SPRAWOZDANIE Z WYKONANIA PLANU AUDYTU ZA ROK 2013

Transkrypt

1 Starostwo Powiatowe w Kartuzach ul. Dworcowa Kartuzy (nazwa i adres jednostki sektora finansów publicznych, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny) Kartuzy, 02 grudnia 203 roku A SPRAWOZDANIE Z WYKONANIA PLANU AUDYTU ZA ROK 203 Janina Kwiecień (-) STAROSTA KARTUSKI Przyjmuję do wiadomości (pieczątka i podpis kierownika jednostki, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny) Podstawa prawna Zgodnie z art.283 ust.5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych do końca stycznia każdego roku kierownik komórki audytu wewnętrznego sporządza sprawozdanie z wykonania planu audytu wewnętrznego za rok poprzedni. Adrian Kłos (-) AUDYTOR WEWNĘTRZNY Sporządził (Audytor wewnętrzny)

2 . Jednostki sektora finansów publicznych objęte audytem wewnętrznym Lp. Nazwa jednostki 2 Starostwo Powiatowe w Kartuzach (jednostka nadrzędna jednostka zatrudniająca audytora wewnętrznego) 2 Centrum Inicjatyw Edukacyjnych w Kartuzach 3 Dom Pomocy Społecznej w Kobysewie 4 Komenda Powiatowa Państwowej Straży Pożarnej w Kartuzach 5 Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna w Kartuzach 6 Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Kartuzach 7 Powiatowy Urząd Pracy w Kartuzach 8 Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy w Kartuzach 9 Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy w Żukowie Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Kartuzach Zarząd Dróg Powiatowych w Kartuzach Zespół Szkół Ogólnokształcących im. H.Derdowskiego w Kartuzach Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych im. rtm. W.Pileckiego w Przodkowie Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych w Sierakowicach Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych im. J.Wybickiego w Somoninie ) Należy wskazać jednostkę, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny, oraz jednostki objęte audytem wewnętrznym na podstawie - art. 287 ust. ustawy. 2

3 Lp. Nazwa jednostki Zespół Szkół Technicznych im. F.Ceynowy w Kartuzach Zespół Szkół Zawodowych i Ogólnokształcących im.i Brygady Pancernej im.boh.westerplatte w Kartuzach Zespół Szkół Zawodowych i Ogólnokształcących im. Książąt Pomorskich w Żukowie 3

4 2. Podstawowe informacje o komórce audytu wewnętrznego Lp. Imię i nazwisko 2) Nazwa stanowiska Numer telefonu Adres poczty elektronicznej Wymiar czasu pracy (w etatach) Kwalifikacje zawodowe 3) Udział w szkoleniach w roku sprawozdawczym (w dniach) dni. Adrian Kłos Audytor wewnętrzny (samodzielne stanowisko) w.605 audytor@kartuskipowiat.pl / egzamin MF (nr 280/2004) Udział w 5 szkoleniach głównie w ramach Gdańskiego Obszaru Metropolitarnego oraz IIA Polska (koło pomorskie). A A Czy w roku sprawozdawczym dokonywano udokumentowanej samooceny audytu wewnętrznego? TAK (udokumentowana samoocena dokonana w drodze ankiety 203 rok dla stanowiska AW - A ) 2) Należy wpisać dane wszystkich osób zatrudnionych w komórce audytu wewnętrznego, według stanu na 3 grudnia roku sprawozdawczego. 3) Kwalifikacje zawodowe. Należy wpisać odpowiednio: CIA, CGAP, CISA, ACCA, CFE, CCSA, CFSA, CFA, aplikacja NIK, inspektor kontroli skarbowej, biegły rewident, egzamin MF. W przypadku braku ww. kwalifikacji zawodowych należy wpisać. 4) Niepotrzebne skreślić. 4

