SPRAWOZDANIE Z DZIAŁALNOŚCI REALIZOWANEJ W 2012 ROKU PRZEZ BIURO AUDYTU I KONTROLI STAROSTWA POWIATOWEGO W KROTOSZYNIE

Transkrypt

1 STAROSTWO POWIATOWE W KROTOSZYNIE BIURO AUDYTU I KONTROLI SPRAWOZDANIE Z DZIAŁALNOŚCI REALIZOWANEJ W 2012 ROKU PRZEZ BIURO AUDYTU I KONTROLI STAROSTWA POWIATOWEGO W KROTOSZYNIE Krotoszyn, luty 2013 r.

2 WPROWADZENIE Biuro Audytu i Kontroli zostało utworzone na podstawie uchwały nr XXXV/157/09 Rady Powiatu Krotoszyńskiego z dnia 27 marca 2009 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Krotoszynie. Obecnie bezpośredni nadzór nad działalnością Biura Audytu i Kontroli sprawuje Starosta Krotoszyński. Zasady organizacji i wykonywania kontroli w Starostwie Powiatowym w Krotoszynie, jednostkach organizacyjnych Powiatu, inspekcja i strażach w 2012 roku regulowało zarządzenie Starosty Krotoszyńskiego nr 22/2011 z dnia 27 czerwca 2011 r. Misją Biura Audytu i Kontroli jest dostarczanie rzetelnych informacji o realizacji powierzonych jednostkom organizacyjnym zadań, w stosunku, do których organy Powiatu posiadają uprawnienia nadzorcze i kontrolne. Misja ma charakter zarówno prewencyjny jak i detekcyjny. CHARAKTERYSTYKA DZIAŁALNOŚCI KONTROLNEJ 1. Planowanie kontroli Zatwierdzony uchwałą Zarządu Powiatu Krotoszyńskiego nr 166/11 w dniu 06 grudnia 2011 r. plan kontroli na 2012 r. obejmował 9 kontroli. Wszystkie kontrole ujęte w planie, o którym mowa powyżej były kontrolami problemowymi. W tabeli poniżej przedstawiono jednostki kontrolowane, orientacyjny termin przeprowadzenia kontroli oraz zakres kontroli wynikający z planu kontroli na 2012 r. Tabela nr 1 Nazwa jednostki L.p. kontrolowanej 1 Powiatowy Zarząd Dróg w Krotoszynie Orientacyjny termin przeprowadzenia kontroli I kwartał Zakres kontroli realizacja zadania inwestycyjnego pn.; Przebudowa ulicy Osadniczej nr 5214 P w Krotoszynie od ul. Kobylińskiej 1

3 2 Poradnia Psychologiczno- Pedagogiczna w Krotoszynie 3 Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy w Konarzewie 4 Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy w Borzęciczkach 5 Powiatowy Zarząd Dróg w Krotoszynie 6 Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy w Borzęciczkach 7 Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych w Koźminie Wlkp. 8 Powiatowy Zarząd Dróg w Krotoszynie 9 Powiatowy Urząd Pracy w Krotoszynie I kwartał II kwartał II kwartał III kwartał III kwartał III kwartał IV kwartał IV kwartał (droga krajowa nr 36) do ul. Szosa Benicka nr 4918 P *wdrożenie zaleceń pokontrolnych *realizacja planu finansowego *prowadzenie rachunkowości efektywność wydatkowania środków z tytułu wynagrodzeń nauczycieli oraz pracowników niepedagogicznych efektywność wydatkowania środków z tytułu wynagrodzeń nauczycieli oraz pracowników niepedagogicznych *efektywność wykorzystania jednostek transportowych oraz sprzętu *gospodarka materiałami pędnymi *funkcjonowanie stołówki *gospodarowanie środkami ZFŚS *funkcjonowanie stołówki *gospodarowanie środkami ZFŚS proces wydawania decyzji administracyjnych *realizacja planu finansowego *gospodarowanie środkami ZFŚS *prawidłowość udzielania zamówień publicznych 2. Realizacja kontroli W 2012 roku przeprowadzono kontrole w następujących jednostkach organizacyjnych oraz terminach w siedzibie jednostki kontrolowanej: 1) Powiatowy Zarząd Dróg w Krotoszynie; luty 2012 r; 2) Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna w Krotoszynie; kwietnia ) Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy w Borzęciczkach; 04, czerwca 2012 r. 4) Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy w Konarzewie; sierpnia 2012 r. 2

