SPRAWOZDANIE Z WYKONANIA PLANU AUDYTU ZA ROK 2014 (KANCELARIA OGÓLNA (-) )

Transkrypt

1 Starostwo Powiatowe w Kartuzach ul. Dworcowa Kartuzy (nazwa i adres jednostki sektora finansów publicznych, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny) Kartuzy, 14 stycznia 2015 roku A SPRAWODANIE WYKONANIA PLANU AUDYTU A ROK 2014 (KANCELARIA OGÓLNA (-) ) w/z STAROSTY Bogdan Łapa (-) WICESTAROSTA KARTUSKI Przyjmuję do wiadomości (pieczątka i podpis kierownika jednostki, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny) Podstawa prawna godnie z art.283 ust.5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych do końca stycznia każdego roku kierownik komórki audytu wewnętrznego sporządza sprawozdanie z wykonania planu audytu wewnętrznego za rok poprzedni. Adrian Kłos (-) AUDYTOR WEWNĘTRNY Sporządził (Audytor wewnętrzny) 1

2 1. Jednostki sektora finansów publicznych objęte audytem wewnętrznym 1 Lp. Nazwa jednostki Starostwo Powiatowe w Kartuzach (jednostka nadrzędna jednostka zatrudniająca audytora wewnętrznego) 2 Centrum Inicjatyw Edukacyjnych w Kartuzach 3 Dom Pomocy Społecznej w Kobysewie 4 Komenda Powiatowa Państwowej Straży Pożarnej w Kartuzach 5 Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna w Kartuzach 6 Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Kartuzach 7 Powiatowy Urząd Pracy w Kartuzach 8 espół Placówek Specjalnych w Kartuzach 9 Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy w Żukowie Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Kartuzach 11 arząd Dróg Powiatowych w Kartuzach 12 espół Szkół Ogólnokształcących im. H.Derdowskiego w Kartuzach 13 espół Szkół Ponadgimnazjalnych im. rtm. W.Pileckiego w Przodkowie 14 espół Szkół Ponadgimnazjalnych w Sierakowicach 15 espół Szkół Ponadgimnazjalnych im. J.Wybickiego w Somoninie 16 espół Szkół Technicznych im. F.Ceynowy w Kartuzach espół Szkół awodowych i Ogólnokształcących im.i Brygady Pancernej im.boh.westerplatte w 17 Kartuzach 18 espół Szkół awodowych i Ogólnokształcących im. Książąt Pomorskich w Żukowie 1 ) Należy wskazać jednostkę, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny, oraz jednostki objęte audytem wewnętrznym na podstawie - art. 287 ust. 1 ustawy. 2

3 2. Podstawowe informacje o komórce audytu wewnętrznego Lp. Imię i nazwisko 2) Nazwa stanowiska Numer telefonu Adres poczty elektronicznej Wymiar czasu pracy (w etatach) Kwalifikacje zawodowe 3) Udział w szkoleniach w roku sprawozdawczym (w dniach) dni 1. Adrian Kłos Audytor wewnętrzny (samodzielne stanowisko) w.605 audytor@kartuskipowiat.pl 1/1 (urlop rodzicielski i wychowawczy) uwaga egzamin MF (nr 2/2004) Udział w 7 szkoleniach głównie w ramach Gdańskiego Obszaru Metropolitarnego oraz IIA Polska (koło pomorskie). A A Czy w roku sprawozdawczym dokonywano udokumentowanej samooceny audytu wewnętrznego? TAK (udokumentowana samoocena dokonana w drodze ankiety 2014 rok dla stanowiska AW - A ) 2) Należy wpisać dane wszystkich osób zatrudnionych w komórce audytu wewnętrznego, według stanu na 31 grudnia roku sprawozdawczego. 3) Kwalifikacje zawodowe. Należy wpisać odpowiednio: CIA, CGAP, CISA, ACCA, CFE, CCSA, CFSA, CFA, aplikacja NIK, inspektor kontroli skarbowej, biegły rewident, egzamin MF. W przypadku braku ww. kwalifikacji zawodowych należy wpisać. 4) Niepotrzebne skreślić. uwaga W związku z wnioskiem pracownika na udzielnie urlopu wychowawczego w wymiarze ½ etatu na okres r., obniżono czas operacyjny audytu wewnętrznego w ramach realizacji PAW 2014 do ok.50 dni roboczych. 3