5 3. Przeprowadzone zadania audytowe w roku sprawozdawczym Lp. Temat zadania audytowego 5) Zadanie zapewniające (Z) albo czynność doradcza (D) (w tym sprawdzające (S)) Audyt wewnętrzny zlecony Typ obszaru działalności, w którym przeprowadzono zadanie audytowe Opis obszaru działalności wspomagającej 7) Liczba audytorów wewnętrznych przeprowa dzających zadanie audytowe (w etatach) Plan 8) Liczba audytorów wewnętrznych przeprowad zających zadanie audytowe (w etatach) Wykonanie Czas przeprowa dzenia zadania audytowego (w dniach) Plan 8) Czas przeprowadz enia zadania audytowego (w dniach) Wykonanie Powołanie rzeczoznawcy /Z/203 2/Z/ Zarząd i administracja budynkami starostwa. (dodatkowe zadanie) System zarządzania bezpieczeństwem informacji. Z Z Planowany Zlecony 20 ust.2 pkt.4 r.rm KRI Działalność wspomagająca Działalność wspomagająca Zarządzanie mieniem Zarządzanie, systemy informatyczne I kwartał / / 30 -/- / - I - II kwartał 30 II - III kwartał 35 NIE NIE 3/Z/ Ustalanie rozkładu godzin pracy aptek ogólnodostępnych. Z Planowany Działalność wspomagająca Bezpieczeństwo / / II kwartał 30 III kwartał 30 NIE 5) Należy wpisać wszystkie przeprowadzone zadania zapewniające i czynności doradcze, również te, które nie były ujęte w planie audytu wewnętrznego. 6) Niepotrzebne skreślić. Działalność podstawowa obejmuje działalność merytoryczną, statutową charakterystyczną dla danej jednostki. Działalność wspomagająca obejmuje ogólnie rozumiany proces zarządzania jednostką; zapewnia sprawność i skuteczność działań w obszarze działalności podstawowej, np. zamówienia publiczne, zarządzanie kadrami. 7) Kolumnę należy wypełnić tylko w przypadku wskazania w kolumnie 5 działalności wspomagającej, wpisując odpowiednio: Gospodarka finansowa albo Zakupy, albo Zarządzanie mieniem, albo Bezpieczeństwo, albo Systemy informatyczne, albo Zarządzanie. 8) W przypadku zadań audytowych, które nie były ujęte w planie audytu wewnętrznego, należy wpisać -. 5

6 Lp. Temat zadania audytowego 5) Zadanie zapewniające (Z) albo czynność doradcza (D) (w tym sprawdzające (S)) Audyt wewnętrzny zlecony Typ obszaru działalności, w którym przeprowadzono zadanie audytowe Opis obszaru działalności wspomagającej 7) Liczba audytorów wewnętrznych przeprowa dzających zadanie audytowe (w etatach) Plan 8) Liczba audytorów wewnętrznych przeprowad zających zadanie audytowe (w etatach) Wykonanie Czas przeprowa dzenia zadania audytowego (w dniach) Plan 8) Czas przeprowadz enia zadania audytowego (w dniach) Wykonanie Powołanie rzeczoznawcy /Z/203 /S/203 5 Sprawdzenie zasad wydatkowania środków budżetowych i zasad gospodarki finansowej w jednostce sektora finansów publicznych - Zespół Szkół Zawodowych w Somoninie. 3 Sprawdzenie realizacji zaleceń z poprzednich czynności audytorskich oraz obszaru. Kompleksowe badanie zasad funkcjonowania Wydziału Komunikacji za lata Zadanie zapewniające. (A Zadanie bieżąca analiza 2/Z/20). Z S Planowany Planowany Działalność podstawowa Działalność wspomagająca Bezpieczeństwo, Zarządzanie / / / / III kwartał 30 IV kwartał 3 III - IV kwartał 25 IV kwartał 3 NIE NIE 6

