SPRAWOZDANIE Z WYKONANIA PLANU AUDYTU ZA ROK 2009

Transkrypt

1 URAD MIASTA LESNA LESNO UL. KARASIA 5 AW 094-/0 SPRAWODANIE WYKONANIA PLANU AUDYTU A ROK Jednostki sektora finansów publicznych objęte audytem wewnętrznym ) Lp. Nazwa jednostki URĄD MIASTA LESNA ESPÓŁ OBSŁUGI PRY WYDIALE EDUKACJI UM LESNA 2. Podstawowe informacje o komórce audytu wewnętrznego Lp. Imię i nazwisko 2) Nazwa stanowiska Numer telefonu Adres poczty elektronicznej Wymiar czasu pracy (w etatach) Kwalifikacje zawodowe 3) Udział w szkoleniach w roku sprawozdawczym (w dniach) LIDIA MILARCYK AUDYTOR WEWNĘTRNY milarczyk@leszno.pl Egzamin MF 4 ) Należy wpisać jednostkę, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny oraz wszystkie jednostki objęte audytem wewnętrznym na podstawie art. 5 ust. 2-7 i ust. 2 ustawy. 2) Należy wpisać dane wszystkich osób zatrudnionych w komórce audytu wewnętrznego, według stanu na 3 grudnia roku sprawozdawczego. 3) Kwalifikacje zawodowe, o których mowa w art. 58 pkt 5 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych oraz art. 23 ustawy z dnia 8 grudnia 2006 r. o zmianie ustawy o finansach publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 249, poz. 832). Należy wpisać odpowiednio: CIA, CGAP, CISA, ACCA, CFE, CCSA, CFSA, CFA, aplikacja NIK, inspektor kontroli skarbowej, biegły rewident, egzamin MF. W przypadku braku ww. kwalifikacji zawodowych należy wpisać.

2 2 Czy w roku sprawozdawczym dokonywano udokumentowanej samooceny audytu wewnętrznego? TAK 3. Przeprowadzone zadania audytowe w roku sprawozdawczym Lp. Temat zadania audytowego 5) adanie zapewniające () albo czynność doradcza (D) Audyt wewnętrz. zlecony Typ obszaru działalności, w którym przeprowadzono zadanie audytowe Obszar działalności związany dysponowaniem z środkami, o których mowa w art. 5 ust. 3 ustawy Opis obszaru działalności wspomagającej 7) Liczba audytoró w wewnętrz nych przeprow adzającyc h zadanie audytowi (w etatach( Plan 8) Wykonanie Czas przeprow adzenia zadania audytowe go (w dniach) Plan 8) Wykonani e Powołanie rzeczozna wcy Gospodarowanie Gminnym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej wspomagająca Gospodarka finansowa Projekty finansowane z udziałem środków UE Projekt 2 wspomagająca Tak Gospodarka finansowa ) Należy wpisać wszystkie przeprowadzone zadania zapewniające i czynności doradcze, również te, które nie były ujęte w planie audytu wewnętrznego. 6) potrzebne skreślić. podstawowa obejmuje działalność merytoryczną, statutową charakterystyczną dla danej jednostki. wspomagająca obejmuje ogólnie rozumiany proces zarządzania jednostką; zapewnia sprawność i skuteczność działań w obszarze działalności podstawowej, np. zamówienia publiczne, zarządzanie kadrami. 7) Kolumnę należy wypełnić tylko w przypadku wskazania w kolumnie 5 działalności wspomagającej, wpisując odpowiednio: Gospodarka finansowa albo akupy, albo arządzanie mieniem, albo Bezpieczeństwo, albo Systemy informatyczne, albo arządzanie. 8) W przypadku zadań audytowych, które nie były ujęte w planie audytu wewnętrznego, należy wpisać -.