4 5) Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych w Koźminie Wlkp., listopad 2012 r. W 2012 roku Biuro Audytu i Kontroli przeprowadziło 2 pozaplanowe kontrole doraźne w Domu Pomocy Społecznej w Baszkowie, z czego jedna w zakresie prawidłowości wykonania remontu i odnowienia elewacji budynku pałacu w terminie od 21 do 23 marca 2012 r. oraz druga zlecona uchwałą nr 275/12 Zarządu Powiatu Krotoszyńskiego z dnia 21 czerwca 2012 r. w sprawie przeprowadzenia pozaplanowej kontroli doraźnej w Domu Pomocy Społecznej w Baszkowie w zakresie wyżywienia i organizacji posiłków, zapewnienia usług higienicznych i wspomagających mieszkańców w terminie od 25 do 26 czerwca 2012 r. Ponadto na podstawie uchwały nr 353/12 Zarządu Powiatu Krotoszyńskiego z dnia 5 listopada 2012 r. w sprawie przeprowadzenia kontroli w szkołach niepublicznych o uprawnieniach szkół publicznych przeprowadzono w dniach od 19 do 20 listopada 2012 r. kontrolę w Technikum Uzupełniającym, Liceum Ogólnokształcącym oraz Policealnej Szkole Zawodowej dla Dorosłych wchodzących w skład Zespołu Szkół dla Dorosłych PROFESJA w Krotoszynie. Z kontroli zostały sporządzone protokoły, które opracowywane były w siedzibie Starostwa Powiatowego w Krotoszynie na podstawie analizy dokumentacji. W związku z realizacją kontroli doraźnych oraz podejmowaniem czynności doradczych i prewencyjnych nie zrealizowano w pełni planu kontroli ustalonego na 2012 rok. Niezrealizowane kontrole zostały ujęte w planie kontroli w 2013 roku. 3. Stwierdzone nieprawidłowości Stwierdzone w toku kontroli uchybienia i nieprawidłowości zostały opisane w wystąpieniach pokontrolnych. Zawierały one łącznie 67 wniosków zmierzających do usprawnienia badanej działalności. Uchybienia i nieprawidłowości dotyczyły najczęściej: nieprzestrzegania przepisów w zakresie zamówień publicznych; nieprzestrzegania zasad realizowanego projektu finansowanego ze środków UE; niezwracania się o zgodę do organów jednostki nadzorującej na oddanie części nieruchomości będącej w trwałym zarządzie; nieaktualizowania na bieżąco zakresów czynności pracowników; 3

5 występowania stosunku bezpośredniej podległości służbowej; niepowierzania obowiązków i odpowiedzialności głównemu księgowemu w zakresie określonym art. 54 ust. 1 ustawy o finansach publicznych; niedostosowania regulaminu wynagradzania pracowników do obowiązujących przepisów prawa w zakresie określenia stawek minimalnego wynagrodzenia czy określenia stanowisk funkcjonujących w jednostce; zawarcia umowy o pracę w wymiarze większym niż jeden etat; przyznawania pracownikom dodatków funkcyjnych w kwotach niezgodnych z regulaminem wynagradzania; nieterminowego wypłacania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop; naliczenia i wypłaty pracownikom nieprawidłowej kwoty wynagrodzenia zasadniczego, dodatku za wieloletnią pracę czy dodatku za pracę w porze nocnej; naliczenia i wypłaty nagród jubileuszowych niezgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu; przyznawanie dodatków specjalnych za prace określone w zakresie czynności; przyznawanie i naliczanie pracownikom premii niezgodnie z obowiązującym w jednostce regulaminem wynagradzania; zawieranie w regulaminie ZFŚS postanowień niezgodnych z ustawą; nieposiadanie upoważnień przez członków Komisji Socjalnej do przetwarzania dokumentacji wymaganej przy udzielaniu zapomóg zdrowotnych ze środków ZFŚS; wydatkowanie środków ZFŚS na działalność nie socjalną; nieprzestrzeganie kryteriów przyznawania świadczeń socjalnych uzależnionych od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu; korzystanie z usług stołówki szkolnej przez osoby nie określone w zarządzeniu oraz nie związane z działalnością statutową jednostki oświatowej; stwierdzenia podczas oględzin stanu magazynowego nadwyżki oraz przekroczenia terminu przydatności do spożycia niektórych produktów; 4

6 Przyczynami stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień było najczęściej: nieprzestrzeganie obowiązujących przepisów prawa, nieznajomość wewnętrznych regulacji, nieprawidłowa organizacja pracy oraz niewystarczający nadzór kierowników jednostek nad wykonywaniem zadań przez podległych pracowników. 4. Pozostałe działania należące do kompetencji Biura Audytu i Kontroli Zgodnie ze wskazaniami 57 ust. 4 regulaminu organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Krotoszynie, Biuro Audytu i Kontroli jest koordynatorem działalności kontrolnej. W 2012 roku w Starostwie Powiatowym przeprowadzono 6 kontroli zewnętrznych. Były to kontrole przeprowadzane przez Delegaturę Najwyższej Izby Kontroli w Poznaniu w zakresie finansowania przez Powiat Krotoszyński ponadgimnazjalnych szkół niepublicznych, Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu w zakresie oceny prawidłowości i skuteczności realizacji projektu Wykwalifikowany absolwent w Powiecie Krotoszyńskim, w ramach działania 9.2 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu w zakresie gospodarowania przez Starostę nieruchomościami stanowiącymi własność Skarbu Państwa, Wojewódzki Inspektorat Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego w Poznaniu, Komendę Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Krotoszynie w zakresie kontroli przestrzegania przepisów przeciwpożarowych oraz rozpoznania możliwości i warunków prowadzenia działań ratowniczych przez jednostki ochrony przeciwpożarowej oraz Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu w zakresie prowadzenia postępowań administracyjnych w zakresie ustawy prawo wodne. Ponadto zgodnie z zapisami 5 ust. 2 uchwały XIII/63/11 Rady Powiatu Krotoszyńskiego z dnia 30 września 2011 r. zmienionej uchwałą nr XXVIII/142/12 z dnia 30 listopada 2012 r. w sprawie trybu udzielania i rozliczania dotacji dla niepublicznych szkół i placówek oświatowych prowadzonych przez osoby prawne i fizyczne oraz trybu i zakresu kontroli prawidłowości wykorzystania tych dotacji, na Biuro nałożono obowiązki związane z kontrolą prawidłowości wykorzystania udzielanych dotacji. 5