7 4. Wydane zalecenia lub opinie w ramach przeprowadzonych zadań audytowych Lp. Temat zadania zapewniającego lub przedmiot czynności doradczej 5) Zadanie zapewnia -jące (Z) albo czynność doradcza (D) Efekty przeprowadzenia zadania audytowego 9) Podstawowe zalecenia lub opinie i wnioski Ryzyka, do których odnoszą się wydane zalecenia lub opinie i wnioski /Z/ Zarząd i administracja budynkami starostwa. Z Zwiększenie bezpieczeństwa zasobów / Identyfikacja znacznego ryzyka / Zwiększenie efektywności i skuteczności kontroli wewnętrznej W toku audytu dokonano pełnej oceny zagadnień wyodrębnionych do sprawdzenia w oparciu dokumentację związaną z zarządem i zabezpieczeniem budynków. Łączna wartość księgowa nieruchomości ujęta w księgach Starostwa Powiatowego w Kartuzach to ,54 zł. W toku niniejszego audytu wydano następującą rekomendację: ) Ocenić, stan obiektu po byłej Komendzie Policji przy ul. Kościuszki w Kartuzach, w szczególności wieży masztu antenowego i rozważyć zabezpieczenie infrastruktury grożącej bezpieczeństwu. Uzasadnieniem wydanej rekomendacji jest wysokie potencjalne ryzyko i niemożliwe do oceniania skutki ewentualnych dewastacji lub nawet katastrofy budowlanej. Audytor wewnętrzny udziela racjonalnego zapewnienia o prawidłowości postępowania w omawianym zakresie, oceniając, iż podjęte rozwiązania systemowe w pełni realizują zakres prawidłowego funkcjonowania kontroli wewnętrznej i zarządczej nad powierzonym katalogiem zadań Starostwa. Zaobserwowane zagrożenia są jedynie potencjalne. Podjęte działania kadr Wydziału Organizacyjnego i innych stanowisk zaangażowanych w sprawie świadczą o efektywnym dążeniu do poprawy jakości realizowanych zadań na bieżąco, są na wysokim poziomie merytorycznym oraz wykazują duże zaangażowanie w sprawie. Wszystkie zbadane stanowiska bez zastrzeżeń realizowały powierzone im zadania. Skoro skala błędu jest niższa niż %, to audytor wewnętrzny udziela racjonalnego zapewnienia w sprawie poprawności realizowanych zadań. W toku zadania przeprowadzono kompleksową analizę ryzyka badanego obszaru. Dokonano badania analizując tak słabości jak i silne strony płynące z obecnego stanu infrastruktury i organizacji pracy. Stwierdzono, że Sekretarz Powiatu oraz podlegli Mu pracownicy a także Referaty Inwestycji, Remontów i Zamówień Publicznych oraz Gospodarki Nieruchomościami realizują zadania Powiatu w zakresie im powierzonym w sposób prawidłowy, rzetelny, celowy, oraz z prawidłowym poziomem wykorzystania posiadanych zasobów do realizacji celu. Nie stwierdzono naruszenia przesłanek legalności postępowania. Kontrola wewnętrzna/ Wrażliwość/ Złożoność/ Kwalifikacje pracowników / Stabilność / Materialność 9) Należy wybrać odpowiednio: Zapewnienie o prawidłowości działania albo Wzrost efektywności i skuteczności działania, albo Zwiększenie bezpieczeństwa zasobów, albo Doprowadzenie do działania zgodnego z prawem, albo Identyfikacja znacznego ryzyka, albo Zwiększenie efektywności i skuteczności kontroli wewnętrznej, albo Wykrycie znacznej nieprawidłowości. 7

