Sprawozdanie z przeprowadzenia audytu

Transkrypt

1 STAROSTWO POWIATOWE W KARTUZACH SYGNATURA: A /AB/05 Nr A /6/ 16 /AB/05 Egzemplarz nr BIP Sprawozdanie z przeprowadzenia audytu (wyciąg) Zgodnie z punktem III.4 Księga procedur Zamieszczanie informacji w BIP załącznika do Zarządzenia Nr 104/05 Starosty Kartuskiego z dnia 23 maja 2005 roku w sprawie zatwierdzenia Księgi procedur audytu wewnętrznego w Starostwie Powiatowym w Kartuzach. Starostwo Powiatowe w Kartuzach Audyt Wewnętrzny Kartuzy, 7 czerwca 2005 roku

2 2 III. STRESZCZENIE (REKOMENDACJE) Ważne ustalenia, ważne wnioski, Rekomendacje Celem działania 2.2. ZPORR jest ułatwienie młodzieży z rodzin o niskich dochodach, zamieszkałych na terenach wiejskich dostępu do kształcenia w szkołach ponadgimnazjalnych kończących się maturą, a także ułatwienie studentom znajdującym się w trudnej sytuacji materialnej oraz pochodzących z obszarów zagrożonych marginalizacją, w tym także obszarów wiejskich dostępu do studiów na wyższych uczelniach. Audyt wdrożenia bądź realizacji, systemu lub finansowy Projektów w ramach programu EFS w Powiecie Kartuskim nie był dotąd nigdy przeprowadzany. Tak audyt wewnętrzny, jaki i zewnętrzny. W dniu 22 lutego 2005 roku kontrolujący pracownicy Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku przeprowadzili kontrolę niniejszego projektu. Kluczowym zagadnieniem w sprawdzeniu poprawności niniejszych projektów jest utwierdzenie lub wiarygodne wykazanie ewentualnych nieprawidłowości (danie racjonalnego zapewnienia), że beneficjent końcowy (uczeń, student) faktycznie złożył wniosek, spełnia w chwili realizacji projektów wymagane przesłanki oraz, że we wnioskach o płatność przedstawionych przez naszą organizację instytucji wdrążającej, są ujęte dane świadczące o poniesionych wydatkach (uczeń) lub wpłaconych kwotach (student), a także, iż wydatki te są kwalifikowane w ramach procedur określonych dla programu. W ostatniej z w/w kwestii trzeba też wziąć pod uwagę, czy posiadamy oryginały dowodów źródłowych lub prawidłowo podane konto bankowe stypendysty, a także, czy zabezpieczymy te dane w odpowiedni sposób w wymaganym przez instytucję wdrążającą terminie. W obecnym stanie racjonalne zapewnienie o prawidłowości funkcjonowania dane przez audytora wewnętrznego dotyczy całości Programu EFS program stypendialny realizowanego przez Powiat Kartuski (jego jednostki). Podstawą tej oceny jest przede wszystkim okoliczność, iż w kluczowych zagadnieniach nie stwierdzono rażących błędów skutkujących zwrotem środków pozyskanych lub wystąpieniem (możliwością wystąpienia) oszustwa lub innego ciężkiego naruszenia przepisów. Po sprawdzeniu poprawności obu projektów wykazano wykryte nieprawidłowości, lecz ich charakter nie ma znaczącego wpływu na realizację programów. Stwierdzono na podstawie dokumentów, że beneficjent końcowy (uczeń, student) we właściwym terminie złożył wniosek, spełniał w chwili realizacji projektów wymagane przesłanki a także, że we wnioskach o płatność przekazanych instytucji wdrążającej, są ujęte dane świadczące o poniesionych kwalifikowanych wydatkach (uczeń) lub wpłaconych kwotach (student). Sprawdzania dokonano w oparciu o należytą staranność (standardy audytu wewnętrznego) i wiedzę audytora wewnętrznego w sprawie. Sprawdzenie odbyło się w oparciu o próbę, której wielkość i zakres wybrany został na podstawie metod statystycznych. Przyjęta metoda zakłada, że otrzymane wyniki dają racjonalne zapewnienie, że wykryte uchybienia, są takie, jak sprawdzenie