4 3. Przeprowadzone zadania audytowe w roku sprawozdawczym Lp. Temat zadania audytowego 5) adanie zapewniające () albo czynność doradcza (D) (w tym sprawdzające (S)) Audyt wewnętrzny zlecony Typ obszaru działalności, w którym przeprowadzono zadanie audytowe Opis obszaru działalności wspomagającej 7) Liczba audytorów wewnętrznych przeprowa dzających zadanie audytowe (w etatach) Plan 8) Liczba audytorów wewnętrznych przeprowad zających zadanie audytowe (w etatach) Wykonanie Czas przeprowa dzenia zadania audytowego (w dniach) Plan 8) Czas przeprowadz enia zadania audytowego (w dniach) Wykonanie Powołanie rzeczoznawcy //2014 2//2014 3// D Planowany Planowany Planowany Działalność wspomagająca Działalność wspomagająca Działalność wspomagająca arządzanie, systemy informatyczne arządzanie, systemy informatyczne arządzanie, systemy informatyczne 1/1 1/1 1/1 1/1 1/1 1/1 I kwartał 30 I kwartał II kwartał III kwartał 5 III kwartał III kwartał NIE NIE NIE 5) Należy wpisać wszystkie przeprowadzone zadania zapewniające i czynności doradcze, również te, które nie były ujęte w planie audytu wewnętrznego. 6) Niepotrzebne skreślić. Działalność podstawowa obejmuje działalność merytoryczną, statutową charakterystyczną dla danej jednostki. Działalność wspomagająca obejmuje ogólnie rozumiany proces zarządzania jednostką; zapewnia sprawność i skuteczność działań w obszarze działalności podstawowej, np. zamówienia publiczne, zarządzanie kadrami. 7) Kolumnę należy wypełnić tylko w przypadku wskazania w kolumnie 5 działalności wspomagającej, wpisując odpowiednio: Gospodarka finansowa albo akupy, albo arządzanie mieniem, albo Bezpieczeństwo, albo Systemy informatyczne, albo arządzanie. 8) W przypadku zadań audytowych, które nie były ujęte w planie audytu wewnętrznego, należy wpisać -. 4

5 Lp. Temat zadania audytowego 5) adanie zapewniające () albo czynność doradcza (D) (w tym sprawdzające (S)) Audyt wewnętrzny zlecony Typ obszaru działalności, w którym przeprowadzono zadanie audytowe Opis obszaru działalności wspomagającej 7) Liczba audytorów wewnętrznych przeprowa dzających zadanie audytowe (w etatach) Plan 8) Liczba audytorów wewnętrznych przeprowad zających zadanie audytowe (w etatach) Wykonanie Czas przeprowa dzenia zadania audytowego (w dniach) Plan 8) Czas przeprowadz enia zadania audytowego (w dniach) Wykonanie Powołanie rzeczoznawcy //2014 5// Planowany Planowany Działalność wspomagająca Działalność wspomagająca arządzanie, systemy informatyczne arządzanie, systemy informatyczne 1/1 1/1 1/1 1/1 III kwartał IV kwartał IV kwartał IV kwartał NIE NIE 5

6 4. Wydane zalecenia lub opinie w ramach przeprowadzonych zadań audytowych Lp. Temat zadania zapewniającego lub przedmiot czynności doradczej 5) adanie zapewnia -jące () albo czynność doradcza (D) Efekty przeprowadzenia zadania audytowego 9) Podstawowe zalecenia lub opinie i wnioski Ryzyka, do których odnoszą się wydane zalecenia lub opinie i wnioski // System zarządzania Wydział Organizacyjny/ Sekretarz Powiatu D większenie bezpieczeństwa zasobów / Doprowadzenie do działania zgodnego z prawem / Wzrost działania / Identyfikacja znacznego ryzyka / większenie kontroli wewnętrznej agadnienie administrowania posiadanymi danymi w zakresie sprawdzenia problemowego rejestrów i systemów teleinformatycznych jednostki audytowanej podane było audytowi wewnętrznemu po raz pierwszy w 2012 roku (1//2012). W 2013 roku także prowadzono zadanie (2//2013) realizujące obowiązek corocznego audytu wewnętrznego w zakresie IT, wynikający z 20 ust.2 pkt 14 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 roku w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U poz.526). Cyklicznie od 2012 roku wypełniany jest obowiązek w sprawie. Powiat Kartuski jest częścią struktur administracji publicznej w Polsce. Państwowe systemy teleinformatyczne i rejestry publiczne mają ze sobą płynnie współdziałać. W ten sposób zbudujemy narzędzie, które będzie nośnikiem informacji między państwem a obywatelami. 2 (verte) Kontrola wewnętrzna/ Wrażliwość/ łożoność/ Kwalifikacje pracowników / Stabilność / Materialność 9) Należy wybrać odpowiednio: apewnienie o prawidłowości działania albo Wzrost działania, albo większenie bezpieczeństwa zasobów, albo Doprowadzenie do działania zgodnego z prawem, albo Identyfikacja znacznego ryzyka, albo większenie kontroli wewnętrznej, albo Wykrycie znacznej nieprawidłowości. 2 misja zadania 6