8 Lp. Temat zadania zapewniającego lub przedmiot czynności doradczej 5) Zadanie zapewnia -jące (Z) albo czynność doradcza (D) Efekty przeprowadzenia zadania audytowego 9) Podstawowe zalecenia lub opinie i wnioski Ryzyka, do których odnoszą się wydane zalecenia lub opinie i wnioski /Z/203 (dodatkowe zadanie) System zarządzania bezpieczeństwem informacji. Z Zwiększenie bezpieczeństwa zasobów / Doprowadzenie do działania zgodnego z prawem / Wzrost efektywności i skuteczności działania / Identyfikacja znacznego ryzyka / Zwiększenie efektywności i skuteczności kontroli wewnętrznej Prowadzone zadanie realizuje obowiązek corocznego audytu wewnętrznego w zakresie IT, wynikającym z 20 ust.2 pkt 4 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 kwietnia 202 roku w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U poz.526). Podjęte działania pionu IT nadal świadczą o efektywnym dążeniu do poprawy jakości realizowanych zadań na bieżąco, są na wysokim poziomie merytorycznym oraz wykazują duże zaangażowanie w sprawie. Podobnie inne zbadane stanowiska bez zastrzeżeń ciągle realizują powierzone im zadania. W toku niniejszego audytu wydano następujące rekomendacje: ) Na stronie internetowej Biuletyn Informacji Publicznej - Starostwo Powiatowe w Kartuzach podać informacje o wszystkich prowadzonych rejestrach w szczególności dotyczące Wydziałów i stanowisk: Komunikacji, Budownictwa, Ochrony Zdrowia, Powiatowego Rzecznika Konsumentów i Zespołu Radców Prawnych. 2) Należy stale mieć na uwadze, że założenia Krajowych Ram Interoperacyjności powinny być wprowadzone do systemów przy pierwszej istotnej ich modernizacji. Stąd w przyszłości konieczne jest określenie zakresu modernizacji, który będzie wyznaczał podmiotowo i przedmiotowo zakres obowiązywania wdrożenia zakładanych prawem zmian. W toku audytu stwierdzono, że systemy teleinformatyczne Starostwa Powiatowym w Kartuzach już obecnie w podstawowym zakresie spełniają, w więcej niż dostatecznym stopniu, przesłanki opisane w przedmiotowym rozporządzeniu RM: poufności ( 2 pkt 4), integralności ( 2 pkt 5) i dostępności ( 2 pkt. 4). Jesteśmy, zatem wstępnie gotowi do optymalnego wdrożenia zasad interoperacyjności, przy nakładzie dodatkowych sił i środków, po podjęciu właściwej i kompetentnej decyzji w sprawie. Skoro skala błędu jest niższa niż %, to audytor wewnętrzny udziela racjonalnego zapewnienia w sprawie poprawności realizowanych zadań. W toku zadania przeprowadzono kompleksową analizę ryzyka badanego obszaru. Dokonano badania analizując tak słabości jak i silne strony płynące z obecnego stanu infrastruktury i organizacji pracy. Kontrola wewnętrzna/ Wrażliwość/ Złożoność/ Kwalifikacje pracowników / Stabilność / Materialność 8

9 Lp. Temat zadania zapewniającego lub przedmiot czynności doradczej 5) Zadanie zapewnia -jące (Z) albo czynność doradcza (D) Efekty przeprowadzenia zadania audytowego 9) Podstawowe zalecenia lub opinie i wnioski Ryzyka, do których odnoszą się wydane zalecenia lub opinie i wnioski /Z/ Ustalanie rozkładu godzin pracy aptek ogólnodostępnych. Z Zapewnienie o prawidłowości działania W ramach podsumowania należy stwierdzić, że zaobserwowane zagrożenia są jedynie potencjalne a problemy rozwiązywane fachowo i na bieżąco. Podjęte działania kadr Referatu Zdrowia i Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi i innych stanowisk zaangażowanych w sprawie świadczą o efektywnym dążeniu do poprawy jakości realizowanych zadań na bieżąco, są na wysokim poziomie merytorycznym oraz wykazują duże zaangażowanie w sprawie. Wszystkie zbadane stanowiska bez zastrzeżeń realizowały powierzone im zadania. Skoro skala błędu jest niższa niż %, to audytor wewnętrzny udziela racjonalnego zapewnienia w sprawie poprawności realizowanych zadań. W toku zadania przeprowadzono kompleksową analizę ryzyka badanego obszaru. Stwierdzono, że Kierownik Referatu oraz podlegli Jej pracownicy realizują zadania Powiatu w zakresie im powierzonym w sposób prawidłowy, rzetelny, celowy, oraz z prawidłowym poziomem wykorzystania posiadanych zasobów do realizacji celu. Nie stwierdzono naruszenia przesłanek legalności postępowania. Złożoność/ Kwalifikacje pracowników / Stabilność 9

