Poniżej zostały zaprezentowane najważniejsze funkcjonalności Paperless BPM.

Transkrypt

1 Paperless BPM jest głównym modułem platformy Billennium Paperless dedykowanej optymalizacji procesów biznesowych, obiegu dokumentów i zwiększania wydajności firm. Poniżej zostały zaprezentowane najważniejsze funkcjonalności Paperless BPM. Zapraszamy na celem zapoznania się z opisem biznesowym modułu oraz z innymi komponentami platformy. Zarządzenie systemem i procesami biznesowymi Dostęp do systemu za pomocą popularnych przeglądarek internetowych. Przejrzysty, graficzny panel administracyjny w zakresie zarządzania procesami biznesowymi, użytkownikami i relacjami między nimi. System wielopoziomowych uprawnień (użytkownicy, role, uprawnienia, obiekty i procesy). Pełna współpraca z Active Directory/LDAP (również z uwzględnieniem struktury organizacyjnej i uprawnień), MS Office oraz MS Exchange. Możliwość łatwego i szybkiego modelowania procesów biznesowych przez użytkowników biznesowych za pomocą graficznego modelera drag & drop (przy modelowaniu nie są potrzebne zasoby IT). Proces jest modelowany w intuicyjny sposób za pomocą ustandaryzowanych elementów: stany (etapy w jakich może znajdować się sprawa danego procesu), zdarzenia (kroki zmieniające stany), warunki (formuły determinujące kolejne stany procesu na bazie wprowadzonych danych w zdarzeniach poprzedzających). Możliwość równoległego uruchamiania zadań (np. badania przyczyny reklamacji w kilku działach jednocześnie) dzięki funkcji podprocesów. Możliwość szczegółowego parametryzowania procesów w ramach jednego panelu. Zakres parametryzacji: nazwa procesu, stan procesu, termin, w jakim dana sprawa może przebywać w danym stanie, rodzaj powiadomień i alertów, formularz czynności w ramach danego zdarzenia, warunek (w tym m.in rodzaj dekretacji: automatyczna/manualna), podprocesy, aktorzy procesu. Formularze czynności tworzone są poprzez graficzny modeler formularzy umożliwiający ich łatwe przygotowywanie poprzez wstawianie metodą drag & drop poszczególnych rodzajów pól (pola tekstowe, listy rozwijane z możliwością podłączenia słowników zewnętrznych, pola z datą, pola z wartościami domyślnymi, pola z danymi weryfikowanymi/walidowanymi, pola zależne od innych pól, pola wymagane, pola tylko do odczytu, pola niewidoczne dla użytkowników bez uprawnień).

2 Możliwość generowania dynamicznych szablonów dokumentów (łącznie z automatycznym wypełnieniem danymi) lub importu dokumentów z systemów zewnętrznych przy wybranych krokach procesów. Łatwe zarządzanie poszczególnymi wersjami procesów (możliwe jest modelowanie nowej, testowej wersji procesu bez ingerencji w aktualnie działający proces, a następnie jednorazowe przełączenie się na nową wersję). Możliwość importu/eksportu modeli procesów w standardowym formacie XML Process Definition Language. Archiwizacja spraw zamkniętych po określonym czasie. Wielojęzyczność. Możliwość dodana tłumaczeń dla kolejnego języka. Codzienna praca użytkowników Możliwość filtrowania, sortowania, grupowania, stronicowania i eksportu spraw celem ułatwienia pracy użytkownikom poprzez pracę kontekstową. Łatwy i przejrzysty dostęp do kluczowych informacji opisujących daną sprawę tj. numer sprawy, nazwa procesu do jakiej należy sprawa, akcje do wykonania, historia wykonanych czynności w sprawie, galeria załączników (np. skanów dokumentów występujących w sprawie), graficzne przedstawienie, na jakim etapie procesu jest sprawa i jaki będzie następny krok. Możliwość wykonywania akcji na grupie spraw (tzw. obsługa wirtualnych teczek ). Automatyczne otrzymywanie powiadomień o przydzielonych zadaniach (poprzez z linkiem do sprawy, SMS). Możliwość otrzymywania informacji o nowej dokumentacji (np. o oczekującej korespondencji do odbioru oraz terminie jej odbioru). Możliwość niezależnego lub równoległego monitorowania fizycznego ruchu dokumentu papierowego występującego w danym procesie (tzw. tracking dokumentacji papierowej). Możliwość rejestracji dokumentacji przekazywanej do fizycznej archiwizacji z opcją generowania automatycznych zleceń archiwizacyjnych. Wbudowany moduł zastępstw umożliwiający określanie uprawnień osoby zastępującej w zakresie uprawnień osoby zastępowanej (do całości uprawnień lub do wybranych procesów). Możliwość zarządzania zastępstwami ad hoc tj. np. w przypadku nieplanowanej wcześniej absencji. Monitowanie o zbliżających się terminach wykonania zadania i generowanie ponagleń w przypadku opóźnień (możliwość eskalacji powiadomień do przełożonych na podstawie zdefiniowanych warunków).