3 3. Wydawanie decyzji w zakresie budownictwa podstawowa Prawidłowość prowadzenie ksiąg rachunkowych, przyjęta polityka rachunkowości, procedury kontroli finansowej. wspomagająca Gospodarka finansowa Sprawozdawczość budżetowa wspomagająca Gospodarka finansowa Lp. 4.Wydane zalecenia lub opinie w ramach przeprowadzonych zadań audytowych Temat zadania zapewniającego lub przedmiot czynności doradczej 5) adanie zapewniając e () albo czynność doradcza (D) Efekty przeprowadzenia zadania audytowego 9) Podstawowe zalecenia lub opinie i wnioski Ryzyka, do których odnoszą się wydane zalecenia lub opinie i wnioski Gospodarowanie Gminnym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej podjecie działań mających na celu uzupełnienie, uszczegółowienie zakresów obowiązków/zadań w opisach stanowisk pracy osób odpowiedzialnych za gospodarowanie GFOŚiGW. procesy wydatkowania środków pochodzących z przedmiotowych funduszy uregulować aktami prawa wewnętrznego rozpatrzenie możliwości opracowania i wdrożenia czytelnej, uszczegółowionej ewidencji przyjętych wniosków i umów o finansowanie zadań z udziałem środków z GFOŚiGW, np. z wykorzystaniem arkusza kalkulacyjnego. podjecie działań mających na celu prawidłowe odzwierciedlanie na koncie Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia operacji korekt, Ryzyko niezgodnego z przepisami, lub nieprecyzyjnego sformułowania wewnętrznych aktów regulujących działalność GFOŚiGW, które w razie wystąpienia mogłyby skutkować nieprawidłowościami w podejmowaniu decyzji wydatków z tych funduszy.

4 refundacji i zwrotów. zobowiązanie pracowników do przestrzegania uregulowań zawartych w aktach prawa wewnętrznego. 2. Projekty finansowane z udziałem środków UE Projekt 2 Proponuję do księgowania operacji dokumentujących operacje bankowe a więc do operacji wynikających z wyciągu bankowego, przy której występuje konto rachunku bankowego stosować dowód wewnętrzny WB dokumentując wszystkie operacje wynikające z wyciągu bankowego, natomiast wszystkie pozostałe operacje, które nie dokumentuje dowód zewnętrzny i nie występuje konto rachunku bankowego ujmować na dowodzie PK. Aktualizację i ujednolicenie treści procedury F3 potraktować priorytetowo, odnotować i zatwierdzić zmiany, a zaktualizowane procedury rozprowadzić wg obowiązującego rozdzielnika Techniczny zapis ujemny stosować również w ewidencji analitycznej Projektu 2 Na koncie 37 dokonywać księgowań zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006r w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych Dz. U nr 42 poz. 020 zał. Ryzyko wystąpienia nieprawidłowości w dokumentacji finansowej dot. realizowanego projektu. 3. Wydawanie decyzji w zakresie budownictwa Bezwzględne stosowanie zapisów ustawy o opłacie skarbowej Dz. U. Nr 225 poz. 635 ze zmianami ałączniki do wniosku o pozwolenie na budowę/rozbiórkę przyjmować w oryginale bądź potwierdzone za zgodność z oryginałem. Stwierdzenia zgodności z oryginałem dokonać może również urzędnik prowadzący sprawę stosując w tym zakresie przepisy obowiązującej instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych Dz. U. z 999r nr 2 poz.39 ze zm. W rejestrach wniosków o pozwolenie na budowę i decyzji o pozwoleniu na budowę umieszczać zgodnie z 6.. rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia lutego 2009r w sprawie wzorów rejestrów wniosków o pozwolenie na budowę i decyzji o pozwoleniu na budowę Dz. U. nr 23 poz.35 czytelny podpis osoby dokonującej wpisu. Ryzyko wydawania i rejestrowania decyzji niezgodnie z przepisami powszechnie obowiązującymi związanymi z procesem wydawania decyzji administracyjnych.