10 Lp. Temat zadania zapewniającego lub przedmiot czynności doradczej 5) Zadanie zapewnia -jące (Z) albo czynność doradcza (D) Efekty przeprowadzenia zadania audytowego 9) Podstawowe zalecenia lub opinie i wnioski Ryzyka, do których odnoszą się wydane zalecenia lub opinie i wnioski /Z/203 5 Sprawdzenie zasad wydatkowania środków budżetowych i zasad gospodarki finansowej w jednostce sektora finansów publicznych - Zespół Szkół Zawodowych w Somoninie. Z Zapewnienie o prawidłowości działania / Zwiększenie bezpieczeństwa zasobów / Wzrost efektywności i skuteczności działania W wyniku przeprowadzonego kompleksowego audytu wewnętrznego w zakresie wydatkowania środków budżetu Powiatu Kartuskiego oraz innych elementów funkcjonowania jednostki stwierdzono minimalny poziom ryzyka rezydualnego. W toku niniejszego audytu stwierdzono, że dokumentacja dotycząca projektów związanych z dysponowaniem środkami UE jest prowadzona poprawnie. Pozyskane środki opiewają w okresie badanym na sumę ,24 EURO. Kwota stanowi równowartość ponad,2 mln złotych. Wydatki strukturalne (środki krajowe) poniesione w 202 roku wyniosły ,87 zł i stanowiły 2,66 % w wydatkach ogółem. Są to znakomite wyniki. Dokonano analizy wszystkich zakładanych wstępnie ryzyk wystąpienia nieprawidłowości. W toku przeprowadzonych działań nie stwierdzono rażących uchybień w Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych im. Józefa Wybickiego w Somoninie. Powierzone zadania były realizowane w sposób prawidłowy, zgodnie z obowiązującymi procedurami i przepisami, w sposób racjonalny i efektywny. W toku audytu wewnętrznego sprawdzeniem objęto wydatki pochodzące z budżetu Powiatu Kartuskiego za 202 rok. Dokonano także sprawdzenia porównawczego planu finansowego bieżącego okresu. W toku sprawdzenia zbadano skalę pozostałych problemów związanych z niektórymi zadaniami wykonywanymi przez jednostkę, a także dokonano analizy przyjętych zasad rachunkowości (polityki rachunkowości), mających wpływ na badane środki, będące przedmiotem niniejszego audytu wewnętrznego. Dokonano oceny mechanizmów kontroli zarządczej jednostki. Wstępnie zapoznano się z zakresem zadań dotyczących bezpieczeństwa informacji. Zbadano zakres i sposób dokonywania wydatków, w tym zadania określone w Prawie zamówień publicznych. Dodatkowo, w ramach sprawdzenia za pomocą tzw. testów rzeczywistych, dokonano potwierdzenia dokonanych wydatków. Sprawdzono sposób i jakość pozyskiwania środków z UE - nie stwierdzono żadnych uchybień. Dysponowanie środkami UE w okresie ostatnich trzech lat jest prowadzone więcej niż poprawnie. Środki z UE opiewają w badanym okresie na sumę ,24 EURO. Kwota stanowi równowartość ponad,2 mln złotych. W tym zakresie działania pozyskiwania przekraczają standardowe ramy działania i stawiają audytowaną placówkę w pozycji lidera tych działań w obszarze oświaty powiatu. Zadania wykonywane przez Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych im. Józefa Wybickiego w Somoninie są realizowane w sposób prawidłowy, zgodny z obowiązującymi procedurami i przepisami, racjonalnie i efektywnie. Najistotniejszym ustaleniem dla badanej jednostki jest stwierdzone zachowywanie zasad funkcjonowania, jako jednostki sektora finansów publicznych. Proponowaną reakcją audytora na taki minimalny charakter ryzyka jest jedynie bieżące monitorowanie w ramach przyjętego systemu kontroli zarządczej. Audytor wewnętrzny udziela racjonalnego zapewnienia w sprawie poprawności funkcjonowania zbadanych obszarów w jednostce. Kontrola wewnętrzna/ Złożoność/ Kwalifikacje pracowników / Materialność 0