3 tradycyjną metodą od 90-95% całości populacji złożonych wniosków. 3 Stwierdzono, że w posiadaniu podmiotów zaangażowanych w realizację projektów są: oryginały umów, dowodów źródłowych, prawidłowo podane numery kont bankowych stypendystów, a także, że zabezpieczono te dane w odpowiedni sposób. Większość rekomendacji dotyczy zagadnień mogących dodatkowo usprawnić proces lub mogą one być przydatne w celu uniknięcia negatywnych skutków wystąpienia ryzyka w przyszłości. Wydane rekomendacje dążą do usprawnienia procesów kontroli w objętym sprawdzeniem działaniu i przez to dodanie wartości dodanej. Zagadnienie otrzymało racjonalne zapewnienie, także ze względu na okoliczność, iż poziom ryzyka wskazany w tym obszarze, dotyczy w wielu przypadkach ryzyka niezależnego od działań Starostwa, bądź audytowanych jednostek. Audytor wewnętrzny potwierdza prawidłowość funkcjonowania tych procesów w obecnym stanie prawnym. Należy wskazać, iż całość systemu i powiązania na siebie oddziaływają. Z tych względów część rekomendacji (zaleceń) jest do rozważenia dla Starostwa Powiatowego w Kartuzach, cześć dla jednostek wdrażających. Ze względu, iż wszystkie obszary otrzymały od audytora wewnętrznego pozytywna opinię, a także stwierdzono, tendencje do obniżania się ryzyka w poszczególnych obszarach, należy przypuszczać, iż nie powinno być problemów z wdrożeniem rekomendacji. Po realizacji zadań audytowych we sprawozdaniu wstępnym łącznie określono 14 rekomendacji. W dniu 20 maja 2005 roku sporządzone zostało sprawozdanie wstępne z przeprowadzenia audytu wewnętrznego. Jego celem było upewnienie się, że audytor prawidłowo zrozumiał części składowe systemu oraz zapewnił klientowi audytu możliwość ustosunkowania się do oceny tego sprawozdania, a także do wyrażenia przez niego własnych poglądów. Już na wstępie stwierdzono, że możliwe jest zawężenie kręgu adresatów sprawozdania ostatecznego do Starosty, Dyrektora Wydziału Edukacji oraz audytora wewnętrznego. W dniu 6 czerwca 2005 roku w toku spotkania z Dyrektorem Wydziałem Edukacji dokonano wstępnego przeglądu rozbieżnych kwestii zawartych w sprawozdaniu wstępnym. W dniu 6 czerwca 2005 roku (w przypisanym terminie) Dyrektor Wydziału Edukacji Pani Jolanta Tersa udzieliła odpowiedzi na zalecenia zawarte w sprawozdaniu wstępnym. Dokonano analizy przedstawionych uwag do sprawozdania wstępnego. W toku wymiany opinii ustalono jednocześnie czy akceptowane są przedstawione rekomendacje ujęte w sprawozdaniu wstępnym oraz możliwy termin ich wdrożenia, a także przyczyny niezasadności odrzuconych w toku dyskusji rekomendacji. Na egzemplarzu nr 5 sprawozdania wstępnego naniesiono odręcznie zmiany wynikające z przeprowadzonej dyskusji. Ostatecznie uznano, iż zasadne jest 11 rekomendacji. Poniżej ujęto ostateczny obraz rekomendacji, których wdrożenie, zdaniem audytu jest konieczne. Wskazano sposób realizacji poszczególnych zagadnień poprzez krótką adnotację: w toku realizacji lub zrealizowano (a także inne dane istotne dla realizacji). Wskazano także na akceptację poniższych rekomendacji przez odpowiedzialny merytorycznie wydział.

