etap dialogu technicznego informacja o planowanym zakresie zamówienia Strona 1 z 17 Załącznik nr 2 do Zaproszenia do udziału w dialogu technicznym

Transkrypt

1 Wsparcie i Rozwój Systemu Centrum Gospodarki Własnej opartego na Microsoft Dynamics AX 2009 i Enterprise Portal oraz ewentualna migracja do wyższej wersji Microsoft Dynamics AX etap dialogu technicznego informacja o planowanym zakresie zamówienia Strona 1 z 17

2 Warszawa, 27 sierpnia 2014 Spis treści Cel dokumentu... 3 Zakres planowanego zamówienia... 3 Zakres planowanego wsparcia... 4 Zakres planowanego rozwoju... 5 Opis Systemu Szczegóły funkcjonalne Szczegóły techniczne Istotne postanowienia umowy mogące mieć wpływ na koszt Strona 2 z 17

3 Cel dokumentu Celem niniejszego dokumentu jest: 1. przedstawienie zakresu planowanego zamówienia publicznego na wsparcie i rozwój Systemu Centrum Gospodarki Własnej opartego na Microsoft Dynamics AX 2009 i Enterprise Portal 2. przedstawienie zakresu i funkcjonalności Microsoft Dynamics AX 2009 wykorzystywanych w Systemie Centrum Gospodarki Własnej przez Bank 3. ułatwienie uczestnikom zrozumienia oczekiwań Banku w zakresie wsparcia i rozwoju Dokument ten nie może być traktowany jako specyfikacja wymagań i nie może być używany w ewentualnych sporach dotyczących zakresu wsparcia lub rozwoju Systemu Centrum Gospodarki Własnej. Dokument stanowi załącznik do ogłoszenia o przeprowadzeniu dialogu technicznego. Zakres planowanego zamówienia 1. Wykonanie pełnego i kompleksowego przeglądu i weryfikacji posiadanej przez Bank Dokumentacji Systemu pod kątem jej zgodności z istniejącymi funkcjami Systemu oraz przygotowanie i dostarczenie Raportu z przeglądu, w terminie do 6 miesięcy. 2. Usunięcie wszystkich stwierdzonych i wykazanych w Raporcie niezgodności zgodnie z zaakceptowanym przez Bank rozwiązaniem, wskazanym w Raporcie lub uzgodnionym przez Strony, w terminie nie dłuższym niż 12 miesięcy od przyjęcia Raportu. 3. Świadczenie Usług Wsparcia Technicznego dla Systemu Centrum Gospodarki Własnej Banku, opartego na Oprogramowaniu Microsoft Dynamics AX 2009 oraz Enterprise Portal, przez okres 36 miesięcy Strona 3 z 17

4 4. Świadczenie Usług Rozwoju Systemu Centrum Gospodarki Własnej, opartego na Oprogramowaniu Microsoft Dynamics AX 2009 oraz Enterprise Portal z uwzględnieniem ewentualnej migracji do wyższej wersji Microsoft Dynamics AX. 5. Zapewnienie udzielenia lub udzielenie na rzecz Banku licencji Microsoft Dynamics AX, w zakresie niezbędnym do właściwej obsługi procesów określonych w ramach Usług Rozwoju Systemu 6. Świadczenie Usług Dodatkowych na zlecenie po akceptacji przez Bank każdorazowo wycenianych przez Wykonawcę ilości MD na realizację zgłaszanych zleceń, z puli MD dostępnych w ramach umowy na Usługi Dodatkowe. Zakres planowanego wsparcia 1. Usługi świadczone będą w odniesieniu do Systemu jako całości, w tym w odniesieniu do całego Oprogramowania. Przez Oprogramowanie Bank rozumie Aplikację Microsoft Dynamics AX 2009 oraz Enterprise Portal, oprogramowanie dodatkowe i dedykowane, które pozwalają na wykonanie przez System określonych zadań biznesowych oraz interfejsy do systemów współpracujących. 2. Usługi Wsparcia Technicznego obejmują: a. usuwanie wad (awarii, błędów i usterek) pojawiających się w trakcie bieżącej eksploatacji Systemu, b. wsparcie w zakresie rozwiązywania problemów i optymalizacji wdrożonych i obsługiwanych w systemie procesów biznesowych c. wsparcie w zakresie eksploatacji, aktualizacji i prawa do otrzymywania aktualizacji i poprawek producenta (w okresie trwania wsparcia producenta) posiadanej przez Bank wersji Oprogramowania. 3. Wymagana dostępność świadczenia Usługi Wsparcia Technicznego: w dni robocze (dzień, który nie jest dniem ustawowo wolnym od pracy) od poniedziałku do piątku, w każdym dniu roboczym w godzinach od 8.00 do (godziny robocze), z możliwością obsługi incydentów w innym czasie (np. asysta podczas przenoszenia na środowisko produkcyjne nowych funkcjonalności) po wcześniejszym ustaleniu przez Strony. 4. Czasy usuwania (naprawy) wad: a. Awaria do 16 godzin roboczych b. Błąd do 40 godzin roboczych Strona 4 z 17