7 Lp. Temat zadania zapewniającego lub przedmiot czynności doradczej 5) adanie zapewnia -jące () albo czynność doradcza (D) Efekty przeprowadzenia zadania audytowego 9) Podstawowe zalecenia lub opinie i wnioski Ryzyka, do których odnoszą się wydane zalecenia lub opinie i wnioski ainteresowanie audytu wewnętrznego zagadnieniem zapewnienia audytu zgodnego z Krajowymi Ramami Interoperacyjności (KRI), jest od początku obowiązywania Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 roku w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U poz.526) i miało swoje odzwierciedlenie także w Planie Audytu Wewnętrznego na 2014 rok (A ). aplanowano na obecny rok audyty pn. informacji (zadania zapewniające dla wszystkich jednostek objętych strategicznym planem audytu wewnętrznego na lata ). adanie o podobnym charakterze zostało zrealizowane w jednostce Starostwo Powiatowe w Kartuzach. Wypełniono w ten sposób obowiązek wynikający z 20 ust.2 pkt 14 cyt. Rozporządzenia. atem w omawianym zadaniu restrykcyjnie ograniczono czas operacyjny z 30 dni do 5, skupiając się głównie na bieżącej analizie ryzyka rezydualnego w badanym obszarze w drodze oceny w sprawie (pj). Prawodawca pozostawił pewną dowolność w wyborze, przez kierownictwo podmiotu 3, metody wypełnienia obowiązku określonego w tym zagadnieniu. Obecna praktyka podaje kilka dostępnych wersji działania. Są to: własny audyt wewnętrzny, wyspecjalizowani pracownicy zaznajomieni z tematyką prawno-informatyczną i/lub ochrony danych, lecz niezależni od pionu IT w organizacji, audit wewnętrzny w procedurze PN_ISO 27001, zewnętrzny usługodawca spełniający jeden z wyżej wskazanych wymogów. W dniach roku w Starostwie Powiatowym przeprowadzono audit w oparciu o normy PN_ISO/IEC-17799:2007 i 27001:2007. Dokumentem w sprawie jest Raport z auditu przeprowadzony przez podmiot Audyt Bezpieczeństwo Informacja Consulting Jarosław Feliński. Audyt przeprowadzono na warunkach i za cenę ustaloną w umowie nr 52/2014 z dnia roku. akres audytu objął: audyt dokumentacji PBI w ODO. Reasumując i pozytywnie oceniając przydatność przeprowadzonego w 2014 roku aditu przez podmiot Audyt Bezpieczeństwo Informacja Consulting Jarosław Feliński, należy docenić jego wkład pracy, jednocześnie (niezależnie od wielkości poniesionych wydatków), w celu racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi rozważyć, czy kolejne działania w zakresie audytów KRI nie przeprowadzić własnymi siłami, np. poprzez przeszkoloną kadrę w zakresie audytów PN_ISO/IEC-27001:2007 lub inne komórki kontroli zarządczej, wewnętrznej, kontroli jakości lub ostatecznie audytu wewnętrznego. Da to możliwości wypełnienia przez te komórki swojej misji i wartości dodanej wobec macierzystej organizacji. Charakter niniejszego zdania, jako zadania zapewniającego, został zmieniony na mieszany, częściowo zadanie otrzymało charakter doradczy. Ma to także odzwierciedlenie w odmiennej niż określona w procedurach wewnętrznych audytu, formie sporządzenia sprawozdania z przeprowadzenia audytu wewnętrznego. 3 realizującego zadania publiczne, objętego nakazem przeprowadzenia nie rzadziej, niż co roku audytu wewnętrznego 7