11 Lp. Temat zadania zapewniającego lub przedmiot czynności doradczej 5) Zadanie zapewnia -jące (Z) albo czynność doradcza (D) Efekty przeprowadzenia zadania audytowego 9) Podstawowe zalecenia lub opinie i wnioski Ryzyka, do których odnoszą się wydane zalecenia lub opinie i wnioski /S/203 3 Sprawdzenie realizacji zaleceń z poprzednich czynności audytorskich oraz obszaru. Kompleksowe badanie zasad funkcjonowania Wydziału Komunikacji za lata Zadanie zapewniające. (A Zadanie bieżąca analiza 2/Z/20). S Zapewnienie o prawidłowości działania / Zwiększenie bezpieczeństwa zasobów / Wzrost efektywności i skuteczności działania / Zwiększenie efektywności i skuteczności kontroli wewnętrznej Zgodnie z rocznym planem audytu wewnętrznego na 20 rok w Wydziale Komunikacji przeprowadzono audyt wewnętrzny (A Zadanie 2/Z/20). W jego toku w dniu 30 czerwca 20 roku sporządzono sprawozdanie z przeprowadzenia audytu wewnętrznego. W toku niniejszego audytu wydano 4 rekomendacje. W toku czynności sprawdzających poddano analizie obecny stan faktyczny. Ustalono, że wdrożono lub zrealizowano działania w zakresie objętego audytem Wydziału, zmierzające do realizacji wszystkich opisanych rekomendacji. Ustalenia w sprawie dokonano na podstawie pisma nr D AG oraz własnych obserwacji audytora wewnętrznego. Stwierdzono, że na bieżąco wdrażane są zmiany w regulaminie organizacyjnym, podjęto działania, które można uznać, za przygotowanie do elektronicznej obsługi klientów, najniższe płace w Wydziale zostały korzystnie zweryfikowane, plany dotyczące powierzchni archiwalnej ze strony Wydziału Komunikacji zostały określone bez uwag. W ramach podsumowania zadania należy stwierdzić, że merytorycznie praca Wydziału Komunikacji i zarządzanie tą komórką jest stale na wysokim poziomie, poprawne i zupełne zapisy w zakresie prowadzonej dokumentacji oraz bieżące i skuteczne reakcje na pojawiające się problemy, przy stale utrzymującej się dużej liczbie spraw i interesantów. Kontrola wewnętrzna/ Kwalifikacje pracowników / Stabilność