5 c. Usterka do 10 dni roboczych Przez Awarię Bank rozumie Wadę polegającą na nieprawidłowym funkcjonowaniu Systemu, w szczególności niezgodnie z Dokumentacją, która powoduje zawieszanie się pracy Systemu, lub skutkuje techniczną niespójnością w bazie danych, lub skutkuje zaburzeniami w integralności danych, lub sytuacja, w której System w ogóle nie funkcjonuje lub sytuacja, w której System nie obsługuje którejś z funkcjonalności. Przez Błąd Bank rozumie Wadę nie będącą Awarią ani Usterką a polegającą na nieprawidłowym funkcjonowaniu Systemu, w szczególności niezgodnie z Dokumentacją, skutkująca błędnymi zapisami w bazie danych Systemu lub błędnym albo nieskutecznym wprowadzaniem, przetwarzaniem lub wyprowadzaniem informacji. Przez Usterkę Bank rozumie inną niż Awaria lub Błąd Wadę polegającą na nieprawidłowym funkcjonowaniu Systemu, w szczególności niezgodnie z Dokumentacją, nie ograniczającą zakresu funkcjonalnego Systemu, lecz utrudniającą pracę użytkownikom lub administratorom Systemu. Zakres planowanego rozwoju 1. Usługi Rozwoju Systemu obejmują przygotowanie i wdrożenie dodatkowych funkcjonalności, opisanych szczegółowo w części szczegółowy opis wymagań Usług Rozwoju Systemu, w obszarach: a. Składniki majątku: i. inwentaryzacja składników majątku (środki trwałe, wartości niematerialne i prawne oraz drobny inwentarz) ii. elektroniczna obsługa przemieszczeń składników majątku b. Rozrachunki z dostawcami rejestr umów zakupu oraz powiązanie z fakturami zakupu c. Elektroniczna obsługa dokumentów integracja z DMS Document Management System będącym modułem PFE udostępniającym funkcjonalność elektronicznego repozytorium dokumentów oraz procesów zarządzania dokumentami za pośrednictwem szyny ESB z wykorzystaniem Web Service. d. Interfejsy optymalizacja i rozwój w zakresie: iii. Komunikacja AX Szyna ESB (IDM System zarządzania uprawnieniami) iv. Komunikacja AX Szyna ESB (DefBankPro Księga Główna) v. Komunikacja AX Hurtownia Danych Strona 5 z 17

6 e. Raporty budowa nowych niestandardowych raportów i modyfikacja istniejących f. Enterprise Portal: vi. rozbudowa możliwości użytkownika w zakresie przeglądania 2. Opcjonalnym rozwiązaniem jest migracja do wyższej wersji Microsoft Dynamics AX i realizacja Usług Rozwoju Systemu w zakresie dostosowanym do funkcjonalności wyższej wersji. Szczegółowy opis wymagań Usług Rozwoju Systemu: Wymagania funkcjonalne 1. Składniki majątku inwentaryzacja składników majątku (środki trwałe, wartości niematerialne i prawne oraz drobny inwentarz). Założenie: inwentaryzacja wykonywana będzie z wykorzystaniem czytników kodów kreskowych. Każdy składnik majątku będzie posiadał indywidualny kod kreskowy oznaczający numer kartoteki w systemie. Funkcjonalność musi zapewniać: i. Możliwość przygotowania wstępnych arkuszy (np. arkusze excel generowane z Systemu), wg różnych kryteriów (dane z kartoteki składnika majątku i modelu ewidencji) np. wymiary, lokalizacja, osoba odpowiedzialna/koordynator, grupa składnika majątku itp., które stanowić będą podstawę weryfikacji stanu faktycznego (np. z wykorzystaniem szablonów excel). W tym możliwość generowania próbnych arkuszy, możliwość ponownego generowania arkuszy. Tam, gdzie wymagane są dane słownikowe (np. wymiary, lokalizacja, użytkownik itp.) arkusze winny pozwalać jedynie na uzupełnienie danymi słownikowymi zgodnymi z aktywnymi w CGW danymi. ii. Możliwość zaczytania (importu) danych z arkuszy ze zweryfikowanymi danymi do systemu w celu porównania z ewidencją (np. z wykorzystaniem szablonów excel). iii. Możliwość porównania w systemie ewidencji ze stanem faktycznym (arkusze ze zweryfikowanymi danymi ze spisu) z jednoczesnym otrzymaniem wyników porównania (np. braków, nadwyżek) iv. Możliwość automatycznego rozliczenia (sparowania) inwentaryzacji przy zgodności określonych parametrów v. Możliwość ręcznego, przez użytkownika, rozliczenia (sparowania) wybranych pozycji (tylko pozycji nierozliczonych automatycznie) vi. Możliwość aktualizacji wybranych danych w kartotece składnika majątku (np. lokalizacji) na podstawie rozliczonych i zatwierdzonych arkuszy spisowych vii. Możliwość wydruku arkuszy spisu inwentaryzacyjnego, po akceptacji rozliczenia zawierającego wszystkie wymagane dane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Strona 6 z 17