4 4 Pismo z dnia 6 czerwca 2005 roku Wydziału Edukacji stanowi załącznik nr 8 niniejszego sprawozdania ostatecznego i stanowi integralna cześć niniejszego sprawozdania. Określone w toku audytu rekomendacje i ich ostateczne wdrożenie jest w stanie dodatkowo wyeliminować dodatkowe ryzyka mogące się pojawić w przyszłości. Rekomendacje: 1. Do rozważenia kwestia kontynuowania pomocy pracowników w ramach prac interwencyjnych zatrudnionych do pomocy przy realizacji programów. Termin Zwrócenie się na piśmie, z prośbą wskazania przybliżonego terminu kolejnych transzy. Brak wiedzy w tej sprawie obniża efekty programu w zakresie opinii beneficjentów i innych podmiotów. Termin Akceptacja. Zrealizowano. 3. Poprawić drobne uchybienia zawarte w niniejszym sprawozdaniu w zakresie przyjmowania, opracowywania i oceny wniosków. (Termin ). 4. Opracować formularz weryfikacji wniosku, służący do odznaczania istotnych wykonanych czynności. Formularz wdrożyć w ramach kolejnych działań w sprawie. Formularz w formie pytań zamkniętych (TAK/NIE lub ) powinien zawierać istotne fazy procesowania w sprawie. Powinien on ułatwić przyszła kontrolę pracownikom nadzorującym zebrane materiały referenci (samokontrola), organom nadzoru (kontrola wewnętrzna Wydziału Edukacji lub Wydziału Finansowego), a także zewnętrznym kontrolom i audytom. Termin Akceptacja. Zrealizowano. 5. Rozważyć przeprowadzanie kontroli wniosków (na określonej próbie) przez pracowników Wydziału Edukacji. Opracować harmonogram kontroli. Termin Zgodnie z harmonogramem kontroli Wydziału Edukacji. 6. W kolejnych realizowanych projektach w ramach pomocy w formie stypendiów dążyć do wyboru pomocy w formie bezpośrednich wypłat dla beneficjentów ostatecznych. Termin na bieżąco. 7. Przypomnieć o zasadach księgowania na koncie 137 Rachunki środków pomocowych we wszystkich jednostkach. Termin Wdrożyć do stosowania konto 137 poprzez ujęcie odpowiednich zapisów w Polityce rachunkowości Plan kont wszystkich jednostek. Termin

5 5 9. Dążyć do otrzymania pisemnego wyjaśnienia, które podmioty będą właściwe do przeprowadzenia audytu zewnętrznego. Termin Dokonać wyboru audytora zewnętrznego, biorąc pod uwagę koszty, doświadczenie i jakość świadczonych usług. Termin Ponownie poinformować jednostki o terminie wymaganej archiwizacji dokumentów związanych z programami. Termin Za wdrożenie w/w rekomendacji odpowiada Dyrektor Wydziału Edukacji oraz pozostałe osoby w zakresie wyznaczonym przez Starostę Kartuskiego. W zakresie działania dyrektorów wskazanych przez Panią Starostę powinno też być zawarte dalsze wyznaczenie osób im podległych odpowiedzialnych za poszczególne zadania i/lub taka organizacja pracy wydziału (komórki), która pozwoli po otrzymaniu polecenia Starosty (po sprawozdaniu ostatecznym) na wdrożenie rekomendacji w wyznaczonym terminie. Dodatkowo audytor wewnętrzny przypomina wydane rekomendacje w toku poprzednich zadań audytowych, które dotyczyły programu EFS. Rekomendacje dla Starostwa Powiatowego w Kartuzach zawarte w zadaniu audytowym 03/2004: Niniejsze rekomendacje przedstawiam do rozważenia i ewentualnego stosowania w bieżącej pracy Starostwa Powiatowego w Kartuzach. 1. Rozważyć zorganizowanie spotkania (szkolenia) dyrektorów szkół w sprawie ochrony danych osobowych, a także danych informatycznych. Termin na bieżąco. 2. Stale pogłębiać wiedzę i wysiłki w sprawie wdrażania wypłat środków w ramach programu EFS. Termin na bieżąco. Kartuzy, 07 czerwca 2005 roku (-) Adrian Kłos AUDYTOR WEWNĘTRZNY Kartuzy, 07 czerwca 2005 roku (-) Jolanta Tersa DYREKTOR WYDZIAŁU EDUKACJI STAROSTWA POWIATOWEGO W KARTUZACH