7 W okresie sprawozdawczym umiejscowiono w strukturze Biura Audytu i Kontroli zadania pomocnicze związane z zakresem organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Krotoszynie oraz nadzór nad funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Powiatu Krotoszyńskiego, inspekcjach i strażach. Opracowano, więc zarządzenie nr 8/2012 Starosty Krotoszyńskiego z dnia 12 marca 2012 r. w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Krotoszynie oraz zarządzenie nr 9/2012 Starosty Krotoszyńskiego z dnia 12 marca 2012 r. w sprawie funkcjonowania kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Powiatu Krotoszyńskiego, inspekcjach i strażach. Przeprowadzano również badania i czynnosci doradcze w celu zapewnienia kierownictwu jednostki informacji niezbędnych do kierowania gospodarką i podejmowania decyzji, oceny stopnia realizacji celów i wykonania zadań, prawidłowości i legalności działania oraz skuteczności stosowanych form i środków. CHARAKTERYSTYKA DZIAŁALNOŚCI AUDYTOWEJ Zgodnie z procedurami określonymi zarządzeniem nr 38/07 Starosty Krotoszyńskiego z dnia 17 grudnia 2007 r. w sprawie regulaminu udzielania zamówień publicznych dokonano wyboru audytora usługodawcy, spełniając tym samym obowiązek prowadzenia audytu wewnętrznego wynikający ze wskazań przepisów ustawy o finansach publicznych. W dniu 01 kwietnia 2011 roku została zawarta umowa o świadczenie usług audytu wewnętrznego na okres 12 miesięcy. W I półroczu 2012 r. zgodnie ze sporządzonym planem audytu wewnętrznego przeprowadzono pozostałe dwa z trzech zadań audytowych. Tematyka zadań audytowych dotyczyła działalności Powiatowego Zarządu Dróg w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi, organizacji pracy, wynagradzania oraz efektywności zarządzania w 2011 r. oraz w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w zakresie organizacji opieki dzieci w rodzinach zastępczych i placówkach opiekuńczo-wychowawczych w 2011 r. Następnie w dniu 01 kwietnia 2012 r. zawarto kolejną umowę o świadczenie usług audytu wewnętrznego również na okres 12 miesięcy. W wyniku przeprowadzonej 6

8 identyfikacji ryzyka został sporządzony plan audytu wyłaniający tym samym trzy tematy zadań audytowych: 1) ocena efektywności zatrudniania i wynagradzania pracowników administracji i obsługi w placówkach oświatowych Powiatu Krotoszyńskiego w I półroczu 2012 r.; 2) analiza kierunków kształcenia zawodowego w Powiecie Krotoszyńskim; 3) prawidłowość działań Powiatowego Urzędu Pracy związanych z wydatkowaniem środków publicznych pochodzących z Funduszu Pracy w 2012 r. PODSUMOWANIE Biuro Audytu i Kontroli w 2012 r. realizowało zadania przypisane mu w regulaminie organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Krotoszynie. Biuro pod adresem internetowym prowadzi stronę internetową w zakładce Biuro Audytu i Kontroli. Informacje tam umieszczane kierowane są do zainteresowanych osób pragnących pozyskać wiedzę o przeprowadzonych kontrolach. W 2012 r. dokonywano bieżących aktualizacji informacji zawartych na stronie internetowej. Na podstawie wyników kontroli władze uzyskały wiedzę na temat działalności jednostki podległych i nadzorowanych pod względem efektywności, praworządności, gospodarności i rzetelności. W ramach tych informacji wskazywano na zagrożenia tj. konkretne sprawy wymagające interwencji przedstawiając jednocześnie propozycje środków naprawczych. Działania Biura Audytu i Kontroli skutkowało wdrożeniem konkretnych zaleceń oraz określeniem dalszych kierunków działalności, w których wykryto nieprawidłowości. W zakresie organizacji procesów kontrolnych skutkowały udoskonaleniem metod zarządzania, zapewnieniem należytej, jakości oraz standaryzacji czynności kontrolnych. 7

9 8