7 2. Składniki majątku obsługa przemieszczeń składników majątku (środki trwałe, wartości niematerialne i prawne oraz drobny inwentarz) Założenie: Globalna obsługa procesu przez Enterprise Portal (docelowo uczestnikami procesu będą wszyscy pracownicy Banku) Funkcjonalność musi zapewniać: i. Udostępnienie określonych danych (podgląd bez możliwości modyfikacji) składników majątku przypisanych do pracownika/koordynatora (wg danych w kartotece składnika majątku i modelu ewidencji) wg różnych kryteriów i zakresów (np. koordynator, czyli upoważniony pracownik określonego MPK ma podgląd wszystkich składników majątku, które są w zakresie jego odpowiedzialności z informacją o użytkowniku; dyrektor MPK podgląd wszystkich składników majątku, które są do danego MPK przypisane; pracownik ma podgląd własnych składników majątku) ii. Umożliwienie pracownikowi (osobie odpowiedzialnej) złożenia wniosku o: zwrot składnika majątku (zbędny- przekazanie koordynatorowi) przekazanie składnika majątku innemu pracownikowi w innej/tej samej jednostce (przekazanie) przemieszczenie pomiędzy lokalizacjami iii. Umożliwienie złożenia wniosku z ppkt. ii przez innego pracownika/dyrektora jednostki /osobę upoważnioną/koordynatora w imieniu pracownika - osoby użytkującej (osoba odpowiedzialna); iv. Umożliwienie koordynatorowi (upoważniony pracownik koordynatora) złożenia wniosku o: przekazanie składnika majątku pracownikowi (przekazanie osobie odpowiedzialnej) przemieszczenie pomiędzy lokalizacjami v. Umożliwienie zbiorczego wczytania danych z ppkt. iv o przekazaniu, przemieszczeniu (np. z pliku excel aktualizacja lokalizacji w wyniku przeprowadzki) vi. Wymagalność określonych pól koniecznych do uzupełnienia we wniosku (np. wymiary finansowe) vii. Ograniczenie możliwości zmiany określonych wymiarów finansowych we wnioskach o zwrot i przekazanie (np. jeżeli zakup został zrefundowany ten fakt określa jeden z wymiarów finansowych w modelu ewidencji składnika majątku słownik wymiarów z ok. 30 wartościami, z czego 10 wartości dotyczy zakupu zrefundowanego, dla tych 10-ciu wartości nie jest możliwa ich zmiana we wniosku) viii. Możliwość automatycznego tworzenia wniosków (wniosek generowany przez system) w przypadku zmiany istotnych danych w kartotece pracownika (np. zmiana MPK, zmiana stanu) dla wszystkich lub określonych grup składników majątku ix. Możliwość akceptacji/zwrotu do korekty/odrzucenia wniosku przez koordynatora oraz pracownika (workflow) Strona 7 z 17