8 Lp. Temat zadania zapewniającego lub przedmiot czynności doradczej 5) adanie zapewnia -jące () albo czynność doradcza (D) Efekty przeprowadzenia zadania audytowego 9) Podstawowe zalecenia lub opinie i wnioski Ryzyka, do których odnoszą się wydane zalecenia lub opinie i wnioski // System zarządzania Centrum Inicjatyw Edukacyjnych w Kartuzach większenie bezpieczeństwa zasobów / Doprowadzenie do działania zgodnego z prawem / Wzrost działania / Identyfikacja znacznego ryzyka / większenie kontroli wewnętrznej W toku niniejszego audytu nie wydano żadnych rekomendacji. Audytor wewnętrzny udziela racjonalnego zapewnienia o prawidłowości postępowania w omawianym zakresie, oceniając, iż podjęte rozwiązania systemowe realizują w dostatecznym stopniu zakres prawidłowego funkcjonowania kontroli wewnętrznej i zarządczej nad powierzonym katalogiem zadań Powiatu. aobserwowane braki zabezpieczeń są adekwatne do skali lub sporadycznego charakteru niektórych systemów (zatrudnienie 12 osób, roczny plan finansowy ok. 766 tys., wielkość majątku). Na obecnym etapie bieżące działania, osiągają podstawowe cele interoperacyjności. aobserwowane na bieżąco zagrożenia należy stale wyeliminowywać. Podjęte działania wszystkich stanowisk zaangażowanych w sprawie, świadczą o efektywnym dążeniu do poprawy jakości realizowanych zadań, są na wysokim poziomie merytorycznym oraz wykazują duże zaangażowanie w sprawie. Wszystkie zbadane stanowiska bez zastrzeżeń realizowały powierzone im zadania w ramach posiadanych kompetencji, wiedzy, umiejętności, sił i środków. W toku audytu stwierdzono, że systemy teleinformatyczne CIE w Kartuzach już w obecnie w podstawowym zakresie spełniają, w więcej niż dostatecznym stopniu, przesłanki opisane w przedmiotowym rozporządzeniu RM: poufności ( 2 pkt 14), integralności ( 2 pkt 5 i dostępności ( 2pkt. 4). Jednostka jest, zatem wstępnie gotowa do optymalnego wdrożenia zasad interoperacyjności, przy nakładzie dodatkowych sił i środków, po podjęciu właściwej i kompetentnej decyzji w sprawie. W toku zadania przeprowadzono kompleksową analizę ryzyka badanego obszaru. Dokonano badania analizując tak słabości jak i silne strony płynące z obecnego stanu infrastruktury i organizacji pracy. Stwierdzono, że Dyrektor jednostki audytowanej oraz podlegli Jej pracownicy realizują zadania w zakresie im powierzonym w sposób prawidłowy, rzetelny, celowy, oraz z prawidłowym poziomem wykorzystania posiadanych zasobów do realizacji celu. Nie stwierdzono naruszenia przesłanek legalności postępowania. Kontrola wewnętrzna/ Wrażliwość/ łożoność/ Kwalifikacje pracowników / Stabilność / Materialność 8

9 Lp. Temat zadania zapewniającego lub przedmiot czynności doradczej 5) adanie zapewnia -jące () albo czynność doradcza (D) Efekty przeprowadzenia zadania audytowego 9) Podstawowe zalecenia lub opinie i wnioski Ryzyka, do których odnoszą się wydane zalecenia lub opinie i wnioski // System zarządzania Dom Pomocy Społecznej w Kobysewie większenie bezpieczeństwa zasobów / Doprowadzenie do działania zgodnego z prawem / Wzrost działania / Identyfikacja znacznego ryzyka / większenie kontroli wewnętrznej Audytor wewnętrzny udziela racjonalnego zapewnienia o prawidłowości postępowania w omawianym zakresie, oceniając, iż podjęte rozwiązania systemowe realizują w dostatecznym stopniu zakres prawidłowego funkcjonowania kontroli wewnętrznej i zarządczej nad powierzonym katalogiem zadań Powiatu. aobserwowany poziom zabezpieczeń jest adekwatny do skali lub sporadycznego charakteru niektórych systemów (zatrudnienie 60 osób, roczny plan finansowy ok. 2,826 tys. /wydatki/, wielkość i pochodzenie majątku). Na obecnym etapie bieżące działania, osiągają podstawowe cele interoperacyjności. agadnienie administrowania posiadanymi danymi w zakresie sprawdzenia problemowego rejestrów i systemów teleinformatycznych jednostki audytowanej zostało poddane audytowi wewnętrznemu przez podmiot PHU Eradek Radosław Szycko z Słupska. Ten zakres był także sprawdzany cyklicznie na poziomie Starostwa Powiatowego w Kartuzach, które jest jednostka nadrzędną i nadzorującą dla DPS Kobysewo. Sprawdzeniem objęto okres od 30 maja 2012 roku, tj., od dnia wejścia w życie Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 roku w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U poz.526). W toku audytu stwierdzono, że systemy teleinformatyczne DPS w Kobysewie już w obecnie w podstawowym zakresie spełniają, w więcej niż dostatecznym stopniu, przesłanki opisane w przedmiotowym rozporządzeniu RM: poufności ( 2 pkt 14), integralności ( 2 pkt 5 i dostępności ( 2pkt. 4). Jednostka jest, zatem gotowa do optymalnego wdrożenia zasad interoperacyjności, przy nakładzie dodatkowych sił i środków, po podjęciu właściwej i kompetentnej decyzji w sprawie. W toku zadania przeprowadzono kompleksową analizę ryzyka badanego obszaru. Dokonano badania analizując tak słabości jak i silne strony płynące z obecnego stanu infrastruktury i organizacji pracy. Stwierdzono, że Dyrektor jednostki audytowanej oraz podlegli Mu pracownicy realizują zadania w zakresie im powierzonym w sposób prawidłowy, rzetelny, celowy, oraz z prawidłowym poziomem wykorzystania posiadanych zasobów do realizacji celu. Nie stwierdzono naruszenia przesłanek legalności postępowania. Kontrola wewnętrzna/ Wrażliwość/ łożoność/ Kwalifikacje pracowników / Stabilność / Materialność 9