12 5. Przeprowadzone czynności sprawdzające w roku sprawozdawczym Lp. Temat zadania zapewniającego, którego dotyczą czynności sprawdzające Czas przeprowadzenia czynności sprawdzających (w dniach) Liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających czynności sprawdzające Sprawdzenie realizacji zaleceń z poprzednich czynności audytorskich oraz obszaru. Kompleksowe badanie zasad funkcjonowania Wydziału Komunikacji za lata IV kwartał 4 dni (sprawdzenie zadania A /Z/20) (w etatach) / 6. Niezrealizowane zaplanowane zadania audytowe Lp. Temat zadania zapewniającego lub przedmiot czynności doradczej Zadanie zapewniające (Z) albo czynność doradcza (D) Przyczyna niezrealizowania zadania zapewniającego lub czynności doradczej /C/ Zapewnienie warunków obsługi klientów i badanie jakości realizowanych usług. Obszar Wydział Organizacyjny i wszystkie komórki Starostwo Powiatowe w Kartuzach (67,06%) 2/C/ Szkolenie pracowników i indywidualne ścieżki kariery, jako element zarządzania kadrami. Obszar Wydział Organizacyjny i wszystkie komórki Starostwo Powiatowe w Kartuzach (60,50%) C C Brak czasu operacyjnego uniemożliwił realizację zakładanego wstępnie harmonogramu. Zaplanowano na 203 rok 3 zdania zapewniające i 2 doradcze. Zrealizowano zamiast tego 4 zadania zapewniające i zdanie sprawdzające. Spowodowane to było koniecznością realizacji dodatkowego zadania zapewniającego System zarządzania bezpieczeństwem informacji (A /Z/203) oraz usprawiedliwionymi nieobecnościami audytora wewnętrznego zatrudnionego w jednostce. Audytor wewnętrzny pracuje w wymiarze / etatu ( osoba). W Wydziale Organizacyjnym przeprowadzono w 203 roku 2 zadania zapewniające. Zadanie, które znacząco wpłynęło na nowy harmonogram było z zakresu obowiązkowego corocznego audytu wewnętrznego KRI; audytor wykonał to zadanie, aby uniknąć dla jednostki negatywnych konsekwencji (ewentualny wytyk kontroli zewnętrznych w sprawie niespełnienia wymogów 20 ust.2 pkt 4 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 kwietnia 202 roku w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U poz.526)). Dodatkowo należy ocenić, że przeprowadzanie w 203 roku przez audytora łącznie 4 zadań w tym samym Wydziale, byłoby zbędne i nieefektywne. Realizacja wskazanych zadań doradczych przesunięta jest na 205 rok. 2

13 7. Istotne informacje dotyczące prowadzenia audytu wewnętrznego w roku sprawozdawczym 0) Art.283 ust.5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych nakazuje do końca stycznia każdego roku kierownikowi komórki audytu wewnętrznego sporządzić sprawozdanie z wykonania planu audytu wewnętrznego za rok poprzedni. Niniejsze sprawozdanie, odmiennie sporządzane jest jeszcze w roku, którego dotyczy, a mianowicie 203 roku. Wcześniejsza realizacja obowiązku, jest podyktowana, tym, że audytor wewnętrzny zatrudniony w jednostce, w okresie sprawozdawczym (do 3 stycznia 204r.) będzie korzystał z przysługującego mu urlopu rodzicielskiego. W 203 roku audytor wewnętrzny pracował w wymiarze / etatu ( osoba). Działania w sprawie opierały się na Planie rocznym audytu wewnętrznego na 203 rok (A ). Podstawą przeprowadzenia audytu wewnętrznego było upoważnienie roczne. W przypisanych terminach sporządzono sprawozdanie roczne z wykonania audytu wewnętrznego za 202 rok oraz Plan audytu wewnętrznego na 204 rok. Roczny plan audytu sporządzany został na podstawie systematycznie przeprowadzanej analizy ryzyka wszystkich obszarów jednostki. Audyt wewnętrzny starał się zwiększyć wydajność działań w toku strategii swojego działania w ostatnich latach, w 202 roku zaplanowano 6 zadań, w 203 powrócono do poprzednio realizowanych wielkości 5 zadań (z czego dwóch o charakterze doradczym). Zrealizowano zamiast tego 4 zadania zapewniające i zdanie sprawdzające. Spowodowane to było koniecznością realizacji dodatkowego zadania zapewniającego System zarządzania bezpieczeństwem informacji (A ) oraz usprawiedliwionymi nieobecnościami audytora wewnętrznego zatrudnionego w jednostce, w tym skrócenie w końcówce roku czasu operacyjnego o prawie jeden miesiąc (grudzień 203r.). Zasadniczy wpływ na realizację zadań miał obowiązek zrealizowania corocznego audytu wewnętrznego w zakresie IT, wynikającego z 20 ust.2 pkt 4 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 kwietnia 202 roku w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. poz.526). W toku pracy, dokonywano także bieżącej analizy problemów oraz prowadzono tzw. czynności sprawdzające. Audytor wewnętrzny zatrudniony w Starostowie Powiatowym w Kartuzach jest członkiem The Institute of Internal Auditors (IIA), a tym samym członkiem krajowej 0) W tym propozycje zmian do obowiązujących regulacji dotyczących audytu wewnętrznego. 3