8 x. Aktualizację danych w kartotece składnika majątku (w szczególności, lokalizacja, osoba odpowiedzialna, wymiary finansowe) na podstawie zaakceptowanego wniosku o zwrot lub przekazanie. xi. Automatyczne przygotowanie dokumentu księgowego, na podstawie aktualizacji danych w kartotece w wyniku zaakceptowanego wniosku o zwrot lub przekazanie (model ewidencji wymiary finansowe), z przeksięgowaniem wartości brutto i dotychczasowego umorzenia (środki trwałe i WNiP) lub tylko wartości brutto (drobny inwentarz) w określonych przypadkach (np. tylko w ramach tego samego roku obrachunkowego dla drobnego inwentarza, dla środków trwałych i WNiP bez ograniczenia czasowego), pomiędzy różnymi wymiarami finansowymi. xii. Obsługę niestandardowych przypadków np. zwrot/przekazanie sprzętu w zastępstwie nieobecnego pracownika. xiii. Możliwość wydruku oraz zapisu do pdf określonych dokumentów (np. OT, MT) zawierających określone przepisami prawa informacje xiv. Możliwość raportowania utworzonych wniosków wg różnych kryteriów, np. wg statusów, wg osoby tworzącej, wg koordynatora 3. Rozrachunki z dostawcami rejestr umów zakupu, funkcjonalność musi zapewniać: i. Wykorzystanie w celu zapewnienia spójności tożsamości danych występujących w Systemie, istniejących słowników i kartotek a w szczególności: kartoteka dostawcy jako identyfikator strony umowy plan kont - jako identyfikator zakresu przedmiotu umowy wymiary finansowe jako identyfikator miejsca kosztu ii. Możliwość wprowadzania danych wg różnych kryteriów, np.: Wartość umowy (np. minimalna/maksymalna/opcjonalna) Rodzaj umowy (np. ramowa/podstawowa/inne) Właściciel umowy (odpowiedni koordynator) iii. Możliwość powiązania załącznika (np. faktury) z konkretną pozycją w rejestrze umów iv. Możliwość raportowania z różnych poziomów oraz miejsc (np. z poziomu dostawcy wszystkie umowy tego dostawcy, z poziomu konta księgowanego wszystkie umowy, w których występuje to konto) i w różnej szczegółowości (np. dla wybranego dostawcy wszystkie umowy tylko z wartością ogółem, wszystkie umowy z wartością ogółem i wykorzystaniem zaksięgowanymi fakturami), a w szczególności: dostawca umowy faktury konto księgowe umowa załączniki (np. faktury) konto księgowe dostawca załączniki (np. faktury) umowa Strona 8 z 17

9 v. Możliwość raportowania danych umowy/umów z uwzględnieniem różnych kryteriów opartych na wartościach (informacjach) występujących w rejestrze (np. wartościowych, czasowych), a w szczególności Okres obowiązywania (np. raport umów z terminem zakończenia do dnia) Wartość i realizacja umowy (wykorzystanie środków) Właściciel umowy (koordynator) vi. Ograniczenie możliwości przeglądu i raportowania dla określonych grup użytkowników, a w szczególności: Koordynator kosztów (jednostka organizacyjna Banku) tylko swoje umowy, tylko swoje załączniki (np. faktury), tylko swoich dostawców DR (jednostka organizacyjna Banku prowadząca ewidencję dowodów księgowych) wszystkie umowy, wszystkie faktury, wszystkich dostawców. vii. Możliwość ustawienia alertów i powiadomień dla terminów występujących w umowach (np. alert o zbliżającym się terminie wygaśnięcia umowy) 4. Elektroniczna obsługa dokumentów integracja z DMS Document Management System będącym modułem PFE udostępniający funkcjonalność elektronicznego repozytorium dokumentów oraz procesów zarządzania dokumentami za pośrednictwem szyny ESB z wykorzystaniem Web Service. Założenia: i. Dokumenty przychodzące do Banku (dziennik podawczy kancelaria) w tym faktury od dostawców, druki rozliczenia delegacji, zaliczek i innych wydatków dokonanych przez pracownika) wraz z złącznikami są skanowane i osadzane w erepozytorium. W oparciu tylko i wyłącznie o obraz elektroniczny dokumenty są dalej procesowane. ii. W metadanych opisujących dokument osadzony w erepozytorium przypisane są dane dostawcy AX oraz istotne informacje o dokumencie. iii. Akceptacja dokumentów (merytoryczna i formalno-rachunkowa) odbywa się w Systemie (AX lub EP) w oparciu o workflow (co najmniej dwa niezależne przepływy pracy, oddzielny dla akceptacji merytorycznej i oddzielny dla akceptacji formalno-rachunkowej). iv. Dodatkowe formularze (np. dotyczące refundacji) stanowiące podstawę do tworzenia dodatkowych księgowań w Systemie są tworzone, uzupełniane i akceptowane w Systemie w oparciu o workflow. Funkcjonalność musi zapewniać: Strona 9 z 17