5 4. Prawidłowość prowadzenie ksiąg rachunkowych, przyjęta polityka rachunkowości, procedury kontroli finansowej.. akresy obowiązków pracowników espołu Obsługi należy uzupełnić i zaktualizować oraz przedstawić w obowiązującej formie Opisów Stanowiska Pracy. 2. Dla każdej jednostki należy prowadzić wymagane ustawą o rachunkowości księgi rachunkowe, które rzetelnie i jasno przedstawią sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy danej jednostki. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów)i sald, które tworzą: ) dziennik, 2) księgę główną, 3) księgi pomocnicze, 4) zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, 5) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Sprawozdanie finansowe każdej jednostki winno składać się z bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienie zmian w funduszu jednostki oraz informacji dodatkowej. 3. Ponieważ obowiązująca ustawa z r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 204, ze zm.) oraz rozporządzenia wykonawcze do ustawy o finansach publicznych nie ustalają dla samorządowych jednostek budżetowych możliwości refundacji wydatków przestrzegać należy zasady, że zrefundowane wydatki nawet w tym samym roku budżetowym stanowią dochody budżetowe. Jeżeli jednostka budżetowa jest podatnikiem VAT, to powinna na refakturowane koszty wystawić fakturę VAT; jeżeli nie jest podatnikiem VAT, to może być wystawiona nota obciążeniowa lub rachunek. Sposób ujęcia w księgach opisano w części Streszczenie dla kierownictwa 4. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadzać wszystkie zdarzenie, które nastąpiły w tym okresie sprawozdawczym, zgodnie z dowodami księgowymi w postaci prawidłowego zapisu księgowego. ( patrz: art ustawy o rachunkowości) 5. Operacje gotówkowe ujmować w księgach rachunkowych w następujący sposób: Przychody : 0/20 lub pozostałe konta zespołu 2 lub konta zespołu 7 Rozchody : 20 lub pozostałe konta zespołu 2 lub konta zespołu 4 /0 Wpływ gotówki do kasy (pobranie, Ryzyko prowadzenie ksiąg rachunkowych niezgodnie z zasadami określonymi w przepisach prawa.

6 pogotowie kasowe) 0/40 Wpłata do banku na podstawie bankowego dowodu wpłaty 40/0 godnie z bezwzględnie obowiązującą zasadą podwójnego zapisu, która stanowi, że każda operacja musi być ujęta: Na co najmniej dwóch różnych kontach, Na jednym koncie po stronie Winien, a na drugim po stronie Ma, czyli po przeciwnych stronach tych kont, W identycznej wysokości na obu kontach, 6. Raporty kasowe sporządzać zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie zasadami, zawsze za okresy zamknięte od do ostatniego dnia miesiąca. 7. Na dowodach księgowych umieszczać datę wpływu. 8. Faktury księgować w dniu otrzymania a nie dopiero w dniu zapłaty. 9. Przypisu należności z faktur nie ujmować w dokumencie pn. Wyciąg bankowy. 0. apisów w księgach rachunkowych dokonywać tylko na podstawie oryginałów dowodów wystawionych na jednostkę, której zdarzenie dotyczy i w kwotach wynikających z tego dowodu. Przy dekretach umieszczać podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.. Na kontach dla rachunków bankowych dokonywać księgowań na podstawie dowodów bankowych z zachowaniem zgodności z zapisami księgowymi banku, oraz zachowywać zasadę czystości obrotów, co oznacza, że do zapisów z tyt. zwrotu nadpłat, korekt itp. wprowadzać dodatkowy techniczny zapis ujemny po obu stronach konta. (przelewy wychodzące to nie wpływy ze znakiem minus) 2. aprzestać stosowania niedozwolonego storna czarno czerwonego. 3. Inwentaryzacją wyjaśniać i rozliczać w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji (art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Przez rozliczenie inwentaryzacji rozumieć należy czynności obejmujące przekazanie dokumentacji ze spisu inwentaryzacyjnego do komórki rozliczeniowej, sporządzenie dokumentacji, wycenę ujawnionych składników majątkowych, sporządzenie końcowego wyliczenia, ustalenie różnic inwentaryzacyjnych i wyjaśnienie jej przyczyn, przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego oraz sporządzenie protokołu z inwentaryzacji, stosownych wniosków i decyzji.