14 struktury tej organizacji IIA Polska. W roku ubiegłym wziął udział w szkoleniach i konferencjach zorganizowanych w ramach regionalnego koła w/w Stowarzyszenia (Pomorski IIA). Sprawozdania ze wszystkich odbytych szkoleń zostały załączone do akt bieżących audytu wewnętrznego. W 203 roku audytor wewnętrzny wziął udział w 5 szkoleniach. W toku przeprowadzonych działań nie stwierdzono rażących uchybień. Wykonywane zadania były przez objęte audytem podmioty realizowane w sposób prawidłowy, zgodnie z obowiązującymi procedurami i przepisami, w sposób racjonalny i efektywny. 8. Informacja na temat cyklu audytu wewnętrznego. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia lutego 200 roku w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytu wewnętrznego w 7 ust.4 określa obowiązek wskazania czasu wyrażonego w latach, którym - odpowiednio przy niezmienionych zasobach osobowych komórki audytu wewnętrznego zostałyby przeprowadzone zadania zapewniające we wszystkich obszarach ryzyka - cykl audytu. Oblicza się go na podstawie wzoru zgodnego z 7 ust.5 niniejszego rozporządzenia. W toku przeprowadzonej analizy ryzyka wyodrębniono 77 obszarów (+ 2 consultingowe), na 203 rok zaplanowano 5 zadań audytowych, z czego zrealizowano 4 o charakterze zapewniającym. 4

15 Oznacza to, że cykl audytu liczony na 203 rok dla Starostwa Powiatowego w Kartuzach wynosi 9,25 lat. Cykl audytu 202 roku wynosił 8,75 lat. Cykl audytu w porównaniu z ubiegłym okresem wydłużył się o się o ½ roku. Adrian Kłos (-) AUDYTOR WEWNĘTRZNY a/a AK (data) (podpis i pieczęć audytora wewnętrznego/koordynatora komórki audytu wewnętrznego) 5

16 Załącznik nr Wykaz zadań audytowych i wykaz obszarów ryzyka wg. potrzeb audytu wewnętrznego na 203 rok Lp. Temat zadania audytowego Obszar ryzyka /Z/203 2/Z/203 (78) Zarząd i administracja budynkami starostwa. (dodatkowe zadanie) System zarządzania bezpieczeństwem informacji. Wydział Organizacyjny/Sekretarz Powiatu Wydział Organizacyjny/Sekretarz Powiatu 3/Z/203 4/Z/203 /S/203 (66) Ustalanie rozkładu godzin pracy aptek ogólnodostępnych. (5) Sprawdzenie zasad wydatkowania środków budżetowych i zasad gospodarki finansowej w jednostce sektora finansów publicznych - Zespół Szkół Zawodowych w Somoninie. (3) Sprawdzenie realizacji zaleceń z poprzednich czynności audytorskich oraz obszaru. Kompleksowe badanie zasad funkcjonowania Wydziału Komunikacji za lata Zadanie zapewniające. (A Zadanie bieżąca analiza 2/Z/20). Referat ds. Ochrony Zdrowia i współpracy z organizacjami pozarządowymi Zespół Szkół Zawodowych im. J.Wybickiego w Somoninie Wydział Komunikacji 6