3 Aplikacja mobilna umożliwiająca uprawnionym użytkownikom: dostęp do spraw (swoich/zespołu) i weryfikację ich statusów oraz pozostałych szczegółów spraw, dostęp do dokumentów, możliwość zarejestrowania, zeskanowania i zadekretowania dokumentu papierowego, możliwość zeskanowania kodu kreskowego dokumentu i weryfikacji statusu sprawy oraz lokalizacji dokumentu, możliwość otrzymywania powiadomień o potrzebie akceptacji dokumentu/danych w zamodelowanym procesie, możliwość otrzymywania powiadomień o zbliżających się terminach wykonania danej czynności w procesie lub terminach przekroczonych, uproszczone raporty, możliwość włączania i wyłączania oraz konfigurowania zastępstw z poziomu urządzenia mobilnego. Interakcja z użytkownikami zewnętrznymi (np. klientami, kontrahentami) Możliwość wysyłania wersji elektronicznej dokumentu do odbiorcy nie będącego użytkownikiem systemu np. poprzez (w tym synchronizacja z pocztą elektroniczną). Możliwość udostępnienia określonej funkcjonalności użytkownikom zewnętrznym (np. klientom) w formie portalu Selfcare i/lub aplikacji mobilnej. Architektura platformy Billennium Paperless Zewn. system 1 API Zewn. system 2 Billennium BPM SQL Server 2005/2008 s WFS API Alerts Jobs WebOCR Policy Timers Reports Sharepoint Custom Interfejs przeglądarkowy (wbudowany) View Interfejs Mobilny Siganture Mailroom Move Safe

4 Zgodność systemowa i certyfikacje Integracja z innymi systemami informatycznymi Platforma Paperless BPM dzięki wbudowanemu protokołowi API może być zintegrowana różnorodnymi z systemami zewnętrznymi (poprzez Webs, procedury bazodanowe, system plików). Dotychczas zintegrowaliśmy się z wieloma systemami dziedzinowymi naszych Klientów czy systemami zewnętrznymi (np. operatorów pocztowych). Poniżej prezentujemy przykładowe rozwiązania i firmy.

5 Wydajność systemu Wbudowany wysokowydajny silnik klasy Workflow umożliwiający zautomatyzowaną obsługę procesów w ramach określonych parametrów procesowych. Statystyki wszystkich czynności realizowanych w ramach platformy. Wewnętrzna diagnostyka systemu. Możliwość pracy dowolnej liczby użytkowników. Bezpieczeństwo Logowanie do systemu za pomocą loginu i hasła z możliwością określenia standardu hasła (np. miminalna liczba znaków, występowanie określonych znaków itp.). Możliwość wymuszania zmiany hasła po określonym czasie od ustanowienia dotychczasowego. Możliwość walidacji tożsamości w wybranych procesach (poprzez karty kodów, certyfikaty, odręczny podpis elektroniczny Paperless Signature - moduły opcjonalne). Szyfrowanie przesyłanych danych pomiędzy komponentami platformy. Logowanie wszystkich operacji wykonywanych w systemie (m.in o: wykonaniu kroku na sprawie, logowaniu do aplikacji, próbie pobrania załącznika, edycji danych, próba wejścia do obszaru do którego użytkownik nie ma uprawnień). Dodatkowe możliwości optymalizacyjne Wsparcie Pełna kompatybilność z opcjonalnymi modułami optymalizacyjnymi tj. Paperless Mailroom wsparcie obsługi kancelaryjnej, Paperless Safe elektroniczne repozytorium dokumentów, Paperless View moduł raportowy wraz z kokpitami menedżerskimi, Paperless Move moduł wsparcia mobilnej obsługi klienta, Paperless Signature moduł odręcznego podpisu elektronicznego. Wsparcie organizacji zapewniane jest w ramach I-III linii wsparcia tj. od codziennego wsparcia administracji systemem, przez bieżące potrzeby użytkowników (np. obsługa wybranych funkcjonalności) po modyfikacje systemowe (np. dodanie nowej funkcjonalności). Okno serwisowe (dni oraz godziny wsparcia) oraz czasy rozwiązywania ewentaulnych błędów ustalane są indywidualnie w ramach konkrentego projektu. Zakres usługi Wsparcie oferowanej przez Billennium przedstawiony jest w oddzielnym materiale. Paperless info@paperless.pl T: Billennium Sp. z o.o. Ul. Tagore Warszawa Poland