7 4. Naliczone odsetki karne należy ujmować w klasyfikacji Stosować zasadę, że podatnicy, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących, dokonują zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z: raportów dobowych skorygowanych o wartości dotyczące zwrotów towarów wynikające z odrębnych ewidencji (ewidencja korekt), albo miesięcznych zestawień raportów dobowych na koniec każdego miesiąca (do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni). Jeżeli podatnik prowadzi odrębną ewidencję sprzedaży VAT zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży towarów i usług mogą być dokonywane na koniec miesiąca łączną kwotą wynikającą z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie danych wynikających z tej ewidencji. estawienie to powinno zawierać co najmniej następujące dane: datę i kolejny numer zestawienia; sumę przychodów brutto ze sprzedaży sumę przychodów netto tj. brutto ze sprzedaży pomniejszoną o należny podatek od towarów i usług sumę vat Jeżeli wpływ zaksięgowano 30/22 w kwocie brutto to rozliczenia tej wpłaty należy dokonać w następujący sposób 22/700 kwota netto z ewidencji i 22/225 kwota vat-u należnego Konto 22 musi wskazywać kwotę brutto z ewidencji Konto zespołu 7 musi wskazywać kwotę netto z ewidencji Konto 225 musi wskazywać kwotę vat-u 6. Stosować zasadę memoriału zgodnie z art.6 ustawy o rachunkowości. 7. Przestrzegać zasady, że odsetki są przychodem w momencie wpływu na rachunek bankowy. 8. Wydatki ujmować na paragrafach zgodnych z rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 czerwca 2006r w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. 9. apłatę kwoty vat u należnego do Urzędu Skarbowego ujmować jako wydatek nie koszt. Sposób postępowania z dochodami opodatkowanymi vat opisano wraz z dekretacją w części Streszczenie dla kierownictwa. 20. stosować podziałek klasyfikacji budżetowej na kontach 35 i 85. ( w ewidencji prowadzonej przez espół Obsługi spłata pożyczki mieszkaniowej przez

8 pracownika, czy tez wypłata zapomogi, świadczeń świątecznych itp. jest zawsze wydatkiem z tyt. usług pozostałych ) 2. Przypisy z faktur vat ewidencjonować w kwotach zgodnych z dowodem źródłowym. Księgowania wpływów i rozliczenia z Urzędem Skarbowym dokonywać w oparciu o sposób wskazany w Streszczeniu dla kierownictwa 22. Bezwzględnie przestrzegać obowiązku przeksięgowania wyniku finansowego na konto 800 Fundusz jednostki pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego, stosownie do zasad ustalonych w załączniku Nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. 23. aktualizować nazwę podmiotu espół Obsługi przy Wydziale Edukacji Urzędu Miasta Leszna w Urzędzie Skarbowym stosując formularz NIP Przeszkolić pracowników espołu Obsługi z zasad rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych. 25. Przestrzegać zasad zawartych w przepisach powszechnie obowiązujących i przepisach wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową jednostki. 5. Sprawozdawczość budżetowa Należy, poprzez działania wynikające z uprawnień przypisanych jednostce nadrzędnej, zobligować jednostki podległe do odpowiedniego stosowania obowiązujących w zakresie sprawozdawczości budżetowej przepisów i obowiązków. W ramach działań Urzędu Miasta Leszna uzupełnić działania kontrolne w zakresie poprawności realizacji obowiązków przez jednostki podległe. obligować osoby zajmujące się przetwarzaniem informacji zawartych w sprawozdaniach budżetowych pochodzących z jednostek podległych do zwracania uwagi na ich poprawność techniczną. Ryzyko nie stosowania się do wytycznych zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 czerwca 2006r w sprawie sprawozdawczości budżetowej

9 4. Przeprowadzone czynności sprawdzające w roku sprawozdawczym Lp. Temat zadania zapewniającego, którego dotyczą czynności sprawdzające Czas przeprowadzenia czynności sprawdzających (w dniach) Liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających czynności sprawdzające (w etatach) Prawidłowość prowadzenia ksiąg rachunkowych, przyjęta polityka rachunkowości, procedury kontroli finansowej. M Prawidłowość prowadzenia ksiąg rachunkowych, przyjęta polityka rachunkowości, procedury kontroli finansowej. MBK Prawidłowość prowadzenia ksiąg rachunkowych, przyjęta polityka rachunkowości, procedury kontroli finansowej.mk zrealizowane zaplanowane zadania audytowe Lp. Temat zadania zapewniającego lub przedmiot czynności doradczej adanie zapewniające () albo czynność doradcza (D) Przyczyna niezrealizowania zadania zapewniającego lub czynności doradczej Istotne informacje dotyczące prowadzenia audytu wewnętrznego w roku sprawozdawczym 0) r.... (data, podpis i pieczęć audytora wewnętrznego koordynatora komórki audytu wewnętrznego) 0 ) W tym propozycje zmian do obowiązujących regulacji dotyczących audytu wewnętrznego.