10 Lp. Temat zadania zapewniającego lub przedmiot czynności doradczej 5) adanie zapewnia -jące () albo czynność doradcza (D) Efekty przeprowadzenia zadania audytowego 9) Podstawowe zalecenia lub opinie i wnioski Ryzyka, do których odnoszą się wydane zalecenia lub opinie i wnioski // System zarządzania Komenda Powiatowa Państwowej Straży Pożarnej w Kartuzach większenie bezpieczeństwa zasobów / Doprowadzenie do działania zgodnego z prawem / Wzrost działania / Identyfikacja znacznego ryzyka / większenie kontroli wewnętrznej Audytor wewnętrzny udziela racjonalnego zapewnienia o prawidłowości postępowania w omawianym zakresie, oceniając, iż podjęte rozwiązania systemowe realizują w dostatecznym stopniu zakres prawidłowego funkcjonowania kontroli wewnętrznej i zarządczej nad powierzonym katalogiem zadań Powiatu. aobserwowane braki zabezpieczeń są adekwatne do skali lub sporadycznego charakteru niektórych systemów (zatrudnienie 66 osób, roczny plan finansowy ok. 4,7 mln zł, wielkość majątku). Na obecnym etapie bieżące działania, osiągają podstawowe cele interoperacyjności. aobserwowane na bieżąco zagrożenia należy stale wyeliminowywać. Podjęte działania wszystkich stanowisk zaangażowanych w sprawie świadczą o efektywnym dążeniu do poprawy jakości realizowanych zadań, są na wysokim poziomie merytorycznym oraz wykazują duże zaangażowanie w sprawie. Wszystkie zbadane stanowiska bez zastrzeżeń realizowały powierzone im zadania w ramach posiadanych kompetencji, wiedzy, umiejętności, sił i środków. adania wykonywane przez Komendę Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Kartuzach są w sposób prawidłowy, zgodnie z obowiązującymi procedurami i przepisami, w sposób racjonalny i efektywny. W toku audytu stwierdzono, że systemy teleinformatyczne KP PSP w Kartuzach w podstawowym zakresie spełniają, w więcej niż dostatecznym stopniu, przesłanki opisane w przedmiotowym rozporządzeniu RM: poufności ( 2 pkt 14), integralności ( 2 pkt 5 i dostępności ( 2pkt. 4). Jednostka jest, zatem wstępnie gotowa do optymalnego wdrożenia zasad interoperacyjności, przy nakładzie dodatkowych sił i środków, po podjęciu właściwej i kompetentnej decyzji w sprawie. W toku zadania przeprowadzono kompleksową analizę ryzyka badanego obszaru. Dokonano badania analizując tak słabości jak i silne strony płynące z obecnego stanu infrastruktury i organizacji pracy. Stwierdzono, że Szef jednostki audytowanej oraz podlegli Mu funkcjonariusze i pracownicy realizują zadania w zakresie im powierzonym w sposób prawidłowy, rzetelny, celowy, oraz z prawidłowym poziomem wykorzystania posiadanych zasobów do realizacji celu. Nie stwierdzono naruszenia przesłanek legalności postępowania. Kontrola wewnętrzna/ Wrażliwość/ łożoność/ Kwalifikacje pracowników / Stabilność / Materialność

11 Lp. Temat zadania zapewniającego lub przedmiot czynności doradczej 5) adanie zapewnia -jące () albo czynność doradcza (D) Efekty przeprowadzenia zadania audytowego 9) Podstawowe zalecenia lub opinie i wnioski Ryzyka, do których odnoszą się wydane zalecenia lub opinie i wnioski // System zarządzania Poradnia Psychologiczno- Pedagogiczna w Kartuzach większenie bezpieczeństwa zasobów / Doprowadzenie do działania zgodnego z prawem / Wzrost działania / Identyfikacja znacznego ryzyka / większenie kontroli wewnętrznej Audytor wewnętrzny udziela racjonalnego zapewnienia o prawidłowości postępowania w omawianym zakresie, oceniając, iż podjęte rozwiązania systemowe realizują w dostatecznym stopniu zakres prawidłowego funkcjonowania kontroli wewnętrznej i zarządczej nad powierzonym katalogiem zadań Powiatu. aobserwowane braki zabezpieczeń są adekwatne do skali lub sporadycznego charakteru niektórych systemów (zatrudnienie 26 osób, roczny plan finansowy ok. 1,2 mln zł, wielkość majątku). Na obecnym etapie bieżące działania, osiągają podstawowe cele interoperacyjności. aobserwowane na bieżąco zagrożenia należy stale wyeliminowywać. Podjęte działania wszystkich stanowisk zaangażowanych w sprawie świadczą o efektywnym dążeniu do poprawy jakości realizowanych zadań, są na wysokim poziomie merytorycznym oraz wykazują duże zaangażowanie w sprawie. Wszystkie zbadane stanowiska bez zastrzeżeń realizowały powierzone im zadania w ramach posiadanych kompetencji, wiedzy, umiejętności, sił i środków. adania wykonywane przez Poradnię Psychologiczno - Pedagogiczną w Kartuzach są w sposób prawidłowy, zgodnie z obowiązującymi procedurami i przepisami, w sposób racjonalny i efektywny. W toku audytu stwierdzono, że systemy teleinformatyczne KP PSP w Kartuzach już w obecnie w podstawowym zakresie spełniają, w więcej niż dostatecznym stopniu, przesłanki opisane w przedmiotowym rozporządzeniu RM: poufności ( 2 pkt 14), integralności ( 2 pkt 5 i dostępności ( 2pkt. 4). Jednostka jest, zatem wstępnie gotowa do optymalnego wdrożenia zasad interoperacyjności, przy nakładzie dodatkowych sił i środków, po podjęciu właściwej i kompetentnej decyzji w sprawie. W toku zadania przeprowadzono kompleksową analizę ryzyka badanego obszaru. Dokonano badania analizując tak słabości jak i silne strony płynące z obecnego stanu infrastruktury i organizacji pracy. Stwierdzono, że dyrektor jednostki audytowanej oraz podlegli Jej pracownicy realizują zadania w zakresie im powierzonym w sposób prawidłowy, rzetelny, celowy, oraz z prawidłowym poziomem wykorzystania posiadanych zasobów do realizacji celu. Nie stwierdzono naruszenia przesłanek legalności postępowania. W dniu 16 grudnia 2014 roku przeszkolono 19 pracowników placówki w zakresie bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych. Kontrola wewnętrzna/ Wrażliwość/ łożoność/ Kwalifikacje pracowników / Stabilność / Materialność 11

12 5. Przeprowadzone czynności sprawdzające w roku sprawozdawczym Lp. Temat zadania zapewniającego, którego dotyczą czynności sprawdzające Czas przeprowadzenia czynności sprawdzających (w dniach) Liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających czynności sprawdzające Sprawdzenie zasad wydatkowania środków budżetowych i zasad gospodarki finansowej w jednostce sektora finansów publicznych - espół Szkół awodowych im. J.Wybickiego w Somoninie. (A //2013) Nie zrealizowano ze względu na brak czasu operacyjnego audytu wewnętrznego. (w etatach) 1/1 6. Niezrealizowane zaplanowane zadania audytowe Lp. Temat zadania zapewniającego lub przedmiot czynności doradczej adanie zapewniające () albo czynność doradcza (D) Przyczyna niezrealizowania zadania zapewniającego lub czynności doradczej /C/ apewnienie warunków obsługi klientów i badanie jakości realizowanych usług. Obszar Wydział Organizacyjny i wszystkie komórki Starostwo Powiatowe w Kartuzach (67,06%) 2/C/ Szkolenie pracowników i indywidualne ścieżki kariery, jako element zarządzania kadrami. Obszar Wydział Organizacyjny i wszystkie komórki Starostwo Powiatowe w Kartuzach (60,50%) D D Realizacja zadań doradczych i sprawdzających przesunięta jest na 2015 lub 2016 rok. Natomiast wszystkie niezrealizowane zadania zapewniające zostały ponownie zaplanowane w kolejnym Planie Rocznym Audytu Wewnętrznego na 2015 rok. 12

13 /S/ Sprawdzenie zasad wydatkowania środków budżetowych i zasad gospodarki finansowej w jednostce sektora finansów publicznych - espół Szkół awodowych im. J.Wybickiego w Somoninie. (A //2013) 6// Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w 7//2014 Kartuzach 6 Powiatowy Urząd Pracy w Kartuzach 8// espół Placówek Specjalnych w Kartuzach 9// Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy w Żukowie S Mniejsza ilość czasu operacyjnego uniemożliwiła realizację zakładanego wstępnie harmonogramu. aplanowano na 2014 rok 18 zadań zapewniających, 2 doradcze i 1 sprawdzające. realizowano zamiast tego 5 zadania zapewniających, w tym 1 zdanie doradcze (mieszany charakter: badanie audytorskie doradcze i zapewniające). Ten sposób realizacji harmonogramu spowodowany był koniecznością realizacji niezbędnych zadań zapewniających w poszczególnych jednostkach: System zarządzania informacji (A //2014) oraz usprawiedliwionymi nieobecnościami audytora wewnętrznego zatrudnionego w jednostce. Audytor wewnętrzny pracuje w wymiarze 1/1 etatu (1 osoba). 13

14 // Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Kartuzach 11//2014 arząd Dróg Powiatowych w Kartuzach 12// espół Szkół Ogólnokształcących im. H.Derdowskiego w Kartuzach 13// espół Szkół Ponadgimnazjalnych im. rtm. W.Pileckiego w Przodkowie 14// espół Szkół Ponadgimnazjalnych w Sierakowicach W Wydziale Organizacyjnym przeprowadzono w 2014 roku 1 zadanie zapewniające. adanie, które znacząco wpłynęło na nowy harmonogram, gdyż było z zakresu obowiązkowego corocznego audytu wewnętrznego KRI. Audytor wykonał to zadanie, aby uniknąć dla jednostki negatywnych konsekwencji (ewentualny wytyk kontroli zewnętrznych w sprawie niespełnienia wymogów 20 ust.2 pkt 14 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 roku w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U poz.526)). Dodatkowo należy ocenić, że przeprowadzanie w 2014 roku przez audytora łącznie 5 zadań w restrykcyjnie skróconym czasie operacyjnym było konieczne, efektywne i maksymalnie wykorzystujące czas operacyjny jaki pozostawał do dyspozycji. 14

15 // espół Szkół Ponadgimnazjalnych im. J.Wybickiego w Somoninie 16// espół Szkół Technicznych im. F.Ceynowy 17//2014 w Kartuzach 16 espół Szkół awodowych i Ogólnokształcących im.i Brygady Pancernej im.boh.westerplatte w 18//2014 Kartuzach 17 espół Szkół awodowych i Ogólnokształcących im. Książąt Pomorskich w Żukowie Czas operacyjny rozpoczął się w III kwartale roku oraz został skrócony do połowy wymiaru (patrz. akta stele AW: A ). e względu na urlop rodzicielski oraz urlop wychowawczy audytora, w tym wyrażono zgodę na udzielnie urlopu wychowawczego w wymiarze ½ etatu na okres r. Pozwoliło to na zachowanie nieprzerwanego działania komórki. Inne dodatkowe zasoby ludzkie w tym czasie nie wystąpiły. Powyższe oznaczało obniżenie czasu operacyjnego audytu wewnętrznego w ramach realizacji PAW 2014 do ok.50 dni roboczych. W tym czasie zgodnie z art.283 ust.3 ufp konieczne było także przygotowanie planu audytu wewnętrznego na rok następny. 15

16 7. Istotne informacje dotyczące prowadzenia audytu wewnętrznego w roku sprawozdawczym ) Art.283 ust.5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych nakazuje do końca stycznia każdego roku kierownikowi komórki audytu wewnętrznego sporządzić sprawozdanie z wykonania planu audytu wewnętrznego za rok poprzedni. Działania w sprawie opierały się na Planie rocznym audytu wewnętrznego na 2014 rok (A ). Podstawą przeprowadzenia audytu wewnętrznego było upoważnienie roczne. W przypisanych terminach sporządzono sprawozdanie roczne z wykonania audytu wewnętrznego za 2013 rok oraz Plan audytu wewnętrznego na 2015 rok. Roczny plan audytu sporządzany został na podstawie systematycznie przeprowadzanej analizy ryzyka wszystkich obszarów jednostki. Czas operacyjny rozpoczął się w III kwartale roku oraz został skrócony do połowy wymiaru (A ). W 2014 roku audytor wewnętrzny pracował w wymiarze 1/1 etatu (1 osoba). W związku z wnioskiem pracownika na udzielnie urlopu wychowawczego w wymiarze ½ etatu na okres r., obniżono czas operacyjny audytu wewnętrznego w ramach realizacji PAW 2014 do ok.50 dni roboczych. Inne dodatkowe zasoby ludzkie w tym czasie nie wystąpiły. Powyższe oznaczało obniżenie czasu operacyjnego audytu wewnętrznego w ramach realizacji PAW Audyt wewnętrzny nie mniej zwiększył wydajność w ramach strategii swojego działania w stosunku do działań w ostatnich latach. Działania były bardziej jednorodne w prowadzonej metodyce, co pozwoliło radykalnie skrócić czas przeznaczony indywidualnie na każde z zadań. asadniczy wpływ na ich realizację miał obowiązek zrealizowania corocznego audytu wewnętrznego w zakresie IT, wynikającego z 20 ust.2 pkt 14 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 roku w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. poz.526). W toku pracy, dokonywano także bieżącej analizy problemów oraz prowadzono tzw. bieżące czynności sprawdzające. ) W tym propozycje zmian do obowiązujących regulacji dotyczących audytu wewnętrznego. 4 W tym czasie zgodnie z art.283 ust.3 ufp konieczne było także przygotowanie planu audytu wewnętrznego na rok następny. 16

17 W 2014 roku w toku kompleksowej kontroli zewnętrznej inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Gdańsku, działania audytu wewnętrznego, jego dokumentacja i tryb pracy był objęty badaniem. Według wstępnie uzyskanych informacji nie stwierdzono nieprawidłowości w pracy komórki audytu. Audytor wewnętrzny zatrudniony w Starostowie Powiatowym w Kartuzach jest członkiem The Institute of Internal Auditors (IIA), a tym samym członkiem krajowej struktury tej organizacji IIA Polska. W roku ubiegłym wziął udział w szkoleniach i konferencjach zorganizowanych w ramach regionalnego koła w/w Stowarzyszenia (Pomorski IIA). Sprawozdania z odbytych szkoleń zostały załączone do akt podręcznych audytu wewnętrznego (A ). W 2014 roku audytor wewnętrzny wziął udział w 7 szkoleniach (w wymiarze 4 dni roboczych). W toku przeprowadzonych działań nie stwierdzono rażących uchybień. Wykonywane zadania były przez objęte audytem podmioty realizowane w sposób prawidłowy, zgodnie z obowiązującymi procedurami i przepisami, w sposób racjonalny i efektywny. 8. Informacja na temat cyklu audytu wewnętrznego. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 1 lutego 20 roku w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytu wewnętrznego w 7 ust.4 określa obowiązek wskazania czasu wyrażonego w latach, którym - odpowiednio przy niezmienionych zasobach osobowych komórki audytu wewnętrznego zostałyby przeprowadzone zadania zapewniające we wszystkich obszarach ryzyka - cykl audytu. Oblicza się go na podstawie wzoru zgodnego z 7 ust.5 niniejszego rozporządzenia. 17

18 W toku ponownie przeprowadzonej analizy ryzyka na 2015 rok wyodrębniono obszarów, z czego 78 dotyczy zadań zapewniających, zaplanowano 18 zadań audytowych, wszystkie mają charakter zapewniający. Oznacza to, że wg niniejszego harmonogramu, cykl audytu w 2014 roku dla Starostwa Powiatowego w Kartuzach wynosi 4,33 lat. Przy obecnych zasobach audyt wewnętrzny, nie obejmie swym zakresem wszystkich potrzeb audytu. Wzrost ilości zadań audytora wynika ze zmian w przepisach prawa 5. Aktualnie przepisy nakazują stałe i coroczne koncentrowanie się na obszarze IT. Nadal pozostają w obowiązkach audytora zadania doradcze i inne zadania zapewniające z pozostałego zakresu działań jednostki. e względu na jednorodność tematyczną zadań zaplanowanych zmieniona została metodologia i podział czasu operacyjnego. Powyższe w zasadniczy sposób wpłynęło na cykl strategiczny audytu. Jednorodność tematów pozwoliła na obniżenie czasu przeznaczonego realizację indywidualnego zadania, gdyż uprościła dokonywaną na bieżąco analizę ryzyka w toku realizacji zdań. Cykl audytu 2013 roku wynosił 19,25 lat. Cykl audytu w porównaniu z ubiegłym okresem skrócił się o 15 lat. a/a (data) Adrian Kłos (-) AUDYTOR WEWNĘTRNY (podpis i pieczęć audytora wewnętrznego/koordynatora komórki audytu wewnętrznego) (p AK 5 20 ust.2 pkt 14 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 roku w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. poz.526): zarządzanie informacji realizowane jest w szczególności przez zapewnienie przez kierownictwo podmiotu publicznego warunków umożliwiających realizację i egzekwowanie następujących działań: ( ) zapewnienia okresowego audytu wewnętrznego w zakresie bezpieczeństwa informacji, nie rzadziej niż raz na rok. 18

19 ałącznik nr 1 Wykaz zadań audytowych i wykaz obszarów ryzyka wg. potrzeb audytu wewnętrznego na 2014 rok Lp. Temat zadania audytowego Obszar ryzyka 1//2014 2//2014 3//2014 4//2014 5// Wydział Organizacyjny/ Sekretarz Powiatu Centrum Inicjatyw Edukacyjnych w Kartuzach Dom Pomocy Społecznej w Kobysewie Komenda Powiatowa Państwowej Straży Pożarnej w Kartuzach Poradnia Psychologiczno- Pedagogiczna w Kartuzach 19