnokształcących im. H.Derdowskiego w Kartuzach espół Szkół Ponadgimnazjalnych im. rtm. W.Pileckiego w Przodkowie espół Szkół Ponadgimnazjalnych w Sierakowicach espół Szkół Ponadgimnazjalnych im. J.Wybickiego w Somoninie 21

22 8. 1/S/2016 (4//2013) 9. 8// // // // // /C/20 Sprawdzenie realizacji zaleceń z poprzednich czynności audytorskich oraz bieżąca analiza obszaru nt: Sprawdzenie zasad wydatkowania środków budżetowych i zasad gospodarki finansowej w jednostce sektora finansów publicznych - espół Szkół awodowych im. J.Wybickiego w Somoninie abezpieczenie i ochrona mienia, w tym zagadnienia przeciwpożarowe. 27 adanie doraźne - consultingowe nr 1/C/2016 w związku z m w przedmiocie: terminowość załatwiania spraw w których wnioskodawcą lub pełnomocnikiem wnioskodawcy był mąż pracownika Wydziału Budownictwa. espół Szkół Ponadgimnazjalnych im. J.Wybickiego w Somoninie espół Szkół Technicznych im. F.Ceynowy w Kartuzach espół Szkół awodowych i Ogólnokształcących im.i Brygady Pancernej im.boh.westerplatte w Kartuzach espół Szkół awodowych i Ogólnokształcących im. Książąt Pomorskich w Żukowie Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna w Kartuzach Wydział Organizacyjny/ Sekretarz Powiatu Wydział Budownictwa 22