10 i. bieżącą aktualizację słownika dostawców CGW na Platformie Ferryt Enterprise (PFE) ii. przenoszenie do CGW metadanych dokumentu i tworzenie nowego systemowego dokumentu, który podlegać będzie akceptacji oraz połączenia z obrazem dokumentu na Platformie Ferryt Enterprise (PFE) (link do dokumentu oraz aktualizacji-nowych wersji dokumentu) iii. przenoszenie z CGW do Platformy Ferryt Enterprise (PFE) określonych informacji o pobranym dokumencie, w szczególności: numer utworzonego załącznika / arkusza w CGW, datę zaksięgowania dokumentu w CGW, datę płatności w CGW, okres archiwizacji dokumentu papierowego iv. przenoszenie do Platformy Ferryt Enterprise (PFE) obrazu i metadanych dokumentów tworzonych w CGW (aplikacja i portal) i wysyłanych do odbiorców lub wysyłanych wewnątrz struktury Banku, np. faktury sprzedaży, potwierdzenia sald, rozliczenia podróży służbowych v. przenoszenie do CGW połączenia z obrazem utworzonym i zapisanym w Platformie Ferryt Enterprise (PFE) (link do dokumentu) vi. tworzenie na Enterprise Portal druku rozliczenia zaliczki, druku rozliczenia wydatku opłaconego kartą służbową lub gotówką wg określonego szablonu vii. nadawanie określonym dokumentom tworzonym w CGW numerów i kodów kreskowych Platformy Ferryt Enterprise (PFE), w ramach określonej puli numerów. viii. możliwość podpięcia (dołączenia) dodatkowego obrazu dokumentu (link do dokumentu) do dokumentu w CGW - jeden dokument w CGW może mieć więcej niż jeden link do dokumentu na Platformie Ferryt Enterprise (PFE) (np. faktura korygująca wystawiona przez dostawcę, która zmienia tylko treść faktury). ix. możliwość podpięcia (dołączenia) obrazu (link do dokumentu) do kartotek i innych obiektów w CGW (np. informacja o zmianie konta dostawcy obraz pisma link do dokumentu w erepozytorium - dołączany będzie do kartoteki dostawcy) x. przenoszenie do Platformy Ferryt Enterprise (PFE) danych dotyczących płatności zagranicznych przygotowanych w CGW konieczność identyfikacji arkuszy/załączników płatności krajowych i zagranicznych w celu ich dalszego procesowania i realizacji oraz pobieranie informacji o statusie/stanie płatności wraz z aktualizacją utworzonego w CGW arkusza/załącznika. xi. Obsługa akceptacji merytorycznej dokumentów oparta na workflow (niezależna od istniejącej już akceptacji formalno-rachunkowej) obejmująca w szczególności: Wprowadzenie danych czyli dekretu z możliwością zaczytania z pliku (excel) Możliwość uzupełnienia (dodatkowy podział) już wprowadzonych danych na poziomie wiersza dekretu w trakcie procesu akceptacji, przy spełnieniu określonych warunków (np. wystąpienie określonego wymiaru finansowego) Możliwość cofnięcia/zwrotu przepływu pracy o jeden krok bez konieczności zwrotu do inicjatora. Strona 10 z 17

11 xii. elektroniczna obsługa dokumentów wymaganych w przypadku refundacji poniesionych przez BGK wydatków w ramach obsługiwanych funduszy i programów, obejmująca w szczególności: Wprowadzenie danych przez użytkownika i ich akceptacja (workflow) Automatyczne tworzenie dokumentów księgowych wg wprowadzonych i zaakceptowanych danych Możliwość wydruku wg określonego wzoru Możliwość raportowania wg określonych kryteriów, w szczególności powiązań poszczególnych utworzonych dokumentów xiii. Kontrolę poprawności (np. wymagalność wymiarów dla konta, aktywność wymiaru finansowego) danych wprowadzonych w dokumencie na każdym poziomie czyli i na poziomie akceptacji merytorycznej i akceptacji formalno- rachunkowej 5. Interfejsy: Komunikacja AX IDM za pośrednictwem ESB, rozbudowa istniejącej funkcjonalności obejmującej pobierania i tworzenia użytkownika CGW, pobieranie aktualnego stanowiska, pobieranie aktualnego przełożonego (dla przepływów pracy) w zakresie: i. Pobieranie i aktualizacja ról użytkowników z ograniczeniem dla wyjątków (np. role techniczne przypisywane użytkownikom nie podlegają aktualizacji) ii. Ograniczenie aktualizacji stanowisk (tylko dla aktywnych - zatrudnionych pracowników) 6. Interfejsy: Komunikacja AX DefBankPro za pośrednictwem ESB, rozbudowa lub modyfikacja aktualnie dostępnych usług w zakresie: a. Danych księgowych wysyłanych z AX - rozbudowa o dodatkowe funkcjonalności dla: i. Obsługa korekt końca miesiąca wysyłanie danych księgowych do księgi głównej DefBankPro wg innych kryteriów niż bieżące dane księgowe, a w szczególności: daty księgowania i daty waluty, inna metoda wysyłania (na żądanie użytkownika) Obsługa korekt końca roku wysyłanie danych księgowych do księgi głównej DefBankPro wg innych kryteriów niż bieżące dane księgowe, a w szczególności: daty księgowania i daty waluty, inna metoda wysyłania (na żądanie użytkownika) b. Danych płatności krajowych realizowanych przez Elixir - zmiana tylko po stronie AX i. zmiana miejsca pobierania danych do pola treść przelewu dla płatności wysyłanych do księgi głównej DefBankPro ii. Rozbudowa możliwości tworzenia tekstów transakcji (zakres danych) Strona 11 z 17

12 c. Budowa w AX bazy danych wysyłanych do DefBankPro (dla danych księgowych i płatności) wraz z możliwością raportowania wg różnych kryteriów (data, konto, załącznik) - zmiana tylko po stronie AX d. Rozbudowa funkcji mapowania kont AX-DEF z wykorzystaniem dodatkowych wymiarów finansowych oraz innych parametrów ustawianych na poziomie kartoteki dostawy/odbiorcy (analogicznie jak pole uwaga ) e. Danych księgowych pobieranych do AX lista dekretów i. Rozbudowa danych (rozszerzenie zakresu) pobieranych danych oraz tabeli mapowania kont AX DefBankPro w zakresie pobieranych dekretów i przenoszonych danych w AX (dane, tabela arkusz) przez: Dodanie nowych wartości (pól) w danych pobieranych Dodanie w tabeli AX między innymi profilu księgowania Przenoszenie do arkusza między innymi treści transakcji 7. Interfejsy: Komunikacja AX Hurtownia Danych (pliki tekstowe) a. Modyfikacja aktualnych ekstraktów w zakresie dodatkowych danych wprowadzanych w systemie w wyniku realizacji nowych funkcjonalności i. ekstrakt z danymi księgowymi elektroniczna obsługa dokumentów ii. ekstrakt z danymi księgowymi rejestr umów zakupu b. Dodanie nowych ekstraktów z danymi systemowymi, które będą wynikiem realizacji nowych funkcjonalności lub funkcjonalności już istniejących: i. ekstrakt wniosków o delegacje ii. ekstrakt rozliczeń delegacji iii. ekstrakt przepływów pracy iv. ekstrakt umów zakupu rozrachunki z dostawcami rejestr umów zakupu 8. Raporty budowa nowych niestandardowych raportów i modyfikacja istniejących w zakresie: a. Powiązania arkusza/załącznika z przepływem pracy (workflow) z uwzględnieniem osób występujących w przepływie pracy (np. inicjator, akceptujący) b. Raport konta księgi głównej saldo konta dla pozycji nierozliczonych (otwartych) możliwość wykonania raportu wg określonej daty (w tym również z przeszłości) c. Raporty przepływów pracy według różnych kryteriów wyboru, a w szczególności stanu, inicjatora, dokumentu wraz z informacja u którego użytkownika znajduje się przepływ i jak długo oraz jakiego dokumentu dotyczy (wniosku/arkusza/załącznika) d. Raport dla tworzonych w systemie dodatkowych dokumentów (fiszki) z informacjami o dokumencie, którego dotyczą oraz o dokumencie, którym zostały rozliczone (zaksięgowane) z uwzględnieniem w szczególności: i. Dat poszczególnych dokumentów ii. Numerów poszczególnych dokumentów iii. Wystawców poszczególnych dokumentów iv. Kwot (wartości) e. Raporty użytkowników wg następujących kryteriów: i. Użytkownicy przypisani do wskazanej roli (możliwość wygenerowania raportu użytkowników przypisanych do roli z danymi użytkownika) Strona 12 z 17

13 ii. użytkownik z przypisanymi rolami (możliwość wygenerowania raportu dla użytkownika z wszystkimi rolami jakie ma przypisane i z danymi użytkownika) f. Rozszerzenie zakresu raportu Dziennik użycia elementu. Dodanie informacji o ostatnim uruchomieniu obiektu dla każdej grupy użytkowników osobno. g. Raporty dla rozliczeń międzyokresowych dla których analityka prowadzona jest w arkuszach okresowych, w zakresie: i. Porównania salda konta bilansowego z istniejącymi danymi w arkuszach okresowych z zachowaniem szczegółowości na poziomie jednego dokumentu pierwotnego (faktury) wg różnych kryteriów szczegółowości (np. tylko konto, konto plus określony wymiar, konto plus zestaw wymiarów). ii. Zestawienie wg kont (bilansowych i kosztowych) w podziale na rozliczenia długo i krótkookresowe, z uwzględnieniem daty dokumentu pierwotnego (faktury) i utworzonych przyszłych księgowań, wg różnych kryteriów szczegółowości (np. tylko konto, konto plus określony wymiar, konto plus zestaw wymiarów) 9. Enterprise Portal rozbudowa możliwości raportowych użytkownika z poziomu EP w zakresie przeglądania wniosków i rozliczeń wg określonych kryteriów, w szczególności: i. Wnioski/rozliczenia zatwierdzone przez użytkownika (np. wszystkie, konkretnego pracownika, w okresie od do) ii. Wnioski/rozliczenia utworzone przez użytkownika (np. wszystkie, konkretnego pracownika, w okresie od do) iii. Wnioski/rozliczenia wg kryterium wymiar (jeden wybrany wymiar, zestaw wymiarów) iv. Wnioski wg statusu przypisane do użytkownika (np. odrzucone, oczekujące) v. Wnioski/rozliczenia konkretnego pracownika (np. wszystkie w okresie od do ) vi. Możliwość wykonywania raportów z uwzględnieniem hierarchii (np. dyrektor może wykonywać raporty dla wszystkich swoich pracowników) odpowiedzialności za koszty (np. koordynator kosztów może wykonywać raporty dla określonych rodzajów delegacji) Strona 13 z 17

14 Opis Systemu Szczegóły funkcjonalne 1. System Centrum Gospodarki Własnej oparty jest na Microsoft Dynamics AX Bank wykorzystuje oryginalne jak również rozbudowane dla własnych potrzeb funkcjonalności Oprogramowania w celu realizacji procesów biznesowych, w obszarach: a. Księga główna, w tym składniki majątku b. Rozrachunki z dostawcami c. Rozrachunki z odbiorcami (oparte na produktach) d. Rozrachunki z pracownikami z tytułu wyjazdów służbowych (oparte na zarządzaniu wydatkami) Z wykorzystaniem pozostałych modułów (administracja, podstawowe, zasoby ludzkie, bank, zarządzanie zapasami) w zakresie niezbędnym do poprawnej i właściwej obsługi procesów biznesowych 2. Procesy biznesowe obsługiwane w Systemie Centrum Gospodarki Własnej udostępnione są użytkownikom za pośrednictwem; a. Enterprise Portal w zakresie procesów globalnych obsługiwanych przez uprawnionych pracowników posiadających uprawnienia do wprowadzania danych w imieniu innych pracowników (między innymi obsługa wniosków i rozliczeń wyjazdów służbowych) b. Aplikacji Microsoft Dynamics AX 2009 w zakresie procesów biznesowych obsługiwanych przez poszczególnych użytkowników 3. Procesy akceptacyjne oparte są na zdefiniowanych przepływach pracy (Workflow) dostępnych z poziomu aplikacji i Enterprise Portal. 4. System powiązany jest interfejsami z następującymi systemami Banku: a. Poprzez szynę ESB (ServiceMix) za pomocą WebService: i. Def Bank Pro 2000 (w zakresie wymiany danych księgowych) (a) Wysyłanie danych księgowych i płatności (b) pobieranie danych księgowych (c) pobieranie statusu przelewu ii. Novell Identity Management (IDM v. 4) współdziałającym z Active Directory (w zakresie zasilania Systemu danymi o hierarchii jak również bieżącej wymianie danych o bezpośrednich przełożonych) Strona 14 z 17

15 b. System HR (wymiana danych za pomocą WebService w zakresie zasilania Systemu danymi o pracownikach) c. System kartowy (wczytywanie plików tekstowych o określonych parametrach, generowanych z systemu kartowego z danymi o transakcjach) d. Hurtownia danych (generowanie z Systemu plików tekstowych o określonych parametrach z danymi księgowymi i słownikowymi) e. Interfejsy plikowe do AX: 5. Użytkownicy: i. Import dekretu do arkusza faktur (wiersze załącznika) pliki excel o określonych parametrach Import rezerw do arkusza finansowego (wiersze załącznika) plik excel o określonych parametrach ii. Import zmiennej pliki.csv o określonych parametrach iii. Import klucza alokacji plik.csv o określonych parametrach a. 43 użytkowników aplikacyjnych nienazwanych (przy realizacji rozwoju wzrost do 61) b. 250 użytkowników portalowych nazwanych (przy realizacji rozwoju wzrost do 1 300) 6. Planowane nowe funkcjonalności realizowane własnymi zasobami Banku a. Rejestr planów zakupowych wraz z procesem zatwierdzenia (workflow) b. Rejestr zamówień zakupowych powiązany z rejestrem planu zakupów z procesem zatwierdzenia (workflow) Szczegóły techniczne 1. Obecne Bank wykorzystuje następujące środowiska aplikacji MS Dynamics AX 2009: a. PROD środowisko produkcyjne Przeznaczenie - wyłącznie produkcyjna praca (bieżąca) użytkowników systemu b. TEST środowisko testowe Przeznaczenie - testy integracyjne modyfikacji testy wzajemnego wpływu modyfikacji i Systemu, testy pojedynczych modyfikacji Dynamics AX, testy integracji modyfikacji lub danych z systemami trzecimi na możliwie najbardziej aktualnych danych. c. PRE dodatkowe środowisko testowe (pre prod) Przeznaczenia - realizacja końcowych testów przed przeniesieniem zmian na PROD. Instancja ta podłączona jest do aktualnej kopii produkcyjnej bazy danych. d. DEV środowisko deweloperskie Przeznaczenie - modyfikacje programistyczne Dynamics AX, Modyfikacje dot. Integracji, wstępne testy samych modyfikacji. 2. Środowisko produkcyjne PROD : a. Platforma Windows 2008 R2 enterprise b. Baza danych SQL 2008 R2 enterprise Strona 15 z 17

16 c. Aplikacja zainstalowana na dwóch serwerach z zainstalowanymi rolami DFS d. Baza danych zainstalowana jest na 2 nodowym klastrze SQL Microsoft 3. Witryny Enterprise Portal środowisk zainstalowane są na SharePoint a. Środowisko produkcyjne korzysta z farmy serwerów wraz z innymi aplikacjami w banku b. Środowiska testowe korzystają z jednego serwera c. Środowisko deweloperskie zainstalowane na serwerze deweloperskim. Istotne postanowienia umowy mogące mieć wpływ na koszt 1. Bank planuje realizację Usług Rozwoju Systemu w formie prawa opcji czyli może zlecić ich wykonanie, ale nie musi. 2. Bank rozważa również rozwój w ramach zasobów własnych banku z przekazaniem Wykonawcy zrealizowanych funkcjonalności tylko w zakresie Usług Wsparcia Technicznego 3. Bank oczekuje, że wszystkie realizowane Usługi Rozwoju Systemu oraz Usługi Dodatkowe będą realizowane poprzez rozbudowę istniejącego Oprogramowania 4. W zakresie wszystkich Usług Bank oczekuje: a. Przeniesienia autorskich praw majątkowych wszystkich zmian i modyfikacji Oprogramowania dedykowanego, wszelkiej Dokumentacji i Raportu, a także kodów źródłowych do Oprogramowania dedykowanego, jak również, w sytuacji, kiedy będzie to konieczne udzielenie licencji lub zapewnienie udzielenia licencji. b. Zapewnienia kompatybilności nowych funkcjonalności jak również wszelkich zmian związanych z naprawą wad z Systemem Centrum Gospodarki Własnej wykorzystywanym przez Bank, a w szczególności z Microsoft Dynamics AX 2009 (lub inną wykorzystywaną przez Bank wersją), na którym oparty jest System. 5. Kompatybilność wskazana w punkcie powyżej rozumiana jest jako: a. spójność z logiką Microsoft Dynamics AX 2009 (lub inną wykorzystywaną przez Bank wersją) b. spójność z istniejącymi zbudowanymi dla potrzeb Banku funkcjonalnościami Systemu, w tym również interfejsów łączących Microsoft Dynamics AX 2009 z innymi aplikacjami lub systemami współpracującymi z CGW wykorzystywanymi w Banku 6. Wszelkie zmiany i modyfikacje realizowane w ramach Usług powinny zapewnić (gwarantować) obsługę procesów już realizowanych, jak również implementowanych w Systemie na poziomie nie gorszym niż obecny (dotychczasowy). 7. Przez cały okres obowiązywania umowy, Wykonawca zobowiązany będzie, na zlecenie, wprowadzać zmiany w Systemie mające zapewnić funkcjonowanie Systemu zgodnie z obowiązującym prawem oraz potrzebami biznesowymi Banku. Zmiany realizowane będą jako Usługi Dodatkowe. Strona 16 z 17

17 8. Bank dopuszcza możliwość korzystania przez Wykonawcę z usług podwykonawców. Zastrzega jednak przy tym, że całą odpowiedzialność za realizację zamówienia ponosić będzie Wykonawca wyłoniony w drodze przetargu publicznego 9. Umowa podlega wszystkim restrykcjom Prawa Zamówień Publicznych 10. Umowa będzie zawarta na prawie polskim. Strona